Nota di accompagnamento al bilancio di previsione 2014 Determinazione del Direttore Generale n. 164 del 09 Dicembre 2013

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1 Nota di accompagnamento al bilancio di previsione 2014 Determinazione del Direttore Generale n. 164 del 09 Dicembre 2013

2 Sommario 1. PREMESSA MISSION AMBITO DI ATTIVITA PIANO DI SVILUPPO PER IL ENTRATE... 7 Categoria ASSEGNAZIONE E TRASFERIMENTI DA ENTI PUBBLICI... 7 Categoria ASSEGNAZIONE E TRASFERIMENTI DA ALTRI SOGGETTI... 7 Categoria 2.2 PROVENTI VARI... 7 Categoria 2.3 RECUPERI RIMBORSI SPESE... 8 Categoria FUNZIONAMENTO ORGANI ISTITUZIONALI... 8 Categoria SPESE PER PERSONALE... 9 Categoria ALTRE SPESE PER IL PERSONALE Categoria IMPOSTE E TASSE A CARICO DELL'ENTE Categoria ACQUISTO DI BENI DI CONSUMO Categoria ACQUISTO DI SERVIZI Categoria PRESTAZIONI PROFESSIONALI E SPECIALISTICHE Categoria UTILIZZO DI BENI DI TERZI Categoria AZIONI DI COMUNICAZIONE E PUBBLICAZIONE Categoria SPESE AMMINISTRATIVE Categoria MANUTENZIONE Categoria FONDI DI RISERVA BILANCIO DI CASSA

3 1. PREMESSA 1.1 MISSION La Mission dell Agenzia Regionale Centrale Acquisti (di seguito anche ARCA o Agenzia), così come declinata all articolo 4 del Regolamento di Organizzazione approvato con determinazione del Direttore Generale del 22 Ottobre 2012, n. 12, è l ottimizzazione della spesa pubblica regionale, fornendo agli Enti del territorio lombardo gli strumenti operativi e gestionali per migliorare l efficienza delle attività di gara e per ridurre costi e tempi connessi alle procedure di selezione del fornitori. ARCA contribuisce inoltre al raggiungimento degli obiettivi strategici regionali di digitalizzazione e semplificazione dei processi della Pubblica Amministrazione Lombarda, favorendo la massima competizione tra le imprese e la più ampia partecipazione delle PMI agli appalti pubblici in Regione Lombardia. 1.2 AMBITO DI ATTIVITA In linea con quanto previsto all articolo 5 del Regolamento di Organizzazione, approvato con determinazione del Direttore Generale del 22 Ottobre 2012, n. 12, ARCA ricopre i seguenti ambiti di competenza di attività: - Svolge funzioni di Centrale di Committenza di cui all art. 33 del D.Lgs. n. 163/2006 a favore della Regione Lombardia, degli Enti del Sistema Regionale ex L.R. del 27 Dicembre 2006,n 30 degli Enti Locali e delle altre Pubbliche Amministrazioni aventi sede nel territorio regionale (di seguito, Enti ). - Svolge funzioni di Stazione Unica Appaltante, ai sensi dell art. 13 della L. 136/2010 e del D.P.C.M. del 30 Giugno Provvede, sulla base della programmazione regionale degli acquisti e con riferimento alle esigenze degli Enti di cui alla L.R. del 27 Dicembre 2006, n. 30, a: o stipulare convenzioni di cui all art. 26 della Legge n. 488/1999, in cui le imprese aggiudicatarie si obbligano ad accettare, sino a concorrenza della quantità massima stabilita da ciascuna convenzione, ai prezzi ed alle altre condizioni ivi previsti, ordinativi di fornitura emessi da Enti; o aggiudicare appalti di beni e servizi destinati ad uno o più Enti; o concludere accordi quadro ai sensi dell art. 59 del D.Lgs. n. 163/2006 ed istituire sistemi dinamici di acquisto ai sensi dell art. 60 del medesimo D.Lgs. n. 163/2006, destinati agli Enti. - Contribuisce alla promozione ed allo sviluppo degli appalti pre-commerciali, secondo le linee di indirizzo regionali. - Promuove lo sviluppo del green public procurement in Lombardia in stretto raccordo con le competenti direzioni regionali. 3

