Modulo 4 Foglio elettronico

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1 Modulo 4 Foglio elettronico Il Modulo 4, Foglio elettronico, è suddiviso in sette capitoli. Capitolo 4.1 Utilizzo dell applicazione Nel primo capitolo sono delineate le funzionalità fondamentali del programma Microsoft Excel In particolare si descrivono la struttura di un file creato con Excel, detto cartella di lavoro, i passaggi per creare o aprire una cartella, per salvare le modifiche effettuate e per chiuderla. Vengono descritti anche gli strumenti della Guida in linea utili per avere informazioni su funzionalità particolari e le opzioni per la personalizzazione del programma. Capitolo 4.2 Celle Nel secondo capitolo si focalizza l attenzione sul contenuto delle celle, in particolare: il formato da attribuire a queste ultime perché visualizzino informazioni di tipo specifico e la gestione dei dati contenuti nelle celle del foglio di lavoro (compresa la copia, lo spostamento, la ricerca e l ordinamento in base a determinati criteri). Capitolo 4.3 Gestione dei fogli di lavoro Nel terzo capitolo vengono descritte le operazioni per lavorare con i fogli di lavoro: creazione, spostamento, copia, rinomina ed eliminazione. Capitolo 4.4 Formule e funzioni Il quarto capitolo contiene le informazioni necessarie ad apprendere l utilizzo di formule e funzioni; vengono illustrati in particolare i modi in cui si può fare riferimento alle regioni di celle coinvolte nelle formule stesse. Capitolo 4.5 Formattazione Nel quinto capitolo vengono illustrati i vari modi in cui possono essere formattate le celle. Indipendentemente dal formato della cella, sono illustrate le opzioni per la sua formattazione, compresa l aggiunta di bordi e l allineamento del contenuto. Capitolo 4.6 Grafici Il sesto capitolo è dedicato alle procedure necessarie a creare, modificare e cancellare un grafico. Capitolo 4.7 Preparazione della stampa Nel settimo e ultimo capitolo si illustrano varie opzioni di stampa, compresa l impostazione delle pagine, con le relative opzioni. 1

2 4.1 Utilizzo dell applicazione Introduzione Il programma Excel è dedicato alla produzione e alla gestione di fogli elettronici. Gli impieghi di un foglio elettronico sono molto vasti: si va dal calcolo si semplici funzioni, come la media di una serie di valori, fino alla rappresentazione grafica dei dati di un bilancio aziendale, dalla realizzazione di semplici basi di dati sino alla creazione di modelli per le fatturazioni. In questo manuale vengono descritti gli strumenti di Excel nella versione L estensione tipica di un file creato con Excel 2007 è.xlsx; l icona relativa ad un documento xlsx è mostrata a margine. Tramite gli strumenti nella finestra di salvataggio possono essere impostate anche le opzioni per la creazione di documenti in versioni precedenti di Excel o in altri formati. Un documento creato con Excel 2007 viene definito cartella di lavoro o foglio di calcolo (in inglese spreadsheet) ed è composto da uno o più fogli di lavoro, selezionabili mediante appositi selettori di foglio. Un foglio di lavoro è formato da righe e colonne; l intersezione tra una riga e una colonna dà luogo ad un area detta cella. Ogni cella è dunque identificata da una coppia di coordinate, composte dall indicazione della colonna (contrassegnata da una lettera) e da quella della riga (contrassegnata da un numero). Per esempio, le coordinate A1 sono relative alla prima cella (in alto a sinistra) del foglio di lavoro, colonna A riga 1. La finestra di Excel Prima di procedere con la descrizione dei vari strumenti è opportuno introdurre la finestra del programma e tutti gli elementi di cui è composta; questo sarà utile per capire tutti i termini e i riferimenti che verranno descritti nei capitoli successivi per indicare le voci e i pulsanti necessari per attivare ciascuno strumento. Pulsante Office Barra di accesso rapido Barra multifunzione Barra della formula Casella nome Selettori di colonne Selettori di righe Selettori foglio di lavoro Barre di scorrimento Il pulsante di Office Il pulsante di Office ha la stessa funzionalità di quello descritto nell introduzione del Modulo 3. La Barra multifunzione La Barra multifunzione è composta da differenti schede, ciascuna delle quali contiene i pulsanti relativi alla gestione di specifici strumenti. 2

3 Come in Word i vari pulsanti, dove è possibile, sono raccolti in sezioni, alcune delle quali (nella parte inferiore destra) presentano un piccolo pulsante con una freccia che, se selezionata, permette la visualizzazione di una finestra contenente strumenti approfonditi. Quando nel documento si seleziona un oggetto particolare (per esempio un grafico) viene aggiunta una nuova scheda nella Barra multifunzione; al suo interno sono presenti tutti i pulsanti relativi ai comandi che possono essere attivati per quello specifico oggetto. Le schede rimangono attive fino a quando rimane selezionato l oggetto stesso. La Barra di accesso rapido La Barra di accesso rapido contiene i pulsanti relativi ai comandi usati più frequentemente e può essere personalizzata aggiungendo o eliminando pulsanti. Può essere posizionata sopra o sotto la Barra multifunzione. Per aggiungere o eliminare pulsanti è sufficiente seguire la procedura descritta nell introduzione del Modulo 3. Lavorare con il foglio elettronico Aprire e chiudere Excel 2007 Per avviare Excel deve essere selezionata la voce Tutti i programmi Microsoft Office Microsoft Office Excel Può anche essere digitata la parola Excel o parte di essa nella Barra cerca programmi e file nel menu di Avvio. Vengono così restituiti i collegamenti ai programmi e ai documenti il cui nome contiene tale parola; al clic sul collegamento relativo al programma esso viene avviato. Si può anche aprire un foglio elettronico esistente o ancora, se presente, è sufficiente fare doppio clic sull icona di collegamento al programma sul Desktop. All avvio Excel crea automaticamente un foglio elettronico (o cartella di lavoro) vuoto, composto da diversi fogli di lavoro (in genere, per impostazione predefinita, sono tre). Chiudere il programma Il programma viene chiuso tramite il pulsante Esci da Excel nel menu associato al pulsante di Office, oppure tramite il pulsante di chiusura nella Barra del titolo della finestra che contiene il programma. Aprire e chiudere un foglio elettronico Per aprire un foglio elettronico va selezionata la voce Apri nel pulsante di Office; viene così attivata la finestra Apri, simile a quella del programma Word. Il foglio selezionato viene aperto con il clic sul pulsante Apri, oppure facendo doppio clic sulla stessa icona. Con un unica operazione possono essere aperti più file; si selezionano le icone relative ai file da aprire (con i metodi di selezione di più file, SHIFT E CTRL) e poi si procede con lo stesso metodo seguito per aprirne uno. Aprire una cartella di lavoro utilizzata di recente Excel memorizza gli ultimi documenti aperti e ne visualizza il nome nella parte destra del menu associato al pulsante Office. Per aprirne uno è sufficiente fare clic sopra alla voce ad esso relativa. Posizionando il cursore sui nomi dei file ne viene visualizzato il percorso completo in un piccolo call-out. La lista dei collegamenti viene aggiornata mano a mano che vengono aperti fogli elettronici. Il collegamento al foglio aperto meno recentemente viene sostituito dall ultimo aperto. Valgono le osservazioni fatte per i collegamenti ai documenti in Word. Chiudere un foglio elettronico Per chiudere il foglio elettronico attivo deve essere selezionata la voce Chiudi nel pulsante di Office, oppure si fa clic sul pulsante Chiudi presente sulla Barra multifunzione. 3

4 Creare un nuovo foglio elettronico Per creare un foglio elettronico basato sul modello predefinito nel programma va attivata la voce Nuovo dal pulsante di Office. Nella finestra di dialogo Nuovo (Figura 4.1.1) si sceglie il modello Cartella di lavoro vuota nella categoria Vuoto e recente. Se presente, con il clic sul pulsante Nuovo ( ) nella Barra di accesso rapido, si ottiene lo stesso risultato. Figura Creazione di un nuovo foglio elettronico Salvare un foglio elettronico in un unità disco Un foglio elettronico, per poter esser aperto in un secondo momento, deve essere salvato in una delle memorie permanenti (come disco fisso, pendrive, unità di rete). Alla creazione, la cartella di lavoro non ha né un nome né una posizione nella memoria, elementi che devono essere assegnati durante il primo salvataggio. Salva Il comando Salva viene attivato con la voce Salva nel pulsante di Office. Se presente, può essere usata anche l icona Salva nella Barra di accesso rapido. Salva con nome Il comando Salva con nome viene attivato tramite l omonima voce nel pulsante di Office. Viene attivato un sottomenu (Figura 4.1.2) contenente diverse opzioni. In seguito al clic sul tipo di file da creare viene aperta la finestra Salva con nome per definire il nome, il percorso, il tipo di file e, se necessario, altre opzioni. La finestra è simile a quella analizzata nel Capitolo 1 del Modulo 3. E possibile scegliere il tipo di file da definire selezionando la voce adeguata nel menu a discesa associato alla casella di testo Tipo file (Figura 4.1.3); tra gli altri è presente il tipo cartella di lavoro con versioni di Excel precedenti alla 2007, file di testo e modelli. La prima operazione di salvataggio di un documento nuovo coincide con l operazione Salva con nome, indipendentemente dal comando attivato (Salva o Salva con nome). L operazione Salva con nome può essere attivata anche per assegnare un nome o una posizione di salvataggio diversi rispetto a quelli attualmente assegnati al file attivo; per esempio per assegnare il nome Bilancio2011.xlsx al file Bilancio.xlsx attualmente aperto. Tale operazione può essere usata anche per salvare con un tipo diverso il file attivo; per esempio per salvare in formato.xls un file.xlsx attivo nel programma. 4

