Centralini Union Voip Serie Office

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1 Centralini Union Voip Serie Office Guida all installazione e uso Rev 2.0

2 SOMMARIO: - Contenuto della confezione 3 - Collegamento cavi 4 - Prima configurazione 5 o Configurazione attuale 8 o Configurazione rete 9 o Configurazione password 10 o Data e Ora 11 - Configurazione 12 o Creazione degli interni 14 o Gruppi chiamata 17 o Selezione passante 18 o Centralinista digitale 19 o Chiamate in ingresso 20 o Musica d attesa 21 o Connessioni esterne 22 o Rotte d uscita 23 o Chiamate in attesa (gestione code) 26 - Rapporti 27 - Conferenza 29 - Panel 30 - Voice Mailbox 31 - Menu Manutenzione 32 - APPENDICE A Funzioni comuni ai telefoni 33 - APPENDICE B Menu della segreteria telefonica 34 - APPENDICE C Configurazione Telefoni UnionVoIP 35 - APPENDICE D Funzioni dei Telefoni UnionVoIP 39 2

3 Contenuto della confezione Union Voip Office series 1 Centralino serie Office 1 Alimentatore + cavo di alimentazione 1 Cavo rete Rj45 (2 Con Office 2, 5 con Office 8) 1 Manuale di istruzioni Per avere una configurazione funzionante è necessario effettuare tutte le seguenti operazioni: - Assegnare l indirizzo IP - Impostare Data e Ora - Creare gli interni - Impostare la numerazione passante (per modelli Office 2 e Office8) e relativa configurazione delle Chiamate in ingresso ) - Configurare i terminali Voip 3

4 Collegamento Cavi Inserire il cavo di alimentazione nella porta (A) e nella presa elettrica Inserire un cavo RJ45 nella porta (B) e nello switch Per modelli Office 2 e Office 8: inserire i cavi RJ 45 nelle prese ISDN del PBX (C) (Office2) (C) (D) (E) (F) (Office 8) ed in una delle prese RJ45 in ogni borchia ISDN 4

5 PRIMA CONFIGURAZIONE Union Voip Office series In fase di prima installazione sono necessari i seguenti passaggi: - impostazione dell indirizzo IP del PBX - impostazione password - impostazione data e ora Per effettuare le suddette operazioni è necessario avere un Pc nella stessa rete del PBX. L indirizzo di fabbrica del PBX è con Netmask , quindi impostate su di un pc collegate alla rete un indirizzo compatibile (es ) ed aprite un browser web ( es. Microsoft Internet Explorer) scrivendo sulla barra degli indirizzi se tutto è corretto dovreste visualizzare la seguente schermata: 5

6 Fare un click col mouse su Setup 6

7 Selezionare lingua Italiano Fare Click su Strumenti All apparire di una finestra per l autenticazione 7

8 Inserire nome utente = admin password = admin vi si apre la seguente pagina web Da dove è possibile cliccare sulle scelte a sinistra: 8

9 Network Settings (menù impostazioni) Permette di vedere i parametri di rete impostati sulla macchina e di inserire indirizzi di rete compatibili con l indirizzamento delle altre macchine della rete, è fondamentale impostare come indirizzo IP del PBX un indirizzo libero a cui dovranno puntare tutti i telefoni e le apparecchiature Voip ( se non siete sicuri, chiedete i parametri all amministratore di rete) Alla fine dell inserimento dei parametri cliccare su Change. 9

10 Per applicare i cambiamenti cliccare su reboot in azzurro nella scritta che appare sopra i Network settings. Questo provocherà un riavvio del PBX che sarà alla fine della fase di boot) accessibile al nuovo indirizzo IP, N.B. L indirizzo di fabbrica rimarrà comunque attivo per permettere la configurazione del PBX anche se si è sbagliato ad inserire l indirizzo IP o ci si è dimenticati l indirizzo IP impostato. 10

11 Configurazione Password Union Voip Office series La sicurezza è fondamentale soprattutto se utilizzate il PBX con un indirizzo IP pubblico o comunque raggiungibile da Internet. Nella seguente schermata è possibile inserire e modificare le password degli utenti: Premere Change per confermare. La password di FreePBX permette l accesso a pagine di configurazione e statistiche, la password Panel permette l accesso al Panel (stato linee) permettendo tramite l apposizione del check sull opzione seguente la richiesta o meno di tale password per accedere allo stato linee. 11

