22 Aprile 2013 Ing. Alessandra Landi Analista e Project Manager Area Web Solutions GRUPPO SISTEMA

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1 22 Aprile 2013 Ing. Alessandra Landi Analista e Project Manager Area Web Solutions GRUPPO SISTEMA

2 OFFERTA CARATTERISTICA PROGETTI DI INTEGRAZIONE E COLLABORAZIONE ERP BI CRM INFRASTRUTTURA ICT

3 REFERENZE: AZIENDE PRIVATE Dalla Piccola alla Grande Impresa Con Progetti Nazionali e Internazionali In varie forme di Partnership CAPACITÀ DI GESTIONE IN PROGETTI COMPLESSI

4 ENTI PUBBLICI, ASSOCIAZIONI E UTILITY

5 PRINCIPALI CERTIFICAZIONI.... L azienda è composta da 60 professionisti: Analisti di Processo Sviluppatori.. Sistemisti certificati ed altamente qualificati in grado di seguire il cliente prima e dopo la realizzazione del progetto... Operiamo non solo nella parte di creazione e realizzazione del progetto ma anche coprendo tutte le esigenze che si possono manifestare successivamente al go-live.

6 I NOSTRI NUMERI 1984 anno di costituzione 400 clienti 60 collaboratori 6 mln fatturato sedi Cesena e Bologna Assieme ad altre 10 aziende Italiane, partner Microsoft Dynamics (NAV, AX, CRM), Gruppo Sistema ha dato vita a Dygroup, un'organizzazione con 10 sedi distribuite sul territorio nazionale che complessivamente ha sviluppato oltre 300 progetti con tecnologia Microsoft Dynamics. Costituita da un team di 300 specialisti certificati, in grado di creare valore per le aziende clienti.

7 ULTERIORI INFORMAZIONI

8 Automated supply chain (il portale fornitori di Mercatone Uno: un caso di successo) Cesena, 22 aprile 2013

9 Omar Rubbini Responsabile Processi & Auditing Davide Biagini Processi & Auditing

10 La Storia Il Gruppo Mercatone Uno nasce dall iniziativa imprenditoriale di Romano Cenni, attuale Presidente del Gruppo ed azionista di maggioranza della società M.Estate spa. Dopo una prima fase imprenditoriale di stampo industriale (produzione di radio, autoradio e televisori a marchio Wega), nel 1975 viene costituita la società S.I.E.L. (Società Italiana Elettronica), avente per oggetto la vendita di radio, televisori ed elettrodomestici. Dal 1977 inizia a svilupparsi la vendita al dettaglio di elettrodomestici. Nel 1978 nasce ufficialmente il primo punto vendita del Gruppo: il Mercatone Germanvox, ubicato a Toscanella di Dozza, vicino a Bologna. Sulla base del successo ottenuto con il primo Mercatone Germanvox, nel 1983 viene inaugurato a Occhiobello, in provincia di Rovigo, il primo punto Vendita ad insegna Mercatone Uno (3000 mq).

11 La Storia Punto di forza dell offerta commerciale (e vera novità rispetto alle tecniche di vendita allora più diffuse) è la logica del prezzo fisso: il prezzo esposto non negoziabile ma comunque presentato come occasione da non perdere. Il grande successo di queste prime iniziative porta l Azienda ad aprire, nel decennio , circa una ventina di punti vendita ad insegna Mercatone Uno. Dal 1994 ad oggi il Gruppo incrementa ulteriormente i ritmi dello sviluppo e giunge ad operare, nel giro di pochi anni, sull intero territorio nazionale con oltre 120 punti vendita di diverse insegne (Mercatone Uno, Tre Stelle, E Oro). Oggi il Gruppo Mercatone Uno fattura circa 600 milioni di Euro all anno (al netto di IVA), avvalendosi di circa dipendenti.

