RETE DEGLI ISTITUTI PROFESSIONALI REGIONE UMBRIA

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1 RETE DEGLI ISTITUTI PROFESSIONALI REGIONE UMBRIA Qualifica progetto OPERATORE AMMINISTRATIVO SEGRETARIALE ISTITUTI DELLA RETE: I.S.I.S. Salvatorelli di Marsciano I.S.I.S. Italo Calvino di Città della Pieve I.I.S. Leonardo da Vinci di Umbertide I.P.S.S.A.R.C.T. Felice Cavallotti di Città di Castello I.P.S.S.A.R.C.T. Giancarlo De Carolis di Spoleto I.P.S.C. Casimiri di Gualdo Tadino I.I.S. I.P.S.C. Marco Polo di Bastia Umbra I.I.S.P.C.T. Alessandro Casagrande - Federico Cesi di Terni I.I.S. I.P.C. Bastardo di Spoleto 1

2 Indirizzo professionale statale: SERVIZI COMMERCIALI Denominazione della figura: OPERATORE AMMINISTRATIVO SEGRETARIALE REFERENZIAZIONI DELLA FIGURA: - Impiegati - Personale di segreteria - Aiuto contabili e assimilati ATTIVITÀ ECONOMICHE DI RIFERIMENTO: - Attività di supporto per le funzioni di ufficio ed altri servizi di supporto alle imprese - Servizi integrati di supporto per le funzioni di ufficio - Servizi di fotocopiatura, preparazione documenti e altre attività di supporto specializzate per le funzioni d ufficio 2

3 Descrizione sintetica della figura: L Operatore amministrativo-segretariale interviene, a livello esecutivo, nel processo di amministrazione e gestione aziendale con autonomia e responsabilità limitata a ciò che prevedono le procedure e le metodiche della sua operatività. La qualificazione nella applicazione/utilizzo di metodologie di base, di strumenti e di informazioni gli consentono di svolgere attività relative alla gestione, elaborazione, trattamento e archiviazione di documenti e comunicazioni di diverso tipo, anche di natura amministrativo- contabile, con competenze nella programmazione ed organizzazione di eventi e riunioni di lavoro. Competenze tecnico-professionali comuni a tutte le qualifiche Tutti gli operatori sono in grado di : 1. operare secondo i criteri di qualità stabiliti dal protocollo aziendale riconoscendo ed interpretando le esigenze del cliente / utente, interno / esterno alla struttura / funzione organizzativa. 2. Operare in sicurezza e nel rispetto delle norme di igiene e di salvaguardia ambientale identificando e prevenendo situazioni di rischio per sé, per gli altri e per l ambiente. Competenze tecnico-professionali in esito al triennio: L operatore amministrativo-segretariale è in grado di: 1. Definire e pianificare attività da compiere sulla base delle istruzioni ricevute e/o della documentazione di appoggio (documenti, procedure, protocollo, ecc) e del sistema di relazioni. 2. Approntare strumenti, attrezzature e macchinari necessari alle diverse attività sulla base della tipologia di materiali da impiegare, delle indicazioni/procedure previste, del risultato atteso. 3. Monitorare il funzionamento di strumenti, attrezzature e macchinari, curando le attività di manutenzione ordinaria. 4. Predisporre e curare gli spazi di lavoro al fine di assicurare il rispetto delle norme igieniche e di contrastare affaticamento e malattie professionali. 3

4 5. Collaborare alla gestione dei flussi informativi e comunicativi con le tecnologie e la strumentazione disponibile. 6. Redigere comunicazioni anche in lingua straniera e documenti sulla base di modelli standard per contenuto e forma grafica. 7. Redigere, registrare e archiviare documenti amministrativo-contabili. 8. Curare l organizzazione di riunioni, eventi e viaggi di lavoro in coerenza con gli obiettivi e le necessità aziendali. Potenziamento per la realizzazione del percorso di qualifica Modalità Classe Ore Gestione / Finanziamento Finalità STAGE E/O LABORATORI DIDATTICI INTERNI II 80 ore Gestiti e finanziati dalla scuola III ore Gestiti e finanziati dalla scuola Potenziamento Recupero Orientamento Potenziamento Recupero Orientamento 4

5 Qualifica Operatore amministrativo segretariale Competenza 1 Conoscenze essenziali Materia/e interessate Classe 1 A 2 A 3 A Argomenti generali di lavoro Rifiuti Normative di sicurezza, igiene, salvaguardia ambientale di settore Scienze integrate (Scienze della Terra e Biologia) Decreto Legislativo 3 aprile 2006, n. 152, "Norme in materia ambientale" Classificazione e gestione dei rifiuti Principi del sistema integrato italiano La prevenzione dei rifiuti Il trattamento dei rifiuti Diritto Normative di riferimento. Principali terminologie di settore Processi e cicli di lavoro aziendali Tec. Prof. Serv. Commerciali Tec. Prof. Serv. Commerciali La gestione aziendale: - i fatti interni ed esterni di gestione - la gestione nell aspetto tecnico, finanziario ed economico - finanziamenti, investimenti, disinvestimenti Gli adempimenti CIVILISTICO/FISCALI - la liquidazione IVA - i versamenti di ritenute e contributi mediante delega unificata di pagamento - la registrazione dei fatti esterni di gestione in contabilità generale 5

