CORSO LIVELLO AVANZATO DA MILLEWIN A MILLE UTILITA

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1 CORSO LIVELLO AVANZATO DA MILLEWIN A MILLE UTILITA Contenuti aggiornati al mese di Febbraio 2011 *Il presente documento è stato realizzato grazie al contributo della Società Italiana di Medicina Generale (SIMG), della Scuola Veneta di Medicina Generale (SVeMG), del Dott. Carlo Fedele Marulli, del Dott. Domenico Pasculli, e della Dott.ssa Silvia Riccomi che hanno fornito materiali, documentazione e suggerimenti per la realizzazione.

2 PROGRAMMA DEL CORSO Arrivo partecipanti e registrazione Presentazione del Corso Menù di Mille Utilità: la Funzione Statistiche Centrale Statistiche: utilizzare le interrogazioni presenti in Biblioteca Ricerche tramite Selezioni ed Estrazioni - Esercitazione Riepiloghi personali Il Menù Controllo - Esercitazione Il Menù Testi Il Menù Tabelle Il Menù Stampe Il Menù Manutenzione Verifica apprendimento tramite post-test

3 Il nuovo ACN per la Medicina Generale prevede, tra gli altri compiti del medico, l invio periodico alla ASL di appartenenza di una serie di informazioni relative alla gestione dei pazienti. Millewin è una Cartella Clinica informatizzata in cui è possibile registrare i dati relativi a ciascun paziente.

4 Attraverso la sezione Mille Utilità ogni informazione registrata può essere estratta dal database. Dai semplici dati anagrafici alle richieste più esigenti coinvolgendo tutti i settori degli archivi. Mille Utilità permette anche di: Eseguire personalizzazioni del programma gestionale Stampare PIP ed Accessi domiciliari Controllare la congruità e la coerenza dei dati immessi e di variarli

5 OBIETTIVI DEL CORSO Informazioni di base per l uso del programma Mille Utilità. Illustrare i Menù principali di Mille Utilità, in particolare le Funzioni Statistiche Individuare alcune personalizzazioni che è possibile implementare nel programma di Gestione della Cartella Clinica. Dimostrare come la corretta archiviazione dei dati rappresenti, oltre al modo migliore per gestire la patologia del paziente e per la tutela legale del Medico, anche il sistema più congeniale per poter effettuare Audit, ricerca o semplicemente gestire gruppi di pazienti.

6 PRIMA PARTE LE FUNZIONI FONDAMENTALI DI MILLE UTILITA 6

7 I MENU DI MILLE UTILITA FUNZIONI Statistiche Controllo Testi Tabelle Agende Accessi AUSL Manutenzione RRS local Medicina di Gruppo Amministratore SPECIFICHE Impostazione ed esecuzione di interrogazioni Coerenza dei dati registrati Configurazione testi di stampa Personalizzazione tabelle inserite Impostazione delle agende Impostazione dati utente, nomina sostituti, trasferimento pazienti da un utente all altro Acquisizione dati dall archivio dell Azienda Sanitaria Locale Aggiornamento Tabelle, Salvataggio dati Procedura per la gestione di più ambulatori Procedura di statistica e controllo sui dati del gruppo Inserimento nuovi utenti, Legge 675, gestione password 7

8 STATISTICHE Analisi dei dati registrati Selezionare Centrale Statistiche 8

9 CENTRALE STATISTICHE Consente di eseguire report di sistema e selezioni ed estrazioni presenti in Biblioteca o quelle personali. E possibile selezionare i pazienti, il periodo su cui effettuare le interrogazioni, la presenza o meno di determinate patologie e la loro iscrizione a registri di patologia. Cliccando su Esegui si apre una sezione in cui è possibile selezionare il periodo da esaminare e le statistiche disponibili. 9

10 Selezionare il periodo Selezionare i pazienti 1 0

11 ESTRAZIONI IN SERIE Questa funzione consente di effettuare in sequenza più estrazioni SQL Selezionare Estrazioni in serie Selezionare estrazioni SQL desiderate Impostare il periodo da esaminare Cliccare su Esegui Selezionare cartella e tipo file (Excel) Il programma prosegue sino a proporre il messaggio Estrazioni concluse 11 11

