Quando il richiedente invia una richiesta di contributo alla Fondazione, questa viene messa in attesa di essere deliberata.

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1 ROL RENDICONTAZIONE GUIDA ALL UTILIZZO 1. PASSI INIZIALI Quando il richiedente invia una richiesta di contributo alla Fondazione, questa viene messa in attesa di essere deliberata. Una volta deliberato il contributo e ogni qualvolta ci sarà un aggiornamento sulla pratica, il richiedente riceverà una mail del tipo: Gentile Utente, La informiamo che nell Area ROL, accessibile tramite il sito della Fondazione Cassa di Risparmio di Cuneo è stato aggiornato lo stato di avanzamento della Sua richiesta con ID ROL XXXXX e numero pratica: XXXX - (Riferimento pratica Fondazione AAAA-NNNN) Può utilizzare il collegamento Vai all Area Rol per accedere alla Sua area riservata, mediante le stesse Username e Password utilizzate per la predisposizione e l inoltro della richiesta. Dalla tabella Moduli già Inviati è possibile selezionare la richiesta desiderata e consultare lo stato di avanzamento mediante il pulsante "Stato Richiesta". Cordiali saluti. Fondazione Cassa di Risparmio di Cuneo Attraverso il pulsante STATO RICHIESTA il Richiedente potrà visualizzare i movimenti presenti sulla sua richiesta e relative comunicazioni che sarà possibile scaricare. Attraverso questo pulsante è quindi possibile visualizzare la lettera di DELIBERA. 2. COME ACCEDERE ALLA RENDICONTAZIONE: a. Dal momento in cui si riceve la notifica di cui al Capitolo 1 e sullo Stato richiesta è disponibile la lettera di delibera, la procedura abilita in automatico il pulsante RENDICONTAZIONE (Immagine 1) Immagine 1 Pag. 1 a 14

2 b. Per accedere alla Rendicontazione è necessario selezionare (cliccando sulla freccia esterna alla tabella cerchio rosso, Immagine 1) la richiesta desiderata (riconoscibile attraverso l ID contenuto nel testo della notifica) e successivamente cliccare sul tasto indicato dalla freccia rossa nell immagine1 c. In occasione del primo accesso si dovrà scegliere la tipologia di rendicontazione da documentare. Immagine 2 RENDICONTAZIONE PARZIALE : se si tratta di una richiesta di erogazione di un acconto del contributo; se si tratta di una richiesta di erogazione di un contributo su cui è previsto ancora un impegno sugli anni futuri (elemento deducibile dal testo della lettera di delibera); RENDICONTAZIONE A SALDO: se si tratta di una richiesta di erogazione a saldo del contributo (N.B: si utilizza questo tipo di rendicontazione anche se il progetto non è ancora concluso, ma si intende richiedere l erogazione dell intero contributo deliberato dalla Fondazione CRC); d. Nei successivi accessi alla rendicontazione è sufficiente cliccare sul link di cui all Immagine 3 Immagine 3 e. Quando si accede dal ROL alla procedura, apparirà inizialmente una pagina Dettaglio Richiesta con la sintesi delle informazioni generali del progetto. Per accedere alla Pag. 2 a 14

3 RENDICONTAZIONE vera e propria si seleziona la pagina indicata dalla freccia rossa; mentre nella pagina Eventi Rendicontazione vengono riportati i vari movimenti che fa l Utente (es. chiusura rendicontazione, upload del modulo ) o il Gestore - Fondazione CRC (es. accettazione rendicontazione, riapertura rendicontazione.) Immagine 4 Pag. 3 a 14

4 3. ELENCO RENDICONTAZIONI Nell immagine 5 sono riportate, in alto, le rendicontazioni già presentate (STATO: presentata) o quelle in corso di presentazione (in compilazione). Nella parte bassa c è la possibilità di CREARE NUOVE RENDICONTAZIONI (frecce rosse): parziali o a saldo Immagine 5 Quando si entra nella rendicontazione per la PRIMA volta si noterà una sola riga di rendicontazione con stato in compilazione. Per accedere alla rendicontazione selezionarne il bottone di apertura nella colonna Apri (Immagine 6). Immagine 6 IMPORTANTE: Si fa presente che non sarà necessario salvare i dati che verranno inseriti in quanto la procedura lo fa in automatico. Pag. 4 a 14

