Cross Software ltd Malta Pro.Sy.T Srl. Il gestionale come l'avete sempre sognato... Pag. 1

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1 Il gestionale come l'avete sempre sognato... Pag. 1

2 Le funzionalità di X-Cross La sofisticata tecnologia di CrossModel, oltre a permettere di lavorare in Internet come nel proprio ufficio e ad avere una versione personalizza del programma senza complicazioni per il mantenimento, ha permesso di sviluppare da un lato un'interfaccia utente al tempo stesso semplice e potente, ed all'altro di rendere il programma estremamente completo e flessibile nelle funzioni svolte. In questo documento saranno descritte le funzionalità di tipo generale, presenti in tutte le parti del programma. Personalizzazioni Dato che queste funzioni sono svolte automaticamente dal sistema di sviluppo CrossModel, anche tutte le personalizzazioni sviluppate in questo modo le ereditano automaticamente. Pag. 2

3 struttura dati Funzionalità della L'utilizzo di CrossModel ha permesso di creare una struttura dati con un livello di sofisticazione che sarebbe stata impossibile da ottenere senza questo strumento. Calcoli e procedure nel database Molte delle funzionalità del programma, grazie a CrossSQL, sono svolte direttamente nel database, migliorando contemporaneamente la velocità e la sicurezza delle operazioni. Integrità referenziale I collegamenti tra le tabelle creano foreign keys nel database, per la massima sicurezza dei dati. Gli aggiornamenti vengono tutti effettuati a livello database, con stored procedures e triggers. Questo comporta una grande velocità operativa ed un elevato livello di sicurezza delle transazioni. Table e subtable X-Cross, in molte parti del programma, è strutturato con oggetti complessi che comprendono varie tabelle, a livelli logici diversi. Ad esempio, un documento (ordine, fattura, ecc.) viene visto come un oggetto unico, mentre è costituito da vari livelli (testata, righe ed altri) che vengono aggiornati contemporaneamente in una unica transazione. Pag. 3

4 Restrizioni alla modifica delle tabelle Ogni utente può essere collegato ad una categoria di privilegi, che possono impedire la visualizzazione o la modifica di una tabella. Modifica chiavi di ricerca Ogni tabella ha una chiave numerica progressive (Identity) che non viene mai modificata, e che viene utilizzata per i collegamenti tra le tabelle. La chiave esplicita di ricerca (codice), se presente, non viene utilizzata per i collegamenti e quindi può venire modificata in qualunque momento.. La modifica non è normalmente abilitata, per evitare errori, ma deve essere richiamato un apposito menu L'utente deve avere tra i propri privilegi la possibilità di modificare questa chiave per la tabella in oggetto. Pag. 4

5 Blocco del record in modifica Modificando le tabelle, il record in modifica viene bloccato per la modifica da parte di altri utenti. Blocco record per oggetti Testata generica Testata specifica Destinazioni merce Righe generiche Spese Agenti Note Righe specifiche Split spese per IVA Righe doc. successivo Analitica righe Split spese per righe IVA Analitica testata Contatti Scadenze I database ragionano in maniera un po' diversa dai programmi gestionali, che utilizzano oggetti complessi; ad esempio un ordine è costituito da varie tabelle: testata, righe ed altro. Per il database, inserire una riga d'ordine vuole dire inserire un nuovo record; per l'utente, significa modificare l'ordine. In X-Cross, in questi casi il blocco del record non avviene relativamente alle tabella (righe) ma a tutto l'oggetto ordine, rispecchiando il vero modo di lavorare dell'utente. Pag. 5

6 Salvataggio delle versioni precedenti É possibile abilitare, per le tabelle desiderate, il salvataggio delle versioni precedenti in caso di modifica del record. Salvataggio versioni per oggetti Nel caso di oggetti complessi, ad esempio un ordine, la modifica può comportare operazioni che, dal punto di vista del database, sono cose del tutto diverse. Aggiungere o cancellare una riga, ad esempio, per il database non sono modifiche, ma dal punto di vista dell'utente si tratta di apportare modifiche all'ordine. In X-Cross, in questi casi il salvataggio della versione non avviene relativamente alle singole tabelle ma a tutto l'oggetto ordine, rispecchiando il vero modo di lavorare dell'utente. Visualizzazione delle versioni precedenti Selezionando con doppio click una versione precedente, i dati in essa contenuti sostituiscono quelli del record nella finestra principale, disabilitando ovviamente la modifica e la cancellazione. Pag. 6

