IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE E DELLA DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTALE

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1 IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE E DELLA DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTALE 2015 PA e Sanità Principi, modelli organizzativi e metodi concreti di attuazione degli obiettivi dell Agenda Digitale PA075 in collaborazione con II Edizione / Formula weekend e online 7 MAGGIO GIUGNO 2015

2 COMITATO SCIENTIFICO Franco Fontana, Professore Ordinario di Economia e Gestione delle Imprese e docente di Organizzazione Aziendale Nunzio Casalino, Professore Associato di Organizzazione Aziendale Maria Pia Giovannini, Responsabile Area Pubblica Amministrazione - Agenzia per l Italia Digitale Enrica Massella Ducci Teri, Responsabile del Servizio Monitoraggio area e coordinamento dell Area Pubblica Amministrazione - Agenzia per l Italia Digitale OBIETTIVI Il corso, aggiornato alla più recente normativa emanata, si rivolge a professionisti, aziende e amministrazioni pubbliche interessati ad acquisire, da un lato, le necessarie competenze giuridiche, dall altro quelle tecniche ed organizzative nell ambito della gestione documentale. Aziende e amministrazioni pubbliche, per competere, hanno sempre più la necessità di migliorare la produttività e ridurre i costi rivedendo periodicamente obiettivi e processi, ma spesso trascurando questo settore che da solo può incidere fortemente sul recupero di redditività. L adozione di portali aziendali interattivi, della posta elettronica certificata, di sistemi di approvazione online dei procedimenti, l impiego diffuso delle tecnologie di customer relationship management e la modifica dei modelli di business evidenziano in molte organizzazioni difficoltà nella loro gestione e nella capacità di disporne. È, quindi, necessaria una sempre maggiore conoscenza, nel pubblico e nel privato, degli strumenti di gestione di documenti e contenuti, delle loro interdipendenze e degli aspetti organizzativi, di come sceglierli, adottarli e del modo migliore di impiegarli. La normativa contiene indicazioni non sempre chiare e quindi un approfondimento ed un aggiornamento sono particolarmente utili per la realizzazione e l utilizzo di soluzioni a norma di legge. Il corso permetterà di adottare, nella propria organizzazione, efficaci sistemi di gestione documentale e rispettare le nuove disposizioni legislative in materia di fatturazione elettronica, archiviazione elettronica e conservazione dei documenti informatici. Il nuovo Codice dell Amministrazione Digitale introduce un insieme di innovazioni che vanno a incidere concretamente sui comportamenti e sulle prassi delle organizzazioni e sulla qualità dei servizi resi. Nel corso si approfondiranno quindi aspetti come: le modalità di riorganizzazione dei processi e dei flussi documentali; la razionalizzazione organizzativa e la semplificazione dei procedimenti; l introduzione efficace del protocollo informatico e del fascicolo elettronico; l introduzione di forme di pagamenti online; le modalità di interscambio dei dati tra imprese e PA; l idonea adozione della PEC; l accesso ai servizi in rete e l utilizzo della firma digitale; le modalità di dematerializzazione dei documenti; la valutazione dell efficacia dei sistemi di gestione documentale; l arricchimento dei contenuti dei portali aziendali e istituzionali in termini di trasparenza e tracciabilità. NORMATIVA DI RIFERIMENTO - DPCM 13 novembre 2014 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015, Regole tecniche per la formazione, l archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici sia per i privati che per le pubbliche amministrazioni; - Circolare AgID 10 aprile 2014 n. 65, Modalità per l accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici; - DPCM 3 dicembre 2013, Regole tecniche in materia di sistema di conservazione degli archivi digitali; - D.lgs. 7 marzo 2005 n. 82, Codice dell Amministrazione Digitale; - D.lgs. 22 gennaio 2004 n. 42, Codice dei Beni Culturali e del Paesaggio; 2

