Fatturazione Elettronica: benefici non solo sulla carta

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1 Fatturazione Elettronica: benefici non solo sulla carta Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica e la Dematerializzazione

2 Gli Osservatori ICT della School of Management del Politecnico di Milano Gli Osservatori ICT della School of Management del Politecnico di Milano vogliono offrire una fotografia accurata e continuamente aggiornata ata di ciò che avviene in Italia nell ambito delle ICT Nati nel 1998 con un Osservatorio sul B2c (ecommerce( ecommerce), gli Osservatori ICT Management sono ormai molteplici e affrontano in particolare tutte te le tematiche più innovative: RFId, B2b, B2c, Organizzazione in rete e Nuovi Sistemi Informativi, Mobile Business, Mobile Value Added Services (VAS), eprocurement nella Pubblica Amministrazione, ICT nelle PMI, ICT Strategic Sourcing,, CIO (Chief( Information Officer), Fatturazione elettronica, New TV, Wi-Fi Fi, Intelligent Transportation System

3 Storia Spin-off dell Osservatorio B2b che dal 2001 studia l impatto delle ICT sulle relazioni cliente-fornitore Mission Partner & Sponsor L Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica e la Dematerializzazione Origine, Mission e Partner Studiare approfonditamente e criticamente i temi della fatturazione elettronica e più in generale dell integrazione e dematerializzazione dei processi aziendali I Partner Gli Sponsor

4 La Fatturazione Elettronica: un inquadramento Fatturazione elettronica in senso stretto: la digitalizzazione del processo che parte dalla composizione della fattura e si conclude con l archiviazione l della fattura sia da parte del fornitore che da parte del cliente

5 La Fatturazione Elettronica: un inquadramento Tre gradi di digitalizzazione: Fatturazione telematica, ossia la trasmissione con mezzi telematici delle fatture Conservazione sostitutiva, ossia conservazione in formato digitale delle fatture Fatturazione elettronica, ossia trasmissione e conservazione di fatture che non necessitano di essere mai materializzate

6 La Fatturazione Elettronica: un inquadramento Integrazione e Dematerializzazione del ciclo dell ordine: la gestione elettronica dell intero ciclo ordine-consegna consegna-fatturazione-pagamento: Integrazione, il ciclo è gestito come un unico processo integrato Dematerializzazione, i principali documenti del ciclo dell ordine sono prodotti, scambiati e conservati esclusivamente in formato elettronico

7 La Fatturazione Elettronica: un inquadramento Due diversi livelli di integrazione e dematerializzazione: Trasmissione telematica di alcuni isolati documenti del ciclo dell ordine Integrazione e digitalizzazione dell intero ciclo dell ordine

8 La Metodologia Quattro metodologie utilizzate Interviste dirette ad aziende utenti 42 imprese Interviste principalmente con la direzione IT e successivamente con altre direzioni coinvolte nei processi del ciclo dell ordine Interviste dirette ad aziende fornitrici di servizi e soluzioni 52 attori della filiera dell offerta (integration( service provider,, software vendor,, operatori del mondo bancario, associazioni di categoria, iniziative di filiera, ecc.) Sviluppo di un modello di valutazione dei benefici Fase 1 - Costruzione del modello generale Fase 2 - Applicazione del modello ai settori del largo consumo, del farmaceutico e del materiale elettrico Survey nei settori del largo consumo e farmaceutico Largo consumo 170 tra produttori e distributori Farmaceutico 26 tra produttori e distributori

9 Il processo di adozione: l analisi l sulle imprese utenti e le survey

10 Il tasso di adozione e la maturità di adozione L utilizzo di soluzioni di fatturazione elettronica L utilizzo dei documenti elettronici nel ciclo dell ordine Largo Consumo Base survey Largo Consumo Farmaceutico Base survey Farmaceutico Ordini Conferme d'ordine Avvisi di Spedizione Fatture 0% 50% 100% 0% 5% 50% 100%

11 Il tasso di adozione e la maturità di adozione Fatturazione elettronica Solo conservazione sostituiva Solo trasmissione telematica fatture Conservazione sostitutiva e fatturazione telematica 8% 3% 18% 9% 62% Nessuna applicazione Base: survey Farmaceutico survey Largo Consumo