7 Record obsoleti In molte tabelle è presente la funzionalità di record obsoleto. Selezionando questa opzione, è possibile visualizzare il record, ma non è più possibile utilizzarlo per collegamenti ad altre tabelle. Ad esempio, una condizione di pagamento obsoleta non può più essere utilizzata nei documenti. Nel caso questo si rendesse necessaria, solo gli utenti abilitati all'uso dei records obsoleti nella specifica tabella possono utilizzarli, selezionando il check box Mostra record obsoleti. Pag. 7

8 Lettura dei record a blocchi Nel caso di letture di tabelle con molti record, se la selezione li comprende tutti o molti di essi possiamo avere una lista di lettura dati assai lunga. Questo è particolarmente importante usando il programma in Internet, dato che i tempi di lettura sono inevitabilmente più lunghi. Per risolvere questo problema, è possibile impostare il numero massimo di record da leggere. Se il numero totale supera questa cifra, verrà mostrato il numero di record della selezione ed i record successivi possono essere scaricati a blocchi. La barra di avanzamento alla base della finestra mostra la percentuale scaricata. Pag. 8

9 Funzionalità di connessione Internet Smart Client Server Cross Cloud Web Services Client Client Utilizzo del programma su Internet L'utente di X-Cross può lavorare da una postazione remota su Internet senza perdere nessuna delle funzionalità del programma. Piena funzionalità di interfaccia Mentre i programmi nel browser permettono di lavorare ovunque, ma comportano una netta riduzione delle funzionalità e della qualità dell'interfaccia, X-Cross presenta tutte le funzionalità di un programma desktop (interfaccia, collegamenti ad altri programmi, gestione delle stampanti o di altre periferiche, ecc.), pur permettendo l'utilizzo remoto. Pag. 9

10 Altre funzionalità Internet Controllo Partita IVA comunitaria Per le anagrafiche della UE, è possibile controllare la Partita IVA direttamente dal database comunitario. Traduzione dei testi In tutte le parti del programma, è possibile utilizzare il traduttore di Google per tradurre i testi dei campi di input. Pag. 10

11 Geocode E' possibile utilizzare le funzionalità di Google Maps per trovare, per un cliente, fornitore o contatto e per una destinazione merce, l'indirizzo correttamente formattato, il CAP e le coordinate geografiche (latitudine e longitudine). Questa funzionalità può lavorare insieme al check della partita IVA, in modo che tutti i dati dell'azienda possono essere ricavati automaticamente dalla sola partita IVA. I dati visualizzati possono essere inseriti, in tutto o in parte, nei dati del programma. Dalle coordinate geografiche, è possibile avere anche la mappa, stampabile insieme ai documenti. Pag. 11

12 Funzionalità di Interfaccia In questa sezioni verranno descritte le funzionalità di interfaccia utente, che si trovano in tutte le parti del programma. Viste di menu e toolbars Il programma gestionale è costituito da un elevato numero di menu e toolbars. Installandoli tutti, l'ambiente di lavoro diventa complicato; inoltre le voci di menu sono disponibili o almeno visibili per tutti gli utenti. In X-Cross, i menu e le toolbar sono organizzate in gruppi detti Views, delle quali una viene installata di default; l'utente può selezionare poi quella desiderata da una toolbar principale. Selezionando una view, i menu e le toolbar corrispondenti vengono installate. Le views possono venire personalizzate per ogni singolo utente o ruolo. Task multipli In X-Cross ogni sezione del programma è contenuto in un task, ovvero una specie di sottoprogramma che funziona indipendentemente dal resto, pur potendo interagire con gli altri task. Ogni task aperto viene evidenziato nella barra in fondo allo schermo; selezionando un task o aprendone uno nuovo, le finestra degli altri task possono venire nascoste. Con un click sulla barra dei task, il task viene riattivato e le finestre riaperte esattamente come erano, anche se in inserimento dati. Pag. 12

13 Enter data non modale In tutte le parti di X-Cross, le funzioni di inserimento dati permettono l'accesso alle altre parti del programma, senza bloccare l'utente fino alla fine dell'inserimento. Il funzionamento il multi task permette di disattivare un task anche durante l'inserimento dati, andare in un'altra parte del programma e riattivarlo in seguito, tornando nella stessa situazione di partenza. Pag. 13

14 Inserimento dati in tabelle collegate L'utente può inserire e modificare dati nelle tabelle collegate durante l'inserimento. In tutti i campi di collegamento ad altre tabelle è presente un menu contestuale che permette di inserire un nuovo record. Ad esempio, è possibile inserire una condizione di pagamento mentre si inserisce una fattura o un ordine. Allo stesso modo è possibile consultare il record della tabella collegata e se necessario modoficarlo. Consultazione record collegati Quando la finestra non è in enter data, è comunque possibile con un doppio click sul campèo di collegamento aprire la finestra del record collegato. Pag. 14

