CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO

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1 UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DELL INSUBRIA CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO PROCEDURA APERTA PER L AFFIDAMENTO DEI SERVIZI INTEGRATI PER GLI EDIFICI UNIVERSITARI PER IL PERIODO CON OPZIONE DI RINNOVO PER ULTERIORI DUE ANNI. LOTTO 1 Assistenza tecnico-informatica e sorveglianza CIG: FAC. LOTTO 2 Servizi integrati di biblioteca CIG:

2 DEFINIZIONI... 4 TITOLO I. DISPOSIZIONI GIURIDICO AMMINISTRATIVE... 5 ART.I.1. OGGETTO DELL APPALTO... 5 ART.I.2. DURATA E PROROGA DEL CONTRATTO... 5 ART.I.3. RINNOVO PROGRAMMATO DEL CONTRATTO... 5 ART.I.4. IMPORTO DELL APPALTO... 6 ART.I.5. PAGAMENTI E FATTURAZIONE... 6 ART.I.6. ONERI PER L APPALTATORE E CONTRATTO COLLETTIVO... 8 ART.I.7. CLAUSOLA DI GRADIMENTO DEL PERSONALE... 9 ART.I.8. FORZA MAGGIORE ART.I.9. SICUREZZA ART.I.10. RESPONSABILITÀ DELL APPALTATORE E ASSICURAZIONE ART.I.11. INADEMPIENZE DELLA DITTA E PENALI ART.I.12. RISOLUZIONE ART.I.13. RECESSO ART.I.14. DIVIETO DI CESSIONE DEL CONTRATTO E SUBAPPALTO ART.I.15. REVISIONE DEI PREZZI ART.I.16. CONTROVERSIE E FORO COMPETENTE ART.I.17. ONERI E SPESE CONTRATTUALI ART.I.18. TUTELA DELLA PRIVACY TITOLO II. ALTRE DISPOSIZIONI DI CARATTERE GENERALI...14 ART.II.1. CONDIZIONI MINIME DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO ART.II.2. MODIFICHE DEI SERVIZI E VARIAZIONI ART.II.3. ESECUZIONE DEI SERVIZI E VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI ART.II.4. USO DELLE MACCHINE, ATTREZZATURE, MATERIALI DI CONSUMO, LOCALI, ENERGIA, LINEE TELEFONICHE E DI TRASMISSIONE DATI 15 TITOLO III. SPECIFICHE TECNICHE - LOTTO 1 ASSISTENZA TECNICO-INFORMATICA E SORVEGLIANZA...16 ART.III.1. STRUTTURA ORGANIZZATIVA ART.III.2. SERVIZI PREVISTI A. Servizio di portineria, prima accoglienza e presidio sedi B. Servizio di posta interna, spedizione della corrispondenza e altre commissioni C. Servizio di allestimento e assistenza d aula D. Servizio di assistenza presso le aule dotate di sistemi di videoconferenza E. Servizio di sorveglianza, assistenza e gestione dei laboratori informatizzati F. Assistenza reti e fonia G. Assistenza tecnica Amministrazione centrale H. Assistenza tecnica SiBA I. Assistenza allo stabulario ART.III.3. ORARI E SEDI DI EFFETTUAZIONE DEL SERVIZIO III Locali adibiti a base operativa III Orari e sedi di effettuazione dei servizi A-B-C-I III Aule Magne ed aule per eventi III Monte ore e sedi di effettuazione del servizio D III Orari e sedi di effettuazione del servizio E III Monte ore e sedi di effettuazione del servizio F III Orari e sedi di effettuazione del servizio G III Monte ore e sedi di effettuazione del servizio H

3 III Gestione degli incidenti ART.III.4. COORDINAMENTO DEL SERVIZIO ART.III.5. SISTEMA INFORMATIZZATO DI SUPPORTO ALLA GESTIONE III Tracciamento delle richieste e monitoraggio delle prestazioni III Gestione altre banche dati di supporto all attività ART.III.6. PERSONALE III Personale di portineria e presidio III Tecnico profilo A III Tecnico Profilo B III Tecnico Profilo C III Tecnici addetti alla stabulazione degli animali TITOLO IV. SPECIFICHE TECNICHE LOTTO 2 SERVIZI INTEGRATI DI BIBLIOTECA...48 ART.IV.1. STRUTTURA ORGANIZZATIVA ART.IV.2. SERVIZI PREVISTI A. Operazioni quotidiane preliminari e conclusive B. Svolgimento del servizio e sua articolazione ART.IV.3. PROGRAMMA DI EFFETTUAZIONE DEL SERVIZIO ART.IV.4. COORDINAMENTO DEL SERVIZIO ART.IV.5. SISTEMA INFORMATIZZATO DI SUPPORTO ALLA GESTIONE IV Monitoraggio delle prestazioni IV Tracciamento delle richieste e gestione degli incidenti IV Gestione altre banche dati di supporto all attività ART.IV.6. SERVIZI GRATUITI AGGIUNTIVI EVENTUALMENTE OFFERTI ART.IV.7. SERVIZI A RICHIESTA ART.IV.8. PERSONALE TITOLO V. ALLEGATI TECNICI LOTTO

4 DEFINIZIONI Nell ambito del presente capitolato speciale e in tutti gli atti di gara si intende per: - Stazione appaltante, Committente, Amministrazione, l Università degli Studi dell Insubria. - Appaltatore, Affidatario, Ditta o Impresa, la ditta o impresa aggiudicataria dell appalto. - Responsabile Unico del Procedimento si intende il Dirigente dell Area degli Affari Generali e del Patrimonio che svolge tutti i compiti relativi alla procedura di affidamento del servizio previsti dal D.Lgs. 163/06 che non siano specificatamente attribuiti ad altri soggetti. - "Direttore dell esecuzione" si intendono per il lotto 1 il Responsabile del Settore Economato e Patrimonio e per il lotto 2 il Direttore del centro SiBA cui compete il controllo tecnico contabile dell esecuzione del contratto e hanno il compito di interfacciarsi con il Coordinatore generale del servizio della ditta appaltatrice. - Sistema Bibliotecario d Ateneo dell Università degli Studi dell Insubria, abbreviata in SiBA, il centro di servizi universitario che comprende e coordina le Biblioteche didattiche dell Ateneo; - Sistema Informativi e Comunicazione dell Università degli Studi dell Insubria, abbreviato in SIC, il Centro di servizi universitario che progetta ed eroga sistemi informatici, di telecomunicazione e comunicazione per le strutture dell Ateneo; - Servizi Generali e Logistici dell Università degli Studi dell Insubria, abbreviati in SGL, il servizio che coordina le attività relative alla logistica e agli spazi didattici; - Ufficio Provveditorato e Cassa, dell Università degli Studi dell Insubria, l ufficio che raccoglie e gestisce il servizio di posta interna ed esterna dell Amministrazione centrale; - "Referenti di servizio" si intendono i Responsabili dell Ateneo che hanno il compito di verificare la corretta esecuzione del contratto; - "Coordinatore generale del servizio" si intende la persona designata a rappresentare la ditta appaltatrice per tutte le esigenze connesse con l esecuzione del presente appalto; - Coordinatori tecnici del servizio si intendono gli incaricati della ditta appaltatrice che hanno il compito di seguire l attività operativa dei servizi; - "Responsabili di Biblioteca" si intendono i Responsabili delle singole biblioteche che hanno il compito di coordinare le attività di cui al lotto 2; - "Biblioteca" si intende ogni singola biblioteca del SiBA, interessata dal presente Appalto; le biblioteche sono le seguenti: Varese Biblioteca di Medicina e di Scienze Via Dunant, 3 - Varese Biblioteca di Economia Via Monte Generoso, 71 - Varese Como Biblioteca di Giurisprudenza Via Oriani, 6 - Como Biblioteca di Scienze Como Via Valleggio, 11 - Como - "Materiale bibliografico" si intende il materiale posseduto dalle biblioteche, sia esso costituito da libri, riviste rilegate o a fascicoli, tesi, pubblicazioni a fogli mobili, opere su CD-ROM, microfiche, audiovisivi, materiale cartografico, e qualunque altro supporto presente. 4

