Servizio Archiviazione Posta Elettronica. Sommario

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1 Servizio Archiviazione Posta Elettronica Sommario Introduzione... 2 Politiche di archiviazione... 2 Segnaposto (o shortcut)...3 Outlook... 4 Prerequisiti:... 4 Outlook Visualizzare i messaggi archiviati... 4 Outlook Ricerca messaggi archiviati... 5 Altri client mail (Entourage, Thunderbird)... 6 Altri client mail Visualizzare i messaggi archiviati... 6 Altri client mail Ricerca messaggi archiviati... 7 Altri client mail Cancellazione messaggi archiviati... 7 OWA Premium: webmail.unitn.it con accesso tramite Internet Explorer... 8 OWA Premium Visualizzare i messaggi archiviati... 8 OWA Premium Ricerca messaggi archiviati... 8 OWA Light: webmail.unitn.it con accesso tramite browser diversi da Internet Explorer... 9 OWA Light Visualizzare i messaggi archiviati... 9 OWA Light Ricerca messaggi archiviati OWA Light Cancellazione messaggi archiviati Browser View Ricerca Archivi Enterprise Vault Web Application Gestione Archivi FAQ Pag. 1 di 20

2 Introduzione UNITN ha implementato una soluzione di archiviazione delle mail per gli utenti del sistema Exchange chiamata Enterprise Vault (EV). Grazie all archiviazione si ottengono i seguenti risultati: viene di fatto rimossa la quota di spazio disponibile sulle caselle di posta tutti i messaggi rimangono nella casella postale pertanto in linea e quindi direttamente consultabili da qualunque postazione, anche via web. I contenuti dei messaggi e degli allegati vengono indicizzati rendendo più rapida la ricerca I messaggi archiviati vengono sottoposti alle politiche di backup aziendali Politiche di archiviazione EV, tutte le notti, sposta messaggi più vecchi di 6 mesi nel tuo archivio personale (definito vault) e li sostituisce con un segnaposto. Il processo di archiviazione provvede poi a eliminare dalla cassetta postale i segnaposto più vecchi di 2 anni. Questo NON significa che i messaggi originali vengano cancellati: essi rimangono intatti nel proprio archivio (Vault Personale). Pag. 2 di 20

3 Per poter accedere a questi messaggi si dovrà ricorrere alle funzioni di ricerca o di gestione archivi descritte nei paragrafi successivi. Segnaposto (o shortcut) Il segnaposto è una versione ridotta del messaggio che contiene: L intestazione del messaggio con le formazioni relative a data e ora di invio del messaggio, mittente, oggetto e destinatari un banner contenente un link al messaggio originale il contenuto del messaggio in formato testuale e senza a capo un banner agli eventuali allegati con indicazione del nome e della dimensione. La consultazione, ricerca e cancellazione dei messaggi archiviati e l accesso agli strumenti di Enterprise Vault può variare in base al client utilizzato per leggere la posta elettronica. Pag. 3 di 20

4 Outlook Prerequisiti: Plugin Per accedere ai messaggi archiviati da Outlook è necessario installare un plug in. Se si desidera installare il plugin su un PC è possibile scaricarlo al seguente link: Versione in lingua italiana: in it.msi Versione in lingua inglese: in en.msi Oppure si può rivolgersi al proprio presidio informatico di riferimento per ricevere assistenza / informazioni in merito. Impostazioni Outlook dispone di una funzionalità chiamata Archiviazione automatica che se abilitata periodicamente sposta i messaggi più vecchi in un file sul PC. Essendo l archiviazione gestita da Enterprise Vault si consiglia di disabilitare l archiviazione automatica di Outlook. Per verificare se l archiviazione automatica è abilitata: o o o Strumenti > Opzioni > selezionare la scheda Altro Cliccare sul pulsante Archiviazione Automatica Assicurarsi che l opzione Archivia automaticamente ogni.giorni non sia selezionata Outlook Visualizzare i messaggi archiviati I messaggi archiviati sono contraddistinti dall icona. Per visualizzare un messaggio archiviato è sufficiente un doppio click sul messaggio che verrà aperto nella finestra standard di Outlook (come i messaggi on archiviati) Nota: Nel riquadro di anteprima viene visualizzato lo shorcut del messaggio dal quale seppur sconsigliato è possibile accedere al messaggio originale (il link apre il messaggio in un browser; si veda la sezione Browser View per maggiori informazioni) Pag. 4 di 20

