DETERMINAZIONE DEL DIRETTORE GENERALE

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1 CITTA DI VITTORIA PROVINCIA DI RAGUSA DETERMINAZIONE DEL DIRETTORE GENERALE Data Atto n 907 OGGETTO: Approvazione progetto per la Fornitura, avviamento ed assistenza del software di rilevamento presenze, dotazione organica e gestione giuridica. Affidamento alla Ditta HALLEY Consulting s.r.l. IL DIRETTORE GENERALE Premesso che in relazione agli strumenti, ormai obsoleti, attualmente in dotazione agli uffici per il rilevamento presenze, la dotazione organica e la gestione giuridica del personale e sulla base delle nuove esigenze tecniche occorre uno strumento che consenta il controllo dei movimenti del personale dipendente, la gestione di ogni tipo di assenza e delle molteplici diversità di prestazioni di lavoro e che metta l Amministrazione Comunale in linea con quanto previsto dalla vigente normativa; Considerato che attualmente il software utilizzato per le procedure finanziarie, economali, e per la gestione della contabilità del personale, nonché la relativa assistenza tecnico manutentiva dell intero sistema computerizzato è quello fornito dalla HALLEY Consulting s.r.l. con sede a Catania; Ritenuto che occorre utilizzare un software che possa interfacciarsi correttamente con i sistemi attualmente utilizzati, principalmente con la gestione della contabilità del personale, per il corretto trasferimento dei dati relativi al rilevamento delle presenze, alla dotazione organica ed alla gestione giuridica del personale; Che tutto quanto sopra non sarebbe possibile con l affidamento del suddetto servizio ad una qualsiasi Ditta che non abbia un software con caratteristiche tecniche che permetterebbero l interfacciabilità di cui in precedenza; Che la ditta HALLEY Consulting s.r.l., opportunamente contattata ha dichiarato la propria disponibilità allo svolgimento del servizio, presentando un progetto-offerta, allegato alla presente con la lett. A, per l importo di ,00 IVA compresa ( ,00 più.3.200,00 per IVA); Che si ritiene l offerta della HALLEY, nel suo complesso, congrua e conveniente soprattutto tenendo conto che il pacchetto di software fornito è perfettamente compatibile ed interfacciabile con i software in uso all Ente nei settori finanziario, economale, contabilità del personale, senza necessità di sostituzione, modificazione o adattamento e che di fatto il software da acquistare costituisce un modulo di espansione di quelli già in uso; Affidamento Halley 1

2 Che il contratto di cui in oggetto può essere inquadrato come servizio misto rientrante fra quelli previsti dal Codice dei Contratti Pubblici (D.L.gs n.163/2006 e s.m.i.) in parte all allegato II/A categoria 7 (Servizi informatici e affini) ed in parte prevalente all allegato II/B categoria 24 (servizi relativi all istruzione, anche professionale) e 27 (altri servizi) ; Che i servizi di cui all allegato II/B, ai sensi dell art.20 del Codice, non sono soggetti all applicazione dello stesso a meno degli artt.: 68 (specifiche tecniche), 65 (avviso sui risultati delle procedure di affidamento, 225 (avvisi relativi agli appalti aggiudicati), fermi restando i criteri generali del Codice; Che per tale servizio si ritiene applicabile l art.125 comma 11 ultimo periodo, in quanto servizio acquisibile in economia avente importo inferiore ad ,00 al netto dell IVA; Che la copertura finanziaria del servizio può essere individuata al cap.9128 del corrente bilancio, da assumere ai sensi dell art.163 commi 1 e 3 in quanto non frazionabile in dodicesimi, data l urgenza di provvedere all affidamento di che trattasi al fine di mettere l Amministrazione Comunale in linea con quanto previsto dalla vigente normativa sul controllo dei movimenti del personale dipendente, la gestione di ogni tipo di assenza e delle molteplici diversità di orari e prestazioni di lavoro; Visto l art. 57, comma 2, lettera b), della procedura negoziata senza bando; Visto il Regolamento Comunale per l affidamento in economia di lavori, forniture e servizi, approvato dal Consiglio Comunale con Delibera n. 135 del 06/10/2010; D E T E R M I N A 1. Approvare il progetto per la fornitura, l avviamento e l assistenza del software di rilevamento presenze, dotazione organica e gestione giuridica, secondo la propostaofferta dalla HALLEY Consulting S.p.A. di Catania, allegata sotto la lett. A alla presente determinazione. 2. Affidare la fornitura del software per la fornitura, l avviamento e l assistenza del software di rilevamento presenze, dotazione organica e gestione giuridica per la Direzione Generale alla Ditta HALLEY Consulting s.r.l. con sede a Catania in Viale Lainò 6, per l importo di ,00 IVA compresa. 3. Prelevare la somma di ,00 IVA compresa ( ,00 più 3.200,00 per IVA) dal cap del corrente bilancio. 4. Dare atto che l impegno spesa dovrà essere assunto ai sensi dell art.163 commi 1 e 3 in quanto non frazionabile in dodicesimi, data l urgenza di provvedere al fine di mettere l Amministrazione Comunale in linea con quanto previsto dalla vigente normativa sul controllo dei movimenti del personale dipendente, la gestione di ogni tipo di assenza e delle molteplici diversità di orari e prestazioni di lavoro. 5. Dare atto che il servizio verrà affidato in via diretta, ai sensi dell art.125 comma 11 (ultimo periodo) del Codice dei Contratti Pubblici (D.L.gs n.163/2006 e s.m.i.). 6. Dare mandato al Direttore Generale di assumere tutti i provvedimenti gestionali inerenti il presente atto. IL FUNZIONARIO Dott Paolo Cicirello IL DIRETTORE GENERALE Ing. Salvatore Troìa Affidamento Halley 2

