Organizzàti a costo zero Risparmiare tempo e fatica usando strumenti internet gratuiti

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1 Organizzàti a costo zero Risparmiare tempo e fatica usando strumenti internet gratuiti Di Sergio Meinardi Disclaimer Nomi, marchi, logo, testo, grafica, immagini appartengono ai rispettivi Proprietari e sono protetti dai diritti d autore. Ogni prodotto o società menzionati in questo documento sono marchi dei rispettivi proprietari e possono essere protetti da brevetti e/o copyright concessi dalle autorità preposte nei vari Paesi in cui sono registrati. L autore non ha partecipazioni nelle società citate nel documento né percepisce alcun rimborso, commissione, provvigione o, più in generale, alcun importo. Organizzàti a costo zero di Sergio Meinardi Copyright 2009 Pubblicato il 4 ottobre 2009 NOTA. Questo mini corso è soggetto a diritto d autore. L utente ha il diritto di regalare questo corso, ma non può venderlo. NON può essere modificato o alterato in nessun modo. Pag.1 di 29

2 Sommario Introduzione... 3 Produttività individuale... 4 La posta elettronica... 4 La condivisione di documenti... 5 La rassegna stampa... 6 Fate che le informazioni arrivino a voi... 7 Gestione del tempo... 8 L agenda degli appuntamenti sempre sotto controllo... 8 Per chi vuole solo ricordarsi cosa dovrà fare... 9 Incontrarsi con terze parti Disponibilità delle informazioni Il proprio pc Documenti sempre a disposizione Piccole annotazioni Condivisione avanzata Comunicazione Centralino IP on line Skype Essere sempre reperibile (per chi usa Skype) Essere sempre reperibili (per utenti VOIP) Contattare più persone contemporaneamente senza muoversi dall ufficio Condivisione dello schermo Gestire le brevi interazioni che non richiedono risposta Conclusione Pag.2 di 29

3 Introduzione. Organizzàti a costo zero Prima di tutto, grazie per aver deciso di leggere questo manuale. Nelle prossime pagine imparerete ad usare parecchi programmi disponibili gratuitamente su internet e che possono essere molto utili nell ordinario lavoro d ufficio. Prima di cominciare, mi sembra una buona idea spiegare alcune cose. La prima cosa che mi viene in mente quando leggo la parola gratis è: Dove sta la fregatura?. E su internet gratis, free o i loro sinonimi si trovano dappertutto! Dunque, dove sta la fregatura in questo manuale? Fortunatamente, da nessuna parte, come vi dimostrerò nei prossimi capitoli. La seconda domanda che sorge spontanea è: Se non ci sono fregature, e veramente si trovano programmi gratuiti, come campano le ditte che li propongono? Bella domanda e grazie di averla posta! La risposta è molto semplice e duplice: in certi casi (vedi Google) si tratta di servizi offerti per mantenere gli utenti ed impedire che vadano dai concorrenti. In altri casi si tratta di servizi offerti gratuitamente durante la fase di Beta test che, di solito, evolvono nella formula freemium, ossia la versione gratuita ha dei limiti, sufficienti per il lavoro di piccoli uffici. Quando i vincoli diventano troppo limitanti, si può passare alla versione a pagamento; in genere viene richiesto un corrispettivo mensile. Per tutto quel che vedremo in questo mini corso pubblicherò i limiti della versione gratuita e i costi disponibili delle versioni a pagamento. Penso che questo mini corso sia indirizzato agli uffici professionali, a chi inizia adesso un attività o agli uffici di ditte medio-piccole, il cui problema è soprattutto quello di utilizzare al meglio il (poco) tempo e le (poche) risorse. Il discorso è organizzato su 4 temi principali: 1. Produttività individuale 2. Gestione del tempo 3. Disponibilità delle informazioni 4. Comunicazioni Ogni servizio proposto ha il vantaggio di essere disponibile sempre a condizione di avere un collegamento internet. Probabilmente non tutto quel che leggerete sarà di vostro interesse; ammetto che qualcosa è un po futuristico per il modo di lavorare italiano. Sono però assolutamente sicuro che troverete utile almeno un paio di argomenti. Mi farebbe molto piacere ricevere commenti, critiche e suggerimenti. Vi auguro una buona lettura. Sergio Meinardi Pag.3 di 29

