Il Sistema Nursy-Rolly. Tecnologie per la riduzione del rischio clinico e il contenimento della spesa farmaceutica

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1 Il Sistema Nursy-Rolly Tecnologie per la riduzione del rischio clinico e il contenimento della spesa farmaceutica

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3 Pagina 3 Il supporto operativo dell IT nella gestione del rischio clinico Le premesse Che le tecnologie dell informazione siano in grado di agire come driver per la razionalizzazione della gestione e per il contenimento dei costi di funzionamento di una struttura per quanto complessa essa sia è un fatto ampiamente riconosciuto e dimostrato da casi di studio anche riconducibili all ambito pubblico. Tuttavia prima ancora di garantire un vantaggio economico la tecnologia può e deve diventare un supporto operativo per una corretta gestione del rischio clinico da parte di tutti i soggetti coinvolti nel processo. E, anche in questo caso, alcuni studi indipendenti evidenziano come siano possibili risparmi (sia in termini di operatività, sia soprattutto in termini di riduzione di copertura assicurativa e/o soccombenze in contenzioso) pari a circa il 2% del totale dei costi di gestione di una struttura ospedaliera. GESTIONE DELLE SCORTE / MAGAZZINO PRESCRIZIONE SOMMINISTRAZIONE Osservando la tradizionale gestione clinica del farmaco in ambito ospedaliero si possono agevolmente individuare le tre macroaree in cui le tecnologie, attualmente disponibili sul territorio nazionale, consentono di eliminare le maggiori criticità e probabilità d errore: il momento della prescrizione medica, fase che coincide con l avvio del processo e che consiste nella predisposizione della terapia; il momento della somministrazione al paziente, che conclude il processo; la gestione delle scorte e del magazzino, che costituisce un flusso parallelo di approvvigionamento dei farmaci necessari e che per essere efficace necessiterebbe di input in tempo reale provenienti da entrambi gli step sopracitati. Errata trascrizione della terapia da cartella clinica Errata associazione terapia/paziente GLI ERRORI COMMISSIBILI Errata associazione terapia/farmaco realmente somministrato Errore nel tempo di somministrazione Errore nel modo di somministrazione Errore nella dose somministrata Errore nella registrazione della somministrazione LE DISECONOMIE Mancate trascrizioni delle movimentazioni di magazzino Gestione stocastica dei riordini CATTIVA SPESA 1G 2G 3G 4G 5G 6G Giusta persona Giusto orario Giusta via Giusto farmaco Giusta dose Giusta registrazione LE 6G : FAI LA COSA GIUSTA Ottimizzazione della supply chain LE ECONOMIE

4 Pagina 4 Fase critica 1: LA PRESCRIZIONE Secondo il tradizionale processo di gestione clinica del farmaco, la prescrizione è caratterizzata da due momenti ognuno dei quali può introdurre criticità/errori e necessita quindi di un supporto tecnologico. In particolare: PRESCRIZIONE MANUALE DEL MEDICO SULLA DOCUMENTAZIONE CLINICA Criticità Durante la fase di elaborazione della terapia, il medico potrebbe incorrere in errori che riguardano la scelta del farmaco, la verifica delle possibili interazioni dei farmaci prescritti, l indicazione del dosaggio, ecc. Talvolta può accadere che non siano disponibili al momento della diagnosi alcuni elementi/informazioni, che già appartengono alla storia clinica del paziente (es. allergie, insufficienze renali o epatiche, ecc), provocando così la prescrizione di una terapia poco adatta alle specifiche caratteristiche. Supporto tecnologico L informatizzazione della prescrizione medica (Computerized Physician Order Entry, CPOE) è un applicazione che accetta elettronicamente le prescrizioni mediche, da tutte le postazioni informatiche del reparto o da postazioni wireless (palmari o tablet PC). Per essere efficiente, la prescrizione informatizzata deve essere integrata nell applicativo di gestione dei ricoveri (es. cartella clinica informatizzata) e deve lavorare con aggiornamenti in tempo reale. Il software di prescrizione può essere opportunamente integrato con appositi applicativi, disponibili sul mercato o sviluppabili sui sistemi gestionali in uso presso le Aziende, in grado di fornire informazioni aggiuntive di sostegno a una corretta prescrizione quali, ad esempio: elenco dei farmaci presenti nel Prontuario ospedaliero, di quelli a carico del SSN; indicazione delle restrizioni prescrittive in essere presso lo specifico ospedale (richieste motivate, linee guida etc.); restrizioni relative a note AIFA, o con prescrizione vincolata all obbligo di piani terapeutici, schede di rilevazione, ecc.; possibilità di realizzare associazioni tra farmaci secondo protocolli; controllo automatico delle interazioni fra farmaci; compatibilità della prescrizione con alcuni elementi chiave del percorso clinico del paziente (es. diagnosi, allergie, esami diagnostici, ecc.). consultazione immediata delle terapie, incluse quelle appena effettuate (attive, sospese, interrotte). Tali applicativi sono in grado di lanciare un segnale di allarme in caso di anomalie o incompatibilità rilevate. INTERPRETAZIONE E TRASCRIZIONE SU CARTELLA INFERMIERISTICA Una volta che la terapia viene registrata manualmente dal medico sulla documentazione clinica, è necessaria una sua interpretazione e fedele trascrizione sul quaderno di terapia (registro di tutte le terapie in atto in un reparto) e/o cartella infermieristica. Criticità Tra le cause più frequenti di errori riportati in letteratura compare la trascrizione inesatta o manoscritti illeggibili. Supporto tecnologico Proprio l informatizzazione della prescrizione consente di eliminare il passaggio di trascrizione: le prescrizioni sono infatti visualizzabili in qualunque momento sul computer o sui tablet PC o palmari o comodamente stampabili. In ogni caso le indicazioni del medico risultano chiare e leggibili. IT FOR WELFARE

