Il Magazzino Farmaceutico AVEN

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1 Il Magazzino Farmaceutico AVEN

2 Attivita esternalizzate: allestimento interno (ogni tipo di attrezzatura) manutenzioni attività logistiche interne (movimentazione merci) trasporto e consegna Attività a gestione diretta: direzione coordinamento controllo attività amministrative (da emissione ordine al carico) Sistema informativo La struttura è autorizzata come Farmacia Ospedaliera della USL di RE

3 Organigramma: dipendenti USL 1 Farmacista Direttore 4 Farmacisti collaboratori 12 amministrativi 3 operatori tecnici

4 Organigramma: ditta esterna 1 Responsabile di progetto 1 referente stock e prelievi 1 referente trasporti 32 operatori tecnici

5 Relazioni e Responsabilità Ordini: emessi secondo specifico calendario da personale USL Carichi: controllo fisico merce eseguito da personale della ditta; carico informatico da personale USL Stock e piking: personale della ditta Rettifiche di giacenza: personale della ditta con supervisione USL

6 Responsabilità su corretta conservazione (temperatura, scadenze, ecc): in vigilando al Direttore Farmacia Corretta gestione scorte (quantità e lotti): ditta esterna Rispetto tempi di consegna a reparto: ditta esterna

7 Comunicazione tra le Aziende e ULC La comunicazione tra il magazzino e le aziende sanitarie è gestita dal sw della ULC che si avvale di specifici web service di comunicazione per la ricezione delle richieste e la trasmissione dei movimenti in formato elettronico (bolla). Ogni Azienda Sanitaria ha mantenuto il proprio applicativo. Il sistema gestionale è utilizzato inoltre per la emissione e trasmissione ordini ai fornitori; è stata implementata specifica funzionalità per l emissione di fatture in formato elettronico (standard Peppol) come da richiesta della Regione Emilia Romagna

8 Sintesi del modello I reparti preparano la richiesta sull applicativo locale Il farmacista dell azienda valida le richieste Il Web Service trasmette le richieste alla ULC Il farmacista ULC vede solo eventuali anomalie (richieste eccessive, prodotti con giacenza zero, ecc Il farmacista ULC integra le richieste

9 Le richieste passano al magazzino che preleva i prodotti e li allestisce per la consegna Alla partenza del camion i movimenti vengono passati elettronicamente alle aziende Il farmacista ULC pubblica sul portale elenco mancanti diviso per reparto con note All arrivo del materiale il reparto firma per ricevuta del solo n di colli Il reparto ha 5 giorni per segnalare eventuali anomalie su quanto ricevuto

10 Principali caratteristiche del magazzino Tutto il materiale viene movimentato, sia in ingresso che in uscita, attraverso lettura del codice a barre (se non presente: creazione e applicazione interna) Nessuna stampa cartacea, solo dati su terminalini portatili La quasi totalità dei prodotti a scorta (mancano 500 prodotti DM) è movimentata con lotto e scadenza Automazione: 2 miniload con cassette

11 Suddivisione dei costi La struttura dell ULC è di proprietà delle aziende Aven secondo quote prestabilite. Le spese relative alla gestione sono suddivise in base all utilizzo della struttura stessa (driver: Riga d ordine in uscita) Le spese relative ai trasporti sono poste direttamente a carico delle Aziende che ne usufruiscono. E però previsto un abbattimento dei costi di trasporto finalizzato a riequilibrare i costi dovuti al fatto che la struttura non è baricentrica rispetto al territorio che viene servito

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13 I Trasporti Il trasporto viene effettuato con camion coibentati e refrigerati, roll inviolabili I prodotti soggetti a temperatura controllata sono posti all interno di roll isotermici I prodotti da conservare a -20 C viaggiano all interno di congelatori portatili

14 ANAGRAFICA PRODOTTI LE CRITICITA

15 Particolarmente critico è stato definire un linguaggio comune per i Dispositivi Medici che consentisse di riconoscere il prodotto richiesto dal reparto. Ogni Azienda Sanitaria aveva attribuito un proprio codice ai prodotti e creato una propria descrizione. Soluzione: abbinamento dei codici aziendali all anagrafica ULC (per i prodotti storici) e nuove codifiche unificate attraverso un portale specifico (GAC) All ingresso di ogni nuova azienda l anagrafica dei prodotti in uso viene abbinata con l anagrafica ULC, il codice ULC viene salvato negli applicativi aziendali

16 Come accorciare le distanze

17 DATI DI ATTIVITA ATTUALI N righe evase media die: (a regime 9000) ora 8300 N ordini a scorta (testate) ricevuti die = 120 N ordini in transito (testate) ricevuti die : 150 N prodotti gestiti a scorta : 4500 (a regime 6000) N reparti o servizi : 2600 Valore mensile del materiale in uscita: (a regime 35) di cui scorta=26 mil transito= 4 mil Valore delle giacenze : Indice di rotazione scorte : 12 N operatori tecnici: 32 operatori Coopservice, 3 op.usl N amministrativi USL: 12 N farmacisti USL: 5