L'art.1341 del Codice Civile

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1 L'art.1341 del Codice Civile Un taglio sulle spese condominiali per milioni di proprietari immobiliari Un comodo alleato per tutti gli amministratori di condominio Agenzia: Futurando

2 INTRODUZIONE Questa circolare ha lo scopo di offrire agli amministratori un importante indicazione giuridica ed uno strumento informatico: il suo contenuto permetterà di condividere l esperienza di molti Amministratori che, da più di un anno, hanno già raccolto il suggerimento e hanno portato, in pochi mesi, a considerare prassi la pubblicazione online dei documenti ed eccezione la loro stampa su carta, con un enorme alleggerimento di lavoro (per loro) e con un taglio dei costi di gestione (per i condòmini da loro assistiti). La legge 220/12 ha deluso molte aspettative. Non ha risolto un problema fortemente sentito dagli amministratori: in che modo utilizzare internet per evitare di stampare la documentazione condominale su carta? Non ha risolto questo problema perché non ha minimamente valutato la realtà: nei condomini, tantissimi proprietari sono persone anziane che non dispongono di internet. Le mezze misure, contemplate dall art.71-ter della legge , oltre a non prevedere in che modo coinvolgere chi non dispone di internet, suggeriscono linee guida che complicano ulteriormente le cose: si propone un irrealistico sito internet condominiale, con area protetta da password, nella quale l amministratore dovrebbe poter pubblicare la versione digitale dei documenti. Secondo il legislatore, in piena crisi economica, il condominio dovrebbe deliberare una spesa per la realizzazione e la manutenzione di un sito internet del condominio, allo scopo di permettere solo ad una parte dei condòmini (quella che dispone di internet) di scaricare i documenti in digitale e di risparmiare, così, sulle spese di stampa, carta e spedizioni postali. Irrealistico. Infatti, l esperienza di quella legge sul campo ha dimostrato che nessun condominio ha mai deliberato per tale spesa. La legge 220/12 non ha minimamente agevolato gli amministratori, né spianato la strada, con norme appropriate, all unica soluzione pratica, economica ed ecologica alternativa all uso della carta: internet. Com era prevedibile, questo ha demotivato la maggior parte degli amministratori, spingendoli a relegare ad un lontano futuro il pensiero ed il sogno di liberare tanto tempo prezioso, ancora oggi dedicato a stampare carta, piegare fogli, riempire buste, stampare etichette con indirizzi, per preparare centinaia di buste da spedire per posta o, peggio, da consegnare a mano. Un dispendio di tempo ed energie enorme, per l Amministratore. E uno spreco di denaro per i suoi clienti, i condòmini. In soccorso ad entrambi, fortunatamente, interviene un importante articolo del Codice Civile, l art. 1341, che si è rivelato essere l unico strumento giuridico al quale gli amministratori possono far riferimento per poter agire in deroga a molti obblighi e spianare la strada ad un uso intensivo di internet che coinvolga tutti, anziani compresi, salvo rarissime eccezioni.

3 Se è molto probabile, infatti, che una persona anziana non disponga di internet, è altrettanto probabile che la stessa persona anziana abbia un figlio, un nipote, un parente, un vicino, un conoscente di fiducia che disponga di internet e sia disposto ad aiutarla. E grazie all art e a questi legami, parentali o affettivi, che si scavalca ogni problema. Solo in rarissimi casi, infatti, una persona che abita in un condominio non ha nessun legame sociale: può succedere, naturalmente, ma solo in rare eccezioni. In quei casi, e solo in quei casi, l amministratore è veramente obbligato, per legge, a stampare i documenti su carta. Semplicemente perché non ha nessun altra alternativa. L art.1341 è la risposta, dunque, ad una semplice domanda: Come portare nella sfera di conoscenza dei soggetti interessati (i condòmini) un documento che i soggetti stessi hanno diritto a conoscere e ricevere?. Con una semplice bacheca di condominio on-line, con accesso protetto da password. Grazie all art.1341, l utilizzo di questo servizio sarà possibile sia per tutti i condòmini che hanno direttamente accesso ad internet (che posseggono, cioè, una propria connessione alla rete), sia per tutti quelli che possono accedervi solo indirettamente (facendo affidamento ai propri legami, parentali o affettivi, per ricevere aiuto). In tutti questi casi, l amministratore può erogare un servizio alternativo alla carta. Nel primo anno di test del software all interno della piattaforma le percentuali di adesioni minime sono state del 50% al sud e dell 85% al nord: gli amministratori che si sono attenuti alle indicazioni qui contenute, hanno ridotto l utilizzo della carta in queste proporzioni. L Art del Codice Civile Per la prima volta, con la legge 220/12, tra le norme che regolano il mondo delle amministrazioni condominiali si è fatto accenno alla possibilità di pubblicare i documenti online senza stamparli su carta. Questa ratio, maldestramente realizzata, come abbiamo visto, dall art.71-ter, ha una strada di realizzazione alternativa, percorribile grazie all art.1341 che regolamenta, in generale, i contratti. Nel nostro caso, le due parti in causa sono: l amministratore ed il condòmino. L amministratore, semplicemente, sottopone ad ogni singolo condòmino la stipula di un contratto di servizio, ai sensi dell art.1341, complementare al mandato ricevuto dal Condominio. L adesione al servizio comporta l azzeramento di tutte le spese inerenti alla stampa, consegna e spedizione dei documenti condominiali su supporto cartaceo e l utilizzo, in alternativa, di una bacheca condominiale online. Sarà libera scelta di ciascun condòmino aderire e risparmiare, o non aderire e continuare a pagare quelle spese. Proporre il contratto di adesione al condominio complessivo invece che a ciascun condomino è un errore, perché implica la necessità di una delibera dell assemblea: evitare questo passaggio è una precauzione che elimina ritardi dovuti alla scarsa partecipazione dei condòmini alle assemblee stesse.

