LINEE GUIDA PER I FORNITORI

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1 LINEE GUIDA PER I FORNITORI Multilotto (Singola/Multi-voce): Presentazione delle Offerte Versione 4.2 del 01/11/2015

2 Indice Introduzione... 2 Procedure di partecipazione ad una Gara Multi-Lotto La richiesta di chiarimenti La partecipazione ad una procedura di Gara Multi-Lotto Il processo di valutazione delle offerte da parte dell ente

3 Introduzione Cos è una Gara Telematica? Per Gara Telematica intendiamo una Gara d Appalto svolta attraverso l utilizzo di una piattaforma. L utilizzo di una piattaforma apposita ci permette di garantire una maggiore fluidità nello svolgimento della procedura di pubblicazione del bando, nella gestione dei fornitori partecipanti e nella divulgazione dei documenti richiesti dalla stessa attività, tutto ciò, nel rispetto delle leggi vigenti. Cos è una Gara Multi-lotto? In genere parliamo di una Gara Multi-lotto quando essa è composta da diversi lotti di beni e/o servizi e allo stesso tempo può avere uno o più fornitori aggiudicatari. Sono individuabili per ogni lotto, caratteristiche di gara comuni agli altri lotti e altre caratteristiche specifiche che rendono gli stessi lotti distinguibili tra loro. Ogni gara multi-lotto viene disciplinata da un regolamento dove sarà evidenziata la possibilità che ad aggiudicarsi tutti i lotti possa essere un unico Fornitore, nella consuetudine è possibile verificare che i Fornitori aggiudicatari sono più di uno. Parleremo di una Gara Multi-lotto Singola voce qualora ogni lotto non venga ulteriormente dettagliato in più voci specializzanti, quindi ad ogni riga identificativa del lotto viene indicata dalla stazione appaltante un unica base d asta. Invece chiameremo Gara Multi-lotto multi-voce, una gara suddivisa in più lotti dove ogni lotto viene suddiviso a sua volta in diverse voci specializzanti, quindi ad ogni riga specializzante contenuta all interno di un lotto, la stazione appaltante indica una base d asta (anche in questo caso l aggiudicazione si fa sul lotto). 2

4 Gare Aperte, Ristrette e Negoziata Una Procedura Aperta (detta anche Pubblico Incanto) è una procedura a evidenza pubblica. Possono partecipare tutte le aziende, anche quelle non iscritte all albo fornitori, purché abbiano i requisiti richiesti all interno del bando di gara. In caso di Gara Aperta le aziende potranno partecipare alla stessa direttamente dalla piattaforma EmPULIA, cliccando sull avviso di riferimento e seguendo la procedura designata. Quando parliamo di Procedura Ristretta (detta anche Licitazione Privata) descriviamo una gara dove qualsiasi fornitore può presentare una sua richiesta di partecipazione (come per una Procedura Aperta), fornendo in allegato la documentazione necessaria alla Stazione Appaltante per valutare la qualifica o meno del fornitore alla Gara. Nel caso in cui la Stazione Appaltante ritenga qualificato un determinato Fornitore, invita lo stesso (tramite Invito) fornendogli tutto il materiale necessario per la formulazione dell offerta. Infine una Procedura Negoziata (detta anche Trattativa Privata) prevede che i fornitori partecipanti alla gara siano selezionati opportunamente dall interno dell albo, sulla base della categoria merceologica. I fornitore possono iscriversi all albo EmPulia mediante procedura apposita. Criteri di aggiudicazione Prezzo Più Basso ed Economicamente Vantaggiose Parliamo di Gara con criterio di aggiudicazione al Prezzo più Basso qualora l aggiudicazione venga fatta al fornitore che presenta l offerta economica più bassa. Si parla invece di Gara con criterio di aggiudicazione Economicamente Vantaggioso qualora l aggiudicazione venga fatta sulla base di una valutazione congiunta, secondo regole definite nella documentazione di gara della offerta economica e dell offerta tecnica presentata. 3

5 Tipologia di Gara descritta nella seguente guida Nella seguente guida viene descritta una procedura di Partecipazione di una Gara Multi-lotto di tipo NEGOZIATA con criterio di aggiudicazione ECONOMICAMENTE PIU VANTAGGIOSA. 4

6 Procedura di partecipazione ad una gara multi-lotto Al momento della pubblicazione del bando di una procedura negoziata, il fornitrore invitato, riceve una PEC che lo avvisa della presenza di un invito su EmPULIA. Il Fornitore, dopo essersi autenticato inserendo i codici di accesso sull Home Page di EmPULIA, si posiziona sulla sezione INVITI per prendere visione di eventuali richieste pervenute dall Ente. Per esaminare una GARA MULTI-LOTTO cliccare sul link VEDI della colonna DETTAGLIO : 5

