I Sistemi Informativi Direzionali. I reporting direzionali

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1 I Sistemi Informativi Direzionali I reporting direzionali

2 Concezioni del controllo Concezione tradizionale valutare l efficienza, l onestà e la diligenza dei dipendenti Concezione moderna (p.e. Anthony) accertarsi che la gestione sia efficace ed efficiente, e che raggiunga gli obiettivi della pianificazione Concezione americana e francese (performance management) individuare i fattori delle performance (al plurale) misurare le performance informare i responsabili delle performance favorire il miglioramento delle performance 2

3 Elementi del controllo di gestione Misurazione dei risultati Confronto con i livelli attesi degli obiettivi e interpretazione degli scostamenti (gap analysis) Feedback a sistema chiuso (si possono modificare solo le attività) a sistema aperto (si possono modificare anche gli obiettivi) Fattori di efficacia del feedback Tempestività Completezza Correttezza dei tre aspetti elaborazione dei dati interpretazione dei dati adozione di decisioni 3

4 Il controllo può essere antecedente concomitante susseguente Il feed-back non basta. Oggi si affianca anche il feed-forward. Esigenza di proiezioni (estendendo al futuro serie storiche) simulazioni (usando modelli esplicativi) Fonti dei dati contabilità generale, bilancio, analisi per indici e flussi contabilità analitica budget rilevazioni extra-contabili reporting 4

5 Esempi di report rapporti con finalità previsionali conto economico previsionale flussi di cassa attesi situazione finanziaria prevista rapporti con finalità di controllo costi/ricavi effettivi e di budget (mensile) per prodotto, venditore, area geografica ecc. vendite, consegne, reclami, scarti, assenteismo (più frequente) per reparto, venditore ecc. altri rapporti informativi flash report su temi vari, p.e. segnalazione eventi particolari 5

6 Performance management: motivazioni Cinque ragioni per misurare i fenomeni aziendali conoscere il passato per formulare modelli esplicativi conoscere il presente per definire i goal a cui orientarsi definire e quantificare i target da raggiungere e i programmi di azione per raggiungerli monitorare il progressivo raggiungimento dei goal ridefinire i goal e i target L idea è di modellare i fenomeni aziendali connessi alle performance come sistemi di variabili e di relazioni di influenza e usare i modelli per simulare e decidere i percorsi di ottenimento degli obiettivi. Gli indicatori economici e finanziari sono importanti, ma non sufficienti. 6

7 Performance management: percorso monitorare gli indicatori chiave per il successo aziendale (key performance indicator) controllarne l andamento (gap analysis) confrontarli con altre aziende (benchmarking) presidiare gli andamenti con le diagnostic measures verificare il perseguimento delle strategie con le strategic measures 7

8 Scheda dei parametri di controllo Esempio di scheda per un responsabile di divisione Obiettivi Risultato economico di competenza Parametri (indicatori) Margine di divisione Gestione delle scorte Gestione dei crediti verso clienti Livelli di servizio ai clienti Giacenza media delle scorte Giacenza media del credito Tempestività delle consegne Qualità Portafoglio prodotti/mercati Progetti rilevanti % scarti di lavorazione % resi per difetti Quota di mercato per prodotto/mercato chiave Risultati attesi 8

9 Selezione dei parametri di controllo Requisiti di efficacia di un sistema di parametri di controllo (per ogni parametro uno o più indicatori) 4. Coerenza con la missione con le variabili chiave con le leve decisionali effettivamente manovrate dal responsabile 5. Completezza Tutte le attività rilevanti rappresentate da qualche indicatore 6. Sintesi Pochi parametri (la prassi indica 8-10) 7. Accertabilità Parametri oggettivamente verificabili 9

10 Fattori Critici di Successo (CSF) CSF = prestazioni assolutamente vitali per il successo di una azienda. Sono le variabili che assicurano il vantaggio competitivo, le aree di eccellenza. Esempi: servizio ai clienti qualità costo personalizzazione del prodotto design Non sono obiettivi: sono aree nelle quali si deve eccellere per raggiungere gli obiettivi. Possono essere a livello di azienda o a livello di area di business. 10

11 Indicatori chiave di prestazioni (KPI) KPI = misurazioni dei fattori critici di successo. Possono coincidere con i parametri di controllo di cui si è detto, ma possono comprendere altro: indicatori controllabili dal responsabile, ma che non sono considerati per la responsabilizzazione indicatori non controllabili dal responsabile (ma da altri centri) ma che influenzano i risultati del suo centro indicatori relativi a variabili esterne Ci deve essere una relazione causa-effetto fra gli indicatori e i risultati di responsabilità dei manager. Il quadro dei KPI deve dire come l azienda si sta comportando in relazione agli obiettivi di ciascuna unità organizzativa. 11

12 Esempi di KPI CSF: costo di produzione KPI: costo unitario numero di pezzi per ora di lavoro numero di pezzi per ora macchina Area gestionale: Marketing KPI: incidenza dei costi di marketing sulle vendite numero medio di risposte da una campagna di marketing ricavi medi da una campagna di marketing durata media di una campagna di marketing 12

13 Area gestionale: Customer Management KPI: customer retention indicatore di customer satisfaction yempi di risposta a richieste di intervento % di rinnovo dei contratti di manutenzione % di spedizioni puntuali 13

14 Iter di definizione di un report a KPI Missione e obiettivi a breve e lungo termine Identificazione con il top management dei CSF Riconoscimento con il management dei CSF per area di responsabilità e definizione degli obiettivi relativi Identificazione dei KPI per misurare i CSF Definizione delle periodicità di rilevazione e controllo Progetto del sistema di reporting Realizzazione, avviamento e follow-up e poi si torna al punto 2. Segue un dettaglio. 14

15 1. Identificazione dei CSF 2. Interviste con i manager 3. Verifica della robustezza 4. Rifinitura dei requisiti Robustezza Facilità di comprensione Costo dell informazione Significatività Determinatezza Definizione dei CSF È un lavoro di gruppo. Studio di metriche, fonti, modalità di presentazione. 15

16 Definizione dei KPI 1. Selezione dei processi da controllare 2. Identificazione dei KPI 3. Rifinitura degli indicatori 4. Incrocio KPI-CSF 5. Analisi dimensionale 6. Rifinitura dei requisiti 16