5 Figura Attivazione del comando Salva con nome Figura Scelta del tipo di file da creare Spostarsi tra fogli elettronici aperti Anche in Excel, come in Word, è possibile spostarsi tra fogli elettronici aperti. Valgono le osservazioni fatte per lavorare su Windows 7, analizzate nel Capitolo 1 del Modulo 3. La lista dei documenti aperti è contenuta anche nel pulsante Cambia finestra nella scheda Visualizza della Barra multifunzione. Al clic su una delle voci viene attivata la cartella di lavoro corrispondente. 5

6 Migliorare la produttività Opzioni di base del programma Il programma può essere personalizzato tramite l impostazione di diverse opzioni di base; per esempio, può essere modificata la cartella predefinita per il salvataggio, oppure può essere impostato il nome dell utente. Tutte le caratteristiche sono raccolte nella finestra di dialogo Opzioni Excel (Figura 4.1.4) aperta con il clic sul pulsante Opzioni di Word nel pulsante di Office. Figura Finestra per l impostazione delle opzioni di Excel Il nome dell utente va digitato nella casella di testo Nome utente nella categoria Impostazioni generali (Figura 4.1.4). La cartella per il salvataggio dei fogli elettronici viene definita digitandone il percorso nella casella di testo Percorso predefinito nella categoria Salvataggio. Se necessario, può essere utile la selezione della cartella nella finestra di dialogo associata al pulsante Sfoglia. La Guida in linea Anche in Excel, come in Word, in caso di difficoltà o dubbio può essere attivata la Guida in linea tramite il piccolo pulsante con un punto interrogativo ( ) nella Barra multifunzione, oppure con la pressione del tasto F1. La finestra di dialogo e la gestione della ricerca sono simili a quelle di Word; per questo si rimanda al Capitolo 1 del Modulo 3 per approfondimenti. Ingrandimento/zoom Tramite il comando Zoom può essere ingrandita o ridotta la visualizzazione sullo schermo del contenuto del foglio di lavoro attivo. E necessario sottolineare che con tale comando non viene modificato in alcun modo il contenuto delle celle. Lo zoom può essere gestito tramite il dispositivo di scorrimento nella Barra di stato, oppure tramite le opzioni presenti nella finestra (Figura 4.1.5) associata al pulsante Zoom nella scheda Visualizza della Barra multifunzione. 6

7 Figura Finestra per la definizione dello zoom Gestione della Barra multifunzione Analogamente a quanto avviene in Word, la Barra multifunzione può essere ridotta a icona per esigenze di spazio. La riduzione avviene selezionando la voce Riduci a icona barra multifunzione dal menu di scelta rapida associato alla Barra multifunzione stessa, oppure facendo doppio clic sul nome della scheda attiva. 7

8 4.2 Celle Inserire e selezionare Le tabelle che possono essere create con Excel sono costituite da una quantità variabile di celle non vuote. Prima di procedere con la descrizione dei vari strumenti, è necessario sottolineare che è opportuno inserire al massimo un valore in ciascuna cella. Per esempio nella tabella contenente i dati anagrafici di alcune persone, deve essere dedicata una colonna al cognome, una al nome, una alla data di nascita e così via. Una tabella ben definita non presenta né righe né colonne vuote. Nella prima riga di una tabella in genere deve essere inserito un testo che rappresenta il contenuto di ciascuna colonna. Per esempio in A1 si inserirà Cognome, in B1 Nome, in C1 Indirizzo e così via. Dalla seconda riga in poi devono essere inseriti i dati corrispondenti a ciascuna persona memorizzata. Inoltre quando vengono applicati strumenti specifici come l ordinamento o l inserimento di funzioni, sia le celle contenenti diversi dati sia le colonne vuote possono dare problemi. Altra osservazione da fare, per esempio, consiste nell inserimento di una riga vuota tra la tabella dei dati e la riga contenente i totali, allo scopo di separare i dati dai totali in caso di ordinamento della tabella. Inserimento dei dati I dati in Excel vengono inseriti nella cella attiva, che è riconoscibile dalle altre celle per il fatto che il bordo presenta una linea più marcata e che le intestazioni della riga e della colonna che si intersecano nella cella in questione risultano colorate (Figura 4.2.1). Le coordinate della cella sono riportate anche nella casella Nome. Nelle celle di un foglio di lavoro può essere inserito qualsiasi tipo di dato, in particolare numeri, date e testi. E sufficiente digitare il valore dopo aver attivato la cella. Figura Cella selezionata Nel Capitolo 4.5 verrà analizzato nel dettaglio lo strumento di Excel per impostare il tipo di dato contenuto in una cella. E importante che il tipo di dato sia impostato in modo opportuno per poter applicare determinate operazioni. Se per esempio in una cella è contenuto un dato di tipo numerico, su tale cella possono essere applicate le funzioni di somma, di media o qualsiasi operazione numerica. Excel è in grado di individuare il tipo di dato inserito in una cella, che sia una data, un testo o un numero. Digitando per esempio 28/06/2001 Excel riesce ad associare per quella cella il tipo Data. Per inserire nella cella attiva la data corrente è sufficiente premere la combinazione di tasti CTRL+SHIFT+, (virgola); per inserire l ora si utilizza la combinazione di tasti CTRL+SHIFT+. (punto). Modifica ed eliminazione Per modificare un valore in una cella è necessario attivare il cursore all interno della cella stessa e procedere con la modifica. Si può agire anche direttamente nella Barra della formula per posizionare il cursore nel punto in cui deve essere apportata la modifica prima di procedere con la digitazione. Per eliminare un valore presente in una cella è sufficiente premere il tasto CANC dopo aver attivato la cella, oppure selezionare la voce Cancella contenuto dal menu di scelta rapida associato alla cella stessa. Nel gruppo Modifica della scheda Home della Barra multifunzione è contenuto il pulsante Cancella; dal menu a discesa associato a tale pulsante può essere attivato il comando relativo alla parte della cella da cancellare. Selezione delle celle Una singola cella viene selezionata con un clic del tasto sinistro del mouse utilizzando i tasti direzionali e il tasto TAB. Selezione di più celle adiacenti Per svolgere determinati compiti, per esempio la costruzione di un grafico sulla base di un insieme di dati, si può selezionare una regione o intervallo di celle, ossia una serie di celle adiacenti (disposte su una o più righe), facendo uso del mouse o della tastiera. 8

9 Per selezionare con il mouse si fa clic sulla prima cella dell intervallo e si trascina il mouse, tenendo il tasto sinistro premuto, fino all ultima cella dell intervallo stesso. Un alternativa consiste nel fare clic sulla prima cella della selezione desiderata e, tenendo premuto il tasto SHIFT, fare clic sulla cella che costituisce l estremo inferiore destro dell intervallo da selezionare. Per selezionare con la tastiera, dopo aver attivato la prima cella dell intervallo, ci si può portare sull ultima cella usando i tasti direzionali tenendo premuto il tasto SHIFT. Selezione di più celle non adiacenti Se le celle da selezionare non sono adiacenti, si deve fare clic su ciascuna di esse tenendo premuto il tasto CTRL. Per selezionare più intervalli non adiacenti, deve essere combinata la tecnica per la selezione di celle adiacenti con quelle per le celle non adiacenti. Selezione dell intero foglio di lavoro Si selezionano tutte le celle del foglio con il clic sul pulsante di forma rettangolare nel punto di intersezione tra l intestazione delle righe e l intestazione delle colonne. Selezione di righe Per selezionare una riga intera si fa clic sull intestazione della riga stessa. Per selezionare più righe adiacenti va selezionata la prima e, tenendo premuto il tasto sinistro, si trascina il mouse verso l alto o verso il basso; in alternativa possono essere usati i tasti direzionali. Se le righe non sono adiacenti si seleziona ciascuna riga tenendo premuto il tasto CTRL. Selezione di colonne Per selezionare una colonna intera si deve fare clic sull intestazione della colonna stessa. Per selezionare più colonne adiacenti deve essere selezionata la prima e, tenendo premuto il tasto sinistro, si trascina il mouse verso destra o verso sinistra; possono anche essere usati i tasti direzionali. Se le righe non sono adiacenti si seleziona ciascuna riga tenendo premuto il tasto CTRL. Modificare e ordinare Modificare il contenuto di una cella Aggiungere dati in una cella e sostituire i dati esistenti Digitando un valore in una cella non vuota, il valore esistente viene sostituito con quello appena inserito. Se il valore deve esser cambiato (e non sostituito), si posiziona il cursore nel punto da modificare con un clic nella Barra della formula o con doppio clic nella cella stessa. Premendo il tasto F2 il cursore viene posizionato alla fine del valore della cella attiva. Una volta posizionato il cursore nella cella si può procedere con la modifica del testo. Annulla e ripristina In Excel, come in Word, l ultima operazione effettuata può essere annullata utilizzando il pulsante Annulla della Barra di accesso rapido. Il programma memorizza la sequenza delle operazioni effettuate in ordine dalla più recente alla meno recente. Per annullare una sequenza di operazioni si deve scorrere la lista associata al pulsante Annulla (Figura 4.2.2) fino alla prima operazione da annullare (quella più vecchia). La procedura vale anche per annullare una singola operazione; basterà selezionare la prima voce della lista. L ultima operazione effettuata viene annullata anche con la combinazione di tasti CTRL+Z. Un operazione annullata viene recuperata con il pulsante Ripristina della Barra di accesso rapido. Poiché Excel memorizza anche la sequenza di operazioni annullate, per il ripristino di una serie di operazioni può essere usato, come per l annullamento, il menu associato al pulsante Ripristina. L ultima operazione Annullata viene ripristinata anche con la combinazione di tasti CTRL+Y. 9

