CAMERE DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA DELLA SICILIA GUIDA AL DEPOSITO DEI BILANCI DI ESERCIZIO E DEGLI ELENCHI SOCI

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1 CAMERE DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO E AGRICOLTURA DELLA SICILIA GUIDA AL DEPOSITO DEI BILANCI DI ESERCIZIO E DEGLI ELENCHI SOCI ISTRUZIONI AGLI UTENTI PER L ANNO 2006

2 PREMESSA La recente riforma del diritto societario ha portato diverse novità che hanno attinenza con i bilanci. Tra queste si ricordano le seguenti: Art. 223 undecies disposizioni att. al c.c. Le società di capitali devono redigere i bilanci relativi ad esercizi chiusi dopo la data del 30 settembre 2004 secondo le nuove disposizioni. Art. 223 octiesdecies disp. att. c.c. Le società cooperative possono redigere i bilanci relativi ad esercizi chiusi tra il 1 gennaio 2004 e il 31 dicembre 2004 secondo le leggi anteriormente vigenti o secondo le nuove disposizioni; i bilanci relativi ad esercizi chiusi dopo la data del 31 dicembre 2004 devono essere redatti secondo le nuove disposizioni. Art c.c. Il bilancio deve essere depositato entro trenta giorni dalla sua approvazione da parte dell assemblea (o del consiglio di sorveglianza) e deve essere corredato dalla relazione sulla gestione, dalla relazione del collegio sindacale (ove previsto), dalla relazione del soggetto incaricato del controllo contabile (quando previsto dalla legge e diverso dal collegio sindacale), e, ovviamente, dal verbale di approvazione. Art.111 duodecies disp. att. c.c. Le società in nome collettivo e le società in accomandita semplice devono redigere e pubblicare il bilancio consolidato come disciplinato dall art. 26 del d.lgs. 127/91 in presenza dei presupposti ivi previsti. Art c.c., quarto comma. Le società in liquidazione non sono tenute alla presentazione del bilancio iniziale di liquidazione, ma unicamente del bilancio annuale per il periodo corrispondente al normale esercizio della società secondo quanto stabilito dal nuovo art c.c.. sono inoltre tenute alla comunicazione dell elenco dei soci. Art.2487 bis, comma 2. Il bilancio e gli altri atti allegati prodotti dalle società in liquidazione devono recare la dizione in liquidazione di seguito alla denominazione sociale. Art. 13, comma 35, della Legge 326/2003. La citata norma stabilisce che gli amministratori dei consorzi con attività esterna che svolgono l attività di garanzia collettiva dei fidi devono redigere il bilancio di esercizio con l osservanza delle disposizioni relative al bilancio delle società per azioni. L assemblea approva il bilancio entro centoventi giorni dalla chiusura dell esercizio ed entro trenta giorni dall approvazione una copia del bilancio, corredata dalla relazione sulla gestione, dalla relazione del collegio sindacale (ove costituito) e dal verbale di approvazione dell assemblea deve essere, a cura degli amministratori, depositata presso l ufficio del registro delle imprese. Per quanto riguarda l elenco soci va tenuto presente che ai sensi dell art. 13, comma 2

3 34, della legge in parola le modifiche dei consorziati devono essere iscritte nel registro delle imprese soltanto una volta l anno entro centoventi giorni dalla chiusura dell esercizio attraverso il deposito dell elenco dei consorziati riferito alla data di approvazione del bilancio. Pertanto non deve quindi essere depositata la conferma dell elenco dei consorziati rispetto a quello già depositato. Art. 5, commi 1 e 2, del D.M. 23 Giugno Le società cooperative iscritte all'albo che depositano annualmente i propri bilanci all'ufficio saranno tenute ad utilizzare dalla data di entrata in vigore del presente decreto il modello approvato dal Ministero. Gli amministratori al momento del deposito del bilancio devono dichiarare che nella società permane la condizione di mutualità prevalente, documentando nella nota integrativa tale condizione ai sensi degli articoli 2512, 2513 e 2514 del codice civile. 3

