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1 LE MODALITÀ DI CONSERVAZIONE DELLE FATTURE di Maurizio Lamperti Amministrazione e Finanza >> Gestione amministrativa

2 Sommario Introduzione...3 Generazione ed invio delle fatture...4 Conservazione delle fatture...5 Glossario...8 Pagina 2 di 8

3 Introduzione L obbligo di emissione della fattura è disciplinato dall art. 21 del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 secondo il quale il documento contabile può essere emesso in forma cartacea ovvero in forma elettronica. In ogni caso, la fattura dev essere datata e numerata in ordine progressivo per anno solare e deve contenere determinati requisiti 1 per essere considerata valida. Tutti i soggetti passivi Iva hanno l obbligo di emettere fattura per le operazioni imponibili effettuate, siano esse cessioni di beni ovvero prestazioni di servizi. L obbligo di fatturazione è subordinato ad esigenze di natura pragmatica quali: consentire la registrazione delle operazioni poste in essere; consentire l esercizio dell attività di controllo da parte dei pubblici uffici. L obbligo di fatturazione è, inoltre, funzionale alla creazione del titolo che legittima il cedente o prestatore ad esercitare la rivalsa e l acquirente o committente ad operare la detrazione dell imposta addebitata in fattura. L obbligo di conservazione dei documenti contabili, subordinato all esigenza di consentire l attività di accertamento da parte dei pubblici uffici, è disposto dalla norma contenuta nell art c.c. (rubricato «Conservazione delle scritture contabili») secondo il quale «le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture». Dalla fraseologia legislativa dell articolo citato si evince l obbligo per i soggetti passivi Iva di conservazione delle fatture (emesse e ricevute) per 10 anni. 1 I requisiti che deve contenere la fattura sono: a) ditta, denominazione o ragione sociale, residenza o domicilio dei soggetti fra cui è effettuata l operazione, del rappresentante fiscale nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti e, relativamente al cedente o prestatore, numero di partita IVA. Se non si tratta di imprese, società o enti devono essere indicati, in luogo della ditta, denominazione o ragione sociale, il nome e il cognome; b) natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell operazione; c) corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, compreso il valore normale dei beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono di cui all art. 15, n. 2; D.P.R. n. 633/1972; d) valore normale degli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono; e) aliquota, ammontare dell imposta e dell'imponibile con arrotondamento al centesimo di euro; f) numero di partita IVA del cessionario del bene o del committente del servizio qualora sia debitore dell'imposta in luogo del cedente o del prestatore, con l indicazione della relativa norma; g) data della prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri e numero dei chilometri percorsi, delle ore navigate o delle ore volate, se trattasi di cessione intracomunitaria di mezzi di trasporto nuovi, di cui all'art. 38, comma 4, del D.L. 30 agosto 1993, n. 331, convertito, con modificazioni, dalla legge 29 ottobre 1993, n. 427; h) annotazione che la stessa è compilata dal cliente ovvero, per conto del cedente o prestatore, da un terzo. Pagina 3 di 8

4 GENERAZIONE ED INVIO DELLE FATTURE Le modalità con cui vengono generati i documenti contabili devono essere tali da garantire l integrità dei documenti stessi per il tempo richiesto dalla legge. Fatture cartacee Le fatture cartacee devono essere compilate in duplice esemplare (così come disposto dall art. 21, comma 4, D.P.R. n. 633/1972); una copia deve essere consegnata o spedita all acquirente e l altra conservata dal cedente o prestatore. La fattura cartacea può essere prodotta attraverso strumenti informatici. In tal senso dispone la circolare dell Agenzia delle entrate 19 ottobre 2006, n. 45/E nella quale si legge «anche la fattura in formato cartaceo può essere creata attraverso uno strumento informatico; tuttavia, a differenza della fattura elettronica, le parti dell operazione hanno l obbligo di materializzare il documento informatico su un supporto cartaceo, che costituisce, in questo caso, l originale della fattura. In tale evenienza, la materializzazione si rende necessaria in quanto il documento è carente dei requisiti (riferimento temporale e firma elettronica qualificata) che caratterizzano la fattura elettronica, garantendone la data certa e l immodificabilità del contenuto». In merito alle modalità di invio della fattura cartacea all acquirente, essa può essere inviata all acquirente tramite spedizione postale, agenzie di recapito, consegna diretta (a mano), ecc.. La fattura cartacea può essere inviata all acquirente anche tramite posta elettronica così come evidenziato dall Amministrazione finanziaria nella circolare n. 45/E del 2005 secondo la quale «è opportuno precisare che sia le fatture in formato cartaceo sia quelle in formato elettronico possono essere spedite/trasmesse tramite posta elettronica o altri mezzi elettronici». Fatture elettroniche L art. 21, D.P.R. n. 633/1972, ammette la possibilità di emettere la fattura elettronica in alternativa al documento cartaceo (Tavola 1). L emissione della fattura elettronica richiede la compilazione, trasmissione ed archiviazione del documento «dematerializzato» con l utilizzo di specifici supporti informatici che consentono di garantire l integrità e l autenticità dei documenti attraverso: apposizione di firma elettronica; apposizione di data e ora di trasmissione del documento; utilizzo di un meccanismo che non consenta l alterazione o modificabilità del documento stesso (tecnicamente il documento non deve contenere macroistruzioni né codici eseguibili che permettano la modifica del contenuto del file contenente la fattura). Il soggetto che riceve la fattura generata elettronicamente deve essere stato preventivamente informato e deve aver dato il proprio assenso a tale modalità di trasmissione; a tutela del soggetto emittente è opportuno che tale consenso venga dato per iscritto. In merito alle modalità di trasmissione delle fatture elettroniche, l Agenzia delle entrate, nella circolare n.45/e del 2005, ha precisato che «la trasmissione elettronica è la forma ordinaria di invio della fattura emessa in formato elettronico. In tal caso, l integrità, l immodificabilità, la provenienza e l autenticità del contenuto della fattura, trasmessa per via elettronica, sono garantite dall esistenza del riferimento temporale e della firma elettronica qualificata nonché dall assenza di macroistruzioni e codici eseguibili». Pagina 4 di 8

