P.O.R. Campania Obiettivo Operativo 5.2 Regime di Aiuti per l Innovazione Organizzativa, di Processo e di Prodotto mediante l I.C.T.

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1 P.O.R. Campania Obiettivo Operativo 5.2 Regime di Aiuti per l Innovazione Organizzativa, di Processo e di Prodotto mediante l I.C.T. ALLEGATO N. 5 SCHEDA TECNICA DA ALLEGARE ALLA DOMANDA A) DATI SULL IMPRESA RICHIEDENTE A1) Denominazione AGRIGEST A2) Forma giuridica S.R.L. A3) Codice Fiscale Partita IVA A4) Sede legale NAPOLI NA Comune Provincia CAP CENTRO DIREZIONALE IS.E2 Via e n. civico A5) Telefono Fax A6) Legale Rappresentante MASSA STEFANO L.RAPPRESENTAN Cognome Nome Qualifica A7) Atto costitutivo (1) NOTAIO D AURIA 27/02/ /12/2050 Estremi Scadenza A8) Capitale sociale (1) Euro di cui versato i.v. A9) Iscrizione al Registro delle Imprese Napoli Di Al n Dal A10) Iscrizione all INPS NAPOLI 18/09/2003 COMMERCIO A11) Categoria di impresa (2) Ufficio di Dal Settore , ,00 Periodo di riferimento Effettivi ULA Fatturato Totale di bilancio A12) Incaricato dell impresa per la pratica Conte Roberto Sig. Tel. Fax A13) Indirizzo cui inviare la corrispondenza Napoli Na Comune Provincia CAP Centro Direzionale di Napoli Is.E2 Via e n. civico (1) Solo per le società ed i consorzi; (2) Tutti i dati devono riguardare l ultimo esercizio contabile chiuso e sono calcolati su base annua. Per le imprese di costituzione recente i cui conti non sono stati ancora chiusi, i dati sono stimati in buona fede ad esercizio in corso. Allegati Bando regime di aiuti per l Innovazione organizzativa, di processo e di prodotto mediante l I.C.T. 10 / 26

2 P.O.R. Campania Obiettivo Operativo 5.2 Regime di Aiuti per l Innovazione Organizzativa, di Processo e di Prodotto mediante l I.C.T. B) DATI SUL PROGRAMMA DI INVESTIMENTI B1) Ubicazione dell unità locale oggetto dell investimento: Comune NAPOLI Provincia NA CAP Via e n civico CENTRO DIREZIONALE IS.E2 Telefono Fax B2) Tipologia del programma di investimenti Realizzazione di un Gestionale Integrato in grado di supportare i processi di business della distribuzione b2b B3) Date effettive o previste relative al programma: B3.1) Data (gg/mm/aaaa) di avvio a realizzazione del programma 25/01/2010 B3.2) Data (gg/mm/aaaa) di ultimazione del programma 20/12/2010 B4) Spese del programma (al netto dell IVA) a fronte delle quali si richiedono le agevolazioni Voci di spesa Spese dirette Importo in migliaia di Euro A Progettazione, direzione lavori, piano marketing,accessorie ,00 B Impianti C Macchinari, attrezzature e strumenti ,00 D Immobilizzazioni immateriali ,00 TOTALE ,00 C) ELEMENTI PER IL CALCOLO DEL VALORE TECNICO DEL PROGETTO C1) Caratteristiche innovative e qualitative del progetto, sia ai fini dell incremento di efficienza della macchina gestionale, sia in funzione del completamento/ potenziamento di infrastrutture ICT già esistenti : il progetto presentato è estremamente innovativo per l azienda; esso, infatti, consente di incidere profondamente sui processi di business delle medie imprese alle quali si rivolge, migliorandoli e rendendo più efficiente la gestione del core business. Inoltre, introduce importanti innovazioni di prodotto e di canale che, opportunamente sostenute e condotte dal management aziendale, consentiranno di costruire un vantaggio competitivo importante. Allegati Bando regime di aiuti per l Innovazione organizzativa, di processo e di prodotto mediante l I.C.T. 11 / 26