3 Per riscontro amministrativo contabile ex art. 184 D.L. gvo n.267/00 Vittoria, lì IL RESP.LE DEL SERVIZIO FINANZIARIO Affidamento Halley 3

4 UFFICIO PERSONALE PROGETTO-OFFERTA Per la fornitura, Avviamento e Assistenza del software di Rilevamento Presenze, Dotazione Organica e Gestione Giuridica per il Comune di: VITTORIA Provincia di: Ragusa Affidamento Halley 4

5 Breve descrizione delle principali funzioni delle procedure offerte Affidamento Halley 5

6 1. LICENZA D USO RILEVAZIONE PRESENZE 1.1 MODULO RILEVA PRESENZE La procedura consente il controllo di tutti i movimenti delpersonale dipendente in qualsiasi momento della giornata e la gestione di ogni tipo di assenza e delle prestazioni di lavoro straordinario. È quindi uno strumento di controllo per l amministrazione che pone la stessa in linea con quanto previsto dalla vigente normativa, e che, nel contempo, garantisce il dipendente, registrando esattamente ogni suo movimento. ACQUISIZIONE TIMBRATURE Per poter effettuare qualsiasi elaborazione occorre innanzitutto che le timbrature effettuate dai dipendenti sulle stazioni di rilevamento presenze confluiscano nella procedura. Una volta impostato il meccanismo di acquisizione esso avverrà automaticamente in pochi minuti ogni volta che si vorrà, anche più volte al giorno. Se avete già delle stazioni di rilevamento presenze NON è necessario cambiarle per utilizzare il software Halley. GESTIONE CARTELLINO MENSILE Nella gestione del cartellino è possibile consultare, modificare e stampare tutti i dati relativi ad ogni dipendente con in più la possibilità di modificare le timbrature errate o non fatte, con la salvaguardia di quelle originali. Eventuali anomalie sono immediatamente visibili e riscontrabili; comunque una apposita funzione di rilevamento anomalie evidenzia subito i casi che necessitano di controllo / sistemazione: timbrature mancanti, giustificativi di assenza mancanti, orari di lavoro non corretti, ecc. GESTIONE TURNI TIPO, ORARI DI LAVORO, TIPI DI CALCOLO È possibile codificare i diversi orari di lavoro, tipologie di calcolo e tipologie di turno effettuati nell Ente. Dato che ciascun Ente può darsi delle regole proprie sulle modalità di trattare gli orari, la flessibilità, gli straordinari, ecc. la procedura è altamente parametrizzabile nelle sue impostazioni, per adattarsi come un vestito su misura alle diverse esigenze. Alcune tipologie di calcolo gestite sono: normale, contaore, turnista, flessibilità a fasce, non timbranti, monotimbratura. L utilizzo dei turni tipo è utile in particolar modo per impostare automaticamente le turnazioni più complesse, tipo quelle della polizia municipale, che ciclano su periodi più lunghi della semplice settimana. CONTROLLO PRESENZE / ASSENZE Un apposita funzione consente la visualizzazione o la stampa dell elenco dei presenti o degli assenti, consentendo il controllo della situazione in tempo reale. POSSIBILITÀ DI ASSOCIARE DOCUMENTO ALL ASSENZA Alla registrazione di assenza è possibile associare il documento scansionato relativo, esempio: il certificato per un assenza di malattia. In questo modo tali documenti sono immediatamente rintracciabili e, se necessario, ristampabili. Se si utilizza il Protocollo Informatico Halley e il documento è stato già scansionato a monte l associazione può avvenire in modo ancora più automatico GESTIONE LIMITI ALLE GIUSTIFICAZIONI Impostando i limiti alle giustificazioni è possibile effettuare dei controlli per verificare che le giustificazioni usufruite non abbiano superato il limite prefissato segnalando l eventuale discordanza. Esempio: in fase di registrazione di una nuova assenza per ferie viene controllata la situazione al momento (spettanti, pregresse, godute) evidenziando subito se il limite è stato superato o meno. GESTIONE STRAORDINARIO Con apposite funzioni è possibile effettuare un controllo del lavoro straordinario effettuato in un determinato periodo. È possibile inoltre indicare per ogni dipendente quanto liquidarne o recuperarne. BUONI PASTO In base ai parametri impostati, altamente flessibili, il programma conteggia i buoni pasto spettanti ai singoli dipendenti. È inoltre possibile registrare i buoni (ticket) consegnati, al fine di monitorare il saldo tra buoni consegnati e maturati. GESTIONE REPERIBILITÀ La procedura permette di: pianificare gli orari di reperibilità, verificare in tempo reale chi è reperibile, calcolare quante ore sono state effettuate in reperibilità; il tutto riferito ad ogni servizio che si vuole gestire (es.: servizio idrico, servizio illuminazione...) BANCA ORE La procedura consente la gestione delle ore e del denaro inseriti nella Banca Ore effettuando la liquidazione delle ore da pagare, della sola maggiorazione delle ore accantonate e il calcolo dell accantonato annuale e mensile Affidamento Halley 6