12 ESTRAZIONI IN SERIE 2) Selezionare Estrazioni SQL desiderate 3) Impostare il periodo di riferimento 1) Fleggare su Estrazioni in serie 4)Cliccare su Esegui 12

13 13 ESTRAZIONI IN SERIE 2

14 ESTRAZIONI IN SERIE 3 Scegliere formato di salvataggio Cliccare su OK 14

15 15 ESTRAZIONI IN SERIE 4

16 REPORT DI SISTEMA Analisi spesa o o o o Attività Spesa per paziente Spesa per farmaci Spesa per accertamenti Spesa per problemi Creazione gruppo di riferimento Privacy: identificazione di chi ha visto i pazienti Prevalenza problemi rilevanti 16 16

17 ANALISI DI SPESA Spesa per paziente Spesa per farmaci Spesa per accertamenti Spesa per problema Risorse utilizzate 17 17

18 REPORT DI SISTEMA Terapie o o o Totali e per tipo (concessi e non) Per esenzioni (P; R;A; Non esenti) per ATC (apparato e classe farmaco) Accertamenti o o o o Richieste Analisi spesa Totale Per esenzione Per tipo Prevalenti 18 18

19 19 ANALISI DI SPESA TERAPIE

20 ANALISI DI SPESA ACCERTAMENTI 20

21 21 ANALISI DI SPESA RICHIESTE

22 SPESA PER PAZIENTE Seleziona i pazienti sulla base della spesa sostenuta sia per farmaci che per accertamenti. E possibile suddividere i dati per: sesso, età, spesa totale, spesa per farmaci e spesa per accertamenti. E inoltre possibile stampare il report o salvarlo su file

23 23 SPESA PER PAZIENTE

24 RICERCHE LIBERE Selezioni Estrazioni Personali Biblioteca Le Selezioni non consentono estrazioni complesse ma sono più facili da impostare. Le Estrazioni SQL invece consentono di estrarre qualsiasi dato ma occorre conoscere linguaggio SQL

25 SELEZIONI DA BIBLIOTECA o Menù Statistiche o Impostazioni Selezioni Personali o In Biblioteca selezionare la ricerca che ci interessa ( soddisfare tutti i criteri, soddisfare almeno un criterio, selezione particolare) o Cliccare su Salva ed Applica Selezione o Cliccare su Esamina intero archivio e quindi su Esegui o Il report ottenuto si può stampare o salvare su file o Una volta effettuata, la selezione viene salvata e può essere richiamata dal Menù a tendina. In Biblioteca appare con il colore rosso

26 SELEZIONI DA BIBLIOTECA 1)Cliccare su Biblioteca 2)Selezionare il tipo ricerca 3)Cliccare su ok 26

27 ALCOOL DATI NON RILEVATI Si può aggiungere un altro criterio o modificarlo Osservate Cliccare su Salva e poi su Applica 27

28 ALCOOL DATI NON RILEVATI Cliccare su Esegui Selezionare Esamina l intero archivio 28

29 ALCOOL DATI NON RILEVATI Si può stampare o salvare su File 29

30 SELEZIONI PERSONALI (Maschi anni) Cliccare su Nuovo Inserire Nome e cliccare su OK Aggiungi criterio e cliccare sul triangolo del menù a tendina e selezionare Età Digitare anni ->Ok Aggiungi criterio: Sesso -> Ok -> Maschio Salva ed Applica Esamina intero Archivio -> Esegui 30 30