3 P.O.R. Campania Obiettivo Operativo 5.2 Regime di Aiuti per l Innovazione Organizzativa, di Processo e di Prodotto mediante l I.C.T. a)azioni specifiche da svolgere, con particolare riguardo alle modalità organizzative e gestionali : nella documentazione tecnica del progetto è presentato con precisione l intervento previsto, con l indicazione del software necessario, le sue funzioni e gli attori coinvolti. Tali dettagli sono stati ripresi anche in questa relazione. Da tutta la documentazione risulta evidente che l introduzione di un sistema gestionale integrato, performante e specializzato, capace di gestire tutte le attività tipiche del business della distribuzione di prodotti, costituisce un evidente vantaggio competitivo per tutte le società che si affidano ad Agrigest per esternalizzare i propri processi organizzativi e distributivi. L intero progetto, infatti, supportando tutti i processi, dalla fase di commercializzazione a quella di vendita e post-vendita, consente di migliorare la fruizione e la disponibilità delle applicazioni cruciali per il successo del business, allocando correttamente le risorse tecnologiche. In particolare, mediante gli interventi previsti dal piano di investimento, sarà possibile: a. semplificare il lavoro del personale addetto alla vendita tramite l utilizzo di uno strumento semplice ed efficace; b. garantire che l informazione, una volta inserita, sia utilizzata da tutti gli operatori che a vario titolo interverranno sulla stessa senza nuovi inserimenti; c. incrementare la velocità e la produttività interna, diminuendo il lead time complessivo del processo e garantendo al contempo un miglior livello di servizio interno; d. ottenere in un unica soluzione tutte le informazioni necessarie ad una corretta valutazione del progetto in questione; e. incrementare l archivio dei prodotti mediante il salvataggio delle nuove configurazioni, le quali potranno essere richiamate, successivamente, in maniera automatizzata, all atto d avvio di un nuovo progetto; f. semplificare il processo di raccolta delle numerose informazioni a monte, durante l evasione dell ordine e, successivamente, a valle. g. semplificare l onere di verifica, controllo e sorveglianza dei dati; h. sostenere i principali processi di core-business, nel caso di piccoli problemi operativi, in una logica di aiuto collaterale e puntuale; i. garantire maggiore flessibilità organizzativa, sia per la gestione ordinaria dei processi sia per la loro evoluzione in occasioni di eventi straordinari della vita dell organizzazione; j. archiviare e tesaurizzare le soluzioni più efficienti; k. introdurre nuove modalità integrate di comunicazione che consentano di migliorare ed estendere la comunicazione tra gli utenti, favorendo l interscambio di conoscenze e agevolando un ambiente comunicativo aperto e sempre disponibile; l. ottenere un miglioramento dell efficacia e dell efficienza di tutto il processo organizzativo, grazie all integrazione di numerose attività aziendali oltre all introduzione di funzioni che si traducono in un netto miglioramento della qualità dei servizi erogati ai propri clienti ed utilizzatori; Come si vede, le molteplici azioni indicate impattano fortemente sulle modalità di organizzazione del lavoro, consentendo di incrementare notevolmente l efficienza della macchina gestionale non solo di Agrigest, ma di tutti i suoi clienti. Allegati Bando regime di aiuti per l Innovazione organizzativa, di processo e di prodotto mediante l I.C.T. 12 / 26

4 P.O.R. Campania Obiettivo Operativo 5.2 Regime di Aiuti per l Innovazione Organizzativa, di Processo e di Prodotto mediante l I.C.T. b) gli interventi da realizzare potenzieranno le attività della filiera produttiva (impianti di trasformazione, punti vendita aziendali, introduzione e/o sviluppo dell e-commerce) al centro dell attenzione del management si pone il processo di base dei propri clienti, vale a dire la commercializzazione di prodotti verso il B2B. Tutto intorno a tale processo, è intenzione del management costruire un unico Sistema Gestionale Integrato, capace di: a. Supportare il processo di business principale dei propri clienti; b. Sostenere il processo di supporto con servizi innovativi a monte e a valle; c. Gestire le informazioni, monitorare il funzionamento e misurare le performance del sistema, sia a livello operativo (sistema di tracing), sia a livello manageriale (cruscotto), grazie alle potenzialità offerte dall ICT; d. Integrare tutti i sistemi in un unica area INTRANET al fine di ottimizzare l efficienza interna della macchina gestionale. INTRANET 7 CRUSCOTTO PER IL MANAGEMENT 4 Private Label Distribuzione prodotti nel B2B Customer Area Magazzini Esterni DB 5 Tracing GESTIONE NUOVI PROGETTI 6 Come si vede dalla figura, tutti i processi della filiera produttiva sono interessati. Ed in ogni fase, più attori sono coinvolti. Da questo punto di vista, il potenziamento dell intera filiera risulta evidente. Non solo. Anche le componenti di vendita online sono molto spinte. Basti pensare ad uno degli interventi previsti, il modulo software di controllo inventari c/o magazzini esterni, che è capace, opportunamente configurato ed alimentato con i dati di vendita ai clienti finali (b2c) di elaborare suggerimenti di acquisto per i clienti (b2b). La grande innovazione introdotta da questo software consiste proprio nell integrazione di tutti i dati provenienti dai singoli punti vendita del cliente (b2c), per elaborare delle proiezioni sui fabbisogni previsti e suggerire all azienda (b2b) ordini di acquisto. Ciò consentirà di adattare le politiche di approvvigionamento dell azienda in base ai trend della domanda e ad ordinare quantità sufficienti a coprire la stessa per un determinato periodo di tempo, chiamato lead time. Allegati Bando regime di aiuti per l Innovazione organizzativa, di processo e di prodotto mediante l I.C.T. 13 / 26