7 MISSIONI La procedura consente la gestione di tutto l iter legato alle missioni, dalla registrazione iniziale con stampa dell ordine di servizio, alla registrazione a consuntivo del lavoro effettivamente svolto; comprese stampe riepilogative GESTIONE DELLE PRATICHE Funzioni specifiche consentono di supportare l utente nell onere di tenere sotto controllo, in maniera semplice e veloce, la situazione dei dipendenti in riferimento ad alcuni eventi specifici: maternità, allattamento, congedi parentali, congedo malattia figlio, malattia, aspettative non retribuite. Di quanta maternità facoltativa può ancora usufruire il dipendente? Quando terminerà l allattamento? Quanti congedi parentali sono stati già usufruiti nell anno? E il coniuge? La malattia che si sta registrando sarà retribuita al 100% o in maniera ridotta? Queste sono solo alcune delle domande cui queste funzioni permettono risposte semplici ed immediate. Registrata la pratica, con le sue date inizio e fine, è il calcolo del cartellino a fare tutti i conteggi del caso ed associare i giustificativi corretti nelle giornate / ore di assenza del dipendente. Per le casistiche che lo prevedono (congedo parentale, congedo malattia figlio, assenza per malattia) viene conteggiato in automatico se l assenza in questione rientra nella fascia con retribuzione al 100% oppure in una fascia con una % di riduzione di stipendio. CONTROLLO RECUPERI BREVE PERMESSO 36 ORE L art. 20 del CCNL prevede che il dipendente possa usufruire di brevi permessi per un massimo di 36 ore l anno; le ore usufruite e tale titolo devono essere recuperate entro il mese successivo. Effettuare un controllo puntuale su tale istituto, ed in particolare sul fatto che i singoli dipendenti rispettino l obbligo del recupero entro il mese successivo non è affatto semplice. Anche in questo caso la Halley ha implementato una funzione specifica: il controllo diviene così semplice ed immediato. CONTROLLO LIMITE 48 ORE SETTIMANALI La funzione permette di effettuare un elenco settimanale riportando il numero dipendenti che hanno superato le 48 ore settimanali (lavoro ordinario + straordinario) come richiesto del Ministero del Lavoro con Dlgs n.66 del 8 aprile 2003 e successive modificazioni. RILEVAZIONE TRIMESTRALE E CONTO ANNUALE La procedura effettua l estrazione dei dati finalizzata alla compilazione di tali adempimenti. I dati possono essere sia stampati sia trasferiti alla procedura Gestione del personale per completarne la gestione. ESTRAZIONE DATI PER RILEVAZIONE MENSILE ASSENZE DEI DIPENDENTI PUBBLICI La procedura effettua l estrazione dei dati finalizzata alla compilazione del modello del Ministero per la Pubblica amministrazione e l innovazione. MODELLO INPS DL 86/88 Bis La procedura effettua l estrazione dei dati finalizzata alla compilazione del quadro E di tale adempimento. I dati possono essere sia stampati sia trasferiti alla procedura Gestione del personale per completarne la gestione. GESTIONE DECENTRAMENTO La procedura permette di effettuare una gestione decentrata delle funzionalità: ogni responsabile di struttura effettua la gestione per il personale che gli è assegnato (e solo per quello), mentre a livello centrale rimangono le dovute funzioni di controllo e quelle di impostazione di base. In questo modo viene ottimizzata l organizzazione del lavoro riducendo i tempi e le incomprensioni PORTALE DEL DIPENDENTE Il portale comprende delle funzionalità con interfaccia totalmente web mirate alla consultazione, da parte di ciascuna matricola, delle proprie informazioni relative a: timbrature, cartellino, missioni, liquidazioni, totalizzatori, reperibilità, buoni pasto, banca delle ore. Il dipendente potrà anche consultare e/o stampare tutti i documenti resi disponibili in una sorta di bacheca virtuale: piani ferie, comunicazioni di varia natura, regolamenti e modulistica interna, ecc. Il portale permette inoltre di avanzare, in maniera semplice e procedurizzata, richieste di ferie, permessi e similari nonché di consultare lo stato delle stesse. Quando la richiesta viene accettata o respinta il dipendente è automaticamente avvisato, tramite mail oppure tramite una comunicazione interna. DOCUMENTI PER SITO DELL ENTE Funzioni specifiche aiutano l operatore nella gestione organizzata dei documenti da pubblicare nel sito istituzionale dell Ente, in particolare per quanto riguarda trasparenza, valutazione e merito. Possono essere scelte le tipologie, ossia le classificazioni di documenti, che si ritengono più opportune; è poi sufficiente inserire i documenti che si vogliono pubblicare. Automaticamente essi saranno visibili nel sito istituzionale dell Ente TRASFERIMENTO DATI ALLA PROCEDURA GESTIONE DEL PERSONALE Molto stretta è l integrazione della procedura Gestione Presenze con la procedura Gestione Personale e molte sono le informazione che transitano, in maniera organizzata, dall una all altra procedura, al fine di velocizzare e semplificare il lavoro dell utente. Le risultanze di queste operazioni vengono lette dalla procedura Gestione del Personale e trasferite, quando necessario, direttamente nei cedolini di ogni dipendente. Segue elenco dei collegamenti: a) Turni e straordinari da liquidare: dopo aver effettuato il Affidamento Halley 7