5 Pagina 5 Fase critica 2: LA SOMMINISTRAZIONE La somministrazione rappresenta il momento in cui viene dato il farmaco corretto al paziente a cui era stato prescritto, secondo le modalità, il dosaggio e la frequenza previste dalla terapia. Criticità I punti chiave riguardano in primis l identificazione del paziente ed in secondo luogo la somministrazione vera e propria. Parlando di errori di somministrazione ci si può riferire a qualunque variazione si verifichi rispetto a quanto il medico aveva indicato in cartella clinica e per tanto possiamo includere: la mancata somministrazione, la somministrazione fuori dall intervallo di tempo previsto o con frequenza sbagliata, il farmaco sbagliato, l errato dosaggio o metodologia (endovena anziché intramuscolo), la somministrazione multipla o di un farmaco scaduto. Supporto tecnologico I sistemi di verifica della somministrazione si basano su tecnologia BPOC (bar code-enabled point of care) o RFID e permettono così sia l identificazione elettronica del paziente sia il controllo incrociato terapia - paziente - orario di somministrazione - personale che effettua la somministrazione. Sia i pazienti sia il personale infermieristico indossano una banda con codice a barre, generalmente un braccialetto; il codice a barre è riportato anche all esterno della confezione del farmaco. Al momento della somministrazione di un farmaco a un paziente, l infermiere scansiona con il lettore ottico la banda identificativa del farmaco, quella del paziente e quella dell infermiere. Il software verifica automaticamente le 6 G (giusto farmaco, giusta dose, giusta via, giusto orario, giusto persona, registrazione) necessarie per una corretta somministrazione ed esamina la presenza di eventuali problemi. Se il farmaco è corretto, il sistema registra il paziente, il dosaggio, il momento della somministrazione e l infermiere che ha somministrato il farmaco. Se non vi è concordanza il software invia immediatamente un segnale di allarme. Per facilitare l infermiere che si appresta alla somministrazione vengono predisposti degli appositi carrelli intelligenti o carrelli informatizzati che rendono disponibili tutti gli strumenti necessari ad effettuare tali attività (pc con software di somministrazione a bordo, scanner per i braccialetti, ecc).

