ASSUNZIONE: OBBLIGHI DEL DATORE E MODULISTICA DA UTILIZZARE

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1 Attenzione: la Guida che state stampando è aggiornata al 07/07/2015. I file allegati con estensione.doc,.xls,.pdf,.rtf, etc. non verranno stampati automaticamente; per averne copia cartacea è necessario aprire il singolo allegato e stamparlo. File PDF creato in data 07/07/2015 Per maggiori informazioni rivolgersi: Servizio Lavoro Previdenza ed Education Piazza Castello, Vicenza tel fax ASSUNZIONE: OBBLIGHI DEL DATORE E MODULISTICA DA UTILIZZARE Introduzione Capitolo n. 1. Obblighi di comunicazione in caso di assunzione/instaurazione di rapporto di lavoro Capitolo n. 2. Obblighi di comunicazione in caso di variazione del rapporto di lavoro Capitolo n. 3. Obblighi di comunicazione in caso di cessazione del rapporto di lavoro Capitolo n. 4. Moduli per le comunicazioni obbligatorie Introduzione Assunzione: obblighi del datore e modulistica da utilizzare La presente Guida è stata aggiornata con il concorso del Centro Studi Marco Biagi e ADAPT (Associazione per gli Studi Internazionali e Comparati sul Diritto del Lavoro e sulle Relazione industriali) grazie alla collaborazione in atto con Confindustria Vicenza. L assunzione di un lavoratore subordinato, a prescindere dalla tipologia contrattuale utilizzata, determina una serie di obblighi e di adempimenti a carico del datore di lavoro, tanto nei confronti dei lavoratori, quanto nei confronti degli uffici pubblici del collocamento e degli istituti previdenziali ed assicurativi. Per un utile riepilogo, nei capitoli che seguono, sono brevemente riassunti i principali adempimenti a carico del datore. Nell ultimo capitolo inoltre sono riportate una serie di bozze di lettere di assunzione relative ai contratti più diffusi, costruite tenendo conto dei sopracitati obblighi a carico del datore di lavoro. Il datore di lavoro è tenuto a fornire al dipendente, all atto dell assunzione, una serie di informazioni riferite all instaurando rapporto di lavoro (D.Lgs. n. 152/1997). In particolare al dipendente devono essere fornite le seguenti indicazioni: - identità delle parti stipulanti il contratto di lavoro; - luogo di lavoro; - data di inizio del rapporto; - durata del rapporto e qualificazione (tempo determinato o indeterminato, apprendistato, inserimento, etc.); - durata del periodo di prova; - inquadramento, livello e qualifica del lavoratore oppure descrizione delle mansioni affidate; - importo della retribuzione e indicazione del periodo di pagamento della retribuzione; - durata delle ferie e modalità di fruizione delle stesse; - orario di lavoro; - termini di preavviso in caso di recesso (si ricorda che il preavviso non è previsto nei contratti a

2 termine). Si precisa tuttavia che gli obblighi informativi concernenti il periodo di prova, l importo della retribuzione, le ferie, l orario di lavoro nonché i termini di preavviso (ove previsti) possono ritenersi assolti anche con il rinvio alle norme del CCNL applicato dall azienda. Per questo motivo si consiglia di inserire nella dichiarazione da consegnare al dipendente anche il riferimento al contratto collettivo applicato. In caso di estinzione del rapporto di lavoro prima della scadenza del termine di trenta giorni dalla data di assunzione deve essere consegnata al lavoratore, al momento della cessazione del rapporto, una dichiarazione scritta contenente le predette indicazioni, qualora tale obbligo non sia già stato adempiuto. Il datore di lavoro deve comunicare per iscritto al lavoratore qualsiasi modifica agli elementi di cui sopra che non derivi direttamente da disposizioni legislative o regolamentari, ovvero dalle clausole del contratto collettivo cui si fa riferimento, entro un mese dall adozione. Gli obblighi di informazione in parola non trovano applicazione (vedasi Ministero del Lavoro, lettera circolare n. 5/26748 del 12 settembre 1997): - nei rapporti di lavoro di durata complessiva non superiore ad un mese ed il cui orario non superi le otto ore settimanali; - nei confronti del coniuge, dei parenti e degli affini non oltre il terzo grado del datore di lavoro, con lui conviventi. La disposizione di cui articolo 40, comma 2, D.L. 112/08, convertito in legge n. 133/08, che impone al datore di lavoro, all atto dell assunzione e prima dell inizio dell attività lavorativa, di consegnare al lavoratore una copia del contratto di lavoro o, in alternativa, la comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro (che per la Regione Veneto viene assolta tramite la procedura CO-VENETO), rimane confermata anche dalla legge n. 92/2012. In ogni caso si consiglia di adempiere a tale obbligo mediante la consegna della copia del contratto di lavoro (debitamente datata e controfirmata per ricevuta dal lavoratore) prima dell inizio dell attività lavorativa, anche al fine di attenersi prudenzialmente al consolidato orientamento giurisprudenziale secondo cui le clausole di apposizione del patto di prova e della sua durata (art c.c.) devono risultare per iscritto ed essere accettate dall interessato prima dell inizio dell attività lavorativa o contestualmente alla stessa, pena la loro nullità. Per quanto concerne i lavoratori assunti per l estero (in occasione dell avviamento del lavoratore a svolgere la sua prestazione lavorativa all estero per un periodo superiore a 30 giorni, prima della partenza e comunque entro 30 giorni dall assunzione), il datore di lavoro deve fornire al lavoratore le seguenti informazioni: a) la durata del lavoro da effettuare all estero; b) la valuta in cui verrà corrisposta la retribuzione; c) gli eventuali vantaggi in denaro o in natura collegati allo svolgimento della prestazione lavorativa all estero; d) le eventuali condizioni del rimpatrio del lavoratore. Rimane altresì confermato dalla c.d. Legge Fornero che l informazione relativa alle indicazioni di cui alle lettere b) e c) può essere effettuata mediante rinvio alle norme del contratto collettivo applicato al lavoratore (art. 2 del D.lgs. 26 maggio 1997, n.152). Nel capitolo 4 sono riportate alcune bozze standard di lettere di assunzione predisposte tenendo conto degli elementi essenziali previsti dalla legge, che possono essere eventualmente integrate secondo le proprie specifiche esigenze e secondo il contratto collettivo applicato. Il lavoratore deve poi essere iscritto nel Libro unico del lavoro (art. 39 comma 1 L.133/2008). Per ciascun lavoratore devono essere indicati il nome e cognome, il codice fiscale e, ove ricorrano, la qualifica e il livello, la retribuzione base, l anzianità di servizio, nonché le relative posizioni assicurative e previdenziali. Nel libro unico deve essere annotata qualsiasi dazione in danaro o in natura corrisposta o gestita dal datore di lavoro, comprese le somme a titolo di rimborso spese, le trattenute a qualsiasi titolo effettuate, le detrazioni fiscali, i dati relativi agli assegni per il nucleo familiare, le prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali. Inoltre, le somme erogate a titolo di premio o per prestazioni di lavoro straordinario devono essere indicate specificatamente. Le annotazioni relative ai rimborsi spese e alle retribuzioni in natura devono essere iscritte anche se esenti fiscalmente e contributivamente, mentre non vanno indicate le somme rimborsate al dipendente che costituiscono mera anticipazione di spese che lo stesso ha sostenuto in nome e per conto del datore di lavoro relativamente a documenti di spesa intestati all azienda (vedasi nota Ministero del Lavoro 5 dicembre 2008). Per quanto riguarda i rimborsi spese, il Ministero del lavoro (risposta ad interpello n. 27/2010) ha precisato che devono essere annotati sia i rimborsi forfettari sia quelli analitici nonché quelli cumulativi. Il datore di lavoro deve, altresì, contenere un calendario delle presenze, da cui risulti, per ogni giorno,

