Oggetto: LA FATTURAZIONE ELETTRONICA NELL AMMINISTRAZIONE PUBBLICA

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1 REGIONE EMILIA-ROMAGNA ( r_emiro ) Giunta ( AOO_EMR ) PG/2015/ del 26/03/2015 DIREZIONE GENERALE CENTRALE RISORSE FINANZIARIE E PATRIMONIO SERVIZIO GESTIONE DELLA SPESA REGIONALE IL RESPONSABILE MARCELLO BONACCURSO TIPO ANNO NUMERO REG. / / DEL / / Alle Direzioni Generali Al Gabinetto del Presidente della Giunta All Agenzia Informazione e Ufficio Stampa della Giunta All Agenzia Sanitaria e Sociale regionale Ai Servizi regionali Alle Autorità di Bacino della Regione Emilia-Romagna e p.c. Al Servizio Organizzazione, bilancio e attività contrattuale -Assemblea Legislativa regionale Commissario Delegato Art. 1 DL 74/2012 LL.SS. Oggetto: LA FATTURAZIONE ELETTRONICA NELL AMMINISTRAZIONE PUBBLICA Viale Aldo Moro Bologna tel fax PEC: ANNO NUMERO INDICE LIV.1 LIV.2 LIV.3 LIV.4 LIV.5 ANNO NUMERO SUB a uso interno DP Classif. Fasc.

2 Sommario INTRODUZIONE. 3 LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI INTERESSATE. 3 SOGGETTI COINVOLTI NEL PROCESSO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA 5 PROCEDURA DI FATTURAZIONE TRASMISSIONE, RICEZIONE - REGOLE GENERALI 5 PROCEDURA DI FATTURAZIONE TRASMISSIONE, RICEZIONE PROCEDURA RER. 7 VIZI FORMALI E VISI SOSTANZIALI DELLA FATTURA CIG CUP IMPEGNO.. 8 DIVIETO DI PAGAMENTO DELLE FATTURE CARTACEE 9 FATTURA ELETTRONICA ALLA PA E SPLIT PAYMENT.. 9 VADEMECUM PER STABILIRE QUALI OPERAZIONI SOGGIACCIONO O SONO ESCLUSE DALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA.. 10 GESTIONE DELLE NOTE DI VARIAZIONE 11 ESIGIBILITA ED IMPOSTA DI BOLLO 11 SPESE DA EFFETTUARSI CON LA PROCEDURA DEL FUNZIONARIO DELEGATO REGIONALE. 12 PROCEDURE DI GESTIONE PER PAGAMENTI ESEGUITI TRAMITE UTILIZZO CASSA ECONOMALE.. 13 GESTIONE PER PAGAMENTI ESEGUITI TRAMITE PROCEDURA ORDINARIA PAGAMENTI COMPONENTI R.T.I./A.T.I 15 RITENUTA A GARANZIA. 16 2

3 INTRODUZIONE Il 31 marzo 2015 scatta l obbligo per i fornitori della PA di fatturare le cessioni di beni e le prestazioni di servizio realizzate nei confronti di tutte le pubbliche amministrazioni esclusivamente con modalità elettronica. Il nuovo obbligo comporta l emissione, la trasmissione e la conservazione elettronica dei documenti e costituirà, per i fornitori della PA, l unico strumento per poter ottenere il pagamento del credito vantato. Gli adempimenti richiesti sia ai fornitori che alle pubbliche amministrazioni sono molteplici e comportano notevoli vincoli organizzativi ed informatici. Tale innovazione ha il vantaggio di ridurre i costi della PA, monitorare in modo tempestivo la spesa pubblica, ridurre i tempi di pagamento dei fornitori, consentire l introduzione di semplificazioni delle procedure di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili IVA, maggiore digitalizzazione che consentirà alle PA di divenire più efficienti, velocizzazione della trasmissione delle fatture, lotta all evasione fiscale. Il comma 209 dell art. 1 della L. n. 244/2007, inizialmente disponeva tale obbligo per le amministrazioni dello Stato e gli enti pubblici nazionali, poi, con la modifica introdotta nello stesso comma 209, dall art. 10, comma 13-duodecies del DL n. 201/2011, convertito, con modificazioni, dalla legge 22 dicembre 2011 n. 214, l obbligo è stato esteso a tutte le PA di cui all art. 1, comma 2, della L. n. 196/2009 e, quindi, anche agli enti territoriali. L art. 25, comma 1, del D.L. 66/2014, convertito dalla legge n. 89/2014 ha disposto la decorrenza del 31 marzo 2015 per l utilizzo obbligatorio della fattura elettronica per tutte le pubbliche amministrazioni. Ciò comporta che, dal 31 marzo 2015, le PA non potranno più ricevere fatture cartacee, ma solo fatture elettroniche. Costituisce postulato generale l obbligo di emissione della fattura elettronica, per tutti i soggetti, sia pubblici che privati, se dotati di partita Iva, per le operazioni (imponibili, esenti o fuori campo), che gli stessi indicano sul documento rilasciato come fattura. LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI INTERESSATE Il DM n. 55/2013, individua, per classi di Pubbliche Amministrazioni, le date di decorrenza dell obbligo della fatturazione elettronica. Il Dipartimento delle Finanze del MEF, di concerto con il Dipartimento della Funzione Pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri, ha fornito, con la Circolare n. 1/DF del , alcuni chiarimenti in merito all ambito soggettivo dei destinatari della disciplina in esame. 3