8 calcolo delle liquidazioni è possibile trasferire alla procedura Gestione del Personale gli importi da liquidare per gli straordinari e per l indennità di turno, sulla base delle prestazioni effettuate dal personale e registrate dalla procedura Gestione Presenze. b) Banca Ore e Reperibilità: è possibile trasferire i dati(ore e importi) elaborati nella procedura Gestione del Personale creando delle apposite registrazioni da riportare, in qualsiasi momento, nell elaborazione mensile. c) Buoni Pasto: è possibile trasferire il numero dei buonipasto da liquidare nella procedura Gestione del Personale con lo stesso metodo utilizzato per il trasferimento della Banca Ore e Reperibilità. d) Missioni: è possibile trasferire gli importi dei rimborsi da liquidare nella procedura Gestione del Personale. e) Conto Annuale e Rilevazione Trimestrale: la procedura trasferisce alla procedura Gestione del Personale i dati necessari alla compilazione della Tabella 11 Numero giorni di assenza del personale in servizio nel corso dell anno del Conto Annuale e la compilazione della Rilevazione Trimestrale per i comuni campione. f) Dichiarazione ai fini dell indennità disoccupazione: la procedura trasferisce alla procedura Gestione del Personale i dati necessari al completamento della compilazione dei modelli disoccupazione, in particolare le assenze effettuate dal dipendente durante il rapporto di lavoro (quadro E del modello Inps DL 86/88). g) Valori delle ferie: nella procedura Gestione del personale è possibile importare i valori delle ferie effettuate nei vari mesi (per stamparli nel cedolino) senza doverli reinserire a mano. h) Giustificativi per libro unico: nella procedura Gestione del personale è possibile importare i valori dei giustificativi delle giornate (lavoro ordinario, straordinario, malattia, ecc.) senza doverli reinserire a mano. i) Astensioni: è possibile trasferire i giorni delle assenze nella procedura Gestione del Personale, senza doverle quindi reinserire a mano. L automatismo riguarda ovviamente quelle assenze che sono rilevanti ai fini del conteggio del cedolino. IMPOSTAZIONI BASE Dati Generali GESTIONE STAZIONI COLLEGATE Collegamento Stazioni Stazioni Collegate Situazione Collegamenti Parametri scarico timbrature GESTIONE ORGANIZZAZIONE Gestione Aree Gestione Settori Gestione Servizi Gestione UOC Gestione Gruppi Gestione Decentramento GESTIONE DIPENDENTI Anagrafica Dipendente Gestione Badges Caricamento Anagrafiche da PC Aggiornam. Anagrafiche da PC GESTIONE GIUSTIFICATIVI Giustificazioni Raggruppamento Giustificazioni Codifica Arrotondamenti PARAMETRI DI CALCOLO Orari di Lavoro Giornalieri Tipi Calcolo Calendario Orario Gruppi Calendario Orario Dipendenti Calendario Utilità Gestione Turni Tipo Stampe di controllo Affidamento Halley 8

9 CARTELLINO Gestione Assenze Controllo limite Elaborazione Cartellino Rilevamento Anomalie Consultazione Cartellino Stampa Cartellini Situazione Mesi Bloccati TOTALIZZATORI Aggiornamento Gestione Situazione Totalizzatori LIQUIDAZIONI Parametri Liquidazioni Autor.Liquidazione per Dipendente Autor.Decurtazione per Dipendente Calcolo Liquidazioni Controllo Liquidazioni Liquidazioni Periodo Trasferimenti Dati Stipendi Verifica Situazioni REPERIBILITÀ Codifica Servizi Pianificazione Consultazione Calcolo delle Ore Gestione delle Ore/Maggiorazioni Stampa Blocco Trasferimento su PC BUONI PASTO Calcolo Gestione Stampa Blocco Trasferimento su PC Gestione blocchetti BANCA DELLE ORE Parametri Generali Distribuzione Budget Autorizzazione Banca Ore Calcolo delle Ore Gestione delle Ore/Maggiorazioni Liquidazione Ore/Maggiorazioni Stampe Riepilogative Trasferimento su PC GESTIONE DELLE MISSIONI Codifica Missioni FUNZIONI Inserimento Ordine di Missione Completamento delle Missioni Stampa Missioni Blocco Periodo Trasferimento su PC GESTIONE DELLE PRATICHE Codifica Pratiche Situazione Pratiche Trasferimento Pratiche su PC Affidamento Halley 9

10 SERVIZI Stampa Timbrature Stampa Timbrature per Stazione Controllo Presenti/Assenti Situazione Presenti/Assenti Situazione Giornaliera Riepilogo settimanale Registro presenze Stampa Prospetto Ferie Spostamento Lavoro Ordinario Plus/Minus Orario Settimanale Stampa Indennità di Disagio Estrazione timbrature per Excel GESTIONE DEI PERMESSI BREVE RIEPILOGO GENERALE DIPENDENTE RIEPILOGO ANNUALE RIASSUNTIVO RIEPILOGO ANNUALE ASSENZE RIEPILOGO PERCENTUALE ASSENZE RIEPILOGO GIORNI LAVORATI. ESTRAZIONE GIUSTIFICAZIONI ESTRAZIONE GIUSTIFICAZIONI PER EXCEL GESTIONE LIMITI PRESTAZIONI Giustif.Controllo 48 Ore Settimanali Denuncia Supero 48 Ore Settimanali RILEVAZIONE TRIMESTRALE Voci Giustificative Estrazione Dati RILEV.MENSILE ASSENZE Voci Giustificative Estrazione Dati CONTO ANNUALE Voci Giustificative RILEVAZIONE MENSILE ASSENZE Voci Giustificative Estrazione Dati ESTRAZIONE GIUSTIFICATIVI PER LIVELLO ESTRAZIONE PER MODELLO DL 86/88 GENERAZIONE NUOVO ANNO CALENDARIO ANNUALE CHIUSURA/RIAPERTURA ANNO GENERAZIONE/ELIMINAZIONE TOTALIZZATORI ATTIV./DISATT. TOTALIZZATORI ATTIVAZ.FLAGS ANAGRAFICA GESTIONE TASTI T330 E T385 RECUPERO MALATTIA GESTIONE PORTALE DIPENDENTE Gestione accessi Parametri richieste Parametri cons. totalizzatori Controllo richieste Gestione documenti GESTIONE DOCUMENTI SITO Gestione documenti sito Codice tipo documenti LOG MYSQL COLLEGAMENTI CON - GESTIONE DEL PERSONALE - Dotazione Organica - PROTOCOLLO INFORMATICO Affidamento Halley 10