3 - DPR 445/2000, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. DESTINATARI Il corso mira a soddisfare le esigenze di formazione di imprese, amministrazioni pubbliche e professionisti che devono formare la figura del Responsabile della Conservazione, trasferendogli conoscenze e competenze organizzative, tecnologiche e giuridiche. Il corso è inoltre indirizzato a tutte le figure professionali che partecipano al processo di dematerializzazione dei documenti in una organizzazione, sia che il processo sia svolto internamente sia che sia affidato in outsourcing. Altre figure professionali a cui il corso si rivolge sono: i responsabili della direzione aziendale, dei sistemi informativi, gli addetti alla gestione documentale, i responsabili funzionali, i capi progetto coinvolti nella realizzazione di un sistema di gestione di documenti e informazioni in formato digitale. STRUTTURA Il corso è erogato in formula weekend (giovedì e venerdì) di cui 12 ore di formazione preliminare e di allineamento in modalità e-learning e 48 ore di formazione in aula. La scelta di strutturare il corso in modalità blended (cioè mista con e-learning e sessioni in aula) nasce per le seguenti ragioni: - in primo luogo la necessità di ottimizzare i costi per la formazione e ridurre lo spostamento dei partecipanti e, di conseguenza, il tempo trascorso fuori dall ambiente di lavoro; - in secondo luogo, fornire ai partecipanti, attraverso i moduli e-learning, un quadro omogeneo di conoscenze preliminari su alcune tematiche chiave da approfondire poi in aula; - infine, configurare uno spazio virtuale attraverso il quale interagire a distanza, entrando a far parte di una comunità di esperti, sensibile alle tematiche della gestione documentale, dell Agenda Digitale, dell innovazione e modernizzazione dei flussi documentali e della conservazione. Il corso potrà per chi lo desidera essere frequentato interamente in modalità online, essendo le lezioni in aula videoregistrate. Le lezioni in aula si svolgeranno con orario nelle seguenti date: Giovedì 7/5/2015 Venerdì 8/5/2015 Giovedì 28/5/2015 Venerdì 29/5/2015 Giovedì 18/6/2015 Venerdì 19/6/2015 METODOLOGIA DIDATTICA Il percorso formativo è progettato da LUISS Business School in modalità blended learning, una modalità didattica interattiva che unisce le metodologie tradizionali dell aula universitaria ad una fruibilità innovativa per l erogazione di materiali didattici supportata dalla rete e adatta soprattutto per chi lavora. L adozione di tecniche e metodologie didattiche che integrino e superino il tradizionale modello di erogazione frontale ha l obiettivo di offrire modelli di apprendimento, basati su casi propri della realtà organizzativa dei partecipanti e sulla presentazione di esercitazioni utili a contestualizzare. Tale approccio didattico favorisce l applicazione concreta degli strumenti acquisiti durante le lezioni e la verifica dell apprendimento attraverso l esperienza. LUISS Business School mette a disposizione il più diffuso learning management system per la gestione e il supporto ai corsi: Blackboard. Tale strumento permette di 3

4 studiare, condividere il materiale didattico, svolgere verifiche di apprendimento online ed attivare discussioni tematiche attraverso un forum online e sistemi di comunicazione tra partecipanti e docenti. Durante lo svolgimento del Corso, ogni partecipante sarà supportato da un tutor esperto di dominio, con cui condividere il proprio percorso di studio, le attività di esercitazione ed il lavoro finale. Le attività didattiche potranno essere seguite, inoltre, interamente in modalità online. L e-learning consentirà di poter scegliere la modalità di fruizione più adatta alle esigenze dei partecipanti. ATTESTATO Al termine del processo formativo ai partecipanti che avranno svolto l 80% delle attività didattiche (d aula o in modalità online) verrà rilasciato l attestato di frequenza. PROGRAMMA L Agenda Digitale Europea e L Agenda Digitale Italiana L Agenda Digitale Europea L Agenda Digitale Italiana Obiettivi e risultati attesi per imprese, PA e cittadini Le iniziative prioritarie: fatturazione elettronica, identità digitale, anagrafe nazionale I diritti digitali per cittadini e imprese: la Pubblica Amministrazione digitale Open-government e trasparenza amministrativa La digitalizzazione delle PA e la dematerializzazione dei documenti Il contesto istituzionale: regolamentazione e politiche ICT Analisi degli impatti sull operatività delle organizzazioni ed efficacia attesa Il diritto all uso delle tecnologie nei rapporti con la PA Digitalizzazione e semplificazione dei rapporti con le imprese Il Codice dell Amministrazione Digitale nel quadro normativo vigente Le novità introdotte dal nuovo Codice dell Amministrazione Digitale DPCM 3 dicembre 2013, Regole tecniche in materia di sistema di conservazione degli archivi digitali Il Decreto del Ministro dell Economia e delle Finanze (MEF) 17 giugno 2014 e la Circolare dell Agenzia delle Entrate n.18/e del 24/6/2014 Dalla Deliberazione CNIPA 11/04 ai più recenti sviluppi normativi La Direttiva IVA e cenni al sistema di Interscambio (SDI) Il documento informatico e il fascicolo informatico Il nuovo D.P.C.M , Regole tecniche per la formazione di documenti informatici Formazione del documento informatico Excursus sulle tipologie di documenti informatici Valore giuridico e valore probatorio del documento informatico Copie, duplicati ed estratti Il procedimento amministrativo informatico Modalità di partecipazione al procedimento mediante l uso delle tecnologie dell informazione Il fascicolo informatico e la sua gestione operativa Le firme elettroniche 4

