Soluzione Informatica. Gestione Risorse Umane

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1 Soluzione Informatica Gestione Risorse Umane

2 Che cos'è? La soluzione informatica per la Gestione Risorse Umane è un applicativo software di ultima generazione che consente una gestione efficace ed efficiente di tutte le problematiche connesse al personale che compone l'azienda: dall'organizzazione del lavoro, all'assegnazione dei vari turni/mansioni alla raccolta di tutti i dati necessari per arrivare all'emissione della busta paga. Le caratteristiche principali del prodotto sono: 1. tecnologia all'avanguardia Il sistema è stato progettato e realizzato in tecnologia Java web nativa ed è quindi utilizzabile sia in internet che nell' intranet aziendale. L'azienda e gli operatori sia all'interno che all'esterno della sede possono quindi essere sempre in contatto. 2. semplicità di utilizzo Il sistema è realizzato a "misura di utente " affinchè l apprendimento sia facile e veloce ed è corredato di manuale in linea. 3. sicurezza La struttura del sistema è progettata e realizzata per consentire le più diverse politiche di sicurezza (anche le più sofisticate) e permette un trasporto sicuro delle informazioni anche via internet, evitando che esterni non autorizzati accedano ai dati. 4. flessibilità La tecnologia scalabile con cui è stato realizzato il software, permette di accompagnare la crescita aziendale adeguandosi alle nuove esigenze. 5. parametrizzazione La struttura è stata progettata e realizzata per essere facilmente modificabile; gli utenti possono cambiare aspetti funzionali del sistema senza interventi di programmazione 6. conservativo L'azienda può riutilizzare sistemi operativi e database già in uso nonchè qualsiasi personal computer munito di browser per la navigazione internet. Questo implica quindi costi minimi legati alle infrastrutture hardware. 7. multi-azienda, multi-lingua e multi-valuta Il sistema è stato progettato e realizzato per comunicare con l esterno: consente quindi di lavorare con più aziende, più lingue e più valute diverse, in funzione dell utente e della sua localizzazione geografica e/o delle sue necessità L integrazione della struttura con il gestionale EGGs web consente inoltre una integrazione diretta con sistemi quali quelli di controllo di gestione, amministrazione, business intelligence, sistema qualità, ecc pagina

3 Infrastruttura informatica: 1. anagrafiche operatori 1.1. dati di base 1.2. contratti di lavoro 1.3. contratti di soggiorno 1.4. orari di lavoro 1.5. comunicazioni 1.6. stampe 1.7. visite mediche 1.8. indumenti operatori 1.9. capitale sociale prestito sociale 2. attività operatori 3. buste paga La forza del prodotto sta nel racchiudere in sè due importanti aspetti, qui riuniti in un'unica soluzione: uno "schedulatore" delle attività un sistema in grado di raccogliere tutti i dati necessari per redigere le buste paga (ferie, permessi, malattia, indennizzi, straordinari effettuati,...) Una volta codificati gli operatori ed il loro inquadramento/mansione, il sistema consente una gestione puntuale delle loro attività: è possibile pianificare le loro mansioni ed i relativi reparti/cantieri di lavoro, i turni ed eventuali sostituzioni. Il sistema è interfacciabile con rilevatori presenze presenti in struttura, i dati vengono trasferiti in tempo reale all ufficio di competenza per la relativa rendicontazione. L applicativo permette di monitorare le presenze anche su reparti/cantieri esterni alla struttura centrale con l utilizzo di appositi palmari forniti ai rispettivi responsabili. E possibile monitorare in tempo reale presenze/assenze degli opertori, eventuali straordinari, sostitituzioni ecc. I dati rilevati verranno inviati giornalmente, settimanalmente e/o mensilmente alla sede centrale che li potrà successivamente integrare nel "cartellino" dei singoli operatori per la redazione delle buste paga. pagina

4 Il sistema: Vediamo nel dettaglio i componenti portanti della struttura legata alla gestione delle risorse umane: 1. Anagrafica operatori L'anagrafica operatori è la strttura dati principale del sistema e consente di gestire: 1.1. dati di base 1.2. contratti di lavoro 1.3. contratti di soggiorno 1.4. orari di lavoro 1.5. comunicazioni 1.6. stampe 1.7. capitale sociale 1.8 prestito sociale 1.9. visite mediche indumenti operatori 1.1 dati di base pagina