5 Outlook Ricerca messaggi archiviati La ricerca nei messaggi archiviati dei quali è presente lo shortcut nella mailbox avviene tramite gli strumenti di ricerca tradizionali del client. Esiste uno strumento di ricerca di Enterprise Vault che consente di effettuare ricerche all interno dell intero archivio. In particolare l uso di tale strumento si rende necessario per: visualizzare i messaggi i cui shortcut sono stati rimossi dalla mailbox (più vecchi di 2 anni) effettuare ricerche sul contenuto degli allegati archiviati Per accedere allo strumento utilizzare l icona sulla barra degli strumenti di Outlook. Per maggior informazioni consultare la sezione Ricerca Archivi Pag. 5 di 20

6 Altri client mail (Entourage, Thunderbird) Altri client mail Visualizzare i messaggi archiviati Aprendo una mail viene mostrato lo shortcut del messaggio (in formato testuale e senza a capo). Utilizzando il link View the original item si visualizza il messaggio in modalità Browser view previa autenticazione con credenziali d Ateneo. Pag. 6 di 20

7 Nota: da questa schermata non è possibile Inoltrare o rispondere al messaggio Altri client mail Ricerca messaggi archiviati La ricerca nei messaggi archiviati dei quali è presente lo shortcut nella mailbox avviene tramite gli strumenti di ricerca tradizionali del client. Esiste uno strumento di ricerca di Enterprise Vault che consente di effettuare ricerche all interno dell intero archivio. In particolare l uso di tale strumento si rende necessario per: visualizzare i messaggi i cui shortcut sono stati rimossi dalla mailbox (più vecchi di 2 anni) effettuare ricerche sul contenuto degli allegati archiviati Per accedere allo strumento utilizzare il link e autenticarsi con le credenziali d Ateneo. Per maggiori informazioni consultare la sezione Enterprise Vault Web Application Altri client mail Cancellazione messaggi archiviati. Se si cancella lo shortcut di un messaggio archiviato il messaggio nell archivio non viene rimosso e risulterà pertanto recuperabile attraverso la ricerca dei messaggi archiviati. Per rimuovere un messaggio archiviato utilizzare lo strumento Enterprise Vault Web Application Per maggiori informazioni consultare la sezione Enterprise Vault Web Application Pag. 7 di 20

8 OWA Premium: webmail.unitn.it con accesso tramite Internet Explorer OWA Premium Visualizzare i messaggi archiviati I messaggi archiviati sono contraddistinti dall icona. Un doppio click consentirà di visualizzare all interno di Outlook Web Access il messaggio archiviato nella sua forma originale e di utilizzare tutte le funzionalità del client di posta (risposta, inoltro, ecc.) Nota: Nel riquadro di anteprima viene visualizzato lo shorcut del messaggio dal quale seppur sconsigliato è possibile accedere al messaggio originale (il link del banner giallo apre il messaggio in una finestra standard OWA, mentre il link del banner azzurro lo apre in browser view (si veda la sezione Browser View per maggiori informazioni ) OWA Premium Ricerca messaggi archiviati La ricerca nei messaggi archiviati dei quali è presente lo shortcut nella mailbox avviene tramite gli strumenti di ricerca tradizionali del client. Pag. 8 di 20

9 Esiste uno strumento di ricerca di Enterprise Vault che consente di effettuare ricerche all interno dell intero archivio. In particolare l uso di tale strumento si rende necessario per: visualizzare i messaggi i cui shortcut sono stati rimossi dalla mailbox (più vecchi di 2 anni) effettuare ricerche sul contenuto degli allegati archiviati Per accedere allo strumento utilizzare l icona consultare la sezione Ricerca Archivi nella colonna di sinistra. Per maggior informazioni OWA Light: webmail.unitn.it con accesso tramite browser diversi da Internet Explorer OWA Light Visualizzare i messaggi archiviati I messaggi archiviati sono contraddistinti dall icona. Con un doppio click viene mostrato lo shortcut del messaggio (in formato testuale e senza a capo). Pag. 9 di 20