5 TITOLO I. DISPOSIZIONI GIURIDICO AMMINISTRATIVE Art.I.1. Oggetto dell appalto Il presente appalto ha per oggetto l affidamento dei servizi integrati per gli edifici universitari dell Università degli Studi dell Insubria, meglio definiti negli articoli seguenti. L appalto è suddiviso in due Lotti: - LOTTO 1 Assistenza tecnico-informatica e sorveglianza. Per l effettuazione dei servizi, oggetto del presente appalto, è stimato un monte ore complessivo per l intera durata del servizio (comprensivo dell eventuale rinnovo) pari a ore così suddivise: Servizi Monte ore (7 anni) A. Servizio di portineria, prima accoglienza e presidio sedi B. Servizio di posta interna, spedizione della corrispondenza e altre commissioni C. Servizio di allestimento e assistenza d aula D. Servizio di assistenza presso le aule dotate di sistemi di videoconferenza E. Servizio di sorveglianza, assistenza e gestione dei laboratori informatizzati F. Assistenza reti e fonia G. Assistenza tecnica Amministrazione centrale H. Assistenza tecnica SiBA I. Assistenza allo stabulario LOTTO 2 Servizi integrati di biblioteca. Per l effettuazione dei servizi, oggetto del presente appalto, è stimato un monte ore complessivo per l intera durata del servizio (comprensivo dell eventuale rinnovo) pari a ore. Art.I.2. Durata e proroga del contratto Il contratto oggetto della presente gara ha la durata di cinque anni, a decorrere dal 1/1/2014 al 31/12/2018. L Amministrazione, alla scadenza del contratto o in alternativa al termine del periodo di rinnovo del contratto di cui al successivo art. I.3, si riserva la facoltà di disporre la proroga tecnica del contratto (ai sensi dell art. 125, comma 10 lett. c) del D.Lgs. 163/06) nella misura strettamente necessaria, per un periodo comunque non superiore a sei mesi alle medesime condizioni contrattuali, nelle more dell espletamento della nuova procedura ad evidenza pubblica. L eventuale decisione di prorogare o non prorogare il contratto rientra nella discrezionalità dell Amministrazione ed è quindi insindacabile da parte della ditta appaltatrice. Qualora l Università voglia avvalersi della facoltà di cui sopra è tenuta a darne comunicazione per iscritto all appaltatore prima della scadenza naturale del contratto o del periodo di rinnovo, mediante lettera raccomandata AR o mediante altra forma idonea a garantire data certa. Art.I.3. Rinnovo programmato del contratto Al termine del quinto anno, l Amministrazione si riserva la facoltà di esercitare il diritto di opzione ex art. 29 del D.Lgs. 163/06 per ulteriori due anni alle medesime condizioni contrattuali. Qualora l Università voglia avvalersi dell opzione di cui sopra è tenuta a darne comunicazione per iscritto alla controparte, prima della scadenza del contratto, mediante lettera raccomandata AR o mediante altra forma idonea a garantire data certa. 5

6 Art.I.4. Importo dell appalto L'ammontare complessivo, presunto e non garantito, ammonta a ,00 + I.V.A. Tale importo è così suddiviso: - LOTTO 1 Assistenza tecnico-informatica e sorveglianza ,00 + I.V.A; - LOTTO 2 Servizi integrati di biblioteca ,00 I.V.A. esente ai sensi dell art. 10, punto n. 22 del D.P.R. 633/72. L importo complessivo offerto dall appaltatore in sede di gara, ha valore ai soli fini dell assegnazione del punteggio relativo all Offerta Economica e da esso non discende alcun impegno di spesa da parte dell Ateneo. L Amministrazione si riserva la facoltà di richiedere eventuali aumenti o diminuzioni delle prestazioni, ai sensi dell art. 114, comma 2 del D.Lgs. 163/2006 e s.m.i. e dell art. 311, comma 2, lettera c) del DPR 207/2010 e fino alla concorrenza di un quinto dell importo complessivo contrattuale, agli stessi patti, prezzi e condizioni del contratto originario senza diritto ad alcuna indennità ad eccezione del corrispettivo relativo alle nuove prestazioni. Tale variazione dell ammontare del servizio è giustificata dall eventuale modifica del budget messo a disposizione dell Ateneo. Sono a carico dell impresa, intendendosi remunerati con il corrispettivo contrattuale, tutti gli oneri e i rischi relativi alle attività e agli adempimenti occorrenti all integrale espletamento dell oggetto dell appalto. Con il prezzo offerto in sede di gara, la ditta ritiene compensati tutti gli oneri derivanti dalle presenti norme e tutto quanto occorra per fornire il servizio in ogni sua parte. L Amministrazione e l impresa aggiudicataria hanno la facoltà di convenire l affidamento di ulteriori prestazioni connesse all oggetto principale dell appalto e/o l affidamento di ulteriori servizi analoghi, in conformità alla legislazione vigente. Art.I.5. Pagamenti e fatturazione La fatturazione, relativa a ciascun lotto, avrà cadenza mensile posticipata e nelle fatture dovrà essere indicato l importo complessivo derivante dalla somma degli importi di ciascun servizio così determinati: Lotto 1 Servizio A Portineria, prima accoglienza e presidio sedi B Posta interna, spedizione della corrispondenza e altre commissioni C Allestimento e assistenza d aule D Assistenza presso le aule dotate di sistemi di videoconferenza Determinazione del corrispettivo Costo orario offerto dall appaltatore (di cui al modulo denominato ALLEGATO E OFFERTA ECONOMICA ) moltiplicato per l effettivo numero di ore prestate nel corso del mese fatturato (risultanti dal calendario comunicato annualmente aggiornato delle eventuali modifiche e dei servizi non precedentemente programmati nel calendario di cui al successivo art. III Aule magne ed aule per eventi richiesti dai referenti del servizio) Attivazione di videoconferenze in regime di compresenza (in presenza, nella medesima fascia oraria, di unità di personale già adibite ad altre attività/servizi fino ad un massimo di 4 terminali da gestire in contemporanea per sede) Servizio gratuito Attivazione di videoconferenze in regime di esclusività (in assenza di personale già adibito ad altre Costo orario offerto dall appaltatore (di cui al modulo denominato ALLEGATO E OFFERTA ECONOMICA ) moltiplicato per 6