10 Figura Pulsante Annulla Trovare e sostituire Il comando Trova Un valore può essere cercato tra le celle avvalendosi dello strumento Trova che si attiva tramite la voce Trova nel menu associato all icona Trova e seleziona nella scheda Home della Barra multifunzione. Il dato da ricercare va digitato nella casella di testo Trova della finestra Trova e sostituisci. Nell esempio in Figura è impostata la ricerca del termine Umbria. Figura Ricerca della parola Umbria Con il clic sul pulsante Trova tutti vengono riportate le coordinate di tutte le celle che contengono la parola in una sezione aggiuntiva della stessa finestra. Per scorrere invece di cella in cella tutte quelle che contengono la parola cercata deve essere usato il pulsante Trova successivo. Il comando Sostituisci La funzione Sostituisci permette di sostituire un dato con un altro in un foglio di lavoro e si attiva tramite la voce Sostituisci nel menu associato all icona Trova e seleziona nella scheda Home della Barra multifunzione. Si apre così la scheda Sostituisci della finestra Trova e sostituisci (Figura 4.2.4); il dato da cercare va inserito nella casella di testo Trova, quello con cui deve essere sostituito va invece nella casella Sostituisci con. La sostituzione di un valore viene preceduta dalla fase di ricerca; nella finestra per la sostituzione sono infatti presenti anche i due pulsanti Trova tutti e Trova successivo. Trovato il valore, un clic sul pulsante Sostituisci ne determina la sostituzione con quello impostato. Con il pulsante Sostituisci tutto viene invece sostituito il valore esistente con quello nuovo, senza alcuna richiesta di conferma per tutte le occorrenze nell intero documento. 10

11 Figura Sostituzione di un dato con un altro Ordinare un insieme di celle I dati inseriti nelle celle di un foglio di lavoro possono essere disposti in ordine (crescente o decrescente) numerico, di data o alfabetico. I dati di un intervallo di celle vengono ordinati in base alla colonna della cella attiva. Se la cella attiva è per esempio la B3, vengono ordinati i valori dell intervallo in base alla seconda colonna. Le funzioni di ordinamento sono raccolte nella voce Ordina del menu di scelta rapida associato alla cella, oppure nell icona Ordina e filtra nel gruppo Modifica nella scheda Home della Barra multifunzione (Figura 4.2.5). Figura Funzione di ordinamento Se viene attivato l ordinamento su una cella che fa parte di una tabella, l ordinamento viene esteso automaticamente a tutte le celle della tabella, anche se non è stata selezionata la tabella prima di richiamare la funzione. Se non venisse estesa la selezione a tutta la tabella, l ordinamento su una sola colonna (lasciando inalterato il resto della tabella), provocherebbe disordine tra i dati contenuti nelle righe. Per esempio in una tabella contenente i dati anagrafici di un gruppo di persone, se i dati vengono ordinati in base al Cognome (senza estendere la selezione a tutta la tabella), in seguito all ordinamento i dati delle persone risulterebbero incoerenti; il cognome di una persona non corrisponderebbe al resto dei dati della persona stessa. I dati possono essere ordinati in base a più di una colonna per affinare ulteriormente l ordinamento. Se per esempio deve essere ordinato un intervallo in cui sono contenuti dati anagrafici e viene scelta la colonna Cognome come primo campo per l ordinamento e Nome come seconda colonna, le informazioni relative a Rossi Augusto precedono quelle di Rossi Valerio. L ordinamento su più colonne deve essere impostato nella finestra (Figura 4.2.6) associata al comando Ordinamento personalizzato. Con i pulsanti nella parte superiore della finestra e con le caselle nella parte centrale può essere personalizzato l ordinamento in base a più colonne. Al clic sul pulsante OK i dati selezionati vengono ordinati secondo le impostazioni. 11

12 Figura Ordinamento personalizzato Copiare, spostare, cancellare Il contenuto di una o più celle selezionate può essere copiato e incollato all interno dello stesso foglio di lavoro, in un foglio diverso della stessa cartella oppure in un foglio di un altra cartella contemporaneamente aperta. Copia Le tecniche per copiare sono quelle comuni a tutti i programmi di Office; in particolare si può: Usare la combinazione di tasti CTRL+C per copiare e CTRL+V per incollare nel punto di destinazione; Selezionare le icone Copia e Incolla nel gruppo Appunti della Barra multifunzione; Selezionare i medesimi comandi nel menu di scelta rapida associato alle celle coinvolte nell operazione; Per incollare in un altra cartella di lavoro aperta, essa deve essere attivata seguendo le procedure descritte nel Capitolo 4.1. Può esser incollata anche solo una parte della cella copiata (solo il valore, la formula, il formato e altro). La parte da copiare va selezionata all interno della finestra associata al comando Incolla speciale contenuto nel menu a discesa associato all icona Incolla nella Barra multifunzione, oppure nel menu di scelta rapida associato alla cella di destinazione. Un intervallo di celle può essere copiato da una parte all altra dello stesso foglio di lavoro posizionando il puntatore sul bordo della selezione (fino a che non assume la forma di una freccia bianca con la punta rivolta verso l alto) e trascinando il mouse fino al punto di destinazione con il tasto CTRL premuto. Spostamento Per spostare un intervallo di celle si può: Usare la combinazione di tasti CTRL+X per tagliare e CTRL+V per incollare nel punto di destinazione; Selezionare le icone Taglia e Incolla nel gruppo Appunti della Barra multifunzione; Selezionare i medesimi comandi nel menu di scelta rapida associato alle celle coinvolte nell operazione; Per spostare una selezione all interno dello stesso foglio di lavoro si può usare la tecnica del trascinamento; posizionato il puntatore in un punto qualsiasi del bordo della selezione (dove assume la forma di una freccia bianca rivolta verso l alto) basta spostare il mouse tenendone premuto il tasto sinistro, fino al punto di destinazione, quindi rilasciare. Se la cella di destinazione contiene già dei dati, viene chiesta la conferma della sostituzione del contenuto con il nuovo, come avviene per la copia. Riempimento automatico Durante la digitazione in una cella, se nella colonna cui tale cella appartiene sono presenti uno o più valori che iniziano con la stessa combinazione di caratteri digitata, Excel suggerisce automaticamente il valore contenuto nella cella che più si avvicina al testo digitato. Nell esempio di Figura è riportato l inserimento della parola Toscana; Excel, riconoscendo lo stesso valore nella colonna, lo suggerisce come possibile valore della cella. 12