3 il numero di ore di lavoro effettuate da ciascun lavoratore subordinato, nonché l indicazione delle ore di straordinario, delle eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite, delle ferie e dei riposi. Con riferimento ai lavoratori che sono retribuiti in misura fissa o a giornata intera o a periodi superiori o che non sono assoggettati ai limiti orari (dirigenti, quadri, personale direttivo etc.) può essere annotata soltanto la giornata di presenza al lavoro (utilizzando come causale la lettera P ) in luogo delle ore effettive di lavoro, ma è, in ogni caso, obbligatorio indicare la causale delle assenze (Ministero Lavoro, risposta ad interpelli n. 32/2009, n. 34/2009 e n. 63/2009). Il libro unico deve essere compilato con tutti i dati relativi ai lavoratori, per ciascun mese di riferimento, entro il giorno 16 del mese successivo. Con la consegna al lavoratore di copia delle scritturazioni effettuate nel libro unico del lavoro, il datore di lavoro adempie agli obblighi dell emissione del prospetto paga di cui alla legge 5 gennaio 1953, n. 4 (art. 39, comma 5, D.L. n. 112/2008). All atto dell assunzione, il datore di lavoro deve inoltre: - ritirare i documenti a giustificazione della corresponsione dell Assegno Nucleo Familiare; - richiedere la dichiarazione di spettanza delle detrazioni di imposta; - ritirare il certificato di pensione (Mod. 0-bis) se il lavoratore è pensionato e annotare sul Libro unico la quota giornaliera di trattenuta; - acquisire copia del permesso di soggiorno se il lavoratore è extracomunitario al fine di verificarne la compatibilità con lo svolgimento di lavoro subordinato e la data di scadenza. Si ricorda che, con effetto dal 30 gennaio 2003, è stata disposta l abrogazione del libretto di lavoro. Nel caso di assunzione di apprendisti non è più necessario richiedere alla Direzione Provinciale del Lavoro l autorizzazione preventiva. In caso di assunzione, trasformazione o cessazione del rapporto di lavoro, il datore è tenuto ad assolvere alcuni importanti obblighi di comunicazione nei confronti degli uffici pubblici di collocamento. La legge Finanziaria per il 2007 (L. n. 296/2006) ed il successivo DM 30 ottobre 2007, modificando i precedenti D. Lgs. n.181/2000 e n. 297/2002, hanno introdotto alcune fondamentali novità. Da ultimo il Ministero del Lavoro, con proprio Decreto direttoriale del 16 marzo 2011, ha apportato, con decorrenza dal 30 aprile 2011, una serie di variazioni al sistema delle comunicazioni obbligatorie.

