GUIDA UTENTE ULTIMA REVISIONE : 14/11/2008 VERSIONE SOFTWARE 1.23

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1 GUIDA UTENTE ULTIMA REVISIONE : 14/11/2008 VERSIONE SOFTWARE

2 INDICE INFORMAZIONI GENERICHE... 3 SERVER FARM... 4 CARATTERISTICHE SERVER FARM... 4 SICUREZZA... 5 FUNZIONAMENTO... 6 PRIMO AVVIO... 7 BACKUP IMPOSTAZIONE CONFIGURAZIONI... 8 ICONA TRAY BAR... 9 WIZARD DI PROGRAMMAZIONE RIPRISTINO WIZARD DI RIPRISTINO LOG PERSONALIZZA FAQ

3 INFORMAZIONI GENERICHE Per un professionista tutelare e proteggere i dati della sua attività è di fondamentale importanza. I dati rappresentano un vero e proprio Patrimonio e la loro perdita comporta incredibile perdite di tempo e denaro. La Legge sulla Privacy attualmente in vigore impone di eseguire copie di sicurezza dei dati e di custodirli in luoghi sicuri e diversi. La maggior parte delle volte, quando i dati si rovinano, non è possibie recuperarli perchè non si ha un backup aggiornato: questo avviene per dimenticanza, per guasto del dispositivo esterno su cui sono stati copiati i dati o più comunemente perchè non si è trovato il tempo di fare il backup. Da qui è nata l esigenza di studiare una soluzione automatica che garantisse la sicurezza dei dati degli utenti di OrisDent 9001 e OrisLab X3. Oris Remote Backup è un servizio che consente di avere in modo assolutamente automatico ogni giorno una copia di sicurezza dei dati del proprio software gestionale custoditi in modo assolutamente sicuro in due distinte server farm. 3

4 SERVER FARM (letteralmente Fattoria di Server) è un termine inglese utilizzato in informatica per indicare una serie di server collocati in un ambiente unico in modo da poterne centralizzare la gestione, la manutenzione e la sicurezza. Spesso, all'interno delle server farm, vengono costituiti dei sistemi cluster per gestire in maniera migliore carichi di lavoro pesanti o critici (server , web, database, rendering...). Le server farm sono realizzate in ambienti climatizzati, protetti da accessi non autorizzati e sviluppati in colonne di Rack destinati a singoli clienti. Non è raro, infatti, trovare server farm composte da centinaia, se non da migliaia di server. La realizzazione di una server farm permette di distribuire i costi di costruzione e gestione di una struttura sicura e di abbattere i costi per la connettività. Quando le server farm vengono realizzate con l'esplicito obiettivo di affittarne lo spazio, si parla di Data Center CARATTERISTICHE SERVER FARM Locali : Protezione dati : Garanzie ambientali : Prestazioni garantite : Housing presso data center Tramite apparecchiature di rete (firewall) Tramite software di antintrusione Tramite software antivirus Protezione elettrica da UPS e gruppo elettrogeno Sistema antincendi Ambienti climatizzati Protezione fulmini (gabbie di Faraday), filtri antipolvere e antipolline Sorveglianza dei sistemi 24 h x 365 gg Linea dati in fibra ottica 10/100 Mbit Backup della linea in caso di guasti Backup gestito dal fornitore su Storage dedicato 4

5 SICUREZZA E sempre Oris Remote Backup che chiama il server, mai il contrario Il cliente non deve configurare i propri apparati di rete qualora fossero presenti Possibilità di definire all interno di Oris Remote backup, qualora fosse presente, un proxy in uscita verso Internet Codice di criptazione (sicurezza) per ogni configurazione, scelta e conosciuta solamente dal cliente Utilizzo dello standard di criptazione utilizzato in ambito bancario Algoritmi di crittografia a 128 bit (AES128) Password con lunghezza minima di 8 caratteri alfanumerici in modalità case sensitive 5

6 FUNZIONAMENTO Numero 1 backup giornaliero con una rotazione massima di 7 giorni Numero 2 backup mensili considerati dal giorno di attivazione del servizio da parte del Cliente Il Cliente avrà quindi la possibilità di ripristinare fino ad un massimo di 7 giorni o 2 mesi precedenti. Scelta automatica dei file da salvare dati e immagini Possibilità da parte del Cliente di modificare solamente l ora dei salvataggi (giornaliero) Ripristino dei dati salvati con la stessa metodologia Comunicazioni al Cliente tramite invio mail dell esito dei backup, delle dimensioni dei data base e relativi allert 6

