Le nuove tecnologie informatiche a supporto delle risorse umane

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1 Le nuove tecnologie informatiche a supporto delle risorse umane ClubTI Innovare a tutto campo Abbadia di Fiastra 15 aprile 08 Samuele Zoccari 0

2 Obiettivi e Agenda Obiettivo Presentare una Success Story di implementazione di sistemi HR e di trasformazione in un grande gruppo aziendale italiano: Indesit Company Agenda - Il contesto di riferimento - Ambito e Approccio - Approccio Metodologico e Piano di Progetto - Organizzazione di Progetto - Fattori critici di successo

3 Il contesto di riferimento Indesit Company, con i noti brand Ariston/Hotpoint, Indesit, Scholtes, è uno dei gruppi leader nel settore Elettrodomestici. Negli ultimi anni, il numero dei dipendenti é cresciuto da a portando l azienda a confrontarsi con nuove sfide per gestire le Risorse Umane in modo integrato ed uniforme. La situazione si presentava così a metà del 2003: Fabbisogni fondamentali di informazione per le Risorse Umane non soddisfatti quanti siamo e quanti saremo? Molteplici sistemi HR incompatibili e non comunicanti tra loro; molto tempo speso nella ricerca e integrazione di informazioni provenienti da Direzioni differenti Mi piacerebbe avere dati che supportino la direzione e le strategie aziendali, ma quando provo a fare un benchmark tra Paesi, a individuare la mia Best Practice, ci ritroviamo a sommare mele e pere. Dove sono posizionato oggi? Basso Medio Dove sono Medio Dove sono Medio posizionato posizionato oggi? oggi? Soddisfare le esigenze strategiche Alto Basso Soddisfare le esigenze del cliente Alto Basso Riduzione costi e recupero di efficienza della Funzione HR Alto GGS JOB GRADE La mia HR: la Vision Indesit Watson Wyatt MARKET PMS Focalizzazione degli sforzi sulla strategia aziendale, la leadership, la crescita delle persone e la gestione del cambiamento Il mio cliente interno è soddisfatto nei confronti dei servizi HR?? Il modello di erogazione dei servizi HR è adeguato? Sto operando secondo le best practices di mercato per ridurre e variabilizzare il costo delle attività a basso valore aggiunto della funzione HR? SAP HR CONTROL PANEL Come era Come desiderava trasformarsi

4 Obiettivi The HRMS program is a group wide strategic initiative to integrate and standardize global HR processes and system support for people management at Indesit Company on the basis of SAP Human Resources standard software. The priority objectives to be attained by the HRMS project are: Transform the HR function from the current focus on administration to become a strategic partner to the business with clear orientation towards internal and external customers Ensure proper HR system support in order to manage a large number of employees globally and be prepared to respond to future business requirements and important business opportunities Common global HR data and process definitions and common global system platform Improve access and quality of return on HR information in order to facilitate rapid decision making Allow a speedy, flexible, consistent and reliable HR reporting at corporate, business unit and local level that impacts business results Ensure effective and efficient HR transaction processing Limitation of maintenance effort of the global HRMS business solution by centralized system management and support

5 Ambito e Approccio - Il Programma é nato con un approccio ed un ambito in due fasi ELEMENTI RUOLI POSIZIONI / STRUTTURE FASCE RETRIBUTIVE CV DATABASE CANDIDATI DATI ESPERIENZE PRECENDENTI DATI PERSONALI ANAGRAFICA DIPENDENTI / CONSULENTI DATI IMPIEGO DATI CONTRATTO DOTAZIONI ASSEGNATE COMPETENZE STORIA PROFESSIONALE PERFORMANCE RETRIBUZIONE FORMAZIONE MONITORAGGIO TRAINING COMPENSATION & BENEFITS TALENT MGMT DATI IMPIEGO DOTAZIONI AZIENDALI SURVEY INTERNE Manage Job & Posizioni Selezione e Reclutamento Assunzione Gestione del Personale Formazione e Sviluppo Cessazione FUNZIONALITÀ Posizioni Organizzative Politiche Retributive Organigrammi Pianificazione Costi FASE FASE 2 Job Requirement Acquisizione dati Selezione candidati Gestione colloqui Gestione offerte Pubblicazione offerte lavoro Dipendenti Non Dipendenti Benefits Data Compens. Data Controllo Accessi Dati Contrattuali Orientation Time elements Gestione Retribuzioni Gestione Benefits Stock Options Gestione Espatriati Gestione Assenze Revisioni Salariali Gestione Nota Spese Sistema Payroll Gestione Viaggi Time Elements Compensation Elem. Self Service HR Employee Portal Modello Competenze Valutazione Potenziale Valutazione delle Performance Piani di Carriera Piani di Successione Equipaggiamento Exit Interview Cessazione Liquidazione Non in Ambito del Programma

6 Approccio Metodologico e Piano di Massima July 2nd Sept.4th Sept.30th. Nov.27th. Go-live 31/12/2003 Macro Project Planning Project methodology development HW & SW awareness Current application system definition Application system definition Macro assessment Team competence definition Process Design/Change High level design for all on-line modifications High level design for all interfaces High level design for reports HR Core & non Core Tables design Compile list of reports supporting business process Training Develop User Manuals System Test Execute Conversions Define post implementation support procedures PRELIMINARY 1 ASSESSMENT 2 DESIGN BUILD 2 2 IMPLEMENT 2 Post Go-Live And CLOSE Team staffing SAP Demo Local Reqs. Gap Analysis As-is processi Data flow Customise System Develop conversions progr. Unit Test Develop On line modifications Determine needs for post go-live support Build interfaces Plan Conversions execution User Satisfaction Feedback analysis Review Data History 1 Kick-off 2 User validation 3 Status report

7 Project Organization Steering Committee Consultants Indesit Advisory Committee Consultants Indesit Project Enablers HR Managers (Corporate, Inustrial Areas and Markets) Program Management Consultants Indesit Functional Manager Professionalità utilizzate: SAP HR Business Consultant SAP HR Key Users (Indesit) SAP HR Senior Consultants SAP HR Consultants SAP HR Junior Consultants Technical Workstream Professionalità utilizzate SAP IT Integrationl Manager SAP Technical Architect ABAP Lead Developer Network and Web Specialist SAP Authorization Specialist Local Country Teams -IT Focal Point -HR Focal Point -Key User -Subcontractor Si tratta di un approccio collaborativo che suddivide i compiti tra Corporate e Countries.