4 Capitolo n. 1 Obblighi di comunicazione in caso di assunzione/instaurazione di rapporto di lavoro I datori di lavoro privati e gli enti pubblici economici procedono all assunzione diretta di tutti i lavoratori per qualsiasi tipologia di rapporto di lavoro, fatta eccezione per: - assunzione dall estero di lavoratori extracomunitari; - assunzione di lavoratori italiani da impiegare o trasferire all estero; - assunzione obbligatoria dei disabili. E obbligatorio dare comunicazione preventiva dell assunzione / instaurazione dei seguenti rapporti: - lavoro subordinato (qualunque sia la tipologia contrattuale); - collaborazione coordinata e continuativa, anche a progetto (si veda di seguito per le modifiche apportate dalla c.d. Riforma Fornero). Lavoro intermittente La Direzione Generale per le politiche dei servizi per il lavoro, in data 9 agosto 2012, ha rinnovato nel seguente modo le istruzioni tecnico-operative sull obbligo di comunicazione relativa alla chiamata del lavoro intermittente prevista dall articolo 1, comma 21, lett. b) della Legge 28 giugno 2012 n. 92. Tale comunicazione non sostituisce in alcun modo la comunicazione preventiva di assunzione, effettuata secondo quanto previsto dal D.M. 30 Ottobre 2007, ma costituisce un ulteriore elemento informativo. Ecco le varie modalità tecniche messe a punto per dare la possibilità ai datori di lavoro di adempiere agli obblighi di comunicazione previsti dall articolo 1, comma 21, lett b): 1. SMS a partire dal 17 Agosto a partire dal 17 Agosto ON-LINE a partire dal 1 Ottobre 2012 Nel caso di cui al punto 1) il datore di lavoro potrà effettuare una chiamata di lavoro intermittente mediante SMS contenente i seguenti dati: 1. Indirizzo del datore di lavoro. 2. Codice di comunicazione della CO, indicando il codice corrispondente al lavoratore per il quale si sta effettuando la chiamata. Tale codice può essere recuperato dalla ricevuta che viene rilasciata dai servizi informatici regionali al termine dell invio del modello Unilav. Qualora il rapporto sia stato instaurato precedentemente al 1 Marzo 2008 (e solo in questo caso) tale informazione non dovrà essere fornita. 3. Codice Fiscale del Datore di Lavoro (nel caso in cui il Rapporto di lavoro sia stato attivato prima del 1 marzo 2008). 4. Codice Fiscale dei lavoratori che effettueranno la prestazione oggetto della chiamata (nel caso in cui il Rapporto di lavoro sia stato attivato prima del 1 marzo 2008). Potranno essere comunicati, con un singolo sms, fino ad un massimo di tre lavoratori per il medesimo periodo di chiamata. 5. Data inizio e data fine della prestazione: queste informazioni possono essere fornite in modalità multipla, ovvero possono essere comunicati più periodi di lavoro. Nel caso in cui il lavoratore sia chiamato a rendere la prestazione per un singolo giorno è sufficiente inserire la data di inizio della prestazione. Nel caso in cui si intendano comunicare, per il medesimo lavoratore, diverse singole giornate, le date della prestazione dovranno essere separate da un asterisco. Il sistema è attivo a partire dal 17 Agosto Nel caso di cui al punto 2) il datore di lavoro potrà effettuare una chiamata di lavoro intermittente inviando all indirizzo Per utilizzare questa modalità, il datore di lavoro dovrà scaricare il modello apposito disponibile all indirizzo e compilarlo in ogni sua parte. Una volta compilato, tale modello dovrà essere: a) allegato ad una mail che avrà come oggetto Comunicazione Chiamata Lavoro Intermittente b) inviato all indirizzo Non appena ricevuta l il sistema invierà un messaggio di conferma di avvenuta ricezione. Potranno essere comunicati con un singolo modello fino ad un massimo di sei lavoratori per il medesimo periodo di chiamata, ovvero, per un lavoratore, fino ad un massimo di dieci periodi. Il sistema è attivo a partire dal 17 Agosto Nel caso di cui al punto 3), il datore di lavoro potrà effettuare una chiamata di lavoro intermittente inviando un modulo on-line compilato e reso disponibile sul portale cliclavoro (www.cliclavoro.gov.it), accessibile agli utenti registrati. Il datore di lavoro dovrà compilare tutti i dati richiesti. Anche per questa tipologia di comunicazione il sistema rilascerà una ricevuta di avvenuta comunicazione che il

5 datore potrà stampare e conservare. Tale sistema è attivo dal 1 Ottobre La chiamata del lavoro intermittente si inserisce nel quadro del sistema delle comunicazioni obbligatorie e completa l informazione del rapporto di lavoro intermittente comunicato per mezzo dell UNILAV e messo a disposizione delle Regioni e delle Direzioni Territoriali per il lavoro per le attività previste dalla normativa vigente. Pertanto, tali comunicazioni, per il tramite del nodo di coordinamento nazionale, verranno messe a disposizione dei servizi informatici regionali e degli altri enti interessati con le modalità tecniche previste dal DM 30 Ottobre Lavoro domestico Per quanto riguarda i lavoratori domestici, la legge n. 92/2012 conferma le disposizioni contenute nella Comunicazione INPS del 29/01/2009 sull instaurazione del rapporto di lavoro per tale tipologia contrattuale. La comunicazione deve essere effettuata entro le ore 24 del giorno precedente (anche se festivo) a quello di instaurazione del rapporto di lavoro. La comunicazione ha efficacia anche nei confronti dei Servizi competenti, del Ministero del Lavoro e delle politiche sociali e dell Istituto nazionale per l assicurazione contro gli infortuni sul lavoro (INAIL). Inoltre, rimane confermata la disposizione tale per cui dal 1 aprile 2011 la presentazione delle comunicazioni obbligatorie di assunzione per lavoro domestico deve avvenire esclusivamente attraverso l INPS a mezzo di uno dei seguenti canali: - WEB - servizi telematici accessibili direttamente dal cittadino tramite PIN attraverso il portale dell INPS; - Contact Center Multicanale - numero verde ; - Intermediari abilitati dell INPS (consulenti del lavoro, dottori commercialisti, etc.) attraverso i servizi telematici offerti agli stessi. - Governo (art. 4-bis, comma 6, D.Lgs. n. 181/2000). Altresì, rimane confermata la Circolare del Ministero dell Interno n del , la quale precisa che, in caso di assunzione di un cittadino extracomunitario regolarmente soggiornante in Italia, il datore di lavoro dovrà ancora trasmettere allo Sportello Unico per l Immigrazione presso le Prefetture il contratto di soggiorno su modello Q. Infatti, ad avviso del Ministero dell Interno, l introduzione dei nuovi standard operativi previsti dal 30 aprile 2011 nel modello UNILAV è ancora in via sperimentale e pertanto permane l obbligo, per il datore di lavoro, di trasmettere il contratto di soggiorno (mod. Q), atteso che con tale atto il datore di lavoro è tenuto ad indicare la sistemazione alloggiativa del lavoratore straniero e assume l impegno al pagamento delle spese di ritorno dello straniero nel Paese di provenienza. Si ricorda che nel caso di assunzione a tempo parziale dal 24 ottobre 2003 non sussiste più l obbligo in capo al datore di lavoro di inviare copia del contratto alla Direzione Territoriale del Lavoro entro 30 giorni. In caso di omessa e/o tardiva comunicazione al datore di lavoro è comminata una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro (art.9 bis comma 2 L.28/11/1996 n.608 come modificato dall art.1 comma 1190 L.27/12/2006 n.296). Per le violazioni riferite a periodi antecedenti il 24 ottobre 2003, ancorché accertate successivamente a tale data, permane il previgente sistema sanzionatorio (da euro 258,00 a euro 1.549,00). Il datore di lavoro è ammesso, ai sensi dell art.16 della L. 24/11/1981, n.689, al pagamento, entro 60 giorni dalla notifica della violazione, di una sanzione amministrativa ridotta di Euro 166. In caso di ottemperanza alla diffida emessa ai sensi dell art.13 del D.Lgs. 23/4/2004 n.124 il datore di lavoro è ammesso al pagamento della sanzione amministrativa minima di Euro 100. Inoltre, la Comunicazione Inps n. 35 del 24 ottobre 2012 specifica che se il lavoratore che deve fare ingresso in Italia è di nazionalità filippina il datore di lavoro, prima di spedire il nulla osta, deve recarsi presso il Consolato delle Filippine per chiedere che su tale documento venga apposto il timbro della POEA (Philippine Overseas Employment Administration). Con il nulla osta originale e il passaporto con validità di almeno 6 mesi, il lavoratore deve recarsi presso l ambasciata o Consolato italiano per chiedere il visto d ingresso. Il nulla osta ha validità di 6 mesi, che decorrono dalla data del rilascio del nulla osta. Entro questo termine il lavoratore deve recarsi presso la rappresentanza per richiedere il visto, altrimenti il nulla osta non avrà più valore. Una volta ottenuto il visto il lavoratore potrà entrare in Italia entro un anno. Il lavoratore, entro 8 giorni dall arrivo in Italia, deve recarsi presso lo sportello unico per l immigrazione portando il nulla osta originale, il passaporto originale più una fotocopia del passaporto e la richiesta o il certificato di idoneità alloggiativa. Allo sportello unico il lavoratore firmerà il contratto di soggiorno in tre copie. Dopo la firma del contratto di soggiorno lo Sportello Unico rilascia al lavoratore il modulo già compilato per la richiesta di permesso di soggiorno da spedire tramite un Ufficio Postale abilitato (non più in questura). Dopo aver spedito la richiesta del permesso di soggiorno tramite le Poste, il cittadino straniero può essere assunto. Una volta stipulato il contratto di lavoro il datore di lavoro dovrà comunicare tempestivamente

