Procedura Qualità. Verifica Responsabile Servizio Qualità. 3 Firma ING. CARLO VERNETTI Firma ING. CARLO VERNETTI Firma CARLO VERNETTI

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1 Pagina 1 di 7 MATRICE DI VALIDAZIONE: Rev. Elaborazione Responsabile Servizio Qualità Verifica Responsabile Servizio Qualità Approvazione Amministratore Delegato 3 Firma ING. CARLO VERNETTI Firma ING. CARLO VERNETTI Firma CARLO VERNETTI MATRICE DELLE REVISIONI: Rev. Data Descrizione della modifica 0 01/03/04 Prima emissione in copia controllata 1 01/06/06 Trasformazione in s.p.a. 2 03/12/07 Pgf /11/09 Adeguamento ISO 9001: SOMMARIO 1. Riferimenti 2. Scopo della Procedura 3. Obiettivo della gestione della Documentazione 4. Campo di Applicazione 5. Termini e Definizioni 6. Generalità 7. Modalità Operative 7.1. Manuale della Qualità 7.2. Procedure della Qualità Elaborazione della Procedura Identificazione della Procedura Emissione della Procedura Distribuzione della Procedura Divulgazione della Procedura Applicazione e Mantenimento Attivo della Procedura Modifiche alla Procedura Verifica Disponibilità delle Procedure Archiviazione delle Procedure Deroghe 7.3. Moduli di supporto Elaborazione dei moduli Identificazione dei moduli Emissione dei moduli Modifiche ai moduli Disponibilità dei moduli 7.4. Istruzioni Operative 7.5. Documenti di origine esterna 7.6. Registrazioni della qualità 7.7. Distribuzione 7.8. Gestione informatica dei documenti 7.9. Elenchi documentazione 8. Documentazione Richiamata LISTA DI DISTRIBUZIONE: Funzione Aziendale Data Firma del Responsabile per ricevuta (da apporre solo sull originale) AMMINISTRATORE DELEGATO 16/11/09 AM: CARLO VERNETTI SERVIZIO QUALITA 16/11/09 SQ: ING. CARLO VERNETTI SEGRETERIA 16/11/09 Seg: FRANCESCA NAPOLETANO DIREZIONE COMMERCIALE 16/11/09 DC: CARLO VERNETTI DIREZIONE TECNICA 16/11/09 DT: ING. CARLO VERNETTI RISORSE UMANE 16/11/09 RU: IMMACOLATA VESPASIANO N.B.: LE REVISIONI APPORTATE AL PRESENTE DOCUMENTO SONO CONTRADDISTINTE DA EVIDENZIATURA

2 Pagina 2 di 7 1. RIFERIMENTI Norma UNI EN ISO 9001:2008 parr e Manuale Qualità Cap SCOPO DELLA PROCEDURA Scopo della presente procedura è regolamentare le attività di identificazione, emissione, distribuzione, modifica, archiviazione, raccolta, conservazione e rintracciabilità dei documenti e dei dati aventi influenza sulla gestione per la qualità aziendale e dei documenti di registrazione della qualità. 3. OBIETTIVO DELLA GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE Obiettivo della gestione della documentazione è fare in modo che i documenti ed i dati aventi influenza sulla gestione per la qualità aziendale siano adeguati ed utilizzati nella versione aggiornata (gestione controllata) e che i documenti ed i dati di registrazione della qualità siano in grado di documentare in qualsiasi momento, con evidenza oggettiva, la qualità ottenuta sia a livello di Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ), che delle lavorazioni o delle opere realizzate. 4. CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura si applica a quei documenti, dati e registrazioni, sia di origine interna che esterna, i cui contenuti informativi hanno rilevanza sulla gestione per la qualità aziendale, ovverosia alla documentazione della qualità (così come disciplinata al successivo pgf. 7). Giacché i dati rilevanti ai fini della gestione per la qualità vengono raccolti in specifici documenti, nel seguito si farà riferimento in generale alla documentazione avente influenza sulla qualità, intendendo per essa sia un particolare documento, che i dati contenuti in uno specifico documento. 5. TERMINI E DEFINIZIONI Si rimanda al glossario riportato nella Sezione 3 del Manuale della Qualità. 