Un progetto informatico che ottimizza la gestione dell impianto, dall emissione del preventivo alla stampa del Bilancio Gestione del post-vendita

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1 Un progetto informatico che ottimizza la gestione dell impianto, dall emissione del preventivo alla stampa del Bilancio Gestione del post-vendita Facilità d uso

2 Seconda di copertina

3 INDICE L IDEA L obiettivo... 5 La commessa... 5 I PREVENTIVI... 6 LA CONFERMA D ORDINE... 7 GLI ORDINI AI FORNITORI... 8 I LETTORI A BARRE E I TERMINALINI... 9 I DOCUMENTI DI TRASPORTO DAI FORNITORI... 9 LE FATTURE DEI FORNITORI... 9 I DOCUMENTI DI TRASPORTO IN USCITA... 9 IL MAGAZZINO LA MANODOPERA LA CONTABILITÀ DEL CANTIERE LA FATTURAZIONE I CONTRATTI ANAGRAFICA ARTICOLI/ATTREZZATURE/IMPIANTI I LISTINI DI ACQUISTO E DI VENDITA INTERVENTI E MANUTENZIONE DEGLI IMPIANTI ALTRE STAMPE DI SWING IMPIANTI LA CONTABILITÀ GENERALE CARATTERISTICHE TECNICHE L AZIENDA... 18

4

5 L IDEA... Swing Impianti è il progetto informatico ideato per semplificare e ottimizzare la gestione del flusso operativo che caratterizza il lavoro delle imprese che si occupano dell allestimento e della manutenzione di impianti tecnologici. L OBIETTIVO Le soluzioni offerte dalla SIAC Informatica sono il risultato di un attenta analisi del settore, supportata dall esperienza ventennale, applicata ad un vasto parco Clienti. Il progetto SWINGImpianti, che coinvolge tutta l operatività dell impresa, (dall amministrazione alla pianificazione degli acquisti, dall emissione di conferme d ordine al servizio post-vendita), è la configurazione del nostro prodotto di punta, SWING, configurato appositamente per gli Impiantisti. Le imprese che realizzano impianti tecnologici devono affrontare una gestione dell impresa e della singola commessa piuttosto complessa: il contemporaneo controllo di più progetti, nell ottica della redditività di ogni singola commessa e dell intera azienda il puntuale coordinamento tra il magazzino e il personale, per garantire la disponibilità di materiale ed attrezzature la risposta tempestiva alle richieste di intervento, grazie alla pianificazione degli impegni del personale e del magazzino LA COMMESSA L ammissione ad una gara d appalto o la predisposizione di un offerta al cliente aprono la commessa. Essa è un filo che cuce tutte le funzioni aziendali: l Ufficio Commerciale, l Ufficio Tecnico, l Ufficio Amministrazione, il Magazzino, l Ufficio Acquisti, la Direzione. SWINGImpianti cura la commessa già dalla nascita, con la registrazione del capitolato o del preventivo al cliente.

6 I PREVENTIVI L utente può definire numerose versioni dello stesso preventivo. Predisporlo è semplice e veloce. Le principali funzionalità sono le seguenti: la possibilità di creare un nuovo preventivo da uno già esistente il collegamento al commerciale l indicazione di un numero di revisione la definizione di una percentuale di ricarico indicata in testata e applicata automaticamente a tutti gli articoli, con possibilità di variarla a livello di singola riga il riferimento facoltativo, per ogni riga articolo, della voce di capitolato l inserimento di articoli codificati, articoli liberi o righe descrittive la lettura del costo di acquisto dal listino nazionale collegato all articolo, applicando lo sconto medio calcolato automaticamente dal programma per la stessa fascia di articoli sul costo, meno lo sconto, il programma calcola la quota di ricarico e propone il prezzo di vendita, modificabile dall utente il calcolo automatico del margine di utile sull articolo e sul totale del documento il collegamento facoltativo ad una commessa oltre alla stampa ordinaria, anche quella raggruppata per voce del capitolato il confronto con i prezzi precedentemente applicati allo stesso cliente. Figura 1 - Righe del preventivo

7 LA CONFERMA D ORDINE La conferma veloce e automatica del preventivo in ordine introduce ulteriori utilità: la lettura, per ogni articolo, degli ultimi costi di acquisto, degli ultimi prezzi praticati a clienti, delle condizioni dei listini di acquisto e di vendita nella stampa del portafoglio ordini, che oltre agli usuali filtri, è inclusa anche la selezione per commessa il collegamento ai dati contabili, per monitorare, nell inserimento della conferma, la posizione debitoria del cliente la generazione delle richieste d acquisto, considerando le giacenze di magazzino e gli ordini a fornitori già emessi, con la proposta (modificabile) del migliore fornitore. Figura 2 - Stampa del portafoglio ordini

