Anno 2009/2010 Syllabus 5.0

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1 Patente Europea di Informatica ECDL Modulo 6 Lezione 2: Inserimento e formattazione di testo Tabelle Grafici Organigrammi Anno 2009/2010 Syllabus 5.0

2 La maggior parte delle presentazioni di PowerPoint contiene diverse caselle che possono ospitare del testo. Per creare una presentazione è buona regola inserire il testo all interno delle diapositive in modo chiaro ma conciso. Una presentazione è ben diversa da un documento di testo, pertanto dovrebbe presentare soltanto del testo sintetico per affiancare l attività del relatore. E conveniente utilizzare elenchi puntati per enumerare diversi elementi non ordinati, mentre sono utili gli elenchi numerati per indicare, ad esempio, procedure formate da diversi passi. Anche la formattazione del testo gioca un ruolo fondamentale, dal momento che l impatto visivo è importante per progettare una buona presentazione.

3 Nelle diapositive che presentano caselle per contenuti è sufficiente cliccare sul testo predefinito e digitare il testo da sostituire ad esso. Una volta terminato l inserimento si clicca con il tasto sinistro del mouse all esterno della casella per confermare l operazione. E possibile inserire del testo in una diapositiva in Visualizzazione Normale, digitandolo direttamente nelle caselle, oppure utilizzando la visualizzazione Struttura disponibile nella barra di sinistra. Se il testo inserito è troppo lungo, PowerPoint adatta la dimensione del carattere per contenerlo tutto nella casella. Per ridimensionare una casella contenuto è sufficiente trascinare uno degli otto quadretti che si trovano a margine fino alla dimensione desiderata. Per spostarla, invece, si trascina la casella facendo click sinistro sul bordo.

4 Oltre che digitandolo da tastiera, è possibile inserire del testo copiandolo da diapositive diverse o persino da documenti di diverso tipo. In questo caso, si utilizzano i pulsanti Taglia, Copia e Incolla della barra multifunzione scheda Home (oppure le analoghe combinazioni di tasti CTRL X, CTRL C e CTRL V). La procedura per modificare il testo all interno di una diapositiva è analoga a quella impiegata per l inserimento: si clicca sul testo all interno della casella, si modifica da tastiera e poi si clicca in un punto qualsiasi della diapositiva. Le operazioni sono analoghe per ogni tipo di casella di testo, compresa ad esempio quella del titolo.

5 Per annullare rapidamente l ultima operazione compiuta (o una serie di operazioni) è possibile utilizzare il pulsante Annulla che si trova nella barra di avvio rapido. Il pulsante Annulla cancella gli effetti dell ultima operazione (ad esempio inserimento di testo, modifica di un immagine, applicazione di un tema ); se si vogliono annullare più operazioni si usa invece il pulsante con la freccia in basso e si seleziona la sequenza da cancellare. Se si annullano operazioni ma si intende tornare sui propri passi è possibile utilizzare il pulsante Ripristina per cancellare, un operazione alla volta, gli effetti dell uso di Annulla.

6 Una volta selezionato il testo da formattare, è possibile intervenire su di esso tramite i pulsanti della barra multifunzione scheda Home gruppo Carattere. In questo riquadro sono disponibili molti pulsanti per operare sul testo, tra i quali la selezione di tipo e dimensione del carattere, effetti come il grassetto, corsivo, apice e pedice, il colore. Cliccando sul pulsante in basso a destra nel riquadro o cliccando con il tasto destro del mouse sul testo selezionato è possibile accedere alla finestra Carattere, che mostra alcune opzioni avanzate di formattazione (come gli stili della sottolineatura).

7 Il gruppo Paragrafo della barra multifunzione scheda Home contiene opzioni per modificare la disposizione e l allineamento del testo all interno della casella, oltre ad inserire elenchi numerati e puntati. Sono presenti, tra gli altri, pulsanti per allineare il testo a sinistra/centrato/a destra/giustificato, suddividerlo in colonne, modificare l interlinea e i rientri oppure ruotare il contenuto. Cliccando sul pulsante in basso a destra nel riquadro o cliccando con il tasto destro del mouse sul testo selezionato è possibile accedere alla finestra Paragrafo, che mostra alcune opzioni avanzate di formattazione (come le spaziature personalizzate).

8 Una diapositiva con un contenuto può ospitare una tabella. Questo può risultare utile per presentare e confrontare dati numerici, oppure quando una suddivisione in colonne o un elenco puntato non riescono ad evidenziare le informazioni nel modo desiderato. Per inserire una tabella si possono seguire due procedure: Se la diapositiva contiene una casella contenuto è sufficiente cliccare sul pulsante Inserisci tabella al centro di essa; sarà quindi possibile determinare il numero di righe e colonne; Dalla barra multifunzione scheda Inserisci è possibile accedere al pulsante Tabella; il menu a tendina che ne discende permette di evidenziare il numero di righe e colonne (e vedere un anteprima), oppure scegliere le funzioni Inserisci tabella, Disegna tabella e Foglio di lavoro Excel.