7 E Sorveglianza, assistenza e gestione dei laboratori informatizzati F Assistenza reti e fonia G Assistenza tecnica amministrazione centrale H Assistenza tecnica amministrazione SiBA I Assistenza allo stabulario attività/servizi per sede e/o per fascia oraria o se il numero di terminali da gestire contemporaneamente è superiore a 4) Attivazione di videoconferenze in regime misto (sedi da collegare in videoconferenza con servizio a regime di esclusività e sedi con compresenza o per superamento soglia di 4 terminali contemporanei o per fasce orarie tra servizi non totalmente sovrapponibili) l effettivo numero di ore di videoconferenza per sede Costo orario offerto dall appaltatore (di cui al modulo denominato ALLEGATO E OFFERTA ECONOMICA ) moltiplicato per l effettivo numero di ore di videoconferenza per le sole sedi che prevedono unità di personale esclusivamente dedicate alla videoconferenza Costo orario offerto dall appaltatore (di cui al modulo denominato ALLEGATO E OFFERTA ECONOMICA ) moltiplicato per l effettivo numero di ore prestate nel corso del mese fatturato (risultanti dal calendario comunicato annualmente aggiornato delle eventuali modifiche introdotte dai referenti del servizio) Costo orario offerto dall appaltatore (di cui al modulo denominato ALLEGATO E OFFERTA ECONOMICA ) moltiplicato per l effettivo numero di ore prestate nel corso del mese fatturato (derivanti dagli orari di inizio e chiusura dell intervento registrati dal sistema informatizzato di supporto alla gestione) Costo orario offerto dall appaltatore (di cui al modulo denominato ALLEGATO E OFFERTA ECONOMICA ) moltiplicato per l effettivo numero di ore prestate nel corso del mese fatturato (risultanti dal calendario comunicato annualmente aggiornato delle eventuali modifiche introdotte dai referenti del servizio) Costo orario offerto dall appaltatore (di cui al modulo denominato ALLEGATO E OFFERTA ECONOMICA ) moltiplicato per l effettivo numero di ore prestate nel corso del mese fatturato (derivanti dagli orari di inizio e chiusura dell intervento registrati dal sistema informatizzato di supporto alla gestione) Costo orario offerto dall appaltatore (di cui al modulo denominato ALLEGATO E OFFERTA ECONOMICA ) moltiplicato per l effettivo numero di ore prestate nel corso del mese fatturato (risultanti dal calendario comunicato annualmente aggiornato delle eventuali modifiche introdotte dai referenti del servizio) Lotto 2 Costo orario offerto dall appaltatore (di cui al modulo denominato ALLEGATO E OFFERTA ECONOMICA ) moltiplicato per l effettivo numero di ore prestate nel corso del mese fatturato (risultanti dal calendario comunicato annualmente aggiornato delle eventuali modifiche introdotte dal referente del servizio) Le fatture esplicitate per ogni sede di Varese e Como (per il Lotto 1) e per ogni singola biblioteca (per il Lotto 2). dovranno essere indirizzate a: - Lotto 1: Settore Economato e Patrimonio, Ufficio Provveditorato e Cassa, Via Ravasi n. 2 Varese. - Lotto 2: Sistema Bibliotecario di Ateneo, Ufficio Contabilità e Bilancio, Via Ravasi n. 2 Varese. L appaltatore dovrà applicare l IVA ove prevista dalla normativa vigente. La liquidazione dei corrispettivi avverrà previa attestazione da parte degli SGL, del SIC e del SIBA (per il Lotto 1) e da parte del SIBA (per il Lotto 2) di avvenuta regolare esecuzione dei servizi oggetto dell appalto e previa acquisizione del DURC (Documento di regolarità contributiva) in corso di validità. 7

8 L attestazione di regolare fornitura per il lotto 1 da parte degli SGL, del SIC e del SIBA avverrà a fronte della verifica di congruità risultante da apposito prospetto che dovrà essere predisposto dall affidatario nel seguente modo: - Dettaglio numero ore per singola struttura e servizio (un documento specifico per la sede Varese e uno per la sede di Como); - Dettaglio numero ore per servizi con fatturazione a consumo (servizi D-F-H); - Dettaglio numero ore per servizi non precedentemente programmati nel calendario di cui al successivo Art. III Aule magne ed aule per eventi In caso di subappalto, la liquidazione dei corrispettivi avverrà esclusivamente nei confronti dell aggiudicatario del servizio. Fatto salvo quanto previsto dal successivo Art. I.14 Divieto di cessione del contratto e subappalto in caso di subappalto è fatto obbligo alla ditta appaltatrice di trasmettere, entro 20 giorni dalla data di ciascun pagamento effettuato, copie delle fatture quietanzate relative ai pagamenti corrisposti ai subappaltatori, con indicazione delle ritenute di garanzia effettuate. I pagamenti, salvi gli eventuali atti di autotutela dell'università, saranno effettuati dall'università degli Studi dell Insubria, entro 30 gg. dal ricevimento della fattura emessa mensilmente, in base ai corrispettivi prezzi contrattuali, con deduzione delle spese e/o penali delle quali la ditta appaltatrice fosse in debito verso l'università, indicando il codice CIG della gara. L Affidatario assumerà tutti gli obblighi di tracciabilità dei flussi finanziari di cui all articolo 3 della L. 136/2010 e successive modifiche, sia nei rapporti con l Università, sia nei rapporti con i subappaltatori e gli eventuali subcontraenti appartenenti alla filiera delle imprese del presente appalto. Tutti i pagamenti dovranno essere effettuati mediante conto corrente dedicato i cui estremi identificativi e i nominativi dei soggetti autorizzati ad operarvi dovranno essere comunicati dall Affidatario all Università prima della stipula del contratto. L affidatario si impegna a comunicare all Università ogni variazione dei predetti dati. L Affidatario sarà tenuto a pagare i propri dipendenti, consulenti, fornitori di beni e servizi rientranti tra le spese generali nonché gli acquisti di immobilizzazioni tecniche, tramite conto corrente dedicato, indicando il codice CIG della gara. Art.I.6. Oneri per l appaltatore e contratto collettivo L affidatario si impegna, nei confronti della totalità del personale posto alle sue dipendenze ed impiegato nell esecuzione del servizio, oggetto del presente appalto, a rispettare le disposizioni in tema di condizioni di lavoro. In particolare, nell organizzazione del servizio la ditta dovrà garantire il rispetto delle disposizioni di cui al D.Lgs. 66/03 "Attuazione delle direttive 93/104/CE e 2000/34/CE concernenti taluni aspetti dell'organizzazione dell'orario di lavoro". L impresa si obbliga ad applicare nei confronti dei lavoratori di cui sopra condizioni retributive non inferiori a quelle risultanti dal costo del lavoro in vigore alla data di pubblicazione del bando di gara, così come determinato dal Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali: - relativamente al Lotto 1 per il personale occupato nei servizi di cui alle lettere A, B, C e I con D.M. 23/5/2012 Costo medio orario, a livello nazionale, del personale dipendente da imprese esercenti servizi di pulizia, disinfestazione, servizi integrati/multiservizi con riferimento ai costi stabiliti a livello nazionale (mese di settembre 2012 per gli operai); - relativamente al Lotto 1 per il personale occupato nei servizi di cui alle lettere D, E, F, G, H con D.M. 19/5/2010 Costo medio orario per i dipendenti da aziende del terziario, della distribuzione e dei servizi con riferimento ai costi stabiliti a livello nazionale (mese di ottobre 2010 aziende da 16 a 50 dipendenti); - relativamente al Lotto 2 con D.M. 10/4/2013 Costo orario del lavoro per le lavoratrici e i lavoratori delle cooperative del settore socio-assistenziale-educativo e di inserimento lavorativo cooperative sociali con riferimento ai costi stabiliti a livello nazionale (mese di marzo 2013). Nel corso dell esecuzione del contratto l appaltatore è tenuto all adeguamento delle condizioni retributive in base alle nuove determinazioni relative al costo del lavoro del Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali. 8