8 GLI ORDINI AI FORNITORI Dall offerta emessa, il programma ricerca la disponibilità dei materiali in magazzino, verifica gli ordini in corso e procede alla generazione delle richieste d acquisto. Sulla base delle migliori condizioni di listino, nascono gli ordini ai fornitori. Nell area degli ordini ai fornitori gli strumenti offerti sono: il collegamento del documento alla commessa e al cantiere del cliente la possibilità di aggiornare l anagrafica articoli, dall ordine, includendo, automaticamente, anche voci del listino nazionale la possibilità di includere, nello stesso ordine, più commesse e cantieri diversi la lettura, per ogni articolo, degli ultimi costi di acquisto, degli ultimi prezzi praticati a clienti, le condizioni dei listini di acquisto e di vendita la stampa portafoglio ordini, che oltre agli usuali filtri, include anche la selezione per commessa, per leggere lo stato delle consegne. Figura 3 Stampa dell ordine al fornitore

9 I LETTORI A BARRE E I TERMINALINI SWINGImpianti è integrato con il lettore di bar-code, per rendere automatico: la creazione di ordini a fornitori il carico del magazzino dal DDT del fornitore la generazione del documento di trasporto in uscita della merce la stesura della lista di prelievo del materiale a seguito dei tecnici. SWINGImpianti è integrabile anche con il terminalino, per stampare il rapportino di servizio del personale, alla fine di un intervento presso il Cliente. I DOCUMENTI DI TRASPORTO DAI FORNITORI L entrata di merce, con DDT, garantisce i seguenti automatismi: l evasione degli ordini emessi, per documento o per singolo articolo (presente in più ordini) il carico del magazzino o del cantiere del cliente, senza bisogno di registrare il movimento con causali di magazzino tutte le funzionalità dell ordine cliente la visualizzazione, per ogni riga di articolo, del prezzo di vendita, letto dal listino. LE FATTURE DEI FORNITORI Ancor prima di diventare registrazione contabile, il programma offre la possibilità di generare una simulazione della fattura del fornitore, ottenuta facilmente dall evasione dei documenti in entrata della merce, che: include tutte le funzionalità dell ordine è utile per il confronto tra la merce consegnata con DDT con i prezzi confermati nell ordine, lasciando spazio ad eventuali variazioni può essere contabilizzato, alla stregua delle fatture di vendita, per evitare l inserimento manuale del movimento contabile. I DOCUMENTI DI TRASPORTO IN USCITA L uscita di merce dall azienda, verso il cantiere o direttamente al Cliente, è organizzata in modo che: sia possibile evadere gli ordini ricevuti dal Cliente per commessa sia generato automaticamente il deposito cantiere, per poter leggere, successivamente, le giacenze di materiale

10 sia contemplato l accesso diretto all anagrafica degli articoli, per la consultazione o per l inserimento di un nuovo articolo (che può nascere dal collegamento al listino nazionale) per ogni riga di articolo sia consentito accedere direttamente alla visione delle giacenze, distinte per reparto/magazzino, potendo leggere, per ognuno, l impegnato da clienti, l ordinato a fornitori, il costo medio, con il dettaglio dei documenti di riferimento per il calcolo sia visibile il costo medio di acquisto per l articolo consegnato. Figura 4 - Stampa del documento di trasporto