7 Note: la sezione Inviti riporta tutte le richieste di partecipazione inviate dai vari Enti, attraverso la piattaforma, al Fornitore, riferite sia a GARA MULTI-LOTTO che alle altre tipologie di procedura di acquisto. Il sistema presenta i dati di riepilogo (differiscono leggermente per le varie tipologie di gara) per una GARA MULTI- LOTTO: Descrizione breve C.I.G. U. O. Proponente Incaricato Importo Appalto ecc Un elemento caratterizzante della multi-lotto è la presenza tra gli allegati, del file CSV relativo alla composizione dei lotti, che permette una rapida valutazione sulla convenienza per l operatore economico a partecipare alla gara. 6

8 In generale gli allegati contengono la documentazione della gara. Per scaricare gli allegati cliccare sul link corrispondente alla descrizione del file (1) e dalla finestra di download scegliere APRI per aprire direttamente il file oppure SALVA per salvare il file sul proprio computer: In alternativa è possibile cliccare sul comando SCARICA ALLEGATI presente sulla schermata, che effettua in un solo passaggio il salvataggio di tutti gli allegati. 7

9 Il pulsante DOCUMENTI COLLEGATI consente di visualizzare la finestra di raccolta di tutti i documenti prodotti dal sistema che andranno a COLLEGARSI alla GARA MULTI-LOTTO durante le fasi successive. Questi documenti vengono raggruppati all interno delle corrispondenti sezioni della finestra DOCUMENTI COLLEGATI, attraverso cui il Fornitore ha accesso ai singoli documenti. In fase iniziale, ovvero subito dopo la ricezione dell invito, questa finestra mostra come unica sezione quella relativa alla Gara Multi-lotto; cliccare sul link in corrispondenza del nome per aprire il documento di invito. 8

10 La richiesta di chiarimenti Il Fornitore ha la possibilità di sottoporre all Ente, domande sulla procedura in esame. Per l invio di un chiarimento cliccare sul testo CLICCA QUI (1) della pagina di invito; il sistema predispone il campo QUESITO (2) per l inserimento della domanda da inoltrare. Al completamento cliccare il pulsante INVIA QUESITO (3): 9

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12 Il corretto invio di un quesito all Ente verrà anche notificato attraverso un messaggio all indirizzo del Fornitore: La richiesta di chiarimenti è consentita entro un limite antecedente al termine di presentazione delle offerte, previsti dalla procedura in esame. 11

13 I quesiti inviati faranno parte dei documenti COLLEGATI all invito. Pertanto, per visualizzare un quesito cliccare su DOCUMENTI COLLEGATI (1), posizionarsi sulla sezione MIEI QUESITI (2) e selezionare il quesito (3) per aprirlo: 12

14 La risposta al quesito da parte dell Ente viene notificata attraverso un messaggio all indirizzo del Fornitore: 13

15 La risposta dell Ente è immediatamente visualizzabile richiamando l invito: o, in alternativa, aprendo il quesito dalla sezione Miei quesiti di DOCUMENTI COLLEGATI. 14

16 La partecipazione ad una procedura di GARA MULTI-LOTTO Per rispondere con un offerta all invito è necessario cliccare sul pulsante PARTECIPA ; questo pulsante non è più visibile allorquando verranno raggiunti i termini di presentazione delle offerte. Entro tali termini il Fornitore ha la possibilità di inviare per uno stesso invito più offerte, ma in ogni caso il sistema considererà VALIDA solo l ultima. Note: la data/ora di riferimento che il sistema utilizza sono quelle del server, informazione sempre presente in basso a destra. 15

17 Cliccato il pulsante PARTECIPA il sistema offre al fornitore la seguente schermata per inserire la propria offerta. Prima di proseguire completare il campo TITOLO fornendo il nome da attribuire al documento e cliccare sul link SALVA : 16

18 La prima sezione che ci viene mostrata è TESTATA nella quale non è richiesto di inserire alcun dato. Successivamente ci posizioniamo nella sezione BUSTA DOCUMENTAZIONE dove avremo possibilità di allegare i file richiesti dalla Stazione Appaltante. 17