11 2. MODULO RILEVAZIONE PRESENZE WEB (PORTALE) 2.1. Per le caratteristiche funzionali e tecniche vedi modulo rilevamento presenze. 3. LICENZA D USO GESTIONE GIURIDICA 3.1 MODULO GESTIONE GIURIDICA Strumento che completa la Gestione del Personale dal punto di vista giuridico. I dati del dipendente vengono raccolti in un fascicolo e utilizzati per l integrazione con la procedura Inpdap PENSIONI S7. Inserimento facilitato delle variazioni nella gestione del fascicolo. Caricamento Automatico delle retribuzioni pregresse nella gestione del fascicolo. Raccolta organizzata delle informazioni della documentazione sanitaria del dipendente. Stampa Fascicolo. Certificato di Servizio. Stampa Dati per Mod Stampa modello PA04 La procedura Gestione Giuridica della Halley rappresenta, con l integrazione della "Gestione del Personale", una valida e razionale soluzione alle problematiche connesse alla gestione del personale nella sua globalità. La gestione è stata strutturata per poter integrare i dati del fascicolo con il software Gestione dei Trattamenti Pensionistici dell INPDAP. FASCICOLO DIPENDENTE La procedura presenta una tipologia di tutti i principali eventi che interessano la carriera di un dipendente (assunzioni, passaggi di livello, rinnovi contrattuali, aspettative, cessazioni, procedimenti disciplinari ecc.). L insieme degli eventi inseriti per ogni dipendente costituisce il fascicolo personale di ognuno. Esso può essere consultato e stampato in qualsiasi momento. Ad ogni evento possono essere allegati uno o più file: potete dimenticare il cartaceo Il file da allegare può essere selezionato, oppure scansionato al momento o importato dalla procedura Protocollo informatico BANCA DELLE COMPETENZE Nel fascicolo è possibile archiviare, oltre alle informazioni classiche sulla carriera, anche: Titoli di studio, Corsi e aggiornamenti, Attività extra-ufficio, Capacità e competenze. Queste ultime in particolare permettono di registrare conoscenze quali: lingue conosciute, patenti di guida, abilitazioni e patentini di varia natura, iscrizioni agli albi professionali, competenze informatiche, ecc. Tutto codificato per avere una vera e propria Banca delle competenze di tutto il personale AUTOMATISMI PER VALORIZZAZIONE FASCICOLO DIPENDENTE Massima attenzione è stata posta a tutti quegli automatismi per la valorizzazione dei fascicoli dei dipendenti al fine di evitare duplicazione di inserimenti di dati e limitare al massimo il lavoro manuale di inserimento. È previsto il caricamento iniziale degli eventi che formano il fascicolo, estraendo i dati dall Anagrafica dipendente, dai cedolini e dall archivio storico dei contratti. In quest ultimo archivio sono registrati tutti gli importi retributivi (stipendio tabellare, tredicesima, indennità integrativa speciale, etc.) a partire dal 1973 ad oggi. Ogni evento può essere semplicemente copiato per crearne uno nuovo similare. Per le assenze (particolarmente rilevanti quelle che interrompono il servizio) i dati vengono acquisiti dalla Gestione Presenze oppure dalla Gestione del Personale Halley. Eventuali modifiche registrate nella Dotazione Organica oppure nella Gestione del Personale generano automaticamente lo specifico evento nel fascicolo del dipendente interessato. In base alle retribuzioni percepite nell anno, siano esse fisse o accessorie, una funzione specifica aggiorna la parte economica del fascicolo. Affidamento Halley 11

12 MODELLO 98.2 e PA04 In base ai dati presenti nel fascicolo il programma permette di stampare i dati utili alla compilazione del modello 98.2, nonché di stampare il modello PA04. CERTIFICATO DI SERVIZIO In base ai dati presenti nel fascicolo e tramite i testi tipo personalizzabili, il programma permette la stampa del certificato di servizio, producendo anche un file PDF. TRASFERIMENTO DATI AL SOFTWARE PENSIONI INPDAP I dati registrati nel fascicolo di ogni dipendente possono essere esportati, mediante supporto magnetico, sul software Pensioni INPDAP. FUNZIONI: Dati Generali Codici Procedura Eventi Tipo Retribuzioni Contrattuali Gestione Testi tipo Fascicolo Personale Fascicolo per dipendente Fascicolo per evento Registrazioni annuali Associaz. Voci - Tipo Retribuzione Registrazione Retribuzioni Registr. Assenze-aspett. da RP-PC Stampe Situazione giuridica Certificato di Servizio Stampa Quadri Modello 98.2-PA04 Preparaz.Dati Proced. INPDAP Documentazione sanitaria Medici curanti Codifica mansioni Documentazione dipendente Scadenzario visite/esami Scadenzario vaccinazioni Situazione libretti san/corsi formazione Estrazioni per mansione Estrazioni per idoneità Estrazioni varie Utilità Chiusura/apertura eventi Generazione iniziale Attivazione licenza Funzioni old Statistiche personale Fascicolo dipendente Retribuzioni contrattuali DOCUMENTAZIONE SANITARIA Il DL 81/2008 (ex 626) prevede per tutti i datori di lavoro vari adempimenti. Le funzionalità presenti in procedura sono di aiuto per alcuni di essi, in particolare: scadenzario visite mediche e vaccinazioni (differenziate in base alle mansioni), catalogazione rischi professionali, catalogazione utensili/macchinari in uso e protezioni necessarie, catalogazione idoneità professionali, scadenzario libretti sanitari/ corso formazione. Il tutto si completa con la possibilità di registrare, per ciascun dipendente, malattie pregresse e familiari, abitudini, infortuni. Un vero fascicolo sanitario del dipendente Affidamento Halley 12

