La valutazione e la formazione come leva di gestione strategica del personale

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1 La valutazione e la formazione come leva di gestione strategica del personale [sistemi informativi integrati a supporto] Case history Azienda Usl di Parma 18 Maggio 2012 Exposanità

2 Case history Azienda Usl di Parma Il sistema informativo della formazione Luciano Ferrari, Azienda Usl di Parma Servizio Sviluppo Organizzativo e progettazione e UO Formazione Aziendale

3 E possibile profilare le competenze di un professionista del SSN ai fini delle attivitàper i pazienti e la valutazione della performance? Parole chiave: Formazione Competenze Leva strategica del personale Sistema informativo Quesito di fondo 3

4 Agenda Focus sull evoluzione degli aspetti organizzativi Ruolo della formazione nel contesto organizzativo L evoluzione del sistema ECM e l avvio dei dossier Il ruolo del sistema informativo Sviluppo dei Dossier Formativi Lo sviluppo del WEB Lo sviluppo delle competenze Quale integrazione? 4

5 Antecendenti Marzo 2009 Esigenza della Direzione di trovare una forte congruenza tra gli strumenti di programmazione, in particolare: Piano delle Azioni Costruito dai Dipartimenti sulla base degli obiettivi regionali e aziendali che non trovava indicazione delle correlate esigenze formative Piano delle Attività Formative Che presentava modalitàdi costruzione e validazione con livelli di autoreferenzialità(forte centratura su proposte formative connesse alle competenze tecnico professionali) Sistema informativo della formazione Orientato a rispondere ad esigenze di rendicontazione (archivio eventi e rilascio attestazioni ECM) 5

6 Cambiamento di paradigma Passaggio graduale da una funzione operativa ad una funzione strategica Dalla gestione del catalogo degli eventi proposti (formazione = ECM) Ad una nuova strategia fondata sul processo formativo come leva per il miglioramento dei percorsi assistenziali che ha come riferimento gli obiettivi aziendali e lo sviluppo delle competenze personali COME Con forte coinvolgimento (da subito) della rete dei referenti dipartimentali della formazione Con una necessitàcogente di orientare da subito il sistema informativo alle nuove esigenze Con il confronto con realtàesterne: partecipazione ad una Comuntà di pratica (Cerismas) 6

7 Focus strategico vs focus tradizionale FOCUS TRADIZIONALE FORMAZIONE Focus sui fabbisogni formativi segnalati dai professionisti Orientamento all evento formativo Orientamento a soluzioni formative precostituite (progetti formativi strutturati) Valutazione apprendimento opzionale Qualitàmisurata sul successo dell evento FOCUS STRATEGICO FORMAZIONE Focus sui fabbisogni organizzativi e sulle competenze da sviluppare Orientamento al processo formativo (Dossier, Eventi, Valutazione) Le varie metodologie formative si collocano in un ottica di apprendimento e cambiamento Valutazione rispetto ai risultati attesi (audit dipartimentali) Qualitàmisurata in termini di contributo al miglioramento (impatto operativo) 7

8 Lo sviluppo della formazione e delle competenze professionali LIVELLO D Sviluppare le competenze (raccordo con competenze attese) LIVELLO C Dare evidenza alle competenze acquisite (professionista/gruppo) LIVELLO B Programmare i percorsi formativi in linea con gli obiettivi di sviluppo Gestione integrata del DF con il sistema del personale: valutazione dei professionisti e sviluppo individuale LIVELLO A Dare evidenza alla formazione conseguita (Eventi + attestati) 8 Modello elaborato nell ambito della Comunitàdi pratica dei referenti dello sviluppo organizzativo e della formazione

9 Visione del processo formativo Visione macro (organizzazione) Competenze come fattori strategici di sviluppo dell organizzazione Visione strategica Visione micro (professionista) Dalla conoscenza alla competenza sviluppata con l esperienza in un contesto professionale Dalla competenza tecnica alle competenze in una rete multiprofessionale e multidisciplinare Organizzative, relazionali, ricerca,. 9

10 Evoluzione sistema ECM e Dossier Formativo Il riordino della formazione ECM pone l esigenza di avviare in via sperimentale il dossier formativo individuale (e di gruppo) Il dossier formativo deve diventare il cardine per lo sviluppo delle competenzedei singoli professionisti e delle loro aree di appartenenza (una sorta di piano di studi) Vi èquindi un esigenza di un cambiamento di prospettiva nella valutazione dei fabbisogni formativi che deve porre al centro le competenzedelle persone per il miglioramento dei processi di assistenza e cura Diventa fondamentale il ruolo: Il ruolo delle articolazioni (e della rete dei referenti) nell analisi dei fabbisogni La presenza di un sistema informativo 10