12 La mission Soddisfare le esigenze di consumo della famiglia legate ai beni per la casa e il tempo libero con una formula conveniente: Mix merceologico finalizzato a rendere esplicita la convenienza dell offerta Eccellente rapporto qualità/prezzo Assistenza al cliente a supporto del processo decisionale d acquisto Rete distributiva capillare ed efficiente Offerta di servizi diversificati (progettazione, assistenza post- vendita, trasferimento denaro in partnership con Moneygram, pagamento bollette)

13 Cinque punti di forza Presenza diretta su tutto il territorio nazionale con 90 punti vendita Mercatone Uno, 8 punti vendita Tre Stelle e 1 Punto vendita Borsari Sport aperti 7 giorni su E Oro Focus sul settore del mobile e complementi d arredo con l offerta di una gamma completa di soluzioni d arredo (cucine, camere da letto, salotti, bagni) anziché singoli prodotti. Commercializzazione di una linea di elettrodomestici a marchio proprio (Wega) caratterizzati da un ottimo rapporto qualità-prezzo e molto apprezzati dalla clientela Un assortimento ampio e profondo per tutti i prodotti legati al mondo della casa e del tempo libero che consente di essere un punto di riferimento per le famiglie italiane in termini di possibilità di scelta e di eccellenza nel rapporto qualità prezzo Assistenza alla clientela in-store ed efficiente servizio post-vendita (assistenza e montaggio da parte dei padroncini, formule di finanziamento degli acquisti). 13

14 Distribuzione capillare. Distribuzione per punti 90 pdv Mercatone Uno per circa mq di superficie di vendita 27 pdv E Oro per circa mq di superficie di vendita 8 pdv Tre Stelle per circa mq di superficie di vendita 1 pdv Borsari Sport per circa mq di superficie di vendita

15 I dipendenti Attualmente il gruppo conta circa collaboratori, di cui: - circa 200 sono impiegati presso la Sede Centrale - circa sono impiegati nei Pdv - 16 sono impiegati presso il Centro Logistico A questi sono da aggiungere circa 500 artigiani addetti alla consegna a domicilio ed al montaggio dei prodotti di arredamento ed elettrodomestici Numero dipendenti

16 Fatturato per settori %

17 Mercatone Uno oggi

18 Nuovo concept di lay out Percorso Cliente Libero, all interno dei vari reparti per assicurare una shopping experience soddisfacente nel punto vendita. Sfruttamento verticale dello spazio nei vari reparti, per massimizzarne la resa al metro quadro Razionalizzazione degli assortimenti, con focus su quelli con più performanti Nuova comunicazione in-store, chiara, efficace ed appealing verso il cliente Nuovi servizi offerti alla clientela (come il tintometro, per personalizzare il colore delle vernici).

19 La genesi del progetto portale Il progetto portale è figlio dei profondi cambiamenti avvenuti all interno del gruppo. Gli anni 90 di Mercatone Uno si sono caratterizzati per la vertiginosa crescita in termini di numero di punti vendita fino ad arrivare a oltre 100 unità con i vari brand del gruppo: una strategia di sviluppo cui sono state destinate tutte le risorse Fino alla fine del 2008 Mercatone Uno si caratterizzava per il fatto che a ogni punto vendita corrispondeva una società con anche soci locali per cui ogni punto vendita si caratterizzava per la sua «diversità» e per la presenza di una struttura amministrativa che gestiva tutte le attività contabili compresa la redazione del bilancio di esercizio fino al calcolo del fondo imposte escluso. Nel 2009 è stata effettuata un importante riorganizzazione societaria che ha portato alla fusione delle 86 società allora esistenti in una sola società che comprendesse tutti i punti vendita a marchio Mercatone Uno