6 l assunzione al Centro per l Impiego (CPI), competente per zona. Se il datore di lavoro, dopo avere presentato la richiesta nominativa, non vuole più instaurare il rapporto di lavoro con il cittadino extracomunitario, può decidere di interrompere la procedura comunicandola allo Sportello Unico. Se il cittadino extracomunitario è già arrivato in Italia, il datore di lavoro dovrà farsi carico delle eventuali spese di rimpatrio del lavoratore. In particolare il datore di lavoro deve: a) richiedere i documenti di legge; b) contrattare le condizioni di lavoro; c) stipulare per iscritto il contratto di lavoro (lettera d assunzione); d) procedere all iscrizione degli enti previdenziali; d) comunicare l assunzione agli enti competenti. Con l entrata in vigore della legge n. 92/2012 rimangono invariati gli obblighi di comunicazione in caso di variazione del rapporto di lavoro. Inoltre, la Riforma Fornero ha introdotto la categoria del lavoratore domestico occasionale, il quale svolge piccoli lavoratori domestici di carattere straordinario, compressa l assistenza domiciliare ai bambini e alle persone anziane, ammalate e con handicap. L attività di questi lavoratori non può protrarsi per più di 30 giorni l anno e il compenso annuale non può superare i 5 mila euro. Lavoro part-time Per quanto concerne il part-time, è stata abolita la procedura di convalida delle Direzioni Territoriali del Lavoro (DTL) per la riduzione dell orario di lavoro da tempo pieno a tempo parziale. Pertanto, la trasformazione del rapporto di lavoro da tempo pieno a tempo parziale è ammessa solo se risultante da un atto scritto e controfirmato in comune accordo tra il datore e lavoratore, senza che sia convalidata dagli uffici territoriali del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. Dal 1 gennaio 2012, per trasformare l orario di lavoro il dipendente e il datore di lavoro devono stabilire consensualmente un nuovo accordo scritto con i seguenti dati: dati lavoratrice/lavoratore (generalità e dati anagrafici); dati Azienda/Società (indicare l indirizzo della sede legale e il codice fiscale e/o partita iva); contratto (indicare la data di assunzione, la tipologia del contratto, qualifica e mansioni, il trattamento economico previsto dal CCNL di categoria); luogo (indicare l indirizzo della sede di lavoro); inizio e durata (indicare la data di inizio e successivamente la data di fine part-time oppure indicare a tempo indeterminato); articolazione (indicare i tempi del nuovo orario di lavoro ed eventuali turnazioni giornaliere/settimanali/mensili, ecc.); firma (firma per esteso del nome e del cognome del lavoratore e del rappresentante legale della azienda). Inoltre, il comma 3 dell articolo 5 del Decreto legislativo 22 Giugno 2012, rubricato Tutela ed incentivazione del lavoro a tempo parziale, così come espressamente rinnovato dalla Riforma Fornero, prevede che in caso di assunzione di personale a tempo parziale il datore di lavoro è tenuto a darne tempestiva informazione al personale già dipendente con rapporto a tempo pieno occupato in unità produttive site nello stesso ambito comunale, anche mediante comunicazione scritta in luogo accessibile a tutti nei locali dell impresa, ed a prendere in considerazione le eventuali domande di trasformazione a tempo parziale del rapporto dei dipendenti a tempo pieno. I contratti collettivi di cui all articolo 1, comma 3, possono provvedere ad individuare criteri applicativi con riguardo a tale disposizione. Lavoro notturno La legge n. 92/2012 prevede alcune novità per le comunicazioni relative al il lavoro notturno e al lavoro notturno a turni. Nel primo caso, la comunicazione va effettuata se il lavoro notturno è stato svolto effettivamente per almeno tre ore giornaliere nell arco dell interno anno, con esclusione, pertanto, di lavoro svolto per periodi inferiori; invece, nel secondo caso, se il datore di lavoro ha occupato il lavoratore notturno per l interno anno ed in via esclusiva, la comunicazione deve essere fatta solamente se il lavoro notturno è stato prestato effettivamente per un numero minimo di sessantaquattro giornate e se è stato svolto effettivamente per almeno tre ore giornaliere nell arco dell interno anno, con esclusione, pertanto, di lavoro svolto per periodi inferiori. In entrambe le ipotesi, qualora il datore di lavoro non sia in grado di conoscere le effettive giornate di lavoro notturno prestate nell anno per assunzione o cessazione del rapporto di lavoro in corso d anno o per la sussistenza di rapporti di lavoro part-time verticale, devono essere comunicate tutte le giornate di lavoro notturno svolte. Lavoro in somministrazione Nell ambito della disciplina della somministrazione del lavoro, vi è l obbligo dell utilizzatore di comunicare il numero e i motivi dei contratti di somministrazione del lavoro conclusi, la durata degli stessi, il numero e la qualifica dei lavoratori interessati alla rappresentanza sindacale aziendale, e, in mancanza, alle associazioni territoriali di categoria aderenti alle confederazioni dei lavoratori comparativamente lavorative sul piano nazionale. Il suddetto obbligo deve essere adempiuto ogni dodici mesi anche mediante l associazione dei