4 - Garantisce il monitoraggio dei livelli qualitativi delle forniture e dei servizi relativamente alle procedure di gara aggregata direttamente gestite. - Gestisce e sviluppa la piattaforma regionale per l e-procurement, l elenco fornitori telematico regionale ai sensi della D.G.R. 6 Aprile 2011, n. IX/1530 e gli altri strumenti innovativi di acquisto. - Promuove la diffusione dell e-procurement verso gli Enti attraverso il supporto, la consulenza e la formazione sull utilizzo delle piattaforme e degli strumenti innovativi di acquisto. - Promuove la diffusione dell e-procurement fra gli operatori economici che partecipano alle procedure di gara ad evidenza pubblica indette dagli Enti, anche attraverso: o l istituzione di Protocolli di intesa con associazioni di categoria, come strumenti di coordinamento; o la formazione degli operatori economici sull utilizzo degli strumenti di e-procurement. - Organizza eventi e workshop ai fini della promozione dell attività dell ARCA nonché partecipa ad eventi, congressi, convegni, anche all estero, ai fini di approfondimento ed aggiornamento sulle tematiche connesse agli acquisti della Pubblica Amministrazione. - Assicura inoltre agli Enti: o la consulenza in termini di supporto tecnico-organizzativo per lo svolgimento di procedure di gara o attività e progetti correlati; o la formazione sulle tematiche connesse agli acquisti della Pubblica Amministrazione. - Contribuisce all attuazione delle strategie regionali in materia di acquisti, promuovendo altresì lo sviluppo di iniziative sinergiche interregionali nell ambito del Sistema a rete delle Centrali di Acquisto regionali e la CONSIP. - Garantisce stretto coordinamento e relazione con l Autorità di Vigilanza sui Contratti Pubblici di Lavori, Servizi e Forniture, con gli osservatori di spesa nazionali e regionali e con il Commissario Straordinario per la razionalizzazione della spesa per acquisti di beni e servizi. 1.3 PIANO DI SVILUPPO PER IL 2014 Il bilancio di previsione per l esercizio 2014 si basa sulle ipotesi ad oggi formulate in merito al piano operativo di ARCA nei diversi ambiti di attività, nonché sulle principali variabili gestionali connesse al funzionamento dell Agenzia. Per quanto riguarda il piano di attività, nel ruolo di centrale di committenza ARCA gestirà innanzitutto le convenzioni ed i contratti attivi, garantendo il costante monitoraggio qualitativo delle forniture, volta sia a gestire erosioni, estensioni, reintegri, soluzione di criticità e altre tematiche con enti e fornitori, sia le verifiche sulla qualità delle forniture e la soddisfazione del cliente. 4

5 Tabella 1: Convenzioni attive nel corso del 2013 Convenzioni Mese fine validità Cancelleria tradizionale ed ecologia e Carta in risme ed. 3 Ottobre 2015 Servizio di intermediazione pubblicitaria Ottobre 2014 Soluzioni infusionali Aprile 2014 Vaccini ad uso umano ed. 5 Aprile 2014 Vaccini antinfluenzali 2013/2014 Marzo 2014 Vaccini ed. 4 Aprile 2014 Vaccini ed. 6 Settembre 2014 Vigilanza armata per sedi regionali Luglio 2014 Relativamente al piano gare da pubblicare nel 2014, l Agenzia garantirà la continuità delle forniture su molte convenzioni attive e la gestione dei contratti per le procedure concluse nel 2013, con particolare riferimento a: farmaci (circa 100 contratti); vaccini umani ed antinfluenzali; ausili per incontinenti; Tessuto Non T essuto; assicurazioni sanitarie; energia elettrica; distributori automatici. Per quanto concerne, invece, il Sistema Regionale, con particolare riferimento agli Enti SIREG, a seguito dello studio di fattibilità attualmente in corso, nel 2014 si provvederà anche alla pubblicazione di una o più gare su diverse iniziative inerenti il tema della Comunicazione. In particolare le merceologie interessate sono: Attività di comunicazione (Campagne Above the Line, Below the Line, etc); Eventi; Acquisto e pianificazione spazi media; Print Management; Contenuti editoriali e pubblicazioni. Relativamente alla Piattaforma telematica Sintel, ARCA proseguirà l attività di sviluppo manutentivo ed evolutivo della piattaforma affinché gli Enti della PA lombarda possano utilizzarla, gratuitamente ed autonomamente, per svolgere qualsiasi tipologia di procedura di gara in modalità interamente telematica. 5