4 Produttività individuale La posta elettronica Mi capitava spesso di trovarmi fuori dall ufficio e aver bisogno di un messaggio di posta che avevo ricevuto tempo prima. Sono un tipo meticoloso, archivio tutto con ordine e, se fossi davanti al mio pc, sicuramente lo troverei in un battibaleno. Ma sono fuori e il mio pc è spento. E così che ho scoperto Google Mail (mail.google.com). Mette a disposizione un infinità di spazio (in questo momento ho 7,342 GB disponibili) Permette di archiviare i messaggi ricevuti. La ricerca dà risultati immediati (è Google!) in qualunque cartella si trovino i messaggi Se non archiviati, i messaggi rimangono disponibili almeno 30 giorni (sia quelli nel cestino sia quelli nella cartella Spam) Permette l accesso anche tramite protocollo sicuro (https) Può ricevere posta anche da account non gmail (non funziona con Libero e simili che richiedono il collegamento su adsl specifica) I messaggi si possono scaricare anche sui client di posta usati in ufficio Requisito: Aver creato un account gratuito su Google. Pag.4 di 29

5 La condivisione di documenti Organizzàti a costo zero Abbastanza spesso scambio documenti con colleghi o clienti: c è sempre qualcosa da modificare. Un andirivieni continuo di mail con allegati, anche piuttosto corposi, con i problemi della posta elettronica: l antispam blocca il messaggio, il mio antivirus blocca l allegato, il tuo antivirus blocca l allegato, l allegato è troppo grande per essere spedito, Il messaggio non è ancora arrivato!, lo scaricamento si interrompe a metà, ecc ecc. Effettivamente la posta elettronica non è il mezzo consigliato per lo scambio di documenti. Ho scoperto Google Docs (docs.google.com) Posso condividere i miei documenti con chi voglio; basta indicare l indirizzo di posta elettronica Posso dare i permessi: qualcuno può essere Collaboratore, ossia può modificare, oppure Visitatore, ossia può solo leggere Posso revocare i permessi in ogni momento Posso importare documenti di MS Office, di OpenOffice o PDF Posso salvare i documenti in formato MS Office, OpenOffice o PDF Posso cercare parole all interno dei documenti a velocità Google Vedo le modifiche in tempo reale Non ho bisogno di spedire alcunché: si lavora direttamente sul documento e appena salvato è disponibile a tutti Posso lavorare sia dall ufficio che da casa o da qualunque altro luogo Pag.5 di 29

6 La rassegna stampa Organizzàti a costo zero Può sembrare inopportuno parlare di rassegna stampa come miglioramento della produttività individuale. Ma la mia affermazione si basa sull assunto che più informazioni si hanno e più tempestive sono, più è facile lavorare. Una gran parte dei siti presenti su internet utilizzano oramai la tecnologia RSS per pubblicare le proprie novità. Come possiamo vedere nell immagine sotto, mi riferisco alla presenza del simbolo arancione (nell esempio, dal sito de ilsole24ore.com) Si tratta di una specie di abbonamento, con il quale contattando l apposito indirizzo, si ottengono i titoli e l incipit delle ultime notizie pubblicate. Da lì è poi possibile consultare l intero articolo. I programmi che permettono questi collegamenti si chiamano RSS Reader e anche Google, potevate scommetterci, ha il proprio: con poca fantasia l ha chiamato Reader (reader.google.com). Gli RSS possono essere organizzati per argomento e non c è limite al numero gestibile (riquadro rosso) Le notizie si possono mantenere (Opzione Aggiungi a speciali riquadro blu) Posso aggiungere una nota (Opzione condividi con nota riquadro blu) Posso aggiungere dei Tag, ossia delle parole chiavi su cui fare la ricerca Pag.6 di 29

7 Fate che le informazioni arrivino a voi Spesso capita di essere interessati ad un argomento. Ma come essere sempre aggiornati senza perdere un mucchio di tempo in ricerche, sempre le stesse? Semplice, usando Google Alert Pensate a Google Alert come un modo per prenotare ricerche. Voi chiedete a Google di effettuare una ricerca; Google non si limita a restituirvi il risultato adesso, ma rimane in attesa e quando trova nuovi risultati ve li restituisce. Potete riceverli sia in che in formato RSS. Nell esempio sopra, ho cercato Hybrid cars da tutte le fonti disponibili (web, gruppi, news) e riceverò i risultati giornalmente con un in formato testo. Con Google Alert si ribalta il concetto di ricerca: non siamo più noi a cercare la notizia, ma è la notizia che viene da noi. Pag.7 di 29