6. GENERALITA' La documentazione rilevante ai fini della qualità è suddivisa in: documentazione descrittiva e prescrittiva del Sistema di Gestione per Qualità aziendale (es. Manuale Qualità, Procedure Qualità); documentazione prescrittiva di attività e caratteristiche tecnico-qualitative inerenti una specifica lavorazione o opera da realizzare (es. Istruzioni Operative); documentazione di registrazione della qualità, ossia quella che evidenzia la qualità ottenuta sia a livello di Sistema di Gestione per la Qualità che a livello di prodotto, lavorazione o opera realizzata (es. Moduli di Supporto, Registrazioni della Qualità). Una prima classificazione della documentazione adottata dall'azienda è quella che la suddivide in: interna, ovverosia predisposta dall'azienda; esterna, ovverosia pervenuta in Azienda dall'esterno. Una seconda classificazione della documentazione adottata dall'azienda è quella che la suddivide in: documentazione gestita su supporto cartaceo; documentazione gestita su supporto informatico. Al riguardo, in presenza di entrambi i supporti, è la versione più aggiornata a valere ai fini della validità del documento a cui si riferisce. Per quanto concerne la modulistica adottata dall'azienda nello svolgimento delle proprie attività, essa è da riguardare come documentazione prescrittiva al momento della sua predisposizione, mentre è da riguardare come documentazione di registrazione della qualità quando risulta compilata. La emissione di un qualsiasi documento implica le fasi di elaborazione, verifica ed approvazione (figura seguente): Elaborazione Documento Verifica - Formato - Rispondenza alle esigenze Identificazione - Attribuzione codice Approvazione No Si Emissione - Definizione originale per archivio Archiviazione Fine

3 Pagina 3 di 7 7. MODALITA' OPERATIVE Nella trattazione che segue saranno descritte le responsabilità e le modalità di gestione delle registrazioni e dei documenti aziendali, con particolare riferimento a: Manuale della Qualità, Procedure della Qualità, Moduli di supporto, Istruzioni Operative, Documenti di origine esterna aventi influenza sul Sistema di Gestione per la Qualità, Registrazioni della qualità Manuale della Qualità Per quel che concerne le relative responsabilità e modalità di gestione si rimanda al Cap. 4 del Manuale della Qualità. Le modalità di approvazione del Manuale della Qualità sono le medesime previste per le Procedure della Qualità (si veda 7.2) Procedure della Qualità Per Procedura si intende un documento che formalizza le modalità operative di una specifica attività e le relative responsabilità, ovverosia un documento che definisce l'organizzazione dell'azienda in relazione ad una specifica attività. Le Procedure vengono elaborate dal Servizio Qualità con il coinvolgimento delle Funzioni aziendali interessate. Prima di renderle operative, il Servizio Qualità le sottopone alla approvazione dell Amministratore Delegato. Successivamente il Servizio Qualità cura la divulgazione delle Procedure attraverso incontri con il personale aziendale interessato alla loro applicazione. E' altresì cura del Servizio Qualità verificare l'applicazione delle stesse attraverso una sistematica attività ispettiva e promuovere le iniziative del caso con il supporto dell Amministratore Delegato. Tutto il personale aziendale è chiamato ad applicare le Procedure e può proporre al Servizio Qualità eventuali miglioramenti. Questi vengono esaminati e valutati dal Servizio Qualità, che se lo ritiene opportuno procede alla modifica della Procedura Elaborazione della Procedura Il Servizio Qualità elabora la Procedura che regolamenta una determinata attività in accordo alla Politica Aziendale per la Qualità definita dall Amministratore Delegato ed alla norma UNI EN ISO 9001:2008 presa a