Archiviazione ottica documentale

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1 Archiviazione ottica documentale Le informazioni che cercate sempre disponibili e condivise, nel pieno rispetto delle norme di sicurezza Chi siamo Cos è Charta Il processo di archiviazione I nostri punti di forza Utilizzare charta: : costi e benefici Conservazione sostitutiva

2 Chi siamo Charta nasce dalla collaborazione tra Onesis e Momabit. Da sempre Onesis si occupa della progettazione di sistemi per la gestione della conoscenza all interno delle organizzazioni, realizzando soluzioni altamente innovative e tecnologiche i cui pilastri fondanti sono rappresentati dai dati elementari e dai processi operativi attraverso i quali i dati si trasformano in informazioni e conoscenza. Momabit è specializzata nella realizzazione e nella distribuzione di soluzioni informatiche innovative quali software e siti web, soluzioni multimediali e realizzazioni grafiche in linea con gli standard richiesti dalle aziende.

3 I nostri punti di forza Personalizzazione ed esperienza: da sempre abituati a gestire ogni situazione secondo le più differenti necessità, studiamo la modalità di archiviazione che più si adatta alle esigenze del cliente. I nostri professionisti, in possesso di alte competenze tecniche e passione per l innovazione mettono al servizio delle aziende il proprio know-how con l'obiettivo di offrire soluzioni ad alto contenuto tecnologico e perfettamente rispondenti alle esigenze del cliente, sia nella fase di analisi, sia in quella di assistenza. Affidabilità: rispetto di tutte le norme di sicurezza per la gestione dei documenti dematerializzati e per la conservazione sostitutiva.

4 Cos è Charta Il sistema WEB CHARTA è un servizio remoto di archiviazione ottica dei documenti cartacei fornito di un sistema di ricerca in gradi di agire in più modalità.

5 Cos è Charta Ricerca Strutturata: inserendo chiavi di ricerca.

6 Cos è Charta Ricerca destrutturata full text : digitazione di una stringa di caratteri presenti nel documento.

7 Cos è Charta Ricerca avanzata: è la combinazione delle due precedenti modalità. Implementa la ricerca full text con ulteriori caratteristiche. Consente, da un lato, la ricerca di più parole presumibilmente presenti all'interno di un documento sia di trovare documenti che non contengano invece alcune parole nello specifico.

8 Cos è Charta Il portale Charta è disponibile anche nella versione mobile. Collegandosi da un cellulare/smartphone all'indirizzo ufficiale si viene reindirizzati automaticamente al link Charta mobile. Si ha la possibilità, quindi di accedere all archivio digitale in qualunque momento e in qualunque luogo, grazie alla versione mobile caratterizzata dalle funzioni base del portale e ottimizzata per una navigazione touch.

9 Cos è Charta Charta non è un software, ma un portale che consente l accesso ad un archivio digitale precedentemente dematerializzato direttamente in rete. L utilizzo avviene sia attraverso Internet sia attraverso una rete intranet aziendale, consentendo, inoltre, un accesso multiutente con diversi ruoli e quindi visibilità dell'archivio digitale. I documenti inseriti nel portale hanno pieno valore legale e sono trasmessi e gestiti nel pieno rispetto delle norme sulla sicurezza. La ricerca e la consultazione dei documenti diventa così facile e rapida, come non lo è mai stata.

10 Utilizzare charta: charta: costi e benefici Utilizzare Charta significa abbattere tutti i costi relativi all archiviazione dei documenti. Studi di settore dimostrano che: Azienda con doc archiviati per anno Azienda con doc archiviati per anno Archiviazione cartacea (*) Archiviazione cartacea(*) Costo annuo archivio Costo annuo di ricerca (sui doc. movimentati in un archivio di 10 anni) Costo annuo per archiviazione e ricerca RISPARMIO MEDIO ANNUALE CON L ARCHIVIO DIGITALE CHARTA 70% (*) Fonte: Italia Oggi 7, 11 Gennaio

11 Utilizzare charta: charta: costi e benefici Charta abbatte i costi elevati di archiviazione cartacea: Costi vivi di archiviazione (*) Costi dovuti alla struttura: acquisto scaffali, cartelle, faldoni, scatole ripartito per foglio Costo archivio per foglio 0,03 0,007 Costo per tempo di archiviazione 0,54 Costo per tempo di ricerca 1,35 Costo medio fotocopia per foglio 0,025 TOTALE COSTO MEDIO PER FOGLIO ARCHIVIATO 0,60 TOTALE COSTO MEDIO DI RICERCA 1,35 (*) Fonte: Italia Oggi 7, 11 Gennaio

12 Utilizzare charta: charta: costi e benefici Archivio digitale charta Risparmio di tempo nella consultazione dell archivio. Accesso alle informazioni costantemente garantito a tutti gli utenti e senza rischi di interruzioni del servizio o di tentativi di intromissioni. Sicurezza, integrità, autenticità e leggibilità dei documenti nel tempo. Risparmio economico sulle apparecchiature, sugli archivi fisici e sul personale addetto al mantenimento. Risparmio sul costo della carta. Eventuale riduzione degli spazi nel caso si scelga lo smaltimento della carta. Il Paperless Office migliora l impatto ambientale. Archivio cartaceo Consultazione lenta e difficoltosa. Documenti non sempre reperibili e a rischio di smarrimento o di re-archiviazione non corretta. Documenti esposti al logorio del tempo. Spese elevate per le apparecchiature, gli archivi fisici e per il personale addetto al mantenimento, per la carta.

13 Il processo di archiviazione PDF PREPARAZIONE CARTA SCANSIONE TXT OCR PDF ALIMENTAZIONE DB COMUNICAZIONE INTERNET/INTRANET

14 Il processo di archiviazione Progettazione dell archivio digitale a seconda delle esigenze del cliente. Preparazione e organizzazione dei documenti cartacei. Scansione automatica dei documenti, creazione dei file PDF e salvataggio in apposite cartelle. Fase OCR: processo di riconoscimento ortografico. Caricamento delle informazioni all interno del database. Disponibilità immediata dell archivio digitale per tutti gli utenti abilitati

15 Conservazione sostitutiva La vigente normativa in materia di conservazione sostitutiva permette di conservare in forma digitale qualsiasi documento, cartaceo o informatico, riversandone il contenuto su supporti ottici e garantendone la validità legale nel tempo grazie alla firma digitale e alla marca temporale.

16 Pensato in linea con gli obiettivi di innovazione tecnologica e ottimizzazione dei costi relativi alla gestione della carta e alla necessità di una gestione più strutturata degli archivi per tutte le imprese. Consente una gestione più dinamica non solo dell archivio, grazie alla condivisione delle informazioni, ma dell azienda intera con il miglioramento delle relazioni con i clienti e delle performance globali di business.