Imbattibile nella gestione dei processi aziendali ELO Business Logic Provider il modulo d integrazione ERP per la gestione dei processi aziendali

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1 >> Soluzioni aziendali ELO per applicazioni ERP Imbattibile nella gestione dei processi aziendali il modulo d integrazione ERP per la gestione dei processi aziendali (BLP) offre l integrazione avanzata della piattaforma ELO Enterprise Content Management (ECM) con i più svariati sistemi ERP. In contrasto con le rigide e limitate interfacce di un tempo, ELO BPL schiude nuovi orizzonti tecnologici e concettuali. L Architettura Service Oriented (SOA) rappresenta il postulato su cui si basa ELO BLP, che fornisce funzionalità sotto forma di servizi applicati ai processi aziendali. Tale prerogativa offre elevata flessibilità e massima garanzia per il futuro. In concreto attesta il notevole livello d adattabilità, offrendo soluzioni personalizzate a costi estremamente ridotti, e capacità intrinseca di aggiornamento in funzione dell applicazione aziendale. In abbinamento a ELOprofessional ed ELOenterprise, ELO BLP rappresenta il supporto ottimale per la gestione dei processi aziendali sia in fase di creazione, elaborazione, archiviazione o controllo dei processi di gestione dei documenti sia per il collegamento degli stessi alle informazioni del sistema ERP. Enterprise Content Management I Dokumentenmanagement I Gestione documentale I I Archiviazione Archivierung I Workflow I

2 a soluzione n concreto valore aggiunto Imbattibile nella gestione dei processi aziendali >> Investimento garantito grazie all elevata flessibilità ECM by Design con configurazione centralizzata Un vantaggio significativo di ELO BLP è la possibilità, unica nel suo genere, di configurare individualmente sia la logica del processo sia il collegamento ai servizi necessari. Con lo straordinario modulo di progettazione, la modellazione avviene centralmente, indipendentemente dalla tecnologia d integrazione e dalle operazioni di archiviazione. Attraverso sistemi centralizzati è possibile adeguare l interazione di singole applicazioni in maniera performante e trasparente. Questo evita laboriose e costose sessioni di programmazione. Con un modulo di progettazione è possibile modellare sia la logica del processo sia i necessari collegamenti applicativi. Designer salva la logica del processo in un business template separato, mentre le informazioni riguardanti l applicazione vengono salvate in un apposito template. Risultato: flessibilità elevata, ma soprattutto garanzia di un investimento sicuro. In tal modo, se si cambierà il sistema ERP sarà sufficiente sostituire i template dei dati applicativi o modellare il relativo layer. Enterprise Content Management

3 Return on Investment: mai così veloce da conseguire! L approccio su cui si basano le interfacce tradizionali ha enormi svantaggi: in genere la personalizzazione dei processi per singolo cliente comporta costi gravosi e incide fortemente sulla capacità di aggiornamento della soluzione ERP. Con ELO BLP invece il perfezionamento di un progetto ha tempi molto ridotti grazie a specifici template settoriali preimpostati. Un altro punto di forza è il minimo adeguamento necessario per l integrazione con il sistema ERP: l intelligenza vera e propria è insita in ELO BLP in quanto middleware. Così, contrariamente a quanto accade con le interfacce convenzionali, la possibilità di aggiornamento della piattaforma ERP è estremamente facilitata. Massime prestazioni nella gestione degli output: elaborazione di dati per la stampa con il sistema ERP Per la gestione degli output ELO BLP offre un interfaccia flessibile che consente l elaborazione della stampa dal sistema ERP. Qualsiasi documento può essere convertito in documenti TIFF o PDF. L indicizzazione dei documenti con i dati provenienti dal sistema ERP o sistemi terzi viene eseguita in modo automatico. Per ogni tipo di documento è possibile creare tramite profili assistiti dei moduli di base (template) per archiviare il documento nel sistema ELO ECM in maniera da corrispondere all aspetto naturale. Esiste anche la possibilità di archiviare ricevute temporanee, informazioni che di solito vengono perse dopo la registrazione contabile. Naturalmente durante l elaborazione dei dati per la stampa non vengono soltanto costituiti i documenti nel sistema ECM, ma anche tutte le relative strutture, incluse le referenze. Digitalizzazione dei documenti: mai stata così facile! La gestione semplificata ELO ECM consente l archiviazione integrale dei documenti aziendali nel sistema, in background o con un semplice clic in una finestra di dialogo: Elaborazione di stampe dal sistema ERP con Output Manager Archiviazione e controllo dei processi di documenti digitalizzati dall addetto allo smistamento della posta Riconoscimento del codice a barre dei documenti digitalizzati Salvataggio dei documenti da Microsoft Word, Excel e OneNote Archiviazione di posta elettronica da Microsoft Outlook Archiviazione di file direttamente dal sistema operativo L intera elaborazione dei documenti viene regolata in modo estremamente conveniente attraverso l impostazione centrale. ELO BLP consente inoltre di determinare se la copia di un documento già archiviato rappresenti l originale o una versione aggiuntiva. L intero storico delle revisioni di un documento viene salvato in maniera trasparente in ELO ECM. Gestione documentale I Archiviazione I Workflow I