31 RICERCHE LIBERE: SELEZIONI Personali Da Biblioteca 31

32 SELEZIONI PERSONALI (Maschi anni) 1) Cliccare su Nuovo 3)Cliccare su Ok 2)Digitare il nome della ricerca 32

33 SELEZIONI PERSONALI Cliccare su Aggiungi criterio e dal menù a tendina scegliere il tipo di criterio desiderato 33

34 SELEZIONI PERSONALI Scegliere il tipo di criterio desiderato es. Sesso e quindi cliccare su OK 34

35 SELEZIONI PERSONALI Aggiungi Criterio e quindi nel riquadro Tipo scegliere Età e cliccare su ok 35

36 SELEZIONI PERSONALI Nel riquadro indicare la fascia di Età che ci interessa poi cliccare su OK infine cliccare su Salva e Applica selezione 36

37 SELEZIONI PERSONALI 2 - Cliccare su Esegui 1 - Selezionare Esamina intero archivio 37

38 38 ELENCO PAZIENTI

39 UN ESEMPIO DI ESTRAZIONE SQL Vogliamo conoscere quanti pazienti nel corso dell anno hanno avuto una glicemia >126 39

40 UN ESEMPIO DI ESTRAZIONE SQL Selezionare dal Menù Statistiche -> Impostazione Estrazione SQL 40

41 41 Cliccare su Nuovo e nella finestra che si apre digitare il nome che volete assegnare all Estrazione ad es. Glicemia >126 poi cliccare su OK

42 UN ESEMPIO DI ESTRAZIONE SQL Compare il comando SQL sopra visualizzato Cliccare su Genera SELECT 42

43 UN ESEMPIO DI ESTRAZIONE SQL Per estrarre tutte le glicemie con valori > di 126 aggiungere il testo: where accertamento like %glicemia% and resultn > 126 Cliccare su Salva e poi Applica 43

44 UN ESEMPIO DI ESTRAZIONE SQL Indicate il periodo da esaminare Cliccare su Esegui 44

45 UN ESEMPIO DI ESTRAZIONE SQL A questo punto compaiono tutte le glicemie effettuate nell anno con valore >126 45

46 UN REPORT SEMPLIFICATO E possibile rendere il Report ottenuto meno complesso riducendo le informazioni Agire sul comando Select Eliminare alcune informazioni che possono non interessare ( come ad es: codice minsan, prezzo, quantità, codice medico, Medico, codice fiscale, convenzioni, data scelta, data revoca, azienda sanitaria locale, codice USL) In questo modo il report è più snello Attenzione dopo aver cancellato a ripristinare la punteggiatura. 46

47 47 UN REPORT SEMPLIFICATO

48 E adesso facciamo un esercitazione insieme 48

49 I RIEPILOGHI PERSONALI Mostrano una serie di dati, selezionati dal medico per tutti i pazienti. I dati possono essere: o Anagrafici biologici o Presenza o Assenza di patologia o Accertamenti o Terapie o Risultati esami 49

50 I RIEPILOGHI PERSONALI Vogliamo sapere quanti diabetici hanno fatto un LDL Colesterolo ed una Microalbuminuria 50

51 I RIEPILOGHI PERSONALI 2) Selezionare il tipo di dato da inserire 1)Cliccare su Aggiungi colonna 51

52 I RIEPILOGHI PERSONALI In Anagrafica selezionare Cognome ed Età Selezionare Cliccare su OK 52

53 I RIEPILOGHI PERSONALI 2) Selezionare problema: presenza 1)Cliccare su Aggiungi colonna 53

54 54 I RIEPILOGHI PERSONALI Una volta scelto il tipo di classificazione del problema bisogna scegliere la classe di patologia es. diabete

55 I RIEPILOGHI PERSONALI Selezionare dalla lista il tipo di dato da inserire es. accertamento: risultato numerico e cliccare su ok 55

56 I RIEPILOGHI PERSONALI Cliccare su cerca e selezionare dal menù della tabella accertamenti LDL Colesterolo 56

57 I RIEPILOGHI PERSONALI Inserire il periodo di riferimento es. 365 giorni e cliccare su OK 57

58 I RIEPILOGHI PERSONALI Selezionare dalla lista il tipo di dato da inserire es. accertamento: risultato numerico e cliccare su ok

59 59 I RIEPILOGHI PERSONALI Cliccare su cerca e selezionare dal menù della tabella accertamenti Microalbuminuria e cliccare su ok

