OMEGA. Gestione Integrata Magazzino e Fatturazione per aziende Commerciali

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1 OMEGA Gestione Integrata Magazzino e Fatturazione per aziende Commerciali VERSIONE 8.22 (c) by Omnia informatica di Giuseppe Tricomi. Tel Fax Cell omnia@mondochiave.it Siamo certificati da COMODO RSA Certification Autority 1

2 Sommario Sommario...2 Introduzione...3 Prima di cominciare...3 Requisiti del programma...4 Installazione del programma...4 Uso dei tasti speciali...5 Il sistema dei menu...6 La gestione delle tabelle...6 Impostazioni di stampa...6 Questo manuale...6 Apprendimento...7 Avvio del programma...8 Fasi iniziali...8 Settaggi Colori ed impostazioni di stampa...8 Settaggi Parametri Generali...8 Magazzino...9 Magazzino - Manipolazioni...10 Magazzino - Vendita/Storno...10 Magazzino Da Smart-Screen...10 Ordini...10 Stampe Clienti...10 Controlla Estratti...10 Documenti...11 D.D.T. Cliente...12 Fattura C/Trasporto Cliente...12 Fattura immediata Cliente...12 Fattura da D.D.T. Cliente...12 Nota di credito...12 D.D.T. Fornitore...12 Fattura Fornitore...12 Fattura da D.D.T. Fornitore...12 Controllo Righe libere...12 Utilità Schede Fornitori/Clienti...14 Resoconto Fornitori...14 Resoconto Clienti...14 Resoconto dei Sospesi...14 Resoconto Casse...14 Resoconto Vendite...14 Resoconto Movimenti...14 Resoconto Prodotti...14 Inventario...14 Listino Prezzi...14 Stampa Elenco Clienti e Fatturato...14 Stampa codici a barre...14 Condizioni Particolari...14 Stampa Abilitazioni...14 Import Dati...14 Ricevute Bancarie...15 Resoconto Art.IVA...15 PrimaNota...15 Commissioni...16 Ordini Clienti...17 Distinta di prelievo...17 Agenti...17 Provvigioni...17 Resoconto dei Sospesi

3 Introduzione OMEGA (Gestione Integrata Magazzino e Fatturazione per aziende commerciali) è un software sviluppato e prodotto dalla ditta OMNIA INFORMATICA ed è risultato della creazione intellettuale dell'autore che ne detiene i diritti, come sancito dalla legge n. 633 del 22 aprile 1941 e successive modificazioni ed integrazioni. Restano esclusi dalla tutela dei diritti d'autore le idee ed i principi che stanno alla base di qualsiasi elemento del software, compreso anche il materiale preparatorio per la progettazione del software stesso. L'utente può utilizzare il software su un numero indefinito di elaboratori collegati tra loro in rete locale. L'utente può effettuare delle copie di riserva del software che si rendano necessarie per motivi di sicurezza. L'utente non può in alcun modo effettuare distribuzione al pubblico, compresa la locazione, del software e della documentazione allegata senza un'autorizzazione specifica da parte dell autore. L'utente può, senza autorizzazione da parte dell'autore, osservare, studiare e sottoporre a prove il software, allo scopo di determinare le idee ed i principi su cui è basato ogni elemento del software stesso, anche se, le informazioni ottenute, non possono essere utilizzate per lo sviluppo, la produzione o la commercializzazione di un programma per elaboratori sostanzialmente simile nella sua forma espressiva o per ogni altra attività che violi il diritto d'autore. Tutti i marchi registrati menzionati nella documentazione appartengono ai rispettivi proprietari. La dovuta cura è stata usata nella realizzazione del software e della relativa documentazione. in ogni caso l'autore declina ogni responsabilità per eventuali danni causati da un utilizzo improprio o non corretto del software. Prima di cominciare In questo capitolo: Requisiti dei programma Installazione dei programma Uso dei tasti speciali Il sistema dei menu La gestione delle tabelle Impostazioni di stampa Questo manuale 3