4 a soluzione n concreto valore aggiunto >> Ampie potenzialità di razionalizzazione Imbattibile nella gestione dei processi aziendali Documenti digitalizzati: interni ed esterni Bolle di consegna, certificati di controllo vidimati o moduli firmati sono documenti probatori importanti e soggetti quindi a conservazione. Grazie al riconoscimento ottico del codice a barre con BLP i documenti dopo la scansione possono essere automaticamente indicizzati, archiviati e attribuiti a processi nel sistema ERP. In questo caso ELO BLP estrae dalla memoria centrale, in base a regole d interferenza, le informazioni necessarie per l elaborazione. Gestione delle fatture fornitori: ideale per tutti i livelli di automazione Con l automazione, l elaborazione dei documenti recapitati offre considerevoli potenzialità in termini di razionalizzazione. Il sistema ELO ECM, in stretta interazione con BLP, consente la scansione automatizzata dei documenti, l estrazione dei dati, nonché l inoltro mirato degli stessi alle operazioni contabili attraverso dei processi predefiniti di condivisione. Risultato: un elaborazione veloce e sicura dei processi aziendali. Il sistema offre a tale scopo diverse alternative: 1. Soluzione per volumi piccoli e medi Con il livello di automazione può essere ampliato gradualmente, in base alle esigenze dell azienda. L ampliamento è semplice, grazie anche al fatto che attraverso l architettura BLP la tecnologia di elaborazione è indipendente dalla logica dei processi ed è pertanto modificabile in qualsiasi momento. Le singole funzionalità, come la creazione di etichette con codice a barre mediante Labelprint di BLP Connect PlugIn, anche direttamente dalla piattaforma ERP, consentono un identificazione semplice e veloce delle fatture fornitori. Attraverso il codice a barre, ELO BLP consente poi l elaborazione automatica dei documenti e l attribuzione degli stessi alla fattura fornitore, alla registrazione dell ordine e/o alla registrazione contabile nel sistema ERP. Grazie al collegamento trasparente con la soluzione ELO ECM, l utente può accedere a ELO attraverso il sistema EPR. In questo modo sarà possibile, ad esempio, visualizzare in ELO tutti i documenti riguardanti una pratica di acquisto. È garantita dunque una visione globale coerente e omnicomprensiva. A partire da queste funzionalità di gestione delle fatture fornitori è possibile realizzare soluzioni performanti per le piccole-medie imprese, incluse le possibilità di ampliamento. Enterprise Content Management