12 N.B. Se è stata modificata la password di FreePBX sarà chiesto l inserimento della nuova password per proseguire con la configurazione. Data e Ora (Date Changer menù Strumenti) Permette di inserire la data nel formato gg/mm/aaaa e l ora nel formato hh:mm:ss, ad inserimento terminato fare click su Change. La corretta impostazione di data ed ora è fondamentale per il corretto funzionamento del PBX come vedremo in avanti. A questo punto cliccare sul logo in alto a sinistra della pagina per tornare alla schermata iniziale. 12

13 Configurazione funzionamento (Menù Impostazioni) Creazione degli interni Cliccare su Interni 13

14 Selezionare tipo di interno da creare (normalmente SIP) 14

15 Inserire il numero dell interno, la password (voce secret), il nome dell interno (es. interno n. 200, password 1234, nome completo: Ufficio Vendite) e abilitare o meno la Voic , la relativa password (modificabile successivamente dall utente) ed altri parametri relativi. E possibile per esempio specificare un indirizzo a cui viene spedito in allegato il messaggio lasciato nella Voic . Per confermare cliccare su Aggiungi Interno e sulla fascia rossa che appare nella parte superiore della pagina. Ripetere l operazione per creare tutti gli interni telefonici sia che siano realmente interni all ufficio sia che siano telefoni o altri PBX che si collegheranno via internet. 15

16 Dopo la creazione, gli interni sono elencati sulla destra e sono richiamabili con un click visualizzando opzioni avanzate Le opzioni di fabbrica sono adatte alla maggior parte delle installazioni si commentano le più importanti: - context ( from-internal di fabbrica) permette di limitare l uso delle Rotte di uscita da parte di alcuni utenti. In menù Strumenti => Filter calls è possibile definire Context limitati che possono utilizzare solo alcune rotte in uscita (per esempio è possibile limitare l accesso a cellulari o chiamate internazionali) - host ( dynamic di fabbrica) può permettere la comunicazione dell interno solo se ha l indirzzo IP qui specificato. Impostare su dynamic per permettere qualunque indirizzo IP del client. - nat ( never di fabbrica) indica la presenza o meno di un nat tra il PBX e l apparato client, va normalmente impostato su yes quando il client è in una sede remota alle spalle di un router e comunque quando il PBX e il terminale Voip non sono nella stessa classe di rete. - qualify ( no di fabbrica) se impostato a yes controlla periodicamente lo stato del terminale VoIP e permette al Panel di indicare in maniera grafica lo stato di On Line o Off Line di un interno (normalmente remoto). - Callgroup e Pickupgroup se impostati a 1 permettono di intercettare da questo interno le chiamate in arrivo su altri telefoni che hanno queste due opzioni impostate a 1 (intercettazione di chiamata) tramite la digitazione di *8. 16

17 Gruppi Chiamate Union Voip Office series Attraverso questo menu è possibile creare diversi gruppi di chiamata (una serie di telefoni che suonano in contemporanea). Creare i gruppi di chiamata secondo l uso necessario (per esempio il gruppo della segreteria o del reparto commerciale), i gruppi così definiti possono essere usati internamente (per esempio chiamo internamente il 3 per far squillare i telefoni di tutte le segretarie) o associati alla programmazione (tutti i telefoni del reparto commerciale squillano quando il risponditore automatico gli passa la 17

18 telefonata). Gli interni vanno inseriti con un invio dopo ognuno (risultano visivamente in colonna); se nessuno risponde entro i secondi indicati in durata squillo la chiamata verrà passata alla destinazione selezionata successivamente (un centralinista digitale, un interno, un altro gruppo di chiamata etc.). Selezione Passante (Rotte in entrata) Questa funzione permette di veicolare le chiamate in ingresso secondo il numero di telefono composto dal chiamate esterno. Per esempio sui modelli Office 2 e Office 8 possiamo avere più numeri Isdn aggiuntivi alcuni da ignorare (per esempio fax dedicato) altri da associare ad un gruppo di chiamata, un risponditore automatico, una 18