6 Pagina 6 Fase critica 3: LA GESTIONE DELLE SCORTE E DEL MAGAZZINO Quando si parla di gestione delle scorte e del magazzino, si intendono tutte quelle operazioni che vengono effettuate all interno del reparto con l obiettivo di avere la disponibilità dei farmaci necessari a garantire l erogazione delle terapie in corso. Tali attività sono particolarmente critiche ed onerose in quanto prevedono la corretta identificazione dei fabbisogni, l invio delle richieste per il rifornimento, il controllo dei farmaci ricevuti ed una verifica costante rispetto alle scadenze ed ai livelli di riordino. Criticità Una gestione manuale del magazzino implica una gestione degli ordini basata sull esperienza e come tale caratterizzata da una forte componente soggettiva. Non si dimentichi che il riordino non viene effettuato sempre dalla stessa persona e questo aumenta ulteriormente la variabilità con cui tale attività viene effettuata. La delicatezza di questa fase del processo di logistica del farmaco, è anche connessa alla necessità di trattare stessi principi attivi, ma nomi commerciali diversi, diversi dosaggi, diversi farmaci ma con nomi simili ed in alcuni casi queste problematiche vengono ulteriormente complicate della necessità di dover verificare anche la coerenza rispetto alle modalità di acquisto predisposte dalle Aziende Sanitarie (ad esempio l acquisto di farmaci generici). Supporto tecnologico Nel caso della gestione delle scorte è doveroso fare una premessa: la tecnologia, di vario tipo ed a diversi livelli, può supportare gli operatori, tuttavia è l integrazione di diverse informazioni ottenibili attraverso l informatizzazione dell intero processo a rendere efficace ed efficiente la gestione dei magazzini. L ottica in questo caso non è solamente quella della riduzione delle giacenze e degli sprechi, ma anche quella di evitare la gestione delle emergenze (come l emissione di ordini urgenti giornalieri per sopperire alla mancanza di un farmaco prescritto per una nuova terapia) e la razionalizzazione di risorse per inventari e controlli continui. Il sistema quindi si basa sull adozione di hardware, come gli armadi informatizzati, e software, per l interazione/ integrazione con il sistema di prescrizione elettronica delle terapie ed il sistema informativo della farmacia. Gli armadi informatizzati, elemento più innovativo e caratterizzante, sono dotati di un software gestionale che registra le giacenze e i flussi in entrata e uscita: ogni prodotto prelevato dall armadio di reparto può venire scaricato contestualmente tramite il semplice ausilio di palmari, alimentando un circolo di riordino alla farmacia con parametri predefiniti. Grazie all introduzione di un sistema di gestione delle scorte sarà possibile non solo determinare le scorte in tempo reale, avere una analisi dei consumi reali (per tipo di farmaco, per reparto, per paziente, ecc), ma anche effettuare un monitoraggio dei medicinali e dei dispositivi medici, un controllo sul loro utilizzo e sulla loro movimentazione e distribuzione. IT FOR WELFARE

7 Pagina 7 Il contenimento della spesa farmaceutica Un sistema integrato di gestione della filiera farmaco-paziente permette un consistente risparmio della spesa farmaceutica. Un indagine promossa dall Agenzia Regionale Socio Sanitaria del Veneto ci permette di individuare quali sono le principali voci di risparmio: Risparmi di tempo a livello di Reparto ospedaliero, Risparmio di tempo a livello di Farmacia Interna, Risparmi derivanti dalla riduzione delle scorte, Risparmi in termini di consumo di prodotti farmaceutici, Risultati in termini di riduzione del rischio clinico. Il risparmio di tempo all interno di un Ospedale (*) è stimato intorno alle 65 ore settimanali ovvero circa euro/anno. Le voci più significative di risparmio di tempo sono: interpretazione della cartella clinica e aggiornamento delle schede terapeutiche (da 30 a 0 ore), preparazione delle terapie (da 10 ore a 0 ore dovute a mancanza del farmaco necessario, difficoltà di lettura delle prescrizioni cartacee), compilazione degli ordini e controllo merce (12 ore e 30 minuti a 30 minuti). La Farmacia interna alla struttura ospedaliera beneficia di tutti i sistemi di gestione del farmaco ottimizzando di fatto i tempi di risposta e le risorse umane. Si stima infatti, grazie alla riduzione dei tempi di evasione degli ordini e per tutte le elaborazioni necessarie alla gestione delle scorte, una riduzione dei tempi dedicati a tali attività di 10 ore settimanali per un risparmio annuale di 13 mila euro. I sistemi informatici per la gestione del farmaco permettono anche una gestione efficiente del magazzino farmaceutico che fa ridurre le scorte del 50% producendo un risparmio di circa euro (considerando il costo medio delle giacenze paria a circa 10-12%). La voce che permette una riduzione importante della spesa sanitaria è quella legata al rischio clinico derivante da una errata somministrazione del farmaco. Riportiamo di seguito uno schema sintetico dei risparmi ottenibili grazie ad una gestione informatizzata della logistica del farmaco. Risparmi Azienda Sanitaria/anno GESTIONE FARMACI Risparmio scorte Risparmio Consumo Farmaceutico GESTIONE RISORSE UMANE Risparmio di Tempo Infermieristico Risparmio di Tempo Farmacia Risparmio rischio clinico TOTALE/anno (*) L analisi è stata svolta considerando una struttura ospedaliera costituita da 5 reparti e 106 posti letto.