5 Tavola 1 CARATTERISTICHE DELLA FATTURA ELETTRONICA Immodificabilità delle fatture elettroniche garantita attraverso Apposizione sulla fattura di riferimenti temporali precisi (data e ora) e firma digitale Utilizzo di sistemi EDP che garantiscano autenticità ed integrità dei dati Le fatture elettroniche devono, quindi, essere inviate con la trasmissione elettronica (trasmissione attraverso sistemi EDP, posta elettronica, modem, ecc). A differenza delle fatture cartacee inviate attraverso i sistemi informatici, le fatture elettroniche non devono essere obbligatoriamente stampate su supporto cartaceo; tuttavia, la fattura elettronica deve essere resa immodificabile mediante la firma elettronica e deve contenere un preciso riferimento temporale (data e ora). CONSERVAZIONE DELLE FATTURE Una volta generata la fattura (cartacea o elettronica) ed inviata all acquirente attraverso le modalità sopra indicate occorre procedere alla conservazione del documento. Fatture cartacee Il metodo «tradizionale» attraverso il quale vengono conservate le fatture cartacee è l archiviazione in schedari del documento fisico da parte del soggetto emittente e del soggetto acquirente. Tuttavia, il legislatore ha previsto la possibilità di conservare le fatture cartacee su «supporti di immagini» seguendo precise modalità di archiviazione. L art. 7-bis, comma 4, D.L. 10 giugno 1994, n. 357 (convertito con modificazione dalla legge 8 agosto 1994, n. 489) ha aggiunto all art c.c. il terzo comma secondo il quale «le scritture e i documenti di cui al presente articolo [N.d.r. scritture contabili tra le quali rientrano le fatture] possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti». Il D.M. 23 gennaio 2004 («Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto») definisce la modalità per la conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini fiscali. A tal proposito, l art. 4 del decreto ministeriale in parola è dedicato al processo di conservazione digitale di documenti e scritture analogici (tra i quali si annovera la fattura cartacea). I documenti analogici (su carta) devono essere archiviati e raccolti in fascicoli; successivamente si procede alla trasformazione in immagini da memorizzare sui supporti ottici. Tale memorizzazione può essere fatta in modo totale, ossia come se si facesse una fotografia del documento, oppure mediante un «impronta», che consiste in un riassunto del documento effettuato dall elaboratore, che non consenta la manipolazione successiva. Pagina 5 di 8