19 programmazione giorno/notte automatica (il numero principale della struttura) altri da collegare in maniera diretta ad un interno. Inserire il numero principale comprensivo di prefisso (con o senza lo 0 zero iniziale è necessario provare) e selezionare la destinazione desiderata al fondo del modulo. 19

20 Centralinista digitale (IVR) Attraverso questo menù è possibile creare diverse strutture di IVR (risponditore automatico a selezione multipla) da utilizzare negli orari di apertura, inserire funzioni supplementari, o semplicemente registrare un messaggio di orario apertura uffici nella programmazione Notte. Quando si aggiunge una voce di menu, a parte le opzioni standard tipo 0-9, * e #, si possono utilizzare anche destinazioni 'i' e 't'. 'i' (invalid) viene utilizzato quando un chiamante digita un numero non valido, 't' (timeout) invece quando non c'è nessuna digitazione. Se queste opzioni non sono inserite, 't' predefinito ripeterà tre volte il menu e poi riaggancerà la linea; 'i' predefinito invece riprodurrà il messaggio 'Opzione non valida, prego riprovare' e riproporrà il menu. Dopo tre tentativi non validi, la linea verrà riagganciata. 20

21 In questo menù è possibile: - Associare un nome per poterlo poi identificare facilmente ed inserire nelle altre logiche di funzionamento (es. condizioni temporali) - Impostare tempo di Timeout (quanto aspettare l opzione scelta alla fine del messaggio), Abilitare Directory (tramite la pressione del tasto # è possibile chiamare un interno tramite le prime tre lettere del nome -SPERIMENTALE-), permettere la chiamata diretta (durante il messaggio di risposta il chiamante può digitare il numero di un interno) - Il messaggio può essere caricato o registrato direttamente tramite il menù registrazioni di sistema - Tramite i tasti +Opzioni e Opzioni è possibile aumentare o diminuire le scelte offerte al chiamante. - Inserendo dei numeri nella casella a sinistra di ogni opzione è possibile associare una destinazione in base alla selezione (per esempio posso inserire il messaggio premere 1 per il reparto commerciale, 2 per l assistenza tecnica, scrivere 1 nella casella di sinistra della prima opzione e selezionare come destinazione il gruppo di chiamata o la coda dei commerciali etc.) 21

22 Condizioni temporali Con questa funzione posso definire un completo ed automatizzato comportamento del PBX per programmazione giorno/notte, pausa pranzo, vacanze, etc etc. E importante notare che posso avere un numero indefinito di condizioni temporali da associare a numerazioni entranti ed ho la possibilità di collegarle tra di loro. Per esempio posso definire una Condizione Temporale Mattina con l orario d ufficio che se è soddisfatta fa suonare un gruppo di telefoni, se non è soddisfatta passa ad una Condizione Temporale Pomeriggio che, se è soddisfatta mi fa suonare un gruppo di telefoni, altrimenti manda la chiamata ad un IVR con un messaggio di i nostri uffici sono chiusi, i nostri orari sono ) 22

23 Per la corretta esecuzione delle regole è necessario che sia impostata correttamente la data e l ora sul PBX (vedi sezione precedente). 23

24 Musica d attesa In questa sezione è possibile definire più gruppi di musiche/messaggi d attesa permettendo il caricamento diretto di files mp3 e wav precedentemente registrati. E naturalmente possibile inserire brani musicali alternati a messaggi informativi registrati direttamente dall utente. 24

25 Connessioni Esterne (Fasci) Attraverso questo menù è possibile configurare linee esterne (altri PBX, linee Isdn, provider Voip) Richiedere i parametri di configurazione al Voip provider che fornisce il servizio ed inserire tali parametri aggiungendo il tipo di connessione richiesto. Il nostro servizio assistenza vi può guidare in caso di dubbi sui settagli e/o con configurazione remota delle linee. N.B. per i modelli Office 2 e Office 8 non modificare le connessioni ZAP altrimenti poteste perdere la funzionalità di collegamento alle linee Isdn 25