5 2. Soluzione per volumi elevati In presenza di volumi elevati, l acquisizione a priori dei documenti recapitati è la forma ideale per l elaborazione: i documenti cartacei vengono scansiti direttamente dall addetto allo smistamento della posta e trasmessi in formato elettronico per l evasione. Si evitano così inutili tempi di giacenza, con l immediata elaborazione automatica del materiale documentale. L automazione dei processi di catalogazione di documenti e dell estrazione dei dati è resa possibile grazie al modulo ELO DocXtractor. I dati da elaborare e da registrare vengono estrapolati, senza intervento manuale, attraverso un processo di riconoscimento intelligente del testo. Con ELO BLP l elaborazione automatica delle fatture fornitori è perfettamente integrata nel sistema ERP. Con le funzionalità opzionali di BLP per DocXtractor è possibile generare un database DocXtractor con tutti i dati significativi provenienti dal sistema ERP per il controllo del riconoscimento ottico. In seguito al processo di riconoscimento, possono così essere trasferiti al sistema ERP anche i dati rilevanti ai fini della registrazione contabile, sia per la cosiddetta contabilità analitica di esercizio, sia per l elaborazione delle fatture fornitori ai fini della gestione dei riordini. La composizione manuale e la digitazione dei dati documentali in una cover non sono necessarie. Ne consegue una velocità di elaborazione significativamente più elevata. Inoltre, grazie alle funzionalità di ELO BLP e ELO Workflow è possibile controllare in maniera mirata i processi di elaborazione a livello inter-divisionale. Attraverso Workflow Monitoring è possibile tracciare il flusso di lavoro in qualsiasi momento e visualizzare una panoramica sullo stato del singolo processo di elaborazione. Il sistema è in grado di controllare autonomamente anche il rispetto delle scadenze, evitando così, ad esempio, il rischio di perdere dei benefici di sconto. Caratteristiche salienti di ELO BLP Tecnologia unica nel suo genere, che consente di gestire la logica dei processi aziendali e i parametri applicativi in template separati. Elaborazione automatica di stampe, quali documenti, report, testi di Office, ecc., dal sistema ERP. Configurazioni standard per settore e metodi best practice con un clic. Archiviazione sostitutiva e attribuzione semplificata di posta elettronica e documenti di Office. Elaborazione automatizzata dei documenti recapitati. Creazione automatizzata di strutture di cartelle dal sistema ERP. Controllo mirato del flusso documentale con ELO Workflow. Interrogazioni di ricerca e applicazioni di filtri poste al sistema d archivio in merito a pratiche specifiche, direttamente dal sistema ERP. Gestione documentale I Archiviazione I Workflow I

6 a soluzione n concreto valore aggiunto Imbattibile nella gestione dei processi aziendali >> Gestione intelligente della posta elettronica Creazione ed elaborazione integrata di testi di Office L elaborazione facilitata delle operazioni presuppone l integrazione trasparente tra le diverse applicazioni. A questa funzionalità provvede il plug-in Office di ELO BLP Connect. Così, potendo gestire qualsiasi modello di documento, la gestione della corrispondenza esterna diventa un gioco da ragazzi, consentendo di creare direttamente dall applicazione ERP la lettera per un cliente o un fornitore riguardante una determinata pratica. La compilazione del modello di documento con le informazioni necessarie avviene in automatico sulla base dei dati nel sistema ERP. ELO BLP ne assicura la corretta archiviazione e il corretto collegamento a dati e processi del sistema ERP, anche direttamente da Microsoft Word e Excel. Questo garantisce la trasparenza assoluta degli eventi aziendali anche dopo il perfezionamento. Grazie alla creazione facilitata dei documenti di Office direttamente dal sistema ERP è possibile automatizzare la corrispondenza in media del 70%. Elaborazione integrata della posta elettronica Anche la posta elettronica, in quanto tale, è soggetta ad obblighi legali. Così in Germania il regolamento GDPdU impone la conservazione sostitutiva dei messaggi rilevanti ai fini fiscali per un periodo prescritto di sei anni. Quale migliore sistema consente la gestione della posta elettronica riguardante una determinata pratica, del sistema ELO ECM in interazione con il sistema ERP? ELO offre dunque servizi di archiviazione sostitutiva per la posta elettronica e attraverso la funzionalità ELO BLP, ne consente il collegamento e l attribuzione diretta al processo aziendale all interno del sistema ERP, che si tratti di documenti riguardanti un fornitore, l elaborazione di un ordine o un progetto per un cliente. Grazie al collegamento con ELO BLP, la gestione integrale del singolo processo diventa accessibile in qualsiasi momento. Questo vale naturalmente non soltanto per i messaggi di posta elettronica in arrivo, ma anche per tutti quelli in uscita. In entrambi i casi la regolamentare archiviazione e attribuzione è collegata al relativo processo aziendale. Ricerca omnicomprensiva anche direttamente dall applicazione ERP Con la funzionalità performante di SmartSearch è possibile accedere direttamente a tutti i tipi di documenti della piattaforma ERP. Con un semplice clic del mouse è possibile, ad esempio, richiamare direttamente dalla scheda cliente una panoramica di tutti i documenti riferiti ad una particolare pratica. Enterprise Content Management

