La soluzione Rfid per la gestione degli Asset degli spazi e del personale

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1 degli spazi e del personale

2 Il problema Una corretta gestione degli Asset è fondamentale per qualsiasi Amministrazione Pubblica o Privata. La valorizzazione del proprio patrimonio, l adeguamento e l osservanza delle indicazioni del legislatore, impone lo sviluppo di una più moderna ed aggiornata gestione del patrimonio interno e rappresenta un passo essenziale verso una gestione efficiente ed integrata delle risorse a disposizione. La necessità di adeguarsi alle norme legislative vigenti DPR n 254 del 4/ 09/2002 e Circolare 42 della Ragioneria generale dello Stato del 30/12/2004, legata all esigenza di procedere all effettuazione di una rilevazione del patrimonio di beni esistente per conoscere l effettivo patrimonio mobiliare a disposizione, nonché il bisogno di conoscere dove questo patrimonio è allocato, richiede un sistema gestionale che rilevi le modificazioni attinenti la gestione finanziaria e patrimoniale. L informatica, pur offrendo soluzioni software per la gestione del registro dei cespiti in termini d inserimento in un database e di ricerca/aggiornamento dei dati contenuti, non risolve il problema della mobilità degli oggetti e della conseguente necessità di aggiornamento tempestivo dell informazione. I dati inseriti nel software di gestione rispecchiano, il più delle volte, una situazione che nella realtà risulta già mutata e quindi non rispondente alle necessità di chi deve gestire i beni. Diviene pertanto necessario per l'amministrazione adottare un sistema di rilevazione dei cespiti che garantisca l effettiva consistenza del proprio patrimonio e la sua dislocazione sul territorio anche tra più sedi. L insieme di queste esigenze porta all individuazione di una metodologia innovativa per la gestione degli Asset costituenti il patrimonio immobiliare. Pagina 2 di 11

3 La soluzione è la soluzione di ricognizione inventariale basata su tecnologia RFId (Radio Frequency Identification) che consente di conoscere in maniera semplice e a basso costo, l'esatta consistenza ed ubicazione dei beni/cespiti del patrimonio di un ente o di una azienda. Garantendo al contempo la tracciatura dell Asset durante tutto il suo ciclo di vita dal momento dell acquisto fino al suo eventuale discarico. è una soluzione integrata che si sviluppa intorno a tre elementi: la tecnologia RFId, che semplifica il lavoro di rilevazione e di aggiornamento dei cespiti, garantendo l'univocità dei dati rilevati; l' approccio metodologico, che rimpiazza i sistemi di identificazione di tipo tradizionale, a controllo visivo, e riduce di oltre il 60% le attività di inventario, consentendo ampi risparmi; un programma software, che gestisce i dati identificativi e di ubicazione dei cespiti, rendendoli disponibili ai programmi gestionali aziendali per soddisfare le esigenze civilistico-fiscali e gestionali del controllo degli investimenti si basa su un applicativo software di tipo gerarchico. Il risultato è una piramide (un albero) nella quale il flusso informativo viene filtrato, di Pagina 3 di 11

4 strato in strato, per portare alla luce le informazioni che contano numero beni presenti, ubicazione, spostamenti. Ogni nodo di questo albero è responsabile di raccogliere le informazioni dallo strato sottostante, elaborarle, e trasmetterle allo stato soprastante. Questa modalità permette di lavorare mediante il riconoscimento di macro e microaree sedi, aree, uffici, stanze, codificate da tag e su una piattaforma informatica strutturata a più livelli. La struttura così concepita consente di associare tutti i cespiti in base alla loro esatta allocazione fisica e monitorare automaticamente tutte le movimentazioni di cespiti che avvengono nel tempo all interno dell azienda/ente o delle sue altre sedi esterne. Attraverso è possibile tracciare tutto il patrimonio di un azienda costituito da risorse umane, asset ed edifici/locali, attraverso una planimetria ipertestuale che consente al responsabile di visualizzare graficamente tutte le informazioni e ottenere in tal modo un quadro esatto della reale consistenza degli immobili, della loro localizzazione e del capitale umano a disposizione. Mediante la planimetria dell ente riportata su sarà possibile effettuare tutta una serie di interrogazioni bidirezionali dati/planimetria che ci permetteranno di conoscere l esatta assegnazioni di asset ad una stanza, la sua dimensione e il personale che la occupa, nonché mediante collegamento al data base del personale la scheda anagrafica di ogni singolo dipendente matricola, foto, livello, ecc. Tutta la gestione delle notizie contenute nel data base di saranno visualizzabili mediante web browers secondo determinati parametri di sicurezza. Pagina 4 di 11