riferimento, coinvolgendo il personale aziendale interessato e concependola in modo che disponga degli strumenti attuativi quali moduli, check-list, schede, rapporti, ecc.. Ogni Procedura elaborata è costituita di massima dai seguenti elementi: frontespizio: riporta tutte le indicazioni necessarie alla sua identificazione, nonché le responsabilità della elaborazione, verifica ed approvazione e lo stato di revisione, riferimenti: rappresentano tutta la documentazione, sia interna che esterna, ai quali di volta in volta la Procedura si ispira; essi possono essere normative di riferimento e parti del Manuale Qualità, scopo della Procedura: chiarisce esattamente la finalità della Procedura stessa, obiettivo dell'attività oggetto della Procedura: chiarisce esattamente cosa l'azienda si propone di ottenere con la suddetta attività, campo di applicazione: definisce chiaramente l applicabilità della Procedura, evidenziandone i relativi limiti, generalità: servono a fornire una breve descrizione delle fasi principali dell'attività oggetto della Procedura, al fine di consentire a quanti non direttamente interessati di conoscerne gli aspetti salienti, modalità operative: prescrivono in maniera chiara e dettagliata come le diverse fasi in cui è possibile suddividere una attività vengono eseguite; talvolta, nella descrizione di una attività, la Procedura rimanda ad altre Procedure del Sistema di Gestione per la Qualità o a Istruzioni Operative le quali vengono tutte elencate all'inizio della Procedura principale Identificazione della Procedura Le procedure sono identificate mediante la sigla PQ.XX, dove: - PQ è l abbreviazione di Procedura della Qualità, - XX è una numerazione progressiva che identifica la procedura Emissione della Procedura La Procedura diventa operativa solo quando nella matrice di validazione del frontespizio vi sono le firme dei Responsabili delle funzioni aziendali preposti all'elaborazione, verifica e approvazione o mediante approvazione tracciata nel verbale di riesama aziendale. A tal proposito, si precisa che: la verifica di un documento descrittivo o prescrittivo consiste in un riesame critico volto ad accertarne la rispondenza alle prescrizioni prese a riferimento; un documento descrittivo o prescrittivo non verificato non può passare alla successiva fase di approvazione; l'approvazione di un documento consiste in una valutazione complessiva tesa a verificarne l'idoneità funzionale; un documento non approvato non è applicabile, e pertanto non viene posto in distribuzione. E cura del Servizio Qualità predisporre e mantenere aggiornato un apposito "Elenco Procedure Qualità" ; tale elenco riporta anche tutte le Funzioni aziendali che sono interessate direttamente all applicazione delle procedure stesse Distribuzione della Procedura Ogni Procedura viene distribuita in copia, in modo controllato, a cura del Servizio Qualità che individua sull' "Elenco Procedure Qualità" le Funzioni destinatarie della procedura stessa. L'avvenuta ricezione viene evidenziata mediante apposizione della firma della Funzione in corrispondenza della relativa casella nella lista di distribuzione sul frontespizio della Procedura originale. Al fine di facilitare la distribuzione delle Procedure, le copie da distribuire vengono riunite in un unico raccoglitore messo a disposizione di tutte quelle Funzioni che svolgono le rispettive attività nei medesimi locali e/o uffici dell'azienda. La distribuzione di una Procedura aggiornata comporta l'eliminazione a cura del Servizio Qualità delle copie superate e di tutti gli eventuali duplicati dai centri di utilizzazione e/o dai raccoglitori. La distribuzione può avvenire anche elettronicamente mediante la intranet aziendale e diretto ok di ricevimento al Servizio Qualità.