12 Il tasso di adozione e la maturità di adozione

13 Il tasso di adozione e la maturità di adozione Meno del 5% del totale dei documenti scambiati tra le aziende italiane è trasferito per via elettronica Anche in settori dove l adozione è più spinta, come il Farmaceutico o il Largo Consumo, il grado di copertura del ciclo dell ordine è limitato La Fatturazione elettronica in senso proprio (non fatturazione telematica) è ancora in fase embrionale

14 Perché un tasso di adozione così basso? Benefici Tattici Strategici Complessità organizzativa Alta Medio-bassa I progetti di integrazione e dematerializzazione del ciclo dell ordine sono mediamente percepiti come complessi con benefici attesi limitati

15 Le barriere all adozione adozione Costo della tecnologia/del servizio Normativa non chiara Fatturazione elettronica Integrazione e Dematerializzazione del ciclo dell'ordine Base: survey Largo Consumo survey Farmaceutico Change Management Tecnologia complessa Benefici non chiari/non misurabili 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% L adozione è frenata principalmente dalla percezione di costo della tecnologia abilitante, dalla difficoltà nello stimare i benefici, dalla percezione di scarsa chiarezza del quadro normativo e dalla complessità del change management

16 Le barriere all adozione adozione Vi sono numerose tipologie di barriere percepite (tecnologia, normativa, benefici, cambiamento) E però fondamentale distinguere tra barriere percepite e barriere oggettive

17 I fattori propulsivi Benefici Tattici Strategici Identificazione delle opportunitàstrategiche Riduzione della complessit à organizzativa Integrazione e dematerializzazione del ciclo dell ordine: da alta complessità e benefici attesi limitati a complessità gestibile e benefici significativi Identificazione delle opportunitàstrategiche Valutare i benefici Riduzione della complessità organizzativa Complessità à organizzativa Alta Medio -bassa Gestire il cambiamento organizzativo Fare leva sugli standard Addomesticare la normativa

18 La gestione del cambiamento La funzione promotrice dei progetti Direzione Generale Direzione IT Direzione Acquisti Direzione Logistica Direzione Commerciale Direzione Marketing Direzione Amministrativa Direzione Finanziaria 0% 20% 40% 60% 80% 100% Fatturazione elettronica Integrazione e Dematerializzazione del ciclo dell'ordine Base: Campione survey Largo imprese Consumo utenti survey Farmaceutico

19 La gestione del cambiamento Le funzioni coinvolte nei progetti Direzione IT Direzione Acquisti Direzione Logistica Direzione Commerciale Direzione Marketing Direzione Amministrativa Direzione Finanziaria 0% 20% 40% 60% 80% 100% Fatturazione elettronica Integrazione e Dematerializzazione del ciclo dell'ordine Base: Campione survey Largo imprese Consumo utenti survey Farmaceutico

20 La gestione del cambiamento Il grado di completezza della digitalizzazione del ciclo dell ordine Nessuna fase 14% Tutte le fasi 12% Una sola fase 7% Quante fasi del ciclo dell ordine sono coinvolte nel progetto di dematerializzazione? 67% Base: campione imprese utenti Più fasi

21 La gestione del cambiamento Una barriera reale è quella legata alla gestione del cambiamento organizzativo: interno: gestire il ciclo dell ordine come un processo esterno: prospettiva di filiera e condivisione dei benefici

22 Il problema dei troppi standard L esistenza di molteplici standard non è solo un fattore di complessità, ma anche un importante ricchezza, essendo molti di questi standard legati a specificità di contesto che è doveroso considerare, pena la perdita di efficacia dello standard stesso DOCUMENTI TRATTABILI Metastandard ASC X12 UN/EDIFACT ebxml Dafne Eancom Di settore Euritmo Metel OptoIDX Odette RosettaNet ISO CBI Finanziari Finvoice PayNet SwiftNet Twist listini/cataloghi ordini conferme d'ordine richieste di consegna a fronte di ordini aperti inventory report avvisi di spedizione documenti di trasporto notifiche di ricevimento merce notifiche di controllo merce fatture note di credito/debito n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n La fattura è il perno di congiunzione messaggi di tra pagamento il ciclo logistico- n n commerciale e quello amministrativo-finanziario messaggi d'incasso n movimenti in conto corrente saldi di conto corrente n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n