7 datori di lavoro alla quale l utilizzatore aderisce o conferisce mandato e in caso di non corretto adempimento trova applicazione la sanzione amministrativa pecuniaria di importo variabile da 250 a 1250 euro. In ordine alla periodicità delle comunicazioni, la disposizione sanzionatoria introdotta dall articolo 3, D.lgs. n. 24/2012, trova applicazione, nella fase transitoria relativa all anno 2012, con riferimento ai contratti di somministrazione conclusi nell arco temporale compreso fra il 6 aprile 2012, data di entrata in vigore del richiamato decreto, e il 31 dicembre 2012; per gli anni successivi, occorrerà tenere presente il periodo di dodici mesi intercorrenti fra il 1 gennaio e il 31 dicembre. Gli utilizzatori che non effettueranno la comunicazione periodica incoreranno nell applicazione della misura sanzionatoria sopra indicata (sul punto si veda anche l Interpello del Ministero del Lavoro n. 23 del 3 Luglio 2012). Contratto di apprendistato La legge n. 92/2012 prevede le seguenti disposizioni in materia di comunicazioni di assunzione per un lavoratore in apprendistato. Il datore di lavoro deve comunicare, al Servizio competente nel cui ambito territoriale è ubicata la sede di lavoro, l assunzione dell apprendista, entro il giorno antecedente a quello di instaurazione del rapporto. Il termine per inviare la comunicazione di assunzione scade alle ore 24 del giorno precedente l inizio del rapporto di lavoro. Per inizio del rapporto di lavoro si intende la data da cui decorrono l obbligo della prestazione lavorativa e l obbligo della remunerazione (Nota Ministero lavoro n. 4746/2007). La comunicazione deve indicare i dati anagrafici del lavoratore, la data di assunzione, la tipologia contrattuale, la qualifica professionale e il trattamento economico e normativo applicato (art. 9-bis, D.L. n. 510/1996). La comunicazione è valida ai fini dell assolvimento degli obblighi di comunicazione nei confronti delle direzioni regionali e provinciali del lavoro, dell Istituto nazionale della previdenza sociale, dell Istituto nazionale per l assicurazione contro gli infortuni sul lavoro o di altre forme previdenziali sostitutive o esclusive, nonché nei confronti della Prefettura - Ufficio territoriale del Governo (art. 4-bis, c. 6, D.Lgs. n. 181/2000). Nel caso di formazione professionale esclusivamente aziendale tutte le comunicazioni obbligatorie potranno essere accentrate in un solo sistema informatico regionale, quindi anche in una regione diversa da quella dove opera l apprendista (Nota Ministero lavoro n. 6011/2008). Prima dell inizio della attività di lavoro, il datore di lavoro è tenuto a consegnare all apprendista una copia della comunicazione di instaurazione del rapporto di lavoro (Mod. Unificato Lav). L obbligo si intende assolto anche con la consegna della copia del contratto individuale di lavoro che contenga anche tutte le informazioni previste dal D.Lgs. 26 maggio 1997, n Il lavoratore in apprendistato deve essere registrato nel Libro unico del lavoro (LUL). Per ciascun apprendista assunto nel Libro unico del lavoro devono essere indicati: 1. il nome e cognome; 2. il codice fiscale; 3. la qualifica e il livello di inquadramento contrattuale (nei casi in cui ricorrono); 4. la retribuzione base; 5. l anzianità di servizio; 6. le relative posizioni assicurative e previdenziali. Inoltre deve essere effettuata qualsiasi annotazione riferita a dazioni in danaro o in natura corrisposte o gestite dal datore di lavoro. Il libro unico del lavoro, inoltre, deve contenere il calendario delle presenze e per ogni giorno dovranno essere trascritte: a) il numero delle ore di lavoro effettuate; b) l indicazione delle ore di lavoro straordinario; c) le eventuali assenze dal lavoro, anche non retribuite; d) le ferie; e) i riposi. I dati devono essere registrati entro il giorno 16 del mese successivo. Lavoro a tempo determinato Per quanto riguarda gli oneri di comunicazione del datore per il contratto a tempo determinato si veda l art 1 bis del d.lgs 368/2001, che ammette la possibilità di stipulare un contratto a termine senza causale per una sola volta e per un massimo di 12 mesi e ciò vale anche per la prima missione in caso di somministrazione. Secondo la L. 92/2012 la proroga del contratto di lavoro a tempo determinato deve essere adeguatamente motivata da cause oggettive. La proroga non può essere intesa come un semplice atto di volontà promanato dal datore di lavoro, solo allo scopo di prolungare la durata del rapporto di lavoro a termine, ma deve scaturire da una reale esigenza di prosecuzione del contratto non prevista al tempo della stipulazione. In caso di proroga, il datore di lavoro ha l onere di comunicare al centro per l impiego, entro la scadenza inizialmente fissata, che il rapporto