4 Pagina 4 di Divulgazione della Procedura Il Servizio Qualità organizza incontri con tutto il personale aziendale coinvolto nell'applicazione della Procedura per la sua divulgazione Applicazione e Mantenimento Attivo della Procedura Tutto il personale aziendale applica e fa applicare le Procedure così come stabilito dalle stesse. Al riguardo, è cura di tutto il personale aziendale segnalare al Servizio Qualità eventuali mancanze nell'applicazione delle Procedure. In particolare, qualora per una determinata situazione non sia possibile applicare quanto previsto da una Procedura, è cura della Funzione interessata coinvolgere il Servizio Qualità per intraprendere le azioni del caso. Il Servizio Qualità garantisce l'applicazione delle Procedure con verifiche ispettive interne, promovendo le azioni del caso. Allo scopo, con cadenza semestrale, il Servizio Qualità valuta il grado di divulgazione delle Procedure, verificando che esse siano attuate, comprese e sostenute. Il Servizio Qualità, inoltre, cura che le Procedure siano costantemente adeguate agli eventuali cambiamenti dell'organizzazione interna e che siano continuamente migliorate al fine di renderle sempre più adeguate alle esigenze aziendali Modifiche alla Procedura Tutto il personale aziendale può proporre al Servizio Qualità miglioramenti alle Procedure. Tali proposte di modifica sono oggetto di una valutazione del Servizio Qualità che verifica la necessità e la possibilità di introdurle con il supporto delle Funzioni interessate. La descrizione delle principali modifiche introdotte vengono sinteticamente riportate nella matrice delle revisioni riportata nel frontespizio della Procedura. Il massimo indice di revisione di una Procedura è 4. Una successiva revisione determina la riedizione della stessa e l'azzeramento dell'indice di revisione. Lo stato delle revisioni viene sintetizzato nelle caselle a piè di ogni pagina della Procedura. La consegna della revisione aggiornata ha luogo contestualmente al ritiro delle copie superate, le quali vengono distrutte oppure, se non è possibile rimuoverle prontamente dai centri di utilizzazione, identificate con la dicitura "Superato" o "Annullato". In tal caso, è cura della Funzione responsabile della distribuzione documentare quando la modifica entra in vigore Verifica Disponibilità delle Procedure Il Servizio Qualità gestisce la raccolta e l'elenco generale delle Procedure in cui compaiono per ciascuna di esse gli aggiornamenti e le Funzioni aziendali riceventi. Il Servizio Qualità mette a disposizione tale elenco, affinché ogni Funzione aziendale possa verificare se in possesso delle Procedure nella versione aggiornata Archiviazione delle Procedure Ciascuna Funzione aziendale custodisce le Procedure ricevute in copia, mentre il Servizio Qualità custodisce in originale la raccolta delle Procedure nei successivi aggiornamenti Deroghe La deroga all osservanza di una Procedura può essere concessa solo dall Amministratore Delegato. In tal caso, qualora dovesse rendersi necessaria l introduzione di una deroga, occorre documentarne le relative modalità operative e la durata temporale di validità Moduli di Supporto Rappresentano gli strumenti attuativi della Procedura (check-list, schede, rapporti, ecc.) e vengono concepiti per costituire sia la guida di riferimento per il personale chiamato ad applicarla, sia l'evidenza oggettiva della sua applicazione Elaborazione dei moduli Il responsabile della predisposizione di un documento cura che esso disponga di tutte le indicazioni utili alla sua univoca ed immediata identificazione, al fine di poter stabilire in qualsiasi momento la tipologia e la finalità del documento stesso e la relativa applicabilità e/o validità (validazione e stato di aggiornamento). Allo scopo, vengono utilizzate, di norma, le seguenti indicazioni: ragione sociale aziendale; titolo del modulo; sigla del modulo e/o numero identificativo, ove previsti; indice e data di edizione e revisione, se documentazione descrittiva o prescrittiva; Committente e/o Sito e/o opera cui il documento si riferisce; numero della pagina e pagine totali, se il documento è composto da più pagine, Le voci presenti nei moduli devono essere sempre compilate in tutte le loro parti, lasciando incomplete le eventuali voci che non devono essere compilate Identificazione dei moduli In aggiunta alle modalità di identificazione sopra descritte, la modulistica viene identificata con un codice identificativo di tipo alfanumerico così organizzato: Mod.XX dove: Mod. è l abbreviazione di Modulo; XX rappresenta il numero progressivo attribuito allo specifico modulo, nell'ambito della modulistica aziendale. Tale codice identificativo viene gestito dal Servizio Qualità, che cura altresì la gestione dell'elenco Modulistica Aziendale. Esso viene riportato sul modulo o in intestazione oppure in piè di pagina e comunque in modo leggibile, ad eccezione di quei moduli già predisposti dall'azienda e realizzati in tipografia prima della presente Procedura, i quali vengono semplicemente inseriti nell'elenco