6 Nel corso del 2014, inoltre, ARCA implementerà nuove funzionalità, sia accogliendo (previa analisi di fattibilità) le esigenze espresse dagli Enti del Sistema Regionale, sia derivanti da evoluzioni funzionali o normative in ambito appalti e sistemi di comunicazione telematica. In particolare si procederà alla l attivazione della funzionalità specifica per gestire tutte le fase degli Accordi Quadro ex art. 59 del Codice degli appalti; sarà messo in produzione del Sistema Dinamico di Acquisto (ex art. 60 del Codice degli Appalti); l attivazione di nuove funzionalità per la gestione avanzata dell Elenco Fornitori Telematico, tra cui l utilizzo di strumenti evoluti quali il rating fornitori, i parametri per l applicazione del principio della rotazione per l invito ai cottimi (ai sensi dell art. 125 del codice degli appalti) e motori di ricerca complessi. Anche per il Negoizio Elettronico (NECA) sono previste una serie di implementazioni o studi di nuove funzionalità, come ad esempio la modalità multistazione appaltante, che risponde alla necessità di Consorzi, dei Comuni piccoli facenti parte di una centrale unica di committenza (CUC) o dei Comuni/Enti molto articolati, di avere uno strumento per la gestione di un contratto di somministrazione di beni/servizi; la categorizzazione dei prodotti con le categorie merceologiche europee CPV (Common Procurement Vocabulary) al fine sia di permettere una ricerca più semplice dei prodotti che per effettuare una spending analisys accurata; l invio ordini ai fornitori in modalità telematica aderendo al progetto europeo OpenPeppol. ARCA, inoltre, continuerà a garantire costante formazione agli utenti, mediante formazione in aula e training on the job (consulenza on-site per le procedure di gara Sintel). Visto l esponenziale incremento delle richieste di supporto da parte degli enti sanitari, per gare sempre più complesse ed evolute, saranno potenziati anche l utilizzo di strumenti per l assistenza da remoto (web conferencing e desktop sharing); nel 2014 ARCA ha in programma la diffusione di moduli formativi innovativi, ossia video corsi distribuiti in modalità di pillole video. Sarà inoltre potenziato il front end costituito dal Call Center regionale a Paternò. In seguito al rilascio del progetto relativo al Nuovo modello di gestione delle categorie merceologiche in Sintel (previsto per novembre 2013), sarà possibile avviare il tavolo di lavoro con Lombardia Informatica per l integrazione tra Sintel e l Osservatorio Acquisti che consentirà il trasferimento dei dati relativi alle gare svolte dagli Enti sanitari con la piattaforma Sintel nel database dell Osservatorio, consentendo il raggiungimento di efficienze di processo (riduzione attività manuali a basso valore, riduzione della manualità, aumento della qualità delle informazioni) e garantendo a DG Salute maggiore consistenza, tempestività e controllo sui dati. 6

7 2. ENTRATE Nell anno sono previste entrate correnti pari ad euro ,00. Categoria ASSEGNAZIONE E TRASFERIMENTI DA ENTI PUBBLICI Da parte di Regione Lombardia, Direzione Generale Salute, sono stati stanziati Euro ,00 a titolo di contributo regionale di funzionamento dell Agenzia. Categoria ASSEGNAZIONE E TRASFERIMENTI DA ALTRI SOGGETTI Il contributo di funzionamento dell Agenzia, corrisposto dai fornitori aggiudicatari delle convenzioni, è stato stimato in Euro ,00. Tale contributo è stato istituito dalla Giunta Regionale mediante Dgr del 09 Novembre 2011, n. IX 2429 e viene corrisposto a titolo di parziale rimborso delle spese sostenute dall Agenzia per la gestione delle convenzioni attive. Per il calcolo dell importo in oggetto si è adottato un approccio prudenziale, dipendendo l accertamento di tale entrate dalle tempistiche (non sempre puntuali) con cui i fornitori invieranno la documentazione necessaria. Rispetto a quanto riportato nel bilancio di previsione 2013 (pari a ,00 euro), per il 2014 il contributo risulta essere inferiore poiché le convenzioni attive che prevendono il contributo sono in via di esaurimento, e al contempo la maggior parte dei nuovi contratti stipulati non prevede questo meccanismo di remunerazione per l Agenzia (meccanismo sospeso per molte convenzioni/merceologie sanitarie in virtù di specifici accordi con DG Salute). Categoria 2.2 PROVENTI VARI Sul capitolo 1062 Interessi attivi su depositi in conto corrente è stato stimato un importo di euro 3.500,00 sulla base della previsione dei flussi finanziari previsti nel

8 Categoria 2.3 RECUPERI RIMBORSI In linea con quanto disposto dall art. 34, comma 35, della Legge del 17 dicembre 2012, n. 221, le stazioni appaltanti possono richiedere il rimborso per le spese sostenute, relative alla pubblicazione sui quotidiani dei bandi di gara e dei relativi avvisi, ai fornitori che si aggiudichino tali gare. L importo pari a euro è stato stimato tenendo conto delle convenzioni che verranno aggiudicate nel corso dell esercizio, applicando un principio cautelativo. 3. SPESE Nel 2014 sono previste spese pari ad euro ,00. Categoria FUNZIONAMENTO ORGANI ISTITUZIONALI La categoria si riferisce alle indennità percepite dal Collegio dei Revisori, dall Organismo di Vigilanza e dal Direttore Generale dell Agenzia. I compensi del Collegio dei Revisori sono stati definiti applicando quanto disposto dai provvedimenti: - DGR del 26 Settembre 2007, n. 5422, il quale definisce che Ai componenti dei Collegi dei Revisori spetta un compenso [ ] di importo non superiore ad euro per il Presidente ed euro per gli altri componenti. Gli importi indicati si intendono annui e al lordo delle ritenute ; - DL del 31 maggio 2010, n.78 articolo 6 comma 3, il quale cita a decorrere dal 10 Gennaio 2011 le indennità, i compensi, i gettoni, le retribuzioni o le altre utilità comunque denominate, corrisposti dalle pubbliche amministrazioni di cui al comma 3 dell'articolo 1 della legge 31 Dicembre 2009, n. 196, incluse le autorità indipendenti, ai componenti di organi di indirizzo, direzione e controllo, consigli di amministrazione e organi collegiali comunque denominati ed ai titolari di incarichi di qualsiasi tipo, sono automaticamente ridotte del 10 per cento rispetto agli importi risultanti alla data del 30 aprile Pertanto gli importi, al lordo delle ritenute, indicati nel capitolo Indennità e rimborsi al Collegio dei Revisori, sono: - per il Presidente pari ad euro ,40 annui (inclusa la rivalsa del 4% su contributi previdenziali ed IVA); - per ciascuno dei due componenti del Collegio pari ad euro ,80 annui (inclusa la rivalsa del 4% su contributi previdenziali ed IVA). In linea con quando disciplinato sia dall art 18 del Regolamento Organizzativo, adottato con determinazione del Direttore Generale del 22 Ottobre 2012, n. 12, sia dalla DGR del 12 Settembre 2012, n. 4046, è stato istituito un 8