4 SOMMARIO 1. Le modalità di presentazione della pratica digitale: 1.1 Premessa pag Preparazione della pratica digitale pag Requisiti minimi di ricevibilità della pratica digitale pag Pratica presentata per via telematica pag Pratica predisposta su supporto informatico pag Modalità di pagamento della imposta di bollo e dei diritti di segreteria pag Modalità di pagamento per le pratiche inviate per via telematica pag Modalità di pagamento per le pratiche presentate su supporto informatico pag Rilascio di copie pag I soggetti legittimati alla presentazione della pratica: 2.1 Pratica presentata dall amministratore o liquidatore pag Pratica presentata dal Professionista incaricato pag Pratica presentata da altro intermediario abilitato pag La documentazione digitale da presentare: 3.1 Società per azioni e Società a responsabilità limitata pag Società cooperative pag Consorzi pag Consorzi Fidi pag I depositi a rettifica: 4.1 Deposito a rettifica del bilancio pag Deposito a rettifica dell elenco soci pag La regolarizzazione delle pratiche 5.1 Regolarizzazione pratiche sospese pag Annullamento pratiche pag Casi particolari pag Schede riepilogative pag Le Camere di Commercio Siciliane pag. 43 Allegati: Modello procura intermediario pag. 54 Istruzioni InfoCamere per l invio telematico pag. 55 4

5 DEPOSITO BILANCI ED ELENCHI SOCI ANNO 2006 Ogni anno, per i sotto indicati soggetti, è obbligatorio presentare, presso il Registro delle Imprese, il bilancio di esercizio: - Società a responsabilità limitata - Società per azioni - Società in accomandita per azioni - Società Cooperative - Società Consortili - Società estere con sede in Italia - G.e.i.e. - Società di persone (solo il bilancio consolidato) interamente partecipate da società di capitali - Consorzi con qualifica di confidi Gli stessi soggetti (ad eccezione delle cooperative) sono tenuti anche al deposito dell elenco soci e dei titolari di diritti o altri vincoli sulle azioni e sulle quote sociali. I consorzi che non hanno la qualifica di confidi sono tenuti a depositare unicamente la situazione patrimoniale. Non devono depositare il bilancio le associazioni, le società di persone e le ditte individuali. BILANCI SU SUPPORTO INFORMATICO O PER VIA TELEMATICA Dal 9 Dicembre 2002, per effetto dell art.31 L. 340/2000 e successive modifiche, i bilanci devono essere depositati esclusivamente per via telematica o su supporto informatico (per le Camere che non l abbiano esclusa). In entrambi i casi occorre utilizzare il software Fedra, compilando i modelli B ed intercalare S (quest ultimo solo in caso di variazione dei soci rispetto all anno precedente, diversamente, occorre fleggare l apposito riquadro nel modello B). Il bilancio trasmesso per via telematica o presentato su supporto informatico deve essere sottoscritto con firma digitale dal soggetto obbligato (amministratore, sindaco) mediante l apposito dispositivo di firma digitale, comunemente detto smart card (da richiedere anche presso gli uffici della Camera di Commercio). Abilitati alla firma ed alla trasmissione del Bilancio sono anche i Commercialisti (Dottori commercialisti ovvero Ragionieri e periti commerciali regolarmente iscritti nei rispettivi albi professionali). 5

6 Nel caso in cui il deposito venga effettuato tramite un intermediario (autorizzato con convenzione Telemaco Pay sottoscritta con la Camera di Commercio oltre la firma digitale del legale rappresentante deve essere apposta anche quella dell intermediario stesso. Solo ed esclusivamente per informazioni sulla sottoscrizione della convenzione Telemaco Pay ( non sul servizio Telemaco) è possibile telefonare al numero (dal lunedì al venerdì dalle ore 9,00 alle ore 12,30 e di mercoledì dalle ore 16,00 alle ore 17,30). Il deposito del bilancio con conferma elenco soci può essere trasmesso utilizzando Il sito COSTI DEL SERVIZIO Diritti di segreteria per il deposito del bilancio e dell elenco soci: Euro 60,00 modalità telematica Euro 90,00 su supporto informatico digitale (floppy disk o CD) in quest ultimo caso è pure dovuta la somma di Euro 1,81 per bollo di quietanza (previsto, appunto, nel caso in cui l ammontare dei diritti di segreteria superi l importo di 77,47). Diritti per il deposito del bilancio delle cooperative sociali: Euro 30,00 modalità telematica Euro 45,00 su supporto informatico digitale (floppy disk o CD) Gli importi relativi al deposito con supporto informatico digitale potranno essere versati sul conto corrente postale intestato alla Camera di Commercio o pagati con Bancomat presso gli sportelli camerali. Nel caso di invio telematico il diritto di segreteria verrà scalato dal fondo utente. 6