4 Requisiti del programma Il programma OMEGA é stato scritto per funzionare su elaboratori che supportano il sistema operativo WindowsXP o successivi compreso bit. L'elaboratore dev'essere dotato di una memoria RAM di almeno 1gb; il programma è in grado di sfruttare anche memoria EMS secondo le specifiche LIM versione 3.2 o successiva. L'elaboratore deve essere dotato di un disco rigido come memoria di massa. Installazione del programma I nostri software sono certificati da COMODO RSA code Signing CA, il certificato è verificabile durante il DownLoad. Scaricare l'installazione dal seguente link Quando compare il seguente avviso: cliccare su Esegui e quindi all'apertura della seguente finestra: cliccare sul nome Tricomi Giuseppe se si vuole visionare e verificare la certificazione; cliccare sul bottone Si per continuare l'installazione. Superati questi avvisi continuare nell'installazione. Se avete dei dubbi chiamate al mio numero per ogni delucidazione. 4

5 Uso dei tasti speciali Alcuni tasti o la pressione di più tasti contemporaneamente svolgono delle funzioni speciali che possono essere differenti in base al contesto in cui vengono utilizzati. In particolare: (freccia a destra) (freccia a sinistra) (freccia verso l'alto) (freccia verso il basso) Pag Pag CTRL+ CTRL+ Fine CTRL+ Pag CTRL+ Pag CTRL+U Esc (Invio) durante l inserimento di dati permette di spostarsi a destra di un carattere, durante la gestione di tabelle sposta a destra la barra di selezione; di spostarsi a sinistra di un carattere, durante la gestione di tabelle sposta a sinistra la barra di selezione; durante l'inserimento dei dati sposta l inserimento al campo precedente (se presente), durante la gestione di tabelle o nella selezione di opzioni da menu sposta la barra di selezione verso l'alto; durante l'inserimento di dati sposta l inserimento al campo successivo (se presente), durante la gestione di tabelle o nella selezione di opzioni da menu sposta la barra di selezione verso il basso; durante l'inserimento dati consente di terminare immediatamente l'inserimento, durante la gestione di tabelle consente di scorrere la tabella di una pagina all'indietro; durante l inserimento dati consente di terminare immediatamente l inserimento, durante la gestione di tabelle consente di scorrere la tabella di una pagina in avanti; durante l inserimento dati permette di spostarsi alla parola successiva all'interno del campo; durante l'inserimento dati permette di spostarsi alla parola precedente all interno del campo; durante l'inserimento dati permette di posizionarsi sul primo carattere del campo; durante l inserimento dati permette di posizionarsi sull'ultimo carattere digitato nel campo; durante la gestione delle tabelle permette di posizionarsi sul primo dato dell'elenco; durante la gestione delle tabelle permette di posizionarsi sull'ultimo dato dell'elenco; durante l inserimento dati consente di ripristinare il valore originale del campo in cui si sta lavorando; é il tasto di conferma o di selezione; nella maggior parte delle occasioni con sente di annullare l operazione che si sta svolgendo; 5

6 Il sistema dei menu Il programma è strutturato con un sistema di menu a tendine che divide le varie opzioni in gruppi omogenei di lavoro. Scegliendo le voci dai menu si accede al menu poppup successivo o alla procedura indicata. Come specificato in precedenza utilizzare i tasti freccia per spostare la barra di selezione ed il tasto Invio per attivare la voce selezionata. Per tornare al menu di livello precedente selezionare la voce apposita presente nei vari sottomenu oppure premere i tasti Esc o End. Per chiudere l'applicazione, dal menu mrincipale, selezionare USCITA, CHIUDI PROCEDURA; è sconsigliato cliccare sulla X in alto a destra della finestra. La gestione delle tabelle In molte occasioni nel programma, vengono utilizzate delle finestre contenenti i dati degli archivi visualizzati per riga, appunto come in una tabella. Durante la gestione delle tabelle è possibile premere F1 per vedere l'elenco dei tasti attivi. Di seguito vengono elencati i principali (occorre ricordare che non tutti sono sempre attivi, questo dipende dal tipo di tabella in cui si sta operando): Invio Esc o End Ins Canc F2 se nella tabella è attivata la possibilità di variare i dati della colonna in cui ci si trova, permette la variazione dei dati, altrimenti permette di uscire dalla tabella mantenendo il dato selezionato; abortisce la selezione permette di cambiare il cursore in fase di inserimento o modifica dati; permette di cancellare il record corrente chiedendone conferma; Ingrandisce o ripristina la finestra; F9 Imposta e avvia una ricerca sulla colonna in cui ci si trova; F8 continua la ricerca impostata con F9; F3 stampa la tabella Impostazioni di stampa Prima di lanciare qualunque stampa viene visualizzata una finestra di scelte che consente di lanciare la stampa, annullarla oppure di impostare il tipo di stampante e la porta (device) di stampa. Le impostazioni di stampa si definiscono in maniera permanente dal menu Utilità di sistema e quindi normalmente non è necessario modificarle, però se al computer sono collegate più stampanti o si desidera che la stampa sia memorizzata su disco, è possibile effettuare queste modifiche in maniera non permanente durante la stampa. Questo manuale Questo manuale è organizzato in modo da riflettere l'ordine delle voci così come appaiono nei vari menu del programma. quindi per cercare le indicazioni riguardanti una procedura è sufficiente andare al capitolo che corrisponde al menu da cui si richiama la procedura stessa. 6