20 La genesi del progetto portale L accentramento societario è stato seguito dall accentramento amministrativo: tutti gli uffici amministrativi dislocati presso i vari punti vendita sono stati chiusi ed è stato aperto un ufficio amministrativo centralizzato presso il direzionale. Rispetto ai 185 eft che lavoravano al 30/09/09 negli uffici amministrativi decentrati ora la struttura amministrativa centralizzata dislocata presso il nostro direzione lavora con 45,68 eft La conversione dei 185 eft in altri ruoli ha comportato il problema di definire chi sulla rete doveva svolgere le residuali attività amministrative senza però che questo si riflettesse in un aumento del costo del lavoro. Da qui è partita un attività di razionalizzazione e revisione, oltre che dei meri processi contabili, anche di tutte le attività operative a monte della contabilità in modo da individuare le attività a basso valore aggiunto svolte sul punto vendita

21 La genesi del progetto portale Tra le attività ripetitive e senza valore aggiunto presenti sui punti vendita è stato subito individuato l uso del fax per inviare gli ordini al fornitore che dalle rilevazioni effettuate assorbiva 2 3 ore al giorno per punto vendita. Avevamo quindi la possibilità di indirizzare in modo diverso il lavoro di ore annue (3 ore x 360 gg di apertura x 90 pdv Mercatone Uno + 8 Tre Stelle) La decisione presa è stata quella di non trasmettere più gli ordini fornitori a mezzo fax ma pubblicarli, non appena confermati sul gestionale, su un portale accessibile per i fornitori da internet e fino ad ora usato per la trasmissione dei listini ai fine della codifica articoli.

22 La genesi del progetto portale I risultati raggiunti implementando il portale solo per l invio degli ordini sono stati subito lampanti nel loro successo: utilizzo di ore a livello rete su attività di maggiore valore aggiunto la quasi totale eliminazione dei costi telefonici per la spedizione dei fax un notevole risparmio nei costi di carta e consumabili (toner )

23 La nascita di un vero e proprio progetto La possibilità di raggiungere obiettivi tangibili come quelli appena elencati ha fatto nascere un idea di progetto molto più articolata che permettesse in generale di conseguire: risparmi economici in termini di: o costo del lavoro da impegnare in attività di maggiore valore aggiunto o minor utilizzo di materiale di consumo o minor utilizzo di materiale/attrezzature per l archiviazione/spedizione dei documenti cartacei altri vantaggi meno misurabili ma altrettanto importanti come: o una modalità standard di comunicazione e invio documenti con i fornitori in ingresso e uscita in modo da avere una vera e propria continuità di filiera o una tracciabilità delle comunicazioni effettuate con la sicurezza che gli interlocutori abbiano recepito le varie comunicazioni o un archivio comune con il fornitore

24 Gli steps del progetto Step 1: utilizzo del portale per l attività di invio degli ordini in formato PDF e CSV/TXT (con eventuali allegati) e comunicazioni da punti vendita Mercatone Uno a fornitori di merce iscritti al portale. Questo step è stato varato il 7/7/09 Step 2: inserimento di una serie di altre comunicazioni sul portale e apertura del canale di comunicazione da fornitore iscritto a portale a Mercatone Uno. Le ulteriori comunicazioni immesse sul portale sono state: contestazioni per merce mancante contestazioni per differenza prezzo richieste di reso e solleciti alle richieste di reso, verbali di distruzione autorizzata della merce comunicazioni di pagamento per i fornitori centralizzati fatture emesse dal gruppo Mercatone nei confronti dei fornitori N.B. In questo modo le fatture non sono più state spedite per posta Questo step è stato varato il 12/04/10 Step 3: ricezione delle fatture di acquisto e note di credito emesse dai fornitori sul portale. Questo step è stato varato il 01/08/10

25 I menù visibili ai fornitori sul portale con lo step 1 Sezione dove i fornitori di mobili postano i loro listini che vengono acquisiti dal centro codifica per inserili nel gestionale Sezione dove le comunicazioni sugli ordini vengono postate per essere scaricate dai fornitori Sezione dove gli ordini, una volta confermati sul gestionale vengono postati per essere scaricati dai fornitori

