CAPITOLATO TECNICO. Italiana, nello Stato del Vaticano e nella Repubblica di San Marino. Eccezion fatta per Internet, data la natura di tale mezzo.

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1 CAPITOLATO TECNICO DESCRIZIONE PROGETTO ED OBBIETTIVI L azienda aggiudicataria avrà l incarico di pianificare, acquistare e gestire gli spazi pubblicitari in nome e per conto di APT Servizi s.r.l., azienda di promozione turistica dell Emilia Romagna, su differenti mezzi pubblicitari relativamente a prodotti e/o servizi e alle iniziative coordinati da APT (a titolo esemplificativo ma non esaustivo: Riviera Adriatica, Città d Arte, Terme e Appennino verde e bianco dell Emilia Romagna, Riviera dei Parchi: La Notte Celeste: Il Festival dei Bambini: La Notte Rosa: i Riviera Beach Games: Wellness Valley Romagna Benessere: Motor Valley: Natale e Capodanno in regione ecc.). Le suddette attività sono collegate a quelle dell Ufficio Stampa di APT sul piano delle relazioni con giornalisti ed editori. È richiesta anche l individuazione di possibili partner di APT nell organizzazione di grandi eventi. Descrizione del servizio da realizzare e gestire: A.1. Mezzi pubblicitari (media): stampa quotidiana e periodica (compresa quella specialistica), televisione, radio, cinema, affissioni, mezzi di pubblico trasporto, Internet, attività di comunicazione unconventional, sponsorizzazioni, etc. A.2. Paesi: l incarico sarà limitato ai mezzi pubblicitari con diffusione nella Repubblica Italiana, nello Stato del Vaticano e nella Repubblica di San Marino. Eccezion fatta per Internet, data la natura di tale mezzo. A.3. Natura del rapporto: Nei confronti dei terzi e limitatamente alle attività di prenotazione e acquisto degli spazi sui mezzi pubblicitari, l azienda incaricata agirà in qualità di mandatario con Apt Servizi srl Società costituita dalla Regione Emilia Romagna, Unioncamere e C.C.I.A.A. dell Emilia Romagna Cap. Soc ,00 i.v. N di Iscr. R.I. e REA di Bologna C.F. / P.I Sede legale: Viale Aldo Moro, 62 I Bologna Tel Fax Sede operativa: P.le Federico Fellini, 3 I Rimini Tel Fax info@aptservizi.com PEC: amministrazione@pec.aptservizi.com

2 rappresentanza del cliente secondo quanto previsto dagli artt e s.m.i. del Codice di Procedura Civile; L incarico conferito sarà a titolo esclusivo. Per la durata dell incarico APT non si avvarrà dell opera di terzi all infuori dell azienda incaricata per la pianificazione, l acquisto e la gestione degli spazi pubblicitari. APT potrà pianificare, acquistare e gestire spazi pubblicitari rivolgendosi direttamente a editori e/o concessionarie di pubblicità. A.4. Gruppo di lavoro: le professionalità minime necessarie a comporre il gruppo di lavoro sono: Referente o account o client partner; Media manager; Specialista stampa; Specialista tv; Specialista radio; Specialista Internet. Il gruppo di lavoro dovrà comporsi di almeno quattro persone. Non è ammesso il cumulo di più di due profili professionali da parte della stessa persona. Saltuariamente si potranno utilizzare servizi professionali di esperti in out of home, attività unconventional e sponsorizzazioni. B. PROCESSO DI LAVORO E PRESTAZIONI: B.1. Strategia e accounting: Briefing tramite incontri nelle sedi di APT di Rimini e/o Bologna (almeno 8 incontri durante l incarico) e/o via e telefono; in sede di briefing APT fornirà indicazioni relative a prodotto/servizio/iniziativa da promuovere, budget, stagionalità; Interpretazione degli obiettivi e della strategia di comunicazione di APT; Analisi del posizionamento dei prodotti/servizi/iniziative; Analisi delle campagne e dei risultati della concorrenza; 2