7 LINK UTILI In allegato alla presente guida potete trovare la guida all utente per l invio telematico realizzata da InfoCamere. NUMERI UTILI: Informazioni tecniche su Fedra Compilazione guidata Fedra Clienti Telemaco Pay Informazioni su firma digitale

8 1. LE MODALITA DI PRESENTAZIONE DELLA PRATICA DIGITALE 8

9 1.1 PREMESSA Ai sensi della normativa vigente i bilanci di esercizio e gli elenchi soci devono essere presentati al Registro delle Imprese in formato elettronico sottoscritti con firma digitale. Non è consentito presentare documentazione cartacea. Non è possibile ottenere allo sportello copia cartacea della documentazione presentata. Le copie dei bilanci di esercizio depositati e dei relativi allegati saranno disponibili per via telematica successivamente alla evasione della pratica. La modalità telematica è da preferire alla modalità su supporto informatico per velocità di istruttoria e risparmio per l utente che non deve recarsi presso gli uffici camerali. In alternativa è consentita la presentazione su supporto informatico che va spedito con plico raccomandato alla Camera di Commercio di competenza - Registro delle Imprese indirizzo (vedi cap. 8). Il supporto informatico comporta, per motivi tecnici, tempi più lunghi di istruttoria e non consente comunque il rilascio allo sportello di copia della documentazione presentata. Bisogna indicare sul supporto il numero REA e l anno di esercizio a cui si riferisce il bilancio presentato. I bilanci di esercizio e gli elenchi soci devono essere presentati al Registro delle Imprese entro 30 giorni dalla data del verbale di approvazione (art.2435 c.c.). Per la presentazione delle situazioni patrimoniali dei Consorzi (senza la qualifica di confidi ) il termine è di 2 mesi dalla chiusura dell esercizio (art.2615 bis c.c.). Se i termini scadono di sabato o in giorni festivi, sono di diritto prorogati al primo giorno lavorativo successivo. SANZIONI L Ufficio del Registro delle Imprese è tenuto a rilevare e sanzionare come tardiva l iscrizione o il deposito di atti effettuata oltre i trenta giorni dalla sua adozione. In altre parole, e limitando il discorso sull adempimento deposito del bilancio, l Ufficio rileva la presentazione tardiva quando sono trascorsi più di trenta giorni dall adozione della delibera che approva il bilancio. La tardiva e omessa presentazione del bilancio e dell elenco soci nei termini è punita con sanzione amministrativa prevista all art c.c. che, testualmente, recita: Chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 206 euro a euro. Se si tratta di omesso deposito dei bilanci, la sanzione amministrativa pecuniaria è aumentata di un terzo. Pertanto la sanzione che sarà comminata, ritenendo applicabile più favorevolmente il doppio del minimo, ammonta a 549,34 (206x2+1/3) per il Bilancio e a 412 per l Elenco Soci omesso. Entrambe saranno a carico di ciascun obbligato al deposito del bilancio (dunque se, ad es., in una cooperativa l amministrazione è affidata ad un c.d a. composto da cinque persone le sanzioni saranno cinque) ed a favore dell Erario dello Stato. L omessa convocazione dell assemblea per l approvazione del bilancio entri i 120 giorni previsti all art c.c. è punita, ai sensi dell art c.c., con la pena pecuniaria da euro. 9