8 Gestione del tempo Organizzàti a costo zero L agenda degli appuntamenti sempre sotto controllo Una cosa che non manca mai in un ufficio è l agenda degli appuntamenti. Sapere sempre cosa fare con chi è fondamentale per razionalizzare il proprio tempo. E poiché Il tempo è denaro, meno se ne spreca, più si guadagna. Io ho cominciato ad usare l agenda settimanale che mi portavo dietro nella borsa da lavoro. Poi mi sono meccanizzato, acquistando un palmare. Ottimo acquisto, ma, con l andar del tempo, mi sono accorto che avrei voluto qualcosa di un po più evoluto. Adesso uso Google Calendar (calendar.google.com). Utilizzazione di più calendari contemporaneamente Per ogni appuntamento è possibile impostare diversi tipi di promemoria al momento che interessa: o popup. Ad esempio posso stabilire di ricevere un messaggio un ora prima dell appuntamento e un ulteriore finestra di avviso mezz ora prima Posso condividere il mio calendario con chi voglio, dando i permessi di vedere e/o modificare i miei appuntamenti. Posso anche far vedere solo Occupato anziché la descrizione dell impegno. Gli impegni possono riferirsi a scadenze ripetitive Bene, è tutto riguardo a Google. Ricordate, è tutto gratis. Alcuni dei prossimi servizi si interfacciano con Google Pag.8 di 29

9 Per chi vuole solo ricordarsi cosa dovrà fare Chi non vuole gestire gli appuntamenti in modo classico, ma vuole solo ricordarsi alcune attività, troverà utile Rememberthemilk (rememberthemilk.com) Questo semplice servizio permette di inserire delle attività con la relativa scadenza e si preoccupa di mandare un il giorno della scadenza e mezz ora prima della scadenza. Il servizio è ancora in fase di test (ma funziona benissimo) e ancora non si sa come sarà organizzata la versione a pagamento. esto semplice servizio Le scadenze possono essere ripetitive E interfacciabile con altri servizi (ad esempio, Google Calendar, Skype e Twitter) Ha l interfaccia in italiano E semplicissimo da utilizzare E possibile attivare delle scadenze anche via spedendo un composta secondo alcune semplici regole è possibile aggiungere, cancellare, modificare le attività. Pag.9 di 29

10 Incontrarsi con terze parti Spesso, una delle cose più difficili è riuscire a fissare appuntamenti con clienti, possibili clienti o altri in tempi brevi. Soprattutto quando sono coinvolte più persone, riuscire a mettere d accordo tutti senza perdere delle mattinate a telefonare a destra e a manca è davvero difficile. Da qualche tempo utilizzo il servizio Tungle (tungle.com) La richiesta di appuntamento funziona così: 1. Compilo la richiesta indicando l argomento e l indirizzo degli invitati. Opzionalmente posso mettere dove si svolgerà l incontro e una descrizione più esauriente del motivo dell incontro. (riquadro rosso) 2. Scelgo quanti più orari possibili che mi possono andare bene (riquadro verde). In questo modo lascio agli altri più possibilità di scegliere gli orari più a loro confacenti Pag.10 di 29

11 3. Chi riceve la mail di invito (vedi il preview sotto) sceglie a sua volta quanti più orari possibili, sempre con l intento di lasciare a chi ancora non ha scelto la più ampia scelta 4. Mano a mano che gli invitati scelgono, gli intervalli disponibili diminuiscono (questa cosa avviene in tempo reale; se io scelgo 3 dei 14 intervalli indicati nel riquadro verde, chi sceglierà dopo di me vedrà solo 3 intervalli) 5. L ultimo invitato che sceglie sarà colui che fisserà definitivamente l appuntamento. Tutti gli invitati ricevono una mail con il riepilogo. 6. Chi usa Google Calendar o Outlook o ICal potrà automaticamente aggiungere l impegno. 7. Se, successivamente, qualcuno non potesse intervenire e cancellasse il proprio impegno da Calendar, Outlook o ical, Tungle si occupa di avvisare tutti. E collegato a Google Calendar, MS Outlook e ical per Mac Posso invitare tutte le persone che voglio, anche se non comprese nel mio elenco di contatti Pag.11 di 29