9 L aggiudicataria, al fine di garantire la continuità occupazionale dei lavoratori e lo standard qualitativo del servizio, si impegna a riassumere senza cesure temporali e senza periodo di prova il personale attualmente operante nei servizi del presente appalto, qualora il personale medesimo sia intenzionato a proseguire l attività. Tale impegno sarà considerato assolto in sede di esecuzione contrattuale anche nel caso in cui l eventuale impresa subappaltatrice provveda all assunzione di parte del predetto personale. A titolo informativo il personale attualmente impiegato è così costituito: - Lotto 1 Nr. operatori Tipologia di contratto Inquadramento 5 Multiservizi 1 livello 39 Multiservizi 2 livello 1 Multiservizi 6 livello 5 Terziario 7 livello 1 Terziario 5 livello - Lotto 2 Nr. operatori Tipologia di contratto Inquadramento 10 Cooperative settore socio-sanitario-assistenziale-educativo B1 1 Cooperative settore socio-sanitario-assistenziale-educativo C1 2 Cooperative settore socio-sanitario-assistenziale-educativo D1 1 Cooperative settore socio-sanitario-assistenziale-educativo E1 L impresa aggiudicataria riceverà prima dell inizio del servizio l elenco nominativo degli addetti impiegati nel servizio in appalto con il relativo inquadramento e le ore contrattuali previste. L incorporazione nei ranghi dell appaltatore avverrà con estensione dai contratti di lavoro da quest ultimo applicati. Qualora il contratto collettivo applicato al dipendente sia il medesimo utilizzato dall impresa subentrante, quest ultima si impegna a garantire la continuità di trattamento senza alcuna variazione delle condizioni contrattuali. Qualora il contratto collettivo applicato al dipendente sia diverso da quello dell impresa subentrante quest ultima si impegna a collaborare con i sindacati per un esame della situazione al fine di armonizzare le disposizioni contrattuali a tutela del lavoratore. In caso di aggiudicazione da parte di cooperativa, ai lavoratori sarà garantito il diritto ad assumere la qualità di socio della cooperativa. Tutti i lavoratori suddetti devono essere assicurati presso l INAIL contro gli infortuni sul lavoro e presso l INPS per quanto riguarda le malattie e le assicurazioni sociali. La sorveglianza sanitaria di tutto il personale impiegato è a carico dell appaltatore. Entro 15 giorni dall avvio del servizio l affidatario dovrà trasmettere al Committente l elenco nominativo del personale impiegato, completo del numero di posizione assicurativa e contributiva. Tale documento dovrà essere aggiornato e trasmesso per ogni cessazione o nuova assunzione, contestualmente alla presa di servizio. Qualora venissero riscontrate o venissero denunciate, da parte dell Ispettorato del Lavoro, violazioni alle disposizioni sopra elencate, il Committente si riserva il diritto insindacabile di sospendere l emissione dei mandati di pagamento sino a quando l Ispettorato del Lavoro non abbia accertato che ai lavoratori sia stato corrisposto il dovuto ovvero che la vertenza sia stata risolta. Art.I.7. Clausola di gradimento del personale Il Fornitore deve impegnarsi a mantenere il turnover di tutti gli addetti nei limiti più bassi possibili. In particolare le figure professionali impiegate nei servizi F, G, H e I del Lotto 1 e nei servizi del Lotto 2 non potranno essere sostituite 9

10 senza il consenso dell Amministrazione nel corso dell esecuzione del contratto. In ogni caso l Amministrazione si riserva di chiedere a suo insindacabile giudizio al Fornitore la sostituzione (con altre figure professionali equivalenti) delle singole risorse messe a disposizione qualora le stesse non siano giudicate idonee allo svolgimento del servizio richiesto. Tale comunicazione sarà inviata con un preavviso di 15 giorni lavorativi; dopo tale termine, qualora non si sia provveduto alla sostituzione, si procederà ad applicare la penale di cui al successivo Art. I.11 Inadempienze della ditta e penali, punto 14. Art.I.8. Forza maggiore Nel caso di sospensione del servizio, determinata da causa di forza maggiore, in nessun modo imputabile a responsabilità, diretta o indiretta, dell affidatario, qualora detta sospensione sia comunicata e giustificata tempestivamente per iscritto all Università degli Studi dell Insubria, dando prova dell impossibilità dell esecuzione del servizio, non si procederà all applicazione di penali in capo all appaltatore. In ogni caso l Università non sarà tenuto a pagare quanto corrisponde al valore del mancato servizio. Art.I.9. Sicurezza L affidatario è tenuto al rispetto del D.Lgs. 81/08 in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro e, dove necessario, dovrà intervenire con personale appositamente formato in materia. Si precisa che, con riferimento alle disposizioni contenute nel D.Lgs. 81/08 nell appalto in oggetto non sussistono rischi da interferenze che richiedano misure preventive e protettive supplementari rispetto a quelle misure di sicurezza, a carico dell impresa, connesse ai rischi derivanti dalle proprie attività. Nella base d asta non sono pertanto computati gli oneri per la sicurezza non soggetti a ribasso derivanti da rischi specifici da interferenze. Ai sensi dell art. 26, comma 1, lettera b), del D.Lgs. 81/08, l Università degli Studi dell Insubria ha individuato i rischi esistenti negli ambienti in cui l affidatario è destinato ad operare e le misure di prevenzione e di emergenza adottate in relazione all attività dell Ateneo, nell Appendice A al Regolamento per la predisposizione del DUVRI disponibile sul sito internet dell Ateneo all indirizzo sezione Lavori, servizi e forniture. L appaltatore, prima della stipula del contratto, provvederà ad inviare presso i luoghi di lavoro oggetto dell'appalto, il proprio Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, di cui all'art. 31 del D.Lgs. 81/08, o suo delegato per una riunione di coordinamento al termine della quale verrà sottoscritto apposito verbale. Art.I.10. Responsabilità dell appaltatore e assicurazione L appaltatore dichiara e garantisce che è in grado di fornire i servizi oggetto della presente gara e che gli stessi saranno effettuati a regola d arte, conformemente a tutte le leggi ed i regolamenti applicabili al momento in cui verranno resi. L appaltatore userà la massima diligenza nella realizzazione del servizio, in considerazione dell importanza che questo riveste per l Università degli Studi dell Insubria. Nell effettuazione del servizio, l appaltatore dovrà ritenersi direttamente ed esclusivamente responsabile di ogni danno arrecato dal proprio personale, ai beni mobili ed immobili di proprietà dell Ateneo o comunque da quest ultimo detenuti o posseduti a diverso titolo. L appaltatore dovrà altresì ritenersi direttamente ed esclusivamente responsabile di ogni danno arrecato dal proprio personale a persone presenti, a vario titolo (corpo docente, personale amministrativo, studenti, ospiti, ecc.), negli ambienti dell Ateneo. A tal fine, a copertura dei rischi di cui ai precedenti commi, l appaltatore è tenuto alla stipula per l intera durata del contratto, di una polizza R.C.T. per un massimale di ,00 (tremilioni/00) per sinistro. In tale polizza, della quale dovrà essere prodotta copia ed inviata al Committente prima della stipulazione del contratto, l Università dovrà risultare espressamente inclusa nel novero dei terzi. L Università non potrà in alcun modo essere considerata depositaria delle attrezzature e dei materiali in genere di proprietà dell appaltatore che si trovino nei locali dell Università, per cui solo all appaltatore spetterà la loro custodia e conservazione, restando cosi l Università sollevata da ogni responsabilità per furti, danneggiamenti, incendi o altre 10

11 cause. Art.I.11. Inadempienze della ditta e penali L Università degli Studi dell Insubria si riserva la facoltà di comminare all aggiudicatario previa comunicazione scritta le seguenti penali: Identificativo Riferimento Inadempienza Penale Inadempienza Attività 1 A1 Ritardo apertura sede 1-15 min. 100 Euro 2 A1 Ritardo apertura sede min. 200 Euro 3 A1 Mancata apertura sede (oltre 30 min. ritardo) 400 Euro 4 A1 Mancata verifica impianti/antifurto 100 Euro 5 A2 Smarrimento chiavi, salvo il maggior danno 200 Euro 6 A3/B2/B3 Difformità nella consegna/movimentazione di materiale Da 50 a 500 Euro 7 A4 Mancata assistenza ai diversamente abili 100 Euro 8 B1 Mancata/ritardata spedizione/ritiro della corrispondenza, salvo il maggior danno 100 Euro a 200 Euro 9 C1/D1 Ritardo apertura aule/laboratori 1-15 min. 50 Euro 10 C1/D1 Ritardo apertura aule/laboratori min. 100 Euro 11 C1/D1 Mancata apertura aule/laboratori (oltre 30 min. ritardo) 200 Euro 12 Art. III.5 e art. IV.5 13 Art. III.5 e art. IV.5 Indisponibilità sistema informatizzato Ritardo consegna sistema informatizzato - 25 Euro per ogni mezz ora di indisponibilità giornaliera - 50 Euro per ogni ora di indisponibilità mensile Euro per ogni giorno di ritardo consegna 14 tutte Per ogni violazione delle disposizioni contrattuali, nonché per difformità o altre inadempienze diverse dall omissione del servizio Da 100,00 Euro ad Euro secondo la gravità dei casi L applicazione della penalità è preceduta da contestazione scritta (inviata anche a mezzo fax) dell inadempienza ad opera del Direttore dell esecuzione. L Impresa ha facoltà di presentare le proprie controdeduzioni scritte entro il termine di 10 (dieci) giorni solari dal ricevimento della contestazione. L importo della penale, nel caso in cui l Impresa non produca giustificazioni scritte, sempre nel rispetto del termine di 10 giorni solari, ovvero le stesse non siano ritenute congrue da parte del Responsabile Unico del Procedimento, è trattenuto direttamente in fase di liquidazione della fattura, previa comunicazione scritta all Impresa aggiudicataria. Art.I.12. Risoluzione Nel caso in cui sia rilevata una situazione di grave inadempimento, il Direttore dell esecuzione invierà all appaltatore, a mezzo raccomandata AR, diffida ad adempiere o a presentare le proprie controdeduzioni al Responsabile del Procedimento entro il termine di quindici giorni dalla ricezione. 1 I termini assoluti di indisponibilità verranno calcolati su un orario di esercizio (ore 7-19 dei giorni lavorativi) e quindi non su indisponibilità che dovessero occorrere (par incidenti e/o attività di riconfigurazione/backup) fuori da tale orario. 11