26 Come è stato avviato lo step 1 Dopo il buon esito: dei test di laboratorio presso Gruppo Sistema del collaudo di fase presso il laboratorio di Mercatone il programma è stato attivato in test con: undici fornitori tra i più rilevanti per il gruppo con i punti vendita del gruppo di Cesena, Madignano e San Giorgio di Piano Il 7/7/09 la funzione è stata implementata su tutta la rete; i fornitori sono stati coinvolti per ordine di importanza e già al 31/12/09 risultavano iscritti al portale n.292 fornitori e immessi sul portale n ordini e n comunicazioni Nel settembre 2009, al fine di rendere più agevole il lavoro, è stato reso disponibile ai fornitori un nuovo sw, denominato «M1hydor», grazie al quale è possibile: scaricare massivamente i documenti, dirottandoli su una stampante predefinita o su cartelle di rete predeterminate

27 I menù visibili ai fornitori sul portale con lo step 2 (segue) I menù operativi a disposizione dei fornitori iscritti al portale diventano sette e precisamente: Listini Ordini Contestazioni quantità Contestazioni prezzo Resi Pagamenti Fatture attive Ogni menù è caratterizzato da avere due sottosezioni denominate: Comunicazione da M1 Comunicazioni verso M1 che accolgono tutte le comunicazioni legate al menù principale da e verso i fornitori.

28 I menù visibili ai fornitori sul portale con lo step 2 (segue)

29 I menù visibili ai fornitori sul portale con lo step 2

30 Come è stato avviato lo step 2 Questo step è stato attivato in test con: i tre fornitori più rilevanti per il gruppo con i punti vendita del gruppo di Mesola, Pieve di Fissiraga, S.Giuseppe di Comacchio e Toscanella di Dozza a far data dal 24/02/10. Dopo l esito positivo di questo «mini test in produzione» la partenza per tutta la rete e per tutti i fornitori iscritti al portale è stata effettuata il 12/04/10.

31 Lo step 3: gli obiettivi Gli obiettivi che ci si poneva erano molteplici: non ricevere più le fatture di acquisto e le note di credito a mezzo posta o come allegato a una mail, ma a mezzo portale alimentare dal portale: un pacchetto di gestione documentale la contabilizzazione in automatico dei documenti ricevuti un pacchetto di conservazione sostitutiva dei documenti passivi d acquisto contabilizzati, in modo da eliminare la conservazione cartacea dei documenti Il conseguimento di questi obiettivi ci ha permesso: di ridurre il personale impegnato nell attività di apertura buste contenente fatture e note di credito: siamo passati da 4,5 e.f.t. al 31/07/10 ai 0,5 e.f.t. attuali. di ridurre i costi legati alla conservazione a norma di legge dei documenti (una media annua di documenti fornitori mediamente di 2 3 pagine da conservare per 10 anni) di rintracciare immediatamente un documento richiamandolo dal gestionale di contabilità

32 Lo step 3: gli obiettivi E stato difficile convincere i fornitori? No, perché hanno compreso che, a fronte di un attività a loro carico consistente nell inserimento su portale del pdf del documento prodotto dal loro sistema informativo e/o da un file creato con apposite regole, i vantaggi per loro erano innumerevoli: risparmi economici per carta, buste e bolli altrimenti sostenuti per la spedizione cartacea via posta dei documenti riduzione del tempo impiegato per la spedizione a mezzo posta o per l invio delle mail con n. allegati sicurezza che i documenti emessi siano acquisiti dalle amministrazioni delle singole società del gruppo praticamente in tempo reale