5 In questa sezione l utente è in grado di gestire: i dati generali dell'operatore quali - nome - cognome - data e luogo di nascita - cittadinanza - codice fiscale (calcolato in automatico) - residenza/domicilio - contatti telefonici - dati bancari per l'accredito della busta paga - riferimenti TFR e eventuali deleghe sindacali i centri di costo i documenti da presentare con relative scadenze (passaporto, permesso di soggiorno/idoneità alloggio per i dipendenti extracomunitari, certificato sanitario ASL,..). Come si evince dalla videata presentata sopra la procedura consente di esaminare le scadenze relative alla presentazione dei documenti da parte degli operatori e dei documenti stessi. pagina

6 1.2. contratti di lavoro Queste sezioni consentono di gestire i dati legati al contratto di lavoro: ovvero data di assunzione/licenziamento tipo inquadramento con gestione storico livelli di assunzione gestione storico con attribuzione automatica da contratto mansione e livelli di rischio connessi all'attività da svolgere Il sistema gestisce lo storico delle mansioni ricoperte dall'operatore all'interno dell'azienda. tariffa oraria dell'operatore posizione INAIL/INPS eventuali invalidità/disabilità detrazioni per assegni familiari dettaglio contratto di lavoro in essere ed eventuale archivio storico dei contratti precedentemente sottoscritti dati relativi a benefit ed indennità spettanti all'operatore dati relativi al libro sociale pagina

7 1.3. contratti di soggiorno Per i dipendenti stranieri, il sistema consente di gestire i contratti di soggiorno effettuando la stampa del documento di lavoro che il dipendente dovrà presentare alla prefettura pagina 7

8 1.4. i turni La sezione consente la visualizzazione dei dati relativi agli orari di lavoro dell'operatore. in particolare: il reparto/cantiere di riferimento per lo svolgimento delle attività i turni di lavoro: in termini di monte ore giornaliere e settimanali di lavoro sui cantieri il tipo di salario applicato: in conseguenza della tipologia di turno (diurno, notturno, straordinario,...) e del contratto di lavoro sottoscritto. pagina

9 1.5. comunicazioni E' disponibile una sezione "Comunicazioni" in cui l'utente può gestire manualmente o automaticamente le comunicazioni generali indispensabili per la corretta emissione delle buste paga: cambio tipo inquadramento cambio residenza / domicilio cambio centro di costo cambio conto corrente cambio passaggio di livello cambio mansione inserimento benefit inserimento indennità scadenziario tariffa oraria indispensabili per la corretta emissione della busta paga. comunicazione dei crediti dell'operatore se l'operatore viene licenziato. Nel caso ci siano dei crediti ancora aperti, il sistema genera in automatico alla data di licenziamento una comunicazione che indica i crediti aperti (finanziamenti non terminati). Tale comunicazione deve essere inviata all'ufficio buste paga per effettuare la trattenuta, degll'importo dovuto, dal TFR dell'operatore stampe Il sistema consente di eseguire le stampe relative a: comunicazione assunzione comunicazione dimissioni variazione orari di lavoro stampa cartellini stampa elenco operatori lettera di richiesta documenti pagina

10 1.7. visite mediche Il modulo consente la gestione dei dati connessi alla posizione sanitaria dell'operatore ed i risultati delle visite mediche/vaccini effettuati o ancora da effettuare con conseguente comunicazione diretta all'operatore. E' possibile pianificare le visite degli operatori in funzione dell'orario di lavoro contrattuale nonchè visualizzare e stampare per ogni operatore lo scadenziario dei controlli medici e relativi moduli: la lettera di convocazione per la visita la lettera di richiamo per chi non ha fatto la visita entro la data indicata il modulo della prima visita l'esito della prima visita il modulo della visita periodica pagina

11 1.8. indumenti operatori Il sistema offre un pronta gestione del magazzino indumenti operatori attraverso: la codifica dei magazzini degli indumenti relative causali di magazzino gestione dei dati di carico (causale di carico, fornitore, provenienza, tipo indumento, unità di misura, taglia, prezzo, ecc...) la dotazione fornita agli operatori le movimentazioni di indumenti tra gli operatori le disponibilità a magazzino per ogni tipologia di indumento Il modulo offre inoltre una serie di visualizzazioni/stampe all'operatore, quali: movimento magazzino indumenti giacenza disponibilità giacenza/disponibilità per indumento giacenza/disponibilità per date pagina

12 MODULI AGGIUNTIVI PER LE SOCIETA COOPERATIVE 1.7. capitale sociale Per i dipendenti inquadrati come "soci" il sistema fornisce strumenti per gestire tutti i dati relativi al capitale sociale. Il sistema consente l'erogazione e la generazione dei movimenti di rateizzazione per la detrazione sulle busta paga. A disposizione dell'utente sono presenti le seguenti stampe: capitale sociale capitale sociale dimessi libro sociale variazione mensile capitale sociale. pagina