6 Tecniche di comunicazione organizzativa Tecniche della comunicazione - Applicare criteri di organizzazione del proprio lavoro relativi alle peculiarità delle attività da eseguire e dell ambiente lavorativo/organizzativo - Adottare modalità di comunicazione per le gestione delle relazioni interne ed esterne all azienda - Riconoscere ed interpretare le esigenze del cliente interno/esterno alla struttura - Colloquio di lavoro e curriculum vitae Tecniche di pianificazione Diritto Tecniche della comunicazione - Conoscere i principali diritti e doveri del lavoratore subordinato e autonomo (normativa di riferimento) -Applicare metodiche e tecniche per la gestione dei tempi di lavoro - Predisporre ambienti e strumentazioni adeguate per riunioni ed eventi Competenza 2 1 A 2 A 3 A Argomenti di lavoro Metodi e tecniche di approntamento/avvio Principi, meccanismi e parametri di funzionamento dei macchinari e delle apparecchiature da ufficio Informatica e Lab. Stage /Laboratorio / visita aziendale Informatica e lab. Utilizzo di attrezzature da ufficio: - I componenti hardware - Software di base - principali tipologie di stampanti - fax, fotocopiatrici, calcolatrici da tavolo - La logica operativa di un PC (algoritmo) - I meccanismi e i parametri di funzionamento di stampanti fax fotocopiatrici - Saper interpretare i manuali d uso delle principali macchine d ufficio 6

7 Tipologie e caratteristiche dei principali materiali da ufficio Tipologie e caratteristiche delle principali attrezzature d ufficio Stage / Laboratori / visite aziendali Stage / Laboratori / visite aziendali Stage / Laboratori / visite aziendali Stage / Laboratori / visite aziendali Competenza 3 1 A 2 A 3 A Argomenti di lavoro - Gli elementi che compongono le macchine d ufficio più utilizzate. - Le loro caratteristiche e potenzialità - Comprendere e saper scegliere le macchine di ufficio più adeguate per la risoluzione di problemi Comportamenti e pratiche nella manutenzione ordinaria di strumenti,attrezzature e materiali Informatica e Lab Stage / Laboratori / visite aziendali - Manutenzione ordinaria di PC/Stampanti e fax, fotocopiatrici, calcolatrici da tavolo. - Verifica del funzionamento di componenti hardware di input ed output Procedure e tecniche di monitoraggio Procedure e tecniche per l individuazione e la valutazione del malfunzionamento Informatica e Lab Stage / Laboratori / visite aziendali Informatica e Lab. Stage / Laboratori / visite aziendali - Verifica periodica del funzionamento di macchine e attrezzature d ufficio - Sostituzione di componenti delle macchine di ufficio toner, carta, inchiostro etc.. (stampanti, fax, fotocopiatrici, calcolatrici da tavolo ) - Procedure per la verifica del malfunzionamento di componenti hardware o sistema operativo su PC - Tecniche e procedure di verifica del malfunzionamento di componenti hardware - Rimozione e caricamento software applicativi di funzionamento componenti hardware 7

8 (sistemi operativi, stampanti, scanner) - Codifica e valutazione dei messaggi di errore nelle diverse macchine d ufficio - Risoluzione di problemi semplici e valutazione della metodologia di intervento (personale o tramite tecnici specializzati) Competenza 4 1 A 2 A 3 A Scienze Integrate Elementi di ergonomia (fisica) Le forze e l equilibrio dei corpi. Analisi degli effetti della tecnologia produttiva nell interesse tra l essere umano, gli oggetti e gli ambienti con cui entra in contatto. Procedure, protocolli, tecniche di igiene pulizia e riordino Scienze Integrate (chimica) Diritto. La chimica nello spazio di lavoro: proprietà e trasformazioni delle sostanze. Il metodo sperimentale come studio controllato e rigoroso dei fenomeni. Unità di misura. Definizione del termine igiene e conoscere le varie tecniche di igiene Conoscere le procedure igieniche nelle varie fasi della lavorazione di un prodotto Saper sanificare una superficie di lavoro o gli utensili usati; Normative di riferimento: cenni essenziali della normativa di riferimento Conoscere i principi di sicurezza nell ambiente di lavoro ed acquisire atteggiamenti idonei alla salvaguardia della propria salute Conoscere i principali elementi di pronto soccorso 8