33 Schema grafico dello step 3 Il fornitore inserisce sul portale il documento emesso e/o il file concordato Il fornitore invia il documento a mezzo posta Il fornitore invia il documento come allegato a una mail Mercatone Uno scansiona il documento Mercatone Uno inserisce sul portale il documento 2 Portale fornitori 1 ACG - Contabilità 3 Gestione documentale 4 5 Legenda: 1 Acquisizione documenti 2 Acquisizione dati per contabilizzazione 3 Passaggio del protocollo iva 4 Flusso documenti verso il pacchetto di conservazione sostitutiva 5 Visualizzazione per esibizione ad AdE Conservazione sostitutiva

34 La profilazione degli utenti Sia i fornitori iscritti al portale che le varie unità organizzative di Mercatone Uno possono creare tutti gli utenti che le loro organizzazioni richiedono. Gli utenti possono essere profilati sia a livello di menù specifici che a livello di punto vendita o gruppi di punti vendita. Le azioni possibili da parte degli utenti sono due: Modifica: possibilità di inserire comunicazioni e scaricare comunicazioni con conseguente trasformazione dello stato della comunicazione da nuova a vecchia Lettura: possibilità di leggere le comunicazione senza però trasformare lo stato della comunicazione da nuova a vecchia

35 La profilazione degli utenti UTENTI MERCATONE UNO Gli utenti possono essere profilati come: Configuratore: si tratta del profilo tipico delle segreterie acquisti, tramite in quale vengono aperti i siti fornitori con le relative abilitazioni Standard: si tratta del tipico profilo di utente di punto vendita, tramite in quale si possono inviare e ricevere documenti verso e da fornitore UTENTI FORNITORI Gli utenti possono essere profilati come: Supervisore: si tratta del profilo superiore, tramite in quale vengono creati i profili dei singoli utenti con l abilitazione alle rispettive sezioni Standard: si tratta del tipico profilo operativo, abilitato alle sezioni di propria competenza

36 La sezione «Ordini» La sezione «Ordini» rappresenta il cuore commerciale del Portale. Al suo interno vengono depositati: gli ordini fornitore in formato PDF e CSV/TXT, con eventuali altri allegati quali i progetti su misura dei mobili. le richieste di chiarimento dei fornitori nei confronti dei punti vendita le modifiche degli ordini fornitore e le risposte ai chiarimenti Ogni documento, inizialmente depositato nella parte «Nuovi», nel momento in cui viene scaricato da un utente viene archiviato nella parte «Storico».

37 La sezione «Fatture da fornitore vs M1» La sezione «Fatture da fornitore vs M1» rappresenta invece il cuore amministrativo del Portale. Al suo interno vengono depositate: le fatture fornitore le note credito/debito fornitore I documenti possono essere uploadati: automaticamente dal fornitore tramite l utilizzo del sw «M1hydor» in uscita manualmente dagli utenti Mercatone Uno, con successiva indicizzazione dei dati ivi contenuti

38 L indicizzazione del documento sul portale La sezione «Fatture da fornitore vs M1»

39 L arrivo del documento sul gestionale La sezione «Fatture da fornitore vs M1»

40 L arrivo del documento sul documentale La sezione «Fatture da fornitore vs M1»

41 Il cambio di gestionale di contabilità Il 01/05/12 è stato introdotto il nuovo modulo di contabilità SAP FI. In questa nuova architettura due sistemi devono convivere in simbiosi: 1. IBM AS400: è il gestionale sul quale trova compimento la supply chain 2. SAP FI: è il gestionale destinatario di tutte le informazioni rilevanti ad uso FI-CO, siano esse provenienti da IBM AS400 oppure inserite direttamente Ciò ha comportato consistenti modifiche: in termini di operatività: gli utenti amministrativi procedono alla contabilizzazione dei documenti su: IBM AS400: documenti legati alla supply chain SAP FI: documenti non legati alla supply chain in termini di comunicazioni tra sistemi, tramite l attivazione di numerose interfacce

