Il budget form per i progetti di Cooperazione del Programma Cultura : guida alla compilazione Strand

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1 Il budget form per i progetti di Cooperazione del Programma Cultura : guida alla compilazione Strand Roma 2011 MIBAC Segretariato Generale Servizio I Cultural Contact Point CCP ITALY

2 Ministero per i Beni e le Attività Culturali Segretariato Generale Direttore Servizio I Gianni Bonazzi Cultural Contact Point, CCP Italy Project Manager Leila Nista Testi di Marzia Santone Progetto grafico Giulia Quintiliani for Quintilia Edizioni Contatti Cultural Contact Point, CCP Italy Ministero per i Beni e le Attività Culturali Via del Collegio Romano, Roma antennaculturale@beniculturali.it Finito di stampare a Roma nel mese di marzo

3 INDICE INTRODUZIONE 1. PRIMAP DELLA COMPILAZIONE: INFORMAZIONI DI BASE 2. COSTIC OSTI AMMISSIBILI E NON AMMISSIBILI SECONDO IL REGOLAMENTO CE 3. IL BUDGET 3. I BUDGET FORM PER PROGRAMMA CULTURA. PER IL 4. ALCUNIA SUGGERIMENTI E LINK UTILI BIBLIOGRAFIA INDIRIZZI E CONTATTI UTILI PAG.. 4 PAG.. 6 PAG.. 8 PAG.. 12 PAG.. 25 PAG.. 29 PAG

4 INTRODUZIONE As might be expected, projects with well-formulated, clear objectives and strategies tend to perform better than projects with no or poorly formulated objectives and strategies. European Commission-EuropeAid, 2002, Annual Report Le ultime modifiche relative al Programma Cultura hanno interessato anche il settore del budget-based financing, relativamente ai progetti di Cooperazione (azione ). Tali modifiche si traducono sia nella formulazione di un nuovo modello per il budget (più analitico ed intuitivo rispetto a quello precedente), sia nella ridefinizione di alcuni aspetti amministrativi (subappalti, contributi in natura). La presente guida è stata pensata per un pubblico poco esperto e, dunque, rappresenta uno strumento di supporto alle Instruction for Applicants 2 e alla Programme Guide 3. Risulta evidente, da una constatazione empirica, che molti utenti ancora incontrino delle difficoltà nella compilazione del form in questione, spesso a causa dell'opacità referenziale di alcuni termini tecnici. È bene precisare che sono state prese in considerazione soltanto le norme procedurali per la compilazione, tralasciando eventuali eccezioni, che verranno esaminate in un secondo momento. 1. Maggio strand11/instructions_for_applicants_2010_1_1v3.pdf 3. strand11/instructions_for_applicants_2010_1_1v3.pdf

5 La prima parte è pensata come un'introduzione necessaria alla definizione concettuale del budget e alla classificazione dei costi da un punto di vista olistico. La seconda parte, invece, precisa la semantica del nuovo modello di budget per i progetti di cooperazione culturale, suggerendo, inoltre, gli step fondamentali per la compilazione. 5

6 1. PRIMAP RIMA DELLA COMPILAZIONE: INFORMAZIO- NI DI BASE 1.1 Budget: una definizione necessaria. Un progetto, da un punto di vista finanziario, può essere descritto come una o più serie di attività finalizzate, organicamente, al raggiungimento di un obiettivo e verificabile in un tempo determinato e con risorse (finanziarie) definite. Il budget descrive sinteticamente e integralmente l'insieme dei flussi economici e finanziari, in entrata e in uscita, che interessano un progetto. 4 Per definizione, il totale dei flussi finanziari che interessano un progetto è equivalente al totale dei flussi economici. Ergo, il saldo di un progetto è uguale a zero. Il budget, tuttavia, pur essendo uno strumento sintetico, ha anche una valenza comunicativa, dal momento che prevede dei codici semantici: le linee di budget. Queste ultime sono il modo in cui si descrive un progetto tramite l'aggregazione in macrocategorie delle microunità di spesa. 5 Osservazioni empiriche 6 hanno dimostrato che, spesso, gli operatori culturali tendono a considerare il budget come la chiosa di un pro E. Merlini-L. Maesano, The Financial Services toward Projects, CISP 5. Ibidem 6. Heph desk, incontri one to one, info-days