13 Figura Auto riempimento della cella Il valore suggerito viene accettato premendo il tasto INVIO. Nel caso particolare di più parole che iniziano con la stessa combinazione di lettere, il suggerimento non viene visualizzato fino a che non si digita la prima lettera che distingue una parola dalle altre. Nella parte inferiore destra della cella o dell intervallo di celle selezionato è presente un piccolo quadrato, detto strumento di riempimento automatico, che ha la funzione di facilitare il riempimento delle celle. Posizionando il puntatore del mouse sul quadratino il puntatore stesso assume la forma di una crocetta nera. Trascinando nelle celle adiacenti (sia in orizzontale che in verticale, non in obliquo) con il tasto sinistro premuto, viene applicata la funzione di riempimento automatico. La funzione svolta dallo strumento di riempimento differisce a seconda del valore contenuto nella cella; in Tabella sono riassunte le operazioni associate ad una cella in base al tipo di dato in essa contenuto. Tabella Tipo di dato Testo Numero Voce di elenco Data Funzione Azione Il valore della cella viene copiato in tutto l intervallo su cui si trascina il mouse. Il valore della cella viene copiato in tutto l intervallo su cui si trascina il mouse; tenendo premuto il tasto CTRL viene creata una progressione numerica. Vengono inseriti tutti i valori rimanenti che appartengono all elenco (per esempio l elenco dei mesi dell anno). L insieme di tutte le liste predefinite è presente nella finestra Elenchi associata al pulsante Modifica elenchi personalizzati nella sezione Impostazioni generali della finestra Opzioni di Excel. Viene creato il calendario. Viene applicata la funzione alle celle adiacenti mantenendo la distanza tra le celle coinvolte nella funzione. Per esempio si supponga che nella cella A3 ci sia la formula =A1+A2. Se il quadratino di riempimento della cella A3 viene trascinato sulla cella B3, quest ultima conterrà la formula =B1+B2. Durante lo spostamento del mouse una finestra a comparsa indica il valore che verrà inserito nella/e cella/e di destinazione. Agendo sul quadratino di riempimento con il tasto destro del mouse, al rilascio del tasto viene visualizzato un menu contenente le operazioni che possono essere svolte. In particolare, se la cella contiene una data, una delle voci del menu è Ricopia giorni feriali, che inserisce nelle celle le date dei giorni feriali a partire dalla data inserita nella cella. In generale le voci presenti in tale menu dipendono dal tipo di dato contenuto. Cancellare il contenuto Il contenuto della cella attiva viene eliminato semplicemente premendo il tasto CANC, oppure selezionando la voce Cancella contenuto dal menu di scelta rapida associato alla cella. Per eliminare il contenuto di un intervallo di celle si opera nello stesso modo, dopo aver selezionato l intervallo stesso. Nel gruppo Modifica della scheda Home della Barra multifunzione è presente il pulsante Cancella (Figura 4.2.8). tramite le voci contenute nel menu a discesa si può cancellare tutto, il formato, il contenuto o i commenti. Figura Pulsante Cancella nella Barra multifunzione 13

14 4.3 Gestione di fogli di lavoro Righe e colonne Selezionare righe Per selezionare una riga intera si fa clic sull intestazione della riga stessa. Per selezionare più righe adiacenti va selezionata la prima e, tenendo premuto il tasto sinistro, si trascina il mouse verso l alto o verso il basso; in alternativa possono essere usati i tasti direzionali. Se le righe non sono adiacenti si seleziona ciascuna riga tenendo premuto il tasto CTRL. Selezionare colonne Per selezionare una colonna intera si deve fare clic sull intestazione della colonna stessa. Per selezionare più colonne adiacenti deve essere selezionata la prima e, tenendo premuto il tasto sinistro, si trascina il mouse verso destra o verso sinistra; possono anche essere usati i tasti direzionali. Se le righe non sono adiacenti si seleziona ciascuna riga tenendo premuto il tasto CTRL. Inserire righe Per inserire una nuova riga sopra ad una riga selezionata deve essere eseguita una delle seguenti procedure: Attivare la voce Inserisci dal menu di scelta rapida associato alla riga; Attivare la voce Inserisci righe foglio (Figura 4.3.1) dal menu a discesa associato all icona Inserisci nel gruppo Celle della scheda Home; Figura Inserimento di nuove righe Se il comando di inserimento viene attivato dopo aver selezionato più righe, viene inserita una quantità di righe vuote pari a quelle selezionate. Per esempio, se sono state selezionate tre righe prima dell attivazione della funzione di inserimento, vengono create tre nuove righe vuote. Inserire colonne Per inserire una o più colonne deve essere eseguito un procedimento simile a quello appena descritto per le righe con la differenza che il comando da scegliere nel menu a discesa associato all icona Inserisci è Inserisci colonne foglio. Eliminare righe e colonne Per eliminare la riga (o la colonna) cui appartiene la cella attiva deve essere eseguita una delle seguenti procedure: Selezionare la voce Elimina dal menu di scelta rapida associato alla cella; Selezionare la voce Elimina righe foglio (o Elimina colonne foglio) dal menu a discesa associato all icona Elimina nel gruppo Celle della scheda Home (Figura 4.3.2); Nel primo caso viene aperta una finestra in cui viene richiesta la parte da eliminare: solo la cella attiva, l intera riga o l intera colonna. Se prima di attivare il comando di eliminazione tramite il menu di scelta rapida sono state selezionate le righe (o le colonne) da eliminare, vengono eliminate direttamente senza attivare alcuna finestra di dialogo. 14

15 4.3.2 Eliminazione di righe e colonne Ridimensionare righe e colonne Se la lunghezza del testo digitato in una cella supera la larghezza della cella, il contenuto può non essere completamente visualizzato perché nascosto da quello della cella adiacente. Il contenuto ovviamente non viene alterato, come si può vedere dalla Barra della formula (quando la cella è attiva). Se nella cella sono contenute delle cifre, verrà visualizzata una serie di simboli #, ad indicare che il numero non rientra nella larghezza della cella. Larghezza della colonna Per ridimensionare una colonna è sufficiente fare clic nel punto di divisione tra una colonna e la successiva e trascinare il mouse verso destra o verso sinistra, tenendo premuto il tasto sinistro. Nel punto indicato il cursore assume la forma di un piccolo segmento con due frecce, e allo spostamento del mouse appare una finestra a comparsa che riporta la misura corrente della colonna. Facendo doppio clic sul bordo destro dell intestazione della colonna, automaticamente la sua larghezza si adatta al contenuto; assume cioè una larghezza pari alla dimensione massima tra quelle dei valori contenuti nella colonna. Si può impostare anche un valore preciso per la larghezza nella finestra di dialogo associata alla voce Larghezza colonne dal menu di scelta rapida associato all intestazione della colonna da ridimensionare. Figura Icona Formato della Barra multifunzione 15

16 Sia l adattamento della larghezza al contenuto sia la larghezza della colonna possono essere impostati anche tramite le relative voci nel menu a discesa associato all icona Formato (Figura 4.3.3) del gruppo Celle della scheda Home della Barra multifunzione. Altezza della riga Procedure analoghe a quelle viste per il ridimensionamento di una colonna possono essere applicate per aumentare o diminuire l altezza di una riga. Bloccare e sbloccare titoli Durante lo scorrimento verticale (orizzontale) della pagina spesso è utile che rimanga visualizzata la prima o, più in generale, le prime righe (colonne). Si pensi per esempio alle informazioni anagrafiche di un gran numero di persone. Scorrendo verso il basso si perdono le informazioni relative alle intestazioni delle varie colonne, mentre scorrendo verso destra non si vedono più le prime colonne, per cui risulta più complicato risalire alle informazioni sulle varie persone. Per mantenere visualizzate righe o colonne si attiva la voce Blocca riquadri dal gruppo Finestra della scheda Visualizza. Questa funzione va applicata dopo aver attivato la cella immediatamente sotto la riga e immediatamente a destra della colonna da bloccare. Per esempio si supponga di avere una tabella la cui dimensione è superiore all altezza e alla larghezza della pagina. Scorrendo di una videata verso il basso o verso destra possono essere visualizzate le righe delle videate sottostanti (e le colonne delle videate a destra), ma viene nascosta la prima riga e la prima colonna in cui sono contenute le intestazioni delle colonne e delle righe della tabella stessa. Il problema viene risolto bloccando la prima riga e la prima colonna della tabella richiamando la funzione Blocca riquadri, dopo essersi posizionati nella cella immediatamente sotto alla riga contenente le intestazioni e a destra della prima colonna (la cella B2). Per bloccare la prima riga o la prima colonna è sufficiente attivare la voce Blocca riga superiore o Blocca prima colonna del menu a discesa associato al pulsante Blocca riquadri dal gruppo Finestra della scheda Visualizza della Barra multifunzione senza aver attivato alcuna cella particolare del foglio di lavoro. L operazione inversa, cioè lo sblocco delle celle, viene effettuata selezionando la voce Sblocca riquadri del menu a discesa associato al pulsante Blocca riquadri dal gruppo Finestra della scheda Visualizza della Barra multifunzione. Fogli di lavoro Spostarsi tra fogli di lavoro I fogli di lavoro vengono gestiti tramite i selettori nella parte inferiore della finestra. Per attivare un foglio di lavoro è sufficiente fare clic sul selettore ad esso relativo A questo punto è opportuno sottolineare l importanza del nome assegnato al foglio di lavoro: deve essere indicativo del contenuto del foglio stesso. Se i fogli hanno nomi significativi è più semplice risalire a quello che contiene una determinata informazione. Inserire nuovi fogli di lavoro Per aggiungere un nuovo foglio di lavoro, prima di quello attivo, si può eseguire una delle seguenti procedure: Selezionare la voce Inserisci foglio dal menu a discesa associato al pulsante Inserisci nella scheda Home della Barra multifunzione; Selezionare la voce Inserisci dal menu di scelta rapida associato al selettore di un foglio di lavoro e, nella finestra così ottenuta, fare doppio clic sull icona Fogli di lavoro dalla finestra di dialogo che viene aperta; Eliminare fogli di lavoro Un foglio di lavoro viene eliminato definitivamente selezionando la voce Elimina foglio dal pulsante Elimina nella scheda Home della Barra multifunzione, oppure selezionando la voce Elimina dal menu di scelta rapida associato al selettore del foglio. All esecuzione del comando compare una finestra contenente una richiesta di conferma, per evitare l irreparabile perdita dei dati contenuti nel foglio. 16

