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1 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -

2 PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE COMUNE DI RIMINI / UO Gestione Pubblicità e Affissioni IL RESPONSABILE U.O. PUBBLICITA E AFFISSIONI (Dott.ssa Antonella Spazi) - 2 -

3 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano CARTOAFFIGGI: Visualizzazione e gestione cartografica degli ordini di affissione di manifesti Responsabile: Cognome: SPAZI Nome: ANTONELLA Telefono: Ruolo: Posizione Organizzativa Referente: Cognome:PELLICCIONI Nome: VIRGINIA Telefono: Ruolo: Funzionario Informatico Durata dell intervento in mesi : 7 Periodo di realizzazione: da 01/01/2009 a 31/07/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo: di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: in attesa di preventivi // - a carico di altre Fonti (indicare quali).. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 3 -

4 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare)_valutazione interna per migliorare la qualità del servizio offerto all esterno Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Nel 2005 è stato implementato il programma informatico, già in produzione presso l ufficio affissioni, con il modulo per effettuare la distribuzione automatica dei manifesti in affissione ordinaria o in prefissata che fino a quel momento era gestita manualmente. Risultati ottenuti: maggior controllo sull operato degli attacchini e soddisfazione dei committenti per la possibilità di verificare la qualità delle proprie affissioni Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) - 4 -

5 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. Il nuovo sistema dovrebbe consentire di fare un passo in più in termini di efficienza e modernizzazione dell ufficio e soprattutto di miglioramento del servizio erogato, con una contestuale, attesa maggior soddisfazione dell utente. Si ritiene che questa possibilità possa essere molto gradita soprattutto agli utenti che, non trovandosi o non conoscendo il territorio di Rimini, in questo modo possono agevolmente rendersi conto di dove vengono affissi i loro manifesti, senza il dispendio di tempo e denaro che comporterebbe un sopralluogo sul posto. Ricordiamo che la buona riuscita di una campagna pubblicitaria dipende prevalentemente dal mezzo utilizzato e dal bacino di utenza a cui è destinata, pertanto una volta scelto il mezzo manifesto occorre individuare le posizioni da cui sia più visibile e da chi. A tale scopo si intende dare risposta ai seguenti attuali problemi: 1. L Utente non ha alcun strumento per visualizzare le 1700 plance affissive presenti sul territorio comunale; 2. L Utente ha difficoltà nell individuare l esatta collocazione dei propri manifesti. 3. Ridurre i tempi e le modalità di evasione dell ordine da parte dell ufficio affissioni: l Utente chiede all ufficio la verifica della disponibilità di un certo numero di manifesti per uno specifico periodo. Dopo la conferma dell ufficio, l Utente compila la commissione e la recapita all ufficio. di persona, x posta, mail o fax. Dopo l affissione, se richiesto, l ufficio invia all utente una nota posizioni con gli indirizzi di dove sono stati affissi i suoi manifesti. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: I dipendenti dell ufficio affissioni e il funzionario informatico sono stati resi partecipi del problema, da parte del responsabile, nel corso di riunioni interne di lavoro: nella consapevolezza di migliorare le procedure e di rendere un migliore servizio agli Utenti coinvolti nel servizio di affissioni In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): dati di funzionamento (specificare quali): difficoltà nel fornire risposte celeri agli Utenti che richiedono informazioni di dove sono stati affissi i propri manifesti; difficoltà degli Utenti di individuare, al momento della richiesta di affissioni, quali possono essere le zone o le plance affissive per loro di maggiore interesse. Altro (specificare) - 5 -