7 PRIMO AVVIO MASCHERA DI CONFIGURAZIONE UTENTE In questa schermata si deve inserire l username e la password assegnate da ORISLINE (servizi web). La stessa utenza, in relazione a partita iva e licenza prodotto, servirà per validare la licenza del servizio di backup. L username e il codice identificativo univoco per i backup. L' dovrà essere valida e funzionante in quanto viene utilizzata per notificare le operazioni di backup. L SMTP e impostato staticamente in modo da facilitare la configurazione (non è modificabile) Dopo aver configurato l'utenza e' possibile procedere alla selezione delle configurazioni da includere nel backup. 7

8 BACKUP IMPOSTAZIONE CONFIGURAZIONI MASCHERA BACKUP (PROGRAMMAZIONE CONFIGURAZIONI) Dopo aver configurato l utenza la maschera che si presentaterà al successivo avvio dell applicazione e la maschera di BACKUP. E importate verificare che entrambi i servizi siano attivi PRIMA DI PROCEDERE CON LA SELEZIONE DELLE CONFIGURAZIONI DA INCLUDERE NEL BACKUP.. SERVIZIO WEB, indica la connettività web con il web services. Se il software non riesce a connettersi (led rosso) c e un problema di linea internet.. SERVIZIO LOCALE (Windows), indica l attivita del servizio che si occupa di effettuare il BACKUP dei dati. Se risulta non avviato (led rosso) premere su riavvia per attivarlo.. UTENZA SERVIZIO WEB : indica l utenza attualmente impostata e l che riceverà le notifiche dei backup.. PROGRAMMAZIONE BACKUP : elenco delle configurazioni che verranno salvate dalla procedura (da aggiungere tramite il "wizard di programmazione"). SPAZIO TOTALE UTILIZZATO: indica la quantità di spazio occupato dai dati, suddiviso per software e paragonato alla dimensione massima acquistata con la licenza. L utente viene avvisato anche quando sta per raggiungere la dimensione massima (se utilizza piu dell 80% (default) dello spazio disponibile). Quando entrambi i servizi sono avviati (in una situazione normale si attivano da soli) e possibile proseguire con la prima configurazione. Bisogna selezionare le configurazioni (Orisdent o Orislab) da includere nella procedura di backup. Per fare questo avviare il WIZARD DI PROGRAMMAZIONE 8

9 ICONA TRAY BAR Nella TrayBar (le icone in basso a destra) viene visualizzata l'icona di stato. Facendoci doppio click sopra con il tasto sinistro del mouse e' possibilie visualizzare o nascondere il pannello. Cliccando con il tasto destro si accede al menu: RIAVVIA SERVIZIO BACKUP : riavvia sia il servizio locale che quello web. INTERROMPI SERVIZIO : blocca il servizio di backup VISUALIZZA/NASCONDI PANNELLO : rende visibile l'applicazione o la nasconde USCITA : esce dall'applicazione. Gli stati in cui può apparire sono i seguenti: ICONA VERDE Sia il servizio WEB che il sevizio LOCALE sono correttamente avviati. Uno dei due servizi non e' attivo ICONA GIALLA ENTRAMBI i servizi non sono attivi ICONA ROSSA 9

10 WIZARD DI PROGRAMMAZIONE MASCHERA WIZARD DI PROGRAMMAZIONE Il wizard di programmazione permette di aggiungere le configurazioni Orisdent o Orislab alla procedura di salvataggio remoto. I passi da seguire sono: Selezione configurazione da aggiungere Inserimento dati licenza La licenza e la partita iva vengono presentate automaticamente in relazione al software selezionato. Tramite il servizio di autenticazione (insieme all username e la password impostate in precedenza) viene validata la licenza. Se l utente risulta correttamente registrato e ha i permessi di utilizzare il software viene visualizzata la conferma di inclusione della configurazione nel salvataggio remoto,in caso contrario la procedura non può andare a buon fine e viene visualizzato l avviso e la motivazione di blocco. Utente riconosciuto e licenza valida Utente sconosciuto Il CODICE DI SICUREZZA (o chiave di criptazione) e una parola (minimo 8 caratteri alfanumerici, almeno una lettera e almeno un numero) impostata e conosciuta SOLO DAL CLIENTE. 10

11 Viene associata a ogni singola CONFIGURAZIONE (puo essere definita, a discrezione dell utente, uguale per tutte le configurazioni) e non puo essere modificata. Al primo inserimento viene mostrata una pagina, che e possibile stampare/esportare per CONSERVARLA IN LUOGO SICURO, in cui viene visualizzato in chiaro il codice di sicurezza immesso per la configurazione. Questo codice viene utilizzato per decriptare i dati. SOLO il cliente la deve conoscere. Gli verrà richiesta per ELIMINARE una configurazione dalla programmazione, per effettuare il RESTORE della configurazione e per REincludere una configurazione che era stata eliminata precedentemente. ATTENZIONE : Il codice di sicurezza rimane legato alla configurazione, lo smarrimento di questa chiave equivale a perdere TUTTI i backup effettuati. 11