7 Apprendimento In questo capitolo: Avvio dei programma Fasi iniziali Settaggi Colori ed impostazioni di stampa Settaggi Parametri generali 7

8 Avvio del programma Per avviare il programma cliccare su questa icona del desktop: Fasi iniziali Dopo l'installazione il programma avvierà in versione dimostrativa, ciò significa che permetterà un determinato numero di inserimenti e non saranno abilitate le stampe. Per bypassare questa restrizione ed ottenere una licenza demo gratuita per i prossimi 90 giorni basterà, dal menu principale, selezionare SETTAGGI ABILITAZIONE e telefonare a OMNIA INFORMATICA per ottenere il codice di abilitazione. Per accedere a tutte le funzioni a lui consentite l'utente dovrà inserire la PASSWORD; sono di 4 livelli: I Livello 11111, Impiegato 22222, Visore 33333, Supervisore RETTE. Premendo i tasti Maiuscolo+F9 si accede all'inserimento PassWord e digitando RETTE si verrà abilitati come Supervisore e si avrà la possibilità di personalizzare tutte le PassWord. Al primo avvio di OMEGA verranno richieste alcune informazioni di carattere generale. In seguito sarà sempre possibile variare le impostazioni iniziali dal menu SETTAGGI. Settaggi Colori ed impostazioni di stampa Dal menu iniziale, spostandosi con le quattro frecce selezionare SETTAGGI e "SETTAGGI COLORI", quindi premere INVIO e si avrà accesso alla procedura visuale. Se le Vostre stampanti funzionano in emulazione EPSON in modalità EPL5 o EPL6 potrete accoppiarle alle porte LPT1, LPT2 o LPT3 e pertanto per ogni procedura potrete selezionare una di queste porte. Installando Open-Offine non occorre impostare questi parametri e basterà lanciare le stampe sotto l'opzione 4 con la possibilità di stampare gli sfondi dei documenti, il Vostro LOGO ed eventuale filigrana. Settaggi Parametri Generali Sempre dal menu SETTAGGI potrete accedere alle impostazioni di tutti i parametri richiesti dall'applicazione. Durante la modifica di ogni parametro, sulla riga in basso della finestra, avrete una ulteriore spiegazione. Prestare attenzione nell'impostare le coordinate di stampa dei documenti (Fatture, d.d.t. Ecc...) Si potrà disabilitare dalle stampe ogni voce impostando a 0 la riga e la colonna. Si consideri che sul foglio A4 verranno stampate 72 righe e 80 colonne. 8

9 MAGAZZINO In questo capitolo: Magazzino Ordini Stampe Cliente Controlla Estratti 9

10 MAGAZZINO - Manipolazioni Una volta selezionata questa voce viene aperta l'anagrafica Magazzino e potremo inserire nuovi articoli o modificare quelli esistenti. In base al numero di listini impostato su SETTAGGI DITTA avremo da gestire da 1 a 5 colonne listino che potremo accoppiare ad ogni cliente o in base alle quantità che verrà ordinata in fase di vendita. Nel secondo caso potremo gestire in automatico una sorta di sconto per quantità acquistata impostando sul campo Scala-Quantità il valore da noi desiderato per accedere al listino più conveniente. In ogni caso, in fase di vendita potremo modificare a nostro piacimento qualsiasi valore. MAGAZZINO - Vendita/Storno Da qui, il cuore dell'applicativo, potremo aprire fino a 9 trattazioni con i diversi clienti per effettuare le vendite, che una volta definite potranno essere concluse con semplice emissione scontrino o con fattura. Si possono effettuare eventuali resi ed emissione di preventivi. MAGAZZINO - Da Smart-Screen Funzionante nel caso in cui l'applicazione viene interfacciata con il misuratore fiscale. Non lo consigliamo, è meglio avere le cose separate. Ordini Con pochi click si potranno creare gli ordini per i nostri fornitori in modo ponderato in base ai settori merceologici, alle minime e massime giacenze ed al numero di ordini da effettuare nel corso dell'anno ed in base ai consumi degli ultimi tre anni. Stampe Clienti Liste dei clienti ordinate e selezionate a piacimento. Controlla estratti Controllo degli Estratti Conto. 10