8 continuerà oltre tale termine, indicando altresì la durata della prosecuzione

9 Capitolo n. 2 Obblighi di comunicazione in caso di variazione del rapporto di lavoro Dall 11 gennaio 2008 è necessario comunicare entro 5 giorni le seguenti variazioni: 1. proroga del termine inizialmente fissato nell ipotesi di contratto a termine; 2. trasformazione da tempo determinato a tempo indeterminato; 3. trasformazione da tempo parziale a tempo pieno (non da tempo pieno a tempo parziale); 4. trasformazione da contratto di apprendistato a contratto a tempo indeterminato; 5. trasformazione da contratto di formazione e lavoro a contratto a tempo indeterminato; 6. trasformazione da rapporto di tirocinio e di altra esperienza professionale a rapporto di lavoro subordinato; 7. trasferimento del lavoratore; 8. distacco; 9. modifica della ragione sociale; 10. trasferimento d azienda o di un ramo di essa. Per i suddetti casi, dovranno essere compilati i seguenti campi: Data Fine Proroga: si inserisce la data del nuovo termine del rapporto di lavoro a seguito della proroga. Data Inizio: si inserisce la data di inizio del rapporto originario. Ente previdenziale: inserisce l Ente Previdenziale, al quale vengono versati i contributi previdenziali a favore del lavoratore, selezionandolo dalla tabella co_entiprevidenziali. Il campo identifica l Ente Previdenziale a cui trasferire la comunicazione. Codice ente previdenziale: inserisce il codice rilasciato dall Ente Previdenziale (esempio matricola INPS) indicato al campo precedente, ove esistente. Tale codice coincide con quello rilasciato dall INPS alle Aziende agricole a seguito della Denuncia di Azienda. Pat INAIL: inserisce la Posizione Assicurativa Territoriale del datore di lavoro assegnata dall INAIL. In caso di ditta di nuova costituzione che non ha ancora la PAT attribuita, va inserito il seguente codice: In attesa di codice PAT. Alcune categorie di datori di lavoro, non essendo soggette all obbligo assicurativo, inseriranno uno tra i seguenti codici: Ditta Estera Studi Professionali/Altro Impiegati Agricoli Colf Operai Agricoli Ministeri Codice agevolazione: inserisce il codice agevolazione selezionandolo dalla tabella agevolazioni, secondo la codifica INPS per il versamento agevolato dei contributi previdenziali. Socio lavoratore: compila nel caso in cui il datore di lavoro è una società cooperativa ed il lavoratore è o meno socio della stessa. Negli altri casi si inserisce sempre NO. Tipo Orario: inserisce la tipologia dell orario di lavoro, secondo la tabella tipo orario. Nei soli casi in cui non sia possibile indicare la tipologia di orario (ad es. contratto di agenzia) si può inserire il codice N-Non Definito. Ore settimanali medie: inserisce il numero di ore medio settimanale nel caso di rapporto di lavoro a tempo parziale, arrotondando gli eventuali decimali sempre per eccesso. Qualifica professionale ISTAT: inserisce la qualifica professionale assegnata al lavoratore all atto dell assunzione, selezionandola dalla tabella CP Legge 68 data nulla osta/convenzione: inserisce la data del nulla osta di avviamento rilasciato dal servizio competente, ovvero la data della convenzione stipulata con il medesimo sevizio, nel caso in cui l assunzione è computabile ai sensi della legge n. 68/1999. La comunicazione è valida anche ai fini degli adempimenti di legge relativi agli uffici disabili e categorie protette. Legge 68 numero atto: inserisce il numero dell atto di cui al campo precedente. Contratto collettivo applicato: inserisce il contratto collettivo applicato al rapporto di lavoro, selezionando dalla tabella CCNL. Per tutte le situazioni in cui non venga applicato alcuno dei contratti collettivi indicati in tabella si utilizza il codice CD. Qualora non venga applicato alcun contratto si utilizza il codice ND. Livello di inquadramento: inserisce il livello di inquadramento così come previsto dal sistema di classificazione professionale del CCNL applicato al rapporto di lavoro.

10 Giornate lavorative previste: le sole comunicazioni riferite agli agricoli tempo determinato si inseriscono le giornate lavorative presunte. La comunicazione delle giornate effettive non è oggetto del modulo Unificato Lav 15. Tipo lavorazione: inserisce il tipo di lavorazione solo per le comunicazioni di lavoro agricolo. Per quanto riguarda la trasformazione di un rapporto di lavoro la Circolare Ministeriale del 28 Aprile 2012 prevede che questa sezione venga compilata nei casi di trasformazione del rapporto di lavoro, di trasferimento del lavoratore, di distacco o comando del lavoratore. Nel caso in cui il rapporto di lavoro sia oggetto a più tipologie di trasformazione (esempio: trasformazione contestuale del rapporto di lavoro da tempo determinato parziale a tempo indeterminato pieno), il modulo deve essere compilato ed inviato per ogni singola tipologia di trasformazione. Ad eccezione del campo data inizio tutti i campi si riferiscono al rapporto di lavoro dopo la sua trasformazione. N.B.: L obbligo di comunicazione della trasformazione da contratto di apprendistato a contratto a tempo indeterminato permane per i contratti in essere alla data di entrata in vigore del T.U. (25ottobre 2011). I contratti di apprendistato instaurati secondo il T.U. non sono soggetti alla comunicazione di trasformazione. Per essi la data fine rapporto si intende come data di fine periodo formativo. La Circolare in questione prevede inoltre dei campi aggiuntivi per il trasferimento del lavoratore. campi si riferiscono alla tipologia trasferimento del lavoratore, vale a dire allorché si verifica l assegnazione definitiva del lavoratore da una sede ad altra sede di lavoro dello stesso datore di lavoro. Comune sede di lavoro precedente: inserisce il Comune della sede di lavoro assegnata al lavoratore prima del trasferimento, selezionandolo dalla tabella comuni e stati esteri. Campi aggiuntivi in caso di Distacco o Comando: campi si riferiscono alla tipologia distacco o comando, vale a dire allorché il lavoratore è posto temporaneamente a disposizione di un altro datore di lavoro ai sensi dell articolo 30 del d.lgs. 297/2003 e degli articoli 23-bis e 32 del d.lgs 165/2001. Tuttavia, anche a seguito della Riforma Fornero, le comunicazioni di proroga e trasformazione effettuate on-line saranno pluriefficaci ai fini dell assolvimento degli obblighi di comunicazione nei confronti delle direzioni regionali e provinciali del lavoro, dell Istituto nazionale della previdenza sociale (INPS), dell Istituto nazionale per le assicurazioni contro gli infortuni sul lavoro (INAIL) o di altre forme previdenziali sostitutive o esclusive, nonché nei confronti della prefettura-ufficio territoriale del Governo (art. 4-bis, comma 6, D.Lgs. n.181/2000). Con la Legge Fornero rimane confermato che la presentazione delle comunicazioni obbligatorie in caso di proroga e trasformazione (da tempo determinato a tempo indeterminato oppure in caso di svolgimento dell attività in una abitazione del datore di lavoro diversa da quella comunicata precedentemente) per lavoro domestico deve avvenire esclusivamente attraverso l INPS a mezzo di uno dei seguenti canali: - WEB - servizi telematici accessibili direttamente dal cittadino tramite PIN attraverso il portale dell INPS; - Contact Center Multicanale - numero verde ; - Intermediari abilitati dell INPS (consulenti del lavoro, dottori commercialisti, etc.) attraverso i servizi telematici offerti agli stessi.