26 Rotte di Uscita Le connessioni esterne definite nella sezione precedente vengono utilizzate in questa sezione per indicare le linee da utilizzare a fronte di un prefisso. La sintassi permette di riconoscere prefissi, numero e tipo di caratteri utilizzati. Per esempio se utilizzo una sintassi 0 (zero, barra verticale sopra il back slash): 0 viene utilizzato quando il numero inizia con zero elimina la parte precedente dal numero che viene composto (nell esempio lo 0) 26

27 . esegue questa regola qualunque numero successivo sia stato selezionato Se per esempio si volesse impostare una regola per le chiamate verso cellulare con una diversa destinazione (per esempio un GSM Gateway o un provider Voip con tariffe interessanti) potrei impostare una stringa 3. = viene eseguita quando il primo numero è uguale a 3. Definite e applicate le regole è necessario (con le frecce poste sulla destra dell elenco) impostare la giusta sequenza. Ad esempio se la regola X. è prima della regola 3. viene eseguita prima perché soddisfa le caratteristiche indicate (il numero che compongo per chiamare un cellulare inizia con 3 e soddisfa entrambe le regole facendo eseguire la prima che incontra). Caratteri da utilizzare: X Ogni cifra da 0 a 9 Z Ogni cifra da 1 a 9 N Ogni cifra da 2 a 9 [1237-9] Ogni cifra indicate nella parentesi (nell es 1,2,3,7,8,9. Carattere Jolly, equivalente a uno o più caratteri Esclude la parte precedente al simbolo dal numero che viene inoltrato sulla linea (es. con 9 NXXXXXX nel caso in cui venisse chiamato verrà inviato sulla linea , senza il 9 iniziale. Per alcuni tipi di chiamate (per esempio cellulari e internazionali) posso impostare una password che verrà 27

28 richiesta in cornetta a coloro che effettueranno una telefonata di questo tipo. Nella Sequenza Connessioni posso selezionare più connessioni esterne precedentemente definite che verranno utilizzate in sequenza secondo disponibilità (una connessione può essere impegnata in altre comunicazioni, viene dunque passata la chiamata alla connessione successiva). Come specificato precedentemente possibile limitare l accesso di alcuni terminali VoIP alle rotte d uscita tramite la definizione di un context limitato da inserire nel relativo campo nella definizione degli interni. Per esempio tramite la funzione Strumenti => Filter calls posso definire un contesto Segreteria, selezionare tra le allowed route solo le rotte in uscita nazionali precedentemente definite lasciando deselezionate eventuali rotte cellulari e internazionali. Se agli interni della segreteria nella voce contex imposto segreteria anziché from-internal avrò le suddette limitazioni. 28

29 Code I PBX UnionVoip sono dotati di una gestione delle code completa e facile da programmare. Tra le varie opzioni, vi è la possibilità di inserire messaggi di risposta (salvati da Registrazione di sistema), una selezione di musica d attesa, diversi metodi di squillo degli apparati degli appartenenti, informazioni aggiuntive forniti al chiamante (numero di persone in coda, tempo stimato per la risposta, un menù vocale) ed un comportamento in caso di mancata risposta. Naturalmente si possono definire diverse code da associare a numeri diversi o per reparti diversi. Per esempio è possibile definire un IVR che chieda di digitare 1 per il 29

30 reparto commerciale e 2 per il reparto tecnico inserendo poi la chiamata nella Coda del reparto di interesse. 30

31 Rapporti I PBX Union VoIP sono dotati di una reportistica completa che fornisce: - Totali di chiamate inviate e ricevute con numero e durata media - Dettaglio di ogni chiamata in ingresso e in uscita - Ricerche complete per periodo/interno/numero composto/durara - Esportazione delle ricerche in formato CSV (importabile in Microsoft Excel, Microsoft Access etc.) ed in formato Pdf - Grafici di comparazione su più giorni con chiamate per giorno e per ora - Confronto di traffico generato nei mesi precedenti 31