23 Il problema dei troppi standard Il problema dei troppi standard è una falsa barriera 1. Gli standard specifici sono un fattore di spinta nei rispettivi ambiti 2. L interoperabilità tra standard è relativamente semplice da implementare

24 La valutazione dei benefici

25 I benefici Riduzione dei costi Fatturazione elettronica Integrazione e Dematerializzazione del ciclo dell'ordine Base: Campione survey Largo imprese Consumo utenti survey Farmaceutico Miglioramento del servizio Miglioramento della qualità Innovazione del processo Spinte dalla filiera Miglioramento dell immagine Rispondenza alla normativa 0% 20% 40% 60% 80% 100% Oltre alla riduzione dei costi, rilevanti benefici a livello di efficacia dei processi, in termini di tempestività e riduzione degli errori

26 I benefici Molte tipologie di benefici ma solo poche aziende sono in grado di misurarli

27 Il modello dei benefici: obiettivi e confini dell analisi Gli obiettivi: Identificare e valorizzare i benefici ottenibili dalla integrazione e digitalizzazione del ciclo dell ordine, analizzarne l ordine l di grandezza e la variabilità in funzione delle caratteristiche delle relazioni B2b

28 Il modello dei benefici: obiettivi e confini dell analisi Gli obiettivi: Identificare e valorizzare i benefici ottenibili dalla integrazione e digitalizzazione del ciclo dell ordine, analizzarne l ordine l di grandezza e la variabilità in funzione delle caratteristiche delle relazioni B2b I confini dell analisi Fornitore Attività considerate: Trasferimento di dati/documenti relativi al ciclo dell ordine Processamento delle informazioni e gestione dei documenti associati al ciclo dell ordine Archiviazione estratto conto Composizione ordine Archiviazione estratto conto Cliente

29 Il modello dei benefici: : la struttura Il modello di valutazione dei benefici è costituito di due componenti fondamentali: Il modello di descrizione dei processi

30 Il modello dei benefici: : la struttura Il modello di valutazione dei benefici è costituito di due componenti fondamentali: Il modello di descrizione dei processi attività modellizzate in tre scenari tecnologici: - Ciclo tradizionale: : nessuna integrazione e dematerializzazione - Ciclo intermedio: : alcune fasi/attività con elevata integrazione e dematerializzazione altre gestite in modo tradizionale - Ciclo integrato: : elevato grado di integrazione e dematerializzazione

31 Il modello dei benefici: : la struttura Il modello di valutazione dei benefici è costituito di due componenti fondamentali: Il modello di descrizione dei processi (esempio) Fornitore Cliente DB Attività/Processo Documento Attività/Processo DB Da fase consegna DDT Composizione fattura Fatture attive Postalizzazione fattura Classificazione e Archiviazione fattura cartacea Fattura Ricezione fattura Riconciliazione Ordine/BEM- Fattura Fatture passive Alla fase pagamento Per ogni attività: Descrizione Struttura dati dei documenti Risorse impiegate Classificazione e archiviazione fattura cartacea Alla fase pagamento Ordini, BEM

32 Il modello dei benefici: : la struttura Il modello di valutazione dei benefici è costituito di due componenti fondamentali: Il modello di descrizione dei processi Il modello dei costi

33 Il modello dei benefici: : la struttura Il modello di valutazione dei benefici è costituito di due componenti fondamentali: Il modello di descrizione dei processi Il modello dei costi Impostato secondo la logica ABC Considera i costi del ciclo ideale e delle non conformità Dati di costo Dati di contesto Modello Tempi unitari Costi del ciclo dell ordine Valore per: Tradizionale Intermedio Integrato Fase del ciclo Attore Ciclo ideale/non conformità Risorsa (solo ciclo ideale)