11 DOCUMENTI In questo capitolo: D.D.T. Cliente Fattura C/Trasporto Cliente Fattura Immediata Cliente Fattura da D.D.T. Cliente Nota di Credito D.D.T. Fornitore Fattura Fornitore Fattura da D.D.T. Fornitore Controllo Righe Libere 11

12 Tutti i Documenti Si possono inserire nuovi documento o visualizzare, cancellare e ripristinare quelli esistenti. Seguono la numerazione automatica e ammettono forzature da parte dell'utente. In fase di emissione documento si può inserire il nuovo Cliente o Fornitore o nuovi articoli in magazzino, nuovi settori merceologici. L'applicazione funziona in multitasking tant'è che durante l'emissione di un documento si potrà accedere alle vendite al banco. Controllo Righe Libere Sui documenti potremo inserire le righe libere comprendenti degli articoli non inclusi in Anagrafica Magazzino. Da qui si potranno effettuare delle ricerche per trovare i documenti che includono queste vendite o acquisti. 12

13 UTILITA' In questo capitolo: Schede Fornitori/Clienti Resoconto Fornitori Resoconto Clienti Resoconto dei Sospesi Resoconto Casse Resoconto Vendite Resoconto Movimenti Resoconto Prodotti Inventario Listino Prezzi Stampa Elenco Clienti e Fatturato Stampa codici a barre Condizioni Particolari Stampa Abilitazioni Import Dati Ricevute Bancarie Resoconto Art.IVA PrimaNota 13

14 Schede Fornitori/Client Tutta la gestione delle anagrafiche Clienti e Fornitori Resoconti Cliente e Fornitori Resoconto del dare/avere; inserimento, modifica o eliminazione movimenti; stampe per selezione. Resoconto dei Sospesi Lista e Stampa di tutti i Clienti o Fornitori con sospesi. Resoconto Casse Resoconto e stampa, entro un range di date, degli incassi al banco, degli incassi con fatture, degli acquisti e dei guadagni. Resoconto Vendite Report degli incassi e prelievi dalla cassa. Resoconto Movimenti Report dei movimenti per Settore con dettaglio articoli entro range di date con quantità, importi e ricavi. Resoconto Prodotti Report dei movimenti per Settore o per Articolo entro range di date con quantità, importi e convenienza. Con dettaglio Giornaliero, Settimanale, Mensile o Annuale. Inventario Inventario dettagliato con possibili forzature. Stampe. Listino Prezzi Impostazione e stampa del Listino Prezzi. Stampa Elenco Clienti e Fatturato Stampa dei clienti che hanno aquistato entro un range di date con evidenza fatturato. Stampa Codici a barre Stampa su etichette in diversi formati Condizioni Particolari Assegnazioni di particolari sconti o prezzi netti a determinati clienti fino ad una data. Stampa Abilitazioni Documento per convalidare l'abilitazione ceduta da Omnia Informatica. Import Dati Procedura utile ad importare i dati da un archivio ceduto da un Vostro fornitore ed inserirli in Anagrafica Magazzino. 14

15 Ricevute bancarie Creazione della lista elettronica delle Ricevute bancarie da emettere e trasmettere alla vostra banca. Resoconto Art.IVA Report del fatturato in esenzione: acquisti e vendite. Prima Nota Stampa Prima Nota Clienti, Fornitori o Cassa entro un range di date. 15

16 COMMISSIONI In questo capitolo: Ordini Clienti Distinta di prelievo Agenti Provvigioni Resoconto dei Sospesi 16

17 Ordini Clienti Possibilità di acquisire degli ordini ed evaderli in automatico quando la merce arriva in magazzino. Distinta di prelivo Stampa distinta in base alle commissioni da evadere. Agenti Anagrafica degli agenti della nostra azienda Provvigioni Calcolo delle provvigioni maturate per i nostri Agenti. Resoconto dei sospesi Stampa dei sospesi con dettaglio fatture o vendita al banco. 17