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1 Materiale didattico per il corso di Internal Auditing Anno accademico Università di Macerata Facoltà di Economia 1

2 Obiettivo della lezione QUALITY ASSESSMENT REVIEW I KEY PERFORMANCE INDICATORS DELL INTERNAL AUDIT Un ipotesi di struttura organizzativa della Funzione IA Il dimensionamento quantitativo della Funzione 2

3 Quality Assessment Review (QAR) Il contributo fondamentale della Funzione Internal Auditing nella verifica del sistema di controllo aziendale richiede di accertare se le condizioni in cui la Funzione IA opera, sono coerenti con gli standard della professione dal punto di vista organizzativo, professionale, dimensionale e metodologico. 3

4 Quality Assessment Review (QAR) L Internal Auditing deve adottare quindi un processo periodico di monitoraggio e valutazione (interna ed esterna) delle sue attività (programma di qualità). È importante identificare ogni opportunità di miglioramento prestazionale del servizio offerto, fornendo suggerimenti al Responsabile Internal Audit (da ora RIA) anche in termini di promozione dell immagine e della credibilità della Funzione Internal Audit, come pure verificare il grado di apprezzamento dei clienti interni. 4

5 La valutazione interna ed esterna La valutazione interna presenta i seguenti presupposti: monitoraggio continuo delle prestazioni dell attività di IA (sistema di indicatori, sondaggi nei confronti degli auditees ecc.) periodiche revisioni, tramite autovalutazione o grazie ad altri soggetti che conoscano metodologie di IA e standard. 5

6 La valutazione interna ed esterna (segue) La valutazione esterna presenta le seguenti caratteristiche: esecuzione ogni 5 anni a cura di un Ente esterno qualificato e indipendente la QAR è una decisione assunta dal RIA in accordo con il Consiglio di Amministrazione. il RIA deve fornire adeguata reportistica circa i risultati della valutazione esterna al Consiglio di Amministrazione. 6

7 Gli elementi chiave della QAR esterna I Tools fondamentali sono: preparazione dell Assessor cioè del valutatore (conoscenza del team IA e della relativa organizzazione) autovalutazione da parte del RIA (auto descrizione della propria organizzazione ed attività) questionario da compilarsi a cura del RIA (struttura e collocazione organizzativa, dimensionamento, pianificazione, ecc.) questionario agli Audit Customers (clienti dell audit) 7

8 Gli elementi chiave della QAR esterna (segue) I Tools fondamentali sono: questionario all Internal Audit staff Intervista al Comitato per il Controllo Interno questionario ai Superiori diretti del RIA questionario al CdA questionario ai revisori esterni questionari/analisi sullo svolgimento delle varie attività di audit (risk assessment, carte di lavoro, ecc). 8

9 Uso della dizione "Conforme agli Standard Internazionali per la Pratica Professionale dell'attività di IA Il responsabile IA può dichiarare che l'attività di IA è conforme agli Standard Internazionali per la Pratica Professionale solo se le risultanze del programma di assurance e miglioramento della qualità avvalorano tale affermazione. 9

10 I key performance indicators dell Internal Audit 10

11 Key performance indicators della funzione IA (quantitativi, qualitativi, aziendali, economici) Di natura quantitativa: numero di audit realizzati e scostamenti dal Piano, tempi unitari preventivi/consuntivi per categoria di audit Di natura qualitativa: Livello di customer satisfaction misurata e monitorata in base a questionari da far compilare agli auditees livello di soddisfazione del Top Management con MBO (premi assegnati al RIA, in termini di retribuzione variabile, collegati al raggiungimento di obiettivi qualitativi e quantitativi: es. completamento del piano di audit nei tempi assegnati) livello di soddisfazione degli Enti di Controllo 11

12 Key performance indicators della funzione IA (quantitativi, qualitativi, aziendali, economici) Di natura aziendale: benefici in termini di ricavi, costi, voci patrimoniali aziendali legati agli audit effettuati valutazione dei benefici legati al rispetto delle leggi, alla sicurezza, all antifrode Di natura economica di Funzione: conto economico della funzione 12

13 Alcuni esempi di key performance indicators (in relazione agli organi di governance) CDA/Comitato per il Controllo Interno livello di soddisfazione considerazione del ruolo dell internal auditing livello di preoccupazione/attenzione ai rischi di controllo Management e funzioni soggette a Audit livello di soddisfazione dei risultati emersi dagli Audit percentuale di raccomandazioni di Audit implementate attese del Management rispetto all Internal Audit numero di lamentele riguardo all Audit 13