11 IL MAGAZZINO Tutti i movimenti di entrata e uscita di materiale, da fornitori e verso i clienti o i cantieri, rimangono automaticamente collegati alla commessa di riferimento. In questo modo è possibile rintracciare facilmente i prodotti e la loro collocazione. L area del magazzino: include la generazione delle liste di prelievo stampa il riepilogo delle giacenze, che individua le rimanenze, distinte per deposito/magazzino e per cantiere, con il richiamo ai documenti che ne hanno giustificato la movimentazione elabora la situazione per commessa/cantiere, che riporta anche il riepilogo dei costi legati alle giacenze produce la valorizzazione, a costo medio, lifo, lifo a scatti o fifo, calcolando il valore del magazzino/reparto o cantiere prevede anche la possibilità di inserire movimenti di magazzino/cantiere manualmente, sia di carico che di scarico non richiede la registrazione dei documenti in entrata/uscita con causali di magazzino, perché essi stessi sono già stato configurati per aggiornare automaticamente le giacenze stampa le etichette con codice a barre gestisce le ubicazioni, con collegamento diretto alla fase di inserimento dei documenti, dai quali si può leggere il posizionamento dell articolo e lo stato delle giacenze LA MANODOPERA Oltre alle consegne di materiale al cantiere, il programma gestisce anche il lavoro del personale: le ore possono essere imputate secondo lo schema del servizio assistenza, per la gestione degli interventi, che mantiene monitorato l intervento dal momento della richiesta da parte del cliente alla conclusione dell attività in alternativa, possono, più velocemente, essere imputate dal personale in una finestra di dialogo che abilita l inserimento per giornata lavorativa o per singola commessa, con l indicazione di eventuali spese sostenute, il tempo di lavoro (cui è collegata la tariffa diurna, notturna, festiva, etc.) è prevista la stampa dei consuntivi per il foglio presenze i rapportini possono essere imputati in remoto, con la funzionalità terminal server, direttamente dal cantiere.

12 Figura 5 - Stampa di un resoconto delle ore

13 LA CONTABILITÀ DEL CANTIERE SWINGImpianti ospita le funzionalità necessarie per gestire anche la documentazione del cantiere e i prospetti riassuntivi: stampa del capitolato stampa del libretto delle misure annotazione dei lavori a corpo e in economia emissione dello stato di avanzamento dei lavori (S.A.L.) redazione di bilanci industriali, con lettura dei valori dai documenti di acquisto/vendita/magazzino e possibilità di predisporre infinite riclassificazioni (tutti i costi non direttamente imputabili alla commessa possono affluire ai centri di costo ed essere ripartiti, in base al coefficiente scelto dall utente, sul progetto di riferimento, per restituire una valutazione complessiva dei costi diretti e indiretti). LA FATTURAZIONE L emissione delle fatture di vendita, per il materiale e il lavoro impiegati nel cantiere, propone le seguenti funzionalità: stampa del riepilogo dei materiali consegnati al cantiere, direttamente o dai fornitori e della manodopera impiegata, con confronto dei costi e dei ricavi. fatturazione manuale con evasione, per commessa, dei documenti di consegna della merce al cantiere, emessi dall azienda o direttamente dai suoi fornitori, e dei rapportini di intervento del personale fatturazione differita con spunta veloce dei documenti di vendita, del riepilogo delle consegne dirette dei fornitori al cantiere e dei rapportini di intervento del personale (solo se li ho inseriti come CRAP dall SA, dalla contabilità industriale no). I CONTRATTI gestione dei contratti di manutenzione/assistenza calendario garanzie, per cliente o per data di scadenza scadenzario degli interventi programmati

14 Figura 6 - Stampa scadenzario interventi ANAGRAFICA ARTICOLI/ATTREZZATURE/IMPIANTI distinta base collegamento tra voci del capitolato e distinta base aggiornamento dell archivio anagrafiche direttamente dall importazione di listini nazionali collegamento a famiglie e categorie merceologiche, collegamento a infiniti listini di vendita, personalizzabili per cliente/periodo possibilità di duplicare gli articoli creazione dell impianto/attrezzatura dall anagrafica articoli, con assegnazione di un numero di matricola e pianificazione facoltativa della manutenzione programmata, ubicazione, cliente, canone di manutenzione annuo, scheda tecnica I LISTINI DI ACQUISTO E DI VENDITA I listini di acquisto, personalizzabili per fornitore o generici, possono includere anche il grado di priorità, per la generazione automatica delle richieste d acquisto sono differenziabili anche per periodo manutenzione facile con creazione di un nuovo listino da uno già esistente i listini di vendita sono personalizzabili per cliente e per periodo vengono generati automaticamente dall anagrafica degli articoli o da un listino di vendita già esistente (al quale si può applicare una percentuale di ricarico) o da un listino di acquisto (anche in questo caso applicando la percentuale di ricarico)