4 L art. 6 del citato Decreto rinvia allo specifico elenco contenente le PA, inserite nel Conto economico consolidato, pubblicato ogni anno sulla Gazzetta Ufficiale dall ISTAT, entro il 30 settembre, come evidenziato nella Circolare n. 1/DF. In quest ultima, infatti, si legge: In particolare, le classi di pubbliche amministrazioni cui si riferisce l'articolo 6 del DM 55/2013 sono quelle di cui all'elenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato, pubblicato annualmente dall'istituto nazionale di statistica (ISTAT) entro il 30 settembre. Questo riferimento ha indotto alcuni a ritenere che l'ambito soggettivo di applicazione dell'obbligo di fatturazione elettronica potesse circoscriversi alle amministrazioni inserite nel citato elenco ISTAT, e numerose richieste di chiarimento sono pervenute in tal senso. Il MEF, pertanto, ha precisato che l ambito soggettivo della disciplina della fatturazione elettronica non è circoscritto alle sole Amministrazioni riportate in tale specifico elenco. Infatti, per individuare le Pubbliche Amministrazioni interessate occorre fare riferimento all art. 1, comma 2, Legge n. 196/2009: Pubbliche Amministrazioni riportate nel predetto elenco ISTAT; Autorità indipendenti; Amministrazioni autonome ex art. 1, comma 209, Legge n. 244/2007; Pubbliche Amministrazioni ex art. 1, comma 2, D.Lgs. n. 165/ Di seguito l elenco riassuntivo proposto dal MEF: Pubbliche Amministrazioni ex art. 1, comma 2, D.Lgs. n. 165/2001 Amministrazioni dello Stato Istituti e scuole di ogni ordine e grado e istituzioni educative Aziende ed Amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo Regioni, Province, Comuni, Comunità montane e loro consorzi ed associazioni Istituzioni universitarie Istituti autonomi case popolari (IACP) CCIAA e loro associazioni Enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali Amministrazioni, aziende e Enti del SSN Agenzia per la rappresentanza negoziale delle Pubbliche Amministrazioni (ARAN) Agenzie di cui al D.Lgs. n. 300/99 (Agenzia delle Entrate, Agenzia delle Dogane, ecc.) CONI (fino alla revisione organica della disciplina di settore) Pubbliche Amministrazioni ex art. 1, comma 2, Legge n. 196/2009 Amministrazioni indicate nell elenco ISTAT pubblicato in G.U. entro il 30/09 di ogni anno Autorità indipendenti Pubbliche Amministrazioni ex art. 1, comma 209, Legge n. 244/2007 Amministrazioni autonome Amministrazioni Locali 4

5 SOGGETTI COINVOLTI NEL PROCESSO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA I soggetti direttamente interessati alla fatturazione elettronica sono: Gli operatori economici, fornitori di beni e/o di servizi, nei confronti della PA i soggetti passivi IVA, i quali (direttamente o tramite intermediari) devono emettere, trasmettere la fattura elettronica verso la PA e conservarla in formato elettronico quando emettono fattura ad altre PA Le Pubbliche Amministrazioni Il SDI riceve, controlla formalmente la fattura elettronica e la trasmette alla PA La PA destinataria della fattura elettronica riceve direttamente, o tramite intermediari, la fattura elettronica, la controlla nel merito, la processa e la conserva in formato elettronico I soggetti indirettamente interessati alla fatturazione elettronica sono gli intermediari: soggetti terzi ai quali i fornitori/prestatori IVA della PA possono rivolgersi per tutte o solo per alcune delle fasi di emissione, trasmissione e conservazione della fattura elettronica. Anche la PA destinataria può avvalersi di intermediari per la ricezione e conservazione elettronica della fattura. PROCEDURA DI FATTURAZIONE, TRASMISSIONE E RICEZIONE REGOLE GENERALI L allegato B del decreto n. 55 del 2013 contiene: - le regole tecniche relative alle modalità per la formazione, la trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche - le regole tecniche idonee a garantire l attestazione della data, l autenticità dell origine e l integrità del contenuto delle fatture elettroniche. Tali regole tecniche vengono aggiornate dall Agenzia delle Entrate e gli aggiornamenti sono pubblicati sul sito Il fornitore (o un terzo delegato ad emettere fattura per conto di questi) predispone la fattura in formato XML ed appone sulla fattura la firma digitale. 5