60 I RIEPILOGHI PERSONALI Ecco come si presenta la ricerca impostata Cliccare su Anteprima 60

61 I RIEPILOGHI PERSONALI Ecco come si presenta il report 61

62 I RIEPILOGHI PERSONALI Per sapere quanti diabetici hanno effettuato un LDL Colesterolo ed una Microalbuminuria bisogna: Filtrare i dati indicando: Diabete >0 = presenza diabete LDL Colesterolo >0= presenza dato Microalbuminuria>0 = presenza dato Ordinare i dati scegliendo il parametro che si desidera (Diabete, Colesterolo LDL e Microalbuminuria) 62

63 I RIEPILOGHI PERSONALI Per applicare il filtro basta cliccare sul nome desiderato nella finestra Columns Cliccare 63

64 I RIEPILOGHI PERSONALI Si ottiene così un Report filtrato ed ordinato per LDL Colesterolo N pazienti che hanno effettuato un Colesterolo LDL ed una Microalbuminuria 64

65 I RIEPILOGHI PERSONALI E possibile anche conoscere il Valore Medio degli Accertamenti praticati 65

66 I RIEPILOGHI PERSONALI Cliccare su cerca e selezionare dal menù della Tabella accertamenti Emoglobina Glicata 66

67 67 I RIEPILOGHI PERSONALI

68 I RIEPILOGHI PERSONALI Cliccare su Anteprima 68

69 I RIEPILOGHI PERSONALI Si ottiene così un Report filtrato ed ordinato per i valori medi di Emoglobina Glicata Cliccando su Totali è possibile avere la Media di tutti i pazienti N pazienti che hanno effettuato una Emoglobina glicata 69

70 I RIEPILOGHI PERSONALI Valore medio di emoglobina su tutti i pazienti 70

71 LE RICERCHE NIDIFICATE Sono quelle ricerche che si effettuano una sull altra Effettuiamo una ricerca sui pazienti ipertesi Lanciamo la selezione presente in Biblioteca Ipertensione Si ICD9 71

72 72 Cliccate su Applica Selezione

73 73 Lista pazienti ipertesi cliccando su Centrale statistiche si accede ad un altro menù

74 74 Elenco statistiche disponibili

75 Selezionando l opzione età >65 anni abbiamo ottenuto una lista di ipertesi ultrasessantacinquenni 75

76 IL MENU CONTROLLO Registri Autorizzazioni ADI/ADP Interazioni farmacologiche presenti sui pazienti Prescrizioni farmaci con nota SSN Stato di un singolo protocollo Stato di tutti i protocolli Avvisi sui pazienti Valutazione codifica Completamento anagrafica Controllo assegnazione codice fiscale Sostituzione campi Normalizzazione accertamenti Allineamento 76

77 SECONDA PARTE MILLEUTILITA ALTRE FUNZIONI

78 I MENU DI MILLE UTILITA FUNZIONI Statistiche Controllo Testi Tabelle Agende Accessi AUSL Manutenzione RRS local Medicina di Gruppo Amministratore SPECIFICHE Impostazione ed esecuzione di interrogazioni Dati registrati Configurazione testi di stampa Personalizzazione tabelle inserite Impostazione delle agende Impostazione dati utente, nomina sostituti e trasferimento pazienti da un utente all altro Acquisizione dati da archivio ASL Aggiornamento tabelle, salvataggio dati Procedura per la gestione di più ambulatori Procedura di statistica e controllo sui dati del gruppo Inserimento nuovi utenti, Legge 675, gestione password 78

79 IL MENU CONTROLLO

80 REGISTRI I registri sono degli elenchi in cui vengono inseriti i pazienti che hanno le stesse caratteristiche, ad esempio i diabetici, gli ipertesi, pazienti in TAO E possibile inserire i pazienti singolarmente o in gruppi. Esistono archivi personali ed archivi precostituiti.