10 1.2 PREPARAZIONE DELLA PRATICA DIGITALE Per la preparazione della pratica digitale occorre essere muniti di hardware e software di seguito specificato: 1. Personal computer con collegamento ad internet e casella di posta elettronica; 2. Lettore di smart card; 3. Dispositivo di firma digitale 4. Software Fedra 5.9 (distribuito gratuitamente da Infocamere s.c.p.a. sul sito o programma compatibile); 5. Software di firma digitale ( ad esempio Dike distribuito gratuitamente da Infocamere s.c.p.a. sul sito 6. Scanner o software di conversione del formato dei documenti in pdf tipo Adobe Acrobat versione 6.0 o superiore. 1.3 REQUISITI MINIMI DI RICEVIBILITA DELLA PRATICA DIGITALE Il deposito viene considerato irricevibile nei seguenti casi: 1) mancanza della sottoscrizione mediante apposizione di firma digitale del modello B, dell Intercalare S (quando occorre) e di tutti i files allegati; 2) mancanza di validità della firma digitale; 3) istanza non compilata con il software Fedra o con altro programma informatico compatibile e non conforme alle specifiche tecniche indicate sul sito ; 4) mancanza del bilancio e dei documenti allegati; 5) codice fiscale mancante o errato; 6) numero Rea non corrispondente al codice fiscale dell impresa già iscritta; 7) incompetenza territoriale della C.C.I.A.A.; 8) avviso di ricevimento della pratica negativo o mancante. La ricevuta di deposito, contenente il numero e la data del protocollo, viene trasmessa telematicamente all indirizzo di posta elettronica dell utente che ha inviato la pratica. 1.4 PRATICA PRESENTATA PER VIA TELEMATICA I bilanci d esercizio e gli elenchi soci predisposti in formato digitale devono essere inviati per via telematica attraverso il software Telemaco. Per essere abilitati alla trasmissione 10

11 è necessario avere preventivamente sottoscritto una convenzione Telemaco Pay con la Camera di Commercio ovvero con altri distributori Infocamere. Le procedure che possono essere scelte per l invio telematico sono le seguenti: predisposizione della pratica digitale con il software Fedra 5.9 o programma compatibile ed invio telematico della stessa collegandosi al sito preparazione della pratica digitale tramite la compilazione del modello bilancio pdf, disponibile sul sito la procedura permette di richiamare i dati relativi alle società di cui si sta predisponendo il bilancio evitando la compilazione della modulistica Fedra. Il collegamento allo stesso sito permette l invio al Registro delle Imprese della pratica; preparazione della pratica digitale e invio telematico della stessa tramite la procedura bilanci on line predisposta da Infocamere e disponibile sul sito Tale procedura consente di non compilare la distinta Fedra poiché questa verrà generata automaticamente al momento dell invio della pratica dal sistema. Con la procedura bilanci on line l utente deve essere collegato al sito di infocamere per tutta la durata dell operazione; con la procedura bilanci pdf e con quella Fedra solo al momento della spedizione. 1.5 PRATICA PREDISPOSTA SU SUPPORTO INFORMATICO I bilanci d esercizio e gli elenchi soci predisposti in formato elettronico e sottoscritti con firma digitale, possono essere memorizzati su supporto informatico. I supporti informatici possono essere inviati per posta con plico raccomandato al seguente indirizzo: CCIAA di - Ufficio Registro Imprese - Il deposito su supporto informatico oltre a far venire meno i benefici dell invio telematico ha tempi più lunghi di istruttoria e non consente comunque il rilascio allo sportello di copia della documentazione presentata. Le copie dei bilanci di esercizio saranno disponibili successivamente alla evasione della pratica. Saranno ritenute irricevibili le domande di deposito carenti degli elementi di cui al precedente paragrafo 1.3 numeri 1,2,3,4,6,7. In relazione al punto 4, relativo ai documenti allegati, qualora si dovessero riscontrare bilanci illeggibili, quali file di dimensioni troppo elevate (più di 200 Kbyte per pagina) o derivanti da scannerizzazioni parziali o incomplete, la domanda di deposito verrà protocollata ma sarà richiesta l integrazione dei documenti illeggibili concedendo un periodo di tempo di tre giorni. 11

