L outsourcing nei processi di Marketing & Sales

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1 L outsourcing nei processi di Marketing & Sales Eventi & Congressi Milano 18 novembre 2010 Copyright 2010 CWT

2 CWT nel settore Healthcare Con un esperienza più che trentennale, CWT affianca alle attività di business travel la creazione, la pianificazione e l organizzazione di eventi e meeting Presente in 150 paesi del mondo Un giro d affari di 21,4 miliardi di dollari Più di 51 milioni di transazioni online ed offline eventi realizzati nel mondo e in EMEA negli ultimi 12 mesi La specializzazione nel settore Healthcare è una peculiarità di CWT Meeting & Events che da anni opera da leader a supporto dei maggiori operatori del settore medico, biomedicale e farmaceutico Un nucleo di oltre 80 professionisti in Italia dedicati specificatamente al settore della salute Team professionali e dinamici, capaci di condurre il progetto dall inizio al completo sviluppo grazie alla consulenza di Account Manager La profonda conoscenza e il costante aggiornamento sul mondo Healthcare La selezione e il coordinamento di fornitori esterni e la formazione di collaboratori perfettamente allineati con il mondo Healthcare L utilizzo di supporti tecnologici avanzati, di grande efficacia Copyright 2010 CWT 2

3 Il fenomeno dell Outsourcing Una definizione di outsourcing L outsourcing è una riorganizzazione delle attività e servizi allo scopo di trarre vantaggio non solo sul piano strettamente economico o della funzionalità organizzativa dei servizi resi bensì anche sul piano del miglioramento della capacità competitiva dell impresa stessa (Arcari) Un fenomeno in crescita IAOP (International Association Outsourcing Professional) stima che il mercato mondiale nell outsourcing raggiunga i 6 trilioni di dollari e prevede una crescita anche nel Un recente sondaggio inoltre evidenzia come l outsourcing si stia affermando sempre più come leva strategica per la gestione dei processi Knowledge based Che cosa significa outsourcing nell ambito meeting&events e per il settore healthcare in particolare Copyright 2010 CWT 3

4 Outsourcing, un opportunità per massimizzare i risultati nell area M&E OBIETTIVO AZIENDA LE MOTIVAZIONI TATTICHE/STRATEGICHE COME INTERVENIRE Ottimizzazione dei costi Consolidamento della spesa in meeting ed eventi Ottimizzazione politiche e strategie di acquisto Esperienza e potere d acquisto globale Maggior controllo strumenti di analisi Focalizzarsi sul core business in modo da ottenere un vantaggio competitivo Razionalizzazione dei processi e aumento dell efficienza Adozione di tecnologia all avanguardia Strumenti di analisi Controllo del rispetto delle policy aziendali e dei codici di Farmindustria e Assobiomedica Change management Qualità e sicurezza Personale specializzato Miglioramento delle qualità del servizio e rafforzamento immagine aziendale Controllo e monitoraggio della soddisfazione degli ospiti e dei clienti interni Misurazione dei livelli di performance Adozione di best practice a livello internazionale Risk Management Massimizzazione ritorno sull investimento Copyright 2010 CWT 4

5 Le evidenze del mercato M&E Ricerca realizzata dal CWT Travel Management Institute tra settembre 2009 e marzo 2010 su un campione diversificato in termini di: Settore merceologico Dimensioni dell azienda Ruoli e responsabilità dei meeting planner Area geografica d appartenenza dei partecipanti CWT ha utilizzato diverse tecniche di ricerca: Survey su 222 M&E planner e richiedenti in 15 Paesi e partecipanti provenienti da sei paesi Interviste a più di 40 esperti del settore M&E in tutto il mondo Analisi quantitative della spesa M&E di clienti CWT e dei potenziali risparmi, effettuate attraverso sia un modello CWT sia lo Strategic Value Analysis di StarCite Copyright 2010 CWT 5

6 I nostri clienti usano tre principali modelli di gestione M&E M&E outsourcing è in aumento Il 54% delle aziende danno in outsourcing la gestione dei loro M&E Il 3% prevede di farlo Il 31% delle aziende non ricorrono all outsourcing Il 12% delle aziende non sa se ricorrere all outsourcing o meno Copyright 2010 CWT 6