81 Registri personali

82 COME CREARE UN REGISTRO PERSONALE Esempio vogliamo creare un registro dei pazienti affetti da K prostata o Primo passo bisogna selezionare la popolazione che ci interessa utilizzando la funzione selezione del menù statistiche. o Una volta ottenuta questa popolazione la si inserisce nell apposito registro.

83 COME CREARE UN REGISTRO PERSONALE Dal Menù Statistiche selezionare Impostazione Selezioni Personali e cliccare su Nuovo e digitare K prostata

84 Cliccare su Aggiungi criterio e quindi in Tipo scegliere Problema codificato

85 COME CREARE UN REGISTRO PERSONALE Cliccare su Aggiungi codice e quindi digitare K prostata

86 COME CREARE UN REGISTRO PERSONALE

87 COME CREARE UN REGISTRO PERSONALE Salva ed Applica selezione

88 COME CREARE UN REGISTRO PERSONALE Selezionare Esamina intero archivio e cliccare su Esegui

89 SI OTTIENE IL SEGUENTE REPORT Selezionare Inserisci i pazienti elencati in un registro

90 Selezionate il registro K prostata

91 Aprendo Millewin e selezionando registro si accede direttamente al registro K prostata

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93 E possibile inserire i pazienti in un registro singolarmente da Millewin Selezionare

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96 E possibile controllare la lista dei pazienti inseriti nei Registri da Mille Utilità dal Menù Controllo

97 ELENCO REGISTRI DISPONIBILI

98 COME SI CREA UN AVVISO? Lista di pazienti per i quali si vuole creare un avviso che compare appena si apre la cartella clinica. Si segue la stessa procedura indicata per inserire i pazienti in un registro con la sola differenza che una volta ottenuta la lista si seleziona Genera un avviso per tutti i pazienti elencati

99 Selezionare genera un avviso per tutti i pazienti elencati Ecco il report ottenuto

100 VISIONARE AVVISI ESISTENTI Dal Menù Controllo o Selezionare Avvisi sui pazienti o A video compare l elenco degli Avvisi esistenti con accanto il numero dei pazienti o E possibile eliminare l Avviso selezionato o E possibile visionare la Lista pazienti

101 VISIONARE AVVISI ESISTENTI Si può eliminare l avviso o visionare la Lista pazienti

102 Interazioni farmacologiche presenti sui pazienti E possibile visualizzare un elenco completo delle interazioni tra i farmaci continuativi. E possibile avere un elenco dei pazienti a cui sono prescritti farmaci che possono interagire.

103 PRESCRIZIONE FARMACI CON NOTA SSN Selezionare il periodo e cliccare su Mostra

104 Cliccando su pazienti appare la lista di quelli a cui si è prescritto il farmaco

105 Lista pazienti a cui si è prescritto il farmaco con nota

106 CONTROLLO PROTOCOLLI

107 Lista Paziente protocollo BMI

108 Tempo di attesa di un accertamento

109 La valutazione codifica terapie Permette di valutare come nel corso degli anni il medico abbia legato le terapie ai problemi Completamento anagrafica Permette di estrarre i pazienti con dati anagrafici incompleti e di completarne l immissione

110 COMPLETAMENTO ANAGRAFICA

111 Es. Numeri telefonici mancanti

112 Controllo assegnazione Codice Fiscale In questa colonna compaiono i nomi e cognomi dei pazienti che non hanno un codice fiscale. Non è possibile escludere deceduti e revocati in quanto la ricerca avviene su tutto l archivio

113 SOSTITUZIONE CAMPI Consente di controllare, codificare e sostituire con altri alcuni campi presenti in archivio o ASL assistenza o Provincia residenza o Comune residenza o Accertamenti o Farmaci o Esenzioni o Problemi tabellari ICD IX o Intolleranze o Richieste o PIP

114 SOSTITUZIONE CAMPI Campi che possono essere selezionati

115 SOSTITUZIONE CAMPI 2) Compilare i campi Sostituire con. 3) Cliccare su Rimpiazza 1) Esempio di come compilare i campi