12 AGGIUNTA CONFIGURAZIONE CON PERCORSI DI RETE Se il sistema individua una configurazione con percorsi di rete (es : \\nomepc\cartella) in fase di aggiunta vengono visualizzate le maschere di gestione remota: Verificare che il nome del pc remoto corrisponda a quello della configurazione selezionata e premere ok Inserire un utenza con i permessi di amministratore del pc remoto e premere TEST CONNETTIVITA se il risultato in VERIFICA OPERAZIONI e test superato si può procedere con la prossima schermata, in caso contrario verificare l utenza. Premere il pulsante CREA UTANZA ORISLAB per generare un utenza sul pc remoto e in locale. La stessa utenza sarà assegnata al servizio Oris Remote Backup. Le utenze sono state create e il servizio aggiornato con la nuova utenza. A operazioni completate premere su CHIUDI per proseguire 12

13 La Configurazione e stata aggiunta, premere su USCITA per tornare alla schermata BACKUP Anche per poter togliere una configurazione dal backup viene richiesto il codice di sicurezza. Al PRIMO AVVIO, dopo l aggiunta di una configurazione, viene richiesto se inserire una seconda configurazione o avviare il primo backup. Selezionando NO si fa rimanere in attesa la procedura di backup evitando di avviare il backup giornaliero e mensile di una sola configurazione, è possibile aggiungere ulteriori configurazioni ripetendo i passi precedenti. Selezionando "SI" il primo backup viene avviato e viene impostata la data di backup (giornaliero e mensile) all'orario attuale. (e' possibile modificare l'orario di backup giornaliero tramite la schermata "Personalizza") Una volta effettuata la PRIMA CONFIGURAZIONE il servizio e' avviato e procederà a effettuare i backup in background senza ulteriori interventi dell'utente. L'applicazione da questo momento servirà per monitorare i backup effettuati, per ripristinare i dati e per verificare lo stato dei servizi. E' possibile rimuovere o aggiungere configurazioni programmate. Non e' necessario aprire il programma "Oris Remote Backup" per effettuare i backup. VERIFICA MAC ADDRESS All aggiunta di una configurazione viene salvato in remoto il MAC address della macchina. Questo viene legato al SOFTWARE in modo tale da poter effettuare backup SOLO da un pc evitando possibili incongruenze di dati. L utente puo comunque modificare il pc associato eliminando le configurazioni programmate da un pc e aggiungendole a un altro. All aggiunta di una configurazione viene legato il software selezionato con il mac address della macchina attuale bloccando i backup da quella precedente. 13

14 MASCHERA RIPRISTINO RIPRISTINO Questa maschera visualizza tutti i backup effettuati e il loro esito (la visualizzazione e limitata tramite configurazione dinamica a 50 righe). Vengono specificati i seguenti elementi: TIPO: indica il backup giornaliero o mensile DATA BACKUP : data di esecuzione backup PROGRAMMA : software interessato al backup VERSIONE : versione software salvata, al ripristino viene controllata e si viene allertati se la versione correntemente installata e differente da quella che si sta ripristinando. ESITO : stato del backup, BACKUP ESEGUITO, IN CORSO, FALLITO NOTE : in caso di backup fallito viene indicata in questo campo la motivazione per errori di licenza (scaduta, non valida) o di dimensioni massime superate. DISPONIBILITA RESTORE Questo campo indica lo stato di disponibilità del servizio, se un backup giornaliero e in esecuzione verrà visualizzato backup giornaliero in corso. Nella stessa finestra, in caso straordinario, vengono visualizzati anche i messaggi di "manutenzione" Al tentativo di effettuare un ripristino verrà visualizzato il messaggio : ì 14

15 Al tentativo di effettuare un backup il servizio si metterà in attesa (indicandolo nel log) aspettando che venga sbloccato a restore disponibile. 15

16 WIZARD DI RIPRISTINO MASCHERA WIZARD DI RIPRISTINO Viene utilizzato per scaricare dal server remoto un backup e sovrascrivere i dati installati attualmente. Selezione programma/configurazione. Vengono visualizzati SOLO i programmi/configurazioni di cui e stato fatto un backup valido. Viene richiesto il codice di sicurezza relativo alla configurazione selezionata Selezione del backup, vengono mostrati massimo 7 backup giornalieri e 2 mensili. Selezione elementi (di default vengono selezionati archivi e storico ) 16