19 Per inserire un allegato (secondo quanto richiesto dal capitolato) cliccare sul link AGGIUNGI ALLEGATO ; il sistema inserisce una riga corrispondente alle informazioni dell allegato da inserire. Specificare una breve descrizione riferita all allegato, cliccare sull icona per ricercare sul proprio computer il file da allegare e confermare; le tipologie di file ammesse sono indicate nel campo ESTENSIONI AMMESSE : 18

20 Ripetere la sequenza descritta per ogni file che si intende allegare all offerta. Per eliminare uno degli allegati cliccare sull iconcina del cestino corrispondente al record da cancellare. N.B.: Non è possibile lasciare righe vuote per cui è necessario cancellare tutte le righe inserite in eccesso. 19

21 Il sistema permette in qualsiasi momento di salvare i dati inseriti attraverso il link Salva, oppure permette attraverso il link Chiudi, la sospensione dell operazione di inserimento dell offerta per poi riprenderla in un secondo momento. 20

22 La sezione successiva a BUSTA DOCUMENTAZIONE è CARICAMENTO LOTTI che si presenta con la seguente videata: In generale le operazioni da compiere all interno del task Caricamento Lotti sono quelle di download del Template prodotti da compilare (CSV), l accurato completamento dello stesso modello e il suo successivo caricamento in piattaforma. Nota E utile e consigliato ai fini di una corretta compilazione del CSV, la lettura del file scaricabile, HELP.pdf presente nella schermata Caricamento Lotti. La guida HELP.pdf ci permette di capire come aprire in modo idoneo il file e le successive accortezze relative alla compilazione in modo da evitare possibili errori al momento del caricamento. 21

23 La prima operazione da compiere è quella di scaricare il Template prodotti da compilare (CSV) cliccando sull apposita icona in schermata (identificata dal simbolo di una lente di ingrandimento). Successivamente il sistema chiede dove destinare il file in oggetto scegliendo la posizione che si vuole sul proprio PC: 22

24 Scaricato il file CSV procediamo all apertura e alla modifica specifica dello stesso (come illustrato nella guida HELP.pdf): Nota E importante NON eliminare o modificare in alcun modo parti relative alla struttura del file CSV, ricordando che, nel caso in cui l utente volesse eliminare un lotto al quale non intende partecipare deve eliminare le intere righe relative allo stesso. Nel caso specifico di una gara multi-lotto multi-voce ogni lotto è costituito da una voce 0 utilizzata dal sistema per identificare il lotto stesso e dalle sue diverse voci. 23

25 Terminata la compilazione del Template salviamo correttamente lo stesso in formato CSV, lo chiudiamo e procediamo con il suo ricaricamento in piattaforma telematica. La procedura per caricare il Modello compilato è molto semplice, basta cliccare sull icona dell Excel in corrispondenza di CARICA FILE OFFERTE e il sistema ci presenterà a video un task per rintracciare il file CSV sul pc e procedere con l upload dello stesso, come raffigurato di seguito: 24

26 Una volta caricato il CSV (compilato) in piattaforma telematica, l utente potrà verificare attraverso il sistema stesso la corretta compilazione del modello caricato. La procedura VERIFICA INFORMAZIONI esegue opportuni controlli su campi e allegati obbligatori verificandone la correttamente. Mentre il comando AGGIORNA DATI BANDO permette al fornitore di eliminare eventuali anomalie che sono state segnalate dal sistema sui campi precompilati dal R.U.P. (es.cig, DESCRIZIONE, ecc ),in fase di caricamento dell offerta. Nell eventualità si dovessero presentare errori nel CSV, la colonna ESITO RIGA non contiene il simbolo verde come in figura ma un simbolo rosso di errore con indicazione testuale della problematica riscontrata sulla riga. L eventuale problematica è risolvibile modificando da tastiera direttamente i campi corrispondenti alla riga oggetto di errore della tabella ELENCO PRODOTTI senza dover scaricare, modificare e ricaricare nuovamente il Modello CSV. E utile dire che nell eventualità il sistema dovesse richiedere anche il caricamento di eventuali allegati, su determinati record, la stessa richiesta verrà evidenziata nella colonna Esito riga in corrispondenza della specifica riga/record sempre con opportuno simbolo rosso di errore che permarrà fino ad avvenuto completamento del caricamento degli allegati richiesti. Note E importante sapere che nel caso di un nuovo ricaricamento del CSV all interno della piattaforma, i dati (record) popolati nella stessa con il vecchio modello caricato, vengono eliminati totalmente e sovrascritto dai dati contenuti nel CSV più recente caricato (COMPRESI GLI ALLEGATI). 25