6 Il fornitore (o un terzo delegato alla trasmissione) trasmette la fattura al Sistema di Interscambio. Come indicato nel decreto n. 55 del 2013 la trasmissione della fattura al Sistema di Interscambio deve essere effettuata con una delle seguenti modalità: Posta Elettronica Certificata Interfaccia WEB (per accedervi è necessario essere abilitati ad Entratel o a Fisconline o essere in possesso di Carta Nazionale dei Servizi precedentemente abilitata ai servizi telematici dell Agenzia delle Entrate) SDICOOP, sistema di cooperazione applicativa su rete internet fruibile attraverso il protocollo HTTPS SPCOOP, sistema di cooperazione applicativa tramite il Sistema Pubblico di Connettività SDIFTP, sistema di trasmissione dati basato su protocolli FTP Il Sistema di Interscambio procede ad un controllo (formale) della fattura relativamente: - alla nomenclatura e alla unicità del file trasmesso (per evitare doppi invii) - alla integrità della fattura (assenza di modifiche successive alla firma elettronica) - alla autenticità e validità del certificato di firma elettronica - alla validità del contenuto della fattura - alla conformità alla legge del formato della fattura Dopo il controllo, il Sistema inizia la procedura per la consegna della fattura alla P.A. destinataria: se la fattura inviata al Sistema di Interscambio presenta delle anomalie, il Sistema invia al mittente una notifica di scarto ( la fattura non può considerarsi emessa, può quindi essere annullata e sostituita da una nuova fattura corretta ) se la fattura inviata al Sistema di Interscambio non presenta anomalie, il Sistema la inoltra alla P.A. destinataria e: nel caso di impossibilità di trasmissione alla P.A. per motivi esclusivamente tecnici, il Sistema invia al mittente una notifica di mancata consegna e contatta la P.A. per risolvere il problema se l invio riesce, il Sistema invia al mittente una ricevuta di consegna (conseguenze ai fini IVA: secondo la circolare ministeriale n. 1 del 31 marzo 2014) che attesta: 6

7 - l emissione della fattura - la ricezione della fattura da parte della pa La P.A. ha 15 giorni di tempo per comunicare, tramite il Sistema di Interscambio, l accettazione o il rifiuto della fattura, decorsi i quali la fattura si intende accettata. a) Se il contenuto della fattura è accettato, il Sistema invia al mittente una notifica di accettazione della fattura. b) La fattura è rifiutata se: la P.A. che la riceve non è il corretto destinatario della fattura contiene vizi sostanziali, così come indicati nella Deliberazione di Giunta Regionale n del 28 ottobre In caso di rifiuto il fornitore può comportarsi in uno dei due modi seguenti: Se la fattura è stata già registrata dal fornitore è necessario stornare la fattura con nota di credito ( che non sarà trasmessa al committente) ed emettere una nuova fattura. Se il fornitore non l ha registrata, può emettere una nuova fattura con lo stesso numero e la stessa data di quella respinta. c) Se la PA, destinataria della fattura, ha inserito nel registro, nei termini di legge, la fattura e successivamente decide di rigettarla, lo deve comunicare al fornitore attraverso altri canali. A quel punto, il fornitore dovrà stornare, con una nota di credito, tale fattura ed emetterne una nuova corretta, con un numero diverso rispetto alla fattura originaria. Sia la nota di credito che la nuova fattura saranno trasmesse tramite il SDI. PROCEDURA DI FATTURAZIONE, TRASMISSIONE E RICEZIONE PROCEDURA RER Al fine di facilitare la successiva integrazione con gli altri documenti del ciclo passivo e di allinearsi, fin d'ora, con i progetti europei di integrazione transfrontaliera dei mercati, la Regione ha deciso di realizzare un proprio Nodo Telematico di Interscambio, a cui possono aderire le p.a. locali del territorio. Il Nodo (NOTI-ER), gestito da Intercent-er, funge da Intermediario nel colloquio con il Sistema di Interscambio. In particolare, si occupa della conversione tra il formato xml fatturapa e il formato xml PEPPOL, derivato dall'omonimo progetto (Pan European Public Procurement On Line) al fine di rendere possibile il raccordo con gli altri documenti del ciclo degli approvvigionamenti (ordine e documento di trasporto). 7

8 Inoltre, effettua l invio in conservazione delle fatture e di tutti i documenti correlati al ciclo degli acquisti al Polo Archivistico regionale PARER. PARER si occupa della conservazione a norma dei documenti fiscali permettendo la possibilità di accedere agli originali informatici per l'esibizione degli stessi attraverso specifiche funzionalità. NOTIER gestisce il colloquio con il Sistema di Interscambio, da un lato, e il sistema contabile dell'ente, dall'altro. Le fatture indirizzate ai vari Uffici di fatturazione elettronica (UFE) definiti sull'indice della Pubblica amministrazione (IPA) in relazione alle varie strutture regionali vengono messe a disposizione del sistema contabile (SAP), che invia una notifica a un apposita casella di . Gli operatori abilitati accedono alla fattura e, dopo aver effettuato gli opportuni controlli, iniziano la fase di acquisizione e gestione del documento. Il sistema contabile SAP permette di visualizzare la fattura attraverso un apposito foglio di stile e registra il documento sul sistema documentale, in uno specifico repertorio dedicato alle fatture. VIZI FORMALI E VIZI SOSTANZIALI DELLA FATTURA CIG CUP - IMPEGNO L art. 25 del DL n. 66/2014, recita: Al fine di assicurare l'effettiva tracciabilita' dei pagamenti da parte delle pubbliche amministrazioni, le fatture elettroniche emesse verso le stesse pubbliche amministrazioni riportano: a) il Codice identificativo di gara (CIG), tranne i casi di esclusione dell'indicazione dello stesso nelle transazioni finanziarie cosi' come previsto dalla determinazione dell'autorita' di vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture 7 luglio 2011, n. 4, e i casi di esclusione dall'obbligo di tracciabilita' di cui alla legge 13 agosto 2010, n. 136, previsti dalla tabella 1 allegata al decreto; detta tabella e' aggiornata con decreto del Ministro dell'economia e delle finanze, sentita l'autorita' di vigilanza sui contratti pubblici di lavori, servizi e forniture; b) il Codice unico di Progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell'articolo 11 della legge 16 gennaio 2003, n bis. I codici di cui al comma 2 sono inseriti a cura della stazione appaltante nei contratti relativi a lavori, servizi e forniture sottoscritti con gli appaltatori nell'ambito della clausola prevista all'articolo 3, comma 8, della legge 13 agosto 2010, n Tale clausola riporta, inoltre, il riferimento esplicito agli obblighi delle parti derivanti dall'applicazione della presente norma). 3. Le pubbliche amministrazioni non possono procedere al pagamento delle fatture elettroniche che non riportano i codici Cig e Cup ai sensi del comma 2. 8