14 Alcuni esempi di key performance indicators (in relazione agli organi di governance) Management e funzioni soggette a Audit (segue) importanza dei risultati di Audit (indicatore qualitativo) audit completati rispetto a quelli pianificati (indicatore quantitativo) numero di giornate di lavoro effettuate per Audit comparate con quelle pianificate (indicatore quantitativo) numero di processi migliorati (indicatore quali/quantitativo) costo per audit ivi comprese le spese di trasferta (indicatore quantitativo) benefici in termini di margini per l impresa derivanti dagli Audit (indicatore quali/quantitativo) 14

15 Alcuni esempi di key performance indicators (in relazione alle competenze degli internal auditors) Innovazione e competenze l esperienza e la competenza del team dell IA misurate in ore di formazione e di aggiornamento per anno e per Internal Auditor la percentuale di Internal Auditors certificati (certificazioni internazionali CIA, CRSA, ecc.) 15

16 Un sistema di misurazione della soddisfazione dei clienti interni La misurazione del grado di soddisfazione dei clienti interni può avvenire attraverso: 1) La predisposizione ed aggiornamento dei sondaggi annuali sulla customer satisfaction del cliente interno (Alta Direzione e, possibilmente, Enti istituzionali di controllo) 2) La predisposizione ed aggiornamento dei sondaggi sulla customer satisfaction degli auditees coinvolti dall attività di audit nel periodo di riferimento 16

17 Un sistema di misurazione della soddisfazione dei clienti interni Ed inoltre 3) La misurazione dei risultati e individuazione dei punti di debolezza riscontrati (significatività degli audit, approccio e professionalità dei revisori, qualità dei report prodotti, significatività dei risultati ottenuti, valutazione dei benefici in termini di ricavi, costi, voci patrimoniali aziendali legati agli audit effettuati, valutazione dei benefici legati al rispetto delle leggi, alla sicurezza, all antifrode ecc.) 4) L implementazione dei provvedimenti preventivi/correttivi per migliorare le performances 17

18 Uno schema di questionario che il responsabile del processo auditato può compilare dopo il completamento dell attività di audit L audit ha chiaramente comunicato il processo da auditare, l inizio, gli obiettivi? L audit team ha avuto un comportamento professionale con la funzione auditata? L audit team ha chiaramente comunicato le lacune nella gestione dei rischi del processo auditato? L auditee ha avuto l opportunità adeguata di discutere i rilievi indicati nei data sheets e nel rapporto finale? Il rapporto audit ha obiettivamente riportato lo stato dell arte dei rischi del processo auditato al management? Il processo di audit ed i risultati hanno dato valore aggiunto al management nella gestione dei rischi? Suggerimenti per rendere il processo di audit più valido per la vostra organizzazione 1 - forte accordo 2 - accordo 3 - neutrale 4 - disaccordo 5 - forte disaccordo 18

19 Un tentativo di conto economico della funzione Una volta definito ed approvato il Piano di Audit è possibile: valutare i costi della funzione di IA redigere un vero e proprio budget della funzione di IA Una volta redatto il budget si possono svolgere dei controlli di gestione con i dati consuntivi 19

20 Il conto economico di funzione: una forma di controllo di efficienza della funzione IA 20

21 Un ipotesi di struttura organizzativa della Funzione IA 21

22 Possibile organizzazione della funzione IA Comitato per il Controllo Interno Responsabile IA Segreteria Risk Analysis e Pianificazione AUDIT DI PROCESSO AUDIT COMPLIANCE 22

23 Possibile organizzazione della funzione IA Risk Analysis e Pianificazione Risk Analysis Pianificazione audit Metodologie di audit e supporto procedurale (Quality and Method) 23

24 Possibile organizzazione della funzione IA Audit di processo Processi produttivi e di vendita Commerciale Operations Business unit Società controllate Processi di supporto AFC IT HR Legal 24

25 Possibile organizzazione della funzione IA Audit di compliance Test di compliance su procedure e norme operative Test di compliance Corporate Governance (231/2001 e 262/2005) (compliance norme interne) (compliance norme esterne) 25