7 getto. Invece, è necessario ragionare in termini finanziari sia nella fase di "identificazione" che nella fase di "formulazione" del ciclo del progetto. Come precisa Massimo Rossi, un progetto è un esercizio di "modestia": Progettare dovrebbe essere, in primo luogo, un esercizio di modestia o, meglio, di mitezza l'insieme degli attori tenta spesso di far convergere i propri interessi su una concezione non realistica, "gonfiata". 7 La capacità previsionale dell' allocazione e della quantificazione delle risorse deve essere tenuta in conto sin dall'inizio della scrittura di un progetto, sia per sviluppare le attività coerentemente con i costi eleggibili (calcolo dell'investimento, analisi costi-benefici), sia per la valutazione della sostenibilità dei risultati e dell'obiettivo. 8 Nei paragrafi successivi verranno descritte le linee guida per la compilazione del nuovo form del budget per il Programma Cultura , relativamente agli strand e (Cooperazione pluriennale, Cooperazione annuale e Cooperazione con i Paesi Terzi) 9. Prima di descrivere le regole per la compilazione, è tuttavia necessario fare una precisazione sulla natura dei costi. 7. M.Rossi, Teoria e pratica della progettazione allo sviluppo, dispense 2006 (rappresentano una versione aggiornata del volume M. Rossi, I progetti di sviluppo-metodologie ed esperienze di progettazione partecipativa per obiettivi, Franco Angeli, Milano Rimandiamo eventuali implicazioni che possono derivare dal paragrafo in questione a successive pubblicazioni 9. La call dello strand per il 2011 prevede come paese terzo esclusivamente il Messico. 7

8 2. COSTIC OSTI AMMISSIBILI E NON REGOLAMENTO CE SECONDO IL REGOLAMENTO AMMISSIBILI Perché siano eleggibili i costi devono rispettare le seguenti condizioni: Essere relativi allo scopo del progetto Essere inclusi nell'allegato dedicato al budget del contratto Essere necessari per lo svolgimento del progetto Essere generati durante il periodo del progetto Essere ragionevoli, giustificabili, coerenti, con le politiche dei costi del partecipante Essere identificabili, verificabili secondo i principi della registrazione contabile Essere sostenuti dal partecipante e registrati nei suoi libri contabili Escludere ogni margine di profitto Essere giustificabili attraverso appropriate pezze giustificative. Alcuni chiarimenti sui costi eleggibili risultano d'obbligo, anche perché possono essere utili in fase di rendicontazione. Ci sono tre regole fondamentali 10 a cui devo Implicite nei punti sopra elencati

9 no rispondere i costi per essere eleggibili: Attualità: i costi devono essere attuali (reali), ossia corrispondere a quelli registrati nelle scritture contabili e nei documenti fiscali, identificabili e controllabili. Tale regola impone che si evitino valutazioni fittizie dei costi (alcune tipologie di contributi in natura, valutazioni soggettive, costi di opportunità o costi determinati da ricevute interne). Economicità: i costi delle risorse per un'attività, tenuto conto della qualità appropriata, devono essere ridotti al minimo. Effettività: precisa la correlazione tra i costi del progetto e i risultati. I costi non ammissibili sono i seguenti: Contributi in natura "Ritorni sul capitale impiegato", inclusi dividendi e altre distribuzioni di profitti Interesse per perdite e possibili future perdite Interessi attivi Interessi passivi Risorse messe a disposizione del partecipante a titolo gratuito Spese non necessarie e irragionevoli L'IVA, a meno che il partecipante non sia in grado di dimostrare, attraverso un documento ufficiale del Fisco, di non essere in grado di recuperarla Nessun costo relativo ad altro progetto o finanziato da altri. 9

10 2.1 Costi ammissibili diretti e indiretti I costi, a loro volta, si dividono in costi diretti e indiretti. I costi diretti rientrano tra i costi direttamente conducibili alle attività del progetto. I costi indiretti 11 (overheads), invece, sono costi per la "struttura", per i quali non è possibile individuare un rapporto diretto con le attività del progetto e vengono solitamente calcolati in maniera forfettaria i costi indiretti non sono ammissibili se il beneficiario o, se del caso, i coorganizzatori ricevono già una sovvenzione comunitaria di funzionamento.