9 Ne deriva che rispetto alle disposizioni previste nella Deliberazione di Giunta Regionale n del 28 ottobre 2013, relativamente ai vizi della fattura, la mancanza di codici CIG e CUP nelle fatture elettroniche, ove richiesto, determinando l impossibilità del pagamento, da vizio formale si concretizzano in vizio sostanziale. Quanto alla mancata indicazione in fattura del numero d'impegno la stessa deve essere invece intesa quale mero errore formale. DIVIETO DI PAGAMENTO DELLE FATTURE CARTACEE L'art. 1 comma 210 della Legge 244/2007 prevede che: "A decorrere dal termine di tre mesi dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213, le amministrazioni e gli enti di cui al comma 209 non possono accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica". L art. 6, comma 6 del D.M. n. 55/2013 dispone che trascorsi 3 mesi dalla data di decorrenza dell obbligo di fatturazione elettronica, le PA interessate non possono procedere al pagamento, neppure parziale dell operazione fatturata, fino a quando non si verifica l invio della fattura in formato elettronico tramite il SDI. Il MEF ha chiarito che tale divieto non riguarda le fatture emesse in formato cartaceo in data anteriore rispetto a quella di decorrenza dell obbligo di fatturazione elettronica, in quanto tali fatture devono comunque essere accettate e pagate dalle PA destinatarie, anche nell ipotesi in cui non siano state ricevute oppure processate allo scadere del periodo transitorio dei tre mesi successivi alla data di decorrenza fissata dalla norma. Ne consegue che, ove allo scadere del termine di cui al citato comma 210, una PA stesse ancora processando una fattura emessa in formato cartaceo, l'amministrazione dovrà, secondo quanto chiarito dal Ministero nella Circolare n.1/df del portare a compimento il relativo procedimento e, se sussistano tutte le altre condizioni, procedere al pagamento. È invece da escludere la possibilità, per le pubbliche amministrazioni, di accettare fatture in forma cartacea emesse successivamente allo scadere del medesimo termine di cui al comma 209. FATTURA ELETTRONICA ALLA PA E SPLIT PAYMENT Come indicato nella circolare PG/2015/ del 5 febbraio 2015 ad oggetto "Il meccanismo fiscale dello Split Payment" la Legge di Stabilità 2015 (Legge n. 190/2014) ha introdotto un nuovo meccanismo fiscale di versamento dell IVA applicabile alle cessioni di beni e/o 9

10 prestazioni di servizi effettuate nei confronti degli Enti pubblici individuati dal nuovo art. 17-ter, D.P.R. n. 633/72. Dal 2 febbraio 2015, per permettere la corretta gestione dello split payment, le fatture elettroniche, emesse verso le Pubbliche amministrazioni, presentano lo specifico campo, scissione dei pagamenti, individuato dalla lettera S, nella sezione relativa all esigibilità dell IVA. In ossequio alle nuove disposizioni, quindi, sarà possibile selezionare la voce: - I, in caso di IVA a esigibilità immediata; - D, qualora l IVA sia a esigibilità differita - S se si applica il nuovo meccanismo della scissione dei pagamenti VADEMECUM PER STABILIRE QUALI OPERAZIONI SOGGIACIONO O SONO ESCLUSE DALLA FATTURAZIONE ELETTRONICA La fattura è il documento fiscale obbligatorio, redatto dal fornitore/prestatore, titolare di Partita Iva, per comprovare l avvenuta cessione di beni o prestazione di servizi e il diritto a riscuoterne il prezzo. Note per attività svolte da lavoratori autonomi occasionali Le prestazioni svolte dai lavoratori autonomi occasionali, fiscalmente rientrano nell art. 67 comma 1 lett. l) del DPR 917/86. Mancando dei requisiti di cui all art. 21 del DPR 633/72 per essere considerate fiscalmente fatture, non soggiacciono alle regole della fatturazione elettronica, pertanto, le relative note continuano ad essere trasmesse in modo cartaceo, fermo restando che le stesse devono essere comunque inserite nel registro unico delle fatture. RIEPILOGO CODICI ESENZIONE IVA PIATTAFORMA PCC N1 Escluse ex art. 15 N2 N3 Non soggette Non imponibili N4 N5 Esenti Regime del margine 10

