PROTOCOLLO MODALITA ACCREDITAMENTO EVENTO ECM

Transcript

1 INTRODUZIONE Questo documento è stato redatto in accordo con le procedure previste dal sistema qualità della Società Italiana di Neonatologia e con la vigente normativa ECM. Costituisce parte integrante dell accordo di partnership tra la Società Italiana di Neonatologia e le Segreterie organizzative degli eventi ECM di SIN Provider ed è citato esplicitamente quale requisito contrattuale. La Segreteria Organizzativa è pertanto tenuta al rispetto del suo contenuto. I contenuti di questo documento è utile che siano conosciuti anche dai Responsabili Scientifici degli eventi. Si raccomanda il rispetto dei tempi indicati. PREMESSE 1. Per procedere con l accreditamento dell evento, il Provider richiede preventivamente alla segreteria organizzativa di sottoscrivere un impegno alla trasparenza finanziaria dell evento (cioè a fornire al provider le pezze giustificative delle entrate e delle uscite, in accordo con la vigente normativa ECM); in assenza di tale dichiarazione nessun evento potrà essere accreditato. 2. Solo a seguito dell invio della suddetta dichiarazione, la Segreteria formativa di SIN Provider procederà all invio del Kit ECM contenente la documentazione citata nel seguito del documento. FASE 1- PIANO FORMATIVO 3. In relazione alle norme che regolano il sistema ECM e le procedure di accreditamento degli eventi formativi a distanza e residenziali, è necessario che ogni Provider accreditato predisponga il piano formativo entro il 10 dicembre di ogni anno per gli eventi che dovranno svolgersi nell anno successivo. Il Provider è responsabile del contenuto formativo, della qualità scientifica e dell integrità etica di tutte le attività educazionali a cui ha assegnato i crediti. Risponde dell attendibilità, serietà e eticità delle informazioni divulgate che è tenuto a verificare tramite il Comitato Scientifico. La SIN, ente Provider accreditato N.556 è a disposizione di tutti i soci, di tutte le sezioni regionali ed i gruppi di studio della società che vogliono organizzare eventi formativi in ambito pediatrico, sia generale che specialistico, per l inserimento nel piano formativo SIN. 4. A tal fine, le richieste redatte su modulo All. 1 Progetto didattico- prima fase (PDPF) corredate dal programma educazionale (un programma scientifico di massima) e dal Curriculum Vitae in formato europeo firmato dal candidato Responsabile Scientifico dell evento (All. 2), dovranno pervenire al Comitato Scientifico di SIN Provider, responsabile della loro valutazione prima di assumerle tra gli eventi accreditati, possibilmente entro il 10 novembre di ogni anno. In questa ottica ed a questo scopo è necessario che i documenti citati in precedenza siano inviati a providersin@biomedia.net per sottoporli al Comitato scientifico ai fini del riesame di progetto e della validazione dell evento e dei successivi passaggi procedurali, compresa la richiesta di accreditamento. 5. L approvazione sarà comunicata al Responsabile scientifico dell evento inviando lettera di incarico e informativa per il trattamento dei dati (foglio fronte/retro). Il Responsabile Scientifico dovrà fornire il consenso al trattamento dei dati, che include anche Pagina 1 di 6