10 Utilizzando il link View the original item si visualizza il messaggio originale previa autenticazione con credenziali d Ateneo. Si veda la sezione Browser View per maggiori informazioni OWA Light Ricerca messaggi archiviati La ricerca nei messaggi archiviati dei quali è presente lo shortcut nella mailbox avviene tramite gli strumenti di ricerca tradizionali del client. Pag. 10 di 20

11 Esiste uno strumento di ricerca di Enterprise Vault che consente di effettuare ricerche all interno dell intero archivio. In particolare l uso di tale strumento si rende necessario per: visualizzare i messaggi i cui shortcut sono stati rimossi dalla mailbox (più vecchi di 2 anni) effettuare ricerche sul contenuto degli allegati archiviati Per accedere allo strumento utilizzare l icona Ricerca nell archivio nella colonna di sinistra. Per maggior informazioni consultare la sezione Enterprise Vault Web Application OWA Light Cancellazione messaggi archiviati. Se si cancella lo shortcut di un messaggio archiviato il messaggio nell archivio non viene rimosso e risulterà pertanto recuperabile attraverso la ricerca dei messaggi archiviati. Per rimuovere un messaggio archiviato utilizzare lo strumento Ricerca nell archivio sinistra di Owa Light. nella colonna di Per maggiori informazioni consultare la sezione Enterprise Vault Web Application Pag. 11 di 20

12 Browser View Quando in uno shortcut si clicca sul link View the original item il messaggio originale viene aperto in modalità Browser view. Se viene richiesta un autenticazione utilizzare le credenziali d Ateneo. Questa modalità consente di visualizzare il messaggio nel suo formato originale con il link ad eventuali allegati. Per alcuni tipi di allegati dopo il nome del file appare il link HTML che consente di visualizzare l allegato all interno del browser. Questa funzionalità è utile per poter visualizzare un documento su un computer che non dispone dell applicativo con il quale è stato creato il documento. Da questa modalità non è possibile Inoltrare o rispondere al messaggio Importante: poiché la finestra non dispone di un pulsante di logout, se si accede a Enterprise Vault da un computer pubblico accertarsi di aver chiuso tutti i broser aperti prima di abbandonare la postazione. Ricerca Archivi Utilizzando l icona in Outlook e OWA oppure accedendo direttamente al link: si accede alla ricerca nel vault. Si apre una schermata nella quale si può inserire il parametro di ricerca e specificare la cassetta postale (tra quelle autorizzate) Pag. 12 di 20

13 I risultati della ricerca vengono presentati sotto forma di link ai messaggi ordinabili per Oggetto, Data e Mittente Se necessitiamo di una ricerca più approfondita possiamo accedere attraverso il link Ricerca avanzata in alto a destra alla seguente finestra Pag. 13 di 20

14 Il link Ricerca Browser (in alto a sinistra) consente di utilizzare lo stumento di ricerca via web. Per maggiori informazioni consultare la sezione Enterprise Vault Web Application Pag. 14 di 20

15 Enterprise Vault Web Application L Enterprise Vault Web Application consente di accedere con qualsiasi browser agli elementi archiviati da Enterprise Vault. Per accedere all applicazione utlizzare il link autenticandosi con le credenziali d Ateneo Selezionando il campo vault (contienente le mailbox per le quali siamo autorizzati) scegliamo su quale cassetta postale effettuare la ricerca Pag. 15 di 20

16 A questo punto è possibile visualizzare i messaggi archiviati o cancellarli dall archivio utilizzando il pulsante Elimina dal Vault Pag. 16 di 20

17 Gestione Archivi L applicazione web Gestione Archivi è fruibile solo attraverso un browser Internet Explorer. Per accedere alla gestione archivi utilizzare l icona in Outlook o in OWA Premium oppure il link direttamente da Internet Explorer. Gestione Archivi visualizza in formato ad albero tutte le cartelle e relativi messaggi archiviati delle caselle postali alle quali si è abilitati. Attraverso il pulsante è possibile scegliere che i messaggi aperti attraverso Gestione Archivi vengano aperti in modalità Browser View (si veda la sezione Browser View ) piuttosto che all interno di una finestra Outlook. Pag. 17 di 20

