Applicativo Gestione Risorse Umane Web

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1 Applicativo Gestione Risorse Umane Web Versione del 18 Novembre 2013 Elenco contenuti PREMESSA SPECIFICHE GENERALI ORGANIZZAZIONE DATA INIZIO ALLINEAMENTO DATI ORGANICO BASE CONVERSIONE INVALIDITA' IN STATO DI FAMIGLIA MEDICINA DEL LAVORO ALLEGATI IN DOSSIER, STORICO VISITE MEDICHE FORMAZIONE NUOVI PARAMETRI MAIL FORMAZIONE IMPORT FORMATORI INTERNI ED ESTERNI RETRIBUZIONI NUOVI CAMPI IN SCHEDA RETRIBUTIVA VALUTAZIONI ALLINEAMENTO VALUTAZIONI NUOVI GRAFICI DI GRUPPO ADEGUAMENTO GRAFICO E IMPORTAZIONE OBIETTIVI LIVELLO DI RESPONSABILITA' IN GESTIONE SCHEDE PIANO DI SVILUPPO FILTRI DI POPOLAZIONE...22 Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 1 / 22

2 PREMESSA Le novità indicate in questo documento sono relative alla versione di Gestione Risorse Umane Web e relativi moduli aggiuntivi. Questa versione è compatibile con: Portale ERM versione HRPORTAL versione e successivi RECRUIT SELECTION versione La documentazione ed eventuali patch relative a tale versione sono pubblicate nell'area riservata MYZ nella pagina: Prodotti - Software HR Soluzioni Gestione Risorse Umane o Gestione Risorse Umane Asp In particolare, nella sezione: Materiale di supporto sono riportati tutti i documenti aggiornati relativi alle funzioni principali e più importanti. Patch e aggiornamenti vengono pubblicate tutte le patch relative alla versione con relativa documentazione. La documentazione è inoltre reperibile, nel CD di installazione e nella funzione Manuali presente all'interno dell'applicativo. Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 2 / 22

3 1 - SPECIFICHE GENERALI Si precisa che se la fase di aggiornamento della licenza avviene in concomitanza all'acquisto di un nuovo modulo, i punti di menù relativi al nuovo modulo si presenteranno nella configurazione menu, per il profilo di amministratore, con i permessi negati. Al fine di sistemare tale gestione occorre accedere a Configurazione Menu (Sistema Sicurezza) e abilitare per le profilazioni interessate le relative sicurezze. Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 3 / 22

4 2 - ORGANIZZAZIONE 2.1 DATA INIZIO ALLINEAMENTO DATI ORGANICO Dalla nuova versione viene data la possibilità di indicare una data, a partire dalla quale prendere in considerazione i dati organico da allineare. All'interno del modello organizzativo (HR-Moduli Organizzazione Tabelle) al fine di procedere alla configurazione di questa nuova gestione, appare infatti aggiunto il nuovo campo Allineamento dati organico - Data inizio. Valorizzando il campo in esame, viene espressa la volontà di prendere in considerazione per l'allineamento dei dati organico, solo le informazioni inserite in organigramma da una certa data in poi. Al contrario, lasciando il campo vuoto, l'allineamento procede come di norma, prendendo in considerazione tutti i dati presenti in organigramma dalla data di inizio validità dello stesso. Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 4 / 22

5 3 - BASE 3.1 CONVERSIONE INVALIDITA' IN STATO DI FAMIGLIA Fino alle versioni precedenti, l'invalidità di un soggetto, poteva essere segnalata attraverso la valorizzazione di due campi (Soggetto Stato di famiglia Storico e Soggetto Stato di famiglia Dati aggiuntivi), identici. Dalla nuova versione, le informazioni sono state unificate al fine di indicare una sola volta, in un unico campo, l'invalidità del soggetto in esame. L'unico campo mantenuto, risulta infatti Invalidità all'interno della sezione Storico dello stato di famiglia del soggetto. Al fine di evitare una perdita di dati, il sistema nel momento di amministrazione database della nuova versione, effettua automaticamente una conversione, che controlla la compilazione del campo Invalidità della sezione Dati aggiuntivi e riporta eventualmente la valorizzazione del campo stesso nella sezione Storico, nel quale il campo viene mantenuto. Per gli Utenti utilizzatori della funzionalità sopra indicata, con il presente aggiornamento, è stata corretta l'anomalia, per cui, se si apriva un documento non coincidente con il primo, ricercato in alberatura, veniva mostrato, comunque, il contenuto del primo. Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 5 / 22

