CASE STUDY. Accordo Quadro Servizi di Gestione Integrata delle Trasferte di Lavoro Edizione 2. Francesco Pisegna Category Travel Manager Consip S.p.A.

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1 CASE STUDY Accordo Quadro Servizi di Gestione Integrata delle Trasferte di Lavoro Edizione 2 Francesco Pisegna Category Travel Manager Consip S.p.A. 1

2 La gestione integrata delle trasferte di lavoro Caratteristiche dell Accordo Quadro L organizzazione di spostamenti e/o di soggiorni per motivi di lavoro dei dipendenti delle PP.AA. richiede sempre più una gestione integrata, con a corollario ulteriori servizi di supporto, da parte di Agenzie di Viaggio, specializzate nel Business Travel, che assolvono un ruolo di vera e propria consulenza personalizzata rivolta al Cliente. Servizio integrato Biglietteria aerea Cancellazioni biglietteria Rilascio visti e passaporti Biglietteria ferroviaria Rimborsi biglietteria Noleggio veicoli Biglietteria marittima Prenotazione pernottamenti alberghieri Reportistica di base Integrazione con feeder esterni Supporto ai processi d i Travel Management Benchmarking con altre realtà Servizi di supporto Gestione dei reclami Organizzazione di convegni e meeting Organizzazione di videoconferenze Soluzioni IT gestionali (integrazione smartphone, nota spese elettroniche, ) 2

3 Lo strumento proposto - L Accordo Quadro Caratteristiche dell Accordo Quadro Le evidenze emerse nello studio di fattibilità, condotto attraverso l analisi della domanda (in particolare delle esigenze e dei volumi in gioco eterogenei per piccole e grandi PP.AA.) e l analisi del mercato, hanno suggerito quale migliore strumento contrattuale l istituto dell Accordo Quadro con più fornitori e a condizioni non tutte fissate sulla base di quanto definito negli art. 3 e 59 del Codice degli Appalti (D.Lgs 163/2006). La procedura di aggiudicazione di tale tipologia di Accordi Quadro assume un carattere bi-fasico, prevedendo due fasi distinte per la selezione del fornitore: l Accordo Quadro (AQ) e l Appalto Specifico (AS). Strumento proposto Consip 1 ACCORDO QUADRO 2 Gara pubblica per la selezione dei migliori fornitori sulla base di alcuni o tutti gli aspetti della fornitura. Singola Amministrazione APPALTO SPECIFICO Procedura concorrenziale richiesta da ogni singola Amministrazione, nella quale gli Aggiudicatari della I^ Fase presentano offerte specifiche per completare l offerta iniziale, attraverso il rilancio su alcuni o tutti gli aspetti della fornitura. N-k Aggiudicatari Fornitore Servizi selezionati dall Amministrazione 3

4 Servizi Base Caratteristiche dell Accordo Quadro I servizi offerti in gara Nella presente iniziativa sono stati messi a gara i servizi di agenzia viaggi, accessibili attraverso i canali on-line e off-line, distinti in servizi base e servizi opzionali. Servizio Standard per gestione biglietteria (1) Canali di Accesso ON-LINE (Travel Tool) OFF-LINE ( , Fax, Telefono) Servizio Urgente per gestione biglietteria (1) Servizio emergenze per gestione biglietteria (1) (accesso al servizi di agenzia fuori orario lavorativo e all estero, servizio h24) Rimborso di titoli di viaggio e voucher Rilascio Visti Servizio Business Travel Center, team allocato nella sede dell AdV e dedicato all assistenza e alla gestione delle richieste di trasferta e di informazioni Reportistica Fatturazione Servizio Reclami Servizio di controllo su tariffe aeree con gestione da società terza Customer satisfaction Servizi Opzionali Inplant (ulteriore Canale di Accesso OFF-LINE), team distaccato all'interno sedi delle singole PP.AA. E dedicato alla assistenza e alla gestione delle trasferte Self Booking Tool (ulteriore Canale di Accesso ON-LINE), applicativo per la gestione delle prenotazioni personalizzate del viaggiatore Servizio di organizzazione videoconferenza Servizio di organizzazione di meeting Servizio di supporto ai processi di Travel Management, per re-ingegnerizzazione processi Servizio di Recupero IVA Servizio di gestione della mobilità (1) Prenotazione, emissione, consegna, cambio e cancellazione di: titoli di viaggio (aerei, ferroviari e marittimi) e voucher (alberghieri e per noleggio veicoli) attraverso il canale online o offline. 4