11 La progettazione del sistema informativo per la gestione del dossier formativo 11

12 Attività di progettazione In coerenza con l evoluzione normativa nazionale e su mandato dell ASSR RER nel 2010 èstato avviato un percorso sperimentale con altre Aziende della Regione (Imola, Forlì, Cesena) finalizzato a definire: un modello omogeneo di Dossier Formativo che rispondesse al quadro di riferimento regionale e garantisse le specificità aziendali una possibile struttura di sistema informativo (fattore indispensabile per la gestione dei Dossier) 12

13 1 requisito: Pensare la formazione come processo AREA SISTEMA INFORMATIVO AREA SISTEMA OPERATIVO 1. ANALISI DEI BISOGNI (Dossier - PAF) 2. PROGETTAZIONE (Catalogo eventi) 4. VALUTAZIONE DEI RISULTATI (RAF) Valutazione Dip. 3. AZIONE FORMATIVA (Gestione evento) 13

14 Verso il dossier formativo Strumento che accompagna l organizzazione e il professionista Deve consentire di: programmare la formazione di gruppo e individuale rendere esplicito e visibileil proprio percorso formativo (evidenze dell attività svolta) valutarela pertinenza e la rilevanza delle azioni formative frequentate in rapporto al proprio lavoro. (valutazione di coerenzatra la formazione programmata/realizzata e i bisogni individuali/di gruppo/aziendali dei professionisti). 14

15 Dossier formativo di gruppo E un documento di programmazione Due macro tipologie: Dipartimentale Costruito dai Dipartimenti con l indicazione degli obiettivi formativi riferiti all organizzazione e alle persone (competenze) Trasversale Identifica i dossier relativi a progetti formativi organizzati a livello aziendale (corsi obbligatori, ) che hanno una ricaduta sui dipartimenti (es. Case della Salute, Sicurezza, Rischio, Governo clinico, Ricerca, ecc.) 15

16 Bisogni formativi: verso il dossier formativo Ruolo delle articolazioni nell analisi dei fabbisogni Gli obiettivi formativi che andranno a caratterizzare i dossier diventano argomento di discussione ed elaborazione all interno dei Dipartimenti. Riferimenti documentali Piano Sanitario e linee programmazione regionale Il Piano Attuativo Locale e Piano delle Azioni Il Piano delle attivitàformative (PAF) dell anno precedente per le indicazioni di processi pluriennali o di priorità stabilite e non realizzate Riferimenti organizzativi Lo sviluppo delle competenze dei professionisti Le criticità organizzative rilevanti o connesse a processi di cambiamento. L inserimento di nuovi operatori-professionisti o di nuove tecnologie. Focus sulle competenze: Individuazione di 4 aree Collegamento con la programmazione dei dossier Aspettative rispetto alle competenze dei professionisti Aspettative rispetto ai processi organizzativi 16

17 Dossier e sviluppo delle competenze 1. INDIVIDUAZIONE COMPETENZE Analisi attività e processi 2. TRADUZIONE IN COMPORTAMENTI Adattamento al contesto Dizionario delle competenze CAPITALE INDIVIDUALE 3. MAPPATURA DELLE COMPETENZE Competenze attese per ruolo Dossier formativo di gruppo e individuale Analisi gap Piano formativo Valutazione 4. GESTIONE DELLE COMPETENZE Sistema integrato di sviluppo Sviluppo professionale 17

18 Aree di classificazione delle competenze Accessibilità Clinical competence Continuità assistenziale Appropriatezza Competenza tecnica ICT Utilizzo tecnologie 1 COMPETENZE TECNICO PROFESSIONALI 2 COMPETENZE TRASVERSALI E RELAZIONALI Benessere organizzativo Valorizzazione processi relazionali Relazioni con utentefamiglia Comunicazione pubblica Management Programmazione Processi organizzativi Sistema informativo e valutazione 4 COMPETENZE ORGANIZZATIVE E MANAGERIALI 3 MIGLIORAMENTO CONTINUO E RICERCA Accreditamento / qualità Audit e confronto fra pari Gruppi di miglioramento Ricerca Innovazione Formazione attiva 18

19 Analisi dei fabbisogni per profilo professionale Competenze attese Competenze possedute Trasversali Trasversali relazionali relazionali Mana-gement Trasversali Trasversali relazionali relazionali Tecnicoprofess. Tecnicoprofess. Miglioramento Miglioramento Tecnicoprofess. Tecnicoprofess. Miglioramento Miglioramento Mana-gement Valutazione Criticità- Miglioramento Programma di di sviluppo attraverso la la formazione PROFILO PROFILO PROFESSIONALE PROFESSIONALE AA PRIORITA Tecnico-profess. Tecnico-profess. Trasversali Trasversali relazionali relazionali Management Management PROFILO PROFILO PROFESSIONALE PROFESSIONALE BB PRIORITA Trasversali Trasversali relazionali relazionali Miglioramento Miglioramento 19