5 Firme deboli Firme forti La firma digitale e la firma elettronica avanzata (FEA) Le nuove regole tecniche sulle firme elettroniche Gestione degli archivi digitali e del sistema di gestione documentale Differenza tra archivio tradizionale e archivio digitale Nuove regole tecniche per la gestione documentale informatica Caratteristiche del sistema di gestione documentale Fasi del processo: produzione, gestione e archiviazione Ruoli e responsabilità nell ambito del sistema di gestione documentale Manuale di gestione Titolario e massimario di scarto Il sistema di conservazione digitale Le nuove regole tecniche e le caratteristiche del sistema di conservazione digitale Ruoli e responsabilità nell ambito del sistema di conservazione digitale Fasi del processo: presa in carico, gestione, conservazione, selezione e scarto Accesso agli archivi digitali Manuale della conservazione Principali standard e specifiche tecniche di riferimento per la conservazione dei documenti informatici Conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini fiscali La figura del Responsabile della conservazione Competenze e conoscenze del Responsabile della conservazione Compiti del Responsabile della conservazione Organizzazione e definizione delle attività nell ambito del sistema di conservazione digitale Strategie di sourcing e affidamento ad un conservatore accreditato Circolare 10 aprile 2014, n. 65: accreditamento e vigilanza conservatori Sistemi e tecnologie per la conservazione Formati elettronici Strumenti e sistemi per lo storage e la conservazione L offerta di mercato Vantaggi e limiti delle soluzioni più innovative Monitoraggio e analisi di qualità del processo di conservazione Strumenti di comunicazione: la posta elettronica Nozioni tecnico-giuridiche sulla posta elettronica ordinaria Aspetti relativi alla sicurezza e alla privacy delle comunicazioni elettroniche Gestione, conservazione ed archiviazione I servizi di web mail e tramite client Valore giuridico e probatorio della posta elettronica e opponibilità ai terzi delle evidenze relative alle operazioni di invio e ricezione Strumenti di comunicazione: la posta elettronica certificata Nozioni tecnico-giuridiche sulla posta elettronica certificata Le tipologie: PEC e CEC-PAC La PEC ID 5

6 L Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) L accesso telematico agli atti delle Amministrazioni L accesso telematico a dati, documenti e procedimenti La fruibilità dei dati e la pubblicazione in formati aperti Gli obblighi di pubblicazione con effetto di pubblicità legale online Le potenzialità di Internet per le imprese e la PA Internet e web 2.0 Postazioni fisse, notebook, tablet e smartphone Infrastrutture di collegamento: banda larga, xdsl, Wi-Fi, UMTS, LAN, WAN Accessibilità ed usabilità di portali e siti Internet I dati delle pubbliche amministrazioni: interoperabilità e nuovi servizi online della PA Interoperabilità Nuovi servizi online della PA Open government, open data e adeguamento del quadro normativo di riferimento La disciplina giuridica in tema di dati in possesso della Pubblica Amministrazione Esattezza, disponibilità, accessibilità, integrità e riservatezza alla luce delle regole tecniche emanate dall Agenzia per l Italia Digitale Modalità di gestione e pubblicazione dei dati in possesso della PA I siti web e i portali delle Pubbliche Amministrazioni Le linee guida sui siti web della Pubblica Amministrazione La realizzazione e la manutenzione di siti web e di portali Web 2.0, usabilità e fruizione da parte di cittadini ed imprese Il cloud computing per i servizi online di imprese e PA Modelli di servizio e di dispiegamento Vantaggi economici ed organizzativi Tipologie di servizi cloud, definizione dei Service Level Agreement (SLA) e dei Privacy Level Agreement (PLA) Strumenti di identificazione in rete e le carte integrate multiservizi Evoluzione della normativa, linee guida sull adozione, integrazione dei servizi e vantaggi operativi La Carta Nazionale dei Servizi (CNS) La Carta Sanitaria Elettronica (CSE) e la Carta di Identità Elettronica (CIE) Tipologie di fruizione dei servizi on line utilizzabili dalle Pubbliche Amministrazioni Peculiarità nell adozione da parte delle amministrazioni locali (Comuni e ASL) La CNS rilasciata dalle Camere di Commercio e l accesso in rete ai servizi della Pubblica Amministrazione La consultazione delle informazioni contenute nel Registro Imprese e lo stato delle pratiche (trasparenza amministrativa) I vantaggi economico-organizzativi della dematerializzazione Modalità di utilizzo e vantaggi economici-organizzativi Strategie di sourcing Livelli minimi di qualità del servizio Pubblicità ed organizzazione del servizio 6