12 1.6 MODALITA DI PAGAMENTO DELL IMPOSTA E DEI DIRITTI DI SEGRETERIA L imposta di bollo per le pratiche digitali è stabilita nella misura di Euro 65,00 per le società di capitali (D.L. n.7 del 31/1/2005) e viene versata alla Camera di Commercio dai soggetti obbligati sulla base dell autorizzazione rilasciata dal Ministero dell Economia e delle Finanze. Per le pratiche soggette al pagamento del bollo, gli estremi di tale autorizzazione devono essere indicati sull apposito riquadro previsto nella distinta Fedra senza alcuna ulteriore indicazione sugli atti allegati. Resta inteso che qualora il soggetto che presenta la pratica sia in possesso di una autorizzazione specifica del Ministero dell Economia e delle Finanze per il pagamento virtuale dell imposta di bollo, gli estremi di tale autorizzazione devono essere indicati nella modulistica nel modo seguente: Imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite l autorizzazione nr. - del Ministero dell Economia e delle Finanze - Dip. Delle Entrate di Ai sensi dell art.2 del D.M. 127/2002, l imposta di bollo può essere assolta previa presentazione, al competente ufficio dell Agenzia delle Entrate, di una dichiarazione con l indicazione del numero presunto degli atti da depositare durante l anno. Gli estremi di tale dichiarazione devono essere indicati nella modulistica (bollo assolto all origine) nel modo seguente: Imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite presentazione della dichiarazione di cui all art.2 del D.M. 127/2002 inviata in data. Prot. nr all Agenzia delle Entrate di. Per gli atti esclusi dall imposta di bollo, l esenzione va indicata sia sull atto che negli appositi riquadri previsti dal programma Fedra. I diritti di segreteria dovuti per il deposito del bilancio di esercizio e dell elenco soci sono i seguenti: Euro 60,00 bilancio di esercizio ed elenco soci (modalità telematica) Euro 90,00 bilancio di esercizio ed elenco soci (con supporto informatico) Euro 30,00 bilancio di esercizio coop.ve sociali (modalità telematica) Euro 45,00 bilancio di esercizio coop.ve sociali (con supporto informatico) Euro 60,00 per il deposito del solo elenco soci (modalità telematica) Euro 90,00 per il deposito del solo elenco soci (con supporto informatico) Euro 1,81 (Bollo su quietanza) Nel caso in cui l ammontare dei diritti di segreteria superi l importo di 77,47. 12

13 1.7 MODALITA DI PAGAMENTO PER LE PRATICHE INVIATE PER VIA TELEMATICA Le modalità di pagamento dei diritti di segreteria e dell imposta di bollo per le pratiche trasmesse telematicamente avvengono tramite il sistema Telemaco-Pay ovvero tramite soggetti distributori di Infocamere come CGN, Visura, etc.. La convenzione di pagamento Telemaco-Pay è reperibile sui vari siti di Infocamere ed in allegato alle presenti istruzioni. Ulteriori informazioni possono essere attinte presso l Ufficio RAO Camerale. 1.8 MODALITA DI PAGAMENTO PER LE PRATICHE PRESENTATE SU SUPPORTO INFORMATICO (FLOPPY DISK) Il pagamento dei diritti di segreteria e dell imposta di bollo dovuti dall utente per la presentazione della pratica su supporto informatico deve essere effettuato sul conto corrente postale intestato alla C.C.I.A.A. (vedi cap. 8). Sono consentiti, inoltre, anche nel giorno di presentazione della pratica, sistemi di pagamento alternativi come illustrato nelle schede camerali (pagg. 43 e ssgg.). La ricevuta del pagamento effettuato alla cassa o l attestazione del versamento sul c.c.p. deve essere scansionata e inserita nel supporto informatico ed allegata in originale. Non vengono accettati pagamenti cumulativi relativi alla presentazione di più pratiche. Non devono essere versati diritti di segreteria connessi al rilascio di copie degli atti depositati in quanto tali copie non sono disponibili al momento del deposito ma solo successivamente all evasione della pratica. 1.9 RILASCIO COPIE Le copie dei bilanci e degli elenchi soci non saranno rilasciate al momento del deposito ma saranno disponibili in rete, dopo l evasione della pratica. Per il rilascio delle copie relative ad anni precedenti Costi: Richiesta copia bilancio cartacea 5,00 Per ogni pagina estratta 0,10 Richiesta copia bilancio su supporto informatico 6,00 Dall 1 marzo 2006, per il rilascio delle copie dell ultimo bilancio è possibile richiedere copia del fascicolo che comprende tutti gli atti depositati al Registro delle Imprese al costo di 13,00 13