12 E tutto gestito da Tungle Non c è bisogno di telefonare a nessuno Ognuno risponde quando può (fissare gli appuntamenti diventa un lavoro asincrono, al contrario di adesso) Tungle mette anche a disposizione la funzione TungleMe Il servizio TungleMe consiste in un indirizzo (nel mio caso dove chiunque può consultare la mia agenda e può chiedermi un incontro premendo l apposito bottone. Il funzionamento è analogo a quanto visto prima (si possono invitare tutte le persone che si vuole, si scelgono gli intervalli di tempo che si vuole, ecc), ma il concetto è che invece di essere io, titolare dell account Tungle a richiedere un appuntamento, io sono uno dei destinatari. E, soprattutto, chiunque, anche se non è un utente Tungle, può contattarmi. Al momento il sistema è completamente gratuito perché in fase di test (e funziona magnificamente, giuro!) Pag.12 di 29

13 Disponibilità delle informazioni Il proprio pc Non c è dubbio che siamo sempre a nostro agio davanti al nostro pc; i documenti sono lì, i programmi anche, il browser con i preferiti pure. Non sarebbe bello aver accesso a tutto questo anche quando siamo fuori ufficio? Una soluzione gratuita si chiama Logmein (logmein.com) Il sistema funziona così: 1. Si apre un account su Logmein.com 2. Dal computer che si vuole controllare, si entra nel proprio account Logmein 3. Si aggiunge il computer all elenco dei pc da controllare (possono essere più d uno) 4. Il sistema controlla se è già stato installato il software per il collegamento e, nel caso, lo installa 5. Da quel momento il pc è disponibile; entrando nel proprio account Logmein risulterà nell elenco dei pc controllati. Sarà sufficiente cliccare sul nome per collegarsi al pc Il collegamento avviene su una rete protetta (https). Pag.13 di 29

14 Per accedere al pc controllato bisogna inserire utente e password che si utilizzerebbero se si fosse veramente davanti al pc; abbiamo quindi due livelli di protezione: uno per entrare in logmein e uno per entrare nel proprio pc. Il pc è controllabile solo dall account logmein che ne ha dichiarato il possesso. Una volta entrati nel pc, si fanno le stesse cose che si farebbero stando fisicamente davanti allo schermo. Svantaggi: Non si può stampare sulla stampante collegata al pc controllante. La versione Pro permette diverse cose come la stampa in locale, il trasferimento di file. La versione Pro costa 55,00 /anno. Pag.14 di 29

15 Documenti sempre a disposizione Abbiamo già visto come si possono condividere documenti (ed editarli) utilizzando Google Docs. Per chi preferisce lavorare in locale alla maniera consueta e poi mettere a disposizione il risultato del proprio lavoro, Dropbox (getdropbox.com) è la soluzione giusta. Il sistema consiste in uno spazio di 2 GB disponibile sui server di Dropbox su cui andare a registrare i propri file. E possibile creare cartelle e condividerle con altri (anche non utenti Dropbox) Condividere 1 o più file (anche non utenti Dropbox) Usare la cartella Public, in cui tutti i file diventano pubblici. Usare il software da installare sul proprio pc che trasforma il disco Dropbox in una cartella di Explorer di Windows La versione a pagamento prevede il costo di $ 9.99/mese per avere 50 GB a disposizione oppure $ 19.99/mese per 100 GB Sono previsti sconti per pagamento annuale Pag.15 di 29

16 Piccole annotazioni Girovagando su internet, è facile imbattersi in pagine o articoli utili, ma che non si sa come salvare. Date un occhiata a Evernote (evernote.com). Questo servizio mette a disposizione 40 MB (attenzione. Sono solo MB) per registrare immagini, note, pagine internet. E costituito da un software da installare sul proprio pc e un plug-in (un programma aggiuntivo) per il browser. Posso pertanto salvare qualcosa dal mio pc (documenti vari scritti da me, un immagine dallo scanner) oppure qualcosa che trovo su internet. Il tutto viene poi sincronizzato, in modo che sia che usi il software per pc sia che acceda al sito internet vedrò le stesse cose. Con un clic posso salvarmi una pagina intera o solo una riga Posso associare ogni cosa salvata con una o più parole chiave (vedi foto sotto riquadro rosso) e fare ricerche su quelle parole chiave Funziona con Windows, Mac, iphone, Windows Mobile, Palm e Blackberry Pag.16 di 29