4 La via più rapida per informare e raccogliere le adesioni è inviare a tutti gli assistiti il Modulo di Adesione scaricabile dall apposito link sul Menù Principale di L Art del Codice Civile Condizioni generali di contratto. Il testo della Legge [I] Le condizioni generali di contratto predisposte da uno dei contraenti sono efficaci nei confronti dell'altro, se al momento della conclusione del contratto questi le ha conosciute o avrebbe dovuto conoscerle usando l'ordinaria diligenza. [II] In ogni caso non hanno effetto, se non sono specificamente approvate per iscritto, le condizioni che stabiliscono, a favore di colui che le ha predisposte, limitazioni di responsabilità, facoltà di recedere dal contratto o di sospenderne l'esecuzione, ovvero sanciscono a carico dell'altro contraente decadenze, limitazioni alla facoltà di opporre eccezioni, restrizioni alla libertà contrattuale nei rapporti coi terzi, tacita proroga o rinnovazione del contratto, clausole compromissorie o deroghe alla competenza dell'autorità giudiziaria. Analizzeremo ora in che modo quest articolo permetta il raggiungimento dei seguenti obiettivi: - La pubblicazione online dei documenti condominiali in deroga all art.71-ter, ossia senza il costo per un sito internet condominiale e senza la necessità, quindi, di una delibera dell assemblea. - La drastica riduzione dell utilizzo della carta, con benefici pratici (per l amministratore), economici (per i condòmini) ed ecologici (per tutti). - Il coinvolgimento delle persone anziane all utilizzo della bacheca condominiale online, anche se prive di una loro connessione ad internet. - Un sistema digitale alternativo alla carta e sostitutivo alla P.E.C. con validità giuridica ai fini della certificazione della ricezione dei documenti condominiali pubblicati. Dalla lettura dell articolo 1341 (comma secondo) si evince che, in un contratto, è possibile inserire clausole specificamente approvate per iscritto che prevedano limitazioni alla facoltà di opporre eccezioni e deroghe alla competenza dell'autorità giudiziaria: questa possibilità è conosciuta come dichiarazione di manleva. Nel caso specifico, l amministratore può proporre, al costo che riterrà congruo, un servizio di bacheca condominale on-line la cui adesione richiede la stipula di un contratto e al cui interno è presente una dichiarazione di manleva. Firmando il contratto di adesione, il condòmino dichiara di aderire ad un servizio di ricezione, in formato digitale, di tutta la documentazione sia condominiale che personale, in sostituzione della ricezione su carta e con conseguente azzeramento di tutte le spese inerenti finora sostenute. L adesione comporta, per il condomino, una dichiarata assunzione di responsabilità in merito alla visualizzazione dei documenti

