La digitalizzazione negli studi professionali e la fatturazione elettronica La soluzione Sistemi. Dott.sa Paola Callegari

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1 La digitalizzazione negli studi professionali e la fatturazione elettronica La soluzione Sistemi Dott.sa Paola Callegari

2 Fatturazione Elettronica Emissione/ Trasmissione Archiviazione Conservazione CHIAVI DI RICERCA

3 Emissione/ Trasmissione Archiviazione Conservazione CHIAVI DI RICERCA Emissione della fattura in formato XML Trasmissione al SDI Archiviazione Conservazione Digitale

4 A chi si rivolge Agli studi professionali che: devono emettere fatture verso la PA vogliono fornire il servizio di trasmissione telematica per conto dei clienti, in qualità di intermediari abilitati vogliono assumere il ruolo di responsabili della conservazione digitale

5 Emissione della fattura PA in XML La fattura è emessa in formato elettronico in fase di registrazione del documento. Una funzione di elaborazione massiva permette di esportare tutte le fatture in formato XML. Dal documento è possibile visualizzare la fattura elettronica.

6 Trasmissione della fattura La trasmissione delle fatture elettroniche avviene in modo massivo. Dalla funzione di trasmissione è possibile: o Firmare i documenti o Inviare mediante PEC al Sistema di Interscambio (SDI). Una specifica funzione permette di acquisire i messaggi ricevuti dal SDI. SDI

7 Acquisizione dei messaggi Una specifica funzione permette di acquisire i messaggi ricevuti dal SDI. Dalla funzione è possibile: o Visualizzare l esito o Visualizzare le notifiche ricevute o Archiviare i messaggi

8 Acquisizione dei messaggi MSG.XML PEC NO Outlook Exchange SI DOWNLOAD MANUALE DOWNLOAD AUTOMATICO \CARTELLA MSG SDI ANALISI E ARCHIVIAZIONE MESSAGGI

9 Archiviazione delle fatture elettroniche PA Archiviazione automatica e contestuale all emissione della fattura in formato XML Consultazione immediata: o delle fatture elettroniche o dei relativi allegati (messaggi, notifiche..) o dello stato della fattura

10 Conservazione delle fatture elettroniche PA Firma massiva delle fatture PA archiviate. Generazione automatica del lotto di conservazione. Firma e marca del responsabile della conservazione.

11 I fattori di spinta Riduzione degli archivi cartacei Miglioramento nella gestione dei documenti Riduzione dei tempi di ricerca dei documenti Si impiega il 5-15% del tempo per leggere l informazione, il 30% per ricercarla

12 I fattori di resistenza Costi Quantificazione dei benefici Maggiore lavoro del personale Difficolta di utilizzo del sw

13 I vantaggi di una soluzione sw integrata I documenti sono elaborati in formato elettronico automaticamente dall applicativo Un sistema di archiviazione e conservazione digitale unico migliora l efficienza La conservazione è a norma

14 Gestione Documentale La digitalizzazione negli studi professionali Documenti/ Web Conservazione Digitale Archiviazione contabilità, dichiarazioni, bilanci, parcellazione

15 Gestione Documentale Documenti/ Web Conservazione Digitale Archiviazione contabilità, dichiarazioni, bilanci, parcellazione

16 Gestione Documentale Documenti/ Web Conservazione Digitale Archiviazione contabilità, dichiarazioni, bilanci, parcellazione

17 I 3 step per l archiviazione Classificazione Metadazione Archiviazione

18 I 3 step per l archiviazione Classificazione Metadazione Archiviazione Classificazione è l associazione al documento di una categoria di archiviazione.

19 I 3 step per l archiviazione Classificazione Metadazione Archiviazione Metadatazione: gli attributi del documento registrato nell applicativo diventano metadati nel sistema di archiviazione.

