Organizational Project Management Maturity Model

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1 Organizational Project Management Maturity Model OPM3 Modello e Applicazioni L esperienza di OPM3 in Bull Italia Franco Morello, PMP Incontro PMI-NIC 8 ottobre 2004

2 La missione del Gruppo Bull La missione di Bull è fornire a clienti selezionati soluzioni informatiche aperte e complete, che vanno dalla fornitura di server alla realizzazione e installazione di applicazioni, passando attraverso il disegno dell architettura, l integrazione dei diversi componenti, la manutenzione e l outsourcing. Il core business di Bull rimane la progettazione e la produzione di server a supporto di infrastrutture complesse. L intera gamma dei servizi sarà sviluppata con l obiettivo di rendere concreta la realizzazione di soluzioni complesse. Bull è l unico produttore europeo in grado di fornire soluzioni globali e il suo sviluppo will be boosted by services and powered by technology Pag. 2

3 Una società Europea con una presenza internazionale Per business Servizi 27% Maintenance 27% Turnover 2003 : M persone Sud America Prodotti 3% 46% Nord America 6% Europa 37% Asia, Africa 6% Per aree geografiche Francia 48% Presente in più di 100 paesi Più di sistemi installati in tutto il mondo Pag. 3

4 Bull in Italia: presenza territoriale Pregnana Milanese (MI), Direzione Generale e Competence Centre Sicurezza Roma, Competence Centre Telco Torino Padova Genova Bologna Firenze Avellino, Competence Centre e-business Bari Rende (CS) Catania Pag. 4

5 usiness Unit, Centri di Competenza e Settori di mercato Pubblica Amminist. Finanza Banche Assurazioni Enterprise Telecomun. & Utilities Web Applications & VAS BI, DWH e Document Management Security ERP Infrastructure Services Pag. 5

6 Bull: la migliore integrazione di Infrastruttura Tecnologica, Servizi e Soluzioni Soluzioni applicative Consulenza e Systems Integration Outsourcing Sistemi Infrastrutture Middleware Manutenzione, supporto e operatività Pag. 6

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8 organizzazione Primo passo: Requisiti : Costituzione della squadra Conoscenza dell azienda e dei suoi processi Esperienza progettuale Familiarità con la terminologia Secondo passo: Acquisizione dello strumento Incontro e avvicinamento all argomento con Damiani e Villa Pag. 8

9 Prepare For Assessment Satisfied With Results Repeat The process Perform Assessment Impelment Improvements Plan For Improvements Pag. 9

10 Program : a group of related projects managed in a coordinated way to obtain benefits and control not available from managing them individually Portfolio: a collection of projects and/or programs and other work grouped together to facilitate effective management of that work to meet strategic objectives. Pag. 10

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12 omande con ciclicità sistematica 15 da 1 a 15 generiche o introduttive Has your organization fully integrated the PMBOK Guide knowledge areas its project management methodology? 8 da 16 a 23 riguardano l'adozione di standard di misura a livello di progetto Does your organization establish and use standard documented processes at the Project level for the Executing Core Processes (Project Plan Execution)? 6 da24 a 30 generiche o conseguenti Does your organization have defined gateway milestones, where project deliverables are assessed to determine whether the project should continue or terminate? 8 da 31 a 38 riguardano l'esecuzione di misure a livello di progetto 8 da 39 a 46 riguardano la pratica del controllo a livello di progetto Does your organization establish and use measurements at the Project level for the Controlling Core Processes (Performance Reporting, Integrated Change Control)? Does your organization establish and execute controls at the Project level to manage the stability of Closing Processes (Contract Closeout, Administrative Closure)? 1.47 generiche Does your organization capture, analyze, and apply lessons learned from past projects? 8 da 48 a 55 riguardano l'utilizzo delle misure Does your organization identify, assess, and per il miglioramento a livello di progetto implement improvements at the Project level for the Initiation Processes (Initiation Process)? Pag. 12