32 - Carico massimo delle linee Questa funzione è accessibile dall utente maint. N.B.: l utilizzo di tale strumento per il controllo dei dipendenti non è consentito dalla attuale normativa cosiddetta della privacy, l inserimento di tale strumento è finalizzato al monitoraggio del proprio traffico telefonico al fine di una ottimizzazione delle risorse e relativa analisi delle offerte telefoniche sul mercato (per esempio se la durata media delle mie chiamate è molto bassa, risparmierò scegliendo compagnie telefoniche senza scatto alla risposta). 32

33 Conferenza Attraverso questa funzione è possibile creare una Meeting Room (stanza virtuale a cui possono accedere diversi interni o a cui possono essere indirizzate chiamate esterne). 33

34 E possibile da questa interfaccia controllare i partecipanti alla Meeting Room, renderli dei semplici ascoltatori o buttarli fuori 34

35 Panel Il panel mostra lo stato degli interni e delle connessioni esterne. Tramite questa funzione è possibile inoltre generare e spostare chiamate da un interno all altro o verso una coda, tutto semplicemente trascinando l icona del telefono col mouse. Inoltre vengono indicati eventuali messaggi vocali, informazioni sulla chiamata in corso e sull ultima conversazione, lo stato offline degli apparati (per tale funzione è necessario impostare su yes il campo qualify nella creazione e configurazione degli interni). 35

36 VOICE MAIL Attraverso questa interfaccia è possibile (previa autenticazione con numero di interno e password di segreteria telefonica) accedere ai messaggi vecchi e nuovi memorizzati all interno della Voice Mailbox. E inoltre possibile effettuare tutte le operazioni di salvataggio, cambio cartella di archiviazione, cancellazione e ascolto dei messaggi. Ciccando sulla sinistra Call Manager è possibile avere un elenco delle chiamate effettuate da questo interno. 36

37 Funzioni Aggiuntive Backup Union Voip Office series Attraverso questo menù è possibile pianificare dei backup automatici di configurazione e dati utente che verranno eseguiti secondo le regole impostate. Sarà poi possibile ripristinare tali dati tramite la funzione Ripristino da Backup Amministrazione Moduli (utenti avanzati) 37

38 Tramite questa opzione è possibile aggiungere, rimuovere e aggiornare moduli tramite collegamento ondine automatico al sito di FreePBX. ATTENZIONE FUNZIONE PER UTENTI ESPERTI, NON SI FORNISCE ASSISTENZA SU NUOVI MODULI O SU MODULI AGGIORNATI TRAMITE QUESTA FUNZIONE. 38

39 APPENDICE A Funzioni comuni ai telefoni A prescindere dal terminale VoIP utilizzato si elencano le funzioni speciali supportate direttamente dal PBX e accessibili dagli interni: *411 Directory *43 Echo Test *60 Ora (sperimentale) *61 Situazione Meteo (sperimentale) *62 Sveglia automatica *65 festival test (your extension is XXX) *70 Attiva avviso di chiamata (disattivato di fabbrica) *71 Disattiva avviso di chiamata *72 Trasferimento di Chiamata *73 Disabilita trasferimento di chiamata *77 Registrazione per risponditore automatico *78 Abilita Non Disturbare *79 Disabilita Non Disturbare *90 Trasferimento di chiamata su Occupato *91 Disabilita Trasferimento di chiamata su Occupato *97 Casella Vocale (non chiede l interno) *98 Casella Vocale *99 Ascolto registrazione effettuata con * Test Fax 7777 Simula una chiamata in ingresso 39

40 APPENDICE B Menu della segreteria telefonica Accesso *97 Casella Vocale (non chiede l interno) *98 Casella Vocale Uso 1 Leggi i messaggi o o o o o o o 5 Ripeti il messaggio corrente 6 Leggi prossimo messaggio 7 Cancella il messaggio corrente 8 Invia il messaggio ad un altra Mailbox 9 Salva il messaggio in una cartella * Help # Esci 2 Cambia Cartella 3 Opzioni Avanzate (per future applicazioni) 0 Opzioni della Voic box o o o o 1 Registra il messaggio per non disponibile 2 Registra il messaggio per occupato 3 Registra il tuo nome 4 Cambia la tua password 40