5 Gli elementi del sistema: I tag Smart Label Ogni cespite viene dotato di un'etichetta intelligente (tag) applicata direttamente sul bene. I tag hanno una memoria interna (microchip) che può raggiungere i 2 Kbit, e garantiscono la funzione lettura/scrittura eseguibile a distanza. Ogni tag potrà contenere all'interno della propria memoria tutte le indicazioni relative al cespite, (numero d'inventario, numero del tag, assegnazione, ecc.) e all'esterno potrà riportare informazioni di tipo grafico e testuale (ad es. logo Internet Now srl. e n inv ). Il lettore palmare E' lo strumento necessario per il dialogo con il tag. Attraverso tale strumento è possibile scrivere informazioni sul tag o leggerne il contenuto. Il lettore palmare ha al suo interno un proprio applicativo per la gestione delle informazioni da e verso i tag e il server. L'utilizzo abbinato di tag e lettori palmari per l'operazione di rilevazione ed aggiornamento dei beni, permette la raccolta completamente in digitale di tutte le informazioni contenute nella memoria del tag, eliminando il supporto cartaceo e la possibilità di errori manuali. I lettori permettono di rilevare migliaia di codici prima di dovere scaricare i dati al server per gli aggiornamenti. Tutti i dati e le informazioni sono visualizzabili sul display del lettore. Il server e l'enterprise integration Il sistema software della soluzione funziona mediante il riconoscimento di macro e microaree (sedi, stanze, ecc.), codificate da tag; la piattaforma, strutturata a più livelli, consente la creazione di una gerarchia ambientale, che consente di identificare tutti i cespiti in base alla loro allocazione fisica e di monitorare agevolmente tutte le movimentazioni di cespiti che avvengono nel tempo all'interno dell'azienda/ente. L'architettura del sistema è aperta e modulare e poggia su S.O. di tipo Pagina 5 di 11

6 standard (win95/98, NT, 2000, XP, Linux) su database relazionali Oracle, Microsoft SQL, DB2, o Mysql (in ambiente Linux), che garantiscono l'interfacciabilità con qualsiasi sistema gestionale aziendale dedicato alla parte contabile/fiscale della gestione dei cespiti. Pagina 6 di 11

7 Lo schema logico: Rilevamento I dati importati dal software di gestione aziendale dei cespiti verso vengono elaborati ai fini della codifica e la stampa dei tag. La fase immediatamente successiva prevede l'etichettatura di beni/cespiti, dei locali, secondo uno schema di gestione gerarchica multi-livello logica delle ubicazioni fisiche (sedi, piani, uffici, stanze, ecc.), e il rilevamento tramite palmare ( Radio Frequency Identification ). Aggiornamento L'aggiornamento dei dati e la verifica degli spostamenti dei beni all'interno dell'organizzazione avviene tramite rilevamento a distanza (RFId) attraverso un terminale batch. Le informazioni raccolte vengono trasferite a aziendale., per l'aggiornamento dei dati, e da questi verso il gestionale Pagina 7 di 11

8 Vantaggi e benefici della gestione Asset attraverso tag Tempi La possibilità di ridurre di due terzi (oltre il 60%) i tempi di aggiornamento dell'inventario. Efficacia Garantire la conoscenza della reale consistenza, del tipo e del numero di beni in possesso (sapere cosa si ha e dove). Precisione e accuratezza La metodologia di rilevazione ed aggiornamento, basata su sistemi ricetrasmittenti, sostitutiva dei sistemi a controllo visivo/manuale, rende univoco il dato rilevato, consentendo corrette valutazioni di bilancio (riconciliazione civilistica-fiscale reale del patrimonio aziendale). Non invasività La soluzione non modifica il sistema di gestione in uso presso l'organizzazione per soddisfare le esigenze civilistico-fiscali e gestionali del controllo degli investimenti. Visualizzazione grafica Tutte le informazioni relative agli asset, alle stanze e al personale, sono riportate su una planimetria ipertestuale che permette mediante un semplice click del mouse di conoscere esattamente ed in tempo reale come e da chi è composta una stanza. Costi L'utilizzo di tag e lettori palmari permette una sensibile riduzione dei costi d'inventario in termini di ore lavoro ed addetti da impiegare. Pagina 8 di 11