7 Valutazione dell impatto ed efficacia Dal sistema di gestione documentale al processo digitale Il processo digitale tra efficienza, trasparenza e semplificazione Condivisione remota, fra più amministrazioni, nelle conferenze di servizi telematiche La documentazione condivisibile attraverso il Web Il portale dell Ente o dell azienda quale punto unico d interazione fra i diversi soggetti che gestiscono la documentazione Il SUAP telematico CSCW, CMS e sistemi per l ottimizzazione della comunicazione interna e con altre organizzazioni Piattaforme di groupware per il lavoro collaborativo Sistemi di workflow e CMS Creazione di moduli e di form online Tracciabilità dei procedimenti della PA Il processo di fatturazione elettronica verso la PA Quadro normativo Gli intermediari La fattura PA: il formato Il sistema di interscambio: canali, controlli e messaggi La conservazione del documento informatico a contenuto fiscale Strumenti e servizi disponibili Vantaggi economici per imprese e PA DOCENTI Il processo formativo è affidato a docenti universitari, esperti e consulenti di azienda nell ambito dei settori dei processi di gestione documentale e dematerializzazione, della semplificazione amministrativa, della progettazione di servizi online, del management e della gestione innovativa delle risorse umane, della riorganizzazione degli archivi e conservazione, dei metodi e sistemi di classificazione dei documenti digitali aziendali. SEDE LUISS Business School, Viale Pola, 12 Roma ORARIO Orario: / QUOTA D ISCRIZIONE Euro 1.900,00 + IVA I partecipanti (persone fisiche) che hanno già frequentato un Corso LUISS Business School - Divisione di LUISS Guido Carli e i laureati LUISS Guido Carli potranno usufruire di una riduzione delle rispettive quote d iscrizione pari al 10%, non cumulabile con altre riduzioni. 7

8 Le aziende e gli enti che iscriveranno 2 o più partecipanti al Corso potranno usufruire di una riduzione delle rispettive quote d iscrizione pari al 20%, non cumulabile con altre riduzioni previste. MODALITÀ D ISCRIZIONE L iscrizione si intende perfezionata al momento del ricevimento da parte di LUISS Business School - Divisione di LUISS Guido Carli della scheda di iscrizione (scaricabile da sito) debitamente compilata e sottoscritta. Allo scopo di garantire la qualità delle attività di formazione nonché dei servizi extra formazione resi ai Partecipanti, le iscrizioni al Corso sono a numero programmato. La data di arrivo della richiesta di iscrizione, completa in ogni sua parte e debitamente sottoscritta, determinerà la priorità di iscrizione. MODALITÀ DI PAGAMENTO La quota d iscrizione può essere pagata mediante Bonifico Bancario - indicante gli estremi del partecipante, il titolo e il Codice del Corso/Seminario a favore di: LUISS Guido Carli - Divisione LUISS Business School c/c ABI CAB ENTE IBAN IT17H Unicredit Banca di Roma - n. agenzia dipend Viale Gorizia, Roma PER ULTERIORI INFORMAZIONI SUL CORSO LUISS Business School Area Pubblica Amministrazione e Sanità Segreteria: Via Alberoni, Roma T / 314 / 220 F (alla c.a. Area Pubblica Amministrazione e Sanità) 8

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