5 Pagina 5 di 7 della modulistica aziendale, e, laddove già attribuito, conservano il relativo codice identificativo; in caso contrario il Servizio Qualità ne attribuisce uno da riportare sul modulo stesso non appena questo viene ristampato Emissione dei moduli Ogni modulo viene concepito dalle Funzioni interessate sotto il coordinamento della Servizio Qualità. Successivamente, il modulo predisposto viene sottoposto all'approvazione dell Amministratore Delegato. Solo dopo conclusione positiva delle fasi di verifica e di approvazione tracciata nel verbale di riesame aziendale, il Servizio Qualità inserisce il modulo nell'elenco dei moduli aziendali, attribuendogli il relativo codice identificativo da riportare sul modulo stesso. In tal senso, un generico modulo è da riguardarsi come un documento prescrittivo fintantoché esso non è compilato, e come documento di registrazione della qualità dopo la sua compilazione a cura del personale aziendale a cui è rivolto. Infine, è cura del Servizio Qualità verificare l'opportunità di recepire il modulo nella Procedura Operativa che regolamenta l'attività nel cui contesto il modulo stesso si inserisce Modifiche ai moduli I moduli richiamati nel corpo di una Procedura costituiscono parte integrante della Procedura stessa e vengono elencati all'inizio della Procedura. Tuttavia, essi vengono gestiti in maniera autonoma rispetto alla Procedura che li richiama, nel senso che un generico modulo può essere revisionato senza che lo sia la relativa Procedura, a meno che la eventuale modifica apportata al modulo non impatti significativamente sulle modalità operative della Procedura. In tal caso, alla revisione del modulo corrisponde una revisione della Procedura Operativa. Analogamente, le modifiche apportate ad una Procedura possono tradursi o meno in modifiche ai moduli in relazione all'impatto che tali modifiche hanno sui moduli stessi. Qualsiasi Funzione può proporre modifiche ad un modulo. La modifica da apportare segue lo stesso iter di emissione, ovverosia esso viene elaborato, verificato ed approvato dalle Funzioni interessate (indicate nella matrice di validazione, sul frontespizio di ogni Procedura). Conseguentemente, viene aggiornato l Elenco Modulistica Aziendale. L'esecuzione di una modifica implica l'aggiornamento dell'indice di revisione, nonché della matrice di revisione, se prevista. Allorché il documento modificato viene distribuito in modo controllato, la Funzione responsabile della distribuzione provvede a ritirare le copie della revisione superata dai centri di utilizzazione. La consegna della revisione aggiornata ha luogo contestualmente al ritiro delle copie superate, le quali vengono distrutte oppure, se non è possibile rimuoverle prontamente dai centri di utilizzazione, identificate con la dicitura "Superato" o "Annullato". In tal caso, è cura della Funzione responsabile della distribuzione documentare quando la modifica entra in vigore Disponibilità dei moduli E responsabilità del Servizio Qualità fare in modo che la modulistica utilizzata sia quella nella versione aggiornata, sovrintendendo a tutte le attività che mirano ad assicurare al personale aziendale che la documentazione in loro possesso è effettivamente quella nella versione aggiornata. A tale scopo, per evitare l'utilizzazione di modulistica superata, l'azienda adotta le seguenti regole: evidente e chiara identificazione dello stato di revisione o dello stato di obsolescenza di un documento; per la documentazione la cui distribuzione è centralizzata, responsabilizzazione del Servizio Qualità affinché nei raccoglitori centralizzati siano contenuti esclusivamente documenti aggiornati; per la documentazione a distribuzione individuale, responsabilizzazione del Servizio Qualità affinché ritiri tutte le copie distribuite o identifichi quelle che non possono essere ancora rimosse dai centri di utilizzazione con la dicitura "Superato" o "Annullato". Inoltre, è responsabilità di tutte le Funzioni e del personale aziendale accertarsi che la documentazione in possesso è nella versione aggiornata ed archiviarla presso i centri di utilizzazione, laddove si svolgono le attività essenziali Istruzioni Operative Ogni Funzione può predisporre Istruzioni Operative per fornire al personale aziendale indicazioni documentate