13 Portfolio Program Project Standardize Measure Control Improvement Pag. 13

14 ree di attività sui Project Management Process Groups terminano e il progetto esiste deve iniziare Initiating Processes Planning Processes Pianificano le attività suddividendo il lavoro Garantiscono il raggiungimento degli obiettivi Controlling Processes Formalizzano l accettazione del prodotto e terminano ordinatamente il progetto Closing Processes Executing Processes Coordinano le risorse per eseguire i piani di lavoro I gruppi di processi sono collegati dai risultati che essi producono; il risultato o output di uno diviene input di un altro. Pag. 14

15 39 Does your organization establish and execute controls at the Project level to manage the stability of Initiation Processes (Initiation Process)? 40 Does your organization establish and execute controls at the Project level to manage the stability of Planning Core Processes (Project Plan Development,Scope Planning, Scope Definition, Activity Definition, Activity Sequencing, Activity Duration Estimating, Schedule Development,Resource Planning, Cost Estimating, Cost Budgeting, Risk Management Planning)? 41 Does your organization establish and execute controls at the Project level to manage the stability of Planning Facilitating Processes (Quality Planning,Organizational Planning, Staff Acquisition, Communications Planning, Risk Identification, Qualitative Risk Analysis, Quantitative Risk Analysis, Risk Response Planning, Procurement Planning, Solicitation Planning? 42 Does your organization establish and execute controls at the Project level to manage the stability of Executing Core Processes (Project Plan Execution)? I.P.E.C.C. 43 Does your organization establish and execute controls at the Project level to manage the stability of Executing Facilitating Processes (Quality Assurance, Team Development, Information Distribution, Solicitation,Source Selection, Contract Administration)? 44 Does your organization establish and execute controls at the Project level to manage the stability of Controlling Core Processes (Performance Reporting, Integrated Change Control)? 45 Does your organization establish and execute controls at the Project level to manage the stability of Controlling Facilitating Processes (Scope Verification,Scope Change Control, Schedule Control, Cost Control, Quality Control, Risk Monitoring and Control)? 46 Does your organization establish and execute controls at the Project level to manage the stability of Closing Processes (Contract Closeout, Administrative Closure)? Pag. 15

16 a nostra Analisi Establish and use standard documented processes = avere delle procedure e seguirle; il nostro sistema qualità prevede delle attività da compiere Fase Preparazione (Bid Management) Fasi del ciclo di vita Preparazione Lancio Delivery Supporto Chiusura BCR-1 BCR-1B BCR-2A BCR-2B BCR-5 BCR-6 BAP Processo BAP Fase 0 Studio dell opportunità Fase 1 Definizione dell offerta Fase 1B Trattativa Contratto firmato BAP review BCR-0 BCR-1 BCR-1B Review Assegnazione dell opportunità ad una U.O Impegno dell U.O. Riesame dell offerta Riesame del contratto Pag. 16

17 a nostra Analisi Establish and use measurements = misurare sistematicamente alcuni parametri predefiniti per verificare che il processo sia sotto controllo DASHBOARD BULL ITALIA 2003 ROCESSO / SOTTOPROCESSO / NDICATORI responsabile indicatore unità freq gen feb mar apr mag REVENDITA ) PREVENDITA SERVIZI osti presales effettivi su previsionali totali % progr. TOTALE 133% Telco & Utilities 133% Pub. Amminist. 0% Enterprises & Finance 0% osto di presales per organiz./costo tot. organ % progr. TOTALE In attesa Telco & Utilities 4,7% Pub. Amminist. 2,3% Enterprises & Finance 1,0% r presales con costo > 10% costo previsto all BU) % progr. 19,4% <- Introdurr aggregato Pag. 17

18 a nostra Analisi Establish and execute controls = eseguire le attività necessarie per dare confidenza che il progetto soddisferà gli standard richiesti Review BCR-1 Responsabile: Partecipanti: Bid Manager BU Manager Account Manager Rappresentante del Controllo di Gestione Funzione legale (se necessario) Eventuali specialisti tecnici Documenti Proposta tecnico/economica (preliminare o in ingresso: definitiva) Modello economico del bid (FEM/AD) Offerte dei fornitori [interni ed esterni] / MOU Portafoglio dei rischi Altri deliverable della fase Preparazione Decisioni : Approvazione delle condizioni di fornitura (presentazione dell offerta) Formalizzazione: negli aspetti tecnici e contrattuali Delega all Account Manager di trattare nei limiti economici (AD) e tecnici e legali (Offerta) concordati Verbale BCR-1 Campo Vale come BCR-1 della AD Pag. 18