5 pubblicati dall amministratore: non potrà opporre eccezioni dovute alla sua scarsa diligenza. Le persone che non hanno un accesso diretto ad internet (gli anziani) potranno, quindi, usufruire indirettamente della bacheca condominiale online ricercando un supporto da un parente o da una persona di loro fiducia: in caso la ricerca abbia esito negativo, continueranno (soltanto loro) a ricevere i documenti su supporto cartaceo. Questo è un esempio di contratto di servizio includente una dichiarazione di manleva ai sensi dell art.1341 C.c. La matrice è scaricabile in formato Word dal Menù Principale di CONTRATTO DI ADESIONE AL SERVIZIO Io sottoscritt, (nome e cognome), del condominio di via, scala int., ai sensi dell art.1341 c.c., in deroga a qualsiasi accordo precedentemente stipulato, dichiaro di aderire al servizio con tacito rinnovo annuale, in sostituzione della ricezione cartacea della documentazione condominiale, impegnandomi a visionare o scaricare (dalla bacheca on-line condominiale e dalla bacheca on-line personale) tutti i documenti pubblicati (convocazioni, avvisi, verbali di assemblea, preventivi, conteggi, fatture, solleciti, ) che dichiaro da considerarsi, sin da ora, direttamente o indirettamente di mia conoscenza. Dichiaro altresì di non avanzare né far valere, per qualsiasi titolo o ragione, alcuna pretesa o facoltà di opporre eccezioni motivate dalla mancata ricezione su carta dei suddetti documenti: come data di ricezione farà fede la data ed ora di pubblicazione del documento registrata dal Sistema. Per la ricezione del Codice di Invito, eleggo come mio indirizzo quello di seguito indicato: (SCRIVERE A STAMPATELLO N.B. L iscrizione al sistema dovrà essere effettuata con questa ), lì (firma del Condòmino) Ai sensi e per gli effetti dell art. 1341, presa attenta visione, dichiaro di accettare il presente Contratto in tutte le sue parti. (firma del Condòmino) Solo con questa dichiarazione firmata l amministratore si sentirà tutelato per legge dal rischio di future contestazioni e potrà, in tutta tranquillità, offrire servizio di bacheca condominale online senza rischi. Anche le comunicazioni strettamente private e personali (come, ad esempio, i solleciti di pagamento)

6 potranno essere depositate in formato digitale nella cartella personale del cliente e non più inviate per raccomandata. Si ottiene, così, l ulteriore beneficio di semplificare la contabilità, forfetizzando le spese di cancelleria e le spese di spedizioni postali. Includendo nel servizio online anche solo una parte dei condòmini anziani, privi di accesso diretto alla rete, le adesioni registrate dagli studi di amministrazione già parzialmente a regime superano sempre il 50%. È possibile raggiungere questo risultato, in brevissimo tempo, grazie a semplici accorgimenti si seguito descritti. La forma è sostanza Come ottenere il massimo nel minor tempo possibile Nel primo anno-test di diffusione ed utilizzo del software, è stato erroneamente suggerito agli amministratori di proporre il servizio ai loro assistiti, facendo leva sul risparmio economico. L adesione, contro le aspettative, è stata tiepida e raramente superava il 30%. Non era certo un traguardo soddisfacente: l obbiettivo vero è avvicinarsi, il più possibile, al 100% di adesioni. Grazie all esperienza maturata dagli Amministratori che si sono avvicinati per primi a questo sistema, sì è riscontrato che la chiave del problema era proprio lì, nel proporre. L esperienza ha dimostrato che 2 frasi, impostate in modo diverso, sortiscono effetti completamente diversi. E psicologia della comunicazione. Un esempio: o Per ridurre le vostre spese di gestione, lo Studio propone di adottare una bacheca online. o Per ridurre le vostre spese di gestione, lo Studio ha deciso di adottare una bacheca online. La frase inizia con un informazione gradita al destinatario, il condomino: Per ridurre le vostre spese. Questo lo predispone, psicologicamente, ad aspettare favorevolmente la seconda parte della frase, dalla quale dipende la realizzazione della prima, il ridurre le spese. Il contenuto è la stesso, ma la forma ne cambia la sostanza: nel primo caso è una proposta, nel secondo è un fatto compiuto. Presentare il servizio utilizzando la prima forma, come una proposta, significa invitare a valutare due opzioni: aderire o non aderire. E non è nell interesse dell amministratore prospettare la seconda opzione. Presentando il servizio utilizzando la seconda forma, come un fatto compiuto, non ci sono opzioni esplicite tra cui scegliere. Il 50% dei condòmini, in media, aderisce senza porre domande, e lo fa immediatamente, sollecitata dal risparmio: solo una piccolissima percentuale (3-5%), composta da quella tipologia di condòmini che non gradisce novità semi-imposte, porrà domande di circostanza, pur avendo ben capito che si tratta di risparmiare soldi. Alla fine aderirà anche quella piccola percentuale. La restante parte, circa il 45% è costituita dai condòmini, per così dire, distratti, quelli sempre assenti alle assemblee o che, per