9 La tecnologia RFId La Radio Frequency Identification (sistema di identificazione tramite l'uso della Radio Frequenza) è un insieme di tecnologie che prevedono la sostituzione dei sistemi di identificazione di tipo visivo/manuale con radiotrasmettitori. L'elemento principale di un sistema RFId è un dispositivo chiamato transponder, tag o smart-label che può essere in qualsiasi modo collegato ad un oggetto. Con l'rfid diventa possibile " interrogare " una etichetta associata ad un individuo, a un bene o a un animale e averne in risposta il dato in essa caricato. Pur essendo differenti tra di loro, operanti a diverse frequenze e con modalità specifiche, tutte le apparecchiature RFId hanno in comune la caratteristica di trasmettere il contenuto della loro memoria via radio quando ne ricevono l'ordine da un lettore. Nella memoria ci possono essere informazioni di vario tipo, normalmente i dati caratteristici della persona o della merce a cui lo smart tag è applicato. RFId è tecnologia abilitante e come tale la sua configurazione è fortemente legata e dipendente dall'applicazione che serve. Tag, lettori, antenne e codifiche variano in funzione delle specifiche necessità e requisiti funzionali richiesti dal contesto applicativo. In alcune soluzioni/applicazioni i reading range, la velocità con cui leggere le informazioni, la capacità di memoria, ecc. diventano gli elementi centrali di una soluzione/sistema RFId (technology driven). Le principali componenti hardware di un sistema RFId sono: Il tag/smartlabel L'antenna Lettore fisso o lettore palmare Pagina 9 di 11

10 Tag o transponder L'identificazione a radiofrequenza si basa sull'uso di tag (anche chiamati transponders ), in genere di dimensioni contenute, che possono essere non solo letti, ma anche programmati da sistemi elettronici chiamati lettori. Un tag è quindi un pezzo di memoria che può essere letto e scritto a distanza, tramite radiofrequenza. Esistono varie frequenze radio utilizzate per la trasmissione dati. La media frequenza è quella che oggi ha maggiori possibilità di utilizzo in virtù del miglior compromesso costi benefici. In particolare la media frequenza 13,56 mhz garantisce: Algoritmo di anticollisione, cioè la possibilità di leggere più tag contemporaneamente in un'area ristretta senza che questi interferiscano l'uno con l'altro. Infatti, questo sistema permette di leggere fino a 50 tag in pochi millesimi di secondo Riusabilità (riprogrammazione) Possibilità di lettura e scrittura sui TAG (read & write) Sicurezza delle informazioni (inalterabilità e anticontraffazione) Capacità di memoria (fino a 2 Kbit), con maggiore sicurezza nell'inserimento e nella conservazione dell'informazione: - Notevole sofisticazione degli algoritmi di protezione dell'accesso all'informazione - Controllo sofisticato delle condizioni di scrittura Ampia gamma di modelli (involucri flessibili e molto sottili, fino a raggiungere le dimensioni delle etichette adesive smart label) Antenna L'antenna è ciò che consente ai tag di comunicare con i lettori. Attraverso il campo elettromagnetico generato dall'antenna, il lettore attua il trasferimento dei dati; essa può presentarsi in varie dimensioni secondo le specifiche esigenze da soddisfare. Pagina 10 di 11

11 I lettori o reader/controller I lettori sono gli apparati che consentono la lettura delle informazioni caricate all'interno del tag; hanno diverse caratteristiche e riguardano: le distanze di lettura e di programmazione l'orientamento la forma e tipologia delle antenne la velocità di lettura l'automazione complementare. La comunicazione tra i tre elementi del sistema avviene per induzione generata dall'energia trasmessa dal lettore all'antenna di cui ogni tag è dotato. Nel momento in cui un tag entra in un campo magnetico adeguato, si carica, ed è in grado di dialogare con il lettore che può così leggere il dato caricato nel tag e/o modificarlo. Nel caso più semplice, il tag risponde al lettore mandando il suo codice d'identificazione (ID). Il lettore decodifica questa informazione e ne verifica la validità. I lettori, a seconda del tipo, possono eseguire le seguenti operazioni: registrare il codice del tag leggere, se sono autorizzati a farlo, la memoria del tag scrivere, se sono autorizzati a farlo, nella memoria del tag Pagina 11 di 11

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