9 Competenza 5 1 A 2 A 3 A Funzionalità dei principali software applicativi d ufficio Tec. Prof. Serv. Commerciali in compresenza doc laboratorio Informatica e lab - La protocollazione dei pagamenti contabili - le procedure di classificazione e archiviazione della corrispondenza e dei documenti contabili - Uso delle funzioni base di software applicativi di indirizzo il protocollo digitale, la rete intranet, l agenda elettronica, uso di cartelle elettroniche per l archiviazione di file: la struttura ad albero. Ricercare attraverso apposite funzioni quanto archiviato. Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale Italiano Informatica e lab. Teoria della comunicazione: - conoscere ed utilizzare modelli di conversazione telefonica, accoglienza cliente. - Conoscere ed utilizzare linguaggio tecnico e specialistico per conversazioni orali e per eventuali produzioni scritte - Il mondo digitale: Internet e la posta elettronica - Creare una casella di posta elettronica - Ricercare, estrapolare, materiale reperito utilizzando criteri di navigazione. - Gestione dei messaggi di posta elettronica: posta inviata, ricevuta, eliminata. - I contrassegni standard - Salvare, stampare messaggi di posta e relativi allegati 9

10 Inglese Comprensione/produzione di essenziale corrispondenza commerciale Terminologia Tecnica, specifica di settore in una lingua comunitaria Francese Informatica e lab. - Riproduzione di lettere in lingua straniera con software di elaborazione testi. - Le lettere alfabetiche caratterizzanti le due lingue straniere studiate (loro collazione tra i simboli e nella tastiera) Competenza 6 1 A 2 A 3 A Funzionalità dei principali software applicativi d ufficio Tecniche Professionali dei Servizi Comm.li in compresenza con il docente di lab Realizzazione di grafici e tabelle per la rappresentazione di variazioni: - utilizzo del software foglio di calcolo - realizzazione di grafici con il metodo dell autocomposizione - semplici calcoli utilizzando le operazioni di base (somma, sottrazione, moltiplicazione, divisione potenze, percentuali) semplici funzioni e formule. Stampe con e senza formule 10

11 Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale Informatica e lab. - La corrispondenza commerciale essenziale come strumento di comunicazione - - le tipologie di corrispondenza (comunicati, avvisi, convocazioni, circolari etc.) Servizi Internet: navigazione, ricerca e informazioni sui principali motori di ricerca, posta elettronica Tecniche di archiviazione e classificazione manuale e digitali di documenti e dati Terminologia tecnica specifica del settore in una lingua comunitaria Informatica e lab Tecniche professionale dei servizi commerciali in compresenza con il docente di lab Tec. Prof. Serv. Commerciali Inglese-francese Competenza 7 1 A 2 A 3 A Funzionalità dei principali software applicativi d ufficio Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale Tecniche professionali e Servizi commerciali in compresenza con il docente di lab. Stage/ laboratori / visite aziendali - I motori di ricerca caratteristiche e strutture - Per parole chiavi - Per indici sistematici - I metamotori - Uso dei connetivi logici o booeliani - La posta elettronica da software o da portale - Il protocollo manuale e digitale - Utilizzare funzioni specifiche di archiviazione d/b di fogli di calcolo - Ricercare quanto archiviato - Terminologia collegata a ordini, fatturazioni, strumenti pagamento in lingua inglese/francese - Software di contabilità automatizzata per la gestione delle diverse operazioni contabili - Concetti generali - Struttura dei software - I documenti contabili on-line - Gestione, caricamento, archiviazione, stampa dei documenti contabili facoltativi ed obbligatori Informatica e lab. - Utilizzare gli strumenti di navigazione per effettuare incassi e pagamenti - La crittografia 11

12 Stage/ laboratori / visite aziendali - Le chiavi (pubblica e privata) - I sistemi di sicurezza on-line (tecniche di operatività) - Il commercio elettronico Documenti fiscali della compravendita: fatture, ricevute fiscali, scontrini, Tipologia dei documenti contabili, loro caratteristiche e procedure per l elaborazione e la registrazione Tec. Prof. Serv. Commerciali anche in compresenza con il docente di laboratorio libri contabili obbligatori ai fini IVA: -registro acquisti -registro vendite -registro corrispettivi Realizzazione con l ausilio dei mezzi informatici (software applicativi di contabilità automatizzata) Competenza 8 1 A 2 A 3 A Funzionalità dei principali software applicativi d ufficio Principali tecniche di comunicazione scritta, verbale e digitale Servizi navigazione, Internet: ricerca Tec. Prof. Serv. Commerciali in compresenza con il docente di laboratorio Informatica e Lab. Informatica e lab. Programmazione aziendale: - Elaborare budget finanziari ed economici - Individuare la possibilità di organizzare trasferte, riunioni, eventi di lavoro - Realizzazione anche attraverso un software di foglio di calcolo: uso di funzioni appropriate alla risoluzione di problemi Gli strumenti informatici al servizio di eventi e riunioni (presentazioni, volantini, brochure, biglietti, programmi) con l ausilio di software applicativi editor specifici Utilizzare il sistema informatico per la prenotazione on-line di biglietti, di prenotazioni alberghiera, con la 12

13 informazione sui principali motori di ricerca, posta elettronica Terminologia Tecnica, specifica del settore, in una lingua comunitaria Inglese/Francese compilazione dei relativi moduli specifici del settore Prenotazione di biglietti per viaggi e soggiorno/accoglienza in strutture ricettive in lingua straniera 13