5 P.O.R. Campania Obiettivo Operativo 5.2 Regime di Aiuti per l Innovazione Organizzativa, di Processo e di Prodotto mediante l I.C.T. Ancora una volta, tutta la filiera è coinvolta in un potenziamento per il business. Infine, altri elementi che fortemente incrementano l efficienza della macchina gestionale, sia della società proponente, sia dei suoi clienti, sono i seguenti: a. automatizzazione del processo di personalizzazione dei nuovi prodotti, in termini di packaging ed imballaggi; b. possibilità per i clienti di utilizzare le funzionalità necessarie per la gestione dei propri ordini e per seguirne l evoluzione, dal momento della sua creazione al momento della sua evasione; c. gestione, in una visione di insieme, delle informazioni provenienti dai processi di core business, per sostenere adeguatamente le decisioni del management; d. introduzione del concetto di Unified Communications che consente nuove modalità di dialogo con i clienti, con la possibilità di effettuare meeting audio/video, condivisione di file, whiteboards, desktop sharing. Questo consente un migliore e più efficace dialogo con il cliente, che si traduce nella fidelizzazione dello stesso. Come si vede, l innovazione tecnologica introdotta potenzia notevolmente l intera filiera produttiva, sia in termini di efficienza, sia in termini di flessibilità organizzativa. c) il progetto è a completamento/potenziamento di infrastrutture di Information & Communication Technology già esistenti: Da anni la società porta avanti un opera di innovazione nell erogazione dei suoi servizi, alla continua ricerca di soluzioni concrete per contribuire al successo delle imprese attraverso il controllo degli eventi che influiscono sulla vita aziendale. Per questo motivo, il management della stessa è sempre alla ricerca di innovazione di processo da proporre ai propri clienti. Con il progetto qui proposto, l intenzione del management è dotare le medie imprese che svolgono attività di distribuzione in ambito B2B di un applicativo performante e specializzato che possa essere noleggiato, abbattendo, in questo modo, i costi dell investimento. Il management è convinto, infatti, di possedere competenze e skill necessari per tenere aggiornato il sistema, e una maggiore lungimiranza per proporre soluzioni e servizi innovativi, più di quanto siano in grado di fare i propri clienti e sopratutti a costi più competitivi, perché gli investimenti sono centralizzati e, successivamente, tramite la rivendita, ripetitivi sui singoli. d) il progetto prevede il miglioramento dell organizzazione aziendale (riduzione della sottoccupazione aziendale, riconversione e/o incremento occupazionale, ecc.) e della sicurezza sui luoghi di lavoro : il progetto presenta due principali direzioni da seguire per l ottenimento di un miglioramento di tutta l organizzazione aziendale: la gestione di tutte le attività tipiche del business della distribuzione di prodotti e l apertura agli stimoli dell innovazione, soprattutto in ambito comunicativo. Un sistema gestionale integrato come quello proposto, sarà capace di supportare adeguatamente il processo di business principale dei propri clienti, di sostenere il processo di supporto con servizi innovativi a monte e a valle. Inoltre, il sistema consente di monitorare ed analizzare il funzionamento e le performance dello stesso, a livello operativo (tracing) e a livello manageriale (cruscotto), per sostenere adeguatamente le decisioni del management; Allegati Bando regime di aiuti per l Innovazione organizzativa, di processo e di prodotto mediante l I.C.T. 14 / 26

6 P.O.R. Campania Obiettivo Operativo 5.2 Regime di Aiuti per l Innovazione Organizzativa, di Processo e di Prodotto mediante l I.C.T. tali elaborazioni, grazie alle potenzialità dell ICT, non sono più frutto dell attività di analisi di Risorse Umane dedicate, ma elaborazioni automatiche, disponibili in real time: ciò consente di liberare quelle stesse risorse umane dall attività banale di raccolta del dato per consentire loro di dedicarsi, in modo più costruttivo, all analisi dello stesso, per l estrazione dell informazione. (ampliare lo spazio quanto necessario) C2) Incidenza sulla qualificazione del prodotto/servizio con un relativo aumento della competitività sul mercato il progetto introduce importanti innovazioni di prodotto e di canale, in grado di assicurare all azienda un notevole aumento di competitività sul mercato. L obiettivo è dotare le aziende clienti che intendono esternalizzare le attività di commercializzazione di prodotti verso il mercato B2B, di un applicativo performante e specializzato che possa essere noleggiato, abbattendo, in questo modo, i costi dell investimento. Il valore aggiunto fornito da Agrigest è di essere un vero e proprio Partner dell Azienda, mettendo a disposizione, oltre che la propria consolidata esperienza, fatta di competenze e skill necessari per tenere aggiornato il sistema, una maggiore lungimiranza per proporre soluzioni e servizi innovativi, più di quanto siano in grado di fare i propri clienti e sopratutti a costi più competitivi, perché gli investimenti sono centralizzati e, successivamente, tramite la rivendita, ripartiti sui singoli. Nel dettaglio, è possibile puntualizzare tale giudizio di massima soffermandosi sui singoli criteri di valutazione che il bando adotta. a) il progetto prevede la realizzazione di nuovi prodotti e/o la diversificazione di alcuni altri e/o la certificazione di qualità delle produzioni/servizi aziendali : un tale sistema, integrando numerose attività aziendali, permette anche un miglioramento dell efficacia e dell efficienza di tutto il processo organizzativo oltre all introduzione di nuove funzioni che si traducono in un netto miglioramento della qualità dei servizi erogati ai propri clienti ed utilizzatori. A tal proposito le novità riguarderanno il potenziamento e l introduzione di specifici nuovi prodotti/servizi per i clienti e per il management: a. modulo di creazione di un nuovo progetto private label, con il quale definire le caratteristiche di un nuovo articolo da vendere ai clienti, personalizzabile in termini di packaging (tipo di materiale, tipo di stampa, colore, ecc.), di imballo esterno (scritte esterne dell imballo, dei colori e dell eventuale etichetta), in di modalità di consegna e di pagamento; b. Area Clienti, con la quale, da un lato, effettuare la raccolta e gestione di tutte le informazioni necessarie all evasione degli ordini collocate a monte, durante l evasione stessa e, successivamente, a valle; dall altro, offrire ai clienti un livello di servizio (legato alla gestione delle informazioni) più elevato rispetto alla concorrenza, dal punto di vista funzionale e comunicativo; c. Modulo controllo inventari c/o magazzini esterni, con il quale elaborare suggerimenti di acquisto per i clienti (b2b) sulla base dei dati di vendita ai clienti finali (b2c); d. Cruscotto per il management, mediante il quale sono gestite e controllate dal management le funzioni specifiche dei processi di core business, per valutarne gli andamenti e prendere le decisioni strategiche più opportune; Allegati Bando regime di aiuti per l Innovazione organizzativa, di processo e di prodotto mediante l I.C.T. 15 / 26