34 Largo consumo: il focus FOCUS Produttori Grande Distribuzione e Distribuzione Organizzata Agricoltori e Allevatori Grossisti Catering (grandi catene) Clienti Dettaglianti tradizionali Grossisti Distributori HO.RE.CA (piccoli esercizi) Operatori Logistici

35 Largo consumo: : i costi e i benefici / ordine equivalente I costi del ciclo dell ordine 68,9 50,9 12,1 BENEFICI 18,0 56,8 68,9 50,9 12,1 Tradizionale Intermedio Integrato

36 Largo consumo: : i costi e i benefici / ordine equivalente ,9 30,1 8,7 38,8 30,1 50,9 12,1 20,8 7,8 30,1 22,3 Trasmissione Spazio Materiali Manodopera BENEFICI 18,0 Non conformità Ciclo ideale 2,0 3,7 10,1 6,4 56,8 Tradizionale Intermedio Integrato

37 Largo consumo: : i costi e i benefici / ordine equivalente ,9 50,9 12,1 4,6 12,5 28,4 0,8 3,3 25,0 Pagamento/incasso Fatturazione Consegna Ordine BENEFICI 18,0 56, ,4 21,8 0,5 1,1 8,1 2,4 Tradizionale Intermedio Integrato

38 Largo consumo: : i costi e i benefici / ordine equivalente ,9 21,3 47,6 50,9 12,1 13,8 37,1 BENEFICI 18,0 Distributore Produttore 4,7 7,4 56,8 Tradizionale Intermedio Integrato

39 Largo consumo: l analisi di sensitività Beneficio nel caso base 56,8 Numero righe per ordine ,3 88,1 % di ordini raccolti da agente 80% 0% 48,6 59,7 Numero fatture per ordine 1,3 0,25 48,8 59,9 % consegne non conformi all ordine 30% 6% 43 62, Beneficio da scenario tecnologico tradizionale a integrato [ /ordine equivalente]

40 Largo consumo: l analisi di sensitività Il risultato è robusto, almeno in termini di ordine di grandezza, al variare dei parametri

41 Farmaceutico: il focus Fornitori di materie prime (principi attivi ed eccipienti) Fornitori Packaging e materiale secondario FOCUS Terzisti Imprese produttrici Depositari Operatori Logistici Distributori intermedi Farmacie Ospedali

42 Farmaceutico: : i costi e i benefici / ordine equivalente I costi del ciclo dell ordine 35,6 24,4 11,7 BENEFICI 11,2 23, Tradizionale Intermedio Integrato

43 Farmaceutico: : i costi e i benefici / ordine equivalente ,6 24,4 11,7 18,7 2,2 13,0 BENEFICI 11,2 Distributore Depositario Produttore 23, ,7 2,1 9,3 3,7 1,4 6,6 Tradizionale Intermedio Integrato

44 Materiale elettrico: il focus FOCUS Distributori Agenzie Installatori Produttori GDS/GDO Clienti Mercati di fornitura Altre filiere Operatori Logistici

45 Materiale elettrico: : i costi e i benefici / ordine equivalente I costi del ciclo dell ordine ,7 41,6 10,8 BENEFICI 18,1 48, Tradizionale Intermedio Integrato

46 Materiale elettrico: : i costi e i benefici Distributore / ordine equivalente ,7 41,6 10,8 24,6 6,3 17,7 6,2 18,1 BENEFICI Agente Produttore 48, ,8 17,7 5,0 0,7 5,1 Tradizionale Intermedio Integrato

47 Il modello dei benefici: considerazioni di sintesi I risultati presentati sono estendibili nel loro ordine di grandezza al di fuori dei tre settori considerati I benefici considerati sono quelli di efficienza, cui occorre aggiungere giungere i benefici di miglioramento di efficacia del processo Solo dall integrazione dell intero ciclo ordine-consegna consegna-fatturazione- pagamento si conseguono i più significativi benefici in termini di produttività,, di accuratezza e tempestività

48 Fatturazione Elettronica: benefici non solo sulla carta Osservatorio sulla Fatturazione Elettronica e la Dematerializzazione