11 Capitolo n. 3 Obblighi di comunicazione in caso di cessazione del rapporto di lavoro La comunicazione della cessazione deve essere fatta entro 5 giorni dall evento e, nella forma on-line, è pluriefficace alla pari delle comunicazioni di instaurazione del rapporto di lavoro. Per i lavoratori domestici, dal 29/01/2009 la cessazione del rapporto di lavoro deve essere denunciata entro cinque giorni dall evento. Rimane confermata con la Legge Fornero la disposizione tale per cui la presentazione delle comunicazioni obbligatorie in caso di cessazione del rapporto per lavoro domestico deve avvenire esclusivamente attraverso l INPS a mezzo di uno dei seguenti canali: 1. WEB - servizi telematici accessibili direttamente dal cittadino tramite PIN attraverso il portale dell INPS; 2. Contact Center Multicanale - numero verde ; 3. Intermediari abilitati dell INPS (consulenti del lavoro, dottori commercialisti, etc.) attraverso i servizi telematici offerti agli stessi.

12 Capitolo n. 4 Moduli per le comunicazioni obbligatorie Per la gestione in via telematica delle comunicazioni obbligatorie il D.M. 30 ottobre 2007 prevede l adozione di quattro specifici moduli, secondo predefiniti sistemi di classificazione e formato di trasmissione: Unificato Lav, Unificato Somm, Unificato Urg, Unificato VARDatori. Pertanto, dall entrata in vigore del D.M. 30 ottobre 2007 (11 gennaio 2008) tutte le comunicazioni di assunzione, proroga, trasformazione e cessazione del rapporto di lavoro devono essere effettuate utilizzando i suddetti moduli; eventuali comunicazioni effettuate utilizzando moduli diversi da quelli adottati con il D.M. 30 ottobre 2007 non sono considerate valide ai fini dell assolvimento degli obblighi di comunicazione (Ministero lavoro circolare n.8371/2007). Con il decreto direttoriale n.1546 del 16 marzo 2011 dal 30 aprile 2011 sono state apportate le seguenti modifiche ai modelli sopra citati: Unificato Lav : dovrà essere fornita l indicazione sull alloggio del lavoratore straniero e l impegno a pagare il rimpatrio. Unificato Urg : distinzione tra le Urg ordinarie e le comunicazioni del turismo. Unificato Somm : introduzione della data di inizio e fine della somministrazione. Unificato VARDatori : questo modulo dovrà essere utilizzato per le seguenti comunicazioni: variazione della ragione sociale del datore di lavoro, incorporazione, fusione, usufrutto, cessione ed affitto ramo d azienda nonché per la cessione del contratto. Unificato Lav: attraverso questo modulo tutti i datori di lavoro, pubblici e privati di qualsiasi settore (ad eccezione delle agenzie per il lavoro, relativamente ai rapporti di somministrazione), adempiono all obbligo di comunicazione per l assunzione dei lavoratori, della proroga, trasformazione e cessazione dei relativi rapporti di lavoro, direttamente o tramite i soggetti abilitati, nonché per il distacco e il trasferimento del lavoratore, previsti dall art. 9-bis,comma 2, D.L. n. 510/1996, dall art.21, comma 1, L. n. 264/1949, dall art.4-bis, comma 5, D.LGS n. 181/2000. Tra le sezioni (quadri) del modello, quelle relative al datore di lavoro, al lavoratore ed ai dati invio devono essere sempre compilate, indipendentemente dal tipo di comunicazione (Ministero lavoro circolare n. 8371/2007). Unificato Somm: Il modulo, compilato a cura dalle agenzie per il lavoro, è funzionale alla gestione degli obblighi di comunicazione da parte delle agenzie di somministrazione, con riguardo ai rapporti di lavoro tra le medesime e i prestatori di lavoro che con l invio in missione vengono messi a disposizione di un utilizzatore mediante un contratto di somministrazione di lavoro. Viceversa, per i rapporti di lavoro dei dipendenti diretti, l agenzia di somministrazione assolve agli obblighi connessi all instaurazione, allo svolgimento e alla cessazione del rapporto di lavoro, con le medesime modalità e tempi applicati agli altri datori di lavoro, utilizzando il modulo Unificato Lav. Il modulo è strutturato in maniera tale da consentire l acquisizione delle informazioni relative all agenzia, al lavoratore, al rapporto intercorrente tra l agenzia ed il lavoratore, all utilizzatore ed al rapporto intercorrente tra questi ed il lavoratore. Ciascun modulo riguarda un lavoratore ed una missione. Il modello Unificato Somm consente la gestione delle comunicazioni inerenti: - inizio del rapporto di lavoro non contestuale alla missione (assunzione del lavoratore senza il contestuale invio in missione nel corso del mese di riferimento). In questo caso è sufficiente compilare i quadri relativi all agenzia di somministrazione, al lavoratore ed al rapporto tra agenzia e lavoratore; - inizio contestuale del rapporto di lavoro e della missione (l assunzione del lavoratore coincide con il suo invio in missione). Si devono, compilare anche i quadri relativi all utilizzatore e al rapporto tra quest ultimo ed il lavoratore (missione); - proroga della missione. Nei casi di somministrazione a termine devono essere comunicate le eventuali proroghe intervenute nel mese utilizzando il quadro relativo alla missione; - trasformazione del rapporto di lavoro in costanza di missione. Nel caso in cui nel corso della missione si verifichi una delle trasformazioni del rapporto tra agenzia e lavoratore, rientranti tra quelle indicate dalla legge (es. da part-time a tempo pieno, da apprendistato a contratto a tempo indeterminato, ecc.) se ne deve dare comunicazione, utilizzando i campi specifici del quadro missione; - trasferimento del lavoratore in missione. In tal caso occorre darne comunicazione utilizzando i campi specifici del quadro missione; - cessazione anticipata della missione (ipotesi di cessazione di una missione a termine in data antecedente a quella comunicata al momento dell assunzione). Anche in tal caso occorre darne comunicazione utilizzando i campi specifici del quadro missione; - cessazione contestuale del rapporto di lavoro e della missione. Nel caso di rapporto a tempo indeterminato con invio in missione, che venga a cessare per qualsiasi causa, ovvero di contratto a