6 4 - MEDICINA DEL LAVORO 4.1 ALLEGATI IN DOSSIER, STORICO VISITE MEDICHE Dalla nuova versione, viene data la possibilità al responsabile, di intervenire all'interno della maschera Storico visite mediche del dossier medicina del lavoro dei suoi collaboratori, esattamente nello stesso modo in cui intervenire nella maschera Idoneità lavorativa del soggetto. Le due maschere (una nel soggetto, e l'altra presente all'interno della medicina del lavoro), infatti, presentano le stesse informazioni. I dati inseriti all'interno del soggetto vengono automaticamente riportati anche nel dossier, e viceversa. Al contrario delle precedenti versioni, oltre alle informazioni, il responsabile una volta effettuato l'accesso nella maschera Storico visite mediche del dossier, in funzione della sicurezza configurata, ha la possibilità di visualizzare, di modificare, o di inserire anche gli allegati. Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 6 / 22

7 5 - FORMAZIONE 5.1 NUOVI PARAMETRI MAIL FORMAZIONE Nella nuova versione, appare implementato il modulo della Formazione. Nello specifico, sono stati aggiunti dei nuovi parametri mail al fine di rendere più dinamica possibile la creazione del messaggio e dell'oggetto mail, relativi ai corsi di formazione. I parametri resi disponibili nelle mail di sistema relative alla Formazione sono [Ore] e [Date]. Il parametro [Ore] fa riferimento alle ore dell attività formativa in esame, mentre il parametro [Date] si riferisce alle date certe indicate all interno dell attività. Entrambi i dati, sono letti dalla sezione Date certe dell attività formativa (Formazione Attività a calendario). I nuovi parametri possono essere inseriti nel corpo o nell oggetto delle mail. Le mail di sistema interessate da tale implementazione sono: [FOCOLMAN] - Informa il responsabile che un suo collaboratore è stato iscritto all attività formativa [FOMANCOL] - Informa il partecipante che il suo responsabile lo ha iscritto all attività Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 7 / 22

8 [FOSTAFFMAN] - Informa il responsabile che un suo collaboratore si è iscritto ad un attività formativa [FOMANMAN] - Informa il responsabile superiore che è stata approvata l iscrizione di un suo collaborato re [FOREMCOL] - Ricorda al collaboratore che a breve inizierà l attività formativa [FOREMMAN] - Ricorda al responsabile che a breve inizierà l attività formativa del suo collaboratore [FOREMMANH] - Ricorda al responsabile di 2 livello che a breve inizierà l attività formativa del suo collaboratore [FOALERTCOL] - Sollecito al partecipante la valutazione del questionario del corso terminato. Per quanto riguarda le mail relative al modulo Formazione, gestibili manualmente (Sistema - Tipologie mail formazione), i parametri in esame risultavano già presenti e disponibili. Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 8 / 22

9 5.2 IMPORT FORMATORI INTERNI ED ESTERNI Dalla nuova versione viene data la possibilità di importare attraverso la funzione Import dati del sistema, i formatori interni ed esterni con un codice diverso da FORI e FORE. Unico prerequisito necessario per tale operazione è l'associazione del nuovo codice formatore, al codice standard FORE o FORI all'interno dell'apposita tabella di definizione Tipo soggetto (Dati comuni Tabelle Generiche Anagrafiche Soggetto). Es: I tracciati interessati per l'importazione dati sono: B0101 Formatori interni/esterni creazione soggetto B0102 Formatori interni/esterni Definizione tipo soggetto Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 9 / 22