27 Completata la sezione CARICAMENTO LOTTI, l ultima sezione che ci rimane da completare è ELENCO LOTTI. Nel seguente task il sistema richiede al fornitore che vengano firmati tutti i documenti di gara. 26

28 Cliccando sull icona GENERA PDF BUSTA il sistema genera un file zip contente le buste da firmare digitalmente. Successivamente alla creazione del file zip è richiesto il salvataggio della cartella compressa per procedere alla firma dei documenti. 27

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30 Salvato sul PC il file zip, l utente deve firmare previa FIRMA DIGITALE ogni singolo file contenuto all interno della cartella compressa. La procedura da seguire è questa: 1. Estrarre il contenuto del file zip; 2. Firmare tutti i documenti presenti all interno della cartella offerta ; 29

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32 Per firmare ogni documento contenuto nella cartella compressa offerta seguiremo per tutti i file questa procedura. Aprire il programma per la firma Digitale (consigliamo Dike di InfoCert); 31

33 Clicchiamo su Seleziona file nella schermata di Dike per poter richiamare il documento da firmare; Selezionato il file, Dike visualizza l avvenuto caricamento; 32

34 Come ultima operazione procediamo alla firma del documento cliccando semplicemente sull icona della penna Firma. Dike chiede l inserimento della password corrispondente al certificato di firma. Inserita la password il documento viene firmando e successivamente salvando rispettando il nome originale. Note E importante che i documenti contenuti nel file zip dopo esser stati firmati digitalmente devono esser lasciati nel loro nome originale e in nessun modo devono essere rinominati o ridestinati in altre cartelle all interno del file zip come da originale. Questo per evitare problematiche durante l operazione di ricaricamento all interno della piattaforma EmPULIA. 33

35 Firmati tutti i file contenuti nelle cartelle di offerta il fornitore deve manualmente generare come in origine, il file zip offerta senza modificare ne contenuti ne nomi di sottocartelle e file. Note Nel caso in cui l operatore economico partecipa a una gare che comprende un numero di lotti abbastanza elevato, aumenta il numero di allegati da dover firmare digitalmente. In tali casi si consiglia l utilizzo di un programma (es. File Protector) in grado di firmare, in un'unica operazione, tutti i file contenuti all interno di una cartella. In questo modo ci viene semplificata l operazione di firma. Una volta mandata in firma l intera cartella desiderata, l utente non deve far altro che re-zippare la cartella e ricaricarla in piattaforma. 34

36 Una volta che il file zip è pronto, il fornitore, non deve far altro che caricarlo in piattaforma cliccando il comando Importa pdf Busta. Successivamente cliccare sul comando Scegli file per puntare al file Offerte.zip e caricarlo in piattaforma. v 35

37 La piattaforma visualizza a video l andamento del caricamento della cartella compressa come in immagine, fino al termine dell operazione. 36

38 Terminato il caricamento dei file firmati procederemo come ultimo step all invio dell offerta attraverso il tasto INVIA. 37

39 Il processo di valutazione delle offerte da parte dell Ente Le offerte dei fornitori non sono consultabili fino alla data di apertura, fissata nel relativo documento di invito. Raggiunta tale data, si costituisce una Commissione che da inizio alla procedura di aggiudicazione (PdA). Durante la PdA, la commissione esamina nell ordine di ricezione e per ogni singolo lotto tutte le offerte pervenute, partendo dal contenuto della busta amministrativa e terminando con la busta (offerta) economica. Durante tale procedura vengono inviate alcune comunicazioni per informare i partecipanti dell andamento della procedura stessa (esclusioni, approvazioni, sospensioni di seduta, ecc ) che termineranno con la comunicazione di aggiudicazione (provvisoria). 38

40 Questa comunicazione, come tutte le altre inviate dall Ente, viene notificata attraverso una all indirizzo del Fornitore: 39

41 Il Fornitore può visualizzare il dettaglio di tutte le comunicazioni ricevute posizionandosi sulla sezione COMUNICAZIONI e cliccando sul link VEDI della riga selezionata. Per esaminare una comunicazione cliccare il link VEDI della colonna DETTAGLIO. Oppure le comunicazioni inviate dall ente sono consultabili attraverso DOCUMENTI COLLEGATI del bando nella sezione COMUNICAZIONI, cliccando in corrispondenza del nome. 40

42 La comunicazione inviata dall Ente è parte dei DOCUMENTI COLLEGATI del documento di offerta e pertanto è consultabile anche attraverso la sezione COMUNICAZIONI, cliccando in corrispondenza del nome. 41