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1 Teleworking Teleworking Soluzioni Internet per le aziende Seminario on line 1

2 Seminario on line Teleworking Seminario sulle soluzioni Internet per le aziende 3. Benvenuto 4. Obiettivi 5. Il posto di lavoro d oggi 6. Definizione di Teleworking 7. Perchè Teleworking? Perchè proprio ora? 8. Tipi di utenti di Teleworking 9. I vantaggi del Teleworking 10. Requisiti per avere successo 11. Linee guida e politiche aziendali 12. Soluzioni tecnologiche 13. Conclusioni 2

3 Benvenuto Benvenuto al seminario on line di Cisco Systems sul Teleworking. Un numero sempre maggiore di aziende vuole dare ai propri dipendenti l opportunità di lavorare da casa in telelavoro, a tempo pieno o part-time. Nel mondo altamente competitivo della New Economy il telelavoro diventa quindi uno strumento molto importante. 3

4 Obiettivi In questo seminario discuteremo gli aspetti commerciali legati all introduzione del Teleworking in una azienda. Al termine sarà più chiaro il significato del termine Teleworking. E avremo anche imparato tutti i vantaggi che può offrire alle aziende. In ultimo, vedremo come si può implementare il Teleworking all interno delle singole organizzazioni. 4

5 Il posto di lavoro d oggi Ciao, scusa se ti interrompo. Mi chiamo Elisabetta e sono Direttore Generale di un azienda, con 60 dipendenti, situata nel centro di una città. Ho sempre pensato che il Teleworking fosse diretto più alle grandi aziende che alle piccole e medie imprese? Non necessariamente. Con le moderne tecnologie e in base alla filosofia aziendale il Teleworking può essere un opzione interessante per aziende sia grandi che piccole. Tradizionalmente, il lavoro d ufficio è sempre stato svolto in orari prestabiliti. Per molte aziende, la giornata lavorativa tipica, iniziava alle 9 e terminava alle 5, ma oggi questa tendenza è stata ampiamente superata. Con l aumentare della competitività, nella New Economy il tempo reale e la disponibilità sono passati a 24 ore su 24 e la giornata lavorativa è diventata più lunga. Tuttavia, i dipendenti non devono essere necessariamente in ufficio per garantire la propria produttività. Le attuali tecnologie di networking consentono infatti alle aziende di trasferire il lavoro direttamente presso le abitazioni dei dipendenti invece di farli venire in azienda. 5

6 Definizione di Teleworking Un momento. Capisco il concetto, ma puoi darmi esattamente una chiara definizione di Teleworking? In realtà esistono molte definizioni che spiegano che cos è il Teleworking. E questo crea confusione nel momento in cui si cerca di confrontare i risultati di indagini e ricerche diverse. In questo seminario, comunque, intenderemo per Teleworking, il lavoro dei dipendenti di un azienda svolto nella propria abitazione, attraverso tecnologie di comunicazione che gli permettono di accedere alla rete aziendale come se fossero in ufficio. 6

7 Perché Teleworking? Perché proprio ora? Ho sentito parlare di Teleworking già 10 anni fa, ma non mi sembra che sia mai stato veramente adottato su larga scala. Quindi, perché di recente è diventata una soluzione così importante per molte aziende? Bene, negli ultimi anni si è assistito ad un ampia diffusione delle nuove tecnologie, che hanno offerto connessioni Internet sempre più sicure e a banda larga, con una graduale riduzione dei costi sia dei dispositivi di accesso sia delle tariffe telefoniche. Molte aziende hanno quindi deciso di cambiare la propria filosofia aziendale adottando una cultura più flessibile e offrendo maggior responsabilità ai dipendenti e ai gruppi di lavoro che scelgono di svolgere il proprio lavoro attraverso la rete. E non è tutto. Il duro mercato del lavoro ha spinto molte aziende a rivedere il proprio rapporto con i dipendenti, ponendo sempre più attenzione alla soddisfazione individuale e alla flessibilità dei loro orari. In questo mondo particolarmente competitivo, le aziende devono cercare di ottenere il massimo dalle risorse disponibili aumentando la produttività dei dipendenti e riducendo il costo, laddove possibile. Infine, un numero sempre maggiore di governi cerca di convincere le aziende ad introdurre nella propria organizzazione il Teleworking. 7