20 I 3 step per l archiviazione Classificazione Metadazione Archiviazione Chiave Valore Ditta Alfa spa Partita IVA ditta Fornitore Vodafone Part. IVA fornitore Data fattura 13/02/2011 Numero fattura 132 Esercizio 2008 Data registrazione 28/02/2011 Importo complessivo 1.106,00

21 I 3 step per l archiviazione Classificazione Metadazione Archiviazione Archiviazione: produrre un file PDF e memorizzarlo nel sistema di archiviazione

22 Archiviazione dei documenti in base all origine Classificazione Metadazione Archiviazione I documenti emessi sono archiviati automaticamente in fase di stampa.

23 Archiviazione dei documenti in base all origine Classificazione Metadazione Archiviazione I documenti emessi sono archiviati automaticamente in fase di stampa. Classificazione Metadazione Archiviazione Per i documenti cartacei le fasi di classificazione e metadatazione sono automatizzate.

24 Archiviazione dei documenti in base all origine Classificazione Metadazione Archiviazione I documenti emessi sono archiviati automaticamente in fase di stampa. Classificazione Metadazione Archiviazione Per i documenti cartacei le fasi di classificazione e metadatazione sono automatizzate. Classificazione Metadazione Archiviazione I documenti digitali prevedono l archiviazione automatica.

25 L interrogazione dei documenti Interrogazione contestuale all applicazione Navigazione per cartella Ricerca sui metadati

26 I vantaggi dell archiviazione Acquisizione diretta dei documenti dall applicativo o da scanner o da file system. Creazione automatica dei fascicoli virtuali Navigazione del fascicolo e filtri di ricerca Completa configurabilità (struttura fascicoli, filtri, utenti e ruoli, sicurezza) Impostazione dei legami tra documenti/fascicoli Invio documenti tramite mail

27 Gestione Documentale Documenti/ Web Conservazione Digitale Archiviazione contabilità, dichiarazioni, bilanci, parcellazione

28 I 3 step per la conservazione Creazione distinta Firma documenti Conservazione

29 I 3 step per la conservazione Creazione distinta Firma documenti Conservazione La distinta è l insieme dei documenti di un cliente (o dell intermediario stesso), di pertinenza di un determinato anno.

30 I 3 step per la conservazione Creazione distinta Firma documenti Conservazione Il professionista o il cliente appongono la loro firma digitale ai documenti da conservare. La firma avviene in modo massivo.

31 I 3 step per la conservazione Creazione distinta Firma documenti Conservazione Le evidenze informatiche sono create in automatico L utente deve solo apporre firma digitale del Responsabile della Conservazione e marca temporale.

32 I vantaggi della conservazione Creazione dell impronta e firma digitale Apposizione marca temporale Preparazione del lotto di conservazione e creazione del supporto in conformità alle norme Consultazione dei documenti da supporto Manuale della conservazione Calcolo imposta di bollo per conservazione dei libri contabili

33 Gestione Documentale Documenti/ Web Conservazione Digitale Archiviazione contabilità, dichiarazioni, bilanci, parcellazione

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35 I 2 step per la pubblicazione Configurazione Pubblicazione

36 I 2 step per la pubblicazione Configurazione Pubblicazione Configurazione: definire i clienti a cui offrire il servizio e i documenti oggetto di pubblicazione.

37 I 2 step per la pubblicazione Configurazione Pubblicazione Pubblicazione: Upload/download dei documenti da condividere sulla server farm centralizzata. Notifica ai destinatari della disponibilità del documento in rete.

38 I vantaggi di Documenti/Web Pubblicazione diretta dalla procedure Sistemi Area web dedicata, sicura e profilata Consultazione in qualsiasi momento e luogo Notifica automatica di avvenuta pubblicazione

39 I vantaggi della dematerializzazione Riduzione dei costi Risparmio di tempo Miglioramento dell efficacia e dell efficienza gestionale Miglioramento circolazione dei documenti Fidelizzazione del cliente

40 Grazie per l attenzione

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