7 P.O.R. Campania Obiettivo Operativo 5.2 Regime di Aiuti per l Innovazione Organizzativa, di Processo e di Prodotto mediante l I.C.T. e. Sistema Unified Communications, un sistema di gestione di comunicazione e conference, in grado di realizzare meeting virtuali con i propri clienti, in un ottica di incremento della comunicazione con gli stessi e di garanzia di un più elevato livello di servizio. b) Incremento percentuale del Valore Aggiunto aziendale atteso con gli interventi cofinanziati a regime : è molto difficile effettuare una previsione puntuale dell incremento del Valore Aggiunto. Si può, però, senz altro considerare che: a. una Sistema Gestionale Integrato consente un aumento della produttività interna; b. migliori performance da parte del sistema e degli operatori; c. più efficace pianificazione e controllo dei risultati di gestione; d. diminuzione dei costi di gestione e IT; tutto questo fa ipotizzare un incremento dal 30% al 40% del Valore Aggiunto. c) Sostenibilità economica, deducibile dal rapporto fra costo totale del progetto e fatturato annuo aziendale : L investimento proposto introduce innovazioni molto importanti sia in termini di nuovi servizi offerti che in termini di modalità innovative di erogazione per i clienti. D altra parte, anche la immediata utilità interna, in termini di gestione organizzativa, è molto rilevante: basti pensare al gran numero di clienti raggiungibili (B2B) e al numero ancora più elevato di informazioni gestite. L investimento previsto ammonta, complessivamente, a euro. Ma il suo potenziale rendimento è da intendersi almeno su un arco temporale di 3 anni. Se si incrocia questo dato con quello del fatturato annuo medio dell azienda, si otterrà un investimento medio sui 3 anni di circa euro a fronte di un fatturato annuo medio di euro. Come si vede, l investimento è ampiamente sostenibile per l azienda. Inoltre, se si considera che gli investimenti sono centralizzati e, successivamente, tramite la rivendita, ripetitivi sui singoli, si può desumere della capacità della stessa di mantenere la stessa oltre il tempo indicato con investimenti in manutenzione e aggiornamenti che, di fatto, rendono più longevo il sistema e ancora più sostenibile economicamente il programma di investimento. d) Sostenibilità ambientale, in presenza di interventi e/o macchinari che consentono di ridurre le emissioni in atmosfera ovvero di migliorare la gestione dei rifiuti aziendali : Grazie alla quasi completa digitalizzazione dei documenti aziendali e del processo di progettazione ed erogazione dei propri servizi è consentito un minore impatto ambientale, in termini di carta impiegata e di costi di movimento quasi azzerati. Anche il sistema di Unified Communications consente di minimizzare gli spostamenti, con evidenti minimizzazioni di costi ed impatto ambientale. (ampliare lo spazio quanto necessario) C3) Rilevanza della componente giovanile e femminile a) Età dell'amministratore unico ( 53)): Allegati Bando regime di aiuti per l Innovazione organizzativa, di processo e di prodotto mediante l I.C.T. 16 / 26

8 P.O.R. Campania Obiettivo Operativo 5.2 Regime di Aiuti per l Innovazione Organizzativa, di Processo e di Prodotto mediante l I.C.T. b) Sesso dell'amministratore Unico ( MASCHILE) D) - Allegato Tecnico Spese agevolabili Descrizione (In k/euro) A) PROGETTAZIONE Progettazione Specifiche Funzionali Preventivo Meetweb [Prot. POT /M] del 20 settembre ,00 Direzione dei lavori 0,00 Piano di marketing e accessorie 0,00 TOTALE A) PROGETTAZIONE ,00 TOTALE SPESE DI PROGETTAZIONE AMMISSIBILI ,00 B) IMPIANTI Elettrico 0,00 Telematico 0,00 TOTALE B) IMPIANTI 0,00 C) MACCHINARI, ATTREZZATURE E STRUMENTI C.1) Macchinari Sistema Unified Communications Gruppo continuità e Workstation Preventivo IDC Solutions [Prot ] del 6 ottobre 09 Preventivo Giaca del 3 ottobre , ,00 Macchinario 3 0,00 C.2) Attrezzature TOTALE MACCHINARI ,00 Attrezzatura 1 0,00 Attrezzatura 2 0,00 Attrezzatura 3 0,00 C.3) Strumenti TOTALE ATTREZZATURE 0,00 Strumento 1 0,00 Strumento 2 0,00 Strumento 3 0,00 TOTALE STRUMENTI 0,00 Allegati Bando regime di aiuti per l Innovazione organizzativa, di processo e di prodotto mediante l I.C.T. 17 / 26