17 Copiare e spostare un foglio di lavoro Un foglio elettronico può essere copiato o spostato nella stessa cartella di lavoro, oppure tra due cartelle di lavoro distinte. Come destinazione può essere impostato il file corrente, una nuova cartella di lavoro oppure un file esistente già aperto in memoria. L operazione di copia o di spostamento viene attivata tramite la voce Sposta o copia foglio dal menu di scelta rapida associata al selettore del foglio, oppure dal menu a discesa associato al pulsante Formato del gruppo Celle della scheda Home della Barra multifunzione. Viene attivata una finestra di dialogo (Figura 4.3.4) in cui deve essere scelta la cartella di lavoro di destinazione (nella casella Alla cartella:) e la posizione in cui deve comparire il foglio. Figura Spostamento o copia di un foglio Nel menu a discesa associato alla casella Alla cartella: sono presenti le seguenti voci: Il nome del file attivo; La voce (nuova cartella); Il nome di tutti i file attualmente aperti in memoria; Figura Menu a discesa associato alla casella Alla cartella: Nell esempio di Figura è riportato il menu a discesa nel caso in cui il file attivo si chiama province.xlsx ed è aperto il file di nome Cultura.xlsx. 17

18 Selezionando la voce (nuova cartella) dal menu a discesa associato alla casella Alla cartella: viene creata una nuova cartella di lavoro contenente solo il foglio di lavoro appena copiato o spostato. Lo spostamento di un foglio di lavoro all interno della stessa cartella di lavoro può essere effettuato anche trascinando il selettore del foglio in un altra posizione. Durante lo spostamento viene attivata una piccola icona a forma di foglio bianco associata al puntatore, ad indicare l operazione che si sta svolgendo. Il foglio viene posizionato nel punto in cui viene visualizzato un piccolo triangolino tra i selettori di foglio. Se, durante il trascinamento del selettore del foglio, viene tenuto premuto il tasto CTRL il foglio viene copiato e non spostato. Rinominare un foglio di lavoro Un foglio di lavoro può essere rinominato in modo che sia più esplicito l argomento trattato nei dati contenuti nel foglio stesso. Per rinominarlo è necessario digitare il nuovo nome del foglio dopo aver attivato la funzione apposita in uno dei seguenti modi: Doppio clic sul selettore del foglio da rinominare; Selezionare la voce Rinomina dal menu di scelta rapida associato al selettore del foglio da rinominare; 18

19 4.4 Formule e funzioni In Excel, una formula è un espressione che inizia con il simbolo di uguale (=), la quale può contenere: Uno o più operatori aritmetico-logici, messi in ordine di valutazione, per esempio: E, O, NON (operatori logici); +, - (somma e sottrazione); *, / (prodotto e divisione); ^ (elevamento a potenza); & (concatenazione testo); =, >=, <=, >, <, <> (operatori di confronto); Un nome di funzione; Un riferimento a una cella, a più celle o a un intervallo di celle; Un valore; Esempi di formule sono i seguenti: =SOMMA(A2;A5) =A2*A5/A1 =PRODOTTO(B:B) Nella cella contenente la formula viene visualizzato il risultato delle operazioni in essa impostate, mentre la formula contenuta nella cella attiva è mostrata nella Barra della formula. Formule aritmetiche Le formule aritmetiche vengono costruite con gli operatori aritmetici: Somma + Sottrazione - Moltiplicazione * Divisione / Come nelle espressioni matematiche, possono essere introdotte le parentesi per modificare la priorità naturale nell esecuzione delle operazioni. Excel non consente l uso di parentesi quadre e graffe, ma solo di parentesi tonde, eventualmente annidate. Per esempio, due formule in cui si usano le funzioni aritmetiche e le parentesi per le priorità sono: =(A2+C3)/4 =(A7+D2)/((C5+C6)*(D7-D8)) Riferimento alle celle in una formula Inserendo nelle formule i riferimenti alle celle anziché valori numerici fissi, i calcoli possono essere più dinamici ; al variare di uno dei valori contenuti nelle celle riferite nella formula, ne viene automaticamente aggiornato il risultato. E importante sottolineare che non è consigliato fare riferimento a valori fissi nelle formule; è preferibile inserire tali valori all interno di celle e fare riferimento alle coordinate all interno delle formule. Si supponga di aver inserito un valore fisso in più formule nel foglio. Se alcuni di tali valori devono essere cambiati, devono essere ricercati all interno di ciascuna formula e procedere con la modifica. E ovvio che se nel foglio sono contenuti molti dati e formule, è necessario molto tempo per fare questa ricerca. Se invece i valori coinvolti nelle formule vengono inseriti in celle distinte, non deve essere fatto alcun tipo di ricerca; è sufficiente modificare il valore direttamente nella celle e le formule vengono aggiornate automaticamente. Se la cella cui fare riferimento si trova su un foglio di lavoro diverso da quello in cui viene inserita la formula (ma appartenente alla medesima cartella), le coordinate di tale cella devono essere precedute dal nome del foglio di lavoro seguito da un punto esclamativo. Per esempio, con la formula =Foglio3!A3+B7 si calcola la somma tra il contenuto della cella A3 del Foglio3 e la cella B7 del foglio corrente. 19

20 Errori nell inserimento di una formula Una formula presente in una cella del foglio di lavoro viene immediatamente valutata da Excel. Se non si presentano errori, nella cella viene visualizzato il risultato dell operazione, altrimenti compare una sigla che identifica l errore avvenuto. I possibili errori che possono eventualmente presentarsi sono: Errore di sintassi della formula: la formula inserita non contiene il corretto numero di argomenti. In questo caso appare una finestra di dialogo che aiuta a risolvere l errore; Errore di valutazione: sono presenti valori che ne rendono impossibile la valutazione (per esempio una divisione per zero, o una divisione tra celle contenenti testo); I messaggi di errore iniziano sempre con il simbolo # (cancelletto) e terminano con un punto esclamativo o interrogativo. #RIF! #DIV0! #NUM! #NOME! #VALORE! #N/D? Il riferimento non è valido o è stato eliminato; Il dividendo risulta uguale a zero; Non c è un valore numerico ove era richiesto; Il nome utilizzato è inesistente; Argomento di funzione od operando di tipo errato; Dato non disponibile; In caso di errore viene visualizzato un piccolo triangolo verde nella parte superiore sinistra della cella; facendo clic in tale punto viene aperto un menu in cui sono riportate alcune voci relative alla gestione dell errore commesso. E importante sottolineare che, come descritto nel paragrafo Ridimensionare righe e colonne nel Capitolo 4.3, la cella contiene una sequenza costituita dalla ripetizione del simbolo # ogni volta che un valore numerico è costituito da un numero di cifre superiore a quello consentito dalla larghezza della colonna. Non dobbiamo quindi farci ingannare dalla presenza di tale simbolo, che, come abbiamo visto, precede ogni messaggio di errore. Quello indicato è solo il modo con cui Excel evidenzia la mancanza di spazio consentito dalla larghezza della colonna. Un errore che viene commesso frequentemente è il cosiddetto riferimento circolare, che indica l avvenuto coinvolgimento della cella risultato tra le celle su cui deve essere applicata la formula. Per esempio nel seguente caso viene restituito un errore di riferimento circolare: nella cella A5 è stata inserita la formula =A5+A7; nella cella risultato (A5) è stata inserita un operazione che coinvolge la cella stessa. Funzioni Le funzioni che possono essere inserite nelle celle sono raggruppate in categorie, ciascuna delle quali è associata ad un icona nel gruppo Libreria funzioni (Figura 4.4.1) della scheda Formule della Barra multifunzione. Figura Gruppo Libreria funzioni della scheda Formule Al clic su ciascuna icona viene espanso il menu a discesa contenente tutte le funzioni appartenenti alla categoria. Una funzione viene inserita nella cella attiva con un clic sul suo nome in tale menu. Pulsante Inserisci funzione Talvolta non è semplice risalire alla categoria a cui appartiene la funzione da applicare. In questi casi può esser d aiuto la finestra Inserisci funzione (Figura 4.4.2) contenente tutte le funzioni, che viene attivata tramite l omonimo pulsante. Oltre alla suddivisione in categorie, può essere visualizzata la lista di tutte le funzioni ordinate in ordine alfabetico, oppure può essere effettuata una ricerca digitandone il nome all interno della casella di testo nella parte superiore della finestra. 20