5 4. FINESTRA DI RENDICONTAZIONE Appena si apre la rendicontazione si accede alla prima pagina: INFORMAZIONI (Immagine 7) Questa pagina contiene i dati riepilogativi della rendicontazione che si sta presentando. I campi relativi al Totale Entrate, Totale Uscite, Avanzo/Disavanzo e Residuo da rendicontare si compileranno in automatico al termine della rendicontazione. Nota bene: sia che si compili una rendicontazione parziale, sia che si compili a saldo, il totale delle Entrate e delle Uscite devono essere uguali e devono corrispondere al costo totale a saldo dell iniziativa. Il campo Residuo da rendicontare viene calcolato come differenza tra il contributo deliberato dalla Fondazione CRC e il totale dei giustificativi inseriti. Da questa pagina è possibile inoltre: Accedere al Questionario Analisi dei risultati, nel caso in cui si stia compilando una rendicontazione a saldo; Indicare se il contributo è da assoggettare alla ritenuta d acconto del 4% - IRES Inserire informazioni generiche o specifiche sulla rendicontazione che si sta presentando (NOTE RICHIEDENTE). Immagine 7 Pag. 5 a 14

6 USCITE (Immagine 8) E il cuore della RENDICONTAZIONE. I dati inseriti nella colonna BUDGET DI SPESA DA RICHIESTA provengono direttamente da quanto indicato nel modulo ROL di richiesta contributo ovvero dal budget di spesa a preventivo indicato nella richiesta originale, mentre la colonna BUDGET DI SPESA AGGIORNATO deve essere compilata inserendo gli importi a consuntivo del costo totale dell iniziativa. La differenza tra il Budget di spesa da Richiesta e il Budget di Spesa aggiornato viene evidenziata da uno scostamento che deve essere motivato nella colonna Note relative agli scostamenti. Per ciascuna voce di spesa è necessario inoltre indicare le effettive spese sostenute al momento della rendicontazione(spese SOSTENUTE AD OGGI). Inoltre, per ogni voce di spesa è possibile inserire, nella parte bassa della mappa, i giustificativi di spesa (solo per i contributi superiori ad 3.000,00). Nel caso di rendicontazione a saldo è necessario inserire giustificativi per un importo almeno pari al contributo stanziato (solo per i contributi superiori ad 3.000,00) compilando ogni campo e prevedendo l upload OBBLIGATORIO dei documenti scansionati esclusivamente in formato pdf. Nel caso in cui il contributo deliberato sia uguale o superiore a ,00, in fase di rendicontazione si riconoscerà al massimo l 80% delle spese rendicontate fino all importo massimo deliberato dalla Fondazione. In assenza di cofinanziamento minimo richiesto, pari almeno al 20% del costo totale rendicontato, il contributo della Fondazione verrà ridotto in percentuale. Se questi sono stati caricati correttamente la graffetta che appare in fondo alla riga cambierà colore, da grigio diventerà verde. Immagine 8 CARATTERISTICHE DEI GIUSTIFICATIVI DI SPESA: - Se come giustificativo di spesa si inserisce un cedolino, indicare sul cedolino la quota parte relativa alla realizzazione dell iniziativa finanziata con il contributo della FCRC; Pag. 6 a 14

7 - Se come giustificativo si inserisce uno scontrino o un biglietto non nominativo o una fattura generica, scrivere sulla scansione del file a chi o che cosa fa riferimento; Es: scansione del biglietto del treno: Biglietto utilizzato da RICERCATORE 1 per partecipazione a incontro X nell ambito della Ricerca finanziata; Fattura Albergo: Pernottamento ARTISTA X per manifestazione Y; - Se si inseriscono delle Dichiarazioni di rimborso spese, queste ultime devono essere sottoscritte sia dal legale rappresentante dell Ente beneficiario del nostro contributo, sia dalla persona fisica che riceve il compenso; ove possibile sarebbe opportuno inserire anche il bonifico di avvenuto pagamento; - Se un giustificativo è relativo a più voci di spesa diverse è necessario indicare sul documento la quota parte relativa alla singola voce di spesa; Nel caso in cui si siano inseriti dei giustificativi errati, è possibile cancellarli cliccando sulla x rossa che compare al fondo della riga di ciascun allegato inserito (Immagine 8). Quando la rendicontazione viene inviata alla Fondazione (Chiudi e Invia) quest ultima, con il suo account di gestore - dopo avere provveduto alla verifica dei vari dati inseriti, può segnalare le eventuali anomalie sulle singole righe di rendicontazione e/o sulle singole fatture o nel campo Note Fondazione (pagina Informazioni). Le righe con la presenza di segnalazioni sono contrassegnate da apposita icona gialla con x rossa di cui alla seguente figura (Immagine 9) Immagine 9 Pag. 7 a 14