9 Organismo interno, denominato Organismo di Vigilanza (OdV), a seguito dell adozione di un modello organizzativo ex D.Lgs. 231/2001. Tale OdV è composto da tre membri: uno interno all Agenzia, l Ing Giuseppa Cilano, uno in rappresentanza della Regione Lombardia, la Dott.ssa Barbara Piotti, ed il membro esterno, nonché Presidente dell Organismo, Dott. Niccolò Bertolini; è prevista la corresponsione di un indennità al Presidente dell Organismo, in misura pari ad euro annui (oltre la rivalsa del 4% su contributi previdenziali ed IVA). Per quanto compete il Direttore Generale, le indennità inserite a bilancio nel capitolo Indennità del Direttore Generale sono calcolate sulla retribuzione annua lorda percepita (pari ad euro ) e su quella variabile costituita dai compensi sulla produttività pertinenti dell esercizio 2014 (quantificati su una base di euro ). Categoria SPESE PER PERSONALE In questa categoria sono riportate tutte le voci di spesa relative al costo del personale dipendente. Si evidenzia, come indicato in premessa, che la sentenza della Corte Costituzionale del 3 Luglio 2013 ha sancito il ritorno del personale a tempo indeterminato di ARCA in Lombardia Informatica SpA. I costi del personale indicati nella presente categoria di bilancio, quindi, fanno riferimento esclusivamente al personale a tempo determinato attualmente in forza in ARCA e ad ulteriori costi derivanti dall ampliamento dell organico. I costi relativi al personale a tempo indeterminato, che opera dunque presso l Agenzia in virtù di una convenzione tra ARCA e Lombardia Informatica, sono stati inseriti nel capitolo 2017 Servizi amministrativi, tecnici ed informatici. Nel corso del 2014 sono ipotizzati n. 7 nuovi ingressi per la creazione di nuove funzioni, quali l Ufficio del Personale e l Ufficio Acquisti e per un parziale rafforzamento di alcune strutture interne per maggiori carichi di lavoro derivanti dalla presa in carico delle gare di acquisto di Regione Lombardia. Anche per questa ragione, oltre a prevedere nuove assunzioni, è previsto il supporto da parte di personale in comando da altri enti del comparto regionale. Retribuzioni lorde Il capitolo include le retribuzioni lorde sia del personale dipendente ARCA, sia del personale in comando. Compensi per la produttività ed altre indennità L importo si riferisce alla retribuzione di risultato dei dipendenti Arca e del personale in comando; per il personale attualmente in forza non sono previsti premi sulla produttività. 9

10 Straordinari Per la stima della retribuzione straordinaria si è fatto riferimento all andamento registrato nel corso dell esercizio 2013, considerando 150 ore/anno di straordinario effettuati in media da ogni dipendente. Contributi obbligatori a carico dell Agenzia Per il calcolo dei contributi a carico dell Agenzia ci si è riferiti alla Circolare INPS del 9 Febbraio 2012, n.21 relativa ai Contributi INPDAP per l anno La voce di spesa include: - CPDEL, calcolato sul 23,8% della retribuzione lorda, degli straordinari e della retribuzione variabile; - TFR, calcolato sul 2,88% della retribuzione lorda; - INAIL, calcolata sull imponibile fiscale a cui è stata applicata un aliquota del 0,5%. Si precisa che il capitolo include anche quanto di pertinenza del Direttore Generale. Fondo TFR La legge del 27 Dicembre 2006, n.296 prevede l obbligatorietà del versamento presso l INPS, pertanto il capitolo non risulta avere stanziamenti previsti per l esercizio Fondo ex LR 54/76 Trattasi del fondo, istituito dall art. 4 della Legge Regionale n. 54/1976, che consente di finanziare interventi di tipo assistenziale a favore di tutto il personale dipendente, compreso quello inquadrato nel ruolo speciale ad esaurimento, a fronte di documentazione comprovante le spese sostenute alla data di scadenza di ciascun anno di competenza. L importo è stato calcolato sul 2 per cento del rispettivo ammontare degli oneri per il trattamento economico, previdenziale ed assistenziale del proprio personale, così come disposto dall articolo 4, comma 1, della suddetta legge. Categoria ALTRE SPESE PER IL PERSONALE Sono presenti in questa categoria i costi relativi ai buoni pasto erogati al personale e le spese di formazione ed addestramento per la partecipazione dei dipendenti a corsi formativi specializzati. In particolare sono previste tre tipologie di formazione per il personale: - Formazione di base: gestione del conflitto, comunicazione efficace ed efficiente, strumenti di office automation, ecc.; - Formazione comportamentale: tecniche di negoziazione, tecniche di relazione, ecc.; 10