17 Le stesse cose si vedono con il programma in locale. La versione a pagamento mette a disposizione 500 MB di spazio per un costo di $5/mese o $45/anno Pag.17 di 29

18 Condivisione avanzata Se la condivisione di file proposta da Dropbox non è sufficiente, suggerisco di provare Box.net (box.net). Questa piattaforma mette a disposizione solo 1 GB di spazio, file di dimensioni massime di 25MB e un massimo di 5 cartelle condivisibili. E un po più semplice da gestire relativamente alla condivisione di file e cartelle. Però è collegato con un buon numero di programmi esterni. (vedi sotto) Con Box.net io creo la struttura, assegno i permessi e, volendo scarico dei file, ma anche i Collaboratori possono aggiungere file. Esistono due versioni a pagamento: 1. Individual: 5GB di spazio, con file singoli di massimo 1 GB, 5 cartelle condivisibili, maggior velocità di scaricamento; costa 5.74/mese 2. Business: +30 GB di spazio, con file singoli da 1 GB, un numero illimitato di cartelle condivisibili, maggiore velocità di scaricamento e un supporto telefonico dedicato: costa $15/mese per utente Pag.18 di 29

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20 Comunicazione Centralino IP on line Fare affari richiede eccellenti comunicazioni. Essere raggiungibili quando qualcuno ti cerca significa avere più possibilità di guadagno. Per adesso, le comunicazioni viaggiano ancora sul filo del telefono, quindi ci concentriamo su questa tecnologia. Sì, è vero: con il cellulare siamo sempre raggiungibili, ma che dire se qualcuno chiama in ufficio? E se volessimo lavorare da casa (usando Logmein)? Ricorriamo ai centralini virtuali. Un centralino telefonico è un dispositivo che riceve telefonate e provvede a smistarle ai vari interni. Normalmente gli interni sono fisicamente collegati al centralino. Il centralino stesso costa parecchio, così come la sua manutenzione. Ma adesso abbiamo a disposizione dei centralini virtuali che utilizzano il VOIP. Perché usare il VOIP? Primo perché è più economico delle tradizionali telefonate su linea PSTN. Ma anche le vecchie compagnie si stanno adeguando, tagliando i prezzi, quindi non sarà ancora a lungo il punto principale di differenziazione. VOIP è comunicazione digitale. Questo significa che contiene dati. E i dati possono essere elaborati. Per esempio, il segnale audio diventa digitale, a differenza del segnale analogico che usa il filo solamente come mezzo di trasporto. La digitalizzazione toglie i limiti banda acustica, introdotti dal doppino telefonico, e la voce può essere ascoltata con la qualità di una canzone HiFi (HD Voice). Ma c è di più: con il VOIP posso sapere se la persona che cerco è nel suo ufficio, se è occupata o se non vuole parlare con me. E vogliamo parlare del video (ad alta definizione, ovviamente)? E già tutto lì, è solo questione di tempo (poco). Ma torniamo a bomba sulle tradizionali chiamate telefoniche. Un centralino virtuale è PBXES (www.pbxes.com) (vedere foto nella pagina successiva) Fino a 5 interni e 5 gestori VOIP Fino a 2000 minuti/mese di comunicazioni (sommando le comunicazioni tra interni, le chiamate ricevute e quelle fatte) Possibilità di dirottare le chiamate su gruppi di numeri (interni, ma anche esterni). I numeri possono suonare simultaneamente o a turno. Questo significa che non si perdono più chiamate Le chiamate via VOIP sono normalmente più economiche Si utilizzano i normali telefoni analogici con il tramite di dispositivi detti gateway. Alcuni gateway possono essere collegati sia alla normale linea PSTN che alla linea VOIP Le chiamate tra interni sono gratuite Trasferimento di chiamata tra interni Audio conferenza alla quale possono essere aggiunti anche chiamanti esterni Pag.20 di 29