18 Gestione Archivi consente di effettuare ricerche sugli elementi archiviati Pag. 18 di 20

19 FAQ Chi è abilitato a questo servizio? Vengono abilitati all archiviazione gli utenti che dispongono di una casella sul sistema Exchange e la cui casella di posta abbia superato i 300MB. Al momento dell attivazione del servizio viene inviata una mail di benvenuto e il personale del presidio di riferimento provvederà a fornire adeguate istruzioni. Quale è la quota per la mia casella di posta? L introduzione di Enterprise Vault rimuove di fatto le quote dalle caselle di posta. Si consiglia comunque di mantenere pulita la propria casella eliminando i messaggi non necessari sia dalla posta in arrivo che dalla posta inviata, di svuotare periodicamente il cestino. C è un limite di spazio per la posta archiviata? No. Così come per la casella di posta non esiste alcuna quota nemmeno per la dimensione dell archivio I messaggi prenseti nel Cestino vengono archiviati? No. L archiviazione non agisce sul cestino. Non vengono archiviati gli elementi del cestino, i contatti, il calendario e i task. Come faccio a sapere se il client EV è installato sul mio PC? Per verificare se il client è installato: in Outlook 2003 andare nel menu Strumenti >Opzioni>Altro>Opzioni avanzate e cliccare su Add in Manager. Cercare nell elenco la voce Enterprise Vault in Outlook 2007 andare nel menu Strumenti >Centro Protezione>Componenti Aggiuntivi e verificare la presenza dell elemento Enterprise Vault Add in Per installare il client EV Scaricare il file : Versione in lingua italiana: in it.msi Versione in lingua inglese: in en.msi Seguire le istruzioni cliccando NEXT ad ogni passaggio Quando l installazione è completata riavviare Outlook Pag. 19 di 20

20 Quando vengono archiviati i messaggi della mia casella? Dopo 6 mesi dalla data di ricezione i messaggi vengono archiviati in Enterprise Vault e sostituiti da un segnaposto Perché alcuni dei miei segnaposto sono spariti? I segnaposto dei messaggi archiviati vengono rimossi dalla casella postale dopo 2 anni dalla loro archiviazione. Ciò significa che la mail non sarà più visibile nel client di posta, ma il messaggio verrà conservato in archivio e sarà consultabile attraverso gli strumenti di ricerca. Utilizzo Linux come sistema operativo. Posso utilizzare l archiviazione delle mail? Si. I messaggi archiviati sono visibili come shortcut all interno del client di posta. Per la ricerca e la cancellazione di messaggi archiviati è possibile utilizzare il client web all indirizzo: Tutte le funzionalità sono documentate in questa guida Cosa succede se cancello lo shortcut di un messaggio archiviato? Se sto utilizzando Outlook o Internet Explorer la cancellazione dello shortcut rimuove anche il messaggio dall archivio. Se si stanno utilizzando altri client la cancellazione dello shortcut rimuove lo stesso dalla mailbox, ma il messaggio rimane in archivio. Per rimuovere il messaggio dall archivio utilizzare Enterprise Vault Web Application Ho cancellato per sbaglio un messaggio dall archivio Contattando il presidio informatico di riferimento sarà posibile recuperare tutti i messaggi cancellati dall archivio negli ultimi 21 giorni. Trascorso questo tempo non sarà più possibile ripristinare i messaggi. Quale è il livello di sicurezza dei messaggi archiviati? Gli archivi sono coperti dalle stesse politiche di sicurezza delle cassette postali, ovvero un utente abilitato alla lettura di una cassetta postale può consultare il relativo archivio. Gli archivi sono sottoposti alle politiche di backup aziendali e sno pertanto tutelati da danni ai sistemi informatici di supporto al servizio Posso ancora utilizzare file PST per archiviare la mia posta? Si. Attenzione, utilizzando file PST locali si perdono tutti i vantaggi del servizio di archiviazione: disponibilità on line di tutti i messaggi, indicizzazione, backup, ecc. Pag. 20 di 20