21 Figura Inserisci funzione Argomenti della funzione In seguito alla scelta della funzione viene aperta una finestra in cui devono essere inseriti gli argomenti della funzione stessa. Ogni funzione ha un numero diverso di argomenti, quindi nella finestra Argomenti funzione è contenuta una quantità diversa di caselle di testo. Un esempio di finestra Argomenti funzione è riportata in Figura Figura Finestra per la definizione degli argomenti della funzione Il riferimento alle celle può essere effettuato digitando manualmente le coordinate nelle rispettive caselle. In alternativa si può fare clic sul pulsante presente sulla destra della casella di testo ( ); La finestra viene minimizzata, consentendo di selezionare le celle desiderate sul foglio. Dopo la selezione compare di nuovo la finestra contenente l indicazione delle celle selezionate. 21

22 Digitazione funzione Le funzioni possono anche essere inserite digitando direttamente nella cella. E necessario porre particolare attenzione alle funzioni che prevedono più di un argomento, come la funzione SE. I vari argomenti della funzione vengono separati tramite un punto e virgola (;). La funzione SE valuta un test ed esegue un operazione o un altra a seconda dell esito del test. Riportando l esempio che verrà illustrato nella prossima sezione, la funzione SE in cui si valuta se il contenuto della cella E3 è maggiore di 100 e restituisce la parola Maggiore o Inferiore o uguale a seconda dell esito del confronto, deve essere scritta nel seguente modo: =SE(E3>100; Maggiore ; Inferiore o uguale ) Come si può notare, i vari argomenti sono separati da un punto e virgola. E opportuno sottolineare che i testi (nell esempio Maggiore e Inferiore o uguale ) sono stati racchiusi tra virgolette doppie ad indicare che si tratta di testo. In assenza di virgolette Excel interpreta tali parole come nomi di celle; non trovando celle rinominate in tal modo restituisce errore. Come vedremo, tutti gli argomenti potranno essere inseriti nella finestra Argomenti funzione. Riferimento alle celle di una formula Come anticipato, per la maggior parte delle funzioni devono essere definiti argomenti (numeri, testo, valori logici, riferimenti di cella, ecc.) che possono essere costituiti da: Celle contigue; Celle o intervalli distinti; Nel primo caso si indica l intervallo tramite le coordinate dei suoi estremi, separati dal carattere due punti (:); nel secondo si separano le coordinate delle singole celle o gli intervalli di celle mediante il punto e virgola (;). In ogni caso l argomento di qualsiasi funzione deve essere racchiuso tra parentesi tonde. Per esempio per calcolare la media dei valori contenuti nei due intervalli delimitati dalle celle A1 e A8 e dalle celle D4 ed E8, la funzione da usare è: =MEDIA(A1:A8;D4:E8) Anche gli argomenti di funzioni possono essere costituiti da celle appartenenti a fogli di lavoro diversi da quello attivo. In tal caso, come indicato precedentemente, le coordinate devono essere precedute dal nome del foglio seguito dal punto esclamativo. Per esempio la funzione: =MAX(Dati!A1:A5) determina il valore massimo tra quelli contenuti nell intervallo A1:A5 del foglio Dati. In particolare per riferire un intera riga (o un intera colonna) in una funzione deve essere impostato il seguente riferimento Numero:Numero (o Lettera:Lettera). Per esempio la terza riga viene indicata con 3:3. il riferimento alle celle in una formula può essere fatto anche tramite il mouse. Per esempio, per impostare la formula: =MEDIA(A1:A8;D4:E8) deve essere attivata la funzione MEDIA, oppure scrivere all inizio della formula: =MEDIA( Poi fare clic sulla cella A1 e, con il tasto sinistro premuto, trascinare il mouse fino alla cella A8; dopodiché, tenendo premuto il tasto CTRL, selezionare l intervallo D4:E8 tramite il trascinamento. Se la formula è stata attivata scrivendo il nome della funzione va digitata la parentesi di chiusura. Riferimento relativo Trascinando con il mouse lo strumento di riempimento automatico (Capitolo 4.2) di una cella contenente una formula, quest ultima viene copiata nelle celle adiacenti fino al punto in cui viene rilasciato il mouse. Nelle celle in cui è stata 22

23 inserita la formula con il riempimento automatico, la formula stessa viene applicata mantenendo la distanza tra le celle coinvolte, come avviene quando si applica una qualsiasi tecnica per copiare la cella contenente la formula. Per esempio se nella cella B4 è stata inserita la formula =SOMMA(B1:B3), trascinando il quadratino di riempimento sulle celle C4 e D4, vengono inserite in esse rispettivamente le formule =SOMMA(C1:C3) e =SOMMA(D1:D3). In altre parole i riferimenti vengono automaticamente aggiornati alle celle in cui si va a copiare la formula. Come evidenziato precedentemente quindi, durante il trascinamento del quadratino di riempimento di una cella contenente la formula, viene mantenuta la distanza tra le celle coinvolte nella formula. Questo tipo di riferimento è detto relativo perché l indicazione delle celle è relativa al punto in cui viene rilasciato il mouse durante il trascinamento dello strumento per il riempimento automatico, oppure, più in generale, nella cella in cui è stata applicata la funzione Incolla. Riferimento assoluto Talvolta, durante la copia di una formula, devono essere bloccati i riferimenti ad una o più celle argomento della formula stessa. Non vanno dunque bene, a questo scopo, i riferimenti relativi, perché come visto nel paragrafo precedente, copiando la formula viene traslato anche il riferimento alle celle. Si supponga per esempio che: Nella cella A1 sia stato inserito il valore corrispondente a 1,00 euro, espresso in lire; Nella colonna B sia stato inserito il prezzo di alcuni prodotti in lire; Nella colonna C debba essere convertito ciascun prezzo da lire in euro; Nella cella C1 viene inserita la formula per la conversione in euro del prezzo presente in B1, cioè: =B1/A1 Alla pressione del tasto INVIO viene inserito il prezzo in euro, come richiesto. Applicando il riempimento automatico nelle restanti celle della colonna C, tutte le celle vengono riempite con il messaggio di errore #DIV0! che indica la presenza di una divisione per un valore nullo. Questo avviene perché, tramite il riempimento automatico, viene inserita nella cella C2 la formula =B2/A2, nella cella C3 la formula =B3/A3 e così via. Solo la cella A1 però contiene il fattore di conversione, quindi dividendo per il contenuto delle celle A2, A3, ecc. ne risulta l errore di divisione per zero (in quanto tali celle sono vuote). La formula in C1 deve essere impostata in modo che, durante il riempimento automatico, venga fatto sempre riferimento alla cella A1; si parla in questo caso di riferimento assoluto. Il riferimento assoluto ad una cella viene effettuato facendo precedere le coordinate della cella dal simbolo del dollaro ($). In riferimento all esempio fatto, la formula contenuta in C1 deve essere modificata in questo modo: =B1/$A$1 L applicazione del riempimento automatico nelle restanti celle della colonna C inserirà quindi nelle altre celle le formule =B2/$A$1, =B3/$A$1 e così via. Si noti che il riferimento alle celle della colonna B rimane relativo. Riferimento misto Il riferimento ad una cella può essere fatto anche in modo misto, per bloccare il riferimento alla riga o alla colonna anziché alla cella; basta inserire il simbolo di dollaro solo davanti alla coordinata della riga o solo a quella della colonna. Tornando all esempio della conversione lire/euro, nella cella C1 può essere inserita la formula =B1/A$1 per bloccare solo la riga. Effettuando il riempimento automatico delle celle in colonna il risultato della formula risulta corretto, perché il riferimento misto ha permesso di bloccare la riga. Il riferimento alla colonna risulta invece relativo: quindi, se il riempimento automatico viene effettuato in riga (viene trascinato il mouse in direzione orizzontale), viene fatto riferimento alle celle adiacenti alla cella A1 (B1, C1, ecc.). 23

24 Alcune funzioni Funzioni più comunemente usate Le funzioni più comunemente usate (Somma, Media, Conta numeri, Max e Min) sono raccolte sotto l icona Somma automatica (Figura 4.4.4). Figura Icona Somma automatica Quando si inserisce una funzione, Excel propone automaticamente un intervallo di celle come argomento della funzione. In genere, se possibile, suggerisce come argomento della funzione l intervallo di celle numeriche immediatamente sopra o a destra della cella stessa. Per esempio in Figura nella cella A3 è stata inserita la funzione SOMMA. Avendo numeri nelle cella A1 e A2, Excel propone tali celle come argomento della funzione. Figura Funzione Somma Se tali celle non possono costituire argomento della funzione, perché per esempio sono testuali, Excel inserisce la funzione non proponendo alcun intervallo. Conteggio La funzione CONTA NUMERI effettua il conteggio delle celle che contengono valori numerici nell intervallo definito come argomento della funzione. Esistono altre funzioni per il conteggio, che possono essere richiamate tramite l opportuna voce raccolta nel pulsante Altre funzioni Statistiche. La funzione CONTA VALORI effettua il conteggio delle celle non vuote nell intervallo definito come argomento della funzione. Con l uso della funzione adeguata al tipo di dato contenuto nell intervallo di riferimento può essere sempre conosciuto il numero di celle non vuote in un intervallo di celle. Arrotondamento La funzione ARROTONDA presente nella categoria Matematiche e trigonometriche serve, appunto, per arrotondare il valore contenuto in una cella. Come parametro della funzione deve essere definito il numero di posizioni decimali cui deve essere effettuato l arrotondamento. Per esempio applicando l arrotondamento del numero 25,37 con una posizione decimale, la funzione restituisce il valore 25,4 in quanto effettua l arrotondamento per eccesso del numero con una posizione decimale. Viene applicato l arrotondamento per eccesso perché la cifra decimale nella posizione delle centinaia supera il 5; se fosse stata inferiore a 5 avrebbe restituito il valore 25,3. Per esempio l applicazione della funzione al valore 25,32 restituisce, appunto, il numero 25,3. SE La funzione SE, appartenente alla categoria Logiche, valuta una condizione; se è vera esegua una determinata operazione, altrimenti ne esegue un altra. Riportando l esempio illustrato nella precedente sezione, la funzione che controlla se il valore contenuto nella cella E3 è superiore a 100 e restituisce il testo Maggiore o Inferiore o uguale a seconda dell esito del test, deve essere impostato come in Figura