42 Il cambio di gestionale di contabilità Il fornitore inserisce sul portale il documento emesso e/o il file concordato Il fornitore invia il documento a mezzo posta Il fornitore invia il documento come allegato a una mail Mercatone Uno scansiona il documento Mercatone Uno inserisce sul portale il documento Portale fornitori 1 Fatture di merce 2 Fatture di servizi 2 ACG - Contabilità 3 SAP - Contabilità 4 Gestione documentale 6 5 Legenda: 1 Acquisizione documenti 2 Acquisizione dati per contabilizzazione 3 Passaggio registrazione contabile 4 Passaggio del protocollo iva 5 Flusso documenti verso il pacchetto di conservazione sostitutiva 6 Visualizzazione per esibizione ad AdE Conservazione sostitutiva

43 Le future implementazioni Le future implementazioni previste sul portale, in ordine cronologico, sono: Avvisi di spedizione: i fornitori pubblicano in una sezione dedicata, qualche giorno prima dello scarico presso il pdv, il dettaglio della merce oggetto di consegna DDT: i fornitori pubblicano in una sezione dedicata, qualche giorno prima dello scarico presso il pdv, il DDT contenente il dettaglio della merce oggetto di consegna EDI: completa integrazione tra i sistemi ed i flussi di Mercatone Uno ed i propri fornitori, per l intero ciclo della supply chain (Anagrafica di prodotto, ordine, conferma d ordine, DDT, fattura, pagamenti, ecc.) Creazione di un albero strutturato delle comunicazioni in modo da ricostruire la filiera del rapporto di fornitura (dall ordine fino al pagamento della fattura in modo molto più rapido rispetto ad oggi)

44 Qualche dato statistico (segue) Gli utenti collegati Descrizione Numero Aziende fornitrici collegate al portale 595 Tipologia utenti collegati Descrizione Numero Utenti delle aziende fornitrici 1150 Utenti Mercatone Uno (sede + punti vendita) 850

45 Qualche dato statistico Sezione Nr.doc.2009 Nr.doc.2010 Nr.doc.2011 Nr.doc.2012 Nr.doc. 1 trim TOT. Ordini Comunicazioni su ordini da M Comunicazioni su ordini verso M Contestazioni merce - Merce mancante o ecc Contestazioni prezzo - Differenze prezzo Resi - Richieste reso e solleciti Resi - Distruzioni autorizzate Pagamenti Fatture attive Comunicazioni varie da M Comunicazioni varie verso M Tot Fatture passive merce - Automatiche Fatture passive servizi - Automatiche Note credito - Automatiche Note servizi - Automatiche Fatture passive merce - Manuali Fatture passive servizi - Manuali Note credito - Manuali Note servizi - Manuali Tot

46 I perché di un progetto di successo (segue) Ieri Oggi Note impegno di 3 ore al giorno per invio ordini ai fornitori su tutti i pdv delle varie brand - 3 x (360 gg.apertura) x 98 (pdv brand M1 e 3S) = ore in meno di lavoro impegno di 30 minuti al giorno per invio ordini contestazioni su forniture e richieste di reso su tutti i pdv delle varie brand - 15 (minuti) x 360 (gg.apertura) x 98 (pdv brand M1 e 3S) = 8820 ore in meno di lavoro costi telefonici per la spedizione dei fax di ordini, contestazioni e richieste di reso utilizzo di consumabili per il fax media pagine di un ordine: 3 costo cancelleria: media pagine di una comunicazione verso fornitori: 2 zero quasi azzerato ma non quantificabile zero costo di un foglio A4: 0,0039 ordini inviati dal 2009 al 31/03/13: costo di un foglio A4: 0,0039 costo cancelleria: 2710 media pagine di una contestazione verso fornitori: 2 costo cancelleria: 258 media pagine di una rich.reso/distruz.autoriz.: 2 costo cancelleria: 929,136 zero zero zero comunicazioni inviate dal 2009 al 31/03/13: ( ) = costo di un foglio A4: 0,0039 contestazioni inviate dal 2010 al 31/03/13: ( ) = costo di un foglio A4: 0,0039 contestazioni inviate dal 2010 al 31/03/13: ( ) =