11 - Formazione tecnico-specialistica: codice appalti, adeguamenti normativi (es. spending review), acquisti in ambito sanitario, fatturazione elettronica, business intelligence, compliance normativa (es. Privacy, D.Lgs. 231/01, ecc.). Per quanto riguarda il capitolo di spesa Buoni Pasto il valore indicato deriva dalla moltiplicazione delle giornate lavorative annue per il costo unitario del buono pasto, pari ad euro 5,80 a cui viene applicata un aliquota iva del 4%. Si precisa che i buoni pasto sono acquistati da Regione Lombardia che, periodicamente, ribalta i costi sostenuti ad ARCA. Categoria IMPOSTE E TASSE A CARICO DELL'ENTE Le voci di spesa indicate nella categoria, sono relative alla tassa per lo smaltimento dei rifiuti (TARSU) ed all Imposta Regionale per le Attività Produttive (IRAP), calcolata applicando l aliquota del 8,5% su retribuzione lorda e straordinari del personale dipendente e assimilato. Categoria ACQUISTO DI BENI DI CONSUMO L importo complessivo della categoria deriva dai capitoli legati principalmente all acquisto di attrezzature d ufficio, e di prodotti e materiali di consumo. Sul capitolo Attrezzature d ufficio non sono previsti importi, in quanto i costi relativi agli acquisti per postazioni di lavoro, arredi ed altre attrezzature sono riportati sul capitolo 2301 "Acquisto di beni materiali". Anche sul capitolo Carburante e combustibili non sono previste spese poiché, a causa della veste pubblica che l agenzia ricopre, non è previsto l utilizzo di automezzi di proprietà o in leasing. L agenzia, per far fronte a tale necessità, si avvale di un servizio di car sharing che non comporta spese aggiuntive per carburanti. Nel capitolo Acquisto prodotti e materiale di consumo sono incluse le spese legate agli acquisti per risme di carte e cancelleria varia; la stima è stata effettuata basandosi sui consumi e sui costi sostenuti nel costo dell esercizio Non sono invece compresi i costi per i toner delle stampanti poiché rientreranno nel canone previsto dalla convenzione Postazioni di Lavoro alla quale ARCA aderirà. Categoria ACQUISTO DI SERVIZI La categoria comprende le spese relative a molteplici servizi, di seguito dettagliati. 11

12 Servizi Ausiliari (pulizia, vigilanza, trasporti e fattorinaggi) Nel capitolo ricadono tutte le spese legate ai servizi di pulizia, portierato e vigilanza. Questi costi, sostenuti da Regione Lombardia, vengono poi ribaltati a tutti gli enti presenti nel Palazzo Pirelli sulla base della metratura occupata. Per la stima ci si è attenuti ai costi sostenuti nel corso dell esercizio Assicurazione In data 28 ottobre è stato stipulato un contratto per il servizio di consulenza e brokeraggio assicurativo in favore di ARCA. Tale contratto non comporta per ARCA nessun onere, né presente né futuro, per compensi, rimborsi o quant altro in quanto il Broker sarà remunerato dalle Compagnie Assicuratrici che stipuleranno le polizze in favore di ARCA, applicando ai premi assicurativi imponibili annui dei contratti intermediati, la commissione provigionale unica annua del 6% offerta in gara, trattenuta dal Broker stesso sulle rimesse dei premi di assicurazione all atto della loro rendicontazione. Compensi per altre collaborazioni assimilate a lavoro dipendente Nel capitolo vengono stimati i compensi da erogare ad un collaboratore esterno e ad un tirocinante sulla base della convenzione per la promozione di tirocini teorico-pratici stipulata tra ARCA ed il Master in Procurement Management Approvvigionamenti e Appalti della Facoltà di Economia della Università degli Studi di Roma Tor Vergata. Rimborso per missioni Nel capitolo Rimborsi per missioni sono comprese le spese di viaggio e trasferta (mezzi pubblici, vitto e alloggio) connesse alle attività istituzionali di Arca. La componente principale è legata alle attività che ARCA svolge sul territorio lombardo per attività di formazione all uso delle piattaforme telematiche per i processi di approvvigionamento, nonché per la consulenza e il supporto operativo.. Sono comprese inoltre le spese di trasferta legate alla partecipazione a convegni che si svolgono sia in Italia sia all Estero Nel capitolo vengono fatte confluire oltre alle spese opportunamente rendicontate, corredate di giustificativi, direttamente dai dipendenti anche i costi fatturati dall Agenzia Viaggi con cui ARCA ha contrattualizzato il servizio di prenotazione treni/aerei/alberghi. Utenze e canoni Nel capitolo sono comprese le spese legate alle utenze relative ad energia elettrica, acqua e gas, alla telefonia fissa, mobile-traffico dati e le linee fax e all acquisto di banche dati esterne. I costi per le utenze (acqua, energia elettrica e gas), sono sostenuti da Regione Lombardia e vengono poi ribaltati a tutti gli enti presenti nel Palazzo Pirelli sulla base della metratura occupata. Per la stima ci si è attenuti ai costi sostenuti nel corso dell esercizio