7 esempio, non inviano i dati per l anagrafica, anche se più volte richiesti. In questi casi sarà interesse dell Amministratore armarsi di pazienza e, con costanza, far loro da promemoria per spronarli a firmare il Modulo di Adesione. Basta ripetere, in ogni occasione che si presenterà, una semplice frase: Prima firma, prima risparmia! La P.E.C., le , i gestionali Comparazione con la bacheca on-line L utilizzo di una bacheca online offre diversi vantaggi rispetto ad altri sistemi di trasmissione digitale. Primo fra tutti, la trasparenza: in una bacheca online i documenti sono visibili, con data e ora di pubblicazione, da tutti i condòmini, a differenza della P.E.C. o di una . Secondo vantaggio, la praticità: senza doverli ricercare nelle singole P.E.C. o , il condòmino ha accesso ad un unico contenitore online nel quale sono conservati ed accessibili tutti i documenti che l amministratore avrà pubblicato. Terzo vantaggio (per gli amministratori): al posto dell invio di singole o di di gruppo, l utilizzo di uno specifico software appositamente studiato per la generazione di bacheche, permette la gestione di tutti i condomini da un unica pagina web. Anche rispetto ai gestionali utilizzati dagli Studi, una semplice bacheca online offre dei vantaggi. Primo fra tutti, proprio la semplicità. Le software-house che realizzano programmi di gestione per Amministratori di Condominio hanno inserito (alcuni gratis, altre a pagamento) la possibilità di estrarre i documenti dal gestionale stesso e di pubblicarli online. Apparentemente comodissimo. L errore è stato che, in un gioco di concorrenza, ciascuna software-house ha cercato di dare più dell altra, complicando l utilizzo del software non solo all amministratore, ma soprattutto all utente finale: il condomino. L interfaccia grafica, ossia quello che vede sullo schermo l utente finale, è inutilmente complicata: tasti colorati, icone da interpretare, molteplici funzioni, sicuramente tutte utili, ma poche davvero indispensabili. Le software-house non hanno, semplicemente, tenuto conto della realtà italiana, non tanto carente dal punto di vista di copertura internet del territorio quanto carente in alfabetizzazione informatica. In altre parole, la tecnologia in Italia c è, ed è pure molto diffusa, ora che anche i cellulari, i televisori e le playstation si connettono ad internet: il problema è saperla usare, questa tecnologia, cioè essere alfabetizzati a livello informatico. Per questi motivi, si segnala all indirizzo uno strumento studiato puntando alla semplicità e sperimentato per quasi due anni sul campo. - Pochi colori: la sobrietà cromatica in scala di grigi e la grafica essenziale evitano confusioni alla vista, soprattutto nelle persone di una certa età o con poca dimestichezza con il computer.

8 - La schermata che vede il condòmino ha solo un tasto con la scritta Bacheca. Impossibile sbagliare. - Pochi ed essenziali strumenti anche per l amministratore: il sistema non ha nulla di più dell essenziale e permette un suo utilizzo immediato, facile ed intuitivo. - Simboli e tasti descritti chiaramente: i pochi tasti sono nominati con la funzione che svolgono (ad. es.: Crea nuovo condominio ) così come le poche icone utilizzate sono facilmente interpretabili (come quella, molto nota, che simboleggia una cartella, o la busta da lettere che simboleggia una ) è una piattaforma che permette, senza alcuna spesa per l amministratore e senza installare alcun software, di creare infinite bacheche on-line con accesso protetto da una password e da un Codice di Invito. Le bacheche possono essere organizzate, al loro interno, in modo personalizzato, creando cartelle e sottocartelle con il nome e nell ordine che si preferirà. È possibile accedere con un utenza per testare il software interno: Utente = demo Password = demo Nella massima sicurezza e nel massimo rispetto della privacy, permette di pubblicare tutta la documentazione condominiale rendendola immediatamente disponibile ai condòmini. Solo coloro che riceveranno dal loro amministratore il Codice di Invito potranno accedere alla bacheca condominiale e personale per visionare o scaricare tutti i documenti sul proprio computer. Gli amministratori, grazie al registro delle visualizzazioni, avranno un quadro chiaro e complessivo di quali condòmini, in che giorno e a che ora, hanno visionato o scaricato un documento. Il servizio interno permette di inoltrare con avvisi inerenti ai files pubblicati a tutto il condominio, ad una sola scala o ad un singolo condòmino. BachecadiCondominio.it è facile da adottare: per attivare l accesso alle bacheche basta iscriversi al sistema e ordinare per l anno in corso un numero di utenze sufficiente. Alla luce della flessibilità dell'art.1341, quindi, non c'è più alcun motivo giuridico (art.1341), economico (gratis) e tecnico (internet), perché gli amministratori continuino a caricarsi periodicamente di una mole di lavoro enorme che può essere ridotta drasticamente: la stampa su carta. ULTIME INFORMAZIONI Il costo per ogni utenza su è di e1,00 (uno) all anno e dall utenza n 500 in poi, gratuite ed illimitate. L Amministratore, a sua discrezione, potrà chiedere per il nuovo servizio ciò che riterrà congruo. Nella maggior parte dei casi, il prezzo finale richiesto dagli Studi per ciascuna adesione si aggira intorno ai 5,00/6,00 euro all anno. CONTATTI Futurando Digital Services di Guido Prayer Cell.: 329/ Skype: futurando - Agenzia: Futurando

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