12 Se l affidatario non provvederà all adempimento nel termine predetto ovvero il Responsabile del Procedimento valuti negativamente le controdeduzioni, la Stazione appaltante procederà alla risoluzione di diritto del contratto, ai sensi dell art c.c., fatta salva l azione per il risarcimento del maggior danno subito compresa la maggior spesa sostenuta per affidare ad altra impresa il contratto ed ogni altra azione che l Amministrazione ritenesse opportuno intraprendere a tutela dei propri interessi. L Università ha il diritto di risolvere il contratto ex art c.c., mediante semplice lettera raccomandata, senza bisogno di messa in mora o di intervento dell Autorità Giudiziaria, nei seguenti casi: - emanazione di un provvedimento definitivo che dispone l applicazione di una o più misure di prevenzione di cui all art. 3 della L. 1423/1956 e art. 2 e seguenti della L. 575/1965; - sentenza di condanna passata in giudicato per frodi nei riguardi della stazione appaltante, di subappaltatori, di fornitori, di lavoratori o di altri soggetti comunque interessati al contratto; - violazione degli obblighi attinenti alla sicurezza sul lavoro; - servizio eseguito con personale non regolarmente assunto o contrattualizzato; - situazione di fallimento, concordato preventivo (salvo il caso di cui all art. 186 bis del R.D. 267/42) e liquidazione coatta amministrativa della ditta o nei cui riguardi sia in corso un procedimento per la dichiarazione di una di tali situazioni; - il mancato utilizzo da parte del Fornitore del conto corrente indicato al precedente Art. I.5 Pagamenti e Fatturazione per i movimenti finanziari relativi al presente contratto, secondo quanto disposto dall art. 3, comma 9-bis della legge n. 136/2010. La risoluzione del contratto comporta la perdita, in capo all appaltatore, della cauzione definitiva. Art.I.13. Recesso L Università degli Studi dell Insubria potrà recedere in qualunque momento dal contratto, anche se è stata iniziata l esecuzione del servizio, tenendo indenne l appaltatore delle spese sostenute, del servizio eseguito e del mancato guadagno, ai sensi dell art c.c. Art.I.14. Divieto di cessione del contratto e subappalto Non è ammessa la cessione del contratto, in tutto o in parte, a pena di nullità ai sensi dell art. 118, comma 1 del D.Lgs. 163/06. In caso di inadempimento da parte dell aggiudicatario degli obblighi di cui sopra, l Amministrazione, fermo restando il diritto al risarcimento del danno, ha facoltà di dichiarare risolto il contratto. È ammesso il subappalto nella misura non eccedente il 30% dell importo complessivo dell appalto, nel rispetto delle disposizioni di cui all art. 118 del D.Lgs. 163/06. Nel caso l impresa intenda avvalersi di tale possibilità dovrà indicarlo nell offerta, indicandone altresì la percentuale. Al fine di ottenere l autorizzazione al subappalto, è fatto obbligo all impresa di consegnare il contratto di subappalto unitamente alla certificazione attestante il possesso da parte del subappaltatore dei necessari requisiti e alla documentazione richiesta ai sensi dell art. 118 del D.Lgs. 163/06, almeno 20 giorni prima dell inizio effettivo delle prestazioni. In caso di subappalto l Università verificherà in occasione di ogni pagamento all appaltatore e con interventi di controllo ulteriori, l assolvimento, da parte dello stesso, degli obblighi relativi alla tracciabilità dei flussi finanziari di cui all art. 3 della L. n. 136/2010. Art.I.15. Revisione dei prezzi I prezzi applicati in sede di aggiudicazione rimarranno invariati per il primo anno contrattuale. Ai sensi dell art.115 del D.Lgs 163/06 la ditta aggiudicataria avrà facoltà di richiedere, senza effetto retroattivo, un adeguamento dei prezzi a partire dal secondo anno del periodo contrattuale. L eventuale richiesta di revisione dei prezzi per l annualità successiva dovrà pervenire esclusivamente per scritto entro 12

13 il 30 novembre di ogni anno. La revisione dei prezzi avverrà sulla base di un istruttoria condotta dal Direttore dell esecuzione. A tale scopo, la ditta appaltatrice dovrà produrre la documentazione atta ad indicare le motivazioni e i documenti giustificativi che inducono la stessa a richiedere l aumento dei prezzi. In attesa dell attivazione della rilevazione di cui all art. 7, comma 5 del D.Lgs. 163/06, i prezzi verranno aggiornati in conformità alle variazioni dell Indice ISTAT dei prezzi al consumo per le famiglie di operai e impiegati (FOI), prendendo come riferimento le variazioni percentuali del mese di dicembre rispetto allo stesso mese dell'anno precedente. Art.I.16. Controversie e foro competente Qualunque contestazione dovesse eventualmente sorgere nel corso dell esecuzione contratto, non si ammetterà alcun diritto in capo all appaltatore di sospendere unilateralmente il servizio, né di procedere alla riduzione o alla modificazione del medesimo. Per tutte le controversie che dovesse insorgere circa l interpretazione, l esecuzione o la risoluzione del contratto, sarà competente il Foro di Varese. Ai sensi dell art. 241 comma 1-bis D.Lgs. 163/2006 si dichiara che il contratto conseguente all aggiudicazione definitiva non conterrà clausola compromissoria. Art.I.17. Oneri e spese contrattuali A carico dell impresa che risulterà aggiudicataria del servizio graveranno le spese di bollo, i diritti e le spese di registrazione del contratto nonché ogni altro onere fiscale presente o futuro che per legge non sia inderogabilmente posto a carico dell Amministrazione Appaltante. Art.I.18. Tutela della Privacy L impresa ha l obbligo di agire in modo che il personale dipendente, incaricato di effettuare le prestazioni contrattuali, mantenga riservati i dati e le informazioni di cui venga in possesso, non li divulghi e non ne faccia oggetto di sfruttamento. L impresa ha inoltre l obbligo di trattare i dati personali di cui verrà a conoscenza nell esecuzione del contratto in qualità di responsabile, assicurando il rispetto di tutte le prescrizioni di legge e con gli obblighi civili e penali conseguenti. I soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati sono: a) il personale interno dell amministrazione universitaria implicato nel procedimento; b) ogni altro soggetto che vi abbia diritto, ai sensi della L. 241/90 e s.m.i. e del D.Lgs. 196/03. L impresa è responsabile per l esatta osservanza degli obblighi di segretezza anzidetti da parte dei propri dipendenti e collaboratori. In caso di inosservanza degli obblighi di riservatezza, l Università ha la facoltà di dichiarare risolto di diritto il presente contratto, fermo restando che l impresa sarà tenuta a risarcire tutti i danni che dovessero derivare all Università. L impresa potrà citare i termini essenziali del presente contratto esclusivamente nei casi in cui ciò fosse condizione necessaria per la partecipazione dell impresa stessa a gare e appalti. Le parti comunicheranno, prima della sottoscrizione del contratto, le informazioni di cui all art. 13 del D.Lgs. 196/03, circa il trattamento dei dati personali conferiti per l esecuzione del contratto stesso, nonché di essere a conoscenza dei diritti che spettano loro in virtù dell art. 7 della citata normativa. L Università tratta i dati ad esso forniti esclusivamente per la gestione dell appalto e la sua esecuzione, per l adempimento degli obblighi legali ad esso connessi, nonché per fini di studio, statistici e gestionali. Le parti si impegnano ad improntare il trattamento dei dati a principi di correttezza, liceità e trasparenza nel pieno rispetto di quanto definito dal citato D.Lgs. 196/03, con particolare attenzione a quanto prescritto riguardo alle misure minime di sicurezza da adottare. 13