13 1.8. prestito sociale Il sistema consente di gestire il prestito sociale attraverso la codifica dei dati anagrafici relativi a causali e movimenti di prestito sociale l'inserimento di nuovi libretti di prestito sociale la ricerca, visualizzazione, modifica, eliminazione e stampa di quelli esistenti. Nel caso di eliminazione e quindi di estinzione del libretto, il sistema provvede all'espletamento di tutte le operazioni necessarie alla chiusura quali: - la generazione degli interessi di cessazione rapporto - il calcolo della ritenuta d'acconto - il rimborso del prestito Per i libretti attivi il sistema consente la gestione manuale dei movimenti di prestito sociale, il calcolo dei versamenti e degli interessi nonchè la visualizzazione e stampa dell'estratto conto di prestito sociale per ogni singolo libretto. L'applicativo gestisce tutti gli aspetti connessi ai tassi di interesse ed al loro aggiornamento. Attraverso la sezione "Comunicazioni" è possibile gestire un tipo di comunicazione Prestito Sociale che consente di indicare al consulente delle paghe le variazioni relative alla gestione del prestito degli operatori quali: inizio versamento prestito sospensione prestito per aspettativa esenzione prestito ripresa versamento prestito pagina

14 2. attività operatori Il modulo consente la gestione del flusso operativo delle attività da svolgere a cura dei singoli operatori e si compone di: 2.1 pianificazione attività 2.2. consuntivazione attività 2.3. cartellini operatori 2.1 pianificazione Il sistema consente la pianificazione automatica dei turni degli operatori nei cantieri in maniera intuitiva e veloce: selezionando il periodo di riferimento si possono simulare gli impegni per operatore con evidenza dei turni e dei cantieri di assegnazione, considerando eventuali ferie, permessi ed assenze (maternità, malattia,..). pagina

15 Nella fase di abbinamento di un cantiere ad un operatore, il sistema verifica se l'operatore abbia l'idoneità per operare nel cantiere attribuito: verifica il livello di rischio associato al cantiere/area in esame verifica se l'operatore ha effettuato la visita medica di idoneità ed è ancora valida verifica se nell'esito della visita medica sono stati indicati dei livelli di rischio di non idoneità Nei casi in cui l'operatore non abbia effettuato la visita di idoneità o la visita non risultasse valida, oppure nella visita medica siano stati riscontrati livello di rischio di non idoneità, il sistema visualizzerà un messaggio di avvertimento segnalando che l'utente non è idoneo al livello di rischio del cantiere o che non ha effettuato la visita di idoneità o la visita non è valida. In quest'ultimo caso il sistema inserirà automaticamente un record nello scadenziario dei controlli operatore per le visite da effettuare che dovranno essere pianificate. A disposizione dell'utente sono presenti numerose funzioni di ricerca, visualizzazione e stampa degli impegni operatori. E' possibile inserire, modificare o eliminare dati inseriti all'interno del calendario impegni di un operatore, visualizzando: dettagli dell'impegno visualizzare le ferie ed i permessi maturati e goduti dall'operatore inserire impegni in modo massivo (es. pianificazione ferie) stampare il calendario pagina

16 2.2 consuntivazione attività Dalla pianificazione delle presenze il sistema consente di consuntivare/rilevare le presenze degli operatori per cantiere/area grazie alla gestione del "cartellino" degli operatori. La procedura permette di confermare o modificare gli orari previsti per lo svolgimento delle attività assegnate, consuntivare giornate di ferie, permessi o malattia direttamente in cantiere. Inoltre il sistema consente di ottimizzare le operazioni di sostituzione degli operatori mancanti (in ferie, in malattia, in permesso,...) in funzione di regole quali: presenza ed esperienza nel medesimo cantiere qualifica livello di rischio,... pagina

17 2.3 cartellini operatori La gestione dei cartellini operatori consente di visualizzare e confrontare quanto pianificato con quanto effettivamente eseguito in un unico documento. L'utente ha a disposizione funzioni di ricerca, visualizzazione, modifica e stampa dei singoli cartellini. Esempio di stampa cartellini. pagina

18 3. buste paga Effettuata la consuntivazione delle ore per operatore/cantiere con evidenza delle ore eccedenti l'orario stabilito e soggette a maggiorazione (straordinari, festivi, ecc...) e considerando quanto indicato sul cartellino, il modulo consente l'archiviazione e l'esportazione dei dati necessari per la preparazione delle buste paga. E' inoltre possibile elaborare le ferie/permessi maturati ad una data ed in funzione del contratto di lavoro in essere, proiettare ad una data futura l'eventuale maturazione con indicazione separata per ferie e permessi. I dati ricavati possono essere stampati per l'invio all'ufficio paghe. pagina

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