47 I perché di un progetto di successo Ieri Oggi Note media pagine di una fattura attiva: 1 costo di un foglio A4: 0,0039 costo cancelleria: 71 Bolli x invio fatture: 10,962 Personale impiegato presso l'amministrazione centralizzata per aprire le buste contenenti i documenti fornitori: 4,5 e.f.t zero zero 0,5 e.f.t. fatture inviate dal 2010 al 31/03/13: raccoglitori utilizzati in precedenza per ordini, contestazioni, fatture da conservare 10 anni spazio archiviazione zero azzerato

48 La storia del progetto Step 1 Periodo Descrizione Fase Ruoli Dicembre Gennaio 2009 Analisi congiunta M1 + GS Febbraio 2009 Produzione allegato tecnico GS Metà Febbraio 2009 Presentazione offerta GS Metà Febbraio 2009 Accettazione offerta da parte del cliente M1 Febbraio - Marzo 2009 Progettazione infrastruttura ICT Marzo 2009 Presentazione offerta infrastruttura ICT GS Marzo 2009 Accettazione della offerta infrastruttura ICT da parte del cliente M1 Marzo - Maggio 2009 Sviluppo GS Maggio 2009 Test interni all'intero impianto applicativo GS 18 Maggio 2009 Installazione presso Data Center Gruppo Sistema GS GS + Telecom

49 La storia del progetto Step 1 Periodo Descrizione Fase Ruoli 20 Maggio - 1 Giugno 2009 Test funzionali col cliente M1 + GS Maggio 2009 Produzione manuali operativi per i PdV ed i Fornitori M1 + GS 3 Giugno 2009 Partenza in effettivo di 3 punti vendita e 11 fornitori pilota M1 + GS Partenza in effettivo di tutti i punti vendita con gli 11 fornitori 15 Giugno 2009 pilota M1 + GS 7 Luglio 2009 Go Live su tutta la rete M1 + GS 8 Luglio 2009 Avvio attività presso ufficio Commerciale M1 per il coinvolgimento di tutti i fornitori potenziali M1 15 Luglio 2009 Spostamento portale in DataCenter Telecom GS + Telecom Analisi, sviluppo e rilascio nuove implementazioni alla sezione Settembre 2009 Settembre - Novembre 2009 Ordini Analisi, sviluppo e rilascio applicazione client M1Hydor per automazione colloquio fornitori/portale M1 + GS M1 + GS

50 La storia del progetto Step 2 Periodo Descrizione Fase Ruoli Novembre Gennaio 2010 Analisi e sviluppo ulteriori sezioni portale (resi, contestazioni, pagamenti, fatture attive) M1 + GS 24 Febbraio - Marzo 2010 Rilascio e avviamento in produzione su 4 pdv e 3 fornitori prototipo M1 + GS 12 Aprile 2010 Estensione a tutta le rete M1

51 La storia del progetto Step 3 Periodo Descrizione Fase Ruoli Dicembre Febbraio 2010 Analisi congiunta M1 + GS Fine Febbraio 2010 Produzione allegato tecnico e presentazione offerta GS 2 Marzo 2010 Accettazione offerta da parte del cliente M1 Marzo - Agosto 2010 Sviluppo step 3a e 3b GS Maggio 2010 Predisposizione di un ambiente di test parallelo nel Datacenter Telecom per il collaudo step3 GS Luglio 2010 Test e collaudo step 3a (fatture "raster" gestite da amministrazione M1, società MBusiness) M1 + GS 1 Agosto 2010 Installazione in produzione ed avviamento step 3a M1 + GS

