CHI SIAMO CENTRO ARCHIVI & CO.

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1 CHI SIAMO Dal 1991 la nostra Società è specializzata nell archiviazione fisica dei documenti nonché nella gestione "informatizzata" degli Archivi di Enti Pubblici e Privati, Studi Professionali, Assicurazioni, etc., utilizzando attrezzature idonee e a norma di legge. Nel corso degli anni la nostra Società è cresciuta strutturalmente e tecnologicamente, permettendoci di sviluppare un elevata specializzazione dei nostri Servizi forniti ai nostril Client, per soddisfare le loro esigenze e garantendo un notevole risparmio sui costi sostenuti per la gestione dell archivio in proprio. L attività operativa, in numeri, rappresentata da oltre: presente nel centro e nord Italia, è ü bancali, ü metri lineari di capacità di stoccaggio, ü facciate scansionate in media l anno, ü richieste d evasione ü di record informatici presenti nei nostri database Tutti Locali Archivi sono dotati di sistema anti-intrusione, allarmati e videosorvegliati. Il tutto con collegamento a primario Istituto di Vigilanza con Servizio di pronto intervento h24.

2 I NOSTRI PUNTI DI FORZA Esperienza: il confronto continuo con i nostri Clienti e la professionalità maturata negli anni, ci consente di individuare le necessità ed offrire la soluzione più adeguata a qualsiasi tipo di Archivio. Flessibilità: rispondiamo alle esigenze sia delle piccole, sia delle grandi organizzazioni. Affidabilità: rispettiamo tutte le norme legali e di sicurezza per la conservazione e la gestione dei documenti. Modularità: il Cliente può avvalersi di ogni singolo servizio in modo autonomo e indipendente e nel tempo può decidere di effettuare integrazioni o modifiche alla propria tipologia di servizio. Sicurezza e riservatezza: nel rispetto delle disposizioni previste dell art. 29 del Dlgs. 196/2003, effettuiamo il trattamento dei dati attraverso la sottoscrizione di una lettera di nomina al responsabile del trattamento, attenendoci rigorosamente alle disposizioni impartite dal Titolare Committente. Nel pieno rispetto del Codice sulla Privacy, individuiamo gli incaricati del trattamento adottando le misure minime previste dal Codice nonché ogni misura di sicurezza ritenuta idonea nell analisi dei rischi riportata nel Documento Programmatico per la Sicurezza.

3 ALCUNI SERVIZI DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE Servizio Conservazione Sostitutiva La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. La conservazione sostitutiva equipara i documenti cartacei con quelli elettronici permettendo alle aziende ed all'amministrazione pubblica di risparmiare sui costi di stampa, di stoccaggio e di archiviazione. Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni. Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che alcuni soggetti giuridici, per legge, sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che consente di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancata poi dalla marcatura temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.

4 Servizio Pro Arc. È il servizio più usato dai nostri Clienti. Questo servizio prevede il ritiro della documentazione ed il posizionamento su scaffalature, seguito da un indicizzazione classica dei documenti con parametri di ricerca utilizzati/scelti dal Cliente. In caso di richiesta, si procede con l individuazione del documento originale depositato, la scannerizzazione dello stesso e l invio in formato pdf e protetto da password alla casella mail del Cliente entro brevissimo tempo dalla richiesta, (in media 10/15 minuti!). Servizio Web to Print È la soluzione più completa per i sistemi di Archiviazione e di gestione documentale. Questo servizio dà la possibilità al Cliente di poter accedere ad un'area Clienti Riservata protetta da password per poter richiedere, ricercare, visionare e stampare i documenti precedentemente inseriti. Prevede il ritiro della documentazione ed il posizionamento su scaffalature, seguito da un indicizzazione classica dei documenti con parametri di ricerca

5 utilizzati/scelti dal Cliente. I file generati verranno caricati on-line sul nostro gestionale. Verrà poi consegnata una username ed una password specifica per poter accedere al servizio. Dal gestionale il Cliente potrà richiedere la scansione di vari documenti precedentemente da noi indicizzati. Nel momento in cui i documenti sono pronti per il download, il Cliente verrà informato tramite mail e a quel punto potrà riaccedere al Gestionale e scaricare i file richiesti. Il Gestionale offre anche la possibilità al Cliente di monitorare tutte le richieste evase suddivise per mese ed anno. Utile e veloce, semplice e funzionale! Servizio In House È il servizio di totale tranquillità di gestione interna documentale. Questo servizio prevede l utilizzo di nostro personale qualificato, per un rapido riordino dell Archivio esistente nei locali del Cliente, con l utilizzo informatico per il corretto posizionamento e tanto altro ancora! I nostri operatori saranno in grado anche di ottemperare alle richieste di ricerca nei locali Archivio, consegnare ai vari utenti e reinserire i documenti prelevati con la massima sicurezza e qualità.

6 Servizio Eco Gest" È il servizio di gestione materiale economale. Questo servizio dà la possibilità al Cliente di poter depositare nei nostri magazzini tutto il materiale economale di proprio interesse (carta A4, carta A3, buste da lettera intestate, carta intestata, modelli vari, ) facendoselo recapitare negli uffici di necessità, risparmiando tempo e fatica! Tutto questo a costi agevolati, garantendo al Cliente tempestività nella consegna (entro 24 ore max dalla richiesta), e monitorando tutte le uscite e tutti i nuovi carichi.

7 I VANTAGGI PER LE AZIENDE Recuperare spazio disponibile in azienda, altrimenti occupato da faldoni, scatole ed altra documentazione in genere. Nessun costo per ottemperare alle severe normative antincendio. Massima efficienza del personale Minor spreco di carta - Possibilità di visionare o stampare solo parte del documento inviato. Nessuna probabilità di perdita del documento, in quanto l originale è sistemato nel nostro Archivio. Nessuna necessità di installare software. Nessun tempo morto nella gestione amministrativa. Eliminazione dei costi di consegna URGENTE. Velocità del servizio di consultazione documento.

8 I NOSTRI OBIETTIVI GARANTIRE LA PIENA SODDISFAZIONE DEL CLIENTE GESTIRE ZERO RECLAMI MASSIMIZZARE L EFFICIENZA E LA RESA DEGLI IMPIANTI COMBATTERE GLI SPRECHI E GLI SCARTI VEDERE NEL CAMBIAMENTO UN OPPORTUNITA E NON UNA MINACCIA PRODURRE VALORE PER NOI E PER I NOSTRI CLIENTI SUPPORTARE LA CRESCITA DEL BENE PIU PREZIOSO DELL AZIENDA: LE RISORSE UMANE

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