19 a nostra Analisi Identify, assess and implement improvements = applicazione dello schema PDCA ai processi Act Come migliorare Check Si è fatto quanto pianificato? Plan Cosa fare? Come farlo? Do Fare quanto pianificato Pag. 19

20 Domande con ripetività sistematica 34 Does your organization establish and use measurements at the Project level for the Executing Core Processes (Project Plan Execution)? 72 Does your organization establish and use measurements at the Program level for the Executing Core Processes (Project Plan Execution)? 128 Does your organization establish and use measurements at the Portfolio level for the Executing Core Processes (Project Plan Execution)? Pag. 20

21 omande complesse Does your organization establish and use measurements at the Project level for the Planning Facilitating Processes (Quality Planning, Organizational Planning, Staff Acquisition, Communications Planning, Risk Identification, Qualitative Risk Analysis, Quantitative Risk Analysis, Risk Response Planning, Procurement Planning, Solicitation Planning)? Pag. 21

22 Prepare For Assessment Satisfied With Results Repeat The process Perform Assessment Impelment Improvements Plan For Improvements Pag. 22

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24 Pag. 24

25 Pag. 25

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27 Pag. 27

28 BEST PRACTICE CAPABILITY Da una capacità/abilità/competenza (capability ) giungono risultati (outcome ) che possono essere misurati (KPI); OUTCOME L esistenza di capacità/abilità/competenza ( capability ) applicata indica la presenza di una buona pratica ( best practice ). KPI Pag. 28

29 BEST PRACTICE CAPABILITY La mancanza di una buona pratica denota la mancanza di una capacità/abilità/competenza. OUTCOME La mancanza di una capacità/abilità/competenza è rivelata dall assenza di risultati. KPI Pag. 29

30 Prepare For Assessment Satisfied With Results Repeat The process Perform Assessment Impelment Improvements Plan For Improvements Pag. 30

31 Pag. 31

32 PORTFOLIO Pag. 32

33 Standardize Pag. 33

34 Pag. 34

35 Pag. 35

36 Pag. 36

37 Domanda 93 :Does your organization effectively consider workload, profit requirements,and delivery timeframes in deciding how much project work it can undertake? BEST PRACTICE : 5330 Make Decisions The organization practices effective decision-making that enables it to decide how much project work it can undertake, the profit level required to return, and the timeframe in which returns are required. Capability EstimateProject Resources All project resources requirements are estimated based on historical experience Outcome : :Accurate Funding Estimate :The organization has improved accuracy of future funding, resource forecast, and improved customer confidence. Capability : Allocate Resources The organization uses consistent criteria ( priority, KPI:evidence value, etc. ) to of allocate Improved resources. Estimating;Metrics Exists Outcome : :Optimized Portfolios: The organization optimizes the portfolios,resulting in improved return on investment(roi) Capability KPI:Improved : Return on Estimated Investment;Metrics Time-Phased Quantitative levels of Return Through the portfolio management process of selecting and chartering projects, the organization uses criteria for determining time-phased levels of return. Outcome : : Increase Protfolio Returnof Investment The organization optimizes the portfolios,resulting in improved ROI KPI:Broad-based Portfolio value Contribution;Metrics Exists Pag. 37

38 ual è stato l impegno al momento : circa 320 ore/uomo Cosa ci aspettavamo e qual è stato il risultato Una valutazione interna dell attitudine della nostra società a gestire ( gestirsi ) in una logica progettuale La possibilità di confronto sull applicazione, e, in qualche caso, l interpretazione delle norme. Un aiuto nel miglioramento uali sono i passi successivi Ragionare sul risultato ottenuto Formalizzare per la direzione Individuare e proporre e concordare sulle aree di miglioramento Selezionare, proporre ed applicare i metodi di miglioramento Pag. 38

39 Il desiderio di apparire abile spesso impedisce di diventarlo. La Rochefoucauld Pag. 39