21 Elenco delle chiamate Regole per le chiamate in uscita, in modo da gestire al massimo dell efficienza i contratti con i provider. Così se telefono in America posso usare un gestore, mentre se chiamo l Italia ne posso usare un altro (funzione LCR) Voic chi chiama puo lasciare un messaggio vocale che vi viene recapitato in Esistono tre versioni a pagamento: 1. SOHO: fino a 10 interni e illimitati gestori VOIP; possibilità di attivare il servizio di Callback (si chiama un numero e, senza che avvenga lo scatto di risposta, il centralino richiama; la telefonata diventa a carico del centralino); possibilità di impostare il risponditore automatico (IVR); costo 2.95/mese 2. Premium: 5000 min/mese; interni illimitati; altre funzioni molto particolari; costo: 9.95/mese 3. Pro: come Premium ma praticamente tutto illimitato: costo: 9.95/mese + una cifra variabile con il numero di interni. Pag.21 di 29

22 Skype Skype è stato il fenomeno degli ultimi anni. Coniuga una qualità audio altissima, soprattutto quando si parla con altri utenti Skype, ad un affidabilità altrettanto elevata. Nato come strumento di comunicazione, piano piano si è evoluto aggiungendo la comunicazione video, lo scambio di file e, ultimamente, anche la condivisione dello schermo. Pag.22 di 29

23 Qualità audio eccellente Semplice da usare Permette conversazioni tra più persone contemporaneamente Possibilità di chattare Scambio di file Possibile collegamento video Controllo di presenza; il colore delle icone indica se gli altri utenti sono in linea (verde), in linea ma non al computer (giallo), in linea ma occupati (rosso); questa informazione rende più efficiente la comunicazione. Non si corre il rischio di disturbare chi sta facendo altro e non si perde tempo a chiamare chi non c è Trasferimento di chiamata (se attivo il contratto per le chiamate in uscita [Skype-out]) Tariffe concorrenziali, anche se i provider VOIP possono costare meno Pag.23 di 29

24 Essere sempre reperibile (per chi usa Skype) Chi usa Skype di solito lo lascia sempre attivo. Capita che qualcuno chiami prima che l icona diventi gialla (segnalando che non c è nessuno davanti al pc) oppure quando si è in comunicazione con qualcun altro. In questi casi, come fare per non perdere la chiamata? Si usa Pamela (pamela.biz) Si tratta di una segreteria telefonica per Skype. Funziona con solo con Windows. Permette di personalizzare il messaggio della segreteria Salva l eventuale messaggio vocale lasciato da chi chiama Permette di salvare fino a 15 minuti di conversazione in chiamata Skype Imposta automaticamente l icona di Skype su Occupato (icona rossa) in modo che chiunque sa che siete impegnati in altra comunicazione Le versioni a pagamento sono 3 (i costi sono una-tantum) Standard: vat registra fino a 30 minuti di chiamate e permette di ricevere dei messaggi video (videomail) Professional: vat nessun limite di registrazione; segreteria videofonica; registra podcast; risponde automaticamente alle chat in vostra assenza; supporta i formati MP3, WAV e OGG; altri frizzi e lazzi minori Business: vat come Professional + integrato con Outlook Pag.24 di 29

25 Essere sempre reperibili (per utenti VOIP) Supponiamo che vogliate espandere i vostri servizi negli Stati Uniti. Siamo in un economia globale, dunque, perché no? Ma non volete che i possibili clienti debbano fare un internazionale, né volete accollarveli voi i costi di un internazionale. Bene, possiamo fare qualcosa. Usare il servizio IpKall (www.ipkall.com) Questo servizio vi assegna un numero del distretto di Washington; l unica cosa che dovete fare è impostare il provider Voip verso cui girare le chiamate provenienti a questo numero. E il vostro telefono comincerà a suonare: il cliente spende per una chiamata tra stati USA e voi nulla. Io uso questo sistema con il mio centralino PBXes, sul quale ho configurato che la chiamata arrivi ad uno specifico interno. Posso anche mettere il mio cellulare nell elenco, nel qual caso mi pago la chiamata, ma a tariffe italiane Pag.25 di 29