52 La storia del progetto Step 3 Periodo Descrizione Fase Ruoli Beta test step 3b (fatture "leggibili" inviate direttamente 17 Agosto 2010 dai fornitori, società MBusiness) M1 + GS Agosto Iterazioni correttive step 3b GS 30 Agosto - 2 Settembre 2010 Test e collaudo progetto step 3b M1 + GS 3 settembre 2010 Installazione in produzione step 3b GS 6 Settembre 2010 Avviamento del primo gruppo di 3 fornitori con nr.doc. rilevante M1 + GS 1 Ottobre 2010 Avvio attività presso ufficio Amministrativo M1 per il coinvolgimento di tutti i fornitori potenziali M1 dal 3 Gennaio 2011 in avanti Estensione progetto alle altre società del gruppo M1 + GS

53 Architettura Fornitori Fornitori Fornitori M1 Sede PdV PdV PdV Portale Fornitori SharePoint Hosting in Telecom S.I. aziendale M1 SAP AS400/TAD Kartha Doc CAD

54 Strumenti Portale Internet SharePoint nodo centrale della comunicazione collettore della documentazione scambiata fra il cliente ed i suoi fornitori Moduli sw di Integrazione con i S.I. aziendali Integrazione Portale <-> M1 SAP Integrazione Portale <-> M1 ACG/TAD AS400 Integrazione Portale -> M1 KarthaDoc Integrazione Portale -> M1 CAD Integrazione Portale <-> S.I. fornitori M1Hydor/WebService SharePoint

55 Tecnologie Windows SharePoint Services 3.0 Piattaforma Microsoft per costruire un portale aziendale Costo licenza incluso nel S.O. Windows Server Gestione documentale Collaborazione fra persone che operano entro e fuori l azienda Gestione grandi volumi di dati ed utenti Autorizzazioni granulari Integrazione con sistemi esterni Possibilità di Application Server dedicati per «servizio» Framework di sviluppo (API object model, Web Parts, Custom Field, Web Services) ASP.NET 3.5, C#, Ajax, JQuery, Web Service ASMX e WCF, Windows Form Database SQL Server La possibilità di separare i database «per sito» garantisce l espandibilità della soluzione

56 Contenuti della comunicazione Comunicazione «strutturata» Tracciati TXT/CSV PDF testuali «automaticamente elaborati» Dati e documenti PDF via web service Comunicazione «non strutturata» Documenti PDF, WORD Documenti PDF/TIF scansionati Comunicazioni inserite manualmente sul portale Allegati immagine (JPG, TIF) Allegati ZIP CAD (mobile)

57 M1Hydor Applicazione Windows Form.NET 3.5 che colloquia col portale via web service Anello importante della catena che mette in comunicazione il S.I. di M1 con quelli dei suoi fornitori Utilizzabile dai fornitori: per l acquisizione «automatica» dei documenti dal portale ed il deposito degli stessi su cartelle di rete «come fax» per la stampa dei documenti Il rilascio automatico degli aggiornamenti tramite il portale web e la procedura di autoinstallazione garantisce l allineamento costante delle versioni su tutti i client installati

58 Elaborazione automatica fatture Obiettivo: acquisire i dati delle fatture/note credito fornitore senza richiedere ai singoli fornitori specifici interventi di sviluppo sw sui propri S.I. gestionali

59 Elaborazione automatica fatture Soluzione: Sviluppo di un motore di estrazione dati da PDF testuali «leggibili», normalmente prodotti dai S.I. gestionali Si è scelto di non utilizzare una soluzione OCR tradizionale per cercare di massimizzare la qualità del dato estratto Modellazione della modulistica standard delle fatture/note fornitori mediante un «Configuratore» appositamente sviluppato In fase di ricezione documenti pdf, innesco automatico dell estrazione dati Se l estrazione dati avviene con successo il documento viene automaticamente «Acquisito» e inoltrato al S.I. aziendale In caso di assenza dei «dati minimi obbligatori»: salvataggio di tutto quanto è stato possibile estrarre, completamento manuale dei dati mancanti da parte dell amministrazione M1 e successivo inoltro al S.I. aziendale

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