13 termine con invio in missione che cessi in data successiva a quella inizialmente comunicata, l informazione va indicata sia nel quadro relativo al rapporto agenzia/lavoratore sia nel quadro missione; - cessazione del rapporto di lavoro in assenza di missione. Tale ipotesi si verifica nel caso di lavoratore assunto a tempo indeterminato: va valorizzato il campo data di cessazione del quadro relativo al rapporto agenzia/lavoratore (Ministero lavoro circolare n.8371/2007). Unificato Urg: Con questo modulo è possibile effettuare la comunicazione di assunzione dei lavoratori in caso di urgenza connessa ad esigenze produttive, di cui all art.1, comma 1180, ultimo capoverso della L. n. 296/2006. Il modulo per l invio informatico deve essere utilizzato solo in caso di instaurazione del rapporto di lavoro, compilando sempre tutti i quadri che lo compongono. Esso consente di identificare in forma sintetica il datore di lavoro (codice fiscale e denominazione), il lavoratore (codice fiscale, cognome e nome), la data di inizio del rapporto di lavoro (che deve essere posteriore a quella di invio) e i dati relativi all invio. Tra questi nel campo motivo dell urgenza è possibile inserire in formato testo una descrizione dei motivi che hanno determinato il ricorso alla comunicazione d urgenza (Ministero lavoro circolare n. 8371/2007). L invio dell Unificato Urg da solo non soddisfa il corretto adempimento, in quanto permane l obbligo di integrare la comunicazione con l invio dell Unificato Lav entro cinque giorni dall instaurazione del rapporto di lavoro. La comunicazione d urgenza non riguarda le agenzie di somministrazione, le quali inviano le comunicazioni sempre a posteriori. Unificato VARDatori: Questo modulo deve essere utilizzato per la comunicazione di variazione della ragione sociale, del trasferimento d azienda o di ramo di essa, di cui all art. 4-bis,comma 5, lettere e-quater ed e-quinquies) D.lgs. n. 181/2000. La modifica della ragione sociale del datore di lavoro consiste nella semplice variazione della ragione/denominazione sociale dello stesso soggetto giuridico, sia esso una ditta individuale, una società, una associazione, una fondazione, un ente pubblico, una pubblica amministrazione. In questo caso l evento non ha riflessi sui rapporti di lavoro in essere. Pertanto, poiché non cambia il numero di codice fiscale, valido per l iscrizione all anagrafe tributaria ed utilizzato come unico identificativo anche dal Servizio informatico CO, è sufficiente comunicare l avvenuta variazione compilando i quadri datore di lavoro e denominazione precedente. Nei casi in cui oltre alla ragione sociale cambia anche il codice fiscale del datore di lavoro, tale evento va comunicato utilizzando il quadro trasferimento di seguito indicato. Invece, per trasferimento d azienda o di ramo di essa, disciplinato dall art del codice civile e dall art.47 della legge n. 428/1990, s intende qualsiasi operazione che, a seguito di cessione o fusione, comporti il mutamento della titolarità dei rapporti di lavoro; in tale ipotesi i rapporti di lavoro in essere continuano con il c.d. cessionario (Ministero lavoro circolare n. 8371/2007). Il cessionario ha sempre un codice fiscale diverso dal datore di lavoro cedente. Per la gestione delle comunicazioni relative a tale fattispecie è necessario distinguere i seguenti casi: a) trasferimento d azienda per cessione: in capo al cessionario sorge l obbligo di comunicare, entro cinque giorni dall evento, mediante la compilazione dei rispettivi quadri, la data e il tipo di trasferimento, i dati identificativi del datore di lavoro cedente, i dati identificativi di ciascuna sede di lavoro cui i lavoratori vengono destinati, i dati identificativi dei lavoratori interessati al trasferimento; b) trasferimento d azienda per fusione: in questo caso il cessionario avrà l obbligo di inviare tante comunicazioni distinte per quanti sono i datori di lavoro cedenti a seguito della fusione, identificando in ciascuna i lavoratori per i quali, per effetto della fusione, ha acquisito la titolarità dei rapporti di lavoro; c) cessione di ramo d azienda: anche in questo caso compete al cessionario inviare la comunicazione, che ovviamente riguarderà solo i lavoratori per i quali, per effetto della cessione, ha acquisito la titolarità dei rapporti di lavoro. Nessun onere incombe sul datore di lavoro cedente, salvo che prima del trasferimento non abbia proceduto a licenziamenti dei lavoratori o si siano verificate delle dimissioni, nel qual caso dovrà provvedere a farne comunicazione, mediante il modulo Unificato Lav, entro cinque giorni dall evento. Modalità di trasmissione Le comunicazioni di instaurazione, proroga, trasformazione e cessazione dei rapporti di lavoro, tramite i modelli sopra indicati, devono essere inviate avvalendosi esclusivamente dei servizi informatici messi a disposizione dai servizi competenti, secondo le modalità definite dalle Regioni e Province autonome (art. 4, D.M. 30 ottobre 2007). L invio telematico può essere effettuato con due modalità: a) compilando i moduli on line mediante la soluzione applicativa messa a disposizione dai servizi informatici presso cui l utente è stato abilitato ad operare; b) inviando un file XML, i cui contenuti e modalità di predisposizione sono indicati nell allegato E del D.M. 30 ottobre 2007, direttamente ai servizi informatici. Il sistema offre agli utenti la possibilità di comunicare la rettifica o l annullamento di una

14 comunicazione inoltrata. Indipendentemente dalla modalità informatica scelta (compilazione on line o trasmissione del file XML), i servizi informatici rilasciano una ricevuta dell avvenuta trasmissione, indicante la data e l ora di ricezione nel rispetto della normativa vigente. Tale ricevuta fa fede, salvo prova di falso, per documentare l adempimento di legge ( art. 4, comma 4, D.M. 30 ottobre 2007). Infatti, ogni singola comunicazione inviata viene contrassegnata con un codice univoco a livello nazionale che ne consente la puntuale identificazione. La comunicazione processata dai sistemi informatici che ottiene la protocollazione ed il rilascio del codice univoco è valida ai fini dell obbligo di comunicazione e non deve essere seguita dalla trasmissione di alcun documento cartaceo (Ministero lavoro circolare n. 8371/2007). ******************************************************************************************************************* ********************************* Modelli e regole delle comunicazioni obbligatorie

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