7 Beneficio reale per piccole, medie e grandi imprese ELO BLP offre chiari vantaggi a imprese di tutte le dimensioni. Con ELO BLP le piccole imprese hanno la possibilità di acquisire una soluzione ECM di qualità elevata, quasi chiavi in mano. Offerte personalizzate in dettaglio per piccole imprese consentono una soluzione molto interessante in termini di costi/benefici. Per progetti mediograndi e complessi, grazie alla flessibilità di configurazione e all applicazione semplificata, è possibile realizzare soluzioni ECM di qualità eccezionale con vantaggi enormi in termini di tempi e costi. Il postulato unico nel suo genere su cui si basa ELO BLP offre un sistema integrato flessibile e trasparente. Risultato: riduzione dei costi d esercizio e dei costi di mantenimento negli anni a seguire, con flessibilità ai massimi livelli, in grado di soddisfare in ogni momento e puntualmente le esigenze dell azienda. La versatilità di ELO BLP consente infatti da un lato di offrire una soluzione in grado di rispondere alle specifiche esigenze di clienti diversi, dall altro di collegare e integrare in modo articolato più sistemi avanzati (ERP/CRM). COMPLIANCE A norma di legge senza compromessi Attraverso l integrazione con la suite ELO ECM, Business Logic Provider offre alle soluzioni basate su ERP anche i vantaggi di un eccezionale backend di archiviazione. Esso fornisce il presupposto per la conservazione sostitutiva secondo GOBS (normativa tedesca per la gestione dei sistemi informativi ad uso contabile) e GDPdU (normativa tedesca che definisce gli standard necessari all archiviazione digitale certificata di documenti elettronici con valore legale). Del resto, l assoluta dimostrabilità di eventi aziendali correttamente perfezionati ha sempre più importanza, sia in caso di ispezione fiscale sia in caso di vertenza legale. Testi Office Documenti scansiti ERP, CAD, CRM,... Logica di processo BLP Collaborazione Archivio DMS ECM Portale Avvertenze: Le informazioni contenute nella presente pubblicazione sono soggette a modifiche senza preavviso. I marchi menzionati sono marchi registrati dei rispettivi proprietari. Gestione documentale I Archiviazione I Workflow I

8 >> Soluzioni aziendali ELO per applicazioni ERP ELO Digital Office GmbH, Stoccarda/Germania. La riproduzione, anche parziale, è consentita previa autorizzazione scritta da parte di ELO Digital Office GmbH. Con riserva di modifiche tecniche. Articolo-n. AFLY-BLP00-IT ELO è disponibile presso: FSC - Future Solutions Company S.R.L. Corso IV Novembre, Torino - Tel ELO Digital Office GmbH D - Stoccarda ELO Digital Office CH AG CH - Zurigo ELO Digital Office AT GmbH A - Linz Enterprise Content Management I Gestione documentale I Archiviazione I Workflow I

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