20 Relazioni tra Dossier ed Eventi Dossier di gruppo Tipo Tipo dossier dossier Area Area compet. compet. Obiettivo Obiettivo (Area (Area)) Target Target (figura (figura pr.) pr.) Anagrafica dipendenti Target Target (figura (figura pr.) pr.) Matricola Matricola dipend. dipend. Cognome Cognome Nome Nome Tipo Tipo dossier dossier Catalogo eventi Area Area compet. compet. Obiettivo Obiettivo (Area (Area)) Titolo Titolo evento evento Matricola Matricola (partecip.) (partecip.) Dossier individuale Target Target (figura (figura pr.) pr.) Matricola Matricola dipend. dipend. Obiettivo Obiettivo atteso atteso DFG DFG Obiettivo Obiettivo evento evento real. real. 20

21 Programmazione formazione La programmazione dipartimentale si traduce nei Dossier formativi di gruppo (articolazione) Programmazione in 2 step: 1. MACROPROGRAMMAZIONE Definizione degli obiettivi triennali per UO Per ogni area di competenze Gli obiettivi sono specifici e rappresentano una sorta di classificatori tematici dei corsi che verranno sviluppati. 2. MICROPROGRAMMAZIONE Definizione degli eventi Devono fare riferimento agli obiettivi 21

22 Scheda dossier formativo di gruppo Articolazione Dipartimento X Scheda Periodo dossier di gruppo Tipo Dossier [ ] Dipartimentale [ ] Trasversale [ ] Specifico [ ] Obbligatorio Target Area 1 Competenze tecnico-professionali Cod Obj Obiettivo formativo Aspettative interne rispetto alle persone Impatto atteso sull organizzazione Target Metodologia formativa (FR/FSC/FE/FAD) Peso obiettivo Area 2 Competenze trasversali relazionali Cod Obj Obiettivo formativo Aspettative interne rispetto alle persone Impatto atteso sull organizzazione Target Metodologia formativa (FR/FSC/FE/FAD) Peso obiettivo Area 3 Miglioramento continuo ricerca e innovazione Cod Obj Obiettivo formativo Aspettative interne rispetto alle persone Impatto atteso sull organizzazione Target Metodologia formativa (FR/FSC/FE/FAD) Peso obiettivo Area 4 Competenze organizzative e management Cod Obj Obiettivo formativo Aspettative interne rispetto alle persone Impatto atteso sull organizzazione Target Metodologia formativa (FR/FSC/FE/FAD) Peso obiettivo 22

23 23

24 Scheda report dossier formativo individuale Periodo Matricola Dipendente Cognome e nome Ruolo Ruolo Profilo Posizione Target Indicazione del target di appartenenza Area 1 Competenze tecnico-professionali (obiettivi attesi: dossier di gruppo) Metodologia formativa Cod Obj Obiettivo formativo atteso (FR/FSC/FE/FAD) Area 1 Competenze tecnico-professionali (obiettivi raggiunti: corsi frequentati) Cod Obj Obiettivo formativo Titolo corso N. ore ECM Metodologia formativa (FR/FSC/FE/FAD) 1 2 Area 2 Competenze trasversali relazionali (obiettivi attesi: dossier di gruppo) Metodologia formativa Cod Obj Obiettivo formativo atteso (FR/FSC/FE/FAD) Area 2 Competenze trasversali relazionali (obiettivi raggiunti: corsi frequentati) Cod Obj Obiettivo formativo Titolo corso N. ore ECM Metodologia formativa (FR/FSC/FE/FAD) 1 2 Area 3 Miglioramento continuo, ricerca e innovazione (obiettivi attesi: dossier di gruppo) Metodologia formativa Cod Obj Obiettivo formativo atteso (FR/FSC/FE/FAD) Area 3 Miglioramento continuo, ricerca e innovazione (obiettivi raggiunti: corsi frequentati) Cod Obj Obiettivo formativo Titolo corso N. ore ECM Metodologia formativa (FR/FSC/FE/FAD) 1 2 Area 4 Competenze organizzative e management (obiettivi attesi: dossier di gruppo) Metodologia formativa Cod Obj Obiettivo formativo atteso (FR/FSC/FE/FAD) Area 4 Competenze organizzative e management (obiettivi raggiunti: corsi frequentati) Cod Obj Obiettivo formativo Titolo corso N. ore ECM Metodologia formativa (FR/FSC/FE/FAD) Peso obiettivo Peso obiettivo Peso obiettivo Peso obiettivo Peso obiettivo Peso obiettivo Peso obiettivo Peso obiettivo Scheda dossier individuale Anagrafica Programmazione Realizzazioni Da integrare con Valutazione e Autovalutazione