6 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 6 -

7 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) Migliorare la qualità e la velocità dei rapporti tra amministrazione e cliente affissioni nella fase della prenotazione degli spazi affissivi in modo particolare per chi non risiede a Rimini. Ampia possibilità di scelta degli impianti da parte del cliente. Dopo l affissione consentire al cliente, con la nota posizione, di vedere la distribuzione dei propri manifesti sul territorio e verificare se realmente sono stati affissi. In tal modo si garantisce il massimo della trasparenza ed efficienza. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste). 1. Dotare il cliente di apposito software per la gestione dei propri ordini con ampia possibilità di scelta delle plance e per la consultazione cartografica delle note posizione. 2. Permettere la consultazione degli impianti e relative fotografie sul territorio attraverso il sistema informativo territoriale. 3. Ridurre i tempi di evasione degli ordini in prefissata. 4. Miglioramento della qualità del lavoro degli operatori in fase di inserimento ed aggiornamento delle plance mediante l integrazione dei dati alfanumerici gestionali con i corrispondenti dati cartografici gestiti da diversa applicazione. 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento La realizzazione permette di ottenere i seguenti risultati: 1. Miglioramento e ampliamento del servizio erogato al cliente. 2. Ricezione ordini e trasmissione note posizione in via telematica attraverso sistema cartografico con conseguente riduzione del cartaceo. 3. Incremento degli ordini in prefissata. 4. Riduzione dei tempi di evasione ordine da parte dell ufficio. 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Implementare la cartografia di tutti gli impianti pubblicitari e relative fotografie. Implementare il software gestionale interno per permettere la gestione degli ordini pervenuti in modalità telematica dagli Utenti con trasmissione agli stessi delle note posizione elaborate pronte per essere visualizzate sul territorio. Dotare l Utente esterno del software gratuito, da installare sul proprio personal computer, necessario per comunicare a livello informatico con l ufficio pubblicità e affissioni comunale: inviare ordini, ricevere note posizione visualizzabili sul territorio, visualizzare tutti gli impianti con relative fotografie

8 2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fase Attività previste Output attesi Indicatori di realizzazione 1 Analisi funzionale 1.1 Identificazione delle funzionalità necessarie al progetto Relazione tecnica degli obiettivi Funzionalità identificate 1.2 Richiesta preventivi ai fornitori Ordine costi definiti 2 Individuazione soluzione tecnica per creazione archivio con redazione web e sistema informativo comunale 2.1 Consegna archivio e relative regole di accesso 3 Commissionare lo sviluppo dei software ai fornitori 4 Installazione dei software 4.1 Installazione nuovo modulo software su gestionale affissioni (software N.1) 4.2 Installazione in prova del software da distribuire ai clienti (Software N.2) 4.3 Installazione modulo di collegamento alfanumerico (Software N.3) 4.4 Installazione modulo di collegamento cartografico (Software N.4) 5 Test dei software e messa a punto in collaborazione con il fornitore Archivio predisposto Ordine ai fornitori del software Corretta installazione Corretta installazione Corretta installazione Corretta installazione L'archivio predisposto è raggiungibile da internet Data di realizzo Verbale di avvenuta installazione Verbale di avvenuta installazione Verbale di avvenuta installazione Verbale di avvenuta installazione 5.1 Verifica del software N.1. Software collaudato con relativa relazione Verifiche positive delle funzionalità richieste nell'ordine e rispetto dei tempi 5.2 Verifica del software N.2. Software collaudato con relativa relazione Verifiche positive delle funzionalità richieste nell'ordine e rispetto dei tempi 5.3 Verifica del software N.3. Software collaudato con relativa relazione Verifiche positive delle funzionalità richieste nell'ordine e rispetto dei tempi

9 Fase Attività previste Output attesi Indicatori di realizzazione 1 Analisi funzionale 5.4 Verifica del software N.4. Software collaudato con relativa relazione Verifiche positive delle funzionalità richieste nell'ordine e rispetto dei tempi 6 Popolamento archivi 6.1 Completamento dell'archivio clienti Archivio completato Informazioni inserite 6.2 Popolamento dell'archivio fotografico delle plance affissive. Archivio completato Informazioni inserite 6.3 Collegamento dati alfanumerici e dati cartografici Archivio completato 7 Promozione del progetto Comunicazione, a tutti i clienti, con illustrazione delle nuove funzionalità e modalità di adesione. 8 Addestramento 8.1 Preparazione del manuale per uso interno Manuale Utente Informazioni inserite numero di feedback di risposta attraverso la richiesta di adesione Convalida del dirigente 8.2 Preparazione del manuale per il cliente Manuale Utente esterno Numero delle adesioni 9 Messa in esercizio Ricezione ed evasione ordini Numero degli ordini gestiti 10 Rendicontazioni 10.1 Analisi della soddisfazione dei Clienti Relazione Statistiche di soddisfazione 10.2 Monitoraggio dei tempi per l'evasione dell'ordine Relazione Statistiche temporali 10.3 Analisi dell'incremento degli ordini Relazione Percentuale di incremento 10.4 Analisi degli ordini pervenuti Relazione Numero degli ordini - 9 -