8 Tipi di utenti in Teleworking Ok, devi sapere però che alcuni dei miei dipendenti difficilmente sarebbero in grado di lavorare da casa, perché il loro ruolo richiede un interazione costante con gli altri colleghi o perché il loro lavoro non si basa completamente sul computer. Capisco ma il Teleworking non è necessariamente rivolto solo agli impiegati. Le possibilità di implementare un sistema di Teleworking in un azienda sono moltissime, può variare da un dipendente ad un altro ed essere flessibile nel tempo. Uno dei primi passi che un azienda dovrebbe compiere per implementare un programma di Teleworking è comprendere quali possono essere i ruoli più adatti a questo approccio. Analizzando i ruoli e le funzioni dei vari reparti organizzativi puoi capire chi è il più adatto a lavorare in Teleworking. Ad esempio, le attività che richiedono poca o nessuna supervisione sono sicuramente quelle più indicate. Alcuni dipendenti potrebbero essere più propensi di altri. Gli aspetti più importanti da considerare sono: una buona capacità di giudizio, la motivazione personale, la gestione del tempo, le capacità organizzative e di comunicazione, l alto livello di produttività e la flessibilità. In linea generale vi sono 3 tipologie di utenza per il Teleworking. La prima categoria comprende i tele-lavoratori saltuari. Si tratta di dipendenti che lavorano a tempo pieno nell azienda, nell ufficio tradizionale e accedono alla rete aziendale da casa dopo l orario di lavoro o durante il fine settimana, per esempio per scrivere , elaborare progetti, e così via. La seconda categoria riguarda i tele-lavoratori part-time. Questi utenti accedono alla rete aziendale da casa solo in determinati giorni della settimana, generalmente da uno a quattro, e lavorano nel tradizionale ambiente d ufficio negli altri giorni. La terza ed ultima categoria include i tele-lavoratori full-time. Quegli utenti cioè che lavorano a tempo pieno dalla propria abitazione. 8

9 I vantaggi del Teleworking Ho capito, ma quali sarebbero i principali vantaggi se decidessi di implementare il Teleworking nella mia azienda? Bene, alcune indagini hanno indicato che gli utenti in telelavoro, da casa, spesso, svolgono il 30% di lavoro in più a parità di tempo. Il Teleworking garantisce inoltre risparmi reali per le aziende in termini di costi sugli immobili. Le esigenze di spazio per i vari locali diminuiscono e le aree ad uso ufficio possono essere organizzate in modo più efficiente. Il Teleworking offre poi ai dipendenti la possibilità di prolungare la propria giornata lavorativa per comunicare e collaborare con colleghi in aree del mondo con fusi orari diversi. Infine, gli utenti in telelavoro si sentono spesso più soddisfatti del proprio lavoro dopo aver provato l esperienza di lavorare dalla propria abitazione, perché riescono ad evitare i lunghi tempi di trasferimento e a bilanciare la vita lavorativa e privata in modo molto più flessibile. 9

10 Requisiti per avere successo Supponiamo che decida di dare un opportunità al Teleworking a qualcuno che lavora nella mia azienda. Cosa posso fare affinché tutto funzioni perfettamente? Innanzitutto, la chiave del successo del Teleworking si trova in programmi aziendali scalabili, istituzionali, piuttosto che nell utilizzo di tecnologie che lavorano in remoto. La tecnologia dovrebbe essere il punto di collegamento tra i processi dell azienda e la sua filosofia. Queste diverse componenti dovrebbero essere ben equilibrate, gestite con attenzione e ben documentate nelle linee guida e nelle politiche aziendali di Teleworking. Se la tua azienda è impegnata ad aumentare la produttività e a ridurre i costi mediante l impiego di tecnologie appropriate, l adattamento di determinati processi aziendali esistenti diventa indispensabile. In questo modo puoi riuscire a controllare in maniera efficiente le attività svolte dagli utenti in telelavoro, anche in remoto. L utilizzo delle nuove tecnologie nelle attività di routine dovrebbe essere accettato in ogni reparto dell azienda. E i processi commerciali dovrebbero essere supportati da queste tecnologie attraverso le applicazioni, la documentazione e la comunicazione. Puoi fare un esempio? Certamente. Gli elementi tradizionali di un processo, come il trasferimento di moduli cartacei, possono essere sostituiti dall invio di . Anche le interazioni correlate ai processi tra applicazioni, database e persone possono essere automatizzate. Se l accesso alle informazioni e la comunicazione si attuano in modo automatico, molte fasi possono essere gestite o controllate in remoto, per esempio, da un utente in telelavoro che abbia accesso alla rete interna dell azienda e alle applicazioni. Ovviamente, questo significa che la tua azienda deve accettare il cambiamento, le nuove tecnologie e non avere paura delle loro potenzialità. 10