26 Contattare più persone contemporaneamente senza muoversi dall ufficio Capita di dover vedere più persone, magari per discutere di interessi comuni o per i diversi aspetti di un progetto. Ora sapete come fare per convocarli tutti senza fare mille telefonate (con Tungle, ricordate?); ma è possibile riunirsi senza nemmeno vedersi? La risposta è sì, ovviamente! Possiamo usare il servizio Calliflower (calliflower.com) Gestisce l audioconferenza, compresi gli inviti e i reminder La chiamata è gratuita se effettuata dal pc (altrimenti bisogna chiamare un numero in USA) Ha una chat incorporata Chi crea la conferenza ha la possibilità di gestire i microfoni di chi interviene Nulla da installare La sessione si può registrare La versione a pagamento costa $ 50/mese e aggiunge la condivisione di file, l integrazione con Outlook, Google Calendar, Apple ical e iphone, chiamate a numeri nazionali e più di un organizzatore Pag.26 di 29

27 Condivisione dello schermo Diciamo che siamo nel caso precedente: dobbiamo incontrare più persone per discutere di alcuni documenti. Possiamo fare un audioconferenza, ma dobbiamo recapitare i documenti oggetto dell incontro a tutti i partecipanti. E se qualcuno vuole fare delle modifiche, la cosa si fa complicata. Sarebbe molto meglio se i documenti fossero tutti nello stesso posto e tutti potessero vedere simultaneamente gli stessi documenti; in questo modo un solo soggetto provvederà alle modifiche suggerite da tutti ed invierà (o meglio condividerà con gli strumenti già visti) il documento finale. Questo servizio si chiama Dimdim (dimdim.com). Condivisione dello schermo con 20 persone Comunicazione via pc gratuita Gestione automatica degli inviti Nulla da installare Le versioni a pagamento sono due: 1. Pro: costa $ 19/mese; fino a 50 persone 2. Enterprise: fino a 1000 persone; il costo dipende dalle caratteristiche che si scelgono Pag.27 di 29

28 Gestire le brevi interazioni che non richiedono risposta Spesso è necessario informare i propri clienti, ma non è necessario avere una risposta. Con il cellulare si raggiunge l obiettivo con gli SMS, ma non è pensabile di passare il tempo a pigiare tasti per informare i propri clienti. La soluzione è: inviare SMS dal pc La rubrica è sul pc e può essere condivisa Si possono creare Liste di distribuzione per inviare i messaggi a gruppi omogenei di persone Si possono creare dei messaggi ricorrenti Si può inviare lo steso messaggio a più persone della rubrica Si riceve la conferma di ricezione in posta elettronica Rimane il log dei messaggi inviati Chi riceve il messaggio può rispondere e la risposta arriva nella posta elettronica Digitare un messaggio con la tastiera del pc è molto più rapido che con quella del cellulare Integrabile con MS Outlook Si pagano solo gli SMS a costi competitivi, perché si comprano a pacchetti Pag.28 di 29

29 Conclusione Organizzàti a costo zero Si trova un ampia varietà di strumenti -- sia gratuiti che a pagamento da permettere una semplificazione della gestione di attività, sia individuali che in piccole aziende. In particolare adesso, con l incertezza del lavoro e le ditte che licenziano, chiunque con una valida idea e la conoscenza necessaria del mercato può lanciarsi in una proficua impresa. Questo documento ha presentato un ampio campionario di risorse che chiunque può usare. E questo è solo l inizio. Altri servizi appariranno presto, con strumenti più completi e complessi. Io cerco continuamente altre risorse e continuerò a tenervi aggiornati. Nel frattempo, vi incoraggio a provare quel che vi ho indicato per scoprire quelle che funzionano meglio per la vostra specifica situazione. Dopo tutto, ci son otante possibilità quanti sono i modelli organizzativi. Spero che questa carrellata abbia contribuito a farvi venire qualche buona idea e a farvi capire come, usando gli strumenti e i servizi menzionati, possiate aumentare l efficienza e l efficacia. Io sono un utilizzatore di tutti i servizi presentati e ho avuto un beneficio da ciascuno di essi. Questo è il motivo per cui ho voluto passarvi queste informazioni. Sarò molto felice di aiutare chi ritenesse di averne bisogno; per contattarmi: Skype: cacelotto Twitter: cacelotto Telefono: EU: USA: Pag.29 di 29

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