10 6 - RETRIBUZIONI 6.1 NUOVI CAMPI IN SCHEDA RETRIBUTIVA Nella nuova versione di Gestione Risorse Umane Web, risulta implementato il modulo delle retribuzioni, in particolare la scheda retributiva dei dipendenti. Le modifiche apportate al sistema, sono tre: sono stati aggiunti dei campi all'interno del modello scheda (Retribuzioni Politiche - Modello), attraverso il quale si procede alla configurazione della scheda retributiva; É stato aggiunto un nuovo valore all'interno del setup voci paga (Sistema - Setup) denominato Sezione ultimi interventi retributivi ; Sempre nel setup voci paga, risulta introdotta, per qualsiasi valore selezionato, la nuova tipologia data. Nuovi campi nel modello scheda All'interno della maschera Modello (Retribuzioni Politiche) sono stati aggiunti i seguenti campi: Nella sezione Dati anagrafici : Stato Civile (valore letto dalla maschera Soggetto - Anagrafici ), Luogo di nascita (valore letto dalla maschera Soggetto - Anagrafici ), Sesso (valore letto dalla maschera Soggetto Anagrafici ), Nucleo Familiare (valore letto dalla maschera Soggetto Stato di famiglia ). Nella sezione Dati contrattuali sono presenti i nuovi campi: Data scadenza TD per proiezione ratei (Rapporto di lavoro Rapporto organico) Tali informazioni se valorizzate vengono visualizzate sia nella scheda che nella relativa stampa. Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 10 / 22

11 Sezione ultimi interventi retributivi Con la nuova versione viene resa disponibile all'interno del Setup Voci Paga (Sistema Setup), una nuova sezione denominata Sezione ultimi interventi retributivi. Attraverso la selezione di quest'ultima, viene data la possibilità di impostare determinate voci retributive che costituiscono gli ultimi interventi retributivi erogati. Una volta effettuata la configurazione, al fine di visualizzare tali informazioni all'interno della scheda, è necessario accedere al modello utilizzato, e valorizzare il campo Link ultimi interventi retributivi nella sezione Visibilità link sulla scheda retributiva. Così facendo le voci configurate nella sezione in esame, ed i relativi importi vengono visualizzati sia all'interno della scheda, che all'interno della stampa. Il sistema provvede a recuperare gli importi delle voci configurate nella sezione in esame, nell'ultima mensilità in cui le stesse sono presenti. Valore Data in setup voci paga All'interno del setup voci paga (Sistema Setup), selezionando uno qualsiasi dei valori presenti (Progressivi dati retributivi, Progressivi ore di assenteismo, Storico dati retributivi, ecc...), viene reso disponibile per ogni voce retributiva inserita la nuova tipologia Data. Questa nuova tipologia permette di visualizzare in formato data, il valore inserito nel Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 11 / 22

12 campo Importo o Quantità della voce in esame. Per una corretta visualizzazione del valore all'interno della scheda retributiva, è necessario inserire l importo con il seguente formato AAAAMMGG nello storico voci del soggetto in esame. (Il formato della data deve necessariamente essere AAAAMMGG,per evitare di creare dei dati non coerenti, in quanto nel link sulla scheda viene mostrata nel formato GGMMAAAA). Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 12 / 22

13 7 - VALUTAZIONI 7.1 ALLINEAMENTO VALUTAZIONI Dalla nuova versione risultano implementate le funzionalità relative all'allineamento delle valutazioni. Oltre alla revisione grafica risulta, infatti, introdotta la possibilità di gestire e visualizzare all'interno di tale allineamento anche le schede interessate da cambi organizzativi. Per le specifiche fare riferimento al manuale operativo Allineamento valutazioni disponibile all'interno del menu Manuali Manuali operativi, o nella MyZucchetti seguendo il percorso Prodotti Software HR Soluzioni Gestione Risorse Umane Materiale di supporto. 7.2 NUOVI GRAFICI DI GRUPPO Nella nuova versione, sono stati introdotti due nuovi grafici di gruppo, utili all'analisi dei dati provenienti dalle valutazioni, nello specifico: Gaussiana Quadro di sintesi Tali grafici sono sempre visibili all'utente DRU, mentre la visualizzazione degli stessi al responsabile viene pilotata dalla configurazione settata nel menu Definizione rilevazione- Definizione 4 (Valutazioni Rilevazioni Miste Rilevazione di gruppo). La Gaussiana permette di determinare il valore raggiunto con maggior frequenza all interno del ciclo di valutazione, mentre il Quadro di sintesi, permette di mettere a confronto ed estrarre il risultato, di diverse tipologie di valutazione effettuate nella stessa rilevazione (competenze - obiettivi, competenze schede generiche, schede generiche obiettivi). Per le specifiche fare riferimento al manuale operativo Gestione grafici valutazione disponibile all'interno del menu Manuali Manuali operativi, o nella MyZucchetti seguendo il percorso Prodotti Software HR Soluzioni Gestione Risorse Umane Materiale di supporto. Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 13 / 22