11 Linee guida e politiche aziendali D accordo. Mi sembra un discorso corretto, ma non mi sento ancora del tutto sicura sulla gestione di dipendenti che non posso vedere. In effetti questo è un aspetto abbastanza importante a cui l azienda deve prestare molta attenzione. Il successo di un programma di Teleworking dipende infatti da come viene pianificato, sostenuto e gestito. Le linee guida e le politiche aziendali sul Teleworking dovrebbero essere comunicate chiaramente all interno dell azienda. I manager e i dipendenti dovrebbero avere incontri regolari sulle aspettative reciproche, sugli obiettivi e sul materiale di cui si può disporre durante l attività di Teleworking. Allo stesso tempo, alcuni dipendenti potrebbero aver bisogno di training su come organizzare la propria giornata lavorativa a casa, per esempio, e non cadere nella trappola del lavoro 24 ore su

12 Soluzioni tecnologiche Va bene, mi hai convinto. Ma a questo punto quali requisiti hardware e software mi occorrono per implementare un sistema di Teleworking per i miei dipendenti? Per garantire un ambiente di Teleworking altamente affidabile e professionale, l ufficio di casa del dipendente deve essere innanzi tutto collegato in modo sicuro alla rete principale dell azienda. Ogni società ha poi esigenze diverse nel momento in cui decide di adottare una soluzione di Teleworking piuttosto che un altra. L utente in telelavoro può essere equipaggiato con una LAN Ethernet o una LAN Wireless per il computer locale e le periferiche. A cui può essere aggiunto un router, con software firewall, per la sicurezza, il tutto collegato in una rete LAN domestica connessa alla rete aziendale. Dopo aver creato l infrastruttura si può garantire eventualmente anche la comunicazione vocale gratuita tra il dipendente in telelavoro e l azienda mediante sistemi di telefonia IP. E come faccio a collegare tutti gli utenti in telelavoro da casa alla rete aziendale? La rete domestica può essere collegata all ufficio principale mediante una connessione ISDN o a banda larga via cavo o tramite ADSL. La scelta oggi dipende dalla disponibilità locale, dalla velocità necessaria e dai livelli di servizio degli Internet Service Provider. Con una VPN, cioè una rete privata virtuale, l utente in telelavoro può accedere all Intranet aziendale, ad Internet e persino alle Extranet di fornitori e Partner in modo assolutamente sicuro. 12

13 Conclusioni Grandioso! Pensi allora che il Teleworking potrebbe andar bene anche nella mia piccola azienda? Certamente. Il Teleworking offre molti vantaggi sia per l azienda sia per i dipendenti: riduzione dei costi, maggiore produttività e più soddisfazione per i dipendenti. Questo sistema può rendere la tua azienda senz altro più competitiva e aumentare anche la customer satisfaction. Non dimenticare poi che puoi implementare il Teleworking in vari modi. Numerose tecnologie VPN e di accesso remoto sono già disponibili per creare soluzioni di Teleworking in grado di soddisfare al meglio le esigenze della tua azienda e le aspettative dei tuoi dipendenti. 13

14 Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA USA Tel: NETS (6387) Fax: Sito World Wide Web: Sede europea Cisco Systems Europe 11 rue Camille Desmoulins Issy-les-Molineaux Cedex 9, France Tel: Fax: Sede italiana Cisco Systems Italy Via Torri Bianche, Vimercate (MI) Tel: Fax: Sito World Wide Web: Filiali di Roma Cisco Systems Italy Viale della Grande Muraglia, Roma Tel: Fax: /3 Via del Serafico, Roma Tel: Fax: Le filiali Cisco Systems nel mondo sono oltre 200. Gli indirizzi e i numeri di telefono e fax sono disponibili sul sito Cisco Connection Online all indirizzo Arabia Saudita Argentina Australia Austria Belgio Brasile Bulgaria Canada Cile Cina Colombia Corea Costarica Croazia Danimarca Emirati Arabi Filippine Finlandia Francia Germania Giappone Gran Bretagna Grecia Hong Kong India Indonesia Irlanda Israele Italia Lussemburgo Malesia Messico Norvegia Nuova Zelanda Olanda Perù Polonia Portogallo Portorico Romania Repubblica Ceca Russia Scozia Singapore Slovacchia Slovenia Spagna Stati Uniti Sud Africa Svezia Svizzera Tailandia Taiwan Turchia Ucraina Ungheria Venezuela Vietnam Zimbabwe Copyright 2002 Cisco Systems, Inc. Tutti i diritti riservati. Cisco, Cisco Systems e il logo Cisco Systems sono marchi registrati di Cisco Systems, Inc. negli Stati Uniti e in determinati altri paesi. Tutti gli altri marchi o marchi registrati sono proprietà delle rispettive aziende. 14

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