14 2. I SOGGETI LEGITTIMATI ALLA PRESENTAZIONE DELLA PRATICA DIGITALE 14

15 2.1 PRATICA PRESENTATA DALL AMMINISTRATORE O DAL LIQUIDATORE La pratica digitale presentata da un amministratore o da un liquidatore (per le società in liquidazione) deve essere predisposta nel modo seguente: Modello principale: - Distinta Fedra sottoscritta da un amministratore o da un liquidatore attraverso il dispositivo di firma digitale e contenente la visura a quadri compilata nei modelli B ed int. S. Allegati: Copia informatica del bilancio di esercizio (conto economico, stato patrimoniale e nota integrativa) sottoscritta da un amministratore o da un liquidatore attraverso il dispositivo di firma digitale. Copia informatica di ogni documento allegato (verbale di approvazione del bilancio, relazione sulla gestione dell organo amministrativo, relazione del collegio sindacale, relazione del soggetto incaricato del controllo contabile) sottoscritta da un amministratore o da un liquidatore attraverso il dispositivo di firma digitale. La copia informatica di ogni documento può essere redatta nei modi seguenti: a) Il documento (bilancio, verbale, relazione) viene prodotto informaticamente tramite programmi di video scrittura e trasformato in formato pdf con l indicazione nel testo dei nominativi dei firmatari del documento originale (amministratore o liquidatore nel bilancio di esercizio, presidente e segretario nel verbale di approvazione, sindaci effettivi nella relazione del collegio sindacale, etc.). Il file deve essere firmato digitalmente dall amministratore o dal liquidatore. b) Acquisizione da scanner e trasformazione in formato pdf del documento originale firmato dai soggetti obbligati come dinanzi indicato. Il file deve essere firmato digitalmente dall amministratore o dal liquidatore. In ogni copia informatica deve essere presente la seguente dichiarazione resa dall amministratore o dal liquidatore: Il sottoscritto amministratore della Società consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, attesta, ai sensi dell art. 47 del DPR 445/2000, la corrispondenza delle copie dei documenti allegati alla presente pratica ai documenti conservati agli atti della Società Per le domande e gli atti soggetti all imposta di bollo,la dichiarazione relativa all assolvimento dell imposta di bollo va effettuata nel riquadro previsti dal programma Fedra sulla base delle indicazioni del paragrafo 1,6 della presente guida. 15

16 Verbali di approvazione dei bilanci con distribuzione di utili La delibera di approvazione del bilancio portante anche la distribuzione di utili, è soggetta all obbligo della registrazione presso l Agenzia delle Entrate e sconta l imposta di registro nella misura fissa ai sensi dell art. 4, lettera d) n. 1 della tariffa, parte prima, del testo unico dell imposta di registro approvato con D.P.R. n. 131 del 26/04/1986. Inoltre con risoluzione del 22/11/2000 n. 174 il Ministero delle Finanze Dipartimento delle Entrate Direzione Centrale: Affari Giuridici e Cont. Tributario, ha fornito tale interpretazione, circa il corretto trattamento tributario da applicare ai verbali di approvazione dei bilanci portanti appunto la distribuzione degli utili d esercizio. Nel caso appunto il verbale di assemblea di approvazione del bilancio preveda una distribuzione di utili e sia stato pertanto sottoposto alla prescritta registrazione, sarà possibile apporre in calce al verbale la predetta dichiarazione: Il sottoscritto amministratore/liquidatore dichiara che è stata effettuata la registrazione del presente verbale presso l Agenzia delle Entrate di. in data. al numero. Nel caso in cui l'ufficio del Registro non rilasci in tempo utile il verbale registrato, il legale rappresentante deve allegare una dichiarazione firmata digitalmente, indicando la data e l Ufficio presso il quale si è provveduto alla registrazione o allegare la copia della ricevuta di presentazione sottoposta a scansione ottica. 2.2 PRATICA PRESENTATA DAL DOTTORE COMMERCIALISTA O RAGIONIERE E PERITO COMMERCIALE AI SENSI DELLA LEGGE 340/2000 L art. 31, comma 2 quater e quinques, della Legge 340/2000, come modificata dalla L.350/2003, consente ai soli Dottori Commercialisti ed ai Ragionieri e periti commerciali, iscritti nei rispettivi albi, la trasmissione e la sottoscrizione (ovviamente digitale) dei bilanci di esercizio. Rimangono esclusi i Periti tributari ed i Consulenti del lavoro. Rimangono, altresì, esclusi i Dottori Commercialisti ed i Ragionieri e periti commerciali che non risultino iscritti, o ne sia stata disposta la cancellazione, nei rispettivi albi professionali. Il professionista che trasmette telematicamente il bilancio deve avere stipulato una convenzione Telemaco-Pay o con altro distributore. I citati professionisti devono, inoltre, essere incaricati dai loro clienti (amministratore leg. rappr. o liquidatore) alla trasmissione del bilancio. La dichiarazione sulla iscrizione va inserita nel quadro Note della distinta Fedra e può avere il seguente tenore: Il sottoscritto Dott./Rag., nato a il, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, ai sensi degli artt. 46 e 47 del D.P.R. 445/2000, dichiara di essere iscritto all Ordine/Albo dei della Provincia di ; mentre in calce alla documentazione dovrà aggiungere la seguente dicitura: Il/la sottoscritto/a, ai sensi dell art. 31 comma 2-quinquies della Legge 340/2000, dichiara che il presente documento è conforme all originale depositato presso la società. 16