13 Relativamente alle spese telefoniche, l Agenzia ricorre alle convenzioni CONSIP per le 5 linee fax, e per i servizi di telefonia, fissa, mobile e traffico dati. Per i servizi di telefonia mobile ed il traffico dati, forniti da TIM, oltre ai costi di consumo telefonico, sono previsti anche canoni mensili per gli apparati telefonici (smartphone e cellulari) e per le chiavette di traffico dati in dotazione al personale. Oltre alle voci di spesa di cui sopra, ricadono nel capitolo anche i canoni di abbonamento a banche dati esterne.; le principali voci sono legate a: - Banca Dati Cerved, strumento di reportistica per l analisi del mercato e dei competitor in fase di definizione delle strategie di gara; - Banca dati prezzi farmaci, Banca dati Gare ed Appalti, Banca dati appalti e contratti, Banche dati Camera Commercio Milano, ad uso del Servizio Acquisti per le PA Lombarde; - Telemaco e Leggi d Italia, banche dati ad uso del Servizio Affari Legali e Contrattuali. Servizi Amministrativi, Tecnici ed Informatici Di seguito si riporta una descrizione dei contratti rientranti in tale voce: - Contratto con RTI (Deloitte, Fastweb, BravoSolution, Almaviva, Present), per i servizi di sviluppo e manutenzione, assistenza, supporto all analisi dei processi/demand management e formazione per la realizzazione del modello e-procurement della Regione Lombardia: o Sviluppo e manutenzione: in linea con i costi sostenuti nel corso del 2013, per lo sviluppo di nuove applicazioni e manutenzione evolutiva si stimano costi per euro. o Integrazione Tecnica: sono stimati per le attività di configuration management (creazione dei pacchetti software che vengono resi fruibili agli utenti) e le attività di test di integrazione tecnica per la verifica del corretto funzionamento dei nuovi sviluppi integrati con le funzionalità già esistenti, sulla base delle spese sostenute nel o Formazione Enti: il costo per euro, fa riferimento ad un professionista che supporta la Funzione e-procurement per le PA lombarde nell attività di formazione presso gli enti, circa l utilizzo della piattaforma Sintel. o Assistenza: le attività di assistenza tecnica e funzionale di II livello nonché la gestione dei servizi applicativi, per un importo di euro , restano costanti rispetto a quanto effettuato nel corso dell esercizio o Consulenza: a fronte di un aumento del personale interno, si stima una minore necessità in merito ai servizi erogati nel corso del 2013con costi totali stimati per un totale di Le attività prevedono l erogazione di servizi a supporto delle strutture di ARCA, tra cui si citano: analisi su settori/categorie merceologiche,, realizzazione di studi di fattibilità, supporto alla predisposizione di gare aggregate e per RL, analisi dei processi organizzativi, definizione dei requisiti di servizi/sistemi di eprocurement, governo dell evoluzione architetturale dei sistemi, supporto alle attività di project management, supporto allo sviluppo e gestione del DWH e dei sistemi di Business Intelligence, supporto alle attività di monitoraggio convenzioni attive, 13

14 controllo operativo e reporting direzionale; supporto alle attività di monitoraggio qualità forniture e verifica della customer satisfaction;. Con riferimento alle attività di sviluppo, manutenzione e assistenza, i servizi previsti nel suddetto contratto sono finalizzati a: o Garantire la realizzazione di nuovi sistemi o di nuove funzionalità all interno dei sistemi esistenti e conservare l aderenza tra i requisiti funzionali, prestazionali e qualitativi desiderati dall utenza (Enti Regionali e Fornitori); o Garantire l erogazione del servizio in termini di disponibilità, affidabilità e prestazioni ed offrire il supporto necessario per una corretta e completa fruibilità da parte dell utenza; o Identificare aree di miglioramento dei sistemi informativi a supporto dei processi ed i relativi impatti organizzativi, definire la strategia evolutiva dei servizi mediante servizi consulenziali a supporto dei clienti per creare le migliori soluzioni operative. - LISPA, per la fornitura di una serie di servizi per un importo stimato in euro Le principali voci di costo sono legate a: o Costi di Infrastruttura per gli ambienti di produzione, pre-produzione e formazione (si suppone che nel mese di aprile 2013 si passerà a nuovo fornitore individuato attraverso la procedura di gara ARCA_2013_F1 Hosting infrastruttura e che permetterà un risparmio di circa euro annui); o Conservazione Sostitutiva; o Portale web dell Agenzia (parte del Sistema portali di Regione Lombardia); o Contact Center (struttura di call center dedicato, localizzata a Paternò, nell ambito del più ampio Call Center della Regione Lombardia). In particolare il servizio di Contact Center consente l interfaccia tra l Agenzia, le aziende che intendono accreditarsi come potenziali fornitori o partecipare ai bandi gara e gli enti che necessitano di assistenza di I livello sui servizi offerti dall Agenzia o che, a loro volta, vengono contattati attraverso campagne di outbound per rilevarne bisogni e necessità. Per la stima degli importi dei servizi di cui sopra si fa riferimento ai costi sostenuti nel LISPA, convenzione con ARCA cui oggetto è il personale dipendente a tempo indeterminato reintegrato in Lombardia Informatica (a seguito della già citata sentenza della corte costituzionale con la quale si dichiara l illegittimità costituzionale dell art. 12, comma 4, della legge della Regione Lombardia 16 luglio 2012, n. 12) ed operante in ARCA sulla base di un contratto di servizio. - IQM, INNOVHUB rispettivamente per le verifiche ispettive effettuate da personale esterno specializzato (auditor certificati), presso gli enti aderenti alle convenzioni per accertare la qualità delle forniture (rispetto dei capitolati) e la soddisfazione del cliente, e per i controlli di laboratorio propedeutici all aggiudicazione - sui beni offerti dai fornitori aggiudicatari (es. ausili per incontinenza). 14