2 l accettazione dei requisiti della lettera d incarico, in calce all informativa. Questo documento (All. 3) deve essere trasmesso a providersin@biomedia.net entro 10 giorni dal ricevimento. In caso contrario, non si potrà procedere con l iter di accreditamento dell evento. FASE 2 - RICHIESTA DI ACCREDITAMENTO EVENTI DEFINITIVI 1. Il Responsabile Scientifico dell evento, direttamente o tramite la Segreteria organizzativa, dovrà compilare e inviare inderogabilmente AL PIU TARDI 50 GIORNI prima dell inizio dell evento i seguenti documenti per in un unica spedizione (non separatamente) all indirizzo providersin@biomedia.net: - Modulo All. 4 Progetto Didattico Definitivo (PDD) compilato in tutte le sue parti; - Programma scientifico dell evento dettagliato con breve curriculum vitae dei docenti e dei moderatori ritenuti qualificati per l evento (in un unico file pdf); - Elenco con nome, cognome e codice fiscale dei relatori (se la segreteria organizzativa non è Biomedia) - Curriculum Vitae Formato Europeo del Responsabile Scientifico (All. 2) firmato con firma autografa (qualora non sia già stato inviato nella Fase 1 - Piano Formativo) - Contratto di Partner tra la Segreteria organizzativa e il Provider SIN controfirmato (CPP) (All. 5) (se la segreteria è diversa da Biomedia, altrimenti provvede la medesima Biomedia); - Dichiarazione su Conflitto sul conflitto di interesse del Partner (DCIP) (All. 7) (se la segreteria è diversa da Biomedia, altrimenti provvede la medesima Biomedia); - Dichiarazioni sul conflitto d interesse del Responsabile Scientifico, dei Relatori, Moderatori e/o Tutor (DCIR), solo in caso di sussistenza di conflitti di interesse (All. 8); si raccomanda attenzione a questo aspetto che è molto delicato per la vigente normativa ECM; - Informativa e consenso per il trattamento dei dati con inclusa l accettazione dei requisiti della lettera d incarico da parte del Responsabile Scientifico dell evento (nel caso in cui l evento non sia tra quelli inseriti nel Piano Formativo definito entro il 10 dicembre di ogni anno, All. 3) per i quali il documento è già stato inviato) e dei Docenti (All. 9); si raccomanda di acquisire i documenti citati; (se la segreteria è diversa da Biomedia, altrimenti provvede la medesima Biomedia che fornisce le adeguate informazioni al Responsabile Scientifico ed ai Docenti); - Elenco degli sponsor (solo nel caso in cui la Segreteria non sia Biomedia). 2. Se l evento non è stato inserito nel Piano formativo al 10 dicembre, la proposta dovrà comunque essere approvata dal Comitato Scientifico. 3. Al massimo 35 gg prima dell evento dovranno pervenire via i contratti di sponsorizzazione o di altre forme di finanziamento controfirmati oppure la Dichiarazione di assenza di finanziamento (vedi All. 11 DAF). 4. Almeno 5 gg prima dell evento dovrà pervenire via il Questionario di apprendimento composto da 3 domande a quiz per ciascun credito erogato (quattro possibilità di risposta con solo 1 possibilità di risposta corretta, si prega di indicare quale); si raccomanda che le domande siano attinenti a quanto presentato in aula in modo da prevenire successive lamentele da parte dei discenti. 5. Prima di qualsiasi divulgazione ai potenziali discenti dovrà pervenire via Pagina 2 di 6

3 - Dichiarazione di concessione scritta di patrocinio da parte di qualunque ente; in assenza di questa non potrà essere indicato alcun patrocinio su locandina o materiale promozionale cartaceo o elettronico. Per avere il patrocinio della Società Italiana di Neonatologia bisogna farne richiesta alla segreteria di SIN: in tale caso non sarà necessario l invio della comunicazione di patrocinio in quanto già disponibile presso la sede della segreteria. 6. Le iscrizioni dei discenti saranno acquisite dalla Segreteria organizzativa, la quale, nominata da SIN quale responsabile del trattamento dei dati ai fini del rispetto del D. lgs 196/2003 e successive modifiche e integrazioni, avrà cura di evidenziare sull informativa consegnata ai discenti che il Titolare del trattamento dei dati è la Società Italiana di Neonatologia e che altro responsabile del trattamento dei dati è Biomedia srl con sede in Via Temolo, 4 Milano, in qualità di Segreteria formativa. FASE 3 DURANTE L EVENTO 1. La Segreteria organizzativa deve verificare, prima dell inizio dell evento, adeguatezza, disponibilità e stato di ambienti e attrezzature, intervenendo in modo opportuno in caso di esito negativo. 2. La Segreteria organizzativa deve avere disponibili nella sede dell evento tutti i documenti di cui alle disposizioni Agenas (es. visura camerale dei partner privati) 3. La Segreteria organizzativa acquisisce le evidenze di partecipazione agli eventi: Fogli firme di presenza dei partecipanti per ogni giorno di corso, report del badge o altra evidenza da cui si evinca la partecipazione all evento (congruente con quanto dichiarato in fase di progettazione sul portale Agenas); anche per i relatori è da prevedere l utilizzo di un foglio firma con l indicazione dell orario di ingresso e uscita per ogni giorno di evento; 4. In caso di iscrizione di partecipante da parte di aziende sponsor, la Segreteria organizzativa deve acquisire copia dell invito o una dichiarazione di professionista sponsorizzato sottoscritta attestante l invito con firma autografa e leggibile unitamente ai dati anagrafici del partecipante (usare preferibilmente l All. 13 Dichiarazione professionista sponsorizzato (DPS), in alternativa usare il medesimo allegato come fac simile ma garantire gli stessi contenuti); 5. La Segreteria organizzativa, ad inizio evento, deve divulgare le informazioni sulle condizioni per l ottenimento dei crediti riportate nel seguito di questo punto. NOTA DA DIVULGARE AI PARTECIPANTI IN MODO CHIARO DURANTE L EVENTO Per avere diritto ai crediti ECM è necessario frequentare il 100% delle ore di formazione e superare il test di apprendimento ECM sul sito disponibile dal.. al.. (INSERIRE UN PERIODO DI UN MESE A PARTIRE DA 10 GIORNI DALLA CHIUSURA DELL EVENTO). Per accedere al questionario è necessario inserire il proprio codice fiscale. Una volta superato il test (almeno il 75% delle risposte esatte) sarà possibile scaricare direttamente dal sito il proprio attestato ECM. Proiettare in aula le slide che spiegano le modalità per la compilazione dei questionari. Spiegare che il materiale didattico del corso sarà disponibile sul portale al termine del corso, salvo diversa e specifica modalità concordata con il Responsabile scientifico. Evidenziare che è possibile eseguire il test 1 volta sola. Il questionario di valutazione ECM sarà invece eseguito direttamente in aula. Pagina 3 di 6