6 Il documento digitale deve essere leggibile e, a richiesta delle Autorità, deve essere disponibile su supporto cartaceo ed informatico presso il luogo di conservazione delle scritture per consentire verifiche, ispezioni e controlli. Il documento conservato può essere esibito anche per via telematica. La leggibilità del supporto deve essere garantita nel tempo e deve consentire il rispetto dell ordine cronologico. All interno di un dato periodo d imposta la procedura deve essere eseguita senza soluzione di continuità. Il supporto deve, inoltre, permettere le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi. Il processo di conservazione digitale deve, inoltre, avvenire seguendo la procedura indicata nell art. 3 della deliberazione dell AIPA (Autorità per l informatica nella Pubblica Amministrazione) 19 febbraio 2004, n. 11. La disposizione contenuta nell articolo citato dispone che il processo di conservazione in commento deve avvenire mediante memorizzazione su supporti ottici e si conclude con l apposizione, sull insieme dei documenti, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo. Il processo di conservazione digitale si conclude con l ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale. Tale previsione ha lo scopo di garantire l attestazione di conformità di quanto memorizzato al documento d origine. Come precisato dell Agenzia delle entrate nella circolare 6 dicembre 2006, n. 36/E, la distruzione del documento cartaceo può avvenire solo successivamente al completamento del processo di conservazione. Fatture elettroniche Le fatture elettroniche trasmesse in forma elettronica, devono essere archiviate obbligatoriamente in modo elettronico. Tale forma di archiviazione è obbligatoria anche per il soggetto che riceve le fatture così generate e pertanto tale soluzione trova difficile applicazione della pratica, considerato che tale sistema di archiviazione coinvolge tutti i destinatari di fatture della società (ovviamente quelli obbligati alla tenuta della contabilità). L Agenzia delle entrate nella circolare n. 36/E del 2006 è intervenuta sulle modalità di conservazione delle fatture disponibili su supporto informatico precisando che la conservazione deve essere effettuata a norma del sopra citato art. 3, comma 2, del decreto 23 gennaio 2004; esso prevede per la conservazione elettronica delle fatture una cadenza almeno quindicinale. La prassi dell Agenzia delle entrate (circolare n. 36/E del 2006) ha precisato che il termine non esclude che la conservazione elettronica delle fatture possa, a discrezione del contribuente, aver luogo anche ad intervalli più ravvicinati. In secondo luogo, l Agenzia delle entrate ritiene che tale processo di conservazione debba effettuarsi entro i quindici giorni dal ricevimento (per il destinatario) ovvero dall emissione (per l emittente) delle fatture, fermi restando i termini per l assolvimento degli obblighi di registrazione previsti dagli artt. 23, 24 e 25 del D.P.R. n. 633/1972 (in senso conforme c.f.r. Agenzia delle entrate, circolare n. 45/E del 2005). Le fatture elettroniche trasmesse su carta (o tramite e mail), possono invece essere archiviate a scelta o in forma elettronica o in forma cartacea (art. 39, comma 3, D.P.R. n. 633/1972). In questa ipotesi il soggetto che riceve le fatture può a sua scelta procedere con l archiviazione tradizionale o quella elettronica. Pagina 6 di 8

7 Archiviazione elettronica Il soggetto passivo che intenda procedere con l archiviazione elettronica deve assicurare, in caso di richiesta da parte dell Amministrazione finanziaria, l accesso all archivio e deve mostrare i requisiti di autenticità, attestati dagli appositi certificati prodotti in sede di invio della fattura, nonché mostrare l integrità delle fatture emesse in formato elettronico che devono poter essere stampabili e trasferibili su altro supporto informatico. Resta inteso che malgrado l indubbia comodità della fattura elettronica viene richiesto all interessato una serie di adeguamenti al proprio sistema informatico e l inevitabile ricorso a consulenti specializzati per porsi in grado di rispettare i requisiti tecnici richiesti. Le modalità di conservazione della fattura elettronica sono stabilite dal terzo comma del D.L. 23 gennaio Tali modalità sono analoghe a quelle descritte per la conservazione informatica delle fatture cartacee a differenza dell obbligo di apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di pubblico ufficiale. L Agenzia delle entrate nella circolare n. 45/E del 2005, a commento della metodologia di conservazione delle fatture elettroniche, ha precisato che la conservazione delle stesse consiste nella trasposizione dei documenti informatici su supporti ottici o su qualsiasi supporto idoneo a garantirne la conservazione nel tempo. Le scritture obbligatorie tenute in formato elettronico devono essere conservate per il medesimo periodo prescritto dalle disposizioni contenute nel Codice Civile (10 anni, c.f.r. art c.c.). Pagina 7 di 8

8 GLOSSARIO Firma elettronica La firma elettronica, detta anche firma digitale o firma elettronica qualificata, è un mezzo attraverso cui autenticare dei documenti digitali, alla stregua di quanto avviene con la firma autografa apposta su documenti cartacei. Essa costituisce il risultato di un processo di calcolo che porta ad ottenere il documento firmato a partire dal documento (senza firma digitale) e da alcune informazioni strettamente associate alla persona che deve apporre la firma elettronica sul documento in questione. Sistemi EDP Il termine EDP sta per Electronic Data Processing, e identifica i sistemi informatici che vengono adottati dalle aziende per la gestione dei sistemi informativi. Si può pensare ad un sistema EDP come all insieme delle applicazioni informatiche utilizzate dall impresa nello svolgimento delle attività e per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, unito ad un insieme di dati memorizzati su supporti elettronici.. Semplifica la gestione delle tue fatture con Easy Fattura Documento reperibile, assieme ad altre monografie, nella sezione Dossier del sito Documento pubblicato su licenza di WKI - Ipsoa Editore Fonte: PMI Il mensile della piccola e media impresa, Ipsoa Editore Copyright: WKI - Ipsoa Editore Pagina 8 di 8

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