17 Dettaglio ripristino che si sta per effettuare. Ulteriore conferma di ripristino DOWNLOAD dei dati nella cartella temporanea (di default c:\orisrestore), decriptazione e decompressione degli stessi. In questa cartella e possibile verificare quali sono i dati che il ripristino porterà nella configurazione selezionata successivamente. Termine della procedura di download dati. SELEZIONE DELLA CONFIGURAZIONE DI DESTINAZIONE. Ciccando su ripristina i dati vengono copiati nella cartella del programma. Viene fatta una copia dei database precedenti (rinominandoli in nomefile.mdbold) Prima della copia si verifica la versione del software notificando eventuali incongruenze. 17

18 Ulteriore conferma e fine della procedura di ripristino. 18

19 MASCHERA LOG LOG In questa maschera viene visualizzato in formato testuale tutta l attivita del servizio, nell immagine seguente si possono vedere indicazioni di backup eseguito correttamente, dimensione massima superata e MAC address errato. INVIA LOG: invia il log attuale (non quello storicizzato) all assistenza SVUOTA LOG: storicizza log copiando il file txt nella cartella c:\orisback\logstorico e crea un nuovo file c:\orisback\logrestore.txt vuoto. NOTIFICHE Le che il servizio manda sono:. Notifica backup giornaliero e mensile (solo a utente se e andato a buon fine e anche all assistenza se e andato in errore). Cambio ora backup giornaliero e notifica all'assistenza del cambio username.. Eliminazione configurazione programmata. Invio log utente 19

20 PERSONALIZZA MASCHERA PERSONALIZZA Per accedere a questa maschera bisogna inserire l utenza orisline. PROSSIMA ESECUZIONE BACKUP : Indica la schedulazione dei backup, tramite il tasto MODIFICA e possibile cambiare l orario del backup giornaliero (con notifica via mail all'utente). Durante il PRIMO backup viene impostato l orario attuale sia per il backup giornaliero che per quello mensile. UTENZA : visualizza l utenza correntemente utilizzata, tramite MODIFICA e possibile cambiarla (viene inviata una mail all'assistenza per notificare il cambiamento). ATTENZIONE... MODIFICARE L'UTENZA SOLO SU RICHIESTA DELL'ASSISTENZA Non è possibile cambiare il valore dell SMTP in quanto viene assegnato statico per garantire il corretto invio delle . INFORMAZIONI MACCHINA : indica il MAC ADDRESS corrente, viene associato al software (Orisdent o Orislab) al momento del aggiunta di una configurazione programmata. IMPOSTAZIONI PERCORSI APPLICAZIONI : Utilizzato in casi particolari per modificare le root delle applicazioni (ad esempio quando sul pc in cui c e il servizio non c e installata l applicazione orisline e serve per poter raggiungere il database locale.mdb da cui reperire le informazioni sulle configurazioni) IMPOSTAZIONI POST BACKUP : Se attivato, al termine del backup giornaliero spegne i pc coinvolti nel backup (senza nessun preavviso). 20

21 IMPOSTAZIONI PROXY WEB : Impostazioni percorso e utenza per pc sotto proxy URL : Solitamente un ip (formato l'applicazione propone quello che rileva in Internet Explorer se e' stato precedentemente impostato. PORTA : Porta su cui raggiungere il proxy (di norma 80 o 8080) USERNAME : utenza proxy (solitamente quella inserita per poter navigare in internet) PASSWORD : password proxy DOMINIO : dominio in cui si trova il proxy (normalmente non e' da impostare) 21

22 Quale connessione ad Internet è necessaria? ADSL FAQ Si possono fare più backup al giorno? No, non è possibile fare due o più backup nello stesso giorno Si può modificare l ora dei backup? Si, il backup è automatico è comunque possibile modificare l ora di partenza dalla schermata di configurazione Se il Cliente perde la password è possibile ripristinarla? No, non è possibile per motivi di sicurezza la password al momento dell attivazione viene criptata, è importante che il Cliente si salva o si stampi la/le password utilizzate La password è visualizzata all interno del servizio? No, per motivi di sicurezza la password viene salvata al momento della programmazione di un backup e non viene più visualizzata Ogni programmazione prevede una password? Ogni nuova programmazione di un backup prevede una password, la stessa password verrà utilizzata anche per il ripristino dei dati. Se il Cliente perde la password i dati sono recuperabili? No, inoltre qualora il Cliente comunicasse la sua pwd alla Ns. assistenza anche quest ultima non potrà decriptare i file dati contenuti nei server presso la server farm Si può fare il backup mentre si sta lavorando? Si, è però necessario che al momento della partenza del backup tutti gli utenti siano fuori dagli successivamente è possibile riprendere le proprie attività lavorative applicativi Oris, 22

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