14 TITOLO II. ALTRE DISPOSIZIONI DI CARATTERE GENERALI Art.II.1. Condizioni minime di esecuzione del servizio Le indicazioni fornite nel presente capitolato devono intendersi quali requisiti minimi che l offerta di ogni singolo concorrente deve soddisfare per essere considerata valida. Le ditte concorrenti possono pertanto proporre servizi aggiuntivi rispetto a quanto previsto nel presente documento, senza che ciò comporti oneri ulteriori per l Ateneo. Art.II.2. Modifiche dei servizi e variazioni L Ateneo si riserva il diritto di modificare, all interno di ognuno dei due lotti, le dimensioni massime dei singoli servizi di seguito elencati (attivazione/dismissione di sedi) o di variarne la distribuzione tra le sedi (edifici, laboratori informatizzati, biblioteche), previa comunicazione via fax all impresa e, comunque, entro il limite del corrispettivo contrattuale complessivo. L'appaltatore ha l'obbligo di eseguire tutte le variazioni ritenute opportune dalla stazione appaltante per garantire il corretto svolgimento del servizio, senza alcuna pretesa di indennizzo. Nessuna variazione può essere introdotta dall'appaltatore se non è preventivamente approvata per iscritto dai Referenti dei Servizi per il Lotto 1 e dal Direttore del SiBA per il Lotto 2, di seguito specificati. L Ateneo si riserva la facoltà di sospendere/estendere temporaneamente il servizio oggetto del presente appalto, in base a proprie esigenze funzionali, quali, a titolo meramente esemplificativo, l'esecuzione di lavori di modifica o straordinaria manutenzione ai locali o agli impianti o altre motivate ragioni. L ammontare delle variazioni, intese come sospensioni e modifiche apportate al servizio, incluso l inserimento di nuove strutture dell Ateneo, verrà retribuito sulla base del prezzo orario offerto in sede di gara, che rimarrà fisso per l intera durata del contratto, salvo quanto previsto dal precedente Art.I.15 Revisione dei prezzi. Art.II.3. Esecuzione dei servizi e valutazione delle prestazioni L affidatario dovrà svolgere i servizi di cui al presente capitolato con organizzazione dei mezzi necessari e gestione a proprio rischio ai sensi dell art c.c.. L appaltatore, nell ambito della propria autonoma organizzazione, eserciterà il potere direttivo, disciplinare, di formazione e di istruzione professionale nei confronti dei propri dipendenti e controllerà le modalità di svolgimento delle singole prestazioni. L'esecuzione dei servizi deve rispettare i seguenti principi generali: a) tutela, conservazione e ordinata custodia delle attrezzature e dei materiali affidati; b) immediata erogazione del servizio all'utente presente e riduzione al minimo dei periodi di attesa; c) puntuale conoscenza da parte degli addetti dei Regolamenti di competenza, delle attività loro richieste e dell organizzazione dell Università in generale; d) massima cortesia e disponibilità nei confronti degli utenti all atto dell erogazione dei servizi; e) adeguata conoscenza da parte degli addetti dei piani di emergenza adottati dall Ateneo. La ditta appaltatrice dovrà fornire idonea documentazione attestante la partecipazione e l idoneità tecnica, relativa ai corsi di formazione previsti all Art.III.6 Personale e all Art.IV.8 Personale. Il materiale documentario, il materiale di consumo, i registri e le attrezzature dovranno risultare perfettamente ordinati e pronti per l'erogazione del servizio all'inizio dell'orario di apertura delle aule, delle biblioteche e degli edifici. La ditta appaltatrice risponde di ogni forma di danneggiamento, furto, mancata restituzione dei beni e dei volumi dovuta a negligenza nella sorveglianza degli utenti e nel rispetto delle procedure. Le modalità di consegna, custodia e deposito delle chiavi e il loro elenco saranno concordati e sottoscritti da entrambe le parti. È fatto assoluto divieto di eseguire copia di tali chiavi. Per quanto riguarda la valutazione delle prestazioni, i Referenti dei servizi controlleranno, anche tramite propri 14

15 delegati, tempi e modalità di esecuzione e provvederanno a rilasciare mensilmente un attestazione di regolare svolgimento del servizio stesso, necessario per la liquidazione delle fatture. Art.II.4. Uso delle macchine, attrezzature, materiali di consumo, locali, energia, linee telefoniche e di trasmissione dati La ditta, per lo svolgimento del servizio di cui al presente appalto, dovrà dotare il proprio personale di tutte le macchine, attrezzature, materiali di consumo necessari per lo svolgimento delle attività richieste, salvo nel caso in cui sia previsto l utilizzo della dotazione tecnologica dell Ateneo. In particolare, il personale della ditta appaltatrice è tenuto, nel caso di utilizzo della dotazione tecnologica dell Ateneo, a: - mantenere in stato ottimale di funzionamento e di ordine gli spazi, le macchine e le attrezzature affidategli per l'espletamento del servizio; - utilizzare i locali, le macchine, le attrezzature, i materiali di consumo, l'energia elettrica, le linee telefoniche e di trasmissione dati esclusivamente per le attività oggetto del presente contratto e secondo le modalità concordate con i Referenti di ciascun servizio; In ogni caso il personale della ditta appaltatrice è tenuto a: - non abbandonare materiali personali nei locali di svolgimento dei servizio; - impedire l'accesso ai locali non aperti al pubblico a persone non autorizzate. 15