116 I CAMPI SONO STATI RIMPIAZZATI

117 Normalizzazione Accertamenti Consente di uniformare le unità di misura con cui vengono registrati gli Accertamenti. Allineamento Permette di controllare gli archivi ed evidenziare i pazienti con codice fiscale duplicato, di attribuire agli accertamenti il giusto prezzo, di controllare le famiglie, etc

118 NORMALIZZAZIONE ACCERTAMENTI Selezionare Accertamento e cliccare su Mostra valori

119 NORMALIZZAZIONE ACCERTAMENTI

120 NORMALIZZAZIONE ACCERTAMENTI Cliccare su Rimpiazza Valori Compilare il campo che si vuole rimpiazzare

121 NORMALIZZAZIONE ACCERTAMENTI Ecco il valore 1180 rimpiazzato

122 Abbiamo dubbi che il valore 1951 possa essere vero, basta cliccare su mostra pazienti Cliccare

123 NORMALIZZAZIONE ACCERTAMENTI A video il nome del paziente a cui è legato il valore sospetto, possiamo verificarne l attendibilità controllando la sua cartella clinica

124 IL MENU TABELLE Posologie Accertamenti Richieste Vaccinazioni Prestazioni incentivanti Esenzioni Sedi

125 POSOLOGIA Aggiungere una nuova posologia con un nuovo codice mnemonico In questo spazio è possibile inserire un codice mnemonico che permette il richiamo rapido della posologia Cliccando su inserisci è possibile inserire una nuova posologia

126 POSOLOGIA Abbiamo inserito il codice mnemonico 5 che richiama una posologia di una compressa 5 volte al di

127 AGGIUNGERE UN NUOVO ACCERTAMENTO Selezionando Accertamenti compare un sottomenù: Tabelle e Gruppo che permette di modificare gruppi di accertamenti o di aggiungerne di nuovi Prima di aggiungere un nuovo accertamento o di modificare un gruppo si consiglia di verificarne l eventuale presenza.

128 AGGIUNGERE UN NUOVO ACCERTAMENTO In questo spazio si inserisce il nome dell accertamento che si intende aggiungere per accertarne l esistenza Cliccando su accertamenti non previsti si accede alla sezione che ne permette l inserimento

129 AGGIUNGERE UN NUOVO ACCERTAMENTO Cliccare su Aggiungi

130 AGGIUNGERE UN NUOVO ACCERTAMENTO Inserire nome accertamento Tipo accertamento Selezionare su Stampa Associabile cliccare su OK

131 MODIFICARE I GRUPPI DI ACCERTAMENTI Selezionare il Gruppo di Accertamenti da modificare e cliccare su Modifica oppure su Aggiungi per creare un nuovo gruppo

132 CREARE UN NUOVO GRUPPO DI ACCERTAMENTI Comporre il nome Nuovo che bisognerà modificare dando il nome che più si adatta e cliccare su Aggiungi

133 Abbiamo creato il nuovo gruppo Dislipidemia ora per inserirvi gli accertamenti dobbiamo cliccare su modifica

134 1) Digitare il nome dell accertamento 2) Cliccare sulla freccia 3)L accertamento compare nel gruppo

135 Procedura analoga anche per Richieste Vaccini Per inserire una nuova Prestazione basta invece cliccare su Nuova

136 IL MENU STAMPE Elenco pazienti Prestazioni Vaccinazioni Bilanci di salute pediatrici Dati salvati con formato interno Configura

137 E possibile effettuare una Stampa di Prestazioni Per Paziente Per Tipo Per Descrizione Globale

138 E possibile stampare sia le prestazioni libere (R) che quelle soggette ad autorizzazione (P)

139 Prestazioni libere

140 Digitare il nome della prestazione o selezionarla e premere invio

141 E possibile sia salvare il report sia stamparlo

142 STAMPARE VACCINAZIONI Possono essere stampate tutte o solo quelle selezionate

143 STAMPARE VACCINAZIONI E possibile selezionare l età e quindi stampare ad esempio un report dei vaccinati «over» 65

144 Pazienti vaccinati contro Influenza dal 01/10/2008 al 31/12/2008