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12 3. ILI BUDGET CULTURA. FORM PER IL PROGRAMMA Dopo aver descritto brevemente le regole generali per la determinazione dei costi, entriamo nella semantica del nuovo modello del budget. Il budget form si presenta diviso in tre fogli excel: 1) detailed budget by activity and by partner (expenditure 12 ); 2) estimated budget (expenditure and income); 3) summary per l'eacea. Il primo foglio excel ha una natura analitica e comprende i costi (expenditure) del progetto. Il secondo, invece, comprende sia le expenditure (spese) che l'income (risorse) e fornisce un quadro completo della dimensione finanziaria del progetto. 13 Bisogna tenere presente che il cofinanziamento UE è calcolato solo sulla base dei costi eleggibili (è pari al 50% dei costi ammissibili 14 ). 3.1.EXPENDITURE Per quanto riguarda i costi ammissibili è necessario rispettare precisi massimali di spesa per le categorie riportate in basso nella tabella Contiene formule automatiche che ritrascrivono i totali nel secondo foglio excel. 13. I progetti devono essere no-profit. 14. Strand 1.1, 1.2.1,

13 Il superamento delle percentuali appena elencate, di conseguenza, modifica la natura dei costi sopra elencati, che vengono, così, classificati come ineleggibili Per lo staff bisogna indicare il numero delle persone che lavorano per il progetto, ossia lo staff impiegato dal coordinatore e dal coorganizzatore per implementare il progetto, fornendo la job description e i time sheets. 16. Per lo strand 1.1. i costi indiretti non devono superare i EUR sull'intera durata del progetto. 17. I costi sostenuti da uno o più partner del paese terzo selezionato non sono ammissibili, a meno che non siano stati direttamente versati o rimborsati dal coordinatore e/o dai coorganizzatori. 18. I costi ineleggibili servono a fotografare l'intera dimensione finanziaria del progetto, dal momento che evidenziano le "risorse proprie", necessarie all'implementazione del progetto stesso. 13

14 I capitoli di spesa ammissibili, invece, sono riportati nel primo foglio excel (colonne gialle). Nella tabella sottostante sono elencati i suddetti capitoli con le rispettive voci di spesa. 14 È consigliabile consultare questa tabella o il budget form a partire dalla fase di "identificazione" del ciclo del progetto, in modo da avere un quadro generale dei costi ammissibili per il progetto che si vuole presentare.

15 3.2 INCOME (risorse) Il secondo foglio excel comprende anche la parte relativa alle risorse del progetto e, dunque: Co-finanziamento europeo: non può superare il 50% del total eligible budget Risorse generate dal progetto 19 Risorse Proprie (self-financing) Risorse "in natura" per coprire le spese non ammissibili 3.3 Intermezzo: subappalti e contributi in natura Subappalto (subcontracting): qualsiasi servizio fornito all'organizzatore o al coorganizzatore da una persona legale/naturale che ha uno status legale separato dai primi due. Più semplicemente: <<ogni spesa relazionata ad una attività del progetto non effettuata da uno dei coorganizzatori>>. 20 Di conseguenza, non sono considerati subappalti: gli artisti, gli speakers (capitolo 1); le spese degli enti pubblici; travel & subsistence costs; Competenze specifiche collegate al coordinamento (risorse umane, legali, contabilità..) La spesa di un partner associato può essere considerata subappalto; 19. È bene ricordare che i progetti devono avere una natura no-profit. 20. S. Verdiani, Azione Cooperazione pluriennale e cooperazione con i paesi terzi, Infoday Programma Cultura , Roma-10 Settembre