11 OPERAZIONI ESCLUSE DALL OBBLIGO DELLA FATTURA ELETTRONICA Vanno trasmesse, tra le altre, in formato cartaceo le: a) Note dei lavoratori occasionali (art. 67, comma 1 lett l) DPR n. 633/72; b) Note per operazioni Fuori campo IVA quando mancano i requisiti soggettivi e/o oggettivi. SOGGETTI NON RESIDENTI Secondo quanto stabilito in via transitoria dall art. 6 comma 4 del DM n. 55, sono attualmente escluse dall ambito applicativo della disciplina in esame le fatture emesse da soggetti non residenti in Italia. Le modalità di applicazione a tali fatture degli obblighi stabiliti dalla citata L. 244/2007 saranno determinate da un successivo DM. CERTIFICAZIONI DEI CREDITI: ACQUISIZIONE AUTOMATICA DEI DATI In base all art. 27 del DL 66/2014 conv. L. 89/2014, la trasmissione delle fatture elettroniche alle Pubbliche Amministrazioni determina l acquisizione automatica dei relativi dati nell ambito della piattaforma elettronica per la gestione telematica del rilascio delle certificazioni dei crediti, per gli usi previsti dalla legge. GESTIONE DELLE NOTE DI VARIAZIONE La circolare n. 1/2015 dell'agenzia delle Entrate ha lasciato irrisolti diversi problemi per l'applicazione dello split payment, fra i quali il trattamento delle note di accredito. Non è ancora chiaro se la loro regolazione finanziaria debba seguire, o meno, le nuove regole. La Regione Emilia Romagna, in attesa di proporre istanza di Interpello, in merito, considerando che l art. 26 del DPR n. 633/72 è rimasto invariato, ritiene di adottare la soluzione che porta l'ente ad effettuare versamenti netti (al netto, cioè, dell'iva sulla nota di variazione che resta compensata con l'iva a debito delle altre fatture). ESIGIBILITÀ ED IMPOSTA DI BOLLO ESIGIBILITA La fattura elettronica si considera emessa al momento della sua trasmissione e ricevimento da 11

12 parte del SDI. In merito a questo aspetto, con Circolare n.1/2014, il MEF ha chiarito che la fattura PA si considera emessa in presenza di: 1) Ricevuta di consegna: che è sufficiente a provare sia l emissione della fattura elettronica, sia la sua ricezione da parte della P.A.; 2) Notifica di mancata consegna (recapitata al trasmittente nelle 24 ore o 48 in caso di PEC), che costituisce prova certa del fatto che la fattura è stata emessa perchè pervenuta al SDI nel rispetto delle regole tecniche. IMPOSTA DI BOLLO La misura dell imposta di bollo, da applicare alle fatture, quando ne ricorrono i requisiti, attualmente è di 2,00, per importi non soggetti ad IVA superiori a 77,47 euro L imposta di bollo sulle fatture elettroniche verso la PA deve essere assolta in modo virtuale. A tal riguardo, l art. 6 del D.M. 17 giugno 2014 prevede che il versamento dell imposta debba essere effettuato esclusivamente in modalità telematica, mediante modello F24, in un unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell esercizio, cioè entro il 30 aprile dell anno successivo a quello di emissione per i soggetti con periodo di imposta coincidente con l anno solare. Non sono pertanto più previste dichiarazioni preventive o consuntive né pagamenti con modello F23. Le fatture elettroniche, soggette ad imposta di bollo, dovranno riportare una specifica annotazione di assolvimento di tale imposta, ai sensi della suddetta disposizione: «Imposta di bollo assolta in modo virtuale ai sensi del D.M.17 giugno 2014». SPESE DA EFFETTUARSI CON LA PROCEDURA DEL FUNZIONARIO DELEGATO REGIONALE La decorrenza al 31 marzo 2015 dell obbligo di ricevimento della fattura elettronica nei rapporti economici tra pubblica amministrazione e fornitori (D.L. 66/2014, art. 25) con conseguente impossibilità da tale data di ricevere fatture in forma cartacea, si applica anche alle spese effettuate con la procedura del funzionario delegato Regionale (artt L.R. 40/01 e R.R. 50/78) così come l obbligo di inserimento del CIG, del CUP (se dovuti) e del numero dell impegno di spesa nella fattura elettronica. A tale fine, per ogni attuale funzionario delegato è stato istituito uno specifico ufficio di fatturazione elettronica con relativo codice univoco, già comunicato ai funzionari, che i fornitori dovranno obbligatoriamente inserire in fattura. 12