8 Pagina 8 Il carrello farmaci informatizzato Nursy Rolly Un Sistema per ridurre il rischio sanitario e contenere i costi farmaceutici L utilizzo di un sistema informatizzato per la gestione del farmaco nasce dall esigenza di ottimizzare e garantire la tracciabilità dell intero ciclo del farmaco che parte dalla prescrizione, passa per la somministrazione e si chiude con la dimissione del paziente. La soluzione NursyRolly è il risultato dell abbinamento di un software per la gestione dei processi di prescrizione/somministrazione di terapie farmacologiche in ambito ospedaliero a un vero e proprio carrello farmaci informatizzato e ad un sistema di identificazione del paziente. Il carrello, concepito appositamente per l uso in corsia, reca a bordo un PC con display touch screen completo di software per la prescrizione e somministrazione della terapia. L operatore è identificato dal PC attraverso smart-card o badge RFID. Il paziente viene identificato attraverso un braccialetto dotato di barcode o RFID. Il sistema Nursy-Rolly elimina potenzialmente tutti gli errori riconducibili all'errato abbinamento "paziente-terapia" o alla mancata/errata interpretazione delle prescrizioni stabilite o alla non corretta identificazione del farmaco. La terapia è visualizzata sul PC. Su comando dell operatore, il software autorizza l apertura dei cassetti del carrello e avvia la procedura di somministrazione, per concludere con la registrazione dell evento e l aggiornamento dei dati di magazzino.

9 Pagina 9 L'amministrazione dei processi di approvvigionamento dei farmaci in una logica "pull" (le richieste di riordino vengono effettuate sulla base dei consumi reali) contribuisce a realizzare quel ciclo virtuoso che porta a uno degli obiettivi più importanti: ottimizzare la tracciabilità del farmaco e ridurre i costi. L efficienza dei processi di reparto Software Terapia integrato nel carrello Collegamento WI-FI e infrastruttura con server di reparto Identificazione dell operatore (smartcard o RFID o tastiera) Identificazione del paziente (braccialetto barcode o RFID o tastiera) Prelievo del farmaco guidato da software (pick to light) Identificazione del farmaco (lettore barcode o RFID) Accesso online a banche dati dei farmaci In un ottica di outsourcing i contenitori possono essere inviati a un magazzino esterno centralizzato Requisiti di progetto Sicurezza elettrica, EMC, Risk Analysis, Usabilità (EN , EN , EN ISO14971, EN ) Materiali speciali: Corian, Arflex Autonomia di 8 ore e tempo massimo di carica di 5 ore Display LCD da 15 con touch screen a onda acustica Prelievo del farmaco guidato: sblocco cassetto e pick to light Personalizzabile su richiesta: zona rifiuti, contenitori farmaci Cassetti modulabili: contenitori estraibili e trasportabili, con vani per farmaci di forme e dimensioni diverse Design (*) estetico ed ergonomico: dimensioni e forma, 4 ruote pivotanti, maniglie, peso limitato (*) sviluppato dallo studio MM Design noto a livello internazionale e partner dello IUAV di Venezia con cui ha attivato il Master in Design medicale

10 Pagina 10 L impegno per la Qualità Il Sistema NursyRolly è in grado di gestire quindi tutta la filiera a partire dalla prescrizione della terapia per arrivare al riordino dei farmaci, eliminando potenzialmente tutti gli errori riconducibili all errato abbinamento paziente/ terapia o alla mancata/cattiva interpretazione delle prescrizioni stabilite e garantendo una gestione ottimizzata dei processi di approvvigionamento dei farmaci in una logica pull (le richieste di riordino vengono effettuate sulla base dei consumi reali). Si realizza quindi un circolo virtuoso all interno del processo di TERAPIA, SOMMINISTRAZIONE, MOVIMENTAZIONE e RIORDINO. Le implicazioni economico-finanziarie di questo scenario sono evidenti, soprattutto se si tiene in considerazione il fatto che la spesa farmaceutica ospedaliera italiana, secondo quanto sostenuto dalle Regioni, rischia di raddoppiare nel 2010 rispetto a quanto previsto dallo Stato nella definizione dei tetti massimi di spesa (4,8 miliardi di Euro contro i 2,5 previsti).