14 7.3 ADEGUAMENTO GRAFICO E IMPORTAZIONE OBIETTIVI Al fine di agevolare il più possibile il responsabile, nell'atto di compilazione delle schede di valutazione dei propri collaboratori, nella nuova versione appaiono riviste/implementate le seguenti funzioni: assegnazione obiettivi individuali direttamente all'interno della scheda copia scheda importa obiettivi Si specifica che tali funzionalità sono disponibili solo e unicamente utilizzando come modello obiettivi (Valutazioni Definizione questionari Obiettivi - Questionari), la scheda hvob_pschedaobiettivi02. Assegnazione obiettivi individuali Il link Assegnazione obiettivi individuali è stato sostituito con un pulsante che, se selezionato provvede alla generazione di una maschera pop-up, dal quale il responsabile può effettuare l'inserimento nella scheda di uno o più obiettivi. Tale operazione viene permessa dal pulsante Aggiungi. Il responsabile sancisce il termine dell'operazione, selezionando il nuovo pulsante Termina inserimento. Effettuato tale procedimento, gli obiettivi vengono presentati all'interno della scheda. Effettuando questi accorgimenti il responsabile effettua la valutazione dei collaboratori, evitando passaggi tediosi caratterizzati da molti clic. Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 14 / 22

15 Copia scheda La funzione in oggetto, non ha subito alcuna variazione significativa. Rispetto alla versione precedente: Copia scheda non appare più come un link, ma come un pulsante; La posizione dello stesso è stata modificata, in modo da rendere graficamente più omogenea la struttura della scheda obiettivi. Importa obiettivi Nel momento di assegnazione obiettivi può sorgere la necessità di visualizzare ed eventualmente importare, gli obiettivi assegnati al soggetto in esame nella rilevazione precedente. Tale operazione, dalla nuova versione, viene permessa tramite il nuovo pulsante Importa obiettivi. Il responsabile, infatti, selezionando il pulsante in esame, ha la visione immediata di quali obiettivi sono stati assegnati al collaboratore nella rilevazione precedente, e quale peso è stato associato ad ognuno di essi. Nel caso fosse interessato ad assegnare, tutti o alcuni degli obiettivi dell'anno precedente, Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 15 / 22

16 allora non dovrà far altro che selezionare quelli desiderati e cliccare sul pulsante Importa. Il sistema, al termine dell'operazione evidenzia all'utente la necessità di verificare la corretta assegnazione dei pesi, dopodiché restituisce il messaggio Obiettivi importati con successo. Selezionando il pulsante Chiudi, la maschera scompare, e gli obiettivi vengono caricati all'interno della scheda. L'importazione riguarda solo ed esclusivamente gli obiettivi stessi e non il valore ad esso attribuiti in fase di valutazione della rilevazione precedente. Gli unici prerequisiti necessari per la visualizzazione e la gestione del pulsante sono: selezione nel modello obiettivi utilizzato nella rilevazione, della scheda hvob_pschedaobiettivi02 ; selezione nel modello obiettivi utilizzato nella rilevazione, della tipologia di assegnazione Responsabile + DRU ; Si specifica inoltre che, il pulsante viene reso disponibile all'interno della scheda solo se : il responsabile si trova nel periodo di assegnazione la scheda si trova in uno stato diverso da Inviata. Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 16 / 22