15 Focus sul campo di input Il campo di input viene evidenziato in colore contrastante. Nel caso di campi di ricerca questi vengono evidenziati con un bordo di colore diverso. Pag. 15

16 Calcolatrice In tutti i campi numerici, con un doppio click o freccia su è possibile aprire una calcolatrice, il cui risultato sarà automaticamente riportato nel campo di input. Calendario In tutti i campi data, con un doppio click o freccia su è possibile aprire un calendario, il cui risultato sarà automaticamente riportato nel campo di input. Pag. 16

17 Navigazione con tastiera Si è cercato di rendere facoltativo l'utilizzo del mouse nel maggior numero di situazioni possibili. Tab superiore Da qualunque campo di input, con CTRL+freccia su si passa al tab di livello immediatamente superiore. Nel caso di più livelli di Tab, con la stessa operazione si passa ai livelli superiori. CTRL+freccia su Una volta posizionati sul Tab, freccia destra e sinistra muovono tra i Tab. Subtables Nel caso di subtables con liste di records,, è possibile aggiungere, inserire e cancellare righe con i bottoni standard alla base della lista, uguali in tutte le parti del programma. Inoltre, sono presenti varie funzionalità da tastiera che aiutano a limitare l'uso del mouse. CTRL+Page down CTRL+Freccia giù SHIFT CTRL+delete CTRL+home aggiunge una riga inserisce una riga insieme ai comandi precedenti, duplica la riga selezionata cancella la riga selezionata dai campi di input della lista passa al campo lista Pag. 17

18 Campi di ricerca In X-Cross esistono tre tipi di campi di ricerca: Ricerca semplice Questi campi rappresentano il collegamento con una tabella padre, ad esempio un articolo di magazzino collegato alla categoria merceologica. Inserendo un codice, viene trovato il record corrispondente. Con doppio click nel campo oppure Freccia su o F1 da tastiera si apre le finestra di help di ricerca. Pag. 18

19 Ricerca da task In altri casi non è possibile semplicemente aprire una lista di ricerca, dato che i record sono troppi; ad esempio, la selezione di un articolo di magazzino. In questo caso viene aperta una finestra del tutto analoga a quella delle lista di record con ricerca, nella quale possiamo fare le opportune selezioni Ricerca da stringa In altri casi è possibile utilizzare dei campi testo per la descrizione. Ad esempio, inserendo un documento, si possono trovare i clienti semplicemente inserendo la ragione sociale o parte di essa. Se un solo record corrisponde alla ricerca, esso verrà trovato, altrimenti verrà aperta una finestra con la lista dei record trovati. Pag. 19

20 Modifica dimensioni finestra E' possibile memorizzare le dimensioni e la posizione di una finestra, che quindi si aprirà sempre allo stesso modo. Modifica aree finestra E' possibile anche memorizzare la dimensione relativa a diverse aree della stessa finestra. Le aree che è possibile ridimensionare vengono evidenziate, ed il risultato può essere salvato insieme alle dimensioni della finestra. Pag. 20

21 Modifica liste di visualizzazione E' possibile modificare i contenuti e l'aspetto delle liste in cui sono visualizzati i record. Attivando questa funzione, l'utente può modificare l'ordine dei campi, le dimensioni delle colonne e l'allineamento. Pag. 21

22 Aggiunta e rimozione di colonne Oltre a modificare la posizione, è possibile rimuovere colonne ed aggiungere altre colonne alla lista. Le colonne sono quelle presenti nella vista della query di lettura dati; questa query a sua volta può essere personalizzata, quindi è possibile inserire nella lista qualunque dato presente nel database. Pag. 22

23 Export liste Tutte le liste a video possono essere esportate. Per fare questo deve per prima cosa essere definito un layout di export, nel quale possono essere definite le colonne da esportare, il formato, i colori, eventuali colonne calcolate ed eventuali totali. Successivamente viene effettuato l'export in formato XML, leggibile da Excel e da OpenOffice. Pag. 23

24 Stampa report su lista a video Ogni report può essere abbinato ad una lista di visualizzazione, che verrà utilizzata per creare la lista a video dei risultati del report. Drill down La lista può essere collegata ad un task che viene aperto con un doppio click. Ad esempio una lista di movimenti contabili può aprire il task del movimento contabile, o una lista di documenti quello del documento. Pag. 24