7 L outsourcing è più comune nelle aziende con più elevato budget M&E Il 71% dei M&E planner e richiedenti dichiara di ricorrere all outsourcing soprattutto per gli eventi di grande dimensione, in misura inferiore per i semplici eventi (15%) o meeting (14%). Ciò in considerazione del fatto che molti dei grandi eventi creativi richiedono conoscenze specialistiche e risorse non disponibili in azienda Basata su una survey rivolta a M&E planner (221 risposte) Copyright 2010 CWT 7

8 M&E sono considerati più strategici nel comparto della consulenza e nel farmaceutico Basata su una survey rivolta a M&E planner (211 risposte) Copyright 2010 CWT 8

9 La spesa M&E stimata è più alta nel comparto della consulenza e nel farmaceutico Basata su una survey rivolta a M&E planner (67 risposte) Copyright 2010 CWT 9

10 Cresce il consolidamento della gestione M&E all'interno delle aziende Basata su una survey rivolta a M&E planner (222 risposte) Copyright 2010 CWT 10

11 Il 43% dei planner e richiedenti non è in grado di valutare la spesa complessiva in M&E Basata su una survey rivolta a M&E planner (148 risposte) Copyright 2010 CWT 11

12 Solo il 12% dei M&E planner e richiedenti utilizza sempre strumenti standardizzati di misurazione della performance Basata su una survey rivolta a M&E planner (161 risposte) Copyright 2010 CWT 12

13 L 83% delle aziende misura la soddisfazione dei partecipanti ma solo il 58% utilizza regolarmente survey e report Basata su una survey rivolta a M&E planner (161 risposte) Basata su una survey rivolta a M&E planner (132 risposte) Copyright 2010 CWT 13

14 Outsourcing con CWT Healthcare: una scelta di partnership avanzata OBIETTIVO AZIENDA Focalizzarsi sul core business in modo da ottenere un vantaggio competitivo LE MOTIVAZIONI STRATEGICHE La cooperazione fra CWT Healthcare ed alcune aziende leader nel COME settore INTERVENIAMO ha raggiunto tali livelli d integrazione che una business unit di CWT è stata dislocata presso la sede dell azienda, con account manager dedicati a gestire le relazioni con ciascuna direzione aziendale e a occuparsi in esclusiva di tutti gli eventi che questa origina: Congressi Convention Corsi di formazione Award Training Meeting in genere Account manager interni in tutto e per tutto dedicati all azienda cliente, proprio come fossero risorse interne si interfacciano poi con i team operativi di CWT Healthcare Copyright 2010 CWT 14

15 Il supporto della tecnologia

16 Case History Le soluzioni adottate e i benefici: Razionalizzazione dei processi L azienda Una delle più importanti società farmaceutiche a livello mondiale La situazione pre-esistente: Convention Services dedicato alla gestione degli eventi (con risorse interne) e alla effettuazione di gare per l assegnazione della attività logistica e di altri servizi connessi Oltre 300 eventi/anno tra congressi, company meeting e grandi eventi Problematiche legate ai picchi di lavoro Controllo complesso di normative e procedure Focalizzazione sul core business e razionalizzazione interna dei processi CWT Business Unit dedicata a gestire la relazione con il cliente interno nel rispetto delle procedure e linee guida aziendali nonchè normative ministeriali Struttura operativa flessibile per rispondere alle evoluzioni del mercato e per conseguire maggiori efficienze. Utilizzo di tecnologie avanzate per una sempre maggiore automazione dei processi per ridurre manualità e duplicazioni Analisi compliance vs policy aziendali e normative Campagna di change management Ottimizzazione dei costi (sourcing, reporting e controllo) Risparmi derivanti dal consolidamento dei volumi, oltre a penali risparmiate, gratuità ottenute, recupero costi su servizi non conformi Focus sulle spese alberghiere e creazione di Hotel Programme con oltre 170 strutture Analisi puntuale delle spese relative agli eventi Qualità e sicurezza Tracking dei viaggiatori Analisi puntuale dei feedback sul livello di soddisfazione del cliente Miglioramento qualità e servizio (audit periodici) Copyright 2010 CWT 16

17 Grazie per l attenzione Q & A Copyright 2010 CWT 17

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