17 7.4 LIVELLO DI RESPONSABILITA' IN GESTIONE SCHEDE All'interno della gestione schede, è stato aggiunto nella nuova versione, un ulteriore dato che permette di identificare in modo immediato i livelli di responsabilità che caratterizzano ogni responsabile. Si precisa che il livello di responsabilità non è altro che il valore assegnato, per ogni responsabile censito, all'interno del campo Livello resp. dell'organigramma aziendale (HR-Moduli Organizzazione Modello organizzativo Gestione modello). (Nel caso non si abbia provveduto all'acquisto del modulo organizzazione, il livello a cui il nuovo dato fa riferimento, è il campo N presente all'interno di ogni raggruppamento.) Il sistema permette la gestione all'interno del flusso valutativo, di tre figure: responsabile, delegato e supervisore. Uno di questi, ossia il delegato, viene identificato nell'organigramma e successivamente nei raggruppamento con il livello 2 di responsabilità. Figure di questo tipo, ora, possono facilmente essere identificate anche in gestione schede. Il nuovo parametro ORD, infatti restituisce proprio il livello di responsabilità assegnato in organigramma ad ogni responsabile registrato. Ad oggi, quindi, effettuando l'accesso in Gestione schede (Valutazioni Rilevazioni Miste Rilevazione di gruppo), l'utente prende immediatamente visione dei responsabili che intervengono nel flusso, e può identificare in modo altrettanto immediato, le eventuali figure di supervisori e di delegati. Es: Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 17 / 22

18 Intervento nella valutazione della scheda di soli responsabili: (Come si può notare nell'immagine, nel flusso, per il soggetto Abba, intervengono solo responsabili, poiché tutti i nominativi sono caratterizzativi dal livello 1 nella colonna ORD.) Intervento nella valutazione della scheda dei responsabili e relativi delegati: (Come si può notare nell'immagine, TAVERNA appare come delegato, poiché caratterizzato da un livello di responsabilità pari a 2 nella colonna ORD.) Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 18 / 22

19 7.5 PIANO DI SVILUPPO Dalla nuova versione appare modificata la gestione in oggetto. Le variazioni sostanziali sono 2: Visualizzazione del piano di sviluppo Nuovi campi Domande libere all'interno della tabella di definizione del piano Visualizzazione del piano di sviluppo Fino alle versioni precedenti, il piano di sviluppo, dove configurato, veniva reso disponibile solo successivamente all'invio della scheda competenze. Dalla nuova versione, invece, il link del piano di sviluppo viene reso sempre visibile (qualora previsto), anche quando non ancora accessibile. Tale modifica risulta utile all'utente, poiché segnala allo stesso la compilazione di un'ulteriore scheda, una volta inviata quella relativa alla valutazione delle competenze. L'editabilità del piano, non è invece variata, infatti lo stesso risulta accessibile secondo la configurazione settata nel momento di creazione (Valutazioni Definizione questionari Competenze e capacità). Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 19 / 22

20 Nuovi campi Domande libere All'interno della tabella di definizione del piano di sviluppo (Valutazioni Definizione questionari Competenze e capacità) è stato reso disponibile il nuovo campo Aggiungi domande. Attraverso quest'ultimo viene data la possibilità di configurare una o due domande libere, visualizzate poi per ogni competenza, all'interno del piano di sviluppo presentato al responsabile. Configurando le domande, verrà poi richiesta l'associazione ad ognuna di una scala di valori, con il quale il responsabile potrà procedere alla valutazione. Es: Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 20 / 22

21 Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 21 / 22

22 7.6 FILTRI DI POPOLAZIONE Al fine di usufruire al meglio delle funzioni relative alla gestione schede, è stato aggiunto all'interno del setup di installazione (Sistema Setup), il campo Attiva filtri di popolazione per valutazioni (sez: Valutazioni ). Valorizzando il campo, i filtri di popolazione configurati intervengono all'interno delle valutazioni, limitando, laddove presenti, la visualizzazione del responsabile. Non valorizzando il campo, al contrario, si indica la volontà di NON far intervenire i filtri di popolazione all'interno delle valutazioni. Ciò significa che il flusso valutativo viene pilotato solo ed esclusivamente dalle impostazioni settate nei raggruppamenti (Valutazioni Rilevazioni Miste Rilevazione di gruppo), e successivamente nella Gestione schede (Valutazioni Rilevazioni Miste Rilevazione di gruppo). Il campo viene inizializzato di default come NON valorizzato. Cordiali saluti ZUCCHETTI Divisione HR Versione Data rilascio 18/11/2013 Pag. 22 / 22

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