3 Analisi degli investimenti pubblicitari (trend, mezzi, periodi, pressione); Previsione dello scenario futuro; studio e definizione del target (target prodotto / servizio / iniziative, target media, correlazione consumi mezzi); Presentazione ad APT di un documento strategico (strategia media e definizione degli obiettivi) completo di indagini demoscopiche dei diversi pubblici target di riferimento. B.2. Pianificazione e acquisto: Nel caso in cui APT dovesse approvare il documento strategico, l azienda incaricata dovrà sviluppare il piano o i piani media richiesti (anche in sede di briefing dedicati degli 8 incontri totali) tramite: Attività di media research: analisi dei mezzi attraverso banche dati Audipress, Ads, Auditel, Radio Monitor, Audiweb, Sinottica di Eurisko ecc.; valutazione proiettiva dei singoli mezzi; previsione delle audiences televisive; Scelta dei mezzi: simulazione delle alternative di piano; graduatoria canali/rubriche tv, radio, quotidiani, periodici; trend di audience, diffusioni, lettori; pre-valutazione delle alternative di piano; Scenario acquisto mezzi, opportunità di acquisto dei tempi e degli spazi media e verifica delle performance di buying; Definizione del calendario. Ciascun piano media proposto dovrà essere accompagnato da un documento dettagliato che motivi il piano stesso e i relativi investimenti come l unico media mix da utilizzare per raggiungere i target della campagna indicati da APT. Periodicamente andrà verificata la congruenza strategica, tecnica ed economica dei piani. B.3. Gestione: APT si riserva la facoltà di approvare il piano media e in caso di rifiuto bisognerà riformularlo tenendo conto delle indicazioni, osservazioni e richieste proposte da APT stessa. In caso di approvazione del piano media l azienda incaricata dovrà: Procedere alla prenotazione dei tempi e/o degli spazi pubblicitari; 3

4 Compilare e inviare ad APT le schede con le specifiche tecniche per la realizzazione e la consegna ai diversi media degli avvisi pubblicitari; Autocertificare, mediante una relazione, che ogni campagna avviata risulti essere l unica soluzione in termini di mix di prodotti media utilizzati al fine di raggiungere il target prefissato da APT; Ottimizzare in maniera continuativa il calendario delle uscite degli avvisi (Es.: punti ora tv e radio); Tenere e aggiornare un conto economico dettagliato per ciascuna campagna; Post analizzare i risultati di comunicazione delle diverse campagne; Raccogliere e fornire ad APT i giustificativi in tre copie (per stampa quotidiana e periodica in originale se non disponibili su piattaforma FCP-Federazione Concessionarie Pubblicità, per l out of home è richiesto il controllo video/fotografico, per Internet gli screenshot, per tv e radio i punti ora da fornire prima dell avvio della campagna); Controllare qualitativamente e quantitativamente le diverse campagne; Attivare eventuali contestazioni nei confronti di editori / concessionarie di pubblicità; Compilare e condividere con Apt un documento di riepilogo dei budget investiti per campagna (Budget Recap); Compilare un documento di riepilogo dei progetti (Consuntivo). APT potrà chiedere al centro media incaricato, di sospendere, ridurre, modificare e cancellare prenotazioni di spazi e tempi pubblicitari sui media, entro la scadenza dei termini previsti dagli accordi. C. Tempestività: il centro media dovrà garantire attuazione ed esecuzione delle attività promozionali. Esempi: APT dovrà attivare campagne di comunicazione in tempi strettissimi rispetto alle indicazioni fornite nei briefing; l attività del centro media dovrà essere puntuale anche a campagne concluse (giustificativi, post-analisi ecc.). Il non rispetto delle tempistiche darà ad APT il diritto di recedere dal contratto. 4

5 D. Criteri di valutazione dell offerta tecnica: n. Criterio P.ti Max i La scontistica rispetto alle quotazioni di listino dei tempi e degli spazi pubblicitari; ii condizioni economiche migliorative rispetto allo storico di Apt; iii qualità della struttura organizzativa (composizione quantitativa e valutazione dei curricula dei componenti del gruppo di lavoro con riferimento alle attività già realizzate da ciascuno; eventuale esperienza nell ambito della promozione turistica); iv L ammontare annuo del budget gestito per gli anni 2013, 2014 e 2015 specificando quanto sul mezzo tv, quanto sul mezzo radio, quanto sulla stampa e quanto digital; v il portfolio clienti anni 2013, 2014 e 2015; vi partnership di lungo periodo; vii coerenza dell offerta con il capitolato tecnico richiesto. 25 punti TOTALE OFFERTA TECNICA 70 punti Non verranno prese in considerazione le offerte economiche delle aziende che non raggiungeranno i 50 punti di valutazione dell offerta tecnica. Bologna, li 8 Febbraio 2016 Fabio Grassi Responsabile Ufficio Stampa APT Servizi srl 5