riguardanti aspetti di dettaglio di specifiche attività aziendali, qualora la loro assenza, in relazione alla complessità dell'attività da eseguire e alla preparazione del personale stesso, possa pregiudicare la qualità aziendale. Per quanto attiene alla forma con la quale organizzare i contenuti delle Istruzioni Operative, è facoltà delle Funzioni aziendali scegliere una forma discorsiva o a step, se ricorrere a disegni o a particolare illustrazioni, purché le esse siano semplici, sintetiche e comprensibili. Le Istruzioni Operative attinenti attività tecniche di specifiche lavorazioni vengono elaborate dall'ufficio Tecnico, verificate ed approvate dall Amministratore Delegato; quelle attinenti attività di gestione per la qualità vengono elaborate dal Servizio Qualità, verificate ed approvate dall Amministratore Delegato. Le Istruzioni Operative vengono identificate con un codice identificativo di tipo alfanumerico così organizzato: IO.XX dove: IO è l abbreviazione di Istruzione Operativa, XX rappresenta il numero progressivo attribuito alla specifica istruzione, nell'ambito della modulistica aziendale Documenti di origine esterna In relazione ai documenti di origine esterna, è necessario che: l Amministratore Delegato selezioni quelli che hanno influenza sul Sistema di Gestione per la Qualità (es. leggi, regolamenti, richieste dei clienti, etc.); la Segreteria provveda ad elencarli cronologicamente nel Registro Corrispondenza (secondo le modalità previste nella Istruzione Operativa IO.01 Gestione Registro Corrispondenza ), identificandoli univocamente, ove necessario e recapitarli alle Funzioni interessate; il Servizio Qualità controlli che sia presente presso le Funzioni destinatarie la versione aggiornata dei documenti esterni. La frequenza e la modalità di aggiornamento dei documenti di origine esterna avviene secondo quanto descritto in PQ.08 Produzione ed Erogazione di Servizi al paragrafo Registrazioni della qualità

6 Pagina 6 di 7 Con il termine Documentazione di registrazione della qualità si intende l informazione scritta, illustrata o registrata, che certifichi le attività ed i risultati ottenuti per il Controllo della Qualità del Servizio e del Sistema di Gestione per la Qualità applicato. E responsabilità del Servizio Qualità: identificare i moduli di registrazione della qualità tra i moduli interni di supporto, registrarli all interno dell Elenco Documenti Registrazione Qualità, descrivendo in tale elenco: tipologia di registrazione, eventuale codifica, responsabilità della gestione, tempo minimo di archiviazione. Il tutto con riferimento ai documenti di registrazione delle attività relative a: riesame del Sistema di Gestione per la Qualità, verifiche ispettive interne, rapporti di non conformità interna, verifiche ispettive sulla produzione, reclami della clientela, analisi statistiche, registrazione della qualità dei fornitori, addestramento, riesami dei requisiti, azioni correttive e preventive. La conservazione di un documento di registrazione della qualità ha inizio dal momento in cui cessano le condizioni della sua utilizzazione ed interessa solo gli originali del documento. L'originale di un documento modificato, viene conservato di norma dal Servizio Qualità e viene identificato con la dicitura "Superato" o "Annullato". Le eventuali eccezioni sono regolamentate dalle Procedure Operative che citano i documenti stessi. In particolare, per la documentazione predisposta per un Sito, è cura del Servizio Qualità provvedere alla conservazione di tale documentazione in specifiche cartelline da inserire nell'apposito Fascicolo del Sito o nella intranet aziendale. Conseguentemente, per una migliore identificazione e rintracciabilità, il Servizio Qualità predispone un indice delle cartelline che compongono il fascicolo dei Siti e che viene custodito all interno dello stesso fascicolo. L accesso ai documenti di registrazione è consentito a tutti i responsabili di funzione. Laddove previsto contrattualmente, l'azienda mette a disposizione del Committente o di un suo rappresentante tutta la documentazione di registrazione della qualità elaborata per un particolare Sito. Tale documentazione è univocamente associata al Sito cui si riferisce e al relativo Committente, disponendo sempre del nome del Committente. Le registrazioni devono rimanere leggibili, facilmente identificabili e reperibili Distribuzione La responsabilità della distribuzione di un documento è normalmente di competenza della Funzione che ne ha curato l'elaborazione. Le eventuali eccezioni sono regolamentate dalle Procedure che citano i documenti stessi. Questi distribuisce il documento solo dopo che esso è stato verificato