9 Le tabelle inserite in una diapositiva vengono formattate secondo il tema applicato alla presentazione. Per inserire dati all interno di una tabella si clicca su una cella e si digitano i valori da tastiera; è possibile muoversi tra le celle con i tasti direzionali, e ridimensionarle trascinando i bordi con il tasto sinistro del mouse. Per selezionare parti di una tabella (righe o colonne) si può cliccare ai bordi di essa, quando il cursore assume l aspetto di una freccia rivolta verso la tabella. Selezionare una parte di una tabella apre nella barra multifunzione le schede Progettazione e Layout, che permettono di personalizzarne l aspetto.

10 Opzioni stile tabella: permette di mettere in evidenza alcune parti della tabella con stili diversi, come la prima riga o colonna; Stili tabella: permette di scegliere tra alcune combinazioni di colori proposte coerentemente con il tema, oppure modificarle con i pulsanti a fianco degli stili; inoltre permette di modificare i bordi e gli effetti applicati alle celle; Disegna bordi: permette di disegnare linee (fissando stile, spessore e colore) o cancellarle.

11 Righe e colonne: permette di aggiungere o eliminare righe e colonne da una tabella esistente. Unione: permette di creare celle che coprono più righe o più colonne, ad esempio per creare intestazioni. Dimensioni cella: permette di stabilire dimensioni esatte per righe e colonne, e di ripartire larghezza e altezza della tabella in modo uniforme. Allineamento: permette di disporre il testo all interno delle celle e fissare i margini. Dimensioni tabella: permette di stabilire dimensioni esatte per la tabella, eventualmente fissando le proporzioni. Disponi: porta la tabella in primo piano oppure la arretra.

12 I grafici sono spesso usati per presentare ed interpretare in modo immediato diverse serie di dati. Nello spirito di PowerPoint, può essere utile generare grafici per confrontare valori ed evidenziare tendenze a prima occhiata. E possibile inserire un grafico in una diapositiva con una casella contenuto cliccando sul pulsante che rappresenta un istogramma. Se nella diapositiva non ci sono caselle contenuto disponibili, è possibile inserirlo tramite la barra multifunzione scheda Inserisci Grafico. Inserendo un grafico viene aperta una finestra di Excel con una bozza di dati, modificabili secondo le proprie esigenze.

13 Si seleziona il tipo di grafico in una finestra analoga ad Excel; Nella finestra di Excel si inseriscono i dati e si rinominano le intestazioni delle serie e delle categorie; è possibile visualizzare in tempo reale le modifiche nella diapositiva, e chiudere il foglio di Excel quando si è terminato l inserimento dei dati; E possibile riaprire il file di Excel per modificare i dati facendo click destro sul grafico e scegliendo Modifica dati (con la stessa procedura è possibile cambiare tipo di grafico con il pulsante Cambia tipo di grafico).

14 Cliccando su un area vuota nel grafico viene selezionato l intero oggetto. Cliccando invece su un elemento (come una serie di dati o la legenda) è possibile formattarlo singolarmente. Selezionando un grafico o una sua parte si aprono tre nuove schede nella barra multifunzione: Progettazione: permette di modificare il tipo di grafico, i dati, il layout e lo stile del grafico; Layout: permette di inserire e formattare i normali componenti di un grafico, come la legenda o le etichette dati; Formato: permette di stabilire dimensioni e aspetto dei componenti, come il colore e i bordi.

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16 Una diapositiva di PowerPoint può ospitare diversi tipi di schemi, tra cui un organigramma. E possibile inserire un organigramma in una diapositiva con una casella contenuto cliccando sul pulsante Inserisci elemento grafico SmartArt. Se nella diapositiva non ci sono caselle contenuto disponibili, è possibile inserirlo tramite la barra multifunzione scheda Inserisci SmartArt. Tra i numerosi schemi, nella scheda Gerarchie troviamo la voce Organigramma. PowerPoint crea un modello di organigramma con alcuni elementi predefiniti: sul lato sinistro della casella si trova un pulsante con due frecce che apre un riquadro che elenca i componenti dell organigramma e le loro relazioni gerarchiche.

17 Per aggiungere nuovi elementi si può procedere in due modi: Dal riquadro di gestione degli elementi dell organigramma, si digita il nome degli elementi da aggiungere direttamente sotto gli elementi esistenti, andando a capo con il tasto INVIO (ogni nuova riga costituisce un elemento); Nella barra multifunzione scheda Progettazione si trova il pulsante Aggiungi forma: selezionando un elemento esistente e cliccando sul pulsante con la freccia in basso è possibile scegliere che tipo di relazione deve esistere tra l elemento esistente e quello nuovo (ad esempio, se deve essere un subordinato, un assistente o una figura dello stesso livello gerarchico); dalla stessa scheda è anche possibile modificare il livello gerarchico di elementi esistenti. Per rimuovere elementi dell organigramma è sufficiente selezionarli e premere CANC.

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19 Slide a cura di Enrico Borghi

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