15 INTERVENTI E MANUTENZIONE DEGLI IMPIANTI Il modulo è stato studiato per organizzare ed ottimizzare il post-vendita, risolvendo le problematiche legate alla rintracciabilità delle chiamate, all assegnazione secondo il carico di lavoro del personale, alla fatturazione dell intervento. Nel dettaglio, le principali caratteristiche sono: la costruzione dell attrezzatura partendo dall anagrafica articolo la tracciabilità delle segnalazioni dei clienti, delle richieste di intervento e delle attività eseguite la generazione automatica dell ordine di lavoro dalla segnalazione, con rapportino pre-compilato per il cliente e l attrezzatura e le lavorazioni tipiche la visibilità del carico di lavoro al momento dell assegnazione dell attività all operatore la stampa giornale delle attività di ogni operatore la stampa dei materiali necessari per eseguire l intervento, collegati al tipo di lavoro predefinito la stampa del modello H Dichiarazione di conformità - legge 46/90

16 ALTRE STAMPE DI SWING IMPIANTI ordini di lavoro (dagli ordini assunti) portafoglio ordini (per priorità, scadenza, commessa, cliente, articolo) listini di acquisto/vendita per fornitore/cliente, periodo, articolo disponibilità articoli (dall esame delle rimanenze finali, degli ordini clienti assunti e degli ordini a fornitori da evadere), anche per cantiere portafoglio ordini per commessa riepilogo, per commessa, del materiale e della manodopera, con costi e ricavi, redditività della commessa (anche in corso d opera), con confronto costi e ricavi e margine venduto per agente, cliente, articolo (disponibile anche con totalizzazioni mensili). Figura 7 - Stampa dell elenco dei materiali usati nell'intervento

17 LA CONTABILITÀ GENERALE La contabilità generale, come tutti gli altri moduli del programma, condivide gli archivi con le diverse aree di SWINGImpianti, per evitare duplicazioni di dati e un inutile dispendio di energie. Le caratteristiche principali sono le seguenti: registrazione automatica, dalle vendite e dagli acquisti, delle fatture emesse e ricevute, sincronizzate con il numero di protocollo delle fatture inserite manualmente in contabilità registrazione di movimenti provvisori, per esempio, per chiusure di bilancio infrannuali (ratei, risconti e ammortamenti mensili), crediti e debiti da maturare (debiti derivanti da preavvisi di parcella), scadenze programmate del leasing. Queste registrazioni sono parallele alla contabilità stampata nel libro giornale e servono per completare la contabilità generale con tutte le informazioni gestionali necessarie ai fini di una completa visione dello scenario aziendale, senza compromettere le stampe ufficiali elaborazione di statistiche di clienti e fornitori sul fatturato collegamento di tutte le operazioni contabili (fatture, incassi e pagamenti, insoluti, etc.) con la commessa visione del rischio cliente, inteso come l esposizione finanziaria contabile (fatture, ricevute bancarie, bonifici, etc), alla quale si aggiunge quella operativa, tradotta in consegne ancora da fatturare (ddt), ordini da evadere emissione automatica di lettere di sollecito e tenuta di un registro dei solleciti emessi possibilità di bloccare il cliente moroso, impedendo l inserimento di nuovi ordini o di nuove consegne lettura dei dati contabili (crediti, debiti), dei documenti attivi e passivi (ordini da evadere, ddt da fatturare), di valori liberamente imputati dall utente (per esempio, piani di leasing) per proiettare, con cadenza mensile, settimanale o giornaliera, il cash flow del periodo selezionato cash flow per commessa calcolo e registrazione automatica delle ritenute d acconto per i professionisti e, per gli agenti, anche delle provvigioni (differenziate per categoria di articoli e per sconto praticato) e dell enasarco gestione dei cespiti, con calcolo degli ammortamenti, aggiornamento automatico dalla contabilità per l acquisto o la vendita, con calcolo della plus o minusvalenza, registrazione di dismissioni, totali o parziali contabilizzazione automatica delle scritture di rettifica e assestamento, a fine anno o infra-annuali, degli ammortamenti, dei ratei e dei risconti predisposizione di budget per centri di costo o per l intera azienda importazione dei movimenti bancari, trasformandoli in registrazioni contabili, dai tracciati di home-banking

18 CARATTERISTICHE TECNICHE Software gestionale modulare e scalabile sviluppato in ambiente Windows con strumenti di Office. Interfaccia di tipo grafico: più finestre apribili contemporaneamente, visualizzazione dei documenti come su stampa, menu a tendina, uso della tastiera e/o del mouse. L AZIENDA SIAC Informatica s.r.l. produce software applicativo gestionale sin dal Nel corso degli anni ha maturato un notevole bagaglio professionale, grazie ad un ampio parco di Clienti (più di licenze). SIAC INFORMATICA S.R.L. Centro Commerciale Settore A1/10 - Loc.Villanova PORDENONE Telefono: Fax: Internet:

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