11 Pagina 11 Il Centro Ricerche GPI Il Centro Ricerche GPI è frutto dell esperienza maturata nel mercato della Sanità e del Sociale da GPI in oltre 20 anni. CRG si dedica alla ricerca e alla diffusione di conoscenze scientifiche, tecnologiche, funzionali e di processo applicate principalmente al settore e-health, e-welfare, well-being. Grazie alla rete di relazioni e collaborazioni intrecciata con enti nazionali e internazionali, il Centro Ricerche GPI partecipa a progetti finalizzati all ingegnerizzazione di prodotti e servizi all avanguardia e di nuove modalità operative. CRG è impegnato in numerosi progetti internazionali ed è partner di importanti Centri di Ricerca, tra cui: la Fondazione Bruno Kessler - FBK, ente di ricerca della Provincia autonoma di Trento che opera nel campo scientifico tecnologico e delle scienze umane; l Università degli studi di Trento, in particolare il Dipartimento di Ingegneria e Scienza dell informazione e il Dipartimento di Sociologia e Ricerca Sociale, per attivare processi tecnologicamente avanzati in ambito e-government e interoperabilità; la Fondazione Don Carlo Gnocchi, una delle più grandi realtà europee operanti nel settore socio sanitario. CRG mantiene contatti sistematici di collaborazione con le diverse società, aree produttive e business unit del Gruppo GPI, al fine di trasmettere le nuove competenze organizzative e tecniche acquisite e favorirne l adozione mediante lo sviluppo di progetti che si innestano su queste principali linee di ricerca: cooperazione applicativa socio-sanitaria, con particolare riferimento all evoluzione del Fascicolo Socio Sanitario Elettronico (progetto CSS); ciò al fine di rispondere alla crescente complessità delle informazioni necessarie per costruire il profilo del cittadino, in accordo coi vincoli derivanti dalla regolamentazione sulla privacy; gestione e il controllo di processi clinici, con particolare enfasi sulla valutazione preventiva e operativa del Rischio Clinico; progettazione di sistemi di Ambient Assisted Living, disponibili presso le abitazioni o fruibili dai cittadini con strumenti di tipo mobile, in continuità col progetto Call Center; nuovi modelli gestionali e di organizzazione necessari per competere a livello internazionale nel campo dei servizi di e-health/e-welfare per i cittadini. IT FOR WELFARE

12 Pagina 12 Il Gruppo GPI Il Gruppo GPI riunisce aziende, controllate o partecipate in diversa misura dalla capofila GPI SpA, Società che dal 1988 opera nel mercato Sanità e Sociale. Obiettivo del Gruppo è mettere a fattor comune le competenze distintive delle entità che lo compongono allo scopo di ampliare l offerta e migliorare le prestazioni erogate. La proposta del Gruppo si rivolge sia al settore pubblico che a quello privato e comprende soluzioni per la sanità e il sociale, per la domotica, l assistenza domiciliare e la riabilitazione, Web tools, soluzioni di Business Intelligence e Data Warehousing, sistemi di e-payment (POS), soluzioni per Contact Center e global services. La profonda e articolata conoscenza dell area IT consente di qualificare l offerta con servizi mirati di progettazione, sviluppo e consulenza. Il Gruppo GPI è in costante crescita dal punto di vista dell occupazione, del fatturato e degli investimenti in ricerca e formazione: nel 2010 il fatturato ha superato i 29 milioni di euro, coinvolgendo oltre 480 persone. Nel 2011, grazie all ingresso nel Gruppo a fine 2010 di Sysline e Selfin.it, si prevedono ricavi per 49 milioni di Euro e un organico che supererà le 720 persone. La sede principale è a Trento e numerose sono le filiali distribuite sul territorio nazionale. Sono più di 400 i clienti in Italia che lavorano con le soluzioni del Gruppo GPI: Aziende sanitarie, Aziende ospedaliere pubbliche e private, centri diurni e comunità, case di cura, Residenze Sanitarie Assistenziali, asili, cooperative, istituti di credito, Grande Distribuzione Organizzate, piccole e medie imprese e altri ancora. Il Gruppo GPI attraverso la capofila è socio di Confindustria Trento e di Assinform, l associazione che riunisce le principali Aziende di Information Technology operanti sul mercato italiano; è socio del Consorzio per l Informatica Sanitaria e dell Istituto per le Tecnologie Innovative di Bolzano. IT FOR WELFARE

13 Pagina 13 La presenza sul territorio IT FOR WELFARE

14 GPI SpA Via Ragazzi del 99, 13 I TRENTO Tel.: Fax:

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