9 P.O.R. Campania Obiettivo Operativo 5.2 Regime di Aiuti per l Innovazione Organizzativa, di Processo e di Prodotto mediante l I.C.T. D) IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI Programmi informatici TOTALE C) MACCHINARI, ATTREZZATURE E STRUMENTI 0,00 Preventivo Meetweb [Prot. POT /M] del 20 settembre ,00 Acquisizione tecnologia 0,00 0,00 TOTALE D) IMMOBILIZZAZIONI IMMATERIALI ,00 TOTALE INVESTIMENTO ,00 Il sottoscritto MASSA STEFANO nato a Napoli il 05/04//1956 residente in Piano di Sorrento via Bagnulo n 139 CAP Provincia (NA) in qualità di legale rappresentante dell impresa denominata: AGRIGEST forma giuridica S.r.l. con sede legale al Centro Direzionale di Napoli Is.E2 Comune Napoli CAP Provincia Napoli Iscritta al registro delle imprese di Napoli con il n C.F P.IVA DICHIARA ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R. n. 445 del 28/12/2000, consapevole delle sanzioni penali, nel caso di dichiarazioni non veritiere e falsità negli atti, richiamate dall art. 76 che tutte le notizie fornite nella presente Scheda tecnica, composta di n. 9 fogli, e nell altra documentazione a corredo del modulo di domanda corrispondono a verità. Napoli, 7 ottobre 2009 LEGALE RAPPRESENTANTE (3) (3) Allegare copia di un documento di identità in corso di validità e sottoscritto, avendo cura che tale copia sia leggibile. In caso di cittadini extracomunitari occorre invece l autenticazione da parte di un pubblico ufficiale (circoscrizione, notaio o ambasciata). Allegati Bando regime di aiuti per l Innovazione organizzativa, di processo e di prodotto mediante l I.C.T. 18 / 26

10 RELAZIONE TECNICO-ECONOMICA DA ALLEGARE ALLA DOMANDA AGRIGEST S.r.l. Pagina 1 di 40

11 Indice 1. Premessa Gli obiettivi dichiarati del programma Una descrizione approfondita del programma Il software da realizzare Modulo creazione nuovo progetto private label (progetto preparatorio) Area Clienti Modulo controllo inventari c/o magazzini esterni Cruscotto per il management Sistema di Tracing Gestione progetti non standard Intranet La progettazione e direzione dei lavori La tecnologia da adottare Acquisizione di Macchinari Il trasferimento di competenze tecnologiche Acquisizione Nuovo Sistema di Comunicazione Elementi per il calcolo del valore tecnico del progetto Conclusioni Pagina 2 di 40

12 1. Premessa Scopo della presente Relazione Tecnico-economica, come richiesto dal bando all art. 8, punto 4, sottopunto VI documentazione tecnica, lettera b), è quello di illustrare le finalità perseguite e i risultati attesi dal programma di investimento per il quale l azienda Agrigest s.r.l. (di seguito l azienda) chiede il contributo. Nella presente relazione tecnica, infine, sarà approfondita anche la rispondenza agli altri criteri di valutazione dichiarati in bando all art. 9, punto 3: 1) la qualità ed innovatività del progetto in termini di precisione e completezza delle azioni da svolgere riguardo le modalità organizzative e gestionali; 2) l innovazione sull organizzazione della produzione: incidenza degli interventi da realizzare sul potenziamento dell attività della filiera produttiva. Pagina 3 di 40

13 2. Gli obiettivi dichiarati del programma Gli obiettivi dichiarati del programma di investimento sono, come si legge nel Business Plan dell azienda, i seguenti: Incremento in termini di efficienza della macchina gestionale tale obiettivo risponde ad una generale esigenza di continua ottimizzazione dei processi di gestione. L introduzione di un sistema gestionale integrato, performante e specializzato, capace di gestire tutte le attività tipiche del business della distribuzione di prodotti, costituisce un evidente vantaggio competitivo per tutte le società che si affidano ad Agrigest per esternalizzare i propri processi organizzativi e distributivi. In particolare, mediante il modulo di creazione di nuovo progetto private label, sarà possibile: 1) semplificare il lavoro del personale addetto alla vendita tramite l utilizzo di uno strumento semplice ed efficace; 2) incrementare la velocità e la produttività interna: grazie all automazione del processo vengono liberate le risorse da attività a basso valore aggiunto, quale l inserimento manuale dei dati, diminuendo il lead time complessivo del processo e garantendo al contempo un miglior livello di servizio interno; 3) ottenere in un unica soluzione tutte le informazioni necessarie ad una corretta valutazione del progetto in questione; 4) incrementare l archivio dei prodotti mediante il salvataggio delle nuove configurazioni, le quali potranno essere richiamate, successivamente, in maniera automatizzata, all atto d avvio di un nuovo progetto; mediante l Area Clienti, sarà possibile: 5) regolamentare, semplificare e controllare le procedure interne di raccolta ed evasione degli ordini, in modo da ottenere un notevole incremento di efficienza della macchina gestionale (specie in considerazione del fatto che le funzioni aziendali coinvolte nella evasione degli ordini sono molteplici: commerciale, acquisti, logistica); 6) semplificare anche il processo di raccolta delle numerose informazioni a monte, durante l evasione dell ordine e, successivamente, a valle. mediante il Modulo controllo inventari c/o magazzini esterni, sarà possibile: Pagina 4 di 40

