3 luglio 2015 Fatturazione Elettronica: dalla Pubblica Amministrazione al B2B. Un percorso dove il controllo di gestione fa la differenza.

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1 3 luglio 2015 Fatturazione Elettronica: dalla Pubblica Amministrazione al B2B. Un percorso dove il controllo di gestione fa la differenza. Aspetti tecnici e di compliance, esperienze e case history, incentivi ed opportunità per la tua azienda. A cura di Ilio Sanguin

2 Lo scenario La rivoluzione digitale è già iniziata e comporterà grandi risparmi per imprese, professionisti e pubbliche amministrazioni. Le recenti evoluzioni normative consentono, infatti, alle aziende rilevanti vantaggi in termini di risparmio di costi e di maggiore efficienza organizzativa attraverso la gestione digitale dei dati aziendali, riconoscendo loro una validità legale e fiscale che rende il documento cartaceo non più necessario. Aziende ed Enti si stanno orientando sempre di più alla gestione digitale dei processi amministrativi correlati all adozione di soluzioni di Fatturazione Elettronica.

3 Il contesto normativo L AGENDA DIGITALE EUROPEA L OBBLIGO DELLA F.E. PA dal 6/06/2014 IL D.M. del 17/06/2014 La CIRCOLARE 18/E 2014 dell AGENZIA delle ENTRATE L OBBLIGO DELLA F.E. verso TUTTI GLI ENTI della PA dal 31/03/2015 PROSSIMO AVVIO DELLA F.E. NEL B2B in particolare, tale D.M. ha conferito una crescente importanza al RUOLO DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE A NORMA. Prevedendo una maggiore RICHIESTA di COMPETENZE e AFFIDABILITÀ Diviene sempre più opportuno, affidare questo ruolo a delle FIGURE PROFESSIONALI

4 I vantaggi Riduzione dei costi per spazi destinati ad archivio cartaceo Maggiore sicurezza nell accesso alle informazioni gestite digitalmente Maggiore efficienza e trasparenza dei processi aziendali Riduzione dei costi indiretti del personale per ricerca di documenti, gestione archivi, ecc. Maggior controllo nella gestione dei documenti contabili amministrativi Maggiore affidabilità del sistema di controllo interno e di gestione Automazione delle dinamiche di incasso e pagamento fatture

5 I vantaggi in numeri Un RISPARMIO di 12 MILIARDI di EURO I vantaggi che si potrebbero ottenere dalla dematerializzazione dei 45 miliardi di documenti "business" prodotti in Italia ogni anno (circa 600 miliardi di fogli di carta) si tradurrebbero in 4 milioni di tonnellate di CO 2 non immesse in atmosfera, in 24 milioni di alberi non abbattuti, in 10 miliardi di ore di lavoro in meno e in un risparmio economico di 12 miliardi di euro (solo considerando i costi di cancelleria). Un RISPARMIO da 10 a 60 MILIARDI di EURO ALL ANNO In caso di digitalizzazione delle sole fatture si ipotizza un risparmio di 10 miliardi di euro ogni anno a livello nazionale, ma si arriva a 60 miliardi di euro l'anno se si considera tutti i documenti che potrebbero essere gestiti in digitale. Da 300 MILIONI a 2 MILIARDI di RISPARMIO per la P.A. Il risparmio oscilla tra i 300 milioni e i 2 miliardi se si considerano le sole fatture prodotte dalla Pubblica Amministrazione Un RISPARMIO dal 67 all 82 % sul COSTO DI OGNI DOCUMENTO Dal 67 al 82%: il risparmio per un azienda per ogni fattura gestita in maniera digitale. Al posto dei euro stimati, il costo di gestione di una fattura digitale oscilla tra i 2 ai 4 euro per singola fattura e tra i 50 cent e l'euro a pagina per gli altri documenti. Un RISPARMIO FINO al 20% del PROPRIO FATTURATO Risparmiare una cifra pari al 20 % del proprio fatturato solo incidendo su carta, inchiostri e stampanti? Per professionisti come notai e commercialisti è possibile. La stima, elaborata su uno studio professionale medio con circa 50 di clienti e fatture all'anno da gestire. Fonte: Osservatorio del Politecnico di Milano

6 Fast Start Fast Start è specializzata nell erogazione di applicazioni software e servizi a valore aggiunto tesi alla ottimizzazione e semplificazione dei processi amministrativi, di controllo e di compliance dell impresa. Fast Start è una società costituita da ICM.S e SI.GED. Competenze organizzative, direzionali e di change management Competenze su compliancy dei processi di Gestione Elettronica Documentale Competenze sulle soluzioni SAP Competenze sui processi di business aziendali

7 Fast Start e ICM.S nel Gruppo Ethica Un gruppo privato nato nel 1997, leader in Italia nella fornitura di prodotti software e di servizi informatici per la gestione e per lo sviluppo dell Impresa. MBM Un gruppo che opera secondo standard di alta qualità, nell interesse del Cliente e del risultato, con risorse qualificate esperte nei processi aziendali, nelle tecnologie ICT e nelle applicazioni software leader di mercato. Business Solutions Un gruppo che promuove e pratica l etica e l eccellenza, per fare di ogni Cliente una referenza attiva. Nel 2014: 500+ Professionisti 55+ MEuro di Fatturato 500+ Clienti

8 ICM.S è la società del gruppo ETHICA specializzata nella fornitura e nell avviamento del sistema informativo gestionale SAP nelle aziende: dal classico ERP alle tecnologie e applicazioni settoriali più innovative. Nell ambito della Gestione Elettronica dei Documenti, ICM.S collabora con Fast Start per predisporre l ambiente SAP (es. Creazione Sezionali IVA, installazione note SAP ecc.) e per creare/ricevere e gestire i documenti (sistema documentale e trasmissione dei dati). Altre società del gruppo ETHICA, come Altevie Technologies, Espedia, Datalab collaborano con soluzioni specifiche che si integrano con il gestionale, quali SAP DMS e SAP OpenText