41 o * Ritorno al menù principale * Help # Esci 41

42 APPENDICE C Configurazione dei telefoni UnionVoIP Una volta collegato il telefono all alimentazione ed al cavo di rete è necessario identificare l indirizzo ip per entrare nella configurazione; verifichiamo quindi se la rete utilizza un server DHCP oppure no: -Se utilizziamo una rete con server DHCP proseguire come segue: premere il tasto menu sul telefono (A) e muoversi attraverso le frecce (1) (4) fino ad individuare l indirizzo ip sul display; dopo uscire dal menu del telefono premendo sempre il tasto (A), aprire successivamente un browser internet (explorer,mozilla etc.) e digitare nella barra degli indirizzi l indirizzo ip del telefono seguito dalla porta 9999 come riportato dall esempio qui di seguito: 42

43 supponiamo di avere individuato l indirizzo , quindi digiteremo: Attenzione!!! Prima di digitare l indirizzo nel browser assicurarsi di essere usciti dal menu del telefono. Configurazione web. Una volta digitato l indirizzo appare una richiesta di login dove è sufficiente premere ok e lasciare vuoto, in un secondo tempo e possibile inserire una password posizionandosi alla voce Management e immettere una username e una password qualora si intendesse preservare l accesso al telefono; nel campo sottostante NTP server e possibile inoltre inserire l indirizzo di un server che fornisce l ora esatta affinché si possa poi visualizzare sul display l orario e la data correnti. Ora selezioniamo la voce nel menu a sinistra Sip setting : 43

44 Alla voce Registrar Server (5) mettiamo l indirizzo ip assegnato precedentemente al centralino, alla voce Autentication Empire Time scriviamo 60 e selezioniamo in basso Submit per confermare. Passiamo successivamente alla voce Sip Account Settings : in questa sezione alla voce Display name (6) dare un nome al telefono in base al proprio reparto (ufficio vendite,magazzino etc..); alle voci Sip Username (7), Autentication User Name (8), Autentication Password (9) si introdurranno il nome utente e la password assegnati precedentemente al centralino per questo interno. Passare successivamente alla voce Voice Settings : 44

45 Alle voce DTMF Method selezionare SIP INFO e confermare tramite il tasto Submit. -Se non utilizziamo un server DHCP procedere come segue: Premere il tasto menu sul telefono e attendere un minuto circa affinché non si visualizzerà un errore di DHCP, in questo caso premere le frecce (1), (4) per andare all opzione DHCP, entrare nella medesima con il tasto menu (A),con le frecce (1),(4) selezionare disable e confermare con il tasto (A). Ora e possibile andare,sempre tramite il tasto menu e le frecce (1), (4) all opzione IP Address: e immettere un ip manualmente; successivamente seguire le medesime istruzioni del punto su riportato Configurazione web 45

46 APPENDICE D Funzioni dei Telefoni UnionVoIP Trasferimento di chiamata: Durante una conversazione: 1. Premere Transfer (B) per mettere la persona in attesa 2. Comporre l interno desiderato a cui si intende trasferire la chiamata 3. Premere nuovamente Transfer (B) per trasferire la chiamata Visualizzare chiamate effettuate, entranti, effettuate: -Ultimo numero chiamato: Alzare il ricevitore o premere il tasto Speaker (F) e premere il tasto Redial per comporre l ultimo numero. -Cronologia chiamate: 1. Premere Redial (C) senza alzare il ricevitore. 46

47 2. Premere Redial (C) nuovamente per visualizzare tutte le chiamate ricevute e perse. 3. Premere la frecce (1), (4) per scorrere tutte le chiamate ricevute o perse. 4. Premere le frecce (2), (3) per vedere i dettagli di ogni singola chiamata. 5. Alzare il ricevitore e premere il tasto ok sul telefono per terminare. Chiamata in attesa Durante una conversazione: 1. Premere il tasto Hold (E) per mettere in attesa una chiamata e premerlo nuovamente per riprenderla. Conferenza a tre 1. Alzare il ricevitore ed effettuare una chiamata per es. al Sig Rossi 2. Quando il Sig. Rossi rispondera premere il tasto conferenza (X) per metterlo in attesa e chiamare per es. il Sig Bianchi. 3. Quando il Sig. Bianchi rispondera premere il tasto conferenza (X) cosi sara possibile dialogare in tre. 47

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