26 L opzione societaria per la funzione IA dei grandi gruppi Una possibile opzione societaria per la funzione Internal Audit è individuabile nella formula Consortile, senza scopo di lucro; tale formula ben si adatta allo scopo prefissato: gestire l attività di audit a costi controllati, ripartendo le spese e monitorando direttamente la qualità delle prestazioni (in sintesi una vera e propria azienda che fornisce servizi di audit alle altre consorelle del Gruppo). 26

27 L opzione societaria per la funzione IA dei grandi gruppi In questo caso: Il RIA nominato a livello di Gruppo e comune a tutte le Società quotate - di norma assume il ruolo di Presidente del CdA, composto dallo stesso RIA e da rappresentanti delle società quotate consorziate. A scelta, potrà essere nominato un Collegio sindacale o, in alternativa, una Società di revisione. La Società dovrà essere supportata da uno Statuto e da un regolamento applicativo 27

28 Vantaggi e svantaggi di una I possibili vantaggi: soluzione societaria Enucleazione dei servizi di Governance dalle singole società del Gruppo che darebbero, nei confronti dei terzi, un marcato segno di indipendenza dell attività di audit. Sinergie operative ed economiche a livello di Gruppo. Coerenza metodologica in tutte le attività del Gruppo e sviluppo professionale delle risorse (in un contesto marcatamente professional ) con una sempre maggiore credibilità del prodotto audit da parte degli osservatori esterni (enti di controllo, analisti, stakeholder in generale). Maggiore agilità nell investire in qualità del servizio offerto e nell informatica di supporto, per ottimizzare i processi revisionali e ridurre i tempi/costi unitari per intervento. 28

29 Vantaggi e svantaggi di una soluzione societaria I possibili svantaggi: costi aggiuntivi tipici della gestione societaria (es. Start up, costi per compensi al CdA, alla società di revisione legale) minore conoscenza dei fatti aziendali, non vivendo la quotidianità delle società auditate. 29

30 Il dimensionamento quantitativo della Funzione 30

31 Un esempio di calcolo per la determinazione dell organico della funzione Internal Audit CALCOLO DELLE ENTITA AUDITABILI 1. La dimensione relativa dell area auditabile in tutta la Società (ambito di copertura dell incarico) deriva principalmente dalle variabili di seguito indicate: N. 120 Funzioni e Processi N. 30 Società controllate TOTALE: N. 150 entità auditabili (audit universe) 2. Ogni tre anni l attività di audit deve essere pianificata a visitare almeno una volta ogni entità auditabile 31

32 Un esempio di calcolo per la determinazione dell organico della funzione Internal Audit STIMA DEL TEMPO DI IMPEGNO PER AREA AUDITABILE: stima, per ognuna delle suddette entità auditabili, del tempo di intervento nell arco del triennio (risk analysis e relativa valutazione periodica, audit di processo, monitoraggio di processo e follow up, audit di compliance, analisi procedurale ecc.) indicativamente pari a 40 gg/uomo. 32

33 Un esempio di calcolo per la determinazione dell organico della funzione Internal Audit CALCOLO STIMATO DELL ORGANICO Il numero degli auditors operativi è così determinato: 150 entità * 40 gg uomo/entità = gg uomo nel triennio gg/uomo : 3 = gg/uomo annuali gg/uomo annuali : 220 gg lavorative (escluse ferie assenze ecc) = 9 auditors operativi, da suddividere, ad esempio, in: n. 1 unità nel settore Risk Analysis e Pianificazione n. 5 unità nel settore Audit di processo n. 3 nel settore Audit di Compliance. 33

34 Un esempio di calcolo per la determinazione dell organico. Presupposti quantitativi VALUTAZIONE DELL ORGANICO DELLA FUNZIONE INTERNAL AUDITING: n. 13 unità complessive Responsabile n. 1 Segreteria n. 1 Supervisors n. 2 Auditors operativi n. 9 34

35 Il dimensionamento della funzione Internal Audit secondo alcune best practice internazionali GLOBAL AUDIT INFORMATION NETWORK (GAIN) del The IIA Rapporto con il fatturato aziendali: es.: 3 auditors per $ di fatturato es.: 12 auditors per $ di fatturato es.: 75 auditors per $ di fatturato Rapporto con gli assets aziendali: es.: 1 auditor per $ di asset es.: 9 auditors per $ di asset es.: 47 auditors per $ di asset Rapporto con i costi aziendali: es.: 3 auditor per $ di costi es.: 13 auditors per $ di costi es.: 81 auditors per $ di asset 35

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