14 7) agevolare le attività di riordine delle scorte di magazzino; 8) suggerire gli ordini di acquisto; mediante il Cruscotto informativo per il management, sarà possibile: 9) misurare le performance del business, per prendere le decisioni strategiche più opportune; 10) semplificare l onere di verifica, controllo e sorveglianza dei dati; mediante la Gestione dei progetti non standard, sarà possibile: 11) sostenere i principali processi di core-business, nel caso di piccoli problemi operativi, in una logica di aiuto collaterale e puntuale; 12) archiviare e tesaurizzare le soluzioni più efficienti; mediante la Intranet sarà possibile: 12) garantire maggiore flessibilità organizzativa, sia per la gestione ordinaria dei processi sia per la loro evoluzione in occasioni di eventi straordinari della vita dell organizzazione; 13) analizzare e controllare i risultati di gestione; mediante il nuovo sistema di comunicazione, infine, sarà possibile: 14) introdurre nuove modalità integrate di comunicazione che consentano di migliorare ed estendere la comunicazione tra gli utenti, favorendo l interscambio di conoscenze e agevolando un ambiente comunicativo aperto e sempre disponibile; Potenziamento/innovazione di nuovi servizi offerti tale obiettivo è in stretta relazione con l incremento di efficienza organizzativa visto in precedenza. Il sistema gestionale integrato proposto, ospita applicazioni cruciali per il successo del business: lo sviluppo di nuove funzionalità/servizi, diventa allora un imperativo categorico per un azienda dell importanza di Agrigest. Mediante l intervento previsto, dunque, sarà possibile: 1) Automatizzare il processo di personalizzazione dei nuovi prodotti, in termini di packaging ed imballaggi; 2) Gestire i dati necessari per la creazione di un nuovo prodotto; 3) Integrare i nuovi prodotti nel sistema gestionale dell azienda, nel caso di esito positivo della contrattazione commerciale; Pagina 5 di 40

15 4) Fornire ai clienti le funzionalità necessarie per gestire i propri ordini e seguirne l evoluzione, dal momento della sua creazione al momento della sua evasione; 5) Interagire con i magazzini esterni, in modo da poter fornire indicazioni sui fabbisogni necessari a coprire i lead time di approviggionamento; 6) Adattare gli ordini di un prodotto ai trend della domanda; 7) Gestire in una visione di insieme le informazioni provenienti dai processi di core business, per sostenere adeguatamente le decisioni del management; 8) aumentare il controllo sulle attività degli operatori che utilizzeranno l applicazione, verificandone operatività ed esito; 9) introdurre nuove modalità integrate di comunicazione che consentano di migliorare ed estendere la comunicazione tra gli utenti; Qualità in generale, un sistema di questo tipo consentirà di ottenere un elevato livello qualitativo del servizio offerto, oltre a portare un notevole vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza. In particolare, il nuovo sistema consentirà di: 1) ottenere un miglioramento dell efficacia e dell efficienza di tutto il processo organizzativo, grazie all integrazione di numerose attività aziendali oltre all introduzione di funzioni che si traducono in un netto miglioramento della qualità dei servizi erogati ai propri clienti ed utilizzatori; 2) segnalare le non conformità secondo standard di qualità precedentemente concordati, direttamente dal web; 3) automatizzare e accelerare i processi di lavoro e migliorare la collaborazione e gli scambi di informazione fra le diverse aree; Comprensione del mercato (fidelizzazione e nuovi clienti) introdurre un sistema gestionale integrato, capace di gestire tutte le attività tipiche del business della distribuzione di prodotti, significa fidelizzare il cliente e migliorare l immagine dell azienda. In questa fase, quindi, è più che mai fondamentale porre attenzione all ascolto e alla comprensione del mercato. A tal proposito: 1) l identificazione dei bisogni dei clienti in termini di prodotto e packaging comporta un notevole beneficio per gli stessi, i quali, in maniera semplice ed intuitiva, potranno ordinare un prodotto altamente personalizzato; Pagina 6 di 40