15 - SourceSense, nuovo fornitore per il servizio di issue tracking (servizio che nel 2013 era erogato da Lombardia Informatica) in modalità SaaS. Il nuovo fornitore garantisce un saving rispetto ai prezzi applicati da LISPA pari a circa il 50%, con un importo totale previsto pari a circa euro. - Infocert, per il servizio di posta elettronica certificata, servizio anch esso precedente erogato da Lombardia Informatica ed affidato nel corso del 2013 al nuovo fornitore Infocert. Anche in questo caso si segnala un risparmio notevole: i costi per la gestione, l assistenza e la manutenzione della fornitura di servizi di PEC applicativa e dei servizi connessi per la piattaforma di eprocurement Sintel sono pari a euro annui, a fronte degli oltre euro annui ( mensili) applicati nel 2013 da Lombardia Informatica. - Servizi per la gestione amministrativa e giuridica del personale, che comprendono la produzione dei cedolini, la fornitura di un applicativo necessario per gestire al meglio il personale, il servizio di consulenza sulle tematiche legate al personale. Ipotizzando l ampliamento dell organico di ARCA con l assunzione entro aprile di personale dedicato a queste attività, si stimano costi solo sui primi 4 mesi dell esercizio Categoria PRESTAZIONI PROFESSIONALI E SPECIALISTICHE La categoria si compone di due capitoli: Consulenze tecniche, volte a progetti specifici, ed Incarichi professionali. Per quanto riguarda le consulenze tecniche, è stata prevista sulla base dell anno precedente la spesa per un consulente che si occupasse della formazione sull utilizzo delle piattaforme di eprocurement presso gli enti; nel corso del 2013 però il servizio è stato affidato ad Almaviva all interno del contratto RTI descritto precedentemente. I costi per tali attività, dunque, rientrano nella categoria 1.6 al capitolo 2107 Servizi Amministrativi, Tecnici ed Informatici. Gli incarichi professionali riportati, invece, si riferiscono ad attività in ambito legale. Consulenza legale stragiudiziale: indetta una procedura di selezione per l affidamento dell incarico su tematiche inerenti la pubblicazione, la gestione ed aggiudicazione delle gare di appalto di servizi e forniture di ARCA; sulla base dell incremento del numero di gare che ARCA dovrà gestire e bandire, anche per conto di Regione Lombardia, si stimano costi per euro circa. 15

16 Consulenza legale eprocurement: indetta una procedura di selezione per l affidamento dell attività di assistenza normativa e consulenza stragiudiziale relative alla gestione, sviluppo ed utilizzo delle piattaforme Sintel e NECA. La stima complessiva della spesa, pari ad euro, è effettuata analogamente a quanto esposto per la consulenza legale stragiudiziale. Consulente del lavoro: la spesa prevista per la consulenza per problematiche nella gestione del personale dipendente, stimata in euro , è stimata tenendo conto dei costi sostenuti nel Lo stanziamento comprende: Categoria UTILIZZO DI BENI DI TERZI - l utilizzo di autovetture attraverso un servizio di Car sharing, a cui il personale ARCA ricorrerà per gli spostamenti sul territorio lombardo; - i costi di locazione, gestione e manutenzione per le postazioni di lavoro (desktop, supporti mobili, pacchetto scrivania, tablet, stampanti) a seguito dell adesione di ARCA alla convenzione ARCA_2013_5; - i costi per i servizi hard relativi alla locazione degli spazi presso Palazzo Pirelli ed alla gestione degli impianti; tali costi sono sostenuti da Regione Lombardia ed in seguito ribaltati a tutti gli enti presenti nel Palazzo Pirelli sulla base della metratura occupata. Per la stima ci si è attenuti alle spese sostenute nel corso dell esercizio 2013; - i costi per le licenze software, stimati in euro , di cui le principali sono: o servizio di posta elettronica gmail fornito da Noovle; o sistema informativo contabile; o sistema di rilevazione presenze; o applicativo di business intelligence e di reporting QlikView; o servizio di rassegna stampa; o servizio web conferencing per formazione a distanza; o applicativo ad uso dell Organismo di Vigilanza e Compliance; o applicativo per l invio di newsletter. Categoria AZIONI DI COMUNICAZIONE E PUBBLICAZIONE Nel capitolo Convegni ed eventi sono compresi gli importi legati alla partecipazione ed organizzazione di eventi e convegni in ambito nazionale ed internazionale (ad es. Premio Lombardia Efficiente). 16