25 Figura Esempio di funzione SE Il test molto spesso consiste nel confronto tra il contenuto di due celle. Il confronto viene effettuato tramite l uso degli operatori = (uguale), < (minore), > (maggiore), <= (minore o uguale), >= (maggiore o uguale) e <> (diverso). Se una delle due condizioni non deve restituire alcun valore (lasciando la cella vuota), è necessario inserire come argomento della funzione uno spazio racchiuso tra doppie virgolette. 25

26 4.5 Formattazione Formattare (cioè dare un formato a ) una cella (o più celle) di Excel significa definirne l aspetto grafico, il tipo di dati che può contenere, il modo in cui appaiono e impostarne o meno la protezione. Il formato di una cella va definito nella finestra Formato celle (Figura 4.5.1) relativa alla voce omonima nel menu di scelta rapida associato alla cella, oppure nel menu a discesa associato all icona Formato nella scheda Home della Barra multifunzione. Figura Finestra Formato celle La finestra è composta dalle schede Numero, Allineamento, Carattere, Bordo, Riempimento e Protezione. Per semplicità di esposizione, nei prossimi paragrafi verranno descritte le operazioni per la formattazione di una singola cella; lo stesso procedimento può essere applicato ad un intervallo di celle selezionato. Numeri e date Nella scheda Numero della finestra Formato celle viene impostato il tipo di dato contenuto nella cella e le opzioni relative al tipo di dato scelto. Le opzioni relative alla categoria Numero sono la quantità di posizioni decimali (numeri che seguono la virgola), il separatore delle migliaia e la formattazione dei valori decimali (Figura 4.5.2). Data Per impostare una data va selezionata la categoria Data (Figura 4.5.3) per la quale può essere scelto uno dei formati elencati nella casella Tipo. Valuta Per un dato di tipo Valuta può essere scelto il simbolo della valuta da applicare agli importi dal menu a discesa associato alla casella Simbolo (Figura 4.5.4). Può essere impostata anche la quantità di posizioni decimali e la formattazione dei numeri negativi. Percentuale La categoria Percentuale applica il simbolo della percentuale e moltiplica per 100 il valore contenuto nella cella. Può essere impostata anche la quantità di cifre decimali. 26

27 Figura Definizione della categoria Numero Figura Definizione della categoria Data 27

28 Figura Formato Valuta Barra multifunzione Alcune impostazioni possono essere gestite anche tramite le opzioni raccolte nel gruppo Numeri (Figura 4.5.5) della scheda Home della Barra multifunzione. In particolare nel menu a discesa associato alla casella di testo (Figura 4.5.6) sono contenuti tutti i possibili tipi di dato. Al clic sul pulsante in basso a destra o selezionando la voce Altri formati numeri viene aperta la finestra Formato celle: con le icone presenti può essere affinata la formattazione definita tramite la scelta della categoria. In particolare: L icona Valuta consente di impostare il simbolo, se presente tra quelli elencati, altrimenti deve essere scelto nella finestra Formato celle che si attiva con la voce Altri formati contabilità. Imposta la percentuale. Applica il separatore delle migliaia. Diminuisce i decimali. Aumenta i decimali. 28

29 Figura Gruppo Numeri della Barra multifunzione Figura Scelta di alcuni tipi di dato Contenuto Tramite le opzioni presenti nelle schede Carattere e Riempimento viene definito lo stile del carattere del contenuto della cella e il colore dello sfondo della cella stessa. Formattazione carattere Nella scheda Carattere (Figura 4.5.7) sono raccolte le opzioni per la definizione della formattazione del contenuto della cella (tipo di carattere, dimensione, colore e altro). In particolare dal menu a discesa associato alla casella Sottolineatura può essere scelto lo stile della linea con cui deve essere sottolineato il contenuto della cella. Riempimento Il colore di sfondo della cella va scelto dalla scheda Riempimento (Figura 4.5.8) della finestra Formato celle. Oltre al colore di sfondo possono essere definiti il colore e lo stile del motivo, costituito da una combinazione di righe disposte in vario modo. Tramite il pulsante Riempimento viene aperta la finestra Effetti di riempimento tramite la quale può essere impostata la sfumatura tra due colori scelti nella finestra stessa. 29

30 Figura Scheda Carattere della finestra Formato celle Figura Definizione del riempimento della cella Barra multifunzione Alcune opzioni possono essere impostate anche tramite le icone raccolte nel gruppo Carattere (Figura 4.5.9) della scheda Home della Barra multifunzione. Tramite i pulsanti può essere aumentata e diminuita la grandezza del carattere di un numero prefissato di punti. Con il pulsante si può impostare una sottolineatura semplice o doppia. Anche il pulsante Riempimento non consente di impostare tutte le opzioni raccolte nella scheda omonima della finestra Formato celle, ma consente di colorare lo sfondo della cella a tinta unita. 30

31 Figura Gruppo Carattere della Barra multifunzione Copia formato Per velocizzare l operazione di formattazione può essere applicato su diverse celle il formato applicato per una determinata cella tramite lo strumento Copia formato. Per fare questo si può procedere eseguendo indifferentemente uno dei seguenti metodi: Usare la funzione Copia formato tramite l icona nel gruppo Appunti della scheda Home della Barra multifunzione; l operazione si effettua tramite i seguenti passi: 1. Selezionare la cella contenente il formato da usare come campione; 2. Fare clic sull icona Copia formato; 3. trascinare il mouse su tutte le celle che devono assumere il formato campione; Copiare la selezione di origine e applicare la funzione Incolla speciale all intervallo da formattare; selezionare la voce Formati nella finestra di dialogo che viene aperta; Allineamento, bordi ed effetti Allineamento Allineamento orizzontale e verticale Può essere definito l allineamento, sia in orizzontale che in verticale, del contenuto della cella. La definizione completa dell allineamento avviene tramite le opzioni raccolte nella scheda Allineamento (Figura ) della finestra Formato celle. L effetto dell allineamento verticale (orizzontale) del contenuto è visibile solo se l altezza della riga (larghezza della colonna) è maggiore rispetto all altezza (lunghezza in termini di caratteri) massima del contenuto. Figura Allineamento del contenuto della cella 31

32 Orientamento Nella sezione Orientamento della scheda Allineamento può essere inclinato il contenuto all interno della cella. Può essere impostato spostando la piccola linea nell anteprima (Figura ), oppure digitando il numero di gradi nella casella di testo. Figura Orientamento del testo Durante lo spostamento della linea nell anteprima viene aggiornato il numero di gradi nella casella di testo. Per impostare il testo in verticale dall alto verso il basso è sufficiente fare clic sulla casella contenente l anteprima del risultato dell applicazione (quella di sinistra tra le due caselle che costituiscono l anteprima dell orientamento). Testo a capo Con l opzione Testo a capo nella scheda Allineamento della finestra Formato celle viene ridimensionata l altezza della riga in modo che, se la lunghezza del testo supera la larghezza della colonna, il testo viene disposto automaticamente su più righe, rientrando così nella larghezza della cella. Per esempio: Unione celle Se il testo è più lungo della larghezza della colonna, come accade a volte con i titoli di tabella, e se le celle adiacenti sono vuote, le celle possono essere unite in modo da contenere completamente il testo. Innanzitutto si selezionano le celle da unire, si attiva la finestra Formato celle e si seleziona l opzione Unione celle nella scheda Allineamento. Dopo aver unito è necessario applicare l allineamento centrato. Si ottiene lo stesso risultato anche con il clic sull icona Unisci e centra nel gruppo Allineamento nella scheda Home della Barra multifunzione. Barra multifunzione Alcune delle opzioni descritte di seguito, relative all impostazione dell allineamento, possono essere applicate anche tramite le icone raccolte nel gruppo Allineamento (Figura ) della scheda Home della Barra multifunzione. Figura Gruppo Allineamento della Barra multifunzione 32