16 2) la creazione di un area clienti consente di comunicare in modo più semplice ed efficace con i propri clienti, offrendo loro un livello di servizio innovativo e particolarmente avanzato; 3) la possibilità di ricevere direttamente dal sistema indicazioni riguardanti i fabbisogni di prodotti per il magazzino e consigli su quanto e quando ordinare, evidenziano, di certo, una forte caratterizzazione del progetto orientata al cliente; 4) la gestione dei reclami da parte dei clienti consente, da una parte, di migliorare il servizio alla luce delle considerazioni provenienti dall utente, predisponendo rimedi e azioni correttive o preventive; dall altro, permette di migliorare la soddisfazione e il consenso attorno alla stessa organizzazione e ai servizi/prodotti erogati, diventando così un modo per migliorare e monitorare più in generale la qualità dei servizi; 5) l introduzione del concetto di Unified Communications consente nuove modalità di dialogo con i clienti, con la possibilità di effettuare meeting audio/video, condivisione di file, whiteboards, desktop sharing. Questo consente un migliore e più efficace dialogo con il cliente, che si traduce nella fidelizzazione dello stesso. L azienda dichiara di voler perseguire tali obiettivi con il seguente piano di investimento: 1) Modulo creazione nuovo progetto private label (progetto preparatorio) - Una prima fase del business di distribuzione di prodotti nel B2B consiste nella identificazione dei bisogni dei propri clienti in termini di prodotto e packaging. Con tale modulo, sarà possibile, in pratica, definire le caratteristiche di un nuovo articolo da vendere ai clienti, personalizzabile in termini di packaging (tipo di materiale, tipo di stampa, colore, ecc.), di imballo esterno (scritte esterne dell imballo, dei colori e dell eventuale etichetta), in di modalità di consegna e di pagamento. L obiettivo di questo modulo è triplice: a. semplificare il lavoro del personale addetto alla vendita tramite l utilizzo di uno strumento semplice ed efficace che, richiamando le informazioni in memoria, consenta di creare un nuovo articolo da vendere semplicemente come modifica dei dati presenti e solo in via residuale, attraverso l inserimento ex novo degli stessi; b. ottenere in un unica soluzione tutte le informazioni necessarie ad una corretta valutazione del progetto in questione, grazie alla implementazione di una precisa sequenza di passaggi obbligati che rendano più efficiente il processo; Pagina 7 di 40

17 c. garantire che l informazione, una volta inserita, sia utilizzata da tutti gli operatori che a vario titolo interverranno sulla stessa senza nuovi inserimenti; in pratica, è ferma volontà del management garantire la massima efficienza nella gestione del dato (se l informazione è inserita da un soggetto, non serve che sia inserita anche dagli altri) e la massima efficacia nella gestione dello stesso dato (l informazione è visibile solo ai soggetti autorizzati che possono intervenire in visualizzazione, arricchimento e modifica). 2) Area Clienti - la normale operatività delle aziende clienti riguarda la ricezione di ordini di acquisto e la loro evasione. Per questo motivo, sarà realizzato un modulo software che consenta ai clienti la gestione di tutto il processo di ordine, dal momento dell effettuazione al momento della sua evasione. Realizzare una tale Area Clienti, risponde ad un duplice obiettivo: 1. regolamentare, semplificare e controllare le procedure interne di raccolta ed evasione degli ordini, in modo da ottenere un notevole incremento di efficienza della macchina gestionale (specie in considerazione del fatto che le funzioni aziendali coinvolte nella evasione degli ordini sono molteplici: commerciale, acquisti, logistica); 2. comunicare in modo più semplice ed efficace con i propri clienti, offrendo loro un livello di servizio innovativo e particolarmente avanzato. 3) Modulo controllo inventari c/o magazzini esterni - Sempre in una logica di innovazione e servizio per i propri clienti, il management pensa ad un modulo software che sia capace, opportunamente configurato ed alimentato con i dati di vendita ai clienti finali (b2c) di elaborare suggerimenti di acquisto per i clienti (b2b). In pratica, gli acquisti di un rivenditore al dettaglio sono in funzione delle vendite e della velocità con cui queste riducono le scorte di magazzino. Così, se le vendite sono molte, le scorte in magazzino si riducono più rapidamente (rotazione). In base alla velocità con cui procedono le vendite, è possibile prevedere quando le scorte di magazzino si saranno esaurite. Ed in base ai tempi di riordino (approntamento e trasporto merce), è possibile stabilire quando effettuare un nuovo ordine. Commettere un errore in uno di questi delicati passaggi significa correre il rischio di avere scorte di magazzino sovradimensionate o sottodimensionate. In entrambi i casi, c è un costo da sostenere, in termini di immobilizzazione di capitali o perdita di vendite al dettaglio rispettivamente. Pagina 8 di 40