13 PROCEDURE DI GESTIONE PER PAGAMENTI ESEGUITI TRAMITE UTILIZZO CASSA ECONOMALE In attesa dell attivazione della procedura di dematerializzazione di tutta la documentazione, inerente al pagamento delle spese alla Cassa Economale Centrale e alle Casse Economali periferiche, dovranno pervenire, ancora in forma cartacea: buono economale; Documento Unico di regolarità contributiva DURC e/o certificazioni equipollenti; Comunicazione conto dedicato; stampa fattura elettronica, corredata dal timbro di avvenuta liquidazione dell importo oggetto del pagamento. In specifico, si evidenzia che la stampa della fattura elettronica richiesta risponde anche all esigenza di completare le fasi previste per il ciclo della spesa, con riferimento alla procedura di liquidazione, così come suindicato dal novellato quadro normativo previsto dal D. Lgs. n. 118/2011 e ss.mm.ii. In particolare, ed in attesa di poter realizzare un sistema che consenta di marcare, sotto il profilo del tracciato informatico, l avvenuto espletamento della fase di liquidazione dell importo di spesa da pagare, nei modi previsti dall art. 57 del D. Lgs. n. 118/2011 e ss.mm.ii e dal relativo allegato 4/2, si richiede, di effettuare una stampa del documento di spesa (Fattura elettronica), apponendo sulla stessa, per il solo uso interno all ente, la prescritta formula che evidenzi l avvenuto espletamento della liquidazione. Si precisa che la completezza delle informazioni, richieste per la procedura di liquidazione della spesa, prescrive che devono essere indicati: a) l importo relativo alle somme da erogare; b) il capitolo di spesa sul quale è stata imputata la somma da riconoscere; c) l esercizio finanziario di riferimento sul quale è stato registrato l impegno contabile; d) la data di esecuzione della procedura di liquidazione. L apposizione della firma del soggetto deputato alla gestione della procedura di spesa sul documento (fattura) equivale, in ragione dell assunzione diretta di responsabilità, a validare tutti gli elementi sopra indicati (lett. a-d). In termini analoghi a quanto previsto per la procedura dei pagamenti ordinari, per le fatture emesse, con riferimento all utilizzo di risorse finanziarie specifiche, quali Programmi Comunitari, Programmi di Cooperazione Territoriale Europea, e l applicazione della ritenuta a garanzia dello 0,50 per cento, valgono le specifiche indicate alle sezioni Gestione per 13

14 pagamenti eseguiti tramite procedura ordinaria e Ritenute a garanzia alle quali espressamente si rinvia. A regime le informazioni non saranno apposte sul documento cartaceo non costituendo, lo stesso, elemento di rilevanza per la piena tracciabilità delle procedure contabili eseguite, dovendo essere, la liquidazione, registrata nel sistema contabile quando l obbligazione è esigibile in modo autonomo rispetto all esecuzione ed ordinazione del pagamento della spesa. GESTIONE PER PAGAMENTI ESEGUITI TRAMITE PROCEDURA ORDINARIA In attesa di apportare le modifiche informatiche al processo di spesa che consentano di produrre tutta la documentazione, allegata alla richiesta di emissione mandato, in formato digitale, si richiede alle strutture di eseguire temporaneamente una stampa della fattura elettronica e di allegarla alla richiesta di emissione mandato, per consentire al Servizio Gestione della Spesa Regionale di effettuare i controlli previsti per legge. Per quanto riguarda le fatture emesse, con riferimento all utilizzo di risorse finanziarie specifiche, quali Programmi della Cooperazione Territoriale Europea, Programmi Comunitari, etc, la normativa dispone, ai fini della rendicontazione, o su richiesta, l annullamento da effettuarsi con l apposizione sull originale del documento del relativo timbro che identifica l utilizzo del documento stesso per le finalità previste nel programma finanziario di riferimento. Si evidenzia che, sulla fattura elettronica, non sarà più possibile apporre tale timbro, o altri strumenti di marcatura, in quanto la stampa della fattura non costituisce l'originale. Per risolvere tale problema, si suggerisce di fare inserire al fornitore/prestatore nel campo < Causale> della fattura elettronica, la dicitura Spese sostenute ai sensi del Programma ecc. ecc. (considerando che lo spazio a disposizione è di 200 caratteri). Pertanto, ai fornitori/prestatori dovranno essere date tutte le informazioni necessarie da inserire nelle fatture elettroniche non potendo, a valle del processo, inserire, da parte dell Amministrazione, sul documento, informazioni aggiuntive. Si sottolinea che, al Servizio Gestione della Spesa Regionale, non sarà più possibile richiedere né la copia conforme delle fatture emesse in formato elettronico, né di mettere a disposizione le fatture in originale per le verifiche documentali che le Autorità di controllo effettuano presso la Regione, periodicamente, in quanto l'originale della fattura stessa, non è quello conservato all'interno del mandato di pagamento, bensì quello archiviato presso il sistema regionale di conservazione gestito da Parer. Per questo motivo, le richieste di copia conforme delle fatture emesse in formato elettronico dovranno essere rivolte, sulla base delle indicazioni operative che saranno successivamente fornite dall Amministrazione. 14