16 TITOLO III. SPECIFICHE TECNICHE - LOTTO 1 ASSISTENZA TECNICO- INFORMATICA E SORVEGLIANZA Art.III.1. Struttura organizzativa L Università degli Studi dell Insubria è un Ateneo a rete bipolare con due sedi principali in Varese e in Como e strutture periferiche presso le quali vengono erogati servizi per la ricerca e la didattica (Dipartimenti e Scuole) e servizi di supporto agli stessi. Le sedi sono meglio specificate nella successiva Tabella 1. Le attività relative al presente Lotto vengono coordinate dagli SGL, dal SIC e dall Ufficio Provveditorato e Cassa: - Gli SGL, afferenti all Amministrazione Centrale Settore Economato e Patrimonio, sono articolati in due sezioni (Varese e Como). Ogni sezione coordina i servizi delle altre strutture periferiche di competenza geografica. - Il SIC gestisce, progetta ed eroga servizi informatici, di telecomunicazioni e di comunicazione per le strutture ed il personale dell'ateneo. I servizi informatici sono erogati principalmente per l'amministrazione Centrale, gli altri due tipi di servizi sono rivolti a tutte le strutture. Le strutture didattiche e di ricerca provvedono in autonomia ai propri servizi informatici. - L Ufficio Provveditorato e Cassa, afferente all Amministrazione Centrale Settore Economato e Patrimonio, è articolato in due sezioni (Varese e Como). Ogni sezione coordina, tra l altro, il servizio di posta interna ed esterna per la sede di competenza. Art.III.2. Servizi Previsti I servizi verranno svolti secondo le modalità descritte nei successivi articoli. L entità e la tipologia dei servizi potrà variare in base al mutare delle esigenze organizzative. Tali variazioni verranno opportunamente comunicate dai Referenti del servizio, di seguito specificati, all impresa appaltatrice. L affidatario, nell ambito della propria autonoma organizzazione, dovrà mettere a disposizione del personale tutti i mezzi necessari per assicurare la più tempestiva ed efficace circolazione delle informazioni tra il Coordinatore generale del servizio ed il personale dell appaltatore (es: telefoni cellulari, ricetrasmittenti, ecc.). A. SERVIZIO DI PORTINERIA, PRIMA ACCOGLIENZA E PRESIDIO SEDI Per tale servizio i Referenti sono i Responsabili degli SGL di sede. Il servizio di portineria e presidio consiste nell apertura e chiusura delle sedi, nel presidio degli ingressi e dei locali nonché nell accoglienza degli utenti. L Ateneo fornirà l accesso, per gli addetti alla portineria/presidio, a postazioni informatiche distribuite nelle sedi e nelle strutture in cui dovrà essere svolto il servizio. Per specifiche tecniche hardware e software si rimanda all allegato A Distribuzione delle postazioni nelle sedi e specifiche tecniche. Tali postazioni avranno la possibilità di stampa. La gestione di queste postazioni è ricompresa nel servizio di cui al successivo punto E Servizio di sorveglianza, assistenza e gestione dei laboratori informatizzati a carico dell Ufficio Provveditorato e Cassa per quanto riguarda il materiale consumabile (toner, carta, ecc.). Da queste postazioni sarà possibile accedere esclusivamente alle pagine internet del sistema informativo di supporto alla gestione dell affidatario di cui al successivo Art. III.5 Sistema informatizzato di supporto alla gestione e alle pagine dei server web dell Ateneo (*.uninsubria.it e *.uninsubria.eu). Il software installato dovrà essere minimale e limitato al sistema operativo, ai viewer per Microsoft Office e Adobe Acrobat; eventuali altri software da installare dovranno essere preventivamente concordati con il Centro SIC. Eventuali abusi sulla rete dati provenienti da tali calcolatori saranno imputati all operatore in servizio al momento dell abuso, risultante dal sistema informatizzato di supporto alla gestione. Le postazioni utente dovranno essere 16

17 dotate di un sistema di autenticazione, eventualmente integrato con il sistema di Ateneo (integrazione da concordare e pianificare in accordo con il Centro SIC- Rif. Allegato B Sistemi di Autenticazione di Ateneo ), e gli utenti dovranno essere dotati di credenziali personali ed incedibili. A.1 APERTURA, CHIUSURA PORTINERIA E PRESIDIO DELLE SEDI L operatore provvederà all apertura/chiusura degli edifici secondo gli orari di cui alla Tabella 1, alla verifica del funzionamento dei sistemi di sicurezza (antintrusione e antincendio), all attivazione/disattivazione dei relativi impianti di allarme antifurto ed antintrusione (ove presenti) e all accensione/spegnimento degli impianti elettrici se necessario. L operatore è tenuto a verificare che le persone che accedono alle strutture ne abbiano interesse. Nella chiusura delle sedi l operatore di portineria/presidio attiverà le procedure di deflusso degli utenti quindici minuti prima per permettere la verifica ed il controllo degli spazi di sede. Il personale strutturato potrà uscire dalla sede entro l orario di chiusura previsto. Ove necessario, l operatore dovrà altresì provvedere a semplici operazioni finalizzate al mantenimento in buono stato degli ambienti (interni ed esterni) presidiati. Nel caso in cui è richiesto il servizio di sola portineria l operatore dovrà essere presente in modo costante e continuativo nello spazio adibito a portineria durante tutta la fascia oraria indicata nella Tabella 1, salvo casi di emergenza. L operatore collaborerà con le competenti strutture dell Ateneo nella gestione delle emergenze e nell evacuazione delle persone che a vario titolo si trovano all interno dell Università, secondo le informazioni fornite dall Ateneo medesimo. A.2 CUSTODIA E GESTIONE DELLE CHIAVI L operatore provvederà a distribuire alle persone autorizzate (personale docente, tecnico/amministrativo e soggetti autorizzati per iscritto dall Ateneo), richiedendo se necessario l esibizione di documento di riconoscimento, le chiavi di aule, locali tecnici, ecc.. I Responsabili degli SGL forniranno, tramite il sistema informatizzato di supporto alla gestione (v. Art.III.5 Sistema informatizzato di supporto alla gestione ), l elenco dei soggetti autorizzati alla detenzione delle chiavi. È fatto assoluto divieto di eseguire copia delle chiavi. La movimentazione delle chiavi dovrà essere annotata su apposito registro presso le postazioni dell affidatario di ciascun edificio. A.3 CORRISPONDENZA IN PORTINERIA/PRESIDIO Al ricevimento della corrispondenza in arrivo mediante posta interna, posta raccomandata o corriere l affidatario dovrà provvedere: alla verifica del destinatario e, nel caso di errata consegna, al rinvio al mittente; allo smistamento nell eventuale casellario; all eventuale apposizione di firma sulla modulistica del vettore e fotocopia del documento medesimo; alla custodia di pacchi presso la portineria/presidio e alla contestuale segnalazione dell arrivo degli stessi al ricevente e provvedere ad opportuni solleciti nel caso di mancato ritiro. A.4 PRIMA ACCOGLIENZA La portineria/presidio costituisce il primo contatto dell utente, a cui fornisce le informazioni richieste. Le operazioni previste per questa attività sono: ricevimento di fornitori, manutentori, ecc.; indicazione della dislocazione di spazi didattici, uffici, ecc.; informazioni riguardanti le attività didattiche (corsi, convegni, seminari, ecc.); distribuzione di eventuale modulistica e materiale informativo; ove previsto, gestione del posto operatore telefonico della sede: smistamento di telefonate in arrivo a interni 17

18 della propria sede e delle altre sedi; gestione delle bacheche delle sedi con aggiornamento delle affissioni secondo le indicazioni dei Responsabili degli SGL; assistenza a utenti, studenti e personale diversamente abili per favorire l accesso agli edifici dell Ateneo e la loro mobilità all interno degli edifici stessi. A.5 SERVIZIO BIKE INSUBRIA L Università offre agli studenti e a tutto il personale dell Ateneo un servizio gratuito di noleggio biciclette denominato Bike Insubria. L affidatario dovrà provvedere alle seguenti attività nelle sedi ove è previsto il servizio: custodia delle chiavi/codici dei lucchetti; consegna e ritiro delle biciclette previa registrazione in apposito registro e verifica della funzionalità del mezzo; manutenzione ordinaria delle biciclette (es. pressione degli pneumatici, controllo dei freni, pulizia, lubrificazione degli ingranaggi, ecc.) segnalazione dei guasti all Ufficio Provveditorato e Cassa; comunicazione all Ufficio Relazioni con il Pubblico delle statistiche di utilizzo. B. SERVIZIO DI POSTA INTERNA, SPEDIZIONE DELLA CORRISPONDENZA E ALTRE COMMISSIONI I Referenti per questo servizio sono i Responsabili di sede dell Ufficio Provveditorato e Cassa. Per le attività di seguito elencate l appaltatore deve avvalersi di veicoli propri, in misura adeguata a garantire le prestazioni richieste. B.1 POSTA ESTERNA/INTERNA Nell espletamento di questa attività l appaltatore in accordo con i referenti del servizio dovrà garantire quotidianamente: la preparazione dei plichi e dei pacchi per la spedizione; l affrancatura con attrezzatura fornita dall Ateneo della corrispondenza in uscita e verifica dei requisiti essenziali per la spedizione; la consegna ed il ritiro di tutta la posta da depositare o depositata presso gli uffici di Poste Italiane; la circolazione/distribuzione della posta tra i centri di raccolta di via Ravasi e Palazzo Natta e le strutture periferiche dell Ateneo; la consegna della posta dalla sede di Varese alla sede di Como e viceversa. Per le sedi di Saronno e Busto Arsizio le consegne devono essere concordate con l Ufficio Provveditorato e Cassa, sezione di Varese con cadenza almeno bisettimanale. comunicazione dati statistici relativi al servizio postale (importi, nr. plichi spediti, ecc.) Tra le attività previste potrà essere richiesta la plastificazione di documenti e la fascicolazione degli stessi con attrezzatura fornita dall Ateneo. B.2 COMMISSIONI INTERNE ED ESTERNE Nel servizio si intendono comprese delle commissioni per conto dell Ateneo (quali consegna/ritiro di plichi ad altre sedi, enti esterni o fornitori), che verranno inserite nella programmazione generale del servizio nonché lo spostamento di arredi o di altro materiale di piccola entità. B.3 ASSISTENZA PER FIERE E CONGRESSI Su richiesta dell Ufficio Provveditorato e Cassa potrà essere richiesta l assistenza per fiere e congressi cui l Ateneo intende partecipare. In particolare l appaltatore dovrà garantire: 18