18 Per risolvere tale problematica per i propri clienti, il committente ha deciso di creare un sistema software di inventario e controllo dei magazzini esterni. Tale sistema, alimentato dai dati di vendita dei prodotti gestiti, è in grado, in sintesi, di suggerire il momento in cui effettuare l ordine di un determinato articolo (o insieme di articoli). Questo modello funzionerà integrando le funzioni dei singoli soggetti coinvolti con l obiettivo fondamentale di non duplicare mai la stessa imputazione ma, piuttosto, condividere l informazione da più parti. 4) Cruscotto per il management le funzioni specifiche dei processi di core business devono essere gestite e controllate dal management. Per questo motivo, è prevista la realizzazione di un cruscotto di analisi e sintesi dei dati fondamentali gestiti dai moduli precedenti. Mediante tale cruscotto informativo, il management potrà sempre controllare e monitorare l andamento dei progetti private/label (in funzione degli status: a buon fine, non a buon fine, ecc.) e delle vendite sui singoli articoli, procedendo anche a successivi filtri, che consentano di monitorare i dati raggruppati secondo alcuni criteri indispensabili per una corretta comprensione del business (clienti, tempo, articolo, ecc.). 5) Sistema di tracing - Per assicurare un maggior controllo sugli accessi effettuati dagli utenti all applicazione e delle operazioni compiute dai singoli account sui dati, si propone di realizzare un sistema di tracing, che consenta di monitorare per ogni risorsa informativa presente, le attività effettuate su di esse dai singoli utenti. In tal modo, sarà possibile effettuare una corretta gestione del flusso informativo interno all applicazione, assicurando la visibilità e la tracciabilità delle azioni compiute dagli account autorizzati. 6) Gestione progetti non standard come risulta evidente, i processi di core-business risultano molto complessi e trasversali. Per questo motivo, tali processi principali necessitano di attività di supporto, che consentano di superare piccoli inconvenienti operativi. Il software da implementare consentirà, dunque, l assegnazione multipla di una singola attività a più attori (in modo da superare l incertezza tipica dei processi non standard riguardo l assegnazione degli attori) e la personalizzazione dell invio delle notifiche. 7) Intranet l intero progetto finora presentato farà parte di una struttura più grande, la Intranet, cui saranno demandati i servizi trasversali (utenti, permessi, sicurezza) e che consentirà di accedere con una sola login alle diverse applicazioni web indicate sopra. Pagina 9 di 40

19 Gli utenti aventi accesso alla Intranet, avranno la possibilità di visualizzare finestre riepilogative di alert e/o messaggi e/o attività delle applicazioni collegate: seguendo il link da quelle finestre, si avrà accesso all applicazione specifica. Gli amministratori di sistema avranno, ovviamente, tutti gli strumenti di gestione necesari per la gestione degli utenti dell applicazione e delle azioni che possono svolgere su di essa. 8) Nuovo sistema di comunicazione Il presente progetto prevede la realizzazione di un nuovo sistema di comunicazione e conference, basato su Office Communications Server 2007 R2, il nuovo prodotto di Microsoft che abilita la comunicazione VOIP sicura all interno dell azienda. OCS 2007 R2 introdurrà nell azienda il concetto di Unified Communications, rappresentato dalle molteplici funzionalità integrate nel prodotto che permettono di migliorare ed estendere la comunicazione tra gli utenti. 9) Trasferimento tecnologico - Come per ogni sistema complesso, il trasferimento di competenze tecniche e di know-how agli operatori che materialmente dovranno far funzionare il sistema al fine di rendere lo stesso performante e tenerlo sotto il pieno controllo dell azienda è un aspetto indispensabile per la massima efficacia dell investimento. Per questo motivo saranno previste attività di formazione volte a formare gli operatori sulla tecnologica adottata, sulle funzionalità del sistema realizzato e sul ruolo dei singoli operatori e relative modalità di intervento nei diversi casi d uso del sistema. Per la realizzazione di un simile programma di investimento è necessaria una progettazione accurata. In questa sede, una prima verifica può essere effettuata riguardo la congruenza tra obiettivi dichiarati e strumenti individuati per il loro raggiungimento. Nella tabella seguente si mostra una sintesi di quanto sopra: Sistema degli Obiettivi Strumenti Specifici I Incremento dell efficienza della macchina gestionale A semplificare il lavoro del personale addetto alla Modulo di creazione private label vendita B Incrementare la produttività interna Modulo di creazione private label Modulo controllo inventari c/o magazzini esterni Gestione dei progetti non standard Intranet Pagina 10 di 40

20 II III C Effettuare una corretta valutazione del progetto Modulo di creazione private label Cruscotto per il management Intranet D incrementare l archivio dei prodotti Modulo di creazione private label E regolamentare, semplificare e controllare le procedure interne di raccolta ed evasione degli ordini Modulo di creazione private label Area Clienti Modulo controllo inventari c/o magazzini esterni E verificare le rotazioni per articolo F Pianificare vendite speciali o promozioni G Ricercare agevolmente le esigenze di packaging H Programmare gli ordini ai fornitori Modulo controllo inventari c/o magazzini esterni I Effettuare ordini ai clienti L Controllare le rivendite M Gestire le spedizioni N Imputare i costi di warehousing O sostenere i principali processi di core-business Gestione dei progetti non standard Area Clienti Intranet P introdurre nuove modalità integrate di comunicazione Nuovo sistema di comunicazione Potenziamento/innovazione di nuovi servizi offerti A Automatizzare il processo di personalizzazione dei nuovi prodotti Modulo di creazione private label B Gestire i dati di un nuovo prodotto C Integrare i nuovi prodotti nel sistema gestionale D gestire gli ordini e seguirne l evoluzione Modulo di creazione private label Area Clienti Modulo controllo inventari c/o magazzini esterni E Interagire con i magazzini esterni Modulo controllo inventari c/o magazzini esterni F Adattare gli ordini alla domanda di prodotto G aumentare il controllo sulle attività degli operatori Gestione dei progetti non standard Area Clienti Intranet H introdurre nuove modalità integrate di comunicazione Nuovo sistema di comunicazione Qualità A integrazione delle attività aziendali Intranet Area Clienti Modulo di creazione private label Modulo controllo inventari c/o magazzini esterni Gestione dei progetti non standard Nuovo sistema di comunicazione B segnalare le non conformità Area Clienti Nuovo sistema di comunicazione Pagina 11 di 40

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