25 Scheda dossier individuale Scheda report dossier formativo individuale Periodo Matricola Dipendente ROSSI MARIO Ruolo Ruolo Profilo Posizione Target COORDINATORE Area 3 Cod Obj Obiettivo formativo atteso Miglioramento continuo, ricerca e innovazione (obiettivi attesi: dossier di gruppo) Metodologia formativa (FR/FSC/FE/FAD) 1. Sviluppare competenze gestione audit FR - FSC A 2. Sviluppare competenze per ricerche bibliografiche FR M 3. Conoscenze su sistema di accreditamento FR - FSC B 4. Area 3 Peso obiettivo Miglioramento continuo, ricerca e innovazione (obiettivi raggiunti: corsi frequentati) Cod Obj Obiettivo formativo Titolo corso N. ore ECM Metodologia formativa (FR/FSC/FE/FAD) 1 Audit Corso su audit clinico FR A 2 Audit Organizzazione di audit interno 12 8 FSC A 3 Ricerca Utilizzo fonti bibliografiche 8 8 FR M 4 Peso obiettivo 25

26 GESTIONE SOFTWARE DOSSIER Peso dell obiettivo Obiettivi formativi Aspettative rispetto alle competenze Codifica competenze Impatto atteso sui processi organizzativi 26

27 Gestione software dossier Individuazione delle figure target (anche nominale collega a Anagrafe Personale) 27

28 Gestione SOFTWARE competenze Le competenze definite all interno delle 4 aree sono collegate ai 29 obiettivi dell Accordo Stato Regioni per la rendicontazione al Cogeaps 28

29 Procedura WEB Sulla base dei confronti con i referenti della formazione èstata avviata la progettazione e realizzazione di una procedura WEB (utilizzabile nei singoli reparti) per: Avere la reportistica online Inserire gli obiettivi del Dossier Dipartimentale Inserire le proposte di eventi formativi: Proposta Proposta da inviare in accreditamento Proposta per la formazione esterna 29

30 Esempio di proposta WEB 30

31 Indicatori di processo Indicatori di processo Descrizione Modalità di rilevazione Standard atteso Programmazione generale N. eventi programmati per Area / N. eventi totali * 100 Obiettivo aziendale N. eventi programmati (da articolazione) per Area Programmazione Obiettivo / N. eventi totali programmati dall articolazione specifica aziendale *100 Indicatori di processo Dossier di gruppo Descrizione Modalità di rilevazione Standard atteso Programmazione N. eventi programmati riferiti a Dossier di gruppo 80% generale / N. eventi programmati * 100 Programmazione articolazione N. eventi programmati dall articolazione riferiti a Dossier di gruppo / N. eventi programmati 80% Programmazione per Area dall articolazione * 100 N. eventi programmati per Area riferiti a Dossier di gruppo / N. eventi programmati per Area * % 31

32 Sviluppo competenze e sistema informativo 32

33 Formazione e sviluppo competenze Avviato un processo riferito a coordinatori e a dirigenti di struttura semplici nella seguente modalità: Costituzione di un gruppo di lavoro Costruzione di una scheda di valutazione delle competenze (non tecnico-professionali) Rilevazione e valutazione delle competenze Costruzione di un dossier formativo trasversale informatizzato con identificazione nominale dei target Case della Salute Ricerca clinica Funzioni di coordinamento 33

34 Altri strumenti tecnologici di supporto Utilizzo di strumenti Web 2.0 Attivo un portale FAD e di scambio per tutti i facilitatori delle Case della Salute Attivo un blog di confronto sui Profili di Nucleo in cui vengonodiscussi da parte dei medici di medicina generale temi quali l appropriatezza, l aderenza terapeutica, ecc. Avviato un percorso sperimentale (Coltivare l innovazione) basato su tecnologie di tipo Web 2.0 che vede coinvolti in una forte relazione di scambio un Dipartimento Ospedaliero ed un Dipartimento delle Cure Primarie nell ottica del miglioramento della continuitàassistenziale e dell integrazione professionale 34

35 Lavori in corso (medio periodo) Collegare in forma funzionale i processi della formazione con quelli relativi alla gestione del personale e alla valutazione (NIV) Collegare in maniera sistematica il piano della performance organizzativa alla formazione per gli aspetti di valutazione rispetto alle competenze attese e alla performance individuale 35

36 Grazie per l attenzione 36