25 Modifica funzionalità di input L'utente può modificare il comportamento del programma per quanto riguarda il percorso di input e per quanto riguarda eventuali calcoli o metodi da eseguire. E' possibile definire, uscendo da un campo, su quale altro campo il cursore si debba posizionare, anche se questo è posizionato su altri Tab, semplicemente con il Drag and Drop dei campi. Questo percorso può essere subordinato a delle condizioni. E' anche possibile effettuare dei calcoli legati a questi eventi. Pag. 25

26 Valori default tabelle L'utente può definire dei valori di default per ogni singola tabella. Inserendo un nuovo record, esso non sarà vuoto ma conterrà i valori qui inseriti. E' anche possibile inserire diversi set di valori di default; in questo caso, inserendo un nuovo record, l'utente deve scegliere il set di valori applicabile. Pag. 26

27 Tipi di ambienti operativi In tutto X-Cross si trovano solo tre tipi diversi di ambienti operativi; il modo di operare acquisito in una parte del programma può essere tranquillamente utilizzato in tutte le altre sezioni: Lista di record senza ricerca Liste di record con ricerca Tabelle ad albero Pag. 27

28 Lista di records senza ricerca Questo tipo di interfaccia viene utilizzato per quelle tabelle nelle quali, dato il limitato numero di record, questi vengono caricati tutti insieme. Con un doppio click sulla lista si apre la finestra del singolo record, nel quale è possibile inserire e modificare i dati. E' possibile comunque fare una selezione tra i records della lista, selezionando l'opzione Ricerca. Selezione multipla E' possibile selezionare più record contemporaneamente per cancellazioni multiple. Pag. 28

29 Liste di records con ricerca Dove il numero di record è troppo alto (anagrafiche, articoli, movimenti contabili, documenti, ecc.) non è possibile leggerli sempre tutti e bisogna quindi fare una selezione di ricerca. Ricerche multiple In X-Cross, le ricerche sono degli oggetti del programma che vengono collegati al task (sezione) in cui debbono lavorare. E' quindi possibile personalizzare facilmente l'ambiente di lavoro, aggiungendo altri tipi di ricerca o modificando quelli esistenti. Pag. 29

30 Ricerca diretta Oltre alle ricerche predefinite, tutti i campi presenti sulla finestra del singolo record (quindi tutti i campi di input) possono essere utilizzato come chiave di ricerca, anche incrociandoli tra di loro. Utilizzando il comando Finestra ricerca, si apre la finestra del singolo record in modalità Ricerca In cui si possono inserire i dati di ricerca. Per i campi a singolo valore, è sufficiente inserire il valore nel campo. Il campo sarà allora evidenziato in grassetto, per fare vedere che è stato selezionato come ricerca. Per i campi carattere, l'operazione logica standard è <contiene>, ma questo può essere modificato. Pag. 30

31 Per i campi ad intervallo (numeri e date), è possibile aprire una finestra in cui inserire i valori iniziale e finale. Nel tab che viene aggiunto quando la finestra è in modalità ricerca, è possibile vedere i dati impostati per la ricerca, modificarli ed azzerare la ricerca. Pag. 31

32 Ricerca in subtables La ricerca diretta è possibile non solo per i campi del record, ma anche per quelli relativi ad una delle sue sotto tabelle. E' possibile quindi ad esempio cercare un movimento contabile in base ai valori di una riga contabile, o cercare una fattura dalle righe fattura. Le modalità di inserimento dati sono le stesse del record principale; in ognuna di questa subtables vien inserita una riga vuota in modo da permettere l'input dei dati. Pag. 32

33 Tabelle ad albero In questo tipo di ambiente vengono inserite e modificate le tabelle con struttura gerarchica, a livelli e sottolivelli. In X-Cross molte tabelle, e non solo il piano dei conti, sono strutturate in questo modo. Nelle finestra principale si vede la struttura ad albero; con un doppio click sulla riga si apre la finestra del singolo record. Struttura dei codici I codici possono essere ripetitivi (il codice figlio contiene il codice padre) o unici. Ogni livello può essere numerico o alfanumerico; le impostazioni di default possono venire modificate dall'utente. Pag. 33

34 Input dei dati Nel caso di codici a ripetizione del codice padre, il campo di input mostra la parte di codice ereditata, che però non può essere modificate. Modifica della struttura Ogni nodo della struttura ad albero può essere spostato in un nodo diverso. Nel caso di codici ereditati, questo comporta il ricalcolo del codice, che comunque non influisce sul collegamenti esistenti non essendo la chiave di collegamento. Pag. 34

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