8 Project monitoring Type of Meeting Who When Steering Management Steering Commitee Advisory Commitee Project Managers Advisory Commitee Project Managers Every 2 Months Every month Project Status Development Status Project Managers Functional Team Technical Team Technical Team IT Focal Points Every week Every week (Conference Call)

9 Fattori critici di successo (1) Implementare un HRMS unico nel gruppo é un occasione da non perdere per una standardizzazione Group-wide, per parlare la stessa lingua: Tipologie EE/Non EE Elementi di Time&Compensation Unità organizzative (struttura e nomi) Mansioni e Qualifiche/Competenze Performance e Politiche Retributive Dotazioni, assegnazioni e benefits (collegato al Grading) É comunque possibile standardizzare e conservare le specificità locali (p.es. Grading System e Livello/Qualifica; Mansione e Local Job) Approccio Big-Bang o Multiphased? Un approccio Big Bang con una forte centralizzazione del Team di lavoro consente delle sinergie ed il rispetto delle linee-guida Corporate, ma é necessario dedicare molto tempo alla comunicazione ed all allineamento Il Big Bang é fattibile se non c é implementazione Payroll (impact Low): ma attenzione agli impatti se i sistemi di Payroll sono slave (impact Medium) No Big-Bang per il Self Service (meglio approccio prototipale ) SAP HR 18-Apr-08

10 Fattori critici di successo (2) - Come interfacciare SAP HR con i sistemi Legacy (Payroll e Rilevazione Presenze): l architettura dei sistemi non é solo un tecnicalismo... SCENARIO 1 SAP HR SCENARIO 2 Payroll T&A SAP Master é lo scenario che impatta maggiormente ma diventa il vero driver in grado di indirizzare dati e processi secondo le linee-guida corporate; altrimenti SAP é più un sistema informativo di consultazione Per i dati retributrivi (wagetypes) sarebbe meglio utilizzare uno scenario misto: è master il sistema sul quale vengono prese le decisioni (p.es. RAL di assunzione, merit increase, bonus su SAP; scatti di anzianità sul Payroll) SAP HR 18-Apr-08

11 Fattori critici di successo (3) - Gli aspetti di sicurezza vanno curati e adeguati in quanto sono gestiti dati sensibili e dati riservati.l adeguamento riguarda: Allineamento utenze SAP preesistenti Creazione di ambienti di sistema ad hoc per il test dei dati Introduzione di un sistema di criptaggio per la trasmissione dati - Gli strumenti di reportistica standard di SAP possono essere adeguati alle esigenze: Indesit ha ritenuto di utilizzare gli strumenti standard (report standard, SAP query e Query ad hoc) Authoring e Publishing degli Organigrammi Gli strumenti di SAP sono modesti Org. Publisher gestisce le Dotted Lines - Particolare attenzione va posta alla gestione delle interazioni con le altre aree aziendali; per esempio Finance/Controlling per: Struttura aziendale (Company Code) ove non già in SAP Centri di Costo (creazione dei CdC delle aziende non ancora in SAP) con struttura secondo lo standard del Piano dei Conti

12 Fattori critici di successo (4) Un Assessment ben preparato nell ottica SAP-oriented e process driven é una delle chiavi del progetto......per il resto vale la regola nel dubbio agire : non aspettare di avere sempre tutto ciò che occorre per decidere e per disegnare/implementare una soluzione (approccio iterativo) Lavora in partnership e sarà un successo 11 SAPHR 18-Apr-08

13 Only one language within the Group Comp. Elements: 12 Key indicators of the salary for the entire Indesit I Group from more than 1,000 Wage Types to only 12 Comp Elements.

14 Only one language within the Group Global Job Catalogue Job Describes a function or role in a company occasionally added by activities that can be performed by a person. The job contains the base for the position. For HRMS a new global job catalogue has been defined by Indesit C. Job Family Because of HR requirements the job title has to be grouped into a job family. This has been covered by giving an abbreviation to each job family. This abbreviation are used in the short key of the job. The following job families exist: Human resources Finance Control Information technology Sales Consumer care Marketing Manufacturing R&D Quality Sourcing Logistics from more than 4,000 jobs to 350 Global Jobs

15 Only one language within the Group Others Standardisation Activities Organisation Charts A worldwide Organisation Charts in SAP with more than 800 OU, automatically published on the Intranet, and that can be used for any kind of analysis on Merloni population. Performances PMS (Performance Evaluation System): a global tool for monitoring performances of all 6,000 white collars wordlwide in the Indesit Group. Salary Review A common tool for all countries for Salary Policies and Merit Increases. Expenses Notes A common tool for all countries for managing business expenses notes.

16 On going support Make the difference between corrections and new developments Key User Users Country 1 SAP competence center Country 2 HRMS Global Team Key User Country 3 Business Process Support Help Desk Key User Country X centralized decentralized