QUESTIONARIO PER LA PREDISPOSIZIONE DEL PRIMO DPS SENZA STRUMENTI INFORMATICI

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1 QUESTIONARIO PER LA PREDISPOSIZIONE DEL PRIMO DPS SENZA STRUMENTI INFORMATICI DATI DELLO STUDIO PROFESSIONALE / SOCIETA / IMPRESA INDIVIDUALE E OBBLIGATORIO COMPILARE TUTTI I CAMPI. IL FILE E COMPILABILE A VIDEO. Studio Professionale/Azienda Indirizzo Città CAP Prov Codice Fiscale Partita IVA Telefono Fax Persona di riferimento da contattare Attività svolta Numero di dipendenti: - 1 -

2 NOMINA RESPONSABILI ED INCARICATI Per la normativa Privacy occorre nominare le successive figure: (nel caso di Studi Professionali o piccole Aziende le figure possono essere rappresentante dalla stessa persona) 1 - Il Responsabile del trattamento (E la persona designata per il coordinamento di tutte le attività sulla privacy) NOME E COGNOME DEL RESPONSABILE AL TRATTAMENTO : 2 - L Incaricato del trattamento (E la persona che opera fisicamente a livello cartaceo per il trattamento dei dati) NOME E COGNOME DELL INCARICATO AL TRATTAMENTO: 3 - L Incaricato alle copie di sicurezza (E la persona che si occupa delle copie di sicurezza e del ripristino dei dati in caso di distruzione) NOME E COGNOME DELL INCARICATO ALLE COPIE DI SICUREZZA: - 2 -

3 Tipologia dei dati trattati Porre una X sul tipo di dati trattati (dati personali, sensibili e giudiziari). Di seguito dovrete compilare solo le tabelle inerenti ai dati da Voi trattati. Le Sezioni Dati Comuni e Dati Personali sono obbligatori. DATI COMUNI OBBLIGATORI Compilare pag. 4 Dati comuni: dati relativi alla struttura aziendale. DATI PERSONALI - OBBLIGATORI Compilare pag. 4 Dati personali: a titolo esemplificativo citiamo il cognome, il nome, l indirizzo, il numero di telefono, il codice fiscale, la partita IVA, i dati bancari. Informazioni circa la composizione del nucleo familiare, la professione esercitata da un soggetto sia persona fisica che giuridica. Fotografie, radiografie, video, registrazioni, impronte. DATI SENSIBILI Dati sensibili: dati personali o idonei a rilevare l origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati idonei a rilevare lo stato di salute o la vita sessuale. DATI GIUDIZIARI Dati giudiziari: dati personali o idonei a rilevare provvedimenti in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato. (art. 60 e 61 del codice di procedura penale) DATI DEI DIPENDENTI - Compilare pag. 5 e 6 Dati dei dipendenti: dati di carattere personale relativi ai dipendenti, idonei a diffondere emolumenti percepiti, sanzioni disciplinari, assenze per malattia, adesioni ad associazioni, dati sanitari, dati biometrici. Si devono considerare i rapporti di lavoro di qualunque tipo, dipendente o autonomo, anche non retribuito o onorario o a tempo parziale o temporaneo, e di altre forme di impiego che non comportano la costituzione di un rapporto di lavoro subordinato

4 DATI COMUNI DATI OBBLIGATORI Domanda Sì No 1 2 Sono stati creati sistemi finalizzati alla limitazione del rischio di intrusione attraverso porte, finestre, ecc.? Esiste un sistema atto alla protezione dovuti a fenomeni elettrici (fulmini, sbalzi di tensione, ecc.)? 3 Sono disponibili sistemi atti alla limitazione del rischio di furto (allarmi, ecc.)? 4 5 Sono stati posti in atto sistemi atti a limitare il rischio di incendio con particolare scelta di agenti estinguenti che non pregiudichino l integrità dei dati? Sono stati creati sistemi atti alla protezione dei danni ai dati derivanti da allagamenti? DATI PERSONALI - DATI OBBLIGATORI Domanda Sì No Esistono sistemi per il controllo della ricezione del DPSS da parte delle aziende che trattino dati personali, sensibili e/o giudiziari per vostro conto? Esistono sistemi per la cifratura di dati personali idonei a rivelare o stato di salute e la vita sessuale ( art 24)? E stato previsto un piano di formazione per gli incaricati del trattamento dei dati personali? 4 Tale piano prevede l informazione sui rischi che incombono sui dati? 5 Tale piano prevede l informazione sulle misure atte a prevenire eventi dannosi? - 4 -