16 L'affidamento a terzi del management del Progetto, così come l'implementazione, il coordinamento e il monitoraggio, non sono costi eleggibili. Non possono mai risultare come subappalto. Nel caso in cui, per una determinata natura del progetto, fosse necessario subappaltare il management, questo verrà considerato come costo ineleggibile. Subappalto > euro: è necessaria una gara di appalto con un minimo di 5 offerte. Ricordatevi di conservare i documenti della gara e di includerli nel final report! Contributo in natura (contribution in kind): qualsiasi contributo di terzi il cui costo non è registrato nella contabilità. I contributi in natura non devono essere distribuiti tra i capitoli dell'estimated budget, ma solo tra le attività e i beneficiari. Esempi: - La messa a disposizione di locali propri - Volontariato - Donazioni di materiali CONTRIBUTO IN NATURA: NON GENERA UNA TRANSAZIONE FINANZIARIA 16

17 3.4 Come compilare il budget form - Utilizzando il work programme (parte F dell'e-form), inserire il nome delle attività nelle apposite colonne: - Allo stesso modo inserire i nomi delle organizzazioni che formano il partenariato, utilizzando lo stesso ordine della parte A dell' e- form: 17

18 Il work programme, tuttavia, pur contemplando le fasi principali del progetto, non consente di fotografare interamente il progetto stesso. Un utile metodo potrebbe essere quello della scomposizione (breackdown) delle attività, dal momento che consente di identificare: i tempi necessari allo svolgimento delle attività; le relazioni di dipendenza delle attività; i prodotti di ciascuna attività; le risorse necessarie a ciascuna attività. Ex. RISULTATO A RISULTATO B RISULTATO C Attività A.2 Attività B.1 Attività C.1 Attività A.2 Attività B.2 Attività C.2 - La prima colonna si riferisce al contenuto del budget e comprende tutti i capitoli di spesa e le voci ad essi correlate (alcune di queste sono indicate nella tabella 2). Dunque, dopo aver selezionato il capitolo di spesa ad hoc, bisogna descrivere la natura delle spese nella seconda colonna, come in basso. É consigliabile essere molto dettagliati nella descrizione della natura delle spese, in modo che il budget risulti il più possibile "accountable". 18

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20 Dove trovo le voci di spesa? Nella colonna relativa al contenuto del budget: per ogni capitolo del budget ci sono delle sub categorie. Basta scorrere il menù a tendina (fate riferimento alla tabella 2 che descrive i capitoli del budget ed alcune categorie). 20

21 - Dividere i costi tra le attività (colonne blu): - Dividere gli stessi costi tra i beneficiari: Se i totali non coincidono vengono segnalati in rosso! - Se c'è un subappalto, segnalarlo nell'apposita colonna (N10) con l'importo relativo; se il subappalto concerne la coordinazione del progetto, inserire ugualmente l'importo nella colonna N10; 21

22 - Indicare i contributi in natura; Contributi in natura e subappalti non devono essere divisi tra i capitoli del budget! Attenzione a non duplicare le spese! - Inserire i costi relativi al paese terzo nelle apposite colonne verdi (eventualmente); - Dividere i costi tra i capitoli del budget (colonne gialle); - Trasferimento automatico dei costi dal detailed budget by activity al total estimated budget 21 : Si passa, dunque, al secondo foglio excel.

23 - Compilare il total estimated budget by activity, riempendo solo le celle verdi: 1A: eligible costs; 1B: non eligible costs. - Completare la parte relativa all'income. Le cifre indicate nella parte 3 dell'income (self-financing) devono corrispondere a quelle indicate nel mandate e nella parte E dell' e-form. 23

24 24 Se il budget non è bilanciato le percentuali appaiono in rosso.