ed approvato. La distribuzione di un documento può essere eseguita sia consegnando ad ognuno dei destinatari una copia del documento (in tal caso, le copie sono identificate con timbro e/o sigla COPIA CONFORME ALL ORIGINALE), sia indicando loro dove reperire la copia del documento, identificando il luogo e lo specifico raccoglitore, anche informatico, utilizzato (raccolta centralizzata). Un documento può essere messo in distribuzione in modo controllato o non controllato, sia all'interno che all'esterno dell'azienda: distribuzione controllata: tale modalità di distribuzione risponde alla necessità di assicurare che i documenti appropriati siano presenti laddove necessari nella revisione applicabile e che siano concretamente divulgati al personale aziendale interessato. I documenti distribuiti in modo controllato sono identificati con timbro e/o sigla COPIA CONTROLLATA. La distribuzione controllata brevi manu viene eseguita sulla base del Mod.01 Lista di distribuzione, che viene predisposto dalla Funzione responsabile della distribuzione e che riepiloga le firme per ricezione delle Funzioni destinatarie dei documenti controllati. La Funzione responsabile della distribuzione conserva la lista di distribuzione, laddove predisposta, assieme all'originale del documento cui si riferisce, al fine di avere memoria delle Funzioni che effettivamente hanno ricevuto il documento. La distribuzione controllata a mezzo sistema telematico viene eseguita sulla base di specifiche con notifica. La Funzione responsabile della distribuzione conserva le notifiche, al fine di avere memoria delle Funzioni che effettivamente hanno ricevuto la mail. Inoltre, i documenti controllati che vengono distribuiti all'esterno vengono accompagnati dal Mod.02 Lettera di trasmissione, affinché il destinatario possa restituirlo debitamente firmato per dare evidenza della avvenuta ricezione e/o accettazione del documento stesso. Tale lettera di trasmissione debitamente firmata viene conservata assieme all'originale del documento trasmesso. distribuzione non controllata: per distribuzione non controllata si intende qualsiasi modalità di distribuzione diversa da quelle indicate al paragrafo precedente Gestione informatica dei documenti Relativamente alla gestione informatica di un documento, l accesso è consentito mediante un doppio sistema di password: password per la lettura del documento informatico, attribuita dal Servizio Qualità e password per le modifiche dello stesso, attribuita dalla Direzione Aziendale; l utilizzo delle password equivale all apposizione della firma sul documento protetto. Il backup dei dati viene eseguito automaticamente dal Server del Sistema Informatico aziendale, ubicato nella sede della Direzione Generale, che effettua copie da remoto degli archivi delle Sedi Operative con scheduling quotidiano Elenchi documentazione In aggiunta a quanto suddetto, per assicurare ulteriormente l'utilizzazione di documentazione sempre nella versione aggiornata, il Servizio Qualità cura la predisposizione degli elenchi di seguito indicati. Tali elenchi interessano quella documentazione avente influenza sulla qualità che per sua natura può essere oggetto di cambiamenti. Essi vengono aggiornati ogniqualvolta un documento sia modificato o annullato oppure sia disponibile un nuovo documento. Tali elenchi riportano, normalmente, per ciascuna tipologia di documento il titolo (sigla, numero progressivo, nome, ecc.) e lo stato degli aggiornamenti (indice di edizione e di revisione con le relative date).

7 Pagina 7 di 7 Gli elenchi allo scopo predisposti sono: Elenco Procedure Qualità; Elenco Istruzioni Operative; Elenco Modulistica Aziendale; Elenco Documentazione Registrazione Qualità. Al riguardo, in relazione alle leggi, alle norme e ai regolamenti che l'azienda è chiamata a rispettare, il Servizio Qualità cura la predisposizione di un apposito elenco che aggiorna con frequenza almeno annuale, verificando se le leggi, le norme e i regolamenti riportati siano ancora in vigore oppure se non ve siano di nuovi, ricorrendo alle riviste specialistiche del settore e a qualsiasi ulteriore documento che richiama una legge, una norma o un regolamento. In caso di aggiornamento, è cura della Servizio Qualità provvedere a rendere disponibile il documento modificato o emesso ex-novo e ad aggiornare l'elenco stesso. 8. DOCUMENTAZIONE RICHIAMATA IO.01 Gestione Registro Corrispondenza Mod.01 Lista di distribuzione Mod.02 Lettera di trasmissione Elenco Modulistica Aziendale Elenco Istruzioni Operative Elenco Documenti Registrazione Qualità Elenco Procedure Qualità Registro Corrispondenza

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