5 DATI DEI DIPENDENTI: Da compilare SOLO se sono presenti lavoratori dipendenti. Domanda Si No I lavoratori dipendenti sono stati informati riguardo alle metodiche di trattamento dei 1 loro dati personali? I lavoratori dipendenti hanno autorizzato in forma scritta il Datore di Lavoro al trattamento dei loro dati personali? Sono state adottate tutte le misure di sicurezza necessarie per impedire l accesso non autorizzato e l utilizzo indebito dei dati personali dei lavoratori dipendenti? Sono state definite le modalità di trattamento dei dati attraverso le eventuali imprese consociate? 5 La società si avvale dei servizi di un Medico Competente? Le cartelle cliniche stilate dal Medico Competente sono conservate in busta chiusa individuale? Le cartelle cliniche stilate dal Medico Competente sono custodite dal Datore di lavoro in luogo protetto da accessi non autorizzati? Il lavoratore dipendente è stato informato della possibilità di richiedere copia della cartella clinica dietro richiesta ed obbligatoriamente al termine del rapporto di lavoro? Il Medico Competente ha informato il datore di lavoro dell'obbligo di trasmissione delle cartelle sanitarie all' ISPELS in caso di cessazione del rapporto di lavoro del lavoratore dipendente? Il Medico Competente informa il Datore di lavoro ed il lavoratore riguardo alla idoneità alla mansione da svolgere? E' stato formalizzato il consenso del lavoratore alla eventuale pubblicazione di dati personali sulla rete Intranet o Internet? 12 Viene utilizzata una bacheca aziendale per la pubblicazione di informazioni? Nella bacheca aziendale vengono affisse comunicazioni di tipo differente da quelle riguardanti lo svolgimento della attività lavorativa (turni, orari di lavoro, ordini di servizio, ferie) Nella bacheca aziendale vengono affisse comunicazioni contenenti dati di tipo personale riferiti a singoli lavoratori? Nella bacheca aziendale vengono diffuse informazioni riguardanti emolumenti, condizioni personali, sanzioni disciplinari, controversie giudiziarie, assenze per malattia, adesione dei singoli associazioni? Gli eventuali cartellini identificativi oltre alle generalità del lavoratore ed al numero di matricola riportano anche altri dati? Vengono trattati certificati di malattia redatti su modulistica contenente in modo separato i dati relativi alla prognosi ed alla diagnosi? Qualora il certificato di malattia contenga in modo non separato anche i dati di diagnosi, il Datore di lavoro mette in atto opportune cautele per prevenirne la ricezione ed eventualmente definire l'oscuramento dei dati di Diagnosi? Sono state messe in atto le misure minime dei sicurezza relative al trattamento dei dati sanitari previste dal codice della privacy? Gli incaricati al trattamento dei dati sanitari sono stati formati riguardo alle modalità di salvaguardia degli stessi previste dal codice della privacy? I luoghi e le attrezzature ove vengono trattati i dati sanitari dei lavoratori dipendenti sono protetti da indebite intrusioni? - 5 -

6 Domanda Si No Le comunicazioni personali riferibili ai singoli lavoratori avvengono con modalità tali da 22 escluderne l'indebita conoscenza da parte di terzi e soggetti non designati quali incaricati? 23 Gli incaricati del trattamento dei dati personali sono stati informati riguardo al segreto d'ufficio? La conformazione degli spazi di lavoro previene l'involontaria acquisizione da parte di terzi o altri dipendenti di informazioni personali? I lavoratori dipendenti sono stati informati riguardo al diritto di accesso ai dati personali e sanitari che li riguardano? I lavoratori dipendenti sono stati informati riguardo alla possibilità di aggiornamento, rettifica, integrazione, cancellazione e trasformazione dei dati che li riguardano? I lavoratori dipendenti sono stati informati riguardo alla possibilità di blocco dei dati personali se trattati in violazione di Legge? I lavoratori dipendenti sono stati informati riguardo alla possibilità di opposizione al trattamento dei dati per motivi legittimi? I lavoratori dipendenti sono stati informati riguardo la possibilità di ottenere l'aggiornamento dei dati personali trattati dal datore di lavoro? Il datore di lavoro nel caso di richiesta da parte del lavoratore di accesso, modifica, cancellazione, ecc. dei dati personali ha previsto adeguate modalità di riscontro? Le modalità di riscontro sono tali da fornire le informazioni richieste entro 15 giorni dalla data di presentazione dell'istanza in forma scritta da parte del lavoratore? Nel caso in cui il riscontro non possa avvenire entro 15 giorni, il datore di lavoro ha predisposto idonee procedure documentate per attuare il riscontro entro e non oltre i 30 giorni dalla data di presentazione dell'istanza da parte del lavoratore? 33 Sono state predisposte modalità di trasmissione del riscontro in forma cartacea? E' stato aggiornato il Documento Programmatico della Sicurezza (DPS) inserendo le parti relative alla presente Deliberazione del Garante ed in conformità ad eventuali modifiche alle metodiche di trattamento e protezione dei dati? E' stata predisposta la comunicazione dell'avvenuto adempimento dei requisiti minimi di sicurezza previsti dal Codice della Privacy nella relazione annuale di bilancio? - 6 -