5 Aspetti della sostenibilità Obiettivi e Soluzioni legate alla sostenibilità Definizione in Strategia di gara Con la presente iniziativa, Consip in fase di strategia di gara ha posto il raggiungimento dei seguenti obiettivi attraverso l introduzione di diverse soluzioni: OBIETTIVI SOLUZIONI SB Sostenibilità nei Servizi Base ovvero definizione delle caratteristiche minime della prestazione di servizi diretti all organizzazione della trasferta per l individuazione, tra le opzioni di spostamento e/o pernottamento, dell alternativa di viaggio più sostenibile sia da un punto di vista ambientale che economico SO Sostenibilità nei Servizi Opzionali ovvero definizione delle caratteristiche minime della prestazione di servizi accessori all organizzazione della trasferta (come l organizzazione di meeting, l organizzazione di videoconferenze, etc.) che comportino il minor impatto ambientale RIDUZIONE TEMPI DI SPOSTAMENTO RIDUZIONE EMISSIONI INQUINANTI RIDUZIONE PRESSIONE RISORSE NATURALI E ENERGEGETICHE 1) Definizione di criteri di ricerca di strutture alberghiere green 2) Le proposte per il noleggio di veicoli devono essere conformi ai «CAM Veicoli» 3) Definizione di misure riconducibili al calcolo delle emissioni inquinanti legate agli spostamenti 4) Definizione del servizio di Gestione della Mobilità 5) Definizione del servizio di organizzazione di una sessione di videoconferenza, come alternativa all organizzazione della trasferta 6) Le proposte per i servizi ristorativi, all interno dell organizzazione di meeting, devono essere conformi ai «CAM Ristorazione Collettiva» 5

6 Aspetti della sostenibilità Soluzioni legate alla sostenibilità Implementazione in gara (1/2) Attraverso il confronto con il mercato, Consip ha declinato, in fase di stesura della documentazione di gara, le soluzioni individuate in strategia cercando l equilibrio tra sostenibilità tecnica e economica: 1 Strutture alberghiere green Il Fornitore è tenuto a proporre almeno una struttura green. E considerato green il servizio di ricettività turistica svolto presso strutture in possesso di almeno uno dei seguenti requisiti: ecoetichetta Eco-label (Decisione 2009/578/CE) o Nordic Swan (ver. 3.4) o di qualsiasi altra etichetta ISO (tipo I) equivalente; certificazione UNI EN ISO 14001; registrazione EMAS. 2 Veicoli a noleggio conformi a CAM Veicoli Il Fornitore è tenuto a proporre soluzioni conformi al DM 8 maggio 2012 (1) ovvero dovranno rispettare i requisiti minimi previsti (C.A.M.): i limiti di emissione di inquinanti previsti dall allegato I del Regolamento (CE) n. 715/2007 e s.m.i., in vigore ai fini dell immatricolazione; il limite massimo di emissione di CO2 di 130 g/km, in relazione alla Categoria M1 (es. city car, berline, station wagon piccola, station wagon grande, monovolume 5 posti,...). 3 Calcolo emissioni inquinanti Il Fornitore si impegna a fornire il dato emissivo di CO2 per i vettori proposti per singola soluzione di viaggio, ottenuto dalla progettazione ed implementazione di un inventario delle emissioni della CO2 conforme (2) ai principi e ai requisiti di cui alla UNI EN ISO o standard equivalente. 1. In attuazione delle disposizioni del D. Lgs. 3 marzo 2011, n. 24 in recepimento della Direttiva 33/2009/CE relativa alla promozione di veicoli a ridotto impatto ambientale e a basso consumo energetico nel trasporto su strada. 2. L attestazione di conformità deve essere emessa nel rispetto dei principi e requisiti del processo di verifica di cui alla norma UNI EN ISO , da parte di un organismo riconosciuto in possesso dei requisiti di cui alla norma UNI EN ISO

7 Aspetti della sostenibilità Soluzioni legate alla sostenibilità Implementazione in gara (2/2) Attraverso il confronto con il mercato, Consip ha declinato, in fase di stesura della documentazione di gara, le soluzioni individuate in strategia cercando l equilibrio tra sostenibilità tecnica e economica: 4 Servizio Gestione della Mobilità 5 Sessioni di Videoconferenze Il Fornitore si impegna ad adottare soluzioni tecnico/organizzative per una gestione integrata del viaggio di lavoro (3) ovvero dell intero spostamento del viaggiatore dal punto di partenza desiderato al punto di interesse finale e viaggio di ritorno, inclusi gli spostamenti intermedi e il primo e ultimo miglio, ai fini della razionalizzazione di tutti costi legati al Ciclo di Vita di una trasferta (costi diretti: tariffa e transaction fee; costi indiretti: costi di gestione del viaggio come ad esempio tempo/uomo per lo spostamento). Il Fornitore è tenuto a proporre, se richiesto dalle PP.AA., l organizzazione di una sessione di videoconferenza punto-punto (quale modalità aggiuntiva o alternativa alla mobilità fisica) presso le sedi della PP.AA. ovvero presso strutture alberghiere dislocate nelle vicinanze delle PP.AA. o anche presso siti di altri soggetti. 6 Servizi Ristorativi conformi ai CAM Ristorazione Il Fornitore si impegna ad adottare servizi ristorativi che devono rispettare i requisiti minimi previsti (C.A.M.) dall Allegato al Decreto del Ministero dell ambiente e della tutela del territorio e del mare del 25 luglio Ad esempio: la conformità al Regolamento Comunitario (CE) n. 834/07 per i prodotti alimentari utillizzati; il possesso dell etichetta Eu-Ecolabel per i prodotti in carta tessuto e i prodotti detergenti utilizzati; l uso di veicoli elettrici, ibridi, Euro 6 (dal 1 gennaio 2014), etc. 3. Spostamenti da casa/lavoro al punto di partenza del vettore trasporto, spostamenti dal punto di arrivo del vettore trasporto all albergo/punto di interesse finale.. 7