17 La pratica presentata dal professionista ai sensi dell art.31della legge 340/2000 deve essere predisposta nel modo seguente: Distinta Fedra sottoscritta dal professionista attraverso il dispositivo di firma digitale e contenente la visura a quadri compilata nei modelli B ed Int. S. Di recente, è iniziata la distribuzione ai predetti commercialisti del dispositivo di firma digitale, recante anche il titolo posseduto, da parte della società CERTICOMM. Tale dispositivo oltre a consentire la sottoscrizione digitale dei documenti attesta il possesso ed il permanere della qualifica di Dottore Commercialista ovvero di Ragioniere e Perito commerciale ed esenta il professionista dal rendere la dichiarazione inerente la sua qualifica. Allegati: Copia informatica del bilancio di esercizio (conto economico, stato patrimoniale e nota integrativa) sottoscritta dal professionista attraverso il dispositivo di firma digitale. Copia informatica di ogni documento allegato (verbale di approvazione del bilancio, relazione sulla gestione dell organo amministrativo, relazione del collegio sindacale, relazione del soggetto incaricato del controllo contabile) sottoscritta dal professionista attraverso il dispositivo di firma digitale. La copia informatica di ogni documento può essere redatta nei due modi già evidenziati o con video scrittura e trasformazione in pdf o con lo scanner e trasformazione in pdf ovviamente i file prodotti vanno firmati digitalmente dal professionista. Per le domande e gli atti soggetti all imposta di bollo, la dichiarazione relativa all assolvimento dell imposta di bollo, va effettuata negli appositi riquadri previsti dal programma Fedra sulla base delle indicazioni del paragrafo 1,6 della presente guida. Nel caso in cui il verbale di approvazione del bilancio preveda una distribuzione di utili e sia stato pertanto sottoposto alla prescritta registrazione, occorre inserire nella copia informatica del verbale di approvazione: Il sottoscritto amministratore/liquidatore dichiara che è stata effettuata la registrazione del presente verbale presso l ufficio delle Entrate di..in data..al nr. Nel caso in cui l'ufficio del Registro non rilasci in tempo utile il verbale registrato, il legale rappresentante deve allegare una dichiarazione firmata digitalmente, indicando la data e l Ufficio presso il quale si è provveduto alla registrazione o allegare la copia della ricevuta di presentazione sottoposta a scansione ottica. 17