13 COLLEGAMENTI CON LE ALTRE PROCEDURE Indispensabile strumento di controllo dell attività dei dipendenti delle PA. Gestione e monitoraggio delle ore lavorative di tutto il personale. Verifica da qualsiasi posto di lavoro abilitato della presenza di un dipendente in tempo reale. Gestione completa della Banca Ore. Gestione completa della Reperibilità. Gestione completa dei Buoni Pasto. Gestione completa delle Missioni. Controllo limite 48 ore settimanali. Controllo specifico recupero ore Breve permesso 36 ore. Estrazione dati per rilevazione trimestrale, conto annuale e modello Inps DL. 86/88. Estrazione dati per Rilevazione mensile assenze dei dipendenti pubblici. Estrazione dati per pubblicazione sul sito dell Ente dei tassi di assenza. PORTALE DEL DIPENDENTE ciascun dipendente può consultare i propri dati con modalità totalmente web. Può anche avanzare richieste di ferie, permessi, ecc. GESTIONE PRATICHE: ottimo supporto e automatismi per conteggio e controllo su: congedi parentali, assenze per allattamento, aspettative non retribuite. DOCUMENTI SU SITO: funzionalità specifiche per pubblicare sul sito dell Ente tutto ciò che riguarda la trasparenza, valutazione e merito; in modo semplice ed organizzato. Stampa delle timbrature, anche direttamente su excel Cartellini Estrazione delle giustificazioni, anche direttamente su excel Situazione delle giustificazioni Prospetto ferie Ordine di missione Situazione presenti/assenti Situazione liquidazioni (straordinari, turni, ecc.) Riepilogo generale dipendente Riepilogo annuale assenze Riepilogo assenze in percentuale Riepilogo giorni lavorati Situazione pratiche Affidamento Halley 13

14 3.2 MODULO DOTAZIONE ORGANICA Altissima flessibilità nella modellazione e gestione della propria organizzazione. Possibilità di utilizzo contemporaneo di strutture matriciali. Formazione e gestione del piano occupazionale annuale e pluriennale, dalla stesura iniziale fino alla copertura dei posti, comprese le formalità relative alla stesura del contratto. Funzioni specifiche per effettuare le Comunicazioni obbligatorie, con apposito file XML, e registrare ricevute di ritorno. Utilizzazione della funzione Fuori Dotazione per la registrazione dei rapporti di lavoro a tempo determinato, parasubordinati o assimilati, organi, etc. comunque coinvolti nella gestione dell Ente. Attribuzione e gestione delle firme digitali. Molteplici possibilità di analisi dei dati inseriti, sia dal punto di vista della consistenza numerica che economica, sia a previsione sia a consuntivo. Diagramma struttura organizzativa con e senza risorse umane Piano occupazionale e relativi costi Contratti di assunzione e file XML per comunicazioni obbligatorie Analisi consistenza Analisi e proiezioni costi, anche ultra annuali, di qualsiasi livello di struttura Analisi e proiezioni costi, anche ultra annuali, costi per categorie/profili professionali Analisi e proiezioni costi, anche ultra annuali, costi di gruppi o individuali Previsione pensionandi con rilevazione risparmi in ambito di anno e costi base per nuove coperture Grafici per consistenza, categorie, posizioni economiche, profili professionali DEFINIZIONE DELLA STRUTTURA ORGANIZZATIVA La Dotazione organica mette a disposizione degli Enti strumenti di gestione dell organizzazione in grado di coprire tutte le esigenze possibili. Sono disponibili quattro livelli di organizzazione/responsabilità strutturati, non necessariamente dipendenti a cascata, non necessariamente vincolati tra loro, ma vincolabili, ove necessario. Possibilità di disegnare la propria organizzazione su tali quattro livelli, senza vincolo alcuno. Possibilità di gestire organizzazioni di tipo anche matriciale. GESTIONE FLESSIBILE E SEMPLICE DELLA STRUTTURA ORGANIZZATIVA L organizzazione è vista non come fattore statico, bensì come elemento dinamico nel quale è sempre individuabile il grado ed il livello di responsabilità/competenza. La Dotazione organica permette una totale gestione della struttura organizzativa; in particolare le flessibilità che caratterizzano tale ambito sono rappresentate da: possibilità di trasmigrare ogni singolo individuo da una struttura ad un altra (grado minimo) possibilità di trasmigrare un livello organizzativo completo da una struttura ad un altra possibilità di far entrare (assunzioni) o uscire (cessazioni) i dipendenti lasciando sempre traccia di quanto accaduto. Tutte le operazioni appena descritte sono tracciate per cui è possibile, in ogni momento, conoscere la situazione ad una specifica data GESTIONE DI GRUPPI/PROGETTI A volte è necessario disporre di strumenti di aggregazione flessibili i quali, senza intervenire sulla struttura organizzativa, consentano la generazione di gruppi di lavoro trasversali alla struttura, come, ad esempio, nell organizzazione matriciale, quando si è in presenza di particolari attività o progetti quali: censimenti, elezioni, progetti con scadenza, crisi temporanee, test di nuovi procedimenti, ecc. In questi casi è opportuno creare aggregazioni temporanee per far fronte all esigenza. È su questo principio che si basa la struttura operativa denominata GRUPPO/PROGETTO. La procedura consente la definizione di un raggruppamento temporaneo con la semplice selezione delle unità chiamate a farne parte, di descrivere il compito affidato e di produrre, al termine, anche una relazione in ordine all attività svolta. PIANO OCCUPAZIONALE La dotazione organica viene movimentata attraverso lo strumento del piano occupazionale. Si tratta di un documento programmatico, richiesto dalla normativa, contenente le previsioni di assunzioni annuale e pluriennale (triennale) cui l Ente intende procedere. Il termine assunzione viene utilizzato in senso lato e non in senso strettamente tecnico. Più correttamente si dovrebbe parlare di copertura dei posti, che può avvenire sia attraverso le ordinarie procedure concorsuali, sia attraverso le mobilità dall esterno (casi che prefigurano vere e proprie assunzioni), sia attraverso la progressione verticale. Affidamento Halley 14