19 eventuale preparazione dei colli e ritiro degli stessi per la spedizione; cooperazione con il soggetto organizzatore per date e orari di consegna secondo orari comunicati dall Università; recapito del materiale presso lo spazio espositivo; eventuale collaborazione all'allestimento dello stand fornito dall Ateneo e al suo eventuale smontaggio; ritiro del materiale e riconsegna dello stesso all Ateneo. Nel servizio si intendono compresi il trasporto di materiale e l eventuale montaggio e smontaggio dello stand. Per assistenza a fiere e congressi al di fuori dei limiti territoriali delle Province di Varese e Como verrà riconosciuto all appaltatore un rimborso per ogni chilometro percorso sulla base delle tariffe ACI. C. SERVIZIO DI ALLESTIMENTO E ASSISTENZA D AULA Per tale servizio i Referenti sono i Responsabili degli SGL di sede. C.1 APERTURA E CHIUSURA AULA Ove previsto l affidatario dovrà provvedere all apertura, alla chiusura e all eventuale annotazione su appositi registri d uso dell aula. Se per accedere alle aule fosse necessario disattivare/attivare sistemi di allarme e assimilabili si dovrà fare riferimento a quanto specificato nel servizio A Servizio di portineria, prima accoglienza e presidio sedi. C.2 DISTRIBUZIONE E USO DELLE ATTREZZATURE DIDATTICHE E ASSISTENZA TECNICA Prima dello svolgimento dell attività didattica l appaltatore dovrà assicurarsi che le attrezzature ed i materiali siano presenti e fruibili negli spazi dedicati. La consegna e il ritiro, ove previsti, del materiale saranno annotate in apposito registro. L appaltatore dovrà inoltre fornire assistenza agli utenti relativamente a: installazione e temporanea assistenza tecnica di base delle attrezzature presso le aule, connessione dei collegamenti necessari (alimentazione, connessioni audio-video alle installazioni ed impianti fissi) e verifica del loro pieno funzionamento; controllo e/o sostituzione di batterie nei telecomandi; controllo e/o sostituzione di lampadine nelle attrezzature (videoproiettori, lavagne luminose, etc.); verifica di malfunzionamenti delle attrezzature e, al riscontro di problematiche di maggiori entità, eventuale rinvio a tecnici e/o ai Referenti del servizio; pulizia mensile dei filtri dei videoproiettori con aspirazione meccanica; l appaltatore dovrà provvedere alla fornitura delle attrezzature necessarie (scale comprese). Le suddette attività saranno svolte in aula per il tempo strettamente necessario al loro svolgimento; non potranno essere richieste attività di supporto per l intera durata dell utilizzo delle apparecchiature. Potrà essere richiesto un servizio di assistenza tecnica durante le sessioni di laurea a supporto dei laureandi o in altre attività che ne richiedessero il servizio. Il mantenimento in piena efficienza del software del calcolatore d aula sarà a carico dell affidatario e dovrà essere garantita con tecniche analoghe a quelle previste per il punto E.4 Gestione software della dotazione tecnologica nel paragrafo E. SERVIZIO DI SORVEGLIANZA, ASSISTENZA E GESTIONE DEI LABORATORI INFORMATIZZATI. Anche per la parte di autenticazione ci si dovrà attenere alle disposizioni previste nella sezione E.6 Gestione dell accesso alle postazioni. In caso di guasto hardware ci si dovrà interfacciare con i Referenti degli SGL. C.3 ALLESTIMENTO SPAZI Il servizio di allestimento spazi consiste nella preparazione delle aule e degli spazi comuni all interno delle sedi 19

20 universitarie per consentire lo svolgimento delle attività dell Ateneo e comprende il ripristino degli stessi a fine attività/evento. Per attività di Ateneo si intendono le attività istituzionali (corsi, esami di profitto, seminari, laboratori, esami di stato, lauree, ecc.), definite dal calendario didattico ed altre attività autorizzate dagli organi dell Università (concerti, convegni, mostre, ecc.). In occasione di particolari manifestazioni potrà essere anche richiesto un servizio di guardaroba e di prima accoglienza. L appaltatore dovrà erogare, su richiesta, altre attività analoghe ritenute necessarie per le operazioni di supporto a quanto specificato sopra. D. SERVIZIO DI ASSISTENZA PRESSO LE AULE DOTATE DI SISTEMI DI VIDEOCONFERENZA Per tale servizio il Referente è il SIC Settore Comunicazione e Didattica. L Ateneo utilizza strumenti videoconferenza a supporto della didattica, della ricerca, dell amministrazione e per la valorizzazione di eventi, concerti e seminari. Le attività ricomprese nel servizio sono le seguenti: D.1 APERTURA E CHIUSURA AULA Ove previsto, l affidatario dovrà provvedere all apertura/chiusura dell aula dotata di sistemi di videoconferenza e all eventuale annotazione del relativo uso su appositi registri. Se per accedere alle aule di videoconferenza fosse necessario disattivare/attivare sistemi di allarme e assimilabili si dovrà fare riferimento a quanto specificato nel servizio A Servizio di portineria, prima accoglienza e presidio sedi. Gli addetti al servizio dovranno avere la possibilità di accedere all aula per l accensione delle apparecchiature di videoconferenza con il massimo anticipo possibile (compatibilmente con le altre esigenze didattiche) rispetto all inizio della lezione per avere il tempo necessario per gestire e risolvere eventuali problematiche e per ottimizzare l attivazione simultanea di più collegamenti su singola sede. D.2 ACCENSIONE DELLE APPARECCHIATURE DI VIDEOCONFERENZA (TERMINALI) E ACCESSORI Le apparecchiature di videoconferenza e le eventuali attrezzature in dotazione (monitor lcd, tablet pc, ecc.) devono rimanere accese solo per il periodo di utilizzo. È necessario innanzitutto accendere il terminale di videoconferenza e i dispositivi di input/output ad esso collegati, per esempio monitor tv e computer. Successivamente si potrà procedere all accensione degli impianti di sala quali amplificatori, mixer, radiomicrofoni e proiettore. D.3 DIAGNOSTICA DEL SISTEMA Una volta che il sistema sarà acceso e funzionante sarà necessario effettuare una breve diagnostica locale per verificare che tutti i dispositivi stiano funzionando correttamente. Quindi sarà necessario controllare che ogni dispositivo di output riceva il segnale desiderato, che i microfoni e le casse siano funzionanti, che la rete sia collegata e che il dispositivo sia in grado di effettuare chiamate. In caso uno di questi test dovesse fallire e l addetto non fosse in grado di risolvere in autonomia sarà necessario attivare tempestivamente un processo di escalation tecnica come specificato al successivo Art. III.3.8 Gestione degli incidenti. D.4 GESTIONE DELLE CHIAMATE Se tutti i precedenti requisiti saranno soddisfatti sarà possibile effettuare la chiamata in base alle istruzioni ricevute dai tecnici del centro SIC oppure ricevere la chiamata da un terminale remoto. Non appena il collegamento sarà attivo è necessario effettuare subito un test che consiste nell interagire con il tecnico remoto per controllare che i segnali audio e video siano correttamente inviati e ricevuti. Inoltre è necessario testare l invio del segnale video del computer dalla sede dove sarà presente il docente. 20

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