9 Fast Start integra le competenze di SI!GED capitalizza l'importante esperienza di un gruppo di consulenza aziendale (Cortellazzo & Soatto), oggi organizzato quale centro di competenza di specifici servizi di Information Technology, in grado di fornire alle PMI le più innovative soluzioni informatiche e di processo necessarie a garantire efficienza delle procedure aziendali e sistemi di controllo efficaci. SI!GED supporta le aziende PMI nelle attività di change management ed implementa le soluzioni più adatte a massimizzare il ritorno degli investimenti IT in diverse aree di attività, quali ad esempio Sistemi ERP, Sistemi di Gestione Documentale, soluzioni e servizi di Fatturazione Elettronica e di Conservazione a Norma, Sistemi di Invio massivo di documenti in formato elettronico, soluzioni di firme digitali avanzate, ecc. L'approccio privilegia l'utilizzo di soluzioni pre-configurate in cui sono confluite le migliori esperienze (Best Practices) in ambito nazionale e internazionale, a garanzia di una semplice e rapida implementazione.

10 Le tematiche indirizzate Interventi organizzativi ed informatici per l ottimizzazione e semplificazione dei processi; Assurance per certificare la compliance dei processi di gestione elettronica dei documenti; Implementazione completa di soluzioni di Gestione Elettronica Documentale e Conservazione Sostitutiva a Norma; Servizio in outsourcing di Fatturazione Elettronica (FePA, FeB2B) completo di: Gestione remota firme digitali (anche grafometriche); Creazione file XmlPa (per FePA) Attività di intermediario dell invio allo SDI (Sistema di interscambio SOGEI) Servizi notarili (estratti notarili da conservazione sostitutiva, dematerializzazione documenti analogici originali con copia conforme notarile, deposito escrow notarile e trust service) Assunzione del Ruolo di Responsabile della Conservazione Sostitutiva

11 Le tematiche indirizzate L ambito di intervento delle soluzioni proposte è organizzativo e tecnologico, corredato da competenze in ambito giuridico, in particolare per quanto riguarda l affidabilità e la corretta implementazione dell intero processo di Conservazione a Norma. Fast Start fornisce la consulenza tecnico-normativa per verificare/certificare la compliance dei processi FePA/FeB2B e di Conservazione a Norma.

12 Case History Gestione Elettronica Documentale e Gestione delle Fatture Elettroniche Fornitori

13 ICM.S e Ascopiave sistema SAP Dal 2000 ICM.S è partner di riferimento del Gruppo Ascopiave nell implementazione e manutenzione del sistema SAP ERP. La spinta innovativa del management del Gruppo Ascopiave, unita alla competenza e professionalità di ICM.S, hanno favorito in questi anni l introduzione di soluzioni volte a gestire in modo più efficiente i processi aziendali. In sinergia con il partner Fast Start sono state implementate soluzioni di conservazione sostitutiva, firma digitale e trasmissione elettronica di fatture e bollette clienti ottenendo una visibile riduzione dei costi ed incremento di affidabilità del sistema interno di controllo.

14 Ciclo Attivo: FE xmlpa SAP ERP SAP DMS Attività : Conservazione Sostitutiva Sistema di interscambio con la PA Firma digitale massiva remota Generazione file XML (a partire dal formato pdf) Intermediazione con Sistema di Interscambio (SDI) SOGEI Gestione ricevute Conservazione sostitutiva

15 Ciclo Passivo: Fatture Elettr. B2B Soluzione di Gestione Fatture Elettroniche Fornitori : Registrazione su SAP di fatture elettroniche passive con archiviazione e conservazione sostituiva: Conservazione Sostitutiva

16 Fe B2B: La prospettiva futura Dal 31 Marzo 2015 l unico modo di ricevere il pagamento delle fatture inviate alla Pubblica Amministrazione è inviarle in formato elettronico. Inoltre, Il Consiglio dei Ministri ha recentemente approvato in via preliminare, il Decreto legislativo (con decorso dal 1 gennaio 2017) che incentiva l adozione della fattura elettronica nelle operazioni tra imprese, e l invio telematico all Agenzia delle Entrate di tutte le fatture emesse e ricevute, facendo venire meno gli obblighi di comunicazione relativi allo spesometro e alle black lists. Si ridurranno notevolmente gli adempimenti dei contribuenti, evitando di ostacolare il normale svolgimento delle attività e garantendo rimborsi iva più veloci.

17 Altri progetti su SAP : risultati Ottimizzazione e Semplificazione dei processi amministrativi: Configurazione e gestione del processo d acquisto SAP integrato con il software di preventivazione. Integrazione della contabilità clienti SAP con il sistema esterno di bollettazione. Digitalizzazione, archiviazione documentale e registrazione fatture d acquisto. Soluzioni di ottimizzazione del flusso contabile intercompany. Sviluppo base dati per redazione reportistica unbundling. Introduzione della conservazione sostitutiva dei libri contabili (drastica riduzione di carta e costi). Servizio outsourcing x creazione, invio, conservazione, firma digitale fatture e bollette clienti xmlpa

18 Prospettive - Soluzioni semplici ed efficaci - Competenze organizzative e di processo - Nuovi modelli di gestione Innovazione affidabilità semplicità ed

19 Prospettive The IN-MEMORY Revolution TRADITIONAL NEXT GENERATION

20 Prospettive Enabling Business of the Future

21 Contatti Stefano Vomiero

22 GRAZIE

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