La Gestione Documentale:

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1 La Gestione Documentale: Nuova frontiera per l integrazione l dei processi aziendali Se ti concentri nei risultati,non cambierai mai. Se ti concentri sui cambiamenti, otterrai dei risultati Jack Dixon Alessandro Piermattei Adm.Accounts Payable Credit Control & VO A/R Manager e Banche Convegno ABI CBI 2008 ROMA - 3 Dicembre 2008

2 Chi siamo La Fater Spa, nasce nel 1958 quale azienda produttrice di prodotti igienico- sanitari del Gruppo Angelini con il marchio Lines.Successivamente nel 1992 si trasforma in JV con la Procter&Gamble con il marchio Pampers. Attualmente ha sede in Pescara. Lo stabilimento di produzione è in Pescara, e complessivamente occupa circa 1000 dipendenti. Il fatturato nell ultimo F.Y è stato superiore a 750 ML. I nostri prodotti monouso,sono distribuiti, nel canale Mass Market, Farmacie, e ASL. Sistemi utilizzati : SAP 4.6.C, IXOS e WF SAP. 2

3 I nostri Brand Pampers Lines Tampax Tempo Pannolini e Salviettine Assorbenti per signora Assorbenti Interni Fazzoletti di carta LINIDOR/DIGNITY Pannoloni per incontinenti 3

4 La nostra storia dell automazione del Ciclo Passivo Tra la fine del 1999 e inizio 2000, si decise di passare ad una prima automazione del Ciclo Passivo, installando il primo sistema di OCR delle fatture passive con workflow autorizzativo 4 LUCY STAR risultati raggiunti nel tempo Pescara, 4 Ottobre 2004 eliminazione dei processi cartacei di autorizzazione fatture digitalizzazione delle fatture con annesso archivio documentale eliminazione della consultazione cartacea dei documenti ( società di revisione, uffici aziendali, auditors) possibilità di gestione delle scadenze documenti; possibilità seppur in maniera ancora pseudo manuale di avere statistiche del tracking e soprattutto Fortissima diminuzione dei tempi medi di registrazione e ritardo pagamento

5 Innovazione dei processi amministrativi Fornitori & Partner L Azienda Clienti Creazione di workflow interni (registrazione.e Attivazione Supplier Relationship Management (su( registrazione.e autorizzazione.fatture) su Sap per la gestione acquisti) Maggiore controllo del proprio business Maggiore efficienza dei processi di business Produttività e standard qualitativi che investano lo sviluppo di tutte le risorse Flessibilità e preparazione al cambiamento 5

6 Come e perché inserire in questo contesto la fattura elettronica? 6

7 La Fattura Elettronica fino ad oggi Impatti su chi invia Impatti su chi riceve Bassa Diffusione Fattura elettronica Risparmi limitati se invio poche fatture elettroniche e devo convincere i miei clienti ad accettarle Nessun risparmio, poiché non vale la pena processare poche fatture elettroniche in modo automatico Alta Diffusione Fattura elettronica Risparmi interessanti se posso inviare molte fatture elettroniche senza dover convincere i clienti Risparmi interessanti se posso gestire un grande volume di fatture automaticamente La fattura elettronica conviene a tutti a patto che si inviino un grande numero di fatture 7

8 La Fattura Elettronica con il CBI 2 Posso utilizzare il sistema aziendale di fatturazione Posso trattare la fattura elettronica nel formato e nella grafica aziendale Posso raggiungere tutti i miei clienti anche non aderenti al CBI Posso gestire sia il mio ciclo attivo che il mio ciclo passivo Posso avere in ogni momento il tracking della mia fattura ( visualizzato, ricevuto, contestato etc.) 8

9 Ma quali sono i vantaggi reali per la mia impresa? CLIENTE - Recapito immediato della fattura e certezza ricezione - Semplificazione riconciliazione fatture con pagamenti - Eliminazione archivio cartaceo ( archiviazione sostitutiva) FORNITORE - Automazione Ciclo Passivo e Ok al pagamento - Eliminazione archivio cartaceo ( archiviazione sostitutiva) - No scansionamenti e ridigitazione dati manuali (alta manualità) 9

10 Qualche Dato Economico CICLO ATTIVO ROI per la fatturazione per le Grandi Aziende diventa positivo attorno al 15% delle fatture Per le PMI servono % più alte CICLO PASSIVO Scanning e correzione delle fatture costa circa 1 a fattura Oltre il 10/20% i vantaggi crescono fino a a fattura Fonte : Convegno su Fattura Elettronica Istituto Nazionale di Ricerca 10

11 Quale approccio al progetto Identificazione della Banca partner del progetto Creazione del team con il fornitore: tecnici della piattaforma operativa Banca Information Tecnology aziendali 11 Approccio con il fornitore: non invasivo in prima istanza no fattura elettronica ma trasmissione elettronica del documento (informazioni + immagini) Implementazione del sistema in ottica di processo Aziendale 100 Verifica del risultato ottenuto in output % fatture fatture Registrate Registrate in in automatico automatico (salvo problemi di (salvo problemi di riconciliazione interna) riconciliazione interna)

12 Dove siamo oggi Dopo il progetto pilota che ha coinvolto Fater, la nostra Banca proponente ed un nostro fornitore storico, attualmente abbiamo coinvolto nel progetto altri a 3 fornitori Dove vogliamo andare Attivare i primi 20 fornitori entro GIUGNO 09 Attivare fornitori Esteri nei prossimi mesi 12