8 ENTRATE (Immagine 10) Nella mappa sotto riportata sono evidenziate le Entrate dell Ente Beneficiario del contributo. I dati inseriti nella colonna BUDGET RICHIESTA provengono direttamente da quanto indicato nel modulo ROL di richiesta contributo ovvero dal budget di spesa a preventivo indicato nella richiesta originaria. a. Se si compila una rendicontazione parziale nella sezione Budget Aggiornato si dovranno inserire le Entrate a saldo dell iniziativa, così suddivise: Acquisite = risorse ottenute al momento della rendicontazione (in cui rientra il contributo della Fondazione CRC Ipotizzate = risorse che si prevede ancora di ottenere Complessive = risorse ottenute a consuntivo (Colonna che si compila in automatico sommando acquisite e ipotizzate) L eventuale scostamento (segnalato attraverso il cambio di colore della riga) tra le Risorse Complessive da Budget Richiesta e le Risorse Complessive da Budget Aggiornato dovrà essere motivato nella sezione Note relative agli scostamenti Immagine 10 Es. Entrate Rendicontazione Parziale Pag. 8 a 14

9 b. Se si compila una rendicontazione a saldo è sufficiente aggiornare la colonna Consuntivo inserendo le Entrate che si hanno a saldo dell iniziativa. Nota Bene: nel caso in cui le Fonti indicate come Incerte nel modulo di richiesta contributo siano diventate certe a consuntivo, è necessario indicare l importo nella riga relativa alle Fonti Certe. In questa mappa viene inoltre richiesto di allegare documentazione comprovante la concessione di ulteriori contributi (fonti che inizialmente erano incerte e successivamente sono diventate certe). Tale documentazione dovrà essere inserita nella sezione Allegati ATTIVITÀ(Immagine 11) In questa sezione vengono richieste le informazioni aggiornate relativamente alla Descrizione dell iniziativa e all IBAN su cui accreditare il contributo. Per inserire i testi richiesti è necessario selezionare gli appositi pulsanti COMPILA. Eventuali segnalazioni possono essere inserite nel campo Note. Immagine 11 ALLEGATI (Immagine12) In questa pagina devono essere inseriti, esclusivamente in formato pdf, gli allegati obbligatori per completare la procedura di presentazione della rendicontazione. Per inserire l allegato è sufficiente utilizzare l apposito link nell ultima colonna (Gestione File Digitali). È inoltre possibile inserire ulteriori allegati andando a compilare le righe vuote disponibili e caricando poi nella colonna Gestione File Digitali il documento. Gli allegati possono essere cancellati mediante l icona ELIMINA che apparirà una volta inseriti, mentre gli allegati inseriti di default, ovvero obbligatori, non possono essere cancellati. Immagine 12 Gli Allegati 1. Modalità Operative da firmare per accettazione e 2.Autocertificazione per contributi <=3.000 euro sono allegati alla lettera di delibera, che è scaricabile cliccando sul tasto Stato richiesta esterno alla Rendicontazione (vedi Capitolo 1). Pag. 9 a 14

10 SEGNALAZIONI (Immagine 13) Questa sezione riassume tutte le segnalazioni e le varie richieste della Fondazione. Quando una rendicontazione viene inviata, la Fondazione può respingere alcune voci e/o fatture (vedi esempio sotto riportato nella sezione USCITE). Immagine 13 VERIFICA, STAMPA ED INVIO DELLA RENDICONTAZIONE Immagine 14 Una volta compilate tutte le sezioni è possibile effettuare una STAMPA DI PROVA della rendicontazione corrente mediante il pulsante STAMPA (Immagine 14). Si ottiene un PDF che può essere visualizzato mediante l apposito link. Immagine 15 Una volta compilate tutte le sezioni è necessario inviare la rendicontazione alla Fondazione cliccando sul tasto CHIUDI E INVIA (Immagine 14) Prima di questa operazione è necessario verificare che nelle varie sezioni non vi siano errori mediante il pulsante VERIFICA (Immagine 14). Pag. 10 a 14

11 Se il sistema riscontra delle anomalie ne visualizzerà un riassunto come l esempio sotto riportato (Immagine 16). Immagine 16 Dopo aver cliccato sul tasto CHIUDI E INVIA sarà possibile stampare la versione definitiva del modulo, che dovrà essere sottoscritta dal Legale rappresentante e ri-allegata alla procedura (UPLOAD modulo firmato) accedendo con Nome Utente e Password all Area ROL Rendiconta un contributo. Immagine 17 Pag. 11 a 14

12 EVENTI RENDICONTAZIONE In questa sezione viene riportato lo Storico delle azioni subite dalla specifica rendicontazione, per tenere traccia degli scambi avvenuti. Immagine 18 USCITA DA RENDICONTAZIONE Attenzione è importante uscire correttamente dalle pagine della Rendicontazione online, poiché la chiusura errata genera degli errori. Per uscire dalla Rendicontazione è necessario premere sull icona in alto a sinistra. Immagine 19 Successivamente premere il tasto MENU posto in basso ed uscire (Immagine 20). Pag. 12 a 14

13 Immagine 20 Quindi premere su Esci (Immagine 16) Immagine 21 Chiudere accesso alla rendicontazione (Immagine 21) Per qualsiasi informazione o chiarimento è possibile contattare gli uffici della Fondazione ai numeri: / Pag. 13 a 14

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