33 Bordi Per rendere più leggibile il contenuto di un intervallo di celle si può disegnare un bordo intorno ad esse o ad alcune di esse. Lo stile della linea deve essere impostato all interno della scheda Bordo della finestra Formato celle (Figura ) relativa all intervallo selezionato. Gli elementi contenuti nella scheda consentono di definire una linea personalizzata nel colore e nello stile come bordo delle celle selezionate. E necessario selezionare lo stile e il colore della linea e applicare il tipo di bordatura (con il clic su uno o più pulsanti nella sezione Predefinito o Personalizzato) e confermare con il clic sul pulsante OK. Figura Scheda Bordo della finestra Formato celle Barra multifunzione Un bordo continuo può essere applicato anche tramite il menu a discesa associato all icona Bordi (Figura ) del gruppo Carattere della scheda Home. Figura Icona Bordi nella Barra multifunzione 33

34 4.6 Grafici Un insieme di dati può essere rappresentato in forma grafica, tipicamente allo scopo di semplificare e rendere più esplicito un confronto tra i dati stessi. Con Excel possono essere creati grafici di vario tipo (tra cui istogramma, a barre, a linee e a torta); per ciascuna tipologia si può scegliere uno tra i vari aspetti proposti (per esempio bidimensionale o tridimensionale). Creazione Prima di attivare la procedura per la creazione del grafico è necessario selezionare i dati su cui si basa il grafico stesso. Un grafico viene creato tramite le icone raccolte nella sezione Grafici della scheda Inserisci della Barra multifunzione. Figura Gruppo Grafici della scheda Inserisci A ciascuna icona è associato un menu a discesa contenente le icone relative a ciascun tipo di grafico appartenente a quella specifica categoria. Per esempio in Figura è riportato il menu a discesa associato all icona Istogramma. Figura Vari tipi di istogramma Al clic sull icona relativa al tipo scelto viene creato un grafico come oggetto nel foglio corrente. Il grafico è basato sui dati selezionati prima dell avvio della creazione. Al clic sulla voce Tutti i tipi di grafico o al clic sull icona con un piccolo triangolo nella parte inferiore destra del gruppo Grafici viene aperta la finestra contenente tutti i tipi di grafico raccolti per categoria. Componenti di un grafico Per chiarezza di quanto verrà esposto in seguito in Figura vengono indicati i nomi delle parti che compongono un grafico. 34

35 Figura Componenti del grafico Asse verticale (valori) Titolo Pareti Asse orizzontale (categorie) Legenda Selezione di un grafico Un grafico si seleziona con un clic con il tasto sinistro del mouse sopra al grafico stesso. Quando il grafico è selezionato (Figura 4.6.4) viene attivata una cornice attorno al grafico contenente delle maniglie per il ridimensionamento (come verrà descritto nelle prossime sezioni); inoltre nella Barra multifunzione vengono attivate tre schede (Progettazione, Layout e Formato) contenenti le icone relative a tutti i comandi per la gestione e la modifica del grafico selezionato (Figura 4.6.5). Figura Grafico selezionato 35

36 Figura Schede per la progettazione del grafico Tipo di grafico Per modificare la tipologia del grafico selezionato è necessario fare clic sull icona relativa alla tipologia nella finestra che viene aperta con il clic sull icona Cambia tipo di grafico nella scheda Progettazione (Figura 4.6.6). Selezionata la categoria nella sezione sinistra della finestra, si fa clic sull icona relativa al tipo da applicare. La stessa finestra può essere attivata con la voce omonima dal menu di scelta rapida associato al grafico. Figura Tutti i tipi di grafico Sposta, ridimensiona e cancella Quando il grafico è un oggetto nel foglio di lavoro può essere gestito come un immagine, e dunque può essere spostato, ridimensionato ed eliminato. Un grafico viene spostato tramite il trascinamento del mouse, dopo aver posizionato in cursore in un punto qualsiasi dell area del grafico. Per ridimensionare il grafico si può far uso delle maniglie posizionate sul bordo del grafico stesso. Quando il mouse è posizionato su una di tali maniglie, il cursore assume la forma di una doppia freccia; si trascina il mouse fino ad ottenere le dimensioni desiderate. Un grafico selezionato si elimina con il tasto CANC. Figura Scelta per la destinazione dello spostamento del grafico 36

37 Si può scegliere di spostare il grafico in un nuovo foglio di lavoro come oggetto; in alternativa il grafico può diventare l unico elemento del foglio di lavoro che, dunque, non avrà celle in cui inserire i dati. La posizione di destinazione deve essere impostata nella finestra di dialogo (Figura 4.6.7) associata all icona Sposta grafico nella scheda Progettazione, oppure nel menu a discesa associato al grafico. Modifica Il grafico in Excel è un oggetto composto da un insieme di elementi che possono essere visualizzati o meno. Come anticipato e illustrato in Figura 4.6.3, gli elementi fondamentali sono il titolo, le etichette dei dati, l area del grafico, l area del tracciato, gli assi e la legenda. Ciascuno di essi può essere personalizzato in ogni suo aspetto: posizione, colore di riempimento, formattazione del carattere (se si tratta di un testo) e altro. Ogni elemento viene gestito tramite la finestra che viene aperta selezionando la voce Formato (seguita dal nome dell elemento) dal menu di scelta rapida associato all elemento stesso. Gli oggetti di un grafico possono essere selezionati anche tramite il menu a discesa associato alla casella di testo nel gruppo Selezione corrente della scheda Layout della Barra multifunzione. Titolo del grafico Per assegnare un titolo al grafico si sceglie la voce relativa alla posizione in cui esso deve comparire dal menu a discesa associato all icona Titolo del grafico (Figura 4.6.8) nel gruppo Etichette della scheda Layout. Figura Aggiunta del titolo L aspetto del titolo (colore di riempimento, bordo, allineamento) può essere personalizzato all interno della finestra (Figura 4.6.9) associata alla voce Altre opzioni titolo. Per modificare il titolo si digita il nuovo testo dopo aver attivato il cursore all interno dell etichetta relativa al titolo. Per eliminarlo dal grafico può essere eseguita indifferentemente una delle seguenti procedure: Selezionare l opzione Nessuno dal menu a discesa associato all icona Titolo del grafico nel gruppo Etichette; Selezionare il titolo nel grafico e premere il tasto CANC; Selezionare la voce Elimina dal menu di scelta rapida associato al titolo; 37

38 Figura Personalizzazione del titolo del grafico Serie dati Per modificare il formato delle serie dei dati è necessario lavorare nella finestra associata alla voce Serie seguita dal nome della serie dei dati da modificare. Se deve essere modificato solo il colore di una singola colonna, o una singola fetta del grafico, è necessario porre particolare attenzione alla selezione. Facendo un clic sull elemento viene selezionata tutta la serie; con un secondo clic viene selezionato solo quell elemento. Dalla finestra di dialogo che viene aperta può essere modificato il colore di riempimento, lo stile del bordo e altro. Etichette serie dati Può essere utile visualizzare i dati sopra alle serie dei dati del grafico grazie a opportune etichette che contengono informazioni di vario tipo, dal nome della serie al valore relativo alla serie stessa. L etichetta delle serie dei dati viene gestita tramite l icona Etichette dati (Figura ) nel gruppo Etichette della scheda Layout della Barra multifunzione. Figura Definizione delle etichette dei dati 38

39 Le voci contenute nel menu a discesa associato a Etichette dati cambiano a seconda della selezione nel grafico. Per esempio se nel grafico sono state inserite le etichette, le voci contenute nel menu a discesa sono diverse rispetto a quando nel grafico non sono impostate le etichette. Le etichette vengono personalizzate, sia nell aspetto che nell informazione contenuta, tramite le opzioni raccolte nella finestra (Figura ) associata alla voce Altre opzioni etichette dati. Figura Personalizzazione delle etichette dei dati Nel caso particolare di un grafico a torta, per quanto riguarda la serie può essere impostata la visualizzazione della percentuale che ciascuna fetta occupa rispetto al totale. In Figura è riportato il grafico a torta basato sui dati del grafico di esempio, su ogni fetta è stata impostata la visualizzazione della percentuale. Figura Percentuale sulle fette della torta 39

40 Colore di sfondo del grafico Lo sfondo del grafico è denominata Area del grafico. Dopo aver selezionato tale parte con un clic sul grafico (in corrispondenza di tale parte), oppure selezionando la voce ad esso relativa nel menu a discesa nel gruppo Selezione della scheda Layout, si può modificare il colore con uno dei seguenti due metodi: Scegliere il colore dal menu a discesa associato all icona Riempimento forma nella scheda Formato (Figura ); Scegliere il colore nella scheda Riempimento della finestra associata alla voce Formato area grafico dal menu di scelta rapida associato a tale parte del grafico; Figura Scelta del colore di riempimento In entrambi i casi viene data la possibilità di impostare, oltre ad un colore a tinta unita, anche degli effetti di colorazione. Per esempio si può impostare una sfumatura da un colore ad un altro, oppure definire una trama o un immagine. Figura Formattazione del carattere 40