4 Qualora la Segreteria Organizzativa non sia Biomedia, si rinvia al contenuto del punto 3 del paragrafo Fase 4-post evento seguente. In particolare, il questionario ECM ed il test di apprendimento saranno eseguiti in aula. 6. Presso la sede ove si eroga l evento formativo devono essere disponibili i documenti citati nel documento Griglia di osservazione dell evento (verbale della verifica dei requisiti minimi di qualità dell evento formativo) dell Osservatorio Nazionale della Formazione continua in Sanità. Il Responsabile Scientifico dell evento ed il personale esterno a Biomedia deve essere informato dalla Segreteria formativa (Biomedia srl) in merito prima dell inizio dell evento (invio informativa e trasmissione della Griglia stessa). 7. Si ricorda che le relazioni, nonché i materiali didattici o quelli proiettati in aula non dovranno contenere riferimenti ad aziende e/o prodotti di interesse sanitario (farmaci, strumenti, dispositivi medico-chirurgici, ecc) [come da vigente normativa ECM]. FASE 4 POST EVENTO 1. La segreteria organizzativa dell evento ENTRO 7 GIORNI dalla chiusura dello stesso dovrà inviare via a providersin@biomedia.net lo schema consuntivo partecipanti (compilare file Importazione_dati_partecipanti) integrato con due colonne (si/no) che indicano se il partecipante ha superato o meno la prova finale di apprendimento; solo a ricevimento del file potranno essere attivati i questionari di apprendimento e di valutazione online sul sito 2. Al più tardi ENTRO 15 GIORNI dalla fine dell evento dovranno essere inviati in originale per posta a S.I.P. c/o Biomedia srl, Via L. Temolo MILANO: - Fogli firme di presenza dei partecipanti per ogni giorno di corso, report del badge o altra evidenza da cui si evinca la partecipazione all evento con orari di entrata e uscita (la modalità di rilevazione della presenza deve essere congruente con quanto dichiarato in fase di progettazione sul portale Agenas); - In caso di iscrizione di partecipante da parte di aziende sponsor, copia dell invito o una dichiarazione di professionista sponsorizzato sottoscritta attestante l invito con firma autografa e leggibile unitamente ai dati anagrafici del partecipante (usare preferibilmente l All. 13 Dichiarazione professionista sponsorizzato (DPS), in alternativa usare il medesimo allegato come esempio ma garantire gli stessi contenuti); - Curriculum Vitae Formato Europeo del Responsabile Scientifico firmato con firma autografa in originale e datato; - Contratto di Partner tra la Segreteria organizzativa e il Provider SIN controfirmato in originale (CPP); - Contratti di sponsorizzazione o relativi ad altre forme di finanziamento in originale; - Dichiarazioni su conflitto d interesse sottoscritti in originale da parte del Responsabile Scientifico, dei Relatori, Moderatori e/o Tutor firmate in originale (All. 8), solo in caso di sussistenza di conflitti di interesse che vanno comunque dichiarati ai partecipanti; si segnala che la mancata presenza di dichiarazione sul conflitto di interesse indica l assenza di tali conflitti, dichiarazione della quale ogni persona coinvolta nell evento si assume le relative responsabilità; Pagina 4 di 6