15 PAGAMENTI COMPONENTI R.T.I./A.T.I. Per quanto riguarda le fatture emesse dai componenti di Raggruppamenti Temporanei d'impresa o Associazioni Temporanee di Impresa, la procedura, attualmente, prevede l'obbligo da parte della mandataria di apporre il visto sulle fatture emesse dalle mandanti, al fine di incassare dall'ente le somme dovute e provvedere al trasferimento della parte di loro competenza. La documentazione cartacea della fattura consentiva di recuperare, in ragione della rappresentanza esclusiva della capogruppo mandataria, nei confronti dell Ente e della delega all incasso delle somme dovute, il visto, che aveva la funzione anche di determinare il quantum dovuto ad ogni singolo componente. (Mandatario e Mandante). Con l'entrata in vigore dell'obbligo di emissione di fattura elettronica non sarà più tecnicamente possibile, da parte della mandataria, apporre tale visto, poiché i documenti di spesa viaggiano in un rapporto diretto tra i componenti dell RTI o ATI (mandante) e l Ente. Conseguenza diretta è che la mandataria non avrebbe la possibilità preventiva di verificare i documenti di spesa delle mandanti, prima della disposizione di pagamento. Al fine di consentire il recupero delle informazioni richieste, per disposizioni contrattuali, si suggerisce di adottare il seguente percorso amministrativo contabile. Compete alla Capogruppo mandataria l obbligo di comunicare all ente l avvenuta esecuzione delle prestazioni oggetto del contratto, eseguite dalla stessa, e dalle mandanti dell RTI/ATI (quote). Le verifiche eseguite dall ente, sul complesso delle prestazioni fornite dalla mandataria e dalle mandanti, portano alla formazione del certificato di conformità nel quale si darà conto degli importi che saranno oggetto di fatturazione da parte dei soggetti coinvolti. La comunicazione, relativa al certificato di conformità alla capogruppo mandataria, consentirà, alla stessa ed ai singoli componenti, di conoscere l entità degli importi che saranno oggetto di pagamento, in ragione degli obblighi di fatturazione ai quali tutti sono tenuti. Ogni componente dell RTI/ATI potrà scrivere nel campo <Causale> delle fatture (considerando che lo spazio a disposizione è di 200 caratteri) che emetterà, in base al certificato di conformità rilasciato dall Ente, i riferimenti relativi al certificato con il quale si determina l acquisizione, da parte della capogruppo mandataria, degli elementi tecnici che consentono di bypassare il visto richiesto sui singoli documenti di spesa (fatture) delle mandanti. Pertanto, sarà opportuno provvedere ad inviare, alla capogruppo mandataria e alle mandanti, il certificato di conformità/pagamento con la specifica delle quote che devono essere fatturate da ogni componente del raggruppamento. 15

16 RITENUTA A GARANZIA L art. 4 del DPR n. 207/2010 stabilisce che Per i contratti relativi a lavori, servizi e forniture, l'esecutore, il subappaltatore e i soggetti titolari di subappalti e cottimi di cui all'articolo 118, comma 8, ultimo periodo, del codice devono osservare le norme e prescrizioni dei contratti collettivi nazionali e di zona, stipulati tra le parti sociali firmatarie di contratti collettivi nazionali comparativamente più rappresentative delle leggi e dei regolamenti sulla tutela, sicurezza, salute, assicurazione assistenza, contribuzione e retribuzione dei lavoratori. Nelle ipotesi previste dall'articolo 6, commi 3 e 4, in caso di ottenimento, da parte del responsabile del procedimento del documento unico di regolarità contributiva, che segnali un'inadempienza contributiva, relativa a uno o più soggetti impiegati nell'esecuzione del contratto, il medesimo trattiene, dal certificato di pagamento, l'importo corrispondente all'inadempienza. Il pagamento di quanto dovuto per le inadempienze accertate mediante il documento unico di regolarità contributiva è disposto dai soggetti di cui all'articolo 3, comma 1, lettera b), direttamente agli enti previdenziali e assicurativi, compresa, nei lavori, la cassa edile. In ogni caso, sull'importo netto progressivo delle prestazioni è operata una ritenuta dello 0,50 per cento; le ritenute possono essere svincolate soltanto in sede di liquidazione finale, dopo l'approvazione da parte della stazione appaltante del certificato di collaudo o di verifica di conformità, previo rilascio del documento unico di regolarità contributiva. Sul punto rimangono valide le prescrizioni e disposizioni operative indicate alle strutture regionali con la Circolare NP/2011/6914 del 10 giugno SOLUZIONE PROSPETTATA In ragione delle verifiche tecniche eseguite sul tracciato informatico che sorregge la produzione della fattura elettronica, al fine di superare le eventuali difficoltà operative che possono determinarsi sull esposizione nel documento della ritenuta dello 0,50 per cento, si prevede di utilizzare specifici accorgimenti. Nel panorama dei rapporti tra la P.A. e i soggetti prestatori/fornitori, con riferimento alle acquisizioni di beni e servizi, ad esclusione dei lavori, le modalità procedimentali possono essere inquadrate in due percorsi tecnico-operativi così sintetizzabili: 1. Il fornitore, ad avvenuta esecuzione della fornitura, emette fattura, prima della formale redazione, da parte del soggetto regionale deputato alla relativa verifica, del certificato di conformità nei modi di legge. 2. Il fornitore/prestatore, ad avvenuta esecuzione della fornitura/prestazione, comunica all Ente l espletamento di quanto contrattualmente pattuito ed emette fattura solo a seguito del rilascio del certificato di conformità da parte dell Ente. 16