25 4. ALCUNIA LCUNI SUGGERIMENTI E LINK UTILI Per quanto riguarda i viaggi è necessario rispettare i seguenti massimali. I taxi non sono costi eleggibili, dal momento che sono già inclusi nei travel & subsistence costs. Passiamo, adesso, ad un suggerimento pratico. Spesso, si incontrano diverse difficoltà nella compilazione del budget, a causa della mancanza di una metodologia chiara. Come precisato in queste pagine, per la compilazione del budget è necessario utilizzare come primo documento il work programme (parte F e-form). Un utile suggerimento, sia per dare ordine alle fasi di un progetto, sia per compilare il budget, consiste nell'utilizzare la tecnica dei work packages. 22 I work packages esprimono lo svolgimento logico di un progetto e si dividono, a loro volta, in tasks 23, ossia attività sufficientemente semplici da essere comprensibili all'esterno e gestibili in termini di risorse umane e materiali. È evidente che la natura analitica dei WP 22. Tecnica molto utilizzata nel VII FP. 23. Spesso anche in sub-tasks. Ogni task dovrebbe produrre un deliverable. Ci sono WP "rigidi", quali il management, comunication e dissemination (il management copre tutta la durata del progetto). I deliverables, invece, costituiscono l'evidenza concreta e misurabile dell'avanzamento dei lavori (esempi di deliverable possono essere la stesura di report, la pubblicazione di un articolo, paper). 25

26 risulta funzionale alla stesura di un budget coerente e verificabile. 24 Di seguito proponiamo un esempio di scomposizione in work packages per quanto riguarda il management. WP1: Project Management Partiamo dal cronogramma, precisando le micro attività (tasks): Individuiamo i deliverables: Ci proponiamo di approfondire questo discorso in un'altra pubblicazione, legata, magari, alla progettazione per il Programma Cultura. É un tema molto delicato, dal momento che la progettazione per il Programma Cultura non è esplicita e non si traduce in tecniche precise per la stesura dei progetti. L'unico documento che disegna l'iter progettuale è l'e-form.

27 Per motivi di sinteticità non riportiamo le fasi successive (illustrate nello schema in basso). Ci teniamo a precisare che questo tipo di scomposizione non è esplicitamente richiesta dal Programma Cultura Tuttavia, è utile per dimostrare che una metodologia analitica in fase di progettazione esecutiva, consente di individuare più facilmente le risorse finanziarie. In sintesi 27

28 Last but not least, inseriamo una tabella riassuntiva per i Progetti di Cooperazione. Budget form 1.1: Budget form 1.2.1: Budget form 1.3.5: 28

29 BIBLIOGRAFIA EACEA, Guida al Programma Cultura , Maggio 2010 EACEA, Instructions for Applicants, strand 1.3.5, eligible country Mexico /documents/135_third_countries/135_gui delines_en.pdf EACEA, Instructions for Applicants, strand /call_strand_11_2010_en.php EACEA, Instructions for Applicants, strand /call_strand_121_2010_en.php European Commission, External Cooperation Programmes, Project Cycle Management Guidelines, 2004: publications/publications/manualstools/t101_en.htm E. Merlini-L. Maesano, The Financial Services toward Projects, CISP M. Rossi, I progetti di sviluppo-metodologie ed esperienze di progettazione partecipativa per obiettivi, Franco Angeli, Milano

30 INDIRIZZI E CONTATTI UTILI - Antenna Culturale Europea, Cultural Contact Point, CCP Italy Ministero per i Beni e le Attività Culturali - Segretariato Generale antennaculturale@beniculturali.it Phone Help Desk: , lunedì ore e mercoledì ore Fax EACEA, Education, Audiovisual & Culture Executive Agency Culture Programme ( ) Avenue du Bourget 1 (BOUR 04/02) B Brussels Belgium Fax: Alcuni contenuti della pubblicazione potrebbero essere soggetti a variazioni, riservate alla Commissione Europea, ed applicate alla versione ufficiale della Guida al Programma Il presente progetto è finanziato con il sostegno della Commissione Europea. L'autore è il solo responsabile di questa pubblicazione e la Commissione declina ogni responsabilità sull'uso che potrà essere fatto delle informazioni in essa contenute.