5 - Informativa e consenso per il trattamento dei dati con inclusa l accettazione dei requisiti della lettera d incarico da parte del Responsabile Scientifico dell evento (nel caso in cui l evento non sia tra quelli inseriti nel Piano Formativo definito entro il 10 dicembre di ogni anno All. 3, in tal caso sarà stata inviata in precedenza) e dei Docenti/moderatori (All. 9); 3. Potranno essere inviati via o per posta: - copia del materiale didattico consegnato ai partecipanti; - eventuali reclami presentati dai discenti; - Dichiarazione di Conflitto di Interesse del Partner controfirmato (vedi All. 7 DCIP); - Dichiarazione di assenza di finanziamenti (DAF); - Quando il test di apprendimento è svolto in aula, la correzione dovrà essere eseguita dalla Segreteria Organizzativa con la collaborazione del Responsabile Scientifico: essi se ne assumono piena responsabilità; la Segreteria Organizzativa inserirà quindi sul sito i dati dei discenti che hanno superato la prova, questi ultimi saranno abilitati a compilare on line il questionario di soddisfazione e stamperanno gli attestati emessi dal sistema salvo diverso accordo con la Segreteria organizzativa. Infine, la Segreteria organizzativa, se diversa da Biomedia, invierà per posta a quest ultima srl il test di apprendimento compilato da ciascun partecipante. FASE 5 - PAGAMENTO CREDITI, PAGAMENTO FEE PROVIDER E RENDICONTAZIONE 1. Entro 90 gg da fine evento, SIN Provider comunicherà la quota da versare come crediti ECM e fee provider alla Segreteria organizzativa che provvederà al saldo al ricevimento fattura e invierà gli estremi dell avvenuto pagamento dei crediti ECM a providersin@biomedia.net. 2. Inoltre dovranno essere inviate al provider tutte le pezze giustificative delle entrate e delle uscite. NON POTRA ESSERE EFFETTUATA LA RENDICONTAZIONE IN ASSENZA DEI DOCUMENTI INDICATI. FASE 6 RELAZIONE FINALE DELL EVENTO 1. Entro 90 gg. dalla fine dell evento, al termine del periodo definito per la compilazione del questionario di apprendimento e di valutazione on line dei partecipanti, la Segreteria SIN Provider invierà al Responsabile Scientifico un report contenente gli esiti dell evento (numero partecipanti, numero partecipanti che hanno/non hanno acquisito i crediti, risultati della Scheda di valutazione ECM, del questionario di soddisfazione e fabbisogno formativo) e la Relazione Finale Evento Formativo (RFEF) da compilare. Al Responsabile Scientifico si chiede di prendere visione degli esiti del corso, di compilare la Relazione Finale Evento Formativo (RFEF) e restituire quest ultima entro 5 giorni dalla data di invio direttamente a providersin@biomedia.net. 2. Il report sulla soddisfazione dei partecipanti sarà inviato anche alla Segreteria Organizzativa che potrà prendere visione della valutazione degli stessi con riferimento agli aspetti di propria pertinenza. Pagina 5 di 6

6 DOCUMENTI DA CONSERVARE PRESSO LA SEGRETERIA ORGANIZZATIVA I documenti di iscrizione ed il consenso per il trattamento dei dati personali, cartacei o informatici, di ogni partecipante dovranno essere conservati presso la Segreteria organizzativa per un periodo di 5 anni. Elenco dei documenti: All. 1 Progetto didattico prima fase (PDPF); All. 2 Modello di curriculum vitae formato europeo; All. 3 Informativa privacy, consenso e lettera incarico Responsabile Scientifico (foglio fronte/retro): All. 4 Progetto didattico definitivo (PDD); All. 5 Contratto di partner tra SIN e Segreteria Organizzativa (CPP); All. 7 Dichiarazione su conflitto di interesse del partner (DCIP); All. 8 Dichiarazione sul conflitto di interesse da parte del Responsabile Scientifico, Relatori, moderatori e tutor (DCIR); All. 9 - Informativa privacy, consenso e lettera incarico docenti (foglio fronte/retro); All. 10 Contratto di sponsorizzazione; All. 11 Dichiarazione di assenza di finanziamenti (DAF) All. 12- File Importazione_dati_partecipanti; All. 13 Dichiarazione professionista sponsorizzato (DPS) Note importanti: 1. Si raccomanda alle segreterie organizzative di tenersi costantemente aggiornati riguardo alle modifiche della normativa che regolamenta gli eventi ECM. Pagina 6 di 6