17 Quanto alla prima fattispecie, ai fini della corretta applicazione della ritenuta dello 0,50 per cento, per garantire il rispetto degli obblighi imposti dalla normativa ed i profili di responsabilità degli attori coinvolti, risulta necessario che il prestatore/fornitore dia conto nel campo <Causale> delle fatture (considerando che lo spazio a disposizione è di 200 caratteri), dell avvenuta esecuzione della ritenuta dello 0,50 per cento, indicando che l importo fatturato è stato determinato operando, sull importo netto progressivo delle prestazioni, la ritenuta, ex art. 4, 3 comma del DPR n. 207/2010. La liquidazione tecnica dell importo, operato dalla fattura, eseguita dal soggetto responsabile della gestione del contratto, sia che la stessa avvenga con la procedura ordinaria che con il ricorso alla Cassa Economale (visto di liquidazione apposto sul documento di spesa), equivale a conferma che l importo oggetto del pagamento è quello che per legge deve essere eseguito in quanto, sullo stesso, è stata operata la ritenuta a garanzia. Ricade nella responsabilità delle parti, in ragione delle prescrizioni di legge, la veridicità sul complesso delle operazioni contabili eseguite con l emissione della fattura e la liquidazione della stessa. A chiusura del rapporto contrattuale, si procederà, in ragione di quanto ancora dovuto al soggetto percettore, alla contabilizzazione delle quote di ritenuta maturate sul contratto e alla corresponsione dell importo da riconoscere a saldo. Qualora le clausole contrattuali relative alla fatturazione/pagamento prevedano degli specifici importi il fornitore/prestatore sarà obbligato a determinare il corrispettivo fatturato decurtando la specifica quota della ritenuta dello 0,50 per cento che non può essere effettivamente pagata. Ne deriva che, sotto il profilo dell emissione del documento di spesa (fattura), il soggetto prestatore/fornitore ha l obbligo di indicare, correttamente, l ammontare della quota imponibile che, rispetto alle prestazioni rese, deve risultare inferiore, dovendo applicare la ritenuta dello 0,50 per cento e, su questo importo ottenuto, calcolare l imposta sul valore aggiunto (IVA) che l ente provvederà a versare all Erario, in applicazione dello split payment. Nell ipotesi in cui il soggetto prestatore/fornitore emetta la fattura senza tenere conto della ritenuta da applicare (0,50 per cento), l amministrazione non potrà procedere alla decurtazione d ufficio, poiché verrebbero alterati i dati relativi alla base imponibile fatturata, sulla quale, in automatico, è calcolata l imposta da riconoscere all Erario. In altre parole, l Ente verrebbe a versare una maggiore imposta, non potendo trattenere una quota della stessa. Corre, infatti, l obbligo, per l amministrazione, di eseguire il pagamento a titolo di versamento dell imposta all Erario nell ammontare esposto in fattura. 17

18 In sintesi, il difetto di fatturazione, eseguito dal soggetto prestatore/fornitore, per mancata applicazione della ritenuta a garanzia, si riverbera, in modo diretto, sul calcolo dell imposta sul valore aggiunto (IVA), che l Ente è obbligato a riconoscere per l importo effettivamente indicato in fattura, violando i principi di chiarezza e veridicità delle scritture contabili sottoposte a tracciabilità e rendicontazione per legge. Per assicurare la corretta contabilizzazione, in ogni fase del rapporto contrattuale tra le parti, risulterà necessario attivare ogni utile forma di comunicazione e contatto preventivo in grado di garantire che il prestatore/fornitore sia sempre portato a conoscenza degli obblighi discendenti dal metodo individuato per l applicazione della ritenuta a garanzia dello 0,50 per cento nei termini sopra indicati. Più semplice appare, invece, il percorso previsto per la fattispecie contrassegnata con il numero 2. Infatti, gli obblighi di comunicazione tra le parti, preventivi all emissione del documento di spesa (fattura), possono garantire una maggiore corrispondenza tra il complesso delle informazioni necessarie per valutare quanto effettivamente reso dal soggetto fornitore/prestatore, quanto verificato dall Ente con il rilascio del certificato di conformità (che verrebbe a trasformarsi in vero e proprio certificato di pagamento) e quanto, infine, dovuto in termini di importo da corrispondere al soggetto prestatore/fornitore. In sintesi, gli obblighi tra le parti, tracciati nel percorso previsto dalla legge, sarebbero a supportare in termini di garanzia che sull importo per il quale si chiede la fatturazione, di fatto, è stata applicata la ritenuta dello 0,50 per cento. Si vuole dire, in altri termini, che conosciuta attraverso la comunicazione del fornitore/prestatore l avvenuta esecuzione della fornitura/prestazione resa, sia quantitativa che qualitativa e quindi anche in termini di importo, ed espletate le verifiche contrattuali richieste, che portano alla definizione del certificato di conformità, è possibile, nello stesso, indicare espressamente l importo netto progressivo delle prestazioni, l importo della ritenuta operata e l importo che dovrà essere fatturato. Il rilascio del certificato di conformità, posto a garanzia del percorso contrattuale costituisce, pertanto, lo strumento in base al quale le parti dialogano per consentire la corretta applicazione delle disposizioni di legge previste nella materia de qua. 18

19 In questo caso, è auspicabile che il fornitore/prestatore inserisca nel campo <Causale> delle fatture (considerando che lo spazio a disposizione è di 200 caratteri), il riferimento al certificato di conformità rilasciato dall Ente. Ulteriori disposizioni di prossima emanazione saranno oggetto di altra comunicazione. IL RESPONSABILE DEL SERVIZIO (Dott. Marcello Bonaccurso) 19

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