10 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Miglioramento e ampliamento del servizio erogato al cliente Ricezione ordini e trasmissione note posizione in via telematica attraverso sistema cartografico con conseguente riduzione del cartaceo. Incremento degli ordini in prefissata. Riduzione dei tempi di evasione ordine da parte dell ufficio. Indicatore (descrizione e unità di misura) Numero di agenzie pubblicitarie che aderiscono al progetto Numero ordinativi pervenuti in via telematica Percentuale di incremento ordini in prefissata pervenuti (trimestre mag.-giu.-lug.) Percentuale di riduzione del tempo impiegato Target > 10 > LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 6 Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti 1 10 Funzionari 2 35 Altro personale Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) 1 Funzionario responsabile SIT 1 Istruttore direttivo per Redazione web e sito internet 1 Istruttore direttivo CED per accesso dati su sito internet

11 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Per la realizzazione del progetto ci si avvale delle applicazioni fornite da ditte esterne e già in funzione presso il Comune di Rimini. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Il presidio dell intervento è garantito attraverso riunioni periodiche del gruppo di lavoro e resoconti quindicinali Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Il referente del progetto si occupa di avviare e seguire le varie fasi del progetto (attività previste), di convocare le riunioni del gruppo di lavoro e di inviare i resoconti

12 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Il controllo sullo stato di avanzamento del progetto si basa su due modalità: la verifica dei tempi di attuazione, in relazione al diagramma di Gantt nel quale sono definite le tempistiche programmate; il monitoraggio periodico degli indicatori di miglioramento attesi, che verranno valutati in sede di riunione del gruppo di lavoro, così da consentire al Responsabile, se necessario, di adottare eventuali azioni correttive per consentire il raggiungimento degli obiettivi 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti Il gruppo di lavoro si rapporta internamente attraverso riunioni di lavoro e resoconti. Esternamente con una campagna di informazione per sensibilizzare all uso del canale telematico. 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi I fattori critici per il successo dell intervento sono: (1) Il corretto posizionamento delle plance pubblicitarie sulla cartografia (2) Fotografie presenti per ogni plancia (3) I clienti affissioni non hanno propensione all uso del canale telematico per l inoltro dei loro ordini o non dispongono di personal computer o del collegamento ad internet (4) la collaborazione del fornitore del software. 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano Attività Previste Anno 2009 gen feb mar apr mag giu lug 1 Analisi funzionale 1.1 Identificazione delle funzionalità necessarie al progetto 1.2 Richiesta preventivi ai fornitori 2 Individuazione soluzione tecnica per creazione archivio con redazione web e sistema informativo comunale 2.1 Consegna archivio e relative regole di accesso 3 Commissionare lo sviluppo dei software ai fornitori

13 Attività Previste Anno 2009 gen feb mar apr mag giu lug 4 Installazione dei software 4.1 Installazione nuovo modulo software su gestionale affissioni (software N.1) 4.2 Installazione in prova del software da distribuire ai clienti (Software N.2) 4.3 Installazione modulo di collegamento alfanumerico (Software N.3) 4.4 Installazione modulo di collegamento cartografico (Software N.4) 5 Test dei software e messa a punto in collaborazione con il fornitore 5.1 Verifica del software N Verifica del software N Verifica del software N Verifica del software N.4. 6 Popolamento archivi 6.1 Completamento dell'archivio clienti 6.2 Popolamento dell'archivio fotografico delle plance affissive. 6.3 Collegamento dati alfanumerici e dati cartografici 7 Promozione del progetto 8 Addestramento 8.1 Preparazione del manuale per uso interno 8.2 Preparazione del manuale per il cliente 9 Messa in esercizio 10 Rendicontazioni 10.1 Analisi della soddisfazione dei Clienti 10.2 Monitoraggio dei tempi per l'evasione dell'ordine 10.3 Analisi dell'incremento degli ordini 10.4 Analisi degli ordini pervenuti

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