18 2.3 PRATICA PRESENTATA DA ALTRO INTERMEDIARIO La pratica presentata dall intermediario abilitato deve essere predisposta nel modo seguente: Ipotesi A ( l amm.re o il liquidatore sono in possesso del dispositivo di firma digitale) Predisposizione della distinta Fedra sottoscritta da un amministratore o da un liquidatore e dall intermediario attraverso il dispositivo di firma digitale e contenente la visura a quadri compilata nei modelli B ed int. S. Se la pratica è presentata su supporto informatico (CD o floppy disk) la distinta è firmata solo dall amministratore o dal liquidatore. In tal caso, infatti, non c è un vero e proprio intermediario ma un soggetto in grado di predisporre una pratica informatica. Allegati: Copia informatica del bilancio di esercizio (conto economico, stato patrimoniale e nota integrativa) sottoscritta da un amministratore o dal liquidatore attraverso il dispositivo di firma digitale. Copia informatica di ogni documento allegato (verbale di approvazione del bilancio, relazione sulla gestione dell organo amministrativo, relazione del collegio sindacale, relazione del soggetto incaricato del controllo contabile) sottoscritta da un amministratore o da un liquidatore attraverso il dispositivo di firma digitale. Le copie informatiche dei documenti possono essere redatte a mezzo di programmi di video scrittura con trasformazione in pdf o a mezzo di acquisizione da scanner e trasformazione in pdf dei documenti. In ogni copia informatica deve essere presente la seguente dichiarazione resa dall amministratore o dal liquidatore : Il sottoscritto amministratore della Società, consapevole delle responsabilità penali previste in caso di falsa dichiarazione, attesta, ai sensi dell art. 47 del DPR 445/2000, la corrispondenza delle copie dei documenti allegati alla presente pratica ai documenti conservati agli atti della Società Per le domande e gli atti soggetti all imposta di bollo, la dichiarazione relativa all assolvimento dell imposta di bollo va effettuata sia su ogni copia informatica che nei riquadri previsti dal programma Fedra sulla base delle indicazioni del paragrafo 1.6 della presente guida. Nel caso in cui il verbale di approvazione del bilancio preveda una distribuzione di utili e sia stato pertanto sottoposto alla registrazione, occorre inserire nella copia informatica del verbale di approvazione la seguente dichiarazione: 18

19 Il sottoscritto amministratore/liquidatore dichiara che è stata effettuata la registrazione del presente verbale presso l Ufficio delle Entrate di. al numero. Nel caso in cui l'ufficio del Registro non rilasci in tempo utile il verbale registrato, il legale rappresentante deve allegare una dichiarazione firmata digitalmente, indicando la data e l Ufficio presso il quale si è provveduto alla registrazione o allegare la copia della ricevuta di presentazione sottoposta a scansione ottica. Ipotesi B (l amm.re o il liquidatore non sono in possesso del dispositivo di firma digitale) In questo caso ciò che impedisce l invio della pratica, telematicamente o su supporto informatico è la mancanza di dispositivo di firma digitale. In questo caso è indispensabile il ricorso ad un procuratore. Un soggetto, cioè, in grado di sostituirsi all obbligato nella sottoscrizione della pratica. La procura viene realizzata in maniera c.d. leggera avvalendosi della dichiarazione sostitutiva dell atto di notorietà. Con tale atto il legale rappresentante conferisce all intermediario il semplice mandato a sottoscrivere e trasmettere il bilancio. La procura in parola può essere redatta sul modello predisposto da Uniocamere e allegato alla presente guida. Il modello va sottoscritto con firma autografa dal legale rappresentante (o dal liquidatore, etc.) e controfirmato digitalmente dall intermediario. Alla procura va allegata, in formato pdf, la copia del documento di identità del legale rappresentante. La procura, così confezionata, insieme alla copia del documento vanno infine allegati alla pratica in due distinti files contraddistinti dal codice E20. La procura andrà firmata digitalmente mentre la copia del documento non dovrà essere firmata. E importante segnare il codice tipo documento come descritto poiché tale codice inibisce la libera estrazione delle copie del documento contenente dati sensibili ai fini della tutela della privacy. Per il resto della pratica si può fare riferimento a quanto indicato al precedente punto con l avvertenza che tutti i files allegati andranno sottoscritti digitalmente dall intermediario. 19

20 3. LA DOCUMENTAZIONE DIGITALE DA PRESENTARE 20

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