17 Nel secondo capitolo della categoria, Pubblicità e comunicazione istituzionale, sono invece inseriti gli importi inerenti alle pubblicazioni previste dall Agenzia su quotidiani e riviste specializzate sui temi del Public Procurement e dell eprocurement, nonché la stampa leaflet e materiale informativo dell Agenzia. Categoria SPESE AMMINISTRATIVE Nel primo capitolo, Altre spese amministrative sono presenti prevalentemente gli importi derivanti dall utilizzo della cassa economale e le voci di spesa relative ai servizi postali, all acquisto di valori bollati, alle spese di rappresentanza, ad eventuali ravvedimenti amministrativi.. Nel secondo capitolo Pubblicazione bandi/aggiudicazioni di gara ricadono i costi per la pubblicazione sui quotidiani e sulla Gazzetta Ufficiale dei bandi di gara e dei relativi avvisi di proroga o rettifica e di aggiudicazione. Rispetto al 2013 si stima un aumento delle pubblicazioni, dovuto al maggior numero di gare che ARCA dovrà gestire e bandire, anche per conto di Regione Lombardia. Si stimano dunque: n. 20 indizioni, di cui per circa la metà potrebbero essere previste proroghe o rettifiche sui bandi già pubblicati, e n. 12 aggiudicazioni di gara (tra quelle bandite nel 2013 e non ancora aggiudicate e le convenzioni che invece saranno indette nel 2014 e verranno aggiudicate nel corso dello stesso anno). Rientrano tra le spese amministrative anche le Spese per contenzioso. Con DGR X/474 del 25 Luglio 2013, art. 28 lett G, la Regione Lombardia ha voluto dare applicazione a quanto previsto dall art 11, comma 8-bis, del D.L. n. 35/2013 (convertito nelle legge del 6 Giugno 2013, n. 64) secondo cui per la rappresentanza in giudizio, non è più possibile nominare legali esterni, ma bisognerà ricorrere a legali interni, se esistenti, o dell avvocatura regionale, con conseguenti risparmi in tema di spesa pubblica. Oltre a tali costi, a titolo cautelativo, si includono anche somme destinate al rimborso danni ed al pagamento di penali a seguito dei contenziosi. Categoria MANUTENZIONE Nel capitolo Manutenzione impianti, immobili, beni mobili e attrezzature è iscritto un importo a titolo precauzionale per eventuali attività di riparazione. Nel capitolo Manutenzione per hardware e software, invece, viene inserito il contratto stipulato con Serco per la manutenzione Pdl in scadenza a marzo 2014 per un importo di euro 6.810; in seguito ARCA aderirà alla convenzione Postazioni di lavoro che prevede la concessione in locazione dei supporti informatici ed i cui costi sono stati inseriti e già descritti nella categoria 1.8 Utilizzo di beni di terzi, capitolo 2141 Noleggio attrezzature. 17

18 Nel capitolo Erogazioni e donazioni viene iscritto un valore pari a euro, cui euro erogati alla Fondazione Promo PA per la Ricerca "Come spende la PA", ed altri euro erogati come borsa di studio per il Master in Procurement Management all Università degli Studi di Roma Tor Vergata. Categoria FONDI DI RISERVA In linea con quanto previsto nel Regolamento di Contabilità, articolo 8, è stato istituito un fondo di riserva per spese impreviste per un importo pari ad euro , inferiore al 3% del totale delle spese correnti del Titolo 1 del Bilancio. 4. BILANCIO DI CASSA Al momento della redazione del bilancio 2014, il bilancio di cassa rappresenta la migliore stima possibile dei flussi finanziari attesi. Di conseguenza, sono stati stimati minori incassi e minori pagamenti su quelle voci per cui è prevedibile un ritardo della movimentazione di cassa rispetto alla competenza: lato entrate, si fa riferimento ai contributi di funzionamento percepiti dai fornitori aggiudicatari delle convenzioni ed ai recuperi sui rimborsi; lato spese, si fa riferimento tra le varie voci, ai contributi differiti a carico dell Agenzia, all IRAP ed alle ritenute erariali e previdenziali, ai costi relativi al facility management ed alle utenze che vengono ribaltati da Regione Lombardia ad ARCA, ai corrispettivi verso i fornitori di servizi tecnici, informatici e consulenze legali, ecc. Con l assestamento del bilancio 2014, anche sulla base del rendiconto definitivo dell esercizio 2013, la previsione di cassa sarà presumibilmente oggetto di adeguate variazioni. 18

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