15 COPERTURA POSTI Il momento della copertura dei posti previsti nel piano occupazionale è stato particolarmente curato: oltre alla compiuta identificazione del nuovo dipendente, si possono effettuare tutte le formalità relative alla stesura del contratto, nonché l analisi dei costi sia di copertura previsti che effettivi. Sia per le assunzioni a tempo indeterminato, sia per tutte le altre casistiche previste dalla normativa (instaurazione, proroga, trasformazione e cessazione dei rapporti di lavoro), è possibile effettuare la comunicazione obbligatoria, con apposito file XML, nonché registrare le ricevute di risposta. FUORI DOTAZIONE La procedura si occupa essenzialmente della dotazione organica e della sua gestione. È prevista però questa specifica sezione per consentire la gestione di tutti gli altri tipi di rapporto che si possono instaurare con l Ente: dagli Organi ai Revisori dei Conti, dal Direttore Generale al Segretario Generale, dalle assunzioni a tempo determinato di varia natura e tipologia ai rapporti di lavoro interinale, alle borse di studio, agli stages, etc. Anche per costoro, ove previsto, vengono attivate funzioni di servizio quali i contratti. STAMPE E ANALISI DOTAZIONE ORGANICA Questa sezione si occupa di analizzare il personale da diversi punti di vista, il che rende possibili analisi approfondite in ordine alla tipologia di personale, alla consistenza, alle strutture, alle professionalità, alla comparazione di più strutture. La scelta di inserire un analisi dei costi approfondita risponde a varie esigenze, tra le quali: tenere sotto controllo la spesa complessiva del personale, monitorare gli specifici costi del piano occupazionale, oggetto di frequenti interventi da parte delle varie finanziarie che di anno in anno si susseguono. mantenere il preciso controllo dei costi di ciascuna risorsa umana in modo da consentire il calcolo immediato, relativamente al personale, dei costi di ciascuna attività, progetto, servizio, etc. consentire proiezioni in ordine ai costi anche per periodi ultra annuali, etc. Questa sezione è in grado di supportare significativamente il controllo di gestione e le diverse analisi e valutazioni che in un Ente sono sempre più necessari. Sono state prese in considerazione anche le previsioni relative ai pensionandi in modo da poter disporre di dati ai fini sia delle valutazioni in ordine al rimpiazzo di professionalità sia in ordine alle minori esigenze finanziarie relative ai costi diretti ed indiretti degli stessi. É inoltre presente una funzionalità di previsione ipotetica di costi, svincolati da qualsiasi struttura, piano occupazionale o altro, al fine di supportare valutazioni economiche di vario tipo. FIRME DIGITALI Sono previste varie funzioni che permettono di attribuire e tenere aggiornato il registro di quanti nell Ente sono in possesso di firma digitale. Sono gestite sia le firme rilasciate da enti certificatori esterni, sia quelle rilasciate dall ente stesso ad uso esclusivamente interno. Questa gestione è resa disponibile per l utilizzo in tutte le procedure Halley DETTAGLIO COLLEGAMENTI CON ALTRE PROCEDURE PC-Gestione del Personale : è la procedura con la quale sono presenti i maggiori collegamenti. Addirittura l utilizzo della Dotazione organica senza tale procedura ne preclude alcune funzionalità. L interazione con Gestione del Personale consente di avere a disposizione tutti i dati economici, aggiornati in tempo reale, necessari alle funzioni di Analisi costi (sia di previsione sia effettivi). In sede di copertura di posto si possono inserire direttamente anche tutte le informazioni anagrafiche di base utili agli stipendi, in modo da unificare e ottimizzare la fase di inserimento dati per nuovo personale e, nello stesso tempo, inibire le modifiche a valle del primo inserimento. AT-Atti aministrativi : per ogni atto inserito in Dotazione organica ne viene verificata l effettiva esistenza, al fine di evitare un inserimento errato di dati. RP-Gestione presen ze: le informazioni della struttura e del collocamento del personale nella struttura possono essere acquisite dalla procedura Gestione presenze. GG- GESTIONE GIURIDICA: alcuni inserimenti / modifiche effettuati creano in automatico un evento nel fascicolo del dipendente. FUNZIONI Generazione / chiusura Incardinazione dipendenti Gestione Consultazione Stampa struttura Utilità Movimenti plurimi di struttura Controllo presenza responsabili Posti vacanti Affidamento Halley 15

16 Gestione piano ocupazionale Stampa piano ocupazionale Assegnazione posti Organi Sindaco-presidente Giunta Consiglio Organi circoscrizionali Coll. Revisori dei conti Nucleo di valutazione Commissari straordinari Difensore civico Altro Direttore generale Segretario generale Staff Da comandi Nuove assunzioni Alte professionalità Tempo determinato Contratti formazione lavoro Sostituzione personale Completamento part-time Standard Collaboratori Lavor. Socialmente utili Volontari servizio civile Lavoratori interinali Comandati Assegnazione temporanea Comandati fuori organico Borse di studio Stagisti Dell ente Da terzi Diversi Analisi costi Di struttura Di professioni Di gruppo Individuali Previsione pensionandi Previsione costi ipotetici Diagrami Analisi consistenza Analisi categorie Analisi posizioni effettive Analisi profili Stampe Struttura Personale su struttura Personale destrutturata Personale fuori dotazione Consistenza tutto il personale Dipendenti cessati Dipendenti categorie protette Dipendenti part-time Dipendenti comandati Affidamento Halley 16

17 Dipendenti in aspettativa Dipendenti per cat-pos-profilo Gestione dipendenti Gestione grupi / progeti Firme Rilascio firme Registro firme Stampa firme Firme attive Abilitazioni di masa Di struttura organizzativa Di gruppo / progetto Aggiornamento abilit. Di massa Controllo abilitazioni Utilità Contr. Presenza codice fiscale Stampa dipendenti Dati generali Contratti individuali Testi tipo Repertorio contratti/appendici Contratti non definitivi Gestione appendici Stampa utilizzo contratti Stampa contratti in scadenza Comunicazioni obbligatorie Comunicazioni Inserisci dati ricevuta Denunce INAIL (old) Registro denunce Codici procedura Tipi di posto Categorie profili Tipo copertura Posti fuori dotazione Motivi gestione posto Motivi inizio incarico Motivi fine incarico Enti certificatori Titoli di studio Categorie protette Tipi di atto Aggiorna tipi de do Tipo documenti sito Manutenzione - GESTIONE DEL PERSONALE - atti amministrativi - gestione giuridica - gestione presenze Affidamento Halley 17

18 I SERVIZI Affidamento Halley 18

19 6. - ASSISTENZA E MANUTENZIONE PER MESI 12 DALLA FONITURA Per mesi 12 dalla fornitura tutte le licenze d uso usufruiranno dei seguenti servizi: Condizioni Generali di Garanzia per il software applicativo Tutto il software applicativo su elencato sarà coperto da garanzia per tutta la durata del contratto. La garanzia sul software applicativo non copre interventi dovuti: a inosservanza dell'ente delle norme operative; a modificazione dei programmi ad opera dell'utente o alla loro incorporazione in altri programmi senza seguire una procedura di certificazione concordata tra le parti; a negligenza, incuria e/o dolo del personale dell'utente; a errore dell'utente, che denunzi un malfunzionamento non riscontrato in concreto; alla installazione del software oggetto della fornitura da parte dell'utente su macchine diverse da quelle certificate dal Fornitore; a malfunzionamenti indotti da ampliamenti all'hardware eseguiti dall'utente senza preventiva comunicazione al Fornitore e/o ampliamenti con dispositivi hardware non appartenenti alle categorie certificate per l'uso del programma oggetto di fornitura; a malfunzionamenti della rete geografica di trasmissione dati, delle reti locali, a macchine ed attrezzature preesistenti la fornitura e utilizzate anche dopo l'avviamento del nuovo Sistema; a malfunzionamenti di procedure software, non oggetto della fornitura, con le quali i moduli del nuovo Sistema si debbano integrare e/o interagire; a danni in conseguenza di virus sulle attrezzature; a malfunzionamenti indotti dalla mancata protezione delle linee di alimentazione elettrica delle attrezzature mediante gruppi di continuità e stabilizzazione; alla installazione di altri programmi sulle attrezzature oggetto della fornitura, che possono condizionare il software applicativo fornito (ad esempio non lasciando libera sufficiente memoria RAM); a danni in conseguenza di calamita naturali, atti vandalici, o terroristici; a causa di forza maggiore. L'elenco di cui sopra è citato a titolo di esempio ed è pertanto da considerarsi non esaustivo dei casi non coperti da garanzia. Affidamento Halley 19

20 La Manutenzione del Software Applicativo A completamento dei servizi pre e post vendita la Halley assicurera per 12 mesi dall installazione la manutenzione del software applicativo. La prestazione del Servizio di Manutenzione Software Applicativo, in conformità alla direttiva CEE 91/250 relativa alla tutela giuridica dei programmi per elaboratore mediante diritto d'autore e seguente D.P.R. n 518 del estendendo la Legge sul diritto d'autore n 633 del 1941 al software applicativo, è applicata alle licenze di utilizzo software proposte. La manutenzione dei programmi applicativi ha per oggetto l'eliminazione di difetti ai programmi emersi e documentati nel corso del loro utilizzo e la prestazione di servizi collaterali utili ai fini della manutenzione e del presidio al corretto utilizzo delle procedure applicative. Il Servizio di Manutenzione Software ordinaria e straordinaria é attivo dalla data di positivo collaudo del software. Il servizio assicura: a) Garanzia del corretto funzionamento La Halley Informatica assicura il corretto funzionamento dei programmi: saranno effettuati gratuitamente dal produttore tutti gli interventi (telefonici, visite, spedizioni di supporti magnetici) che si renderanno necessari per problemi imputabili al cattivo funzionamento dei programmi. b) Interventi in teleassistenza La Halley assicurerà per tutta la durata del contratto nr. 10 ore di interventi in teleassistenza, se sara necessario al buon funzionamento dell intero sistema per qualsiasi causale, fatta eccezione dei casi di cui alla precedente pagina; c) tempi di intervento prefissati A seguito di formale segnalazione dell'amministrazione, la Halley s.r.l. si assume l'obbligo di iniziare i lavori per l'eliminazione di errori di funzionamento dei programmi in licenza d uso entro 24 ore lavorative dalla loro segnalazione. d) Aggiornamenti di prodotto Presso il Centro di manutenzione e sviluppo dell applicativo Halley, gli specialisti di area, gli analisti, i programmatori aggiornano in modo continuativo le procedure rilasciate, sia al fine di mantenerle adeguate alle normative vigenti, sia apportando aggiunte applicative e migliorie tecniche. Periodicamente quindi si rilasciano aggiornamenti informando l Ente sui contenuti e sulle caratteristiche del nuovo rilascio. I programmi aggiornati, modificati o aggiunti a ciascun prodotto applicativo saranno consegnati su supporto leggibile dall'elaboratore utilizzato dall Ente e l installazione avverra solo su richiesta del Comune di Vittoria. e) SPESE DI SPEDIZIONE, SUPPORTI MAGNETICI ECC.. Sono comprese nel progetto le spese di spedizione, supporti magnetici, supporti cartacei ecc.. f) SPESE DI TRASFERTA Nessun ulteriore costo di ns. tecnici